Visão geral

Este documento fornece aos administradores do Workday as etapas necessárias para personalizar os Processos corporativos do Workday e incluir o Adobe Sign onde for necessário obter uma assinatura. Esse é um guia de configuração e não deve ser utilizado como manual de treinamento do Workday.

Para utilizar o Adobe Sign no Workday, você deve compreender ou desenvolver um entendimento sobre como criar e modificar itens do Workday como: Estrutura de processo corporativo, Configuração e definição de inquilino, Relatórios e integração com o Workday Studio. 

Etapa de revisão do documento

O Adobe Sign para Workday é exposto na etapa de Revisão do documento, podendo ser adicionado a mais de 400 processos comerciais no Workday. Esses incluem “Oferta”, “Distribuir documentos e tarefas” e “Propor compensação”, entre outros.

Leia a documentação detalhada da comunidade do Workday sobre a etapa de Revisão do documento aqui: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Defina uma etapa funcional de Revisão de documento:

  1. Insira uma etapa de Revisão do documento
  2. Especifique os Grupos (funções) que podem atuar na etapa de Revisão do documento.

As etapas do Processo corporativo

Configure a etapa de Revisão do documento:

  1. Especifique o tipo de integração de eSignature como eSign by Adobe
  2. Adicionar linhas à grade de assinatura
    • A grade de assinatura especifica a ordem serial na qual o documento está roteado para assinatura. Cada linha pode conter uma ou mais funções, bem como pode representar uma etapa no processo de assinatura
    • Cada membro da função em uma etapa específica é notificado sobre o evento de assinatura pendente
    • Depois que uma única pessoa da função assina, a etapa da linha é concluída e o documento continua para a próxima etapa de linha
    • Quando todas as linhas forem assinadas, a etapa de Revisão do documento é concluída
  3. Especifique o documento que será assinado. Se for um BP de oferta, você pode utilizar o documento da etapa Gerar documento. Caso contrário, escolha um documento ou relatório já existente.
    • Repita a etapa 3 para os documentos necessários
Configurar a etapa de Revisão do documento

Notas da etapa de processo corporativo

A Estrutura do processo corporativo é avançada e além de qualquer explicação abrangente neste documento. Entretanto, é necessário destacar alguns itens:

  • Cada Processo corporativo deve ter uma etapa de conclusão
    • O ideal é que ocorra ao fim do processo corporativo
  • A configuração da etapa de conclusão está no menu de ações relacionadas do ícone de pesquisa
    • Isso é possível somente ao “exibir” o BP e não ao “editá-lo”
  • Cada etapa do processo corporativo é executada de modo sequencial
    • Você pode alterar a ordem de uma etapa ao alterar o valor dela
    • Para inserir uma etapa entre os itens “c” e “d”, especifique um novo item como “ca”

Exemplo: oferta

O BP da oferta é um subprocesso do BP dinâmico de candidatura a emprego, que deve ser configurada para executar o BP da oferta. É acionado quando o estado Candidatura a emprego é movido de “Oferta” ou “Fazer oferta”.

Nesse exemplo, uma etapa de Revisão do documento utiliza uma etapa de Documento dinâmico para a América do Norte e o Japão.

Exemplo de um Processo corporativo do Workday

O BP faz o seguinte:

  • O iniciador do BP será solicitado a propor uma compensação para o candidato (etapa b).
  • Use uma condição de etapa para testar se o país atual NÃO é o Japão
    • Caso seja verdadeiro, execute a etapa “ba”, que utiliza um documento em inglês
    • Caso seja falso, execute a etapa “bb”, que utiliza um documento em japonês
  • A etapa “bc” é a etapa de Revisão do documento
    • Este é o local onde o processo de assinatura é definido
  • A etapa “d” é o ponto de decisão para fazer uma oferta
    • Essa é a etapa obrigatório de conclusão

O documento dinâmico gerado na etapa “ba” é chamado de Carta de proposta e contém um único bloco de texto chamado de Oferta rápida. Você pode adicionar diversos blocos de texto, como o cabeçalho, saudação, compensação, abastecimento, conclusão, termos etc. de acordo com o necessário.

Página de exibição de documento do Workday

A carta de proposta dinâmica abaixo foi criada no editor de rich text do Workday.

Os itens destacados em cinza são objetos fornecidos pelo Workday que consultam dados contextuais.

Os itens entre {{chaves}} são Tags de texto da Adobe.

Exemplo de formulário dinâmico

Na etapa Revisão de documento, o documento dinâmico é consultado a partir da etapa anterior e define o processo de assinatura sequencial por meio de dois grupos de assinatura.

O comportamento ilustrado abaixo roteia o documento gerado dinamicamente primeiro para o Gerente, em seguida, para o Candidato.

 

Grupos de assinatura do Workday sendo definidos

Exemplo: distribuir documentos

O processo de comercial de Distribuição de documentos ou tarefas contém uma etapa obrigatória, Ação de distribuição de revisão dos documentos. Esse BP é acionado pela tarefa Distribuir documentos ou tarefas.

Você pode adicionar uma etapa de Revisão do documento ao BP a fim de enviar um documento para assinatura individual por diversas pessoas, mas não é possível remover a etapa de Ação de distribuição de revisão dos documentos.

Para suprimir o comportamento do BP, você pode adicionar uma condição de etapa que sempre avalia como falso para a Distribuição de revisão dos documentos.

O documento será distribuído pela assinatura em massa é especificado pelo documento ou relatório na etapa Revisão do documento.

Observação:

Ao acionar a tarefa, você está especificando o documento para envio. O documento será roteado para a Distribuição de revisão dos documentos e não para a etapa Distribuição de revisão

Processo corporativo de distribuição de revisão dos documentos do Workday

Exemplo: relatórios

O Workday tem uma infraestrutura de relatórios avançados. Para analisar os detalhes do processo do Adobe Sign, inspecione os elementos do Evento de revisão do documento.

O relatório personalizado simples abaixo pode ser executado em todos os BPs buscando as transações do Adobe Sign e seus status.

 

Exemplo de um relatório personalizado do Workday

O relatório a seguir foi gerado ao procurar por BPs de Oferta, Integração e Proposta de compensação em um inquilino de implementação.

Você pode visualizar:

  • Os documentos enviados para assinatura
  • A etapa BP associada
  • A próxima pessoa aguardando a assinatura
Exemplo de um relatório do Workday utilizando três objetos

Documentos assinados

O ciclo de assinatura do Workday suprime todas as notificações de email do Adobe Sign. Os usuários são informados sobre ações pendentes na caixa de entrada do Workday.

Depois que um documento foi assinado por todos os Grupos de assinatura, uma cópia do documento assinado é distribuído para todos os membros do Grupo de assinatura por email.

Esse comportamento pode ser suprimido, se desejado (entre em contato com o Gerente de sucesso do Adobe Sign ou a equipe de suporte da Adobe Sign).

No Workday, os documentos assinados são acessados no registro completo do processo.

  • Os documentos do funcionário são encontrados no Perfil do funcionário
  • Os documentos do candidato (cartas de proposta) são encontrados no perfil do Candidato

O item abaixo mostra uma carta de proposta para o candidato Chris Foxx. 

Exemplo de carta de proposta do Workday

Suporte

Suporte do Workday

O Workday é o proprietário da integração e deve ser o seu primeiro ponto de contato em caso de dúvidas sobre o escopo da integração, solicitações de recursos ou problemas nas funções diárias da integração.

A comunidade do Workday contém diversos artigos úteis sobre como solucionar problemas de integração e gerar documentos:

Solução de problemas de integrações de eSignature

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Etapa de revisão de documentos
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Geração dinâmica de documentos

https://community.workday.com/node/176443

Dicas de configuração de geração do documento de proposta

https://community.workday.com/node/183242

Suporte do Adobe Sign

O Adobe Sign é o parceiro da integração e deve ser contatado em caso de falha da integração ao obter assinaturas, ou em caso de falha de notificação de assinaturas pendentes.

Os clientes do Adobe Sign devem entrar em contato com o Gerenciador de sucesso do cliente (CSM) para obter suporte. Como alternativa, o Suporte técnico da Adobe pode ser contatado por telefone: 1-866-318-4100. Aguarde a lista de produtos e digite: 4, em seguida, 2 (como solicitado).

Adicionar tags de texto da Adobe aos documentos

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Download

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