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Guia de introdução do Adobe Acrobat Sign

 

Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

  1. Notas de pré-lançamento
  2. Notas de versão
  3. Notificações importantes

Introdução

  1. Guia de início rápido para admins
  2. Guia de início rápido para usuários
  3. Para desenvolvedores(as)
  4. Biblioteca de tutoriais em vídeo
  5. Perguntas frequentes

Administrar

  1. Visão geral do Admin Console
  2. Gerenciamento de usuários
    1. Adicionar um usuário
    2. Adicionar usuários em massa
    3. Adicionar usuários do diretório
    4. Adicionar usuários do MS Azure Active Directory
    5. Criar usuários focados em funções
      1. Contas técnicas - Orientadas por API
      2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
    6. Verificar usuários com erros de provisionamento
    7. Alterar nome/endereço de email
    8. Editar a associação de grupo de um usuário
    9. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
    10. Promover um usuário a uma função de admin
    11. Tipos de identidade de usuário e logon único
    12. Alternar identidade de usuário
    13. Autenticar usuários com o MS Azure
    14. Autenticar usuários com a federação do Google
    15. Perfis de produto
    16. Experiência de logon 
  3. Configurações de conta/grupo
    1. Visão geral das configurações
    2. Configurações globais
      1. Nível de conta e ID
      2. Fluxos de trabalho de autoassinatura
      3. Envio em massa
      4. Formulários web
      5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
      6. Fluxos de trabalho do Power Automate
      7. Documentos da biblioteca
      8. Coletar dados de formulário com contratos
      9. Visibilidade de documento limitada
      10. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado 
      11. Incluir um link no email
      12. Incluir uma imagem no email
      13. Arquivos anexados a emails receberão o nome
      14. Anexar relatórios de auditoria a documentos
      15. Mesclar vários documentos em um
      16. Fazer upload de um documento assinado
      17. Delegação para usuários da minha conta
      18. Permitir que destinatários externos deleguem
      19. Autoridade para assinar
      20. Autoridade para enviar
      21. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
      22. Definir um fuso horário padrão
      23. Definir um formato de data padrão
      24. Usuários em vários grupos (UMG)
        1. Atualizar para usar o UMG
      25. Permissões de admin de grupo
      26. Substituir destinatário
      27. Relatório de auditoria
        1. Visão geral
        2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
        3. Incluir lembretes
        4. Incluir eventos de exibição
        5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
      28. Mensagens e orientações nos produtos
      29. PDFs acessíveis
      30. Nova experiência de criação
      31. Cliente do setor de saúde
    3. Configuração da conta
      1. Adicionar logotipo
      2. Personalizar nome do host e URL da empresa    
      3. Adicionar nome da empresa
      4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
    4. Preferências de assinatura
      1. Assinaturas bem formatadas
      2. Permitir que destinatários assinem por
      3. Permitir que signatários alterem seus nomes
      4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
      5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
      6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
      7. Recusar-se a assinar
      8. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
      9. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
      10. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
      11. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
      12. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
      13. Solicitar endereço IP dos signatários
      14. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
    5. Assinaturas digitais
      1. Visão geral
      2. Baixar e assinar com o Acrobat
      3. Assinar com assinaturas em nuvem
      4. Incluir metadados para provedores de identidade
      5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
    6. Selos eletrônicos
    7. Identidade digital
      1. Gateway de identidade digital
      2. Política de verificação de identidade
    8. Configurações de relatório
      1. Nova experiência de relatório
      2. Configurações clássicas de relatório
    9. Configurações de segurança
      1. Configurações de logon único
      2. Configurações de lembrete pessoal
      3. Política de senha de logon
      4. Nível de segurança da senha de logon
      5. Duração da sessão da Web
      6. Tipo de criptografia PDF
      7. API
      8. Acesso às informações de usuários e grupos
      9. Intervalos de IP permitidos
      10. Compartilhamento de conta
      11. Permissões de compartilhamento da conta
      12. Controles de compartilhamento de contrato
      13. Verificação de identidade de signatário
      14. Senha de assinatura do contrato
      15. Nível de segurança da senha do documento
      16. Bloquear signatários por geolocalização
      17. Autenticação por telefone
      18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
      19. Permitir extração de página
      20. Validade do link do documento
      21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
      22. Carimbo de data e hora
    10. Configurações de envio
      1. Mostrar a página Enviar após o logon
      2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
      3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
      4. Funções de destinatário permitidas
      5. Grupos de destinatários
      6. Campos obrigatórios
      7. Anexar documentos
      8. Compactar campo
      9. Modificar contratos
      10. Nome do contrato
      11. Idiomas
      12. Mensagens privadas
      13. Tipos de assinatura permitidos
      14. Lembretes
      15. Proteção com senha de documentos assinados
      16. Opções de identificação do signatário
        1. Visão geral
        2. Senha de assinatura
        3. Senha de uso único por email
        4. Autenticação do Acrobat Sign
        5. Autenticação por telefone
        6. Assinatura digital baseada na nuvem
        7. Autenticação baseada em conhecimento
        8. Documento de identidade
        9. Relatórios de identidade do signatário
      17. Proteção de conteúdo
      18. Habilitar transações da Notarize
      19. Expiração do documento
      20. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
      21. Ordem de assinatura
      22. Liquid Mode
      23. Controles de fluxo de trabalho personalizados
      24. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
      25. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
    11. Modelos de mensagem
    12. Configurações de Bio-Pharma
      1. Visão geral
      2. Autenticação de identidade aplicada
      3. Motivos para assinar
    13. Integração de fluxo de trabalho
    14. Configurações de autenticação
    15. Integração de pagamento
    16. Mensagens para signatários
    17. Configurações de SAML
      1. Configuração de SAML
      2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar a federação de identidade da Oracle
    18. Governança de dados
    19. Configurações de carimbo de data e hora
    20. Arquivo externo
    21. Idiomas da conta
    22. Configurações de email
      1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
      2. Permitir rodapés de email de usuário individual
      3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
      4. Personalizar os campos Para e CC
      5. Habilitar notificações sem link
      6. Personalizar modelos de email
    23. Migração de echosign.com para adobesign.com
    24. Opções de configuração para destinatários
  4. Orientações com respeito aos requisitos normativos
    1. Acessibilidade
      1. Conformidade de acessibilidade
      2. Criar formulários acessíveis com o Acrobat para desktop
      3. Criar Acroforms acessíveis
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Visão geral do GDPR
      2. Redigir um usuário
      3. Redigir contratos de um usuário    
    4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
      1. Pacote de validação do 21 CRF parte 11
      2. Manual EudraLex, anexo 11 e 21 CFR
      3. Análise das responsabilidades compartilhadas
    5. Clientes do setor de saúde
    6. Suporte a IVES
    7. “Armazenamento” de contratos
    8. Considerações para a UE e Reino Unido
      1. Transações transfronteiriças da UE/Reino Unido e eIDAS
      2. Requisitos HMLR para escrituras assinadas eletronicamente
      3. O impacto do Brexit nas leis de assinatura eletrônica do Reino Unido
  5. Baixar contratos em massa
  6. Reivindicar um domínio 
  7. Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

  1. Opções do destinatário
    1. Cancelar um lembrete de email
    2. Opções na página de assinatura eletrônica
      1. Visão geral da página de assinatura eletrônica
      2. Abrir para ler o contrato sem campos
      3. Recusar-se a assinar um contrato
      4. Delegar autoridade de assinatura
      5. Reiniciar o contrato
      6. Baixar um PDF do contrato
      7. Exibir o histórico do contrato
      8. Exibir as mensagens do contrato
      9. Converter de uma assinatura eletrônica para uma assinatura manuscrita
      10. Converter de uma assinatura manuscrita para uma assinatura eletrônica 
      11. Navegar pelos campos do formulário
      12. Limpar os dados dos campos de formulário
      13. Ampliação e navegação da página de assinatura eletrônica
      14. Alterar o idioma usado nas ferramentas e informações do contrato
      15. Revisar os Avisos legais
      16. Ajustar as preferências de cookies do Acrobat Sign
  2. Enviar contratos  
    1. Visão geral da página Enviar
    2. Enviar um contrato somente para você
    3. Enviar um contrato para outras pessoas
    4. Assinaturas manuscritas
    5. Ordem de assinatura dos destinatários
    6. Envio em massa
      1. Visão geral do recurso de Envio em massa
      2. Envio em massa - Destinatários manuais
      3. Envio em massa - Upload de CSV
      4. Cancelar uma transação de Envio em massa
      5. Adicionar lembretes de Envio em massa
      6. Relatórios de Envio em massa
  3. Criar campos em documentos
    1. Ambiente de criação no aplicativo
      1. Detecção automática de campo
      2. Arrastar e soltar campos usando o ambiente de criação
      3. Atribuir campos de formulário aos destinatários
      4. Função de preenchimento prévio
      5. Aplicar campos com um modelo de campo reutilizável
      6. Transferir campos para um novo modelo de biblioteca
      7. Ambiente de criação atualizado ao enviar contratos
    2. Criar formulários e tags de texto
    3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
      1. Criação do Acroform
      2. Criar PDFs acessíveis
    4. Campos
      1. Tipos de campos
        1. Tipos de campo comuns
        2. Imagens incorporadas
        3. Imagens do carimbo
      2. Aparência do conteúdo do campo
      3. Validações de campo
      4. Valores de campos ocultos
      5. Definir condições para mostrar e ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Perguntas frequentes sobre criação
  4. Assinar contratos
    1. Assinar contratos enviados a você
    2. Preencher e assinar
    3. Autoassinatura
  5. Gerenciar contratos
    1. Visão geral da página Gerenciar
    2. Delegar contratos
    3. Substituir destinatários
    4. Limitar a visibilidade do documento 
    5. Cancelar um contrato 
    6. Criar novos lembretes
    7. Revisar lembretes
    8. Cancelar um lembrete
    9. Mais ações...
      1. Como a pesquisa funciona
      2. Visualizar um contrato
      3. Criação de um modelo a partir de um contrato
      4. Ocultar ou reexibir contratos
      5. Fazer upload de um contrato assinado
      6. Modificar os arquivos e campos de um contrato enviado
      7. Editar o método de autenticação de um destinatário
      8. Adicionar ou modificar uma data de expiração
      9. Adicionar uma nota ao contrato
      10. Compartilhar um contrato individual
      11. Deixar de compartilhar um contrato
      12. Baixar um contrato individual
      13. Baixar os arquivos individuais de um contrato
      14. Baixar o relatório de auditoria de um contrato
      15. Baixar o conteúdo dos campos de um contrato
  6. Relatório de auditoria
  7. Relatórios e exportações de dados
    1. Visão geral
    2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
    3. Gráficos de relatório
      1. Criar novo relatório
      2. Relatórios de contrato
      3. Relatórios de transação
      4. Relatório de atividades de configuração
      5. Editar um relatório
    4. Exportações de dados 
      1. Criar uma nova exportação de dados
      2. Editar uma exportação de dados
      3. Atualizar o conteúdo da exportação de dados
      4. Baixar a exportação de dados
    5. Renomear um relatório ou exportação
    6. Duplicar um relatório ou exportação
    7. Agendar um relatório ou exportação
    8. Excluir um relatório ou exportação
    9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

  1. Formulários web 
    1. Criar um formulário web
    2. Editar um formulário web
    3. Desabilitar ou habilitar um formulário web
    4. Ocultar ou reexibir um formulário web
    5. Localizar o URL ou o código de script 
    6. Preencher campos de formulário web com parâmetros de URL
    7. Salvar um formulário web para concluir mais tarde
    8. Redimensionar um formulário web
  2. Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca) 
    1. Formulários do governo dos EUA na biblioteca do Acrobat Sign
    2. Criar um modelo de biblioteca
    3. Alterar o nome de um modelo de biblioteca
    4. Alterar o tipo de um modelo de biblioteca
    5. Alterar o nível de permissão de um modelo de biblioteca
    6. Copiar, editar e salvar um modelo compartilhado
    7. Baixar os dados de campo agregado de um modelo de biblioteca
  3. Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
  4. Fluxos de trabalho do Power Automate 
    1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
    2. Habilitar a integração do Power Automate
    3. Acompanhamento do uso do Power Automate
    4. Criar um novo fluxo (exemplos)
    5. Acionadores usados para fluxos
    6. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
    7. Gerenciar fluxos
    8. Editar fluxos
    9. Compartilhar fluxos
    10. Desabilitar ou habilitar fluxos
    11. Excluir fluxos
    12. Modelos úteis
      1. Somente admins
        1. Salvar todos os documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar todos os documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar todos os documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar todos os documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar todos os documentos concluídos no Box
      2. Arquivar o contrato
        1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar seus documentos concluídos no Box
      3. Arquivar o contrato de formulário web
        1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
        2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
      4. Extração de dados do contrato
        1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
      5. Notificações de contrato
        1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
        2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
        3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
        4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
      6. Geração de contrato
        1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
        2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
        3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
  5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
    1. Visão geral do fluxo de trabalho de envio personalizado
    2. Criar um novo fluxo de trabalho de envio
    3. Editar um fluxo de trabalho de envio
    4. Ativar ou desativar um fluxo de trabalho de envio
    5. Enviar um contrato com um fluxo de trabalho de envio
  6. Compartilhar usuários e contratos
    1. Compartilhar um usuário
    2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

  1.  Visão geral das integrações do Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Conector do Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Outras integrações
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. Acrobat Sign for NetSuite
    6. Acrobat Sign for VeevaVault
    7. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
  5. Integrações gerenciadas por parceiro
  6. Como obter uma chave de integração

Acrobat Sign Developer

  1. APIs REST 
    1. Documentação de métodos
    2. Guia do desenvolvedor e SDK
    3. Perguntas frequentes sobre API 
  2. Webhooks 
    1. Visão geral do webhook
    2. Configurar um novo webhook
    3. Exibir ou editar um webhook
    4. Desativar ou reativar um webhook
    5. Excluir um webhook
    6. Certificados SSL bidirecionais
    7. Webhooks na API

Suporte e solução de problemas

  1. Recursos de suporte ao cliente 
  2. Recursos de sucesso do cliente corporativo 

Bem-vindo(a) ao Adobe Acrobat Sign.

Antes de começar a usar o Adobe Acrobat Sign, temos que revisar alguns princípios básicos. O objetivo deste guia é familiarizá-lo(a) com o Acrobat Sign e com as funcionalidades disponíveis para os usuários.

Este guia aborda todos os processos importantes no Acrobat Sign e apresenta a interface do usuário. O sistema de ajuda do
Acrobat Sign fornece informações mais detalhadas quando necessário. Se estiver conectado à Internet, você pode clicar nos links nas caixas cinza que iniciam com o texto “Informações adicionais…” para exibir os tópicos de ajuda relacionados. 

Observação:

Onde for aplicável, recursos e funções específicos aos níveis de serviço Business e/ou Enterprise são indicados. Este guia documenta os recursos e as funções disponíveis no mais alto nível do contrato de licença, o Acrobat Sign para corporações. Para determinar o seu tipo de licença, vá para Meu perfil. Se você tiver perguntas sobre os recursos disponíveis para sua licença, entre em contato com seu Gerente de sucesso de clientes ou com o suporte do Adobe Acrobat Sign.

O Acrobat Sign é um aplicativo altamente personalizável, com uma grande variedade de recursos que podem ou não se aplicar a sua maneira de fazer negócios. Seu administrador de grupo ou de conta pode ter desativado algumas das opções descritas. Se surgir uma necessidade de algo que você não vê disponível, entre em contato com o seu administrador de grupo ou de conta. Nosso serviço suporta diferentes configurações para diferentes grupos; mesmo se é melhor ter um recurso desativado para um grupo, é possível habilitá-lo para outro.

 

No fim deste guia, você estará familiarizado com os fluxos de trabalho padrão para “envio” no Acrobat Sign, saberá como gerenciar seus contratos e como gerar relatórios para se manter ciente sobre o que foi concluído e o que ainda está pendente.

Personalize sua conta

Ao fazer logon no Acrobat Sign pela primeira vez, reserve um tempo para revisar as suas informações pessoais de usuário. Essas informações são usadas em vários modelos, por isso é importante garantir que estejam corretas.

  • Passe o mouse sobre seu nome no canto superior direito para abrir o menu e clique em Meu perfil

A página de perfil mostra os valores específicos que o Acrobat Sign usará ao personalizar algumas de suas transações. As de maior interesse são:

  • Seu nome completo - usado em comunicações de email e para sua assinatura padrão
  • Seu cargo - é preenchido automaticamente se você alguma vez teve que preencher o campo Cargo
  • Nome da sua empresa - refletido em comunicações de email, deve apresentar o nome legal da empresa por completo
  • Fuso horário - os carimbos de data/hora serão convertidos para o seu fuso horário para aumentar a clareza ao executar os relatórios.

Caso precise ajustar qualquer conteúdo, clique no botão Editar perfil, faça as alterações necessárias e Salve as edições.

Editar meu perfil

Depois de configurar suas informações pessoais, dê uma rápida olhada nas outras preferências pessoais que você vê listadas no lado esquerdo da tela. Essas opções são específicas a você como usuário e podem ser automações úteis:

  • Meu perfil – suas informações de identificação pessoal.
  • Tokens de acesso - Se você é um desenvolvedor, este é o local onde os tokens de API são definidos e listados
  • Integração com o Twitter - Envia um tweet cada vez que um contrato é concluído!
  • Meu rodapé de email - Adiciona um rodapé personalizado (texto simples) na parte inferior de seus modelos de email ao enviar novos contratos.
  • Delegação automática – delega contratos do Acrobat Sign enviados a você para outras pessoas assinarem, de maneira automática. Semelhante a um envio de mensagem “Ausente do escritório”, mas para acordos do Acrobat Sign.
  • Minhas notificações – configure quais tipos de eventos/alertas você deseja receber do Acrobat Sign e como deseja ser notificado. Você pode receber um email em tempo real ou registrar o evento e configurar o relatório em um ciclo diário ou semanal. (Os eventos são disparadores acionados quando algo acontece. Alertas são acionados quando um intervalo de tempo passa e algo não acontece).
  • Notificações compartilhadas – se outra conta de usuário for compartilhada com você, é possível personalizar e escolher sobre quais eventos e alertas você gostaria de ser informado.
  • Minha assinatura - Carregue uma imagem da sua assinatura e das iniciais do seu nome. Arquivos PNG funcionam melhor.
  • Preferências de idioma – duas configurações sob este cabeçalho devem ser consideradas:
    • Minha preferência de idioma – essa configuração permite definir o idioma que você usa dentro do
      aplicativo web do Acrobat Sign. 
    • Idioma de assinatura - Essa configuração define o idioma padrão usado para notificações de email e a experiência de assinatura guiada do recipient.
  • Exibir outras contas - Se você precisa ver os contratos em outra conta de usuário, é possível solicitar esse acesso aqui. Uma lista de todas as contas exibidas será enumerada. Essa é uma perspectiva “somente leitura”.
  • Compartilhar minha conta – se você precisar compartilhar sua conta com outra pessoa, é possível especificar quem pode ver seus contratos aqui. O recurso de compartilhar sua conta é somente leitura. O visualizador não pode assinar, substituir ou delegar.

Visão geral página por página

A Página inicial é a primeira página que a maioria dos usuários acessará ao fazer logon. (A página Enviar é a outra opção, caso configurada por seu administrador de contas.)

Página inicial

A Página inicial é uma exibição composta pelas seguintes seções que permitem uma rápida visualização e acesso à maioria dos recursos do Acrobat Sign:

  • Em andamento: um contador dos contratos que você criou e que ainda estão em andamento
    • Clicar no contador abre a página Gerenciar filtrada pelos contratos que estão em andamento
    • O contador Em andamento não inclui contratos que estão Aguardando você
  • Aguardando você: um contador que indica todos os contratos que estão aguardando por sua ação no momento
    • Clicar no contador abre a página Gerenciar filtrada pelos contratos que estão aguardando por você
  • Eventos e alertas clicar no contador abre a página de Notificações, aberta na guia de eventos.
  • Solicitar assinaturas – um link rápido para a página Enviar, com a opção adicional de iniciar o processo anexando um documento de biblioteca ou iniciando um fluxo de trabalho personalizado (se ativado para sua conta)
  • Iniciar da biblioteca – permite a seleção de um modelo de biblioteca ou um fluxo de trabalho para iniciar um novo contrato.
  • Mais coisas que você pode fazer: uma lista de outras ações comuns
    • Preencha e assine um documento: usado quando você precisa assinar e enviar um documento assinado para outra parte. Por exemplo, no caso de preenchimento de formulários de impostos ou de autorizações de permissão.
    • Publicar um formulário web os formulários web são documentos/formulários que você pode vincular ou incorporar no seu site, permitindo que os usuários gerem um documento assinado. Por exemplo, uma solicitação de adesão ou um formulário de inscrição em seu site.
    • Envio em massa: um fluxo de trabalho que permite o envio de um documento para assinatura individual a centenas de pessoas. Cada pessoa recebe seu próprio contrato discreto solicitando apenas a assinatura deles. Por exemplo, os contratos de Código de Conduta anual.
    • Criar um modelo reutilizável: permite criar um modelo de documento ou campo para uso repetido. Os modelos podem ser salvos para uso pessoal, uso em grupo ou disponibilizados para toda a conta.
    • Gerenciar e rastrear todos os contratos – você é direcionado para a página Gerenciar.
    • Melhore sua conta – o botão Melhore sua conta abre uma pequena caixa de diálogo que varia com base no nível de autoridade mais alto do usuário:
      • Os usuários são encaminhados para a página Minha assinatura para criar sua assinatura.
      • Os administradores em nível de grupo são encaminhados para a página de configuração de conta a fim de carregar um logotipo para seu grupo.
      • Os administradores de nível de conta são encaminhados para a página de configuração de nível de conta para configurar o nome da empresa, o nome do host e o logotipo.
    • Obter ajuda – os usuários podem acessar o conteúdo de Ajuda para autoatendimento clicando no ponto de interrogação no canto superior direito de qualquer janela do Acrobat Sign. Clicar no ponto de interrogação abre um submenu com as seguintes opções:
      • Guia do usuário – abre uma nova guia do guia do usuário do Adobe Acrobat Sign.
      • Tutoriais – abre uma nova guia de tutoriais de vídeo do Adobe Acrobat Sign.
      • Contatar o suporte – abre o portal de contato de suporte, onde é possível acessar o email, o bate-papo e o suporte por telefone.
        • As opções de suporte variam de acordo com o nível de serviço da conta do cliente.
        • As solicitações para alterar configurações, modificar a conta ou investigar uma transação específica (ou outro conteúdo do usuário) devem ser feitas por um administrador da conta do Acrobat Sign.
      • Notas de versão: um link para as notas de versão atuais
Menu Obter ajuda

A página Enviar é onde você configura e envia novos contratos ad hoc. Há cinco seções funcionais para configurar:

  1. O Envio de grupo (somente contas com UMG ativado) - O seletor de grupo define as opções configuráveis e os modelos disponíveis para o contrato. Configure isso primeiro, pois redefinir o grupo atualizará a página e removerá as configurações anteriores.
  2. Recipients - Os recipients são as pessoas com as quais você precisa interagir no seu contrato. Há vários tipos de "recipients". As opções disponíveis são especificadas pelo administrador de sua conta.
  3. Mensagem - É onde você define o nome do contrato e uma mensagem que deseja enviar aos recipients.
  4. Opções - Essas opções ajudam a gerenciar o contrato
  5. Arquivos – Este é o local onde você seleciona os documentos que você realmente está enviando para assinatura.
Página Enviar

Como remetente, destinatário ou mesmo como cópia de carbono (CC), se você é um participante de um contrato do Acrobat Sign, esse contrato estará disponível na página Gerenciar.  Sendo um portal de acesso a todos contratos vinculados ao usuário, essa página é projetada para atingir dois objetivos: localizar o contrato que você deseja examinar e executar tarefas de gerenciamento para esse contrato.

A parte principal da página é a lista de contratos, que é filtrada pelo status dos contratos no painel esquerdo (Em andamento, Aguardando por você, Concluído, Cancelado, Expirado e Rascunho). Os filtros de modelo também estão disponíveis logo abaixo dos filtros de contrato (Modelos, Formulários web, e Envio em massa).

Os filtros de entrada de texto na parte superior da página podem ajudar a localizar documentos individuais com a busca por email, nome do contrato e nome do recipient (se for conhecido no sistema), data, notas, etc.)

Página Gerenciar

Relatórios programados regularmente podem ajudar você a avaliar rapidamente a progressão dos seus documentos e onde sua atenção é necessária. Os relatórios podem ser personalizados para acionar a qualquer momento/dia a inclusão do escopo de todos os contratos somente para documentos com um nome especifico.

Interface da página Relatórios

Seletores de relatório retornado

Envio de contratos

O objetivo do Acrobat Sign é enviar documentos e coletar assinaturas e aprovações. Cada cliente tem requisitos diferentes com relação a quem precisa interagir com o documento e em que ordem; portanto, há vários recursos de fluxo de trabalho disponíveis na interface da página Enviar sobre os quais você deve saber. 

Página Enviar

Se você estiver em uma conta com Usuários em Vários Grupos (UMG) ativado, selecione o grupo do qual deseja enviar o contrato antes de configurar o contrato.

  • Definir o valor do Grupo carrega as propriedades e os modelos relacionados ao grupo para você escolher.
  • Ao alterar o Grupo, você notará a atualização da página. Qualquer conteúdo inserido será removido após esta atualização.

Se você não vir a lista suspensa Enviar de na parte superior da página, sua conta não está com o UMG ativado.

Seletor de grupo

Defina os recipients e a ordem na qual eles obtêm acesso para interagir com o documento.

  • Configurar contratos com vários signatários é o mesmo processo que com um único signatário, apenas com mais recipients. Adicione cada um e configure-os conforme necessário.
  • Adicionar o mesmo email no contrato várias vezes (por exemplo, se alguém tiver ações em diferentes estágios do processo) é permitido.

Na seção Recipients, a opção na parte superior pede para você selecionar a ordem básica de assinatura:

  • Completar na ordem está selecionado (como mostrado acima), um processo de assinatura sequencial é observado de uma etapa de assinatura para a seguinte e os recipients são numerados para indicar a ordem precisa de participação
    • A fluxos híbridos de assinatura começam como um fluxo de trabalho sequencial (Concluir em ordem)
  • Quando a opção Completar em qualquer ordem estiver ativada, a assinatura em paralelo pode ocorrer e os recipients não são numerados para indicar que não há nenhuma ordem específica de participação.

À direita da opção de ordem de assinatura, você verá dois links:

  • Adicionar-me - Clique neste link para se incluir como o próximo recipient na ordem de participação.
  • Adicionar grupo de recipients - Clique neste link para criar um grupo de recipients onde um precisa participar em nome do grupo inteiro. Por exemplo, crie um grupo para a equipe de RH, em que somente uma pessoa do RH realmente precisar assinar o contrato.
Observação:

Para alterar a ordem dos recipients, você pode clicar e arrastar os recipients na ordem correta da pilha, ou pode editar diretamente os números e a pilha se ajustará de acordo.

 

Cada recipient é criado com cinco elementos:

A.Ordem de participação - Quando Completar na ordem está selecionado, a ordem de participação fornece uma indicação clara de quando cada recipient irá interagir com o contrato.

B. Função - De que forma o recipient pode ser melhor caracterizado?

C. Endereço de email - Este é o endereço de email que identifica o recipient e é usado para todas as comunicações de email com o recipient, incluindo a solicitação de assinatura.

D. Processo de autenticação - Como o recipient deve ser controlado? Você deseja usar autenticação de dois fatores?

E. Mensagem privada (opcional) - O remetente pode fornecer instruções individuais para cada recipient e elas aparecem quando o recipient visualiza o contrato.

 

O link Mostrar CC abaixo da lista de recipients expõe um campo no qual você adiciona um endereço de email para enviar uma cópia (CC) do contrato, sem permitir a autoridade para assinatura/aprovação. 

Um fluxo de trabalho "híbrido" é um exemplo de ordem de participação sequencial em que uma ou mais etapas incluem dois ou mais recipients que acessam o documento ao mesmo tempo. Todos os assinantes/aprovadores da etapa "paralela" deverão concluir sua parte antes de o processo sequencial passar para a próxima etapa.

Os grupos de recipients são úteis quando você precisa da assinatura de uma equipe ou de uma empresa, mas não de um indivíduo específico nesse grupo. Qualquer membro do grupo está autorizado a assinar ou aprovar em nome do grupo inteiro. 

A seção Mensagem contém dois campos que podem promover ainda mais o seu sucesso.

O campo Nome do contrato permite incorporar qualquer string que identifique o contrato. Essa string irá preencher a linha de assunto do email dos recipients (destacada em amarelo abaixo), além do valor de nome na página Gerenciar. Fornecer um nome exclusivo e significativo para o contrato ajudará seus recipients a identificar mais prontamente seu email e poderá melhorar sua capacidade de pesquisar o contrato, se necessário.

Observação:

Se nenhum nome de contrato for inserido antes de um documento ser anexado, o nome do contrato adotará o nome de arquivo do primeiro arquivo anexado. Esse valor pode ser editado até que o contrato seja enviado.

 

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados (destacada em verde abaixo). Esta mensagem aparece no email Por favor, assine enviado para todos os recipients (ao contrário da Mensagem privada, que é exibida apenas para o recipient para o qual está configurada).

Revise e assine o email com nome e mensagem

Modelos de mensagem

Os clientes corporativos terão acesso aos modelos de mensagem configurados pelo seu administrador. Os modelos de mensagem são vinculados diretamente ao recurso Idioma dos recipients nas seções Opções, de modo que, quando você selecionar "espanhol" do menu suspenso de idiomas, todos os seus modelos em espanhol se tornarão disponíveis.  

Observação:

Se você selecionou um idioma que não tem nenhum modelo vinculado a ele, a opção Modelo de mensagem não estará visível na página Enviar.

A seção Opções permite controlar melhor o contrato depois de enviado:

  • Proteger com senha - Exige que todos os recipients digitem uma senha para abrir e visualizar o PDF assinado. Essa senha é definida pelo remetente e deve ser comunicada externamente. O Acrobat Sign não registra essa senha; portanto, não esqueça ela.
  • Prazo de conclusão - Defina o número de dias após os quais o contrato vence e não pode mais ser concluído.
  • Definir lembrete - Configure a frequência de envio (diária ou semanal) dos lembretes até a data de conclusão do contrato. Somente os destinatários atuais serão notificados.
  • Idioma dos destinatários - Selecione o idioma a ser utilizado nos emails enviados aos destinatários e durante a experiência de assinatura.
    • Essa configuração também define os Modelos de mensagem visíveis se sua conta estiver configurada para usá-los.

Anexe os documentos da transação na seção Arquivo.

O Acrobat Sign combinará todos os documentos em um PDF de contrato abrangente para o processo de assinatura e criará esse arquivo PDF com base na ordem em que os documentos estão listados. Os documentos podem ser reorganizados, clicando e arrastando um documento para um novo local de lista.

Os arquivos podem ser anexados da biblioteca do Acrobat Sign, Google Docs, Box.net, Dropbox e OneDrive, carregados de seu sistema local usando a pesquisa de arquivos, ou por arrastar e soltar um arquivo na caixa Arquivos.

Os tipos de arquivos permitidos são: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Arquivos

Visualizar e adicionar campos de assinatura

Logo abaixo da lista de arquivos, você verá a caixa de seleção Visualizar e adicionar campos de assinatura. Esta opção permite abrir os documentos carregados e posicionar os campos de formulário neles conforme necessário. 

Você deve adicionar ao menos os campos de assinatura, mas há vários outros campos que você pode usar para criar formulários complexos, se desejar.

Observação:

Se nenhum campo de assinatura for inserido, o Acrobat Sign adicionará automaticamente uma nova página para acomodar as assinaturas no fim do documento.

Enviar um documento para apenas um recipient é um dos fluxos de trabalho mais comuns em termos de contrato e uma ótima maneira aprender sobre o processo básico. Tudo que você precisa é de:

  • Endereço de email do recipient.
    • Este email deve ser diferente do que o email com o qual você faz logon (não é possível enviar para si mesmo)
  • Um documento ou um arquivo que você quer que seja assinado
Solicitar assinaturas

Envio para vários destinatários

O envio de um contrato para vários recipients segue exatamente as mesmas etapas, mas com duas diferenças importantes:

  • É necessário incluir cada recipient em sua própria linha na seção Recipient, na ordem em que você deseja que eles assinem.
  • Ao inserir campos, é necessário declarar qual destinatário deve ter acesso ao campo clicando duas vezes nele e definindo o valor do Destinatário.

Ambiente de assinatura

Experimentar o processo de assinatura é útil para entender o resultado final das configurações feitas pelo remetente.

1. Um email é enviado à caixa de email do recipient.

○ A linha de assunto começará com: Assinatura solicitada em {O nome do documento}

2. O contrato é aberto ao clicar no botão Revisar e assinar

Revisar e assinar email

3. O Contrato abre em uma nova janela do navegador

Outras opções na página incluem:

A. Opções - Essa lista inclui as opções que o recipient tem com base em sua função

○ Ler contrato - abre o contrato no formato somente exibição

○ Delegar assinatura a outra pessoa - a opção permite que o recipient delegue a própria autoridade a outra pessoa. Por exemplo, a um colega ou um gerente

○ Recusar-se a assinar – Essa ação encerra o contrato

○ Imprimir, assinar e fazer upload – Permite que o signatário converta o fluxo de trabalho do fluxo da assinatura eletrônica para o da assinatura física. Em seguida, o signatário faz o upload do documento assinado.

○ Limpar os dados do documento - Essa opção limpará todo o conteúdo do campo

Exibir histórico - abre o relatório de auditoria atual para exibição 

Fazer download do PDF - baixa a versão atual do contrato em formato PDF

B. Mensagem - O ícone de balão de fala exibirá novamente e em pop-up as mensagens

C. Contador de campos obrigatórios – Esse contador mostra o número de campos obrigatórios não preenchidos no documento. Clicar neste campo fará o signatário navegar pelos campos obrigatórios (não opcionais) disponibilizados

D. Pular para próximo campo - Essa seta amarela pode ajudar a localizar os próximos campos se você estiver na rolagem de um documento grande. Este guia passará por todos os campos, não apenas os necessários.

Opções de assinatura

Este documento tem apenas um campo de assinatura e ele é obrigatório (conforme indicado pelo asterisco vermelho). Para documentos com vários campos preenchíveis, você pode tabular esse recurso para percorrê-los.

 

4. Para aplicar uma assinatura, clique duas vezes no campo para abrir o painel de assinatura.

5. Digite seu nome no campo superior do painel de assinatura.

A finalização da assinatura pode ser feita em uma de quatro maneiras:

○ Fonte tipográfica (padrão) – O Acrobat Sign aplicará uma fonte estilo script para o nome inserido.

○ Desenhado fisicamente - desenhe fisicamente sua assinatura usando um mouse, caneta stylus ou qualquer outro dispositivo apontador. Usar o seu dedo em um tablet apresenta um resultado excelente.

○ Imagem – Se você tiver uma imagem de sua assinatura, é possível carregá-la.

Dispositivo móvel - A opção Dispositivo móvel permite transmitir o painel de assinaturas do desktop para um dispositivo móvel, permitindo a você inserir sua assinatura física usando um dispositivo mais fácil.

Painel de assinatura

6. Clique em Aplicar para aplicar sua assinatura no campo de assinatura e retornar para o documento.

7. Uma vez que todos os campos obrigatórios forem preenchidos, clique no botão Clique para assinar na parte inferior da janela (é impossível não vê-lo).

Informações adicionais sobre assinatura de contratos podem ser encontradas aqui.

Observação:

Na parte inferior da página do Acrobat Sign está uma barra de ferramentas que contém ferramentas usadas para navegar pelo contrato, aumentar ou diminuir o zoom e fazer o download do documento. Você pode ocultar a barra de ferramentas clicando no X no canto inferior direito. Para exibir temporariamente a barra de ferramentas oculta, passe o cursor na parte inferior da janela e os controles reaparecerão. 

Informações adicionais sobre como usar os controles de zoom podem ser encontradas aqui.

Gerenciamento de contratos

Gerenciar seus contratos é uma parte importante ao trabalhar com o Acrobat Sign. Use a página Gerenciar para acompanhar, processar e personalizar os contratos. Se você estiver substituindo um contrato ou substituindo o signatário, esses processos permitem que influenciar o progresso da transação no sistema.

A página Gerenciar tem vários recursos incorporados para se explorar. Para simplificar, eles podem ser divididos em três áreas funcionais:

A. Filtros

B. Lista de contratos

C. Ferramentas de contrato

Seções da página Gerenciar

Filtros de contrato

As pastas de status múltiplos na página clássica foram consolidadas em um conjunto mais prático de filtros que retorna contratos de um determinado tipo de status.  Na seção superior encontram-se os filtros de Contrato que buscam contratos com base no status atual do contrato

Há dois status “ativos”. Cada um indica o volume de conteúdo com relação ao nome do status:

  • Em andamento (N): contratos retornados com status Em andamento estão aguardando que um participante conclua a ação. Os contratos que estão aguardando o usuário conectado não são retornados.
  • Aguardando você (M) - contratos que estão aguardando o usuário conectado são capturados no filtro Aguardando você.  

 

Há três status “terminais”:

  • Concluído - contratos que foram resolvidos por completo e com sucesso.
  • Cancelado: contratos que foram abandonados por algum motivo. Isso inclui: 
    • Contratos cancelados pelo remetente
    • Contratos recusados por um participante
    • Contratos que são encerrados devido a tentativas de falha repetidas
    • Contratos que sofrem um erro de sistema que os tornam inviáveis
  • Vencido: contratos que alcançam uma data de expiração e são encerrados automaticamente.

 

Há um status de Rascunho que contém todos os contratos parcialmente criados.

 

A seção inferior é dedicada a objetos “pai” (primários) de modelo. Os contratos “filho” (secundários) que são criados a partir desses modelos são filtrados acima, nos filtros de status de contrato.

Os objetos pai não são contratos propriamente ditos, mas são usados para produzir grandes quantidades de contratos individuais. São objetos primários:

  • Modelos (Biblioteca) - todos os modelos de documentos e campos disponíveis na biblioteca de documentos
  • Formulários web: anteriormente chamado de Widgets, os formulários web são modelos de contrato que podem ser entregues como links ou ser incorporados em páginas da Web. Os formulários web são iniciados por signatários, gerando um contrato filho referente a cada participante que os preenche
  • Envio em massa - os modelos de Envio em massa são criados para produzir uma grande quantidade de contratos individuais que são enviados e assinados como um contrato “normal”
Observação:

Os usuários com conteúdo compartilhado de outras contas de usuário podem filtrar por esse conteúdo clicando na seta para baixo ao lado de Seus contratos.

O menu suspenso exibe uma lista de todos os usuários (e grupos quando o compartilhamento avançado estiver ativado) que compartilharam conteúdo com você. Selecione o usuário e a página Gerenciar recarrega com o conteúdo do usuário selecionado.

Listas de contratos

O corpo principal da página contém as listas dos contratos aos quais você está ligado. Cada contrato que envolve o seu endereço de email aparecerá em algum lugar na lista. Não apenas os contratos que você iniciou, mas também os contratos que foram enviados para você assinar/aprovar, bem como qualquer contrato recebido como cópia.

A lista de contratos é sempre filtrada pela seleção de status de documento à esquerda.

Os cabeçalhos ao longo da parte superior das listas classificarão os conteúdos de cada seção com um clique. Clicar neles novamente reverterá a ordem de classificação.

Os registros individuais contêm as seguintes informações:

Lista de contratos

  • Destinatário – o valor de nome refletirá o nome ou o endereço de email do primeiro destinatário que não seja o remetente.
    • Um endereço de email é usado se o destinatário nunca tiver assinado um documento por meio do sistema do Acrobat Sign.
    • Depois que um valor de nome é incorporado durante o processo de assinatura, o email é substituído pelo nome
  • Empresa – Se o primeiro recipient inseriu um nome da empresa em um campo de assinatura ou fazendo logon e atualizando seu perfil, esse valor de nome de empresa será refletido aqui
    • Se você não incluir os campos de Nome da empresa nos seus contratos, esta coluna permanecerá amplamente vazia.
  • Título do documento – este é o nome do contrato.
  • Status– quando o filtro Em andamento é selecionado, a segunda coluna é o Status, que deve sempre ser Enviado para assinatura (ou para Aprovação, aceitação, etc.).
  • Ação – ao visualizar o filtro Aguardando você, a segunda coluna exibe a ação que está pendente (incluindo um link para abrir esse contrato).
  • Remetente – ao visualizar os três status finais (Concluído, Cancelado e Expirado), a segunda coluna exibe o remetente original do contrato.
  • Modificado– esta é a data da última modificação, ou seja, a última vez em que o documento foi atualizado durante um evento de envio ou de assinatura/aprovação.

O painel Ferramentas do contrato permitirá acessar alguns controles para gerenciar ou entender melhor seus contratos.

Ferramentas de contrato

A barra Pesquisar e o botão Filtros que a acompanha permitem critérios de pesquisa precisos para ajudar a localizar contratos em meio ao que pode rapidamente se tornar um número exorbitante de transações.

Saiba mais sobre como a pesquisa funciona aqui >

Filtros de pesquisa

Filtrar os dados retornados

Quatro filtros, que podem ser usados individualmente ou em conjunto, estão disponíveis para ajudar a reduzir o conjunto de dados a uma lista gerenciável de registros.

Filtro por Data de modificação

O valor Data de modificação filtra o carimbo de data/hora mais recente quando uma ação do usuário atualiza o contrato. A Data de modificação se torna um valor bloqueado quando o contrato atinge um status terminal (Concluído/Cancelado/Expirado).

O ícone do filtro por Data de modificação abre as opções para reduzir ainda mais o conjunto de dados selecionando um intervalo de datas:

  • Todas as datas
  • Últimas 24 horas
  • Últimos sete dias
  • Últimos 30 dias
  • Últimos 12 meses
  • Intervalo de datas personalizado

Filtro por Valores de campo

Usando a caixa de inserção Pesquisar (à direita do botão Filtros), é possível aplicar um filtro em campos individuais que podem conter dados altamente específicos ou únicos.

As opções de campo pesquisáveis são:

  • Todos os campos - O valor padrão; isso pesquisa todas as opções de campo pela sequência de caracteres exata no campo Pesquisar, retornando o maior conjunto de registros.
  • Título - Limita o conjunto de dados retornado a registros em que a sequência pesquisada é encontrada no título do objeto (por exemplo, nome do contrato).
  • Nota - Limita o conjunto de dados a registros que contêm a sequência pesquisada nas notas pessoais do usuário que realiza a pesquisa.
  • Mensagem - Limita o conjunto de dados a registros que contêm a sequência pesquisada nos campos Mensagem ou Mensagem privada do contrato.
  • Nomes de arquivos originais - Avalia o nome do arquivo do documento original carregado e retorna apenas os registros correspondentes.
  • Email - Encontra registros correspondentes ao endereço de email de um destinatário.
    • Observe que esse filtro não cobre campos de Texto definidos com uma validação de Endereço de email.  
  • Nome completo - Encontra registros correspondentes ao valor de Nome fornecido por um destinatário ao aplicar uma assinatura. Se apenas um nome for fornecido, todos os registros que correspondem a esse valor serão retornados.
    • Observe que os valores de Nome dependem do que o recipient digita e podem não corresponder aos valores de assinatura ou nomes de perfil anteriores (se o destinatário tiver uma conta de usuário do Acrobat Sign).
  • Cargo - Encontra registros correspondentes aos valores colocados no campo Título.
  • Nome da empresa - Encontra registros correspondentes aos valores colocados no campo Empresa.
  • Nome do grupo de destinatários - Encontra registros correspondentes ao nome do Grupo de destinatários (inserido pelo remetente).
  • Conteúdo do campo de texto - Encontra registros correspondentes ao valor exato de qualquer campo de inserção de Texto. Isso inclui valores padrão e palavras individuais encontradas em blocos de texto maiores.

Filtro por Grupo

As contas com a opção Usuários em Vários Grupos habilitada têm acesso a um filtro de Grupo que limita o conjunto de dados retornado a apenas contratos enviados desse grupo.

Filtro de conteúdo oculto

Uma opção adicional para Pesquisar conteúdo oculto está disponível.

Quando a opção Pesquisar conteúdo oculto está selecionada, somente o conteúdo oculto é incluído no conjunto de dados retornado

Observação:

Quando um filtro é selecionado, uma tag será exibida ao lado do ícone de filtro. É possível clicar em qualquer filtro para removê-lo depois que o conjunto de dados é retornado.

Relatórios (apenas para os níveis de serviço Business e Enterprise)

O recurso de relatório permite verificar como sua a conta está usando o Acrobat Sign. Crie seus próprios relatórios e tenha visibilidade completa em seu processo de assinatura do documento ao mesmo tempo em que acompanha grupos ou usuários individuais.

Para criar um novo relatório, navegue para a página Relatórios clicando na guia Relatórios e, em seguida, clique no link Criar um novo relatório.

 

A página Criar um novo relatório exibe:

Criar novo relatório

Informações adicionais sobre a criação de relatórios podem ser encontradas aqui.


Parâmetros de relatório

Ao configurar um relatório, vários parâmetros podem ser definidos para personalizar os resultados. Todos os parâmetros descritos abaixo estão disponíveis. 

Data de criação

A data de criação é o intervalo de tempo que você quer que o relatório abranja. Pode ser usado um dos quatro intervalos de tempo predefinidos (essa semana, semana passada, este mês, último mês) ou inserido um intervalo de datas personalizado.

Usuários e grupos

Esse parâmetro permite executar o relatório em usuários ou grupos específicos. Um ou mais podem ser selecionados para qualquer uma das opções, ou você pode executar o relatório em relação a todos os usuários na conta.

Documentos e fluxos de trabalho

Com essa opção, documentos específicos podem ser selecionados para inclusão no relatório. Os documentos listados neste campo são os documentos de biblioteca usados em toda a conta. Documentos individuais usados uma vez não serão listados aqui. 

Nome do documento

Este parâmetro é usado para incluir ou excluir os documentos que contêm ou uma determinada variável. É possível escolher incluir ou não a string inserida.

Envio em massa

Ativar esse parâmetro inclui contratos de Envio em massa no relatório final

Envio em massa

Metas de desempenho

Você pode definir limites para desempenho, usando a visualização Meta de desempenho. Os indicadores que refletem desempenho são exibidos no relatório resultante.

Benchmark

Por padrão, o parâmetro benchmark é desativado para relatórios. Clique no link configurações de relatório para ativá-lo.

O Benchmark fornece um método expandido para acompanhar o progresso do contrato e as taxas de assinatura. 

Gráfico de contratos por

Cada opção ativada (por data, remetente, grupo, formulário, fluxo de trabalho e tipo de assinatura) fornece um tipo diferente de gráfico no relatório.

Et Cetera

Os parâmetros nesta seção existem para modificar os gráficos no relatório resultante. Alterar esses parâmetros e mudar seleção padrão pode acelerar o processo de geração do relatório.

Uma vez que você clicar no botão Executar relatório, o relatório será gerado com base em seus parâmetros. Há várias ações que você pode usar com seu relatório.

Atualizar o relatório com os dados atuais

Clicar neste link é semelhante a atualizar a página. O novo relatório incluirá transações e atividades recentes.

Salvar relatório

Salvar o relatório permite que você execute este relatório novamente no futuro.

Compartilhar relatório

Compartilhar permite que você envie os resultados do relatório para outra pessoa. Você só precisa digitar seu endereço de email e uma mensagem.

Programar relatório

Definir uma programação para esse relatório o fará ser executado com os mesmos parâmetros e de acordo com a frequência que você definir.

Exportar relatório de dados

Clicar nesse link solicitará que você abra ou salve um arquivo .CSV. Os arquivos CSV podem ser abertos no Excel e todas as informações da transação para os contratos no relatório serão categorizados nas várias colunas.

Versão amigável para impressão

Clicar neste link abrirá uma versão do relatório amigável para impressão.

Visualização e experiência de criação

O ambiente de Criação fornece a funcionalidade de criar formulários para o Acrobat Sign. Além de inserir campos de assinatura, é possível incluir campos que são preenchidos automaticamente com conteúdo, como valores de data ou de assinatura dos signatários (quando conhecidos), ou campos de texto que fazem validação de conteúdo e/ou cálculos complexos. Outros tipos de campo comuns, como caixas suspensas, botões de opção e caixas de seleção também estão disponíveis

O acesso ao ambiente de criação é feito ao:

  • Enviar um novo documento e ativar a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura na página Enviar

 

  • Editar um documento em rascunho na página Gerenciar
Editar um contrato de rascunho

 

  • Criar um novo modelo ou formulário web a partir da Página inicial
Criar formulários e modelos web

 

 

  • Editar um documento de biblioteca ou documento web existentes na página Gerenciar

○ Você só pode editar os modelos que você carregou. Na imagem abaixo, você pode ver que o segundo modelo é compartilhado com outro usuário, por isso não editável.

 

Editar modelo

Uma vez que o ambiente de criação é iniciado, pare um momento para identificar os cinco pontos principais:

A. Modelo de campo de formulário - Essa opção é exibida somente se você tiver criado pelo menos um modelo de biblioteca de campo de formulário.

B. Layout e alinhamento de campo - Exibe a barra de ferramentas de tamanho/alinhamento do campo de formulário

C.Selecionar recipient (função) - Essa lista suspensa lista os recipients do contrato

D. Guias de campo de formulário - Pode selecionar campos dessas guias para adicioná-los ao seu documento

E. Voltar/Redefinir/Salvar modelo/Salvar progresso:

►Voltar - o botão Voltar permite que o usuário navegue de volta para a página Enviar para editar o nome e a mensagem do contrato, os endereços de email dos recipients e os arquivos anexados ao contrato

Redefinir remove todas as modificações feitas no modelo desde que ele foi carregado ou salvo pela última vez

Salvar como modelo - quando marcado, o modelo é salvo como um objeto de biblioteca discreto quando o contrato é enviado. Ao clicar em Enviar, o usuário será solicitado a fornecer um nome para o novo modelo

Salvar progresso - clicar neste link salvará o estado atual do modelo

Ambiente de criação

Modelo de campo de formulário.

Se você criou um modelo de campo de formulário para o seu documento, é possível selecionar e aplicar o modelo usando esse conjunto de ferramentas.

A lista suspensa lista os modelos de campo de formulário disponíveis e você pode escolher em qual página irá carregar o modelo. Vários modelos podem ser aplicados.

Modelos de campo

Informações adicionais sobre como usar modelos de campo de formulário podem ser encontradas na Ajuda do Acrobat Sign clicando aqui.

Layout e alinhamento do campo

Essa opção no menu exibe as ferramentas para alinhar e redimensionar os campos em relação a outro. Você pode clicar em vários campos para controlá-los ou manter pressionada a tecla Shift e selecionar uma área com o mouse para defini-los em grupo.

Os seis ícones à esquerda podem alinhar os campos na parte superior, na linha horizontal do meio, na parte inferior, à esquerda, na linha vertical do meio e à direita (conforme exibido da esquerda para a direita). 

Os três ícones seguintes irão atribuir a todos os campos a mesma largura, altura ou ambos. 

O alinhamento e o redimensionamento são baseados no primeiro campo que você seleciona.

Selecionar recipient (função)

Provavelmente o elemento mais importante da criação do formulário, este recurso associa vários destinatários aos campos que precisam ser preenchidos. Ao selecionar o recipient da lista de Recipients primeiro, qualquer campo subsequente que você inserir no formulário será relacionado automaticamente a esse recipient. Se o recipient for alterado, todos os novos campos colocados serão relacionados a esse novo recipient.

Observação:

Quando um recipient específico for selecionado, os campos atribuídos a eles serão destacados no documento, fornecendo um bom indicador visual que aponta quais campos estão relacionados a qualquer recipient selecionado.

 

Uma vez que um campo está em um documento, você pode modificar o recipient ao qual campo é atribuído ao clicar nele duas vezes para abrir o menu do campo e, em seguida, alterar o menu suspenso do recipient.

Informações adicionais sobre funções de participantes podem ser encontradas aqui.

Informações adicionais específicas sobre a função de pré-preenchimento podem ser encontradas aqui.

Menus de campos de formulário

Todos os campos disponíveis no Acrobat Sign podem ser encontrados nos menus do painel à direita da janela. Esses campos são categorizados pelo uso e pelo tipo de campo e a maioria pode ser manipulada de acordo com a altura e a largura exigidas pelo formulário.

Informações detalhadas sobre os tipos de campos de formulário podem ser encontradas no artigo Tipos de campo.

Salvar como modelo

Depois de adicionar novos campos de formulário ao seu contrato, você pode salvar uma cópia em sua biblioteca antes de enviar o contrato para assinatura.

Clique na caixa de seleção Salvar como modelo no canto inferior direito da janela de criação antes de clicar no botão Enviar para adicionar o contrato modificado à sua biblioteca.

Salvar como modelo

 

Primeiro, o documento será salvo em sua biblioteca.

 

Seu contrato será enviado para a assinatura.

Zoom, Redefinir e Salvar/Enviar

As demais opções permitem aumentar e diminuir o zoom no documento, redefinir ou excluir todos os campos incluídos ou salvar/enviar o documento no estado atual.

O Salvar como modelo salvará o formulário como um novo modelo de biblioteca assim que o contrato for enviado. O remetente terá a opção de nomear o modelo quando o botão Enviar for clicado.

Como prática recomendada, você deve salvar o progresso com frequência. No entanto, se você sair do ambiente de criação, o documento será salvo automaticamente. Você pode acessá-lo posteriormente na página Gerenciar, na seção Rascunho.

Ferramentas de envio e salvamento de criação

Modelos de biblioteca

Um modelo de biblioteca é um objeto reutilizável. O Acrobat Sign fornece suporte a dois tipos de modelos de biblioteca: modelos de documento e modelos de campo de formulário.

  • Modelo de documento - Um modelo de documento é um documento reutilizável. Os modelos de documento podem ser compartilhados com outros usuários em sua conta, permitindo que vários usuários enviem o mesmo documento sem a necessidade de efetuar todas as alterações.
  • Modelos de campo de formulário - Um modelo de campo de formulário é uma camada reutilizável de campo que pode ser aplicada a todo o documento. Os modelos de campo de formulário também podem ser compartilhados com outros usuários em sua conta. Os modelos de campo de formulário são ideais nas seguintes situações:
    • Você tem um layout de campo que funciona para vários documentos.
    • Você tem um documento que pode ser enviado de várias maneiras diferentes.
    • Você precisa revisar o conteúdo do documento, mas os campos permanecem no mesmo local.

Em vez de criar um novo documento de biblioteca cada vez que um documento for atualizado, a mesma camada de campos de formulário pode ser aplicada. Os modelos do campo de formulário podem ser editados para facilitar alterações na disposição dos campos ou nas propriedades de campo. Além disso, todas as ferramentas no ambiente de criação estão disponíveis ao criar um modelo de campo de formulário.

 

Como melhor prática, um único usuário (o administrador do documento) deve ser responsável por criar e manter modelos. Criar um logon de usuário de administrador de documento elimina a confusão sobre quais modelos usar e oferece controle de versão para seus documentos reutilizáveis.

Recomendamos o uso de uma lista de distribuição ou um email funcional para o logon do usuário de administração de documento. Isso permite que você controle o acesso a esse logon de administrador de documento ao mesmo tempo em que permite que a responsabilidade seja compartilhada conforme necessário.

Informações adicionais sobre como usar as ferramentas de criação para criar modelos podem ser encontradas aqui.

1. Clique na guia Página inicial. Clique em Criar um modelo reutilizável

Criar modelo de documento

 

A página Criar um modelo de biblioteca é exibida.

 

2. No campo Nome do modelo, digite um nome para o modelo. O nome pode ser alterado mais tarde caso necessário.

3. Clique no botão Navegar para navegar até o arquivo em seu sistema local a ser usado para criar o modelo reutilizável. Se você estiver criando um documento reutilizável, esse arquivo e o seu conteúdo serão usados. Se você estiver criando uma camada reutilizável de campo de formulário, o conteúdo do arquivo não será incluído no modelo.

4. Selecione a opção apropriada de modelo: Criar como documento reutilizável, Criar camada de campos como formulário reutilizável, ou ambas.

 

5. Selecione a opção apropriada de permissões para o compartilhamento do modelo.

Observação:

Permissões de grupo só podem ser concedidas ao grupo do qual você faz parte no momento. Não é possível conceder permissões a outros grupos.

 

6. Clique no botão Visualizar ou adicionar campos. A Experiência de criação é exibida. 

Inserir campos

 

 

7. Inclua os campos obrigatórios destinados aos participantes desejados arrastando-os das guias de campos de formulário e os soltando no documento

8. Após concluir a adição de campos, clique no botão Salvar

O modelo agora será exibido na seção Modelos da sua página Gerenciar. Se você compartilhou o modelo com usuários no seu grupo ou na sua organização concedendo permissão, o modelo agora também será exibido na seção Modelos das páginas Gerenciar e pode ser usado para envio sempre que desejado. 

 

Modelos de biblioteca

Observação:

Somente o usuário que criou o modelo da biblioteca pode editá-lo ou excluí-lo (exceto quando o compartilhamento avançado estiver ativado)

Fluxos de trabalho alternativos para assinaturas

Há vários fluxos de trabalhos que você pode usar para enviar documentos para assinatura, para coletar assinaturas e para enviar um documento assinado; são eles:

  • Envio usando o "Preencher e assinar"
  • Enviar usando o Envio em massa
  • Uso de formulários web para coletar assinaturas 

As seções a seguir discutem com mais detalhes cada um desses processos.

Informações adicionais sobre o envio de contratos podem ser encontradas aqui.

A depender das suas necessidades de negócios, vários recipients precisam atuar num contrato. Por exemplo, você pode precisar que duas pessoas assinem um contrato e que outra aprove ou delegue o contrato a um signatário adicional. Ao enviar para vários recipients, você também tem opções adicionais relacionadas a como o contrato deve ser implantado: sequencialmente, em paralelo, ou usando envio híbrido. 

Informações adicionais sobre o envio de um contrato para vários signatários podem ser encontradas aqui.

Esse processo funciona exatamente como é chamado. É usado para situações em que somente você precisa assinar um documento e enviar a uma ou mais pessoas. Por exemplo, talvez seja necessário enviar um contrato W-9, de confidencialidade ou ambos a uma ou mais pessoas. Você pode enviar o documento assinado, contanto que não use o mesmo endereço de email usado para fazer logon. Isso ocorre porque uma cópia do documento assinado é salva e você pode acessá-la pela guia Gerenciar. Observe que a função "Preencher e assinar" pode ser encontrada apenas na Página inicial.

Informações adicionais sobre o uso do “Preencher e assinar” podem ser encontradas aqui.

1. Clique em Preencher e assinar um documento na Página inicial

Preencher e assinar na Página inicial

 

3. Digite um Nome de acordo

4. Arraste e solte o arquivo que deseja você assinar ou clique no link Adicionar arquivos encontre/anexe o documento a partir de seu sistema local ou unidade de rede

5. Clique em Avançar.

Adicionar arquivos

6. A página Preencher e assinar é carregada.

                Inclua todo o conteúdo (texto, verificações, assinaturas) conforme necessário.

7. Quando terminar, clique em Concluído

8. A página pós-assinatura é exibida com opções para enviar o documento, baixar uma cópia, visualizar o documento na página Gerenciar, ou assinar outro documento

Pós-assinatura

Esse processo de Envio em massa permite enviar um documento para centenas de pessoas imediatamente. Cada signatário assina a sua própria cópia do documento e esses contratos individuais são devolvidos a você. Esse processo pode ser usado para coletar Contratos de confidencialidade, documentos de RH ou autorizações de permissão. O link para Envio em massa pode ser encontrado na Página inicial.

Os recipients do Envio em massa podem ser incluídos adicionando seus endereços de email no campo "Para:" ou fazendo upload de um arquivo de Comma Separated Value (.CSV) com as informações do recipient. O processo de uso de .CSV permite que você preencha dados para cada signatário, dando a você a oportunidade de personalizar as informações de campos para cada pessoa. Por exemplo, você pode personalizar a mensagem nos emails "Por favor, assinar"… enviado para cada signatário.

Informações adicionais sobre como usar o Envio em massa podem ser encontradas aqui.

Os formulários web são os documentos hospedados que podem ser assinados por qualquer pessoa que tenha acesso a eles. São ideais para folhas de inscrição, renúncias ou qualquer documento que você precise que muitas pessoas acessem e assinem online.

Os formulários web podem ser gerados em duas formas diferentes: como JavaScript ou como um URL. A opção JavaScript fornece o código necessário para incorporar o formulário web em seu site. A opção URL fornece um endereço Web hospedado pelo Acrobat Sign que os remetentes podem usar para obter o documento assinado. O link para Criar formulários web pode ser encontrado na página Inicial.

Mesmo que a experiência de assinatura de formulários web seja a mesma que uma transação regular via Acrobat Sign, os formulários web só podem ser assinados e autenticados por pessoas que você designou. 

Dispositivos móveis

A assinatura é uma das funções principais do Acrobat Sign. Qualquer pessoa pode assinar via link de email em qualquer navegador Web no próprio computador ou dispositivo móvel. Se você tiver uma conta do Acrobat Sign, também é possível assinar com o aplicativo “Gerenciador do Acrobat Sign”, nativo do iOS ou Android. Você também pode iniciar a assinatura na página Gerenciar. A assinatura é criada também no processo "Preencher e assinar".

Veja informações adicionais sobre a funcionalidade do aplicativo móvel aqui

O Acrobat Sign é compatível com os navegadores mais recentes em smartphones e tablets que utilizam sistemas operacionais iOS ou Android.

Use o painel intuitivo no Gerenciador do Acrobat Sign e acesse seus documentos a partir do seu dispositivo móvel para enviar e assinar contratos. O novo painel funciona bem com iOS 9 e iPad Pro. A experiência de envio aprimorada simplifica a maneira que você envia documentos para assinatura. 

Baixe o aplicativo aqui.

O Gerenciador do Acrobat Sign para Android foi localizado em dezenove idiomas para corresponder ao Acrobat Mobile.

Baixe o aplicativo aqui.

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