Visão geral

O Adobe Sign for ServiceNow permite que as solicitações de assinatura do documento sejam enviadas por meio da plataforma ServiceNow usando a funcionalidade nativa. A solicitação de assinatura é enviada via fluxo de trabalho ao serviço do Adobe Sign.

Dependências de aplicativo

Abaixo estão as dependências de aplicativo Adobe Sign for ServiceNow.

  • Plug-ins necessários

○ Orchestration

  • Permissões da tabela do sistema necessários

○ Notificação de email (sys_event_email_action)

○ Modelos de email (sys_email_client_template)

○ Layouts de email (sys_email_layout)

Instruções de configuração

Instale o Adobe Sign para o aplicativo ServiceNow

Ao se inscrever e/ou comprar o conector, ele deve aparecer no menu “Aplicativos do sistema” na instância de ServiceNow.

app menu

Depois que a instalação ter sido concluída, você tem dois menus de aplicativos no painel de navegação à esquerda “Adobe Sign” e “Administração do Adobe Sign”.

O menu à esquerda é o menu/exibição do usuário e à direita é a exibição do administrador.

user menu
Admin Menu


Atualização automática de trabalho agendado

Um trabalho agendado chamado Adobe Sign - Auto-Refresh Documents foi criado, atualizando os documentos contidos na tabela Adobe Sign Documents. Por padrão, ele é definido para executar durante a noite à 1h. Isso pode ser configurado para ser executado como necessário.


Servidor Mid e arquivo Jar

Para facilitar a assinatura de anexos, um servidor Mid é necessário junto com dois arquivos Jar personalizados (fornecidos abaixo). Se você ainda não tiver um servidor Mid, siga as instruções de configuração fornecidas pelo ServiceNow aqui.

Quando o servidor Mid estiver instalado, certifique-se de que ele é definido para ser o servidor padrão para Orchestration. No menu Orchestration, vá para Propriedades do servidor Mid e digite o nome de seu servidor Mid no campo Servidor Mid padrão para uso nas atividades de Orchestration.

Mid Server

Há dois arquivos Jar personalizados que precisam ser implantados no seu servidor MID:

  • JSON simples
  • MultiPartFileUpload

Download

Eles podem ser instalados seguindo o procedimento descrito aqui.

Certifique-se de que o servidor Mid reinicie (isso deve ocorrer automaticamente).

Observação:

As referências de wiki acima são para a versão de Istanbul. A sua instalação pode ser um pouco diferente de acordo com a versão ServiceNow que você está executando.


Usuários/Funções

Existem duas funções incluídas no aplicativo- "x_desci_adobesign_admin" e "x_desci_adobesign_user". Qualquer usuário com a função "x_desci_adobesign_admin" tem total acesso a toda a funcionalidade, assim como aos menus do usuário e do administrador.  

Os usuários com "x_desci_adobesign_user" somente têm acesso a itens de menu e do catálogo de exemplo do "Adobe Sign".


Condições de sucesso/falha da Atividades do fluxo de trabalho personalizadas

Todas as atividades personalizadas do fluxo de trabalho foram criadas com uma saída de “resultados”. Por padrão, essa saída é definida para o valor de resultado da atividade 

  • Se não houver nenhum erro (activityOutput.result==null), as atividades continuam como bem-sucedidas. 
  • Um estado de erro (activityOutput.result!=null) resulta no erro específico que está sendo registrado e o fluxo de trabalho definido como de encerramento incompleto. 

A forma pela qual o estado de “falha” é tratada é configurável, para que as notificações possam ser enviadas, uma tarefa pode ser adicionada a um recurso técnico para revisão etc.


Campos personalizados de tarefas

Três campos personalizados foram adicionados à tabela de tarefas, e podem ser adicionados a uma exibição personalizada da lista do Adobe Sign, se desejado, para exibir o status de documento e as informações ao usuário final de uma forma mais clara. Os campos são:

  • Status de documento (x_desci_adobesign_document_status) - Status do documento com base no status do Adobe Sign. Os mesmos valores estão no campo “Status do documento” e também correspondem aos estados usados no Adobe Sign.
  • URL do documento (x_desci_adobesign_document_url) - URL do Adobe Sign do Contrato do documento
  • ID do Contrato (x_desci_adobesign_agreement_id) - ID exclusiva do contrato 

Para obter mais informações sobre como criar uma exibição personalizada da lista, clique aqui

Uma regra de exibição também pode ser criada, forçando os usuários a verem a exibição personalizada. Para obter mais informações, clique aqui

Cuidado:

Todos os nomes de campo são usados em todo o aplicativo, para facilitar a funcionalidade. Se os nomes forem alterados, substituídos etc., algo pode não funcionar conforme planejado.

Para obter mais informações sobre como criar uma exibição personalizada da lista, clique aqui

Uma regra de exibição também pode ser criada, forçando os usuários a verem a exibição personalizada. Para obter mais informações, clique aqui

Uma tela de captura de uma exibição de exemplo é mostrada a seguir:

Task Fields

Conexões de sistemas externos

O aplicativo Adobe Sign for ServiceNow requer uma conta do Adobe Sign, a fim de facilitar a comunicação entre o conector e ServiceNow.


Conexão da sua conta do Adobe Sign ao ServiceNow

Você precisa de uma conta do Adobe Sign para permitir que o ServiceNow se comunique com o serviço de assinatura eletrônica. Se você não tiver uma conta, obtenha aqui - Adobe Sign

Quando tiver uma conta, crie o link entre o ServiceNow e o Adobe Sign clicando em Conectar-se ao Adobe no menu Administração do Adobe Sign.

Connect1

Isso o direciona para a página de conexão:

7Connect2-rebranded

 

  • Clique no botão Conectar para estabelecer uma relação confiável no Adobe Sign.
    • Isso redireciona você para a página de logon do Adobe Sign, onde você precisa fazer logon e conceder acesso persistente
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  • Autentique o Adobe Sign usando sua conta de administrador do Adobe Sign
    • O painel é atualizado para confirmar que você deseja estabelecer uma relação confiável
9Trust-rebrand
  • Confirme o acesso clicando no botão Permitir acesso

Assim que você tiver feito isso, deverá visualizar a mensagem Conexão concluída ao Adobe Sign (mostrada abaixo) quando você usa o link Conectar-se ao Adobe Sign.

 

10Connect 4-rebrand

Agora você está conectado ao serviço do Adobe Sign para ServiceNow. 


Teste da configuração

Os testes podem ser executados seguindo as etapas descritas na seção acima. Se você estiver conectado, e o usuário conectado tiver função correta, a sua configuração deverá estar correta.

Itens/Fluxos de trabalho do catálogo de demonstração

Foram criados itens e fluxos de trabalho do catálogo de demonstração que ilustram o uso das atividades personalizadas do fluxo de trabalho. Eles fornecem exemplos completos de como os itens e fluxos de trabalho precisam ser configurados para potencializar o aplicativo Adobe Sign for ServiceNow.


Itens do catálogo

Dois itens do catálogo de demonstração foram criados para o aplicativo. Entre os dois itens, todos os cenários suportados para obter uma assinatura são demonstrada.

Observação:

Os endereços de email devem ser inseridos separados por vírgulas (email1@email.com, email2@email.com etc.), e as solicitações de assinatura são enviadas na ordem de entrada.

  • Adobe Sign - Solicitar uma assinatura - Permite que o solicitante selecione um documento existente - em seu disco rígido local ou em um documento de biblioteca existente no Adobe Sign - e envie-o para uma ou mais pessoas para assinatura. O processo pode ser configurado para enviar o documento REAL/imediatamente ou primeiro para visualizar o documento no Adobe Sign
  • Adobe Sign - assinatura de Solicitação W9 - Envia um documento específico para assinatura (nesse caso um formulário W9), e o usuário nunca precisa especificar. Este exemplo mostra como aproveitar o conector para enviar um documento específico, sem precisar solicitar que o usuário procure por ele ou o anexe à solicitação. As especificidades do documento são adicionadas à atividade personalizada do fluxo de trabalho no fluxo de trabalho.


Fluxos de trabalho

Dois fluxos de trabalho de demonstração foram instalados com o aplicativo. Esses fluxos de trabalho também têm valores de estágio personalizados que correspondem ao status de documento no Adobe Sign. Neste momento, somente alguns desses valores são usados, mas outros podem ser usados em versões futuras do aplicativo. 

Adobe Sign - Solicitar uma assinatura - Vinculado ao item de catálogo “Adobe Sign - Solicitar uma assinatura” e ilustra quatro cenários diferentes sobre como o conector pode ser usado para enviar um documento para assinatura:

  • Use um documento existente com visualização - Envia o documento escolhido na lista suspensa depois que o solicitante o visualizou. No envio, o solicitante recebe um email com um link para o contrato criado (consulte Notificações de email). Depois que o usuário verificou o documento, ele será enviado sequencialmente (por ordem de entrada) a todos os endereços de emails inseridos para a assinatura. Quando o contrato for assinado, ele será anexado a um item solicitado concluído.
  • Usar um documento existente sem visualização - Após o envio, envia o documento escolhido na lista suspensa a todos os endereços de email fornecidos, em ordem de entrada. Não há nenhuma visualização do documento. Quando o contrato for assinado, ele será anexado a um item solicitado concluído.
  • Anexar documento com visualização - Envia o documento anexado depois que o solicitante o visualiza. No envio, o solicitante recebe um email com um link para o contrato criado (consulte Notificações de email). Depois que o usuário verificou o documento, ele será enviado sequencialmente (por ordem de entrada) a todos os endereços de email inseridos para a assinatura. Quando o contrato for assinado, ele será anexado a um item solicitado concluído.
  • Anexar um documento existente sem visualização - Após o envio, envia o documento escolhido na lista suspensa a todos os endereços de email fornecidos, em ordem de entrada. Não há nenhuma visualização do documento. Quando o contrato for assinado, ele será anexado a um item solicitado concluído.

 

Adobe Sign - Solicitar assinatura do documento específico - Vinculado ao item de catálogo “Adobe Sign - Solicitar assinatura W9” e ilustra como o conector pode ser usado para definir o documento a ser enviado por fluxo de trabalho e apresentar ao solicitante um documento específico para solicitar. Os dois seguintes cenários são ilustrados neste fluxo de trabalho:

  • Enviar documento especificado pelo fluxo de trabalho com visualização - Envia o documento especificado no fluxo de trabalho depois que o solicitante o visualizou. No envio, o solicitante recebe um email com um link para o contrato criado. Depois que o usuário verificou o documento, ele será enviado sequencialmente (por ordem de entrada) a todos os endereços de emails inseridos para a assinatura. Quando o contrato for assinado, ele será anexado a um item solicitado concluído.
  • Enviar documento especificado pelo fluxo de trabalho sem visualização - Após o envio, envia o documento especificado no fluxo de trabalho a todos os endereços de email fornecidos. Não há nenhuma visualização do documento. Quando o contrato for assinado, ele será anexado a um item solicitado concluído.


Atividades personalizadas do fluxo de trabalho

As atividades personalizadas do fluxo de trabalho foram criadas para facilitar o processo de assinatura. Com base na operação escolhida (anexar um documento, usar um existente, visualização ou nenhuma visualização etc.), a operação de atividade não tem alteração na ordem para processar a solicitação. Cada atividade personalizada é listada abaixo e usada pelo menos uma vez nos dois fluxos de trabalho de exemplo fornecidos.

Observação:

Se você não visualizar as atividades personalizadas como listadas abaixo, consulte a seção de solução de problemas sobre como corrigir o problema.

  • Adobe Sign - Enviar seleção, visualização - Usado quando a variável “adobe_preview” = yes e a variável “adobe_attach_or_existing” = no. Envia o documento escolhido ("adobe_lib_doc") para endereços de email no "adobe_email_address" para a assinatura após o solicitante ter visualizado e enviado para assinatura.
  • Adobe Sign - Enviar seleção, sem visualização - Usado quando a variável "adobe_preview"=no e a variável “adobe_attach_or_existing” = no. Envia o documento escolhido ("adobe_lib_doc") para endereços de email no "adobe_email_address" para a assinatura após o envio de solicitação e não espera uma visualização.
  • Adobe Sign - Enviar anexo, visualização - Usado quando a variável "adobe_preview"=yes e a variável “adobe_attach_or_existing” = yes. Envia o documento anexado aos endereços de email no "adobe_email_address" para a assinatura, após o solicitante ter visualizado e enviado para assinatura.
  • Adobe Sign - Enviar anexo, sem visualização - Usado quando a variável "adobe_preview"=no e a variável “adobe_attach_or_existing” = yes. Envia o documento escolhido ("adobe_lib_doc") para endereços de email no "adobe_email_address" para a assinatura após o envio de solicitação e não espera uma visualização.
  • Adobe Sign - Obter dados de anexo - Usado quando a variável "adobe_attach_or_existing" = yes. Coleta os dados do contrato e utiliza o arquivo Jar e o servidor Mid para converter ao formato de várias partes/formulário. 
  • Adobe Sign - Enviar documento X, sem visualização - Usado quando o documento tiver sido predefinido e a variável "adobe_preview" = no. O parâmetro de entrada "adobe_lib_doc" contém o nome do contrato enviado. O valor do nome pode ser encontrado na tabela “Documentos do Adobe Sign”. No nosso item/fluxo de trabalho de exemplo estamos enviando o documento W-9 e também estamos estabelecendo como padrão "adobe_agreement_name" para "Solicitação de assinatura do formulário W9".
  • Adobe Sign - Enviar documento X, visualização - Usado quando o documento tiver sido predefinido e a variável "adobe_preview" = yes. O parâmetro de entrada "adobe_lib_doc" contém o nome do contrato enviado. O valor do nome pode ser encontrado na tabela “Documentos do Adobe Sign”. No nosso item/fluxo de trabalho de exemplo estamos enviando o documento W-9 e também estamos estabelecendo como padrão "adobe_agreement_name" para “Solicitação de assinatura do formulário W9”.
  • Adobe Sign - Anexar contrato assinado - Essa atividade retorna o documento assinado do Adobe Sign e anexa ao registro atual. Esta atividade deverá ser usada quando um documento tiver sido selecionado ou anexado pelo solicitante e NÃO quando um documento específico tiver sido codificado. Use “Adobe Sign - Anexar contrato X assinado” para essas situações. 
  • Adobe Sign - Anexar contrato assinado - Essa atividade retorna o documento assinado do Adobe Sign e anexa ao registro atual. Esta atividade deverá ser usada quando um documento tiver sido selecionado ou anexado pelo solicitante e NÃO quando um documento específico tiver sido codificado.
  • Adobe Sign - Anexar contrato X assinado - Essa atividade retorna o documento assinado do Adobe Sign e anexa ao registro atual, na instância de um documento predefinido.


Notificações por email

Três notificações personalizadas de email foram criadas para ilustrar os modelos e os layouts personalizados, bem como para fornecer um exemplo de URL de visualização/verificação.

  • Adobe Sign - Solicitação aberta - Ocorre quando uma visualização tiver sido solicitada (a variável "adobe_preview" for definida como yes) e o item for um dos itens de demonstração. Inclui um link para o contrato aguardando para ser verificado. 

AVISO - Se outras notificações forem criadas, você precisa incluir o URL do documento para que o solicitante possa verificar. Este link também está no formulário RITM e pode ser adicionado a outros ao incluir o campo “URL do documento” para a exibição do formulário.

  • Adobe Sign - Solicitação cancelada - Ocorre quando o item for um dos 2 itens do catálogo de demonstração, o status será “incompleto fechado” e o Estágio é “Anulado”.
  • Adobe Sign - Solicitação fechada - Ocorre quando o item for um dos 2 itens do catálogo de demonstração, o status será "Completo fechado" e o Estágio é "Assinado".

Navegar para qualquer um desses registros permite que você veja os modelos de exemplo, bem como o layout de exemplo.

Configuração do trabalho Atualização automático agendado

O trabalho agendado que atualiza automaticamente a tabela Documentos do Adobe Sign é pré-configurado para executar a 1 da manhã no tempo local do sistema. Essa tarefa pode ser reconfigurada para executar a qualquer momento e pode executar diariamente, semanalmente ou continuamente.

Para editar o trabalho, acesse o menu Administração do Adobe Sign > amplie o item Configuração de atualizar documentos > clique em Trabalho de atualização automática dos documentos

Configure o painel para as configurações desejadas e clique em Atualizar para salvar.

Clique em Executar agora executa o trabalho imediatamente uma vez.

AutoRefresh panel

Suporte e solução de problemas

Informações de contato de suporte

A ajuda à documentação e aos links está incluída nos menus do usuário e do administrador. A site abaixo também oferece as informações de contato para suporte


Solução de problemas

Abaixo, estão alguns problemas comuns que podem surgir durante a configuração e uso do Adobe Sign for ServiceNow.

Nomes de variáveis de item de catálogo - Os nomes de variáveis usados nos dois itens do catálogo de exemplo são muito importantes para a funcionalidade do conector. São usados em grande escala nas atividades personalizadas do fluxo de trabalho, e qualquer alteração feita neles causa problemas no fluxo de trabalho. Se você fizer alterações nos nomes de variáveis, deve fazer uma alteração correspondente em qualquer atividade do Adobe Sign usada no fluxo de trabalho.

Erro de conexão quando você acessa o link “Conectar link ao Adobe” (apenas administradores) - Se você visualizar uma tela de erro de conexão (mostrada abaixo), precisa conectar-se novamente seguindo os procedimentos descritos na seção Conexão da sua conta do Adobe Sign ao ServiceNow . Além disso, verifique se as informações da conta de login do Adobe Sign estão corretas.

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As atividades de anexo não estão funcionando corretamente - As atividades do anexo dependem da conexão ao servidor Mid para funcionar corretamente. Certifique-se de que o servidor Mid esteja funcionando sem problemas e que o arquivo jar esteja instalado corretamente. Se ainda falhar, certifique-se de que todos os nomes de variáveis estão corretos como descrito acima.

Erros de ID de contrato ao enviar uma solicitação - Erros de ID de contrato podem ser causados por documentos listados na tabela “Documento do Adobe Sign”/opção de menu Meus documentos pertencente a outra conta do Adobe Sign. Embora os nomes dos documentos de demonstração fornecidos pela Adobe possam corresponder, há diferentes IDs de contrato na conta. Se a conta anexada do Adobe se alterar, atualize o documento usando “Atualizar lista de documentos” no menu Adobe Sign.

As opções do menu estão/não estão visíveis para usuários, certifique-se de que todos os usuários que precisam de acesso ao aplicativo tenham as funções corretas atribuídas a eles.Se você estiver usando grupos, certifique-se de que eles também têm as funções necessárias anexadas.

Nenhum erro, mas os destinatários de email não estão recebendo as solicitações de assinatura, certifique-se de que você esteja inserindo os endereços separados por vírgulas. O formato correto é email1@email.com, email2@email.com, email3@email.com, etc.

As atividades personalizadas do fluxo de trabalho não aparecem como devem no editor de fluxo de trabalho - Atualmente, há um erro que afeta a visibilidade das atividades personalizadas do fluxo de trabalho. O problema ocorre geralmente após uma atualização ou uma atualização para o Adobe Sign do aplicativo ServiceNow. Se não for possível ver as atividades, siga as etapas abaixo para corrigir isso.

  • Navegue até a tabela “wf_element_activity” ao digitar wf_element_activity.list na barra de pesquisa de navegação à esquerda
1_navigate_to_wfelement

Você vê todas as atividades do fluxo de trabalho listadas, inclusive as globais.

  • Filtre a lista para obter apenas as atividades do Adobe Sign ao usar o filtro do aplicativo = AdobeSign
2_filter_using_adobesign

Assim que você tiver a lista filtrada com apenas as atividades do Adobe Sign, você verá cada versão da atividade listada. A não ser que você tenha adicionado suas próprias atividades personalizadas, a contagem deve ser de aproximadamente 320, conforme mostrado na captura de tela

  • Clique em qualquer registro de atividade para abrir essa atividade específica e clique no ícone de opções no cabeçalho do registro e escolha Versões
3_select_versions

 

Isso o leva para uma lista de versão:

4_versions_list

 

  • Ordene a lista de versão pela versão e abra o registro da última versão. Neste exemplo, a última versão é a 10, então será necessário editar esse registro específico 

Observe que mesmo se você visse a versão 10, ela está definida como Published = false. Essa é a raiz do problema que estamos tentando resolver. Mesmo que as atividades estejam lá, o registro da última versão não está definido como Published = true, por isso elas não aparecem no editor de fluxo de trabalho como disponíveis.

5_version_10
  • Defina a última versão como verdadeira ao clicar duas vezes no campo publicado e alterá-lo de falso para verdadeiro
  • Repita este processo para cada atividade personalizada
    • Pode ser útil filtrar a atividade que você acabou de corrigir da lista principal à medida que você a percorre.

Observação:

A lista relacionada não é visível de início. Se você não a vir, adicione-a à visualização do registro seguindo as etapas abaixo.

Adicionar a Lista relacionada à visualização

Para adicionar as Listas relacionadas à visualização:

  • Clique no ícone de opções (como você fez acima para obter a opção de versões) e escolha Configurar > Listas relacionadas.  
1_choose_relatedlist
  • Mova a lista relacionada Versão > Definição do elemento para a caixa Selecionados
  • Clique em Salvar
2_add_version_-_elementdefinition

Esta ação adiciona as listas relacionadas ao formulário e só precisa ser concluída uma vez para todos os registros.

Agora você deve ser capaz de clicar duas vezes no campo ativo e definí-lo como verdadeiro.

3_related_list_exposed


Referências


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