Adobe Sign para Salesforce: Conector CPQ

O conector CPQ do Adobe Sign para Salesforce insere um botão nas cotações CPQ que permite gerar um contrato e anexar automaticamente uma cotação a ele, deixando-o pronto para envio para assinatura.

Pré-requisitos

Você deve ter:

Observação: o Salesforce CPQ v234.4.1 e versões posteriores incluem uma atualização compatível com recursos avançados de geração de contratos que usam variáveis de tempo de execução.

installed-packages

Instalação

  1. Acesse o Pacote de componentes do conector do Adobe Sign para Salesforce CPQ no AppExchange do Salesforce.
  2. Selecione Obter agora.
  3. Selecione a opção de logon apropriada, da seguinte maneira:
    1. Se você já tiver uma conta do Salesforce, selecione Fazer logon e insira as suas credenciais quando solicitado.
    2. Se você não tiver uma conta, selecione Continuar como convidado. Será solicitado que você crie uma conta do Salesforce. Quando terminar, repita as etapas 1 e 2 para fazer logon com suas credenciais.
log_in

4. Quando solicitado, selecione o ambiente de instalação: Produção ou Sandbox.

5. Revise as informações e os termos de condições de instalação:

  • Marca a caixa de seleção de termos e condições para confirmar que você leu e concorda com as condições.
  • Selecione Confirmar e instalar.
confirm-install

6. Quando solicitado a fazer logon na sua organização do Salesforce, insira o nome de usuário e a senha e selecione Fazer logon no Salesforce.

7. Na página exibida, selecione Instalar para todos os usuários e, em seguida, Instalar.


Fazer referência cruzada entre objetos de Contrato e Cotação

Configurar o CPQ para expor a ação "Gerar Adobe Sign"

Depois de instalar o Adobe Sign para Salesforce CPQ versão 1.4 ou posterior, siga as etapas abaixo para instalar o botão para gerar a cotação e anexá-la automaticamente a um contrato:

  1. Navegue até Configuração > Objetos e campos > Gerenciador de objeto.

  2. Na coluna esquerda, selecione Cotação.

  3. No painel esquerdo, selecione Layouts de página.

  4. Em Nome do layout de página, selecione Layout da cotação.

  5. Na caixa de tipo de objeto na parte superior, selecione Botões.

  6. Arraste e solte o objeto Gerar Adobe Sign na seção Detalhes da cotação.

    Adicione o botão Gerar Adobe Sign à seção Detalhes da cotação

  7. Selecione Salvar.

    Isso configura o plug-in.

  1. Concluída a instalação, navegue até Configuração > Ferramentas da plataforma > Aplicativos > Pacotes instalados

  2. Para o pacote Salesforce CPQ, selecione Configurar.

  3. Selecione a guia Plug-ins.

  4. No campo Plug-in de assinatura eletrônica, insira o valor: ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin

  5. Selecione Salvar.

Criar modelos padrão (recomendado)

Para anexar automaticamente uma cotação a um contrato pronto para envio, você deve criar um modelo padrão para o contrato e a cotação.

A configuração abaixo é um modelo básico para anexar a cotação e preparar o contrato. Opções adicionais podem ser encontradas na Seção Modelos.

Observação:

Ao usar a opção Gerar com o Adobe Sign, o modelo de contrato deve ser configurado somente com a variável de modelo de contrato.

Configurar um modelo de contrato usando variáveis de tempo de execução fornece mais eficiência na criação de contratos. Ao criar contratos, ele anexa automaticamente o PDF do documento de cotação gerado ao contrato. Isso também permite que os usuários usem documentos da biblioteca do Adobe Sign em seus modelos de contrato, além do documento de cotação.

  1. Navegue até o Iniciador de aplicativos e abra o Adobe Sign para Salesforce.

  2. Abra a guia Modelos de contrato e selecione Novo.

  3. Atribua um nome para o modelo e selecione Salvar.

  4. Na página de configuração do modelo de contrato que é aberta:

    1. Forneça um Nome de contrato padrão.
    2. Defina o Objeto Salesforce como o Documento de cotação.
    3. Selecione Mapear dados nos campos do contrato.
      1. Selecione o campo Tipo de origem para ser a Oportunidade de cotação e mapeie-o para o campo Oportunidade de acordo de destino.   
    Relacione os campos de oportunidade

    A página resultante aparece conforme mostrado abaixo:

    Detalhes do modelo

  5. Na guia Anexo:

    1. Para adicionar um documento padrão a cada cotação, selecione Carregar Arquivos ou arraste e solte o arquivo no campo Carregar.
    2. Para anexar a cotação, selecione Escolher origem do documento.
    cpq-choose-doc-source

  6. Na caixa de diálogo Escolher origem do documento que é aberta, selecione a opção Variável de tempo de execução. No campo Adicionar um nome de variável de tempo de execução, atribua o nome da variável como QuoteDocumentSelecione Adicionar quando terminar.

    choose-doc-source

    A cotação anexada aparece conforme mostrado abaixo:

    documents-added

  7. Na guia Destinatários, exclua o registro de destinatário padrão clicando no X do lado direito. Em seguida, selecione Adicionar destinatário do objeto ou da variável do tempo de execução.

    Adicionar objeto de formulário de destinatário

  8. Para configurar o destinatário:

    1. Escolha o objeto ou a variável de tempo de execução: Pesquisa com base no campo de objeto mestre
    2. Tipo de destinatário: Contato
    3. Objeto mestre do formulário de campo de origem: ID de contato primário
    4. Selecione Salvar.
    Destinatário configurado

    O destinatário resultante aparece conforme mostrado abaixo:

    Destinatário configurado

  9. Selecione a guia Regras e, em seguida, selecione a opção Definir como modelo padrão para todos os acordos.

    Definir como modelo padrão

  10. Verifique se o modelo está alternado para Ativo e Salve o Modelo de contrato.

    Observação:

    Você pode configurar com segurança outros elementos do modelo conforme necessário, como a mensagem do contrato, os lembretes ou os contrassignatários.

  1. Navegue até o Iniciador de aplicativos e abra o Salesforce CPQ

  2. Selecione a guia Modelos de cotação e, em seguida, selecione Novo.

    Novo Modelo de cotação

  3. Configure o modelo com as seguintes especificações:

    • Insira um nome para o Nome do modelo.
    • Selecione a opção Padrão.
    • Selecione o Status de implantação como Implantado.
    • Para o campo Modelo de contrato, selecione o Modelo de contrato criado acima.
    Modelo de cotação CPQ

  4. Salve o modelo de cotação.


Confirmar a funcionalidade

Quando a instalação for concluída, verifique se os objetos estão funcionando corretamente.

O processo a seguir descreve a funcionalidade padrão, em que a cotação gerada é anexada automaticamente ao contrato, e o destinatário do contrato é o contato de cobrança na cotação CPQ.

Para explorar e utilizar os benefícios da integração entre o Adobe Acrobat Sign e o CPQ, consulte Modelos do Adobe Sign.

  1. Inicie o CPQ no Iniciador de aplicativos.

  2. Para criar um novo modelo de cotação, selecione a guia Modelos de Cotação

    O Modelo de cotação determina o estilo e o layout geral da página de cotação: tamanho da página, margens, tamanho da fonte, família, cor etc.

  3. Selecione a guia Cotações e crie uma nova cotação com os seguintes detalhes:

    • Defina o relacionamento da cotação com a conta ou oportunidade do Salesforce.
    • Forneça outros detalhes: condições de pagamento, método de entrega, desconto e informações sobre faturamento/entrega.
    • Selecione Salvar.

  4. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Editar linhas.

    Ele abre a página Editar Cotação sem itens de linha.

  5. Para iniciar a lista de produtos, selecione Adicionar produtos.

  6. Na lista, selecione os produtos que deseja incluir na cotação e clique em Selecionar.

    A página Editar cota é carregada novamente e mostra os itens de linha selecionados.

    Essa página permite editar cada item de linha para modificar a quantidade ou os campos de desconto adicional.

  7. Selecione Salvar quando os itens de linha estiverem prontos.

  8. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Gerar Adobe Sign.

    Botão Gerar Adobe Sign

  9. Para criar o Documento de cotação, selecione Gerar.

    Observação: Antes de gerar o Documento de cotação, certifique-se de que o formato de saída seja PDF.

    Documento de cotação gerado

    Após o processo de criação, o contrato é aberto com o status Rascunho. Para adicionar outros documentos, selecione Adicionar arquivos ou arraste e solte um arquivo da área de trabalho para o campo Arquivos.

    Observação:

    Se você estiver usando a pesquisa de Modelo de contrato, poderá configurar o modelo para Envio automático, e a cotação será enviada automaticamente depois de gerada.

    Contrato anexado ao objeto SFDC

  10. Para enviar a cotação ao destinatário, selecione Enviar.

    Enviar contrato

    Depois que o contrato for enviado com sucesso, você verá a mensagem exibida abaixo.

    À medida que o contrato avança pelo ciclo de assinatura, seu status atualiza automaticamente o status da cotação:

    • Enviado: quando o status do contrato é Enviado para assinatura.
    • Assinado: quando o status do contrato é Assinado.
    • Aprovado: quando o status do contrato é Aprovado.
    • Cancelado: quando o status do contrato é Cancelado.
    • Expirado: quando o status do contrato é Expirado.
  1. Inicie o CPQ no Iniciador de aplicativos.

  2. Para criar um novo modelo de cotação, selecione a guia Modelos de cotação

    O Modelo de cotação determina o estilo e o layout geral da página de cotação: tamanho da página, margens, tamanho da fonte, família, cor etc.

  3. Selecione a guia Cotações e crie uma nova cotação com os seguintes detalhes:

    • Defina o relacionamento da cotação com a conta ou oportunidade do Salesforce.
    • Forneça outros detalhes: condições de pagamento, método de entrega, desconto e informações sobre faturamento/entrega.
    • Selecione Salvar.

  4. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Editar linhas.

    Ele abre a página Editar cotação sem itens de linha.

  5. Para iniciar a lista de produtos, selecione Adicionar produtos.

  6. Na lista, selecione os produtos que deseja incluir na cotação e clique em Selecionar.

    A página Editar cota é carregada novamente e mostra os itens de linha selecionados.

    Essa página permite editar cada item de linha para modificar a quantidade ou os campos de desconto adicional.

  7. Selecione Salvar.

  8. Para incluir um ou mais documentos adicionais na cotação:

    1. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Incluir documento.
    2. Selecione Escolher arquivo e pesquise no sistema local o arquivo que deseja incluir.
    3. Depois de anexar o arquivo, selecione Salvar.

  9. No canto superior direito, selecione o menu suspenso Mais Ações () > Gerar documento.

  10. A cotação é gerada como um documento e a página exibe a cotação e outros documentos incluídos. Agora, você pode adicionar os arquivos disponíveis e reordená-los. Uma vez concluído, selecione Enviar para o Adobe Sign.

    Isso anexa automaticamente a cotação e os arquivos de Conteúdo incluído ao contrato. O contato de cobrança no registro de cotação CPQ é importado como o Destinatário no contrato.

    Quando o contrato é criado, é possível vê-lo associado à conta e oportunidade do Salesforce (por meio da configuração de cotação) em um status de Rascunho (se você adicionou o objeto do contrato aos layouts da página da conta e oportunidade).

    Observação:

    Se você estiver usando a pesquisa de Modelo de contrato, poderá configurar esse modelo para Envio automático, e a cotação será enviada assim que gerada.

    Contrato anexado ao objeto SFDC

    Para modificar e enviar o contrato:

    1. Selecione o link do contrato para abri-lo.
    2. Revise a lista de destinatários e os arquivos anexados e edite conforme necessário.
    3. Selecione Enviar.
    Enviar contrato

    Depois que o contrato for enviado com sucesso, você verá uma mensagem de êxito, conforme mostrado abaixo.


Destaques do modelo do Adobe Sign

Os modelos do Adobe Sign são eficientes e têm ampla capacidade de automatizar a configuração dos processos de contrato, bem como o preenchimento de dados de e para formulários de contrato.  Para uma análise completa dessas capacidades, consulte o Guia de mapeamento de campos e modelos.

Veja abaixo um exemplo de configuração com algumas opções que funcionam bem com o Salesforce CPQ.

Pré-preenchimento de campos do contrato com valores de campo de cotação

É possível personalizar um contrato adicionando valores do Documento de cotação. Para fazer isso:

  1. Vá para o Iniciador de Aplicativos e abra o Adobe Sign.
  2. Selecione a guia Modelos de contrato e, em seguida, selecione Novo.
  3. Defina o Tipo do objeto principal como SBQQ__QuoteDocument__c
    Isso permite que os valores de campo do Documento de cotação sejam mapeados no contrato. Por exemplo, isso mapeia o nome do Documento de cotação para o Nome do contrato.
  4. Selecione Salvar.
  5. Selecione a guia Relacionado
  6. Para a seção Mapear dados nos campos do contrato, selecione Novo.
    Isso abre a página Adicionar um novo mapeamento de campo página.
  7. Na lista de seleção Método de mapeamento, selecione Campo do objeto principal.
  8. Selecione Próximo.
Novo modelo de contrato para cotações

Mapear novos campos

Selecione o Método de mapeamento

9. Para especificar o valor do campo e o campo de destino:

  1. A lista de seleção Selecionar campo de origem do objeto principal apresenta todas as opções de campo que você pode usar como origem do valor do campo que deseja importar para o campo Contrato. Para este exemplo, selecione Nome do documento (string).
  2. Campo do contrato de destino é o campo no qual você deseja inserir o valor. Para este exemplo, use Nome do contrato (string).
  3. Selecione Salvar.

    À medida que você adiciona mapeamentos ao modelo, eles criam uma lista na guia Relacionado do modelo.

10. Para excluir ou editar um registro, abra o menu suspenso e selecione Excluir ou Editar.

Lista de mapeamentos


Adicionar anexos

Você pode adicionar um Documento de cotação a contratos seguindo um processo semelhante ao de anexar qualquer arquivo a um contrato. Quando você cria um contrato e adiciona um anexo, ele anexa automaticamente o PDF do Documento de cotação gerado ao contrato.

Siga as etapas abaixo para adicionar um Documento de cotação a um contrato:

  1. Abra o Modelo de contrato e selecione a guia Relacionado.

  2. Selecione Adicionar anexos.

    Adicionar anexos

  3. Selecione Novo.

  4. Na caixa de diálogo exibida, selecione Variável de tempo de execução no campo Tipo de anexo de arquivo e selecione Próximo.

    Observação: você também pode anexar arquivos da biblioteca do Adobe Sign (EchoSign), do conteúdo do Salesforce, da biblioteca ou do objeto principal.

    Selecionar o tipo de arquivo anexo

  5. Na caixa de diálogo que é aberta, insira Documento de cotação no campo Nome da variável e selecione Salvar.

    Observação: um nome de variável é necessário porque uma variável de tempo de execução foi selecionada para o tipo de anexo. Se você selecionar uma biblioteca como o Tipo de anexo, será exibida uma lista de documentos disponíveis nessa biblioteca.

    Identificar o documento

    Assim como os Mapeamentos de campo, uma lista de arquivos anexados para o modelo é criada na guia Relacionado do modelo.

    Arquivos anexos listados

Adicionar destinatários

Você pode adicionar destinatários ao Modelo de contrato para definir um fluxo de assinatura com base em suas práticas internas. Você pode simplesmente enviar o contrato ao cliente/signatário ou incluir etapas de aprovação interna e contra-assinatura. Quando um PDF de Documento de cotação é anexado a um contrato, ele automaticamente chama o contato principal para quem o Documento de cotação foi gerado.

Siga as etapas abaixo para adicionar o contato principal na cotação como um signatário usando uma variável de tempo de execução:

  1. Abra o Modelo de contrato e selecione a guia Relacionado.

  2. Selecione Adicionar destinatários.

    Adicionar destinatários

  3. Selecione Novo.

  4. Na caixa de diálogo que é aberta, forneça os detalhes da seguinte maneira:

    • No campo Origem do destinatário, selecione a Variável de tempo de execução.
    • Certifique-se de que o Tipo de destinatário seja Contato.
    • A Função do destinatário determina se o Contato aplicará uma assinatura. Selecione Aprovar ou Delegar.
    • A Verificação do signatário determina se o destinatário deve usar uma autenticação de dois fatores.
      • Email - sem um segundo fator, o email é o único método de validação da identidade do destinatário
      • Senha - aplica uma senha à assinatura do documento, exigindo a sua inserção para que o documento se torne visível
      • KBA - a autenticação baseada em conhecimento (KBA) só pode ser usada nos Estados Unidos e utiliza o número de seguro social do destinatário para fazer várias perguntas que devem ser respondidas para que o documento se torne visível
      • Rede social - a autenticação via rede social exige que o signatário realize a autenticação por meio de outro aplicativo de rede social (LinkedIn, Facebook etc.) antes de apresentar o documento
      • Telefone - um SMS é enviado para o telefone do destinatário e, em seguida, ele deve inserir o número de seis dígitos fornecido para visualizar o documento
    • O método Mensagem do destinatário envia uma mensagem privada ao destinatário no momento em que ele abre o documento para assinatura.
    • O Índice é a ordem de assinatura do destinatário.
    • Uma vez concluído, selecione Próximo.

  5. Na caixa de diálogo que é aberta, no campo Nome da variável, insira PrimaryContact e, em seguida, selecione Salvar.

    A lista de destinatários aparece na guia Relacionado do modelo de contrato, conforme mostrado abaixo.

    Lista de destinatários

Vincular o Modelo de cotação ao Modelo de contrato

Você pode vincular o Modelo de contrato ao Modelo de Cotação para automatizar o contrato ao gerar sua cotação.

Observação: ao usar a opção Gerar com o Adobe Sign, o modelo de contrato deve ser configurado somente com a variável de modelo de contrato.

Para vincular os objetos:

  1. Certifique-se de que você tem o campo Contrato no layout de página do Modelo de cotação.
  2. Abra o Salesforce CPQ no Iniciador de aplicativos.
  3. Selecione a guia Modelos de cotação.
  4. Edite o Modelo de cotação que deseja associar ao Modelo de contrato.
  5. No campo Modelo de contrato, selecione o Modelo de contrato correto.
  6. Selecione Salvar.
Selecione o Modelo de contrato para vincular ao Modelo de cotação

Antes de usar um modelo de contrato, verifique se:

  • Seu Modelo de contrato está Ativo.
  • Seu Modelo de cotação está com o status Implantado.
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