Adobe Sign para autoassinatura (Experience Cloud)

O Self Sign é um componente pronto para uso que permite aos usuários do portal da comunidade assinar contratos de autoatendimento. Adicione este componente a qualquer portal da Salesforce Experience Cloud (cliente, parceiro, funcionário etc.) para que os usuários possam iniciar e assinar os contratos diretamente no portal.

Pré-requisitos

As novas instalações devem permitir Gerar modelos de contrato de amostra ao vincular o Salesforce ao Adobe Sign

Etapa 1 - Vincule sua conta

Se os modelos não foram gerados durante a instalação, ou se você atualizou de uma versão anterior do pacote para a v19, é possível gerá-los na guia Administrador do Adobe Sign.

2. Gere modelos a partir da guia Administração

Verifique se:

  • A guia Tipos de contrato tem o tipo NDA
  • A guia Modelos de contrato tem o modelo Testar contrato da comunidade
3. Tipo de contrato - NDA

4. Modelos de contrato - Testar comunidade


Ativar Chatter (somente v18-21)

Se a versão do pacote for anterior à versão v22, o Chatter deve estar ativado na organização SFDC.

Se você ainda não tiver o Chatter ativado:

  • Navegue até: Configuração > Ferramentas da plataforma > Configurações do recurso > Chatter > Configurações do Chatter
  • Clique no botão Editar
  • Marque a caixa de seleção Ativar
  • Clique em Salvar


Ativar experiências digitais

Será necessário ativar as Experiências digitais se ainda não tiverem sido ativadas.

  • Navegue até: Configuração > Ferramentas da plataforma > Configurações do recurso > Experiências digitais > Configurações
  • Marque a caixa de seleção Ativar experiências digitais
  • Forneça um nome de domínio para as experiências
    • Se a conta já tem um domínio configurado, você pode usar o mesmo valor para as experiências
  • Clique em Salvar
    • Clique em OK quando você receber um aviso dizendo que seu Domínio não pode ser alterado uma vez estabelecido
Ativar experiências digitais


Ativar dois sites CSP confiáveis

Dois Sites confiáveis da política de segurança de conteúdo devem ser configurados para permitir explicitamente os URLs de base para sua conta do Adobe Sign

1. Localize o fragmento de URL do Adobe Sign:

  • Faça logon no Adobe Sign e observe o URL
  • Copie o parâmetro imediatamente antes de echosign.com (possivelmente a parte adobesign.com) (o valor de fragmento)
    • .na1 nesse caso: https://caseyjones.na1.echosign.com
  • Feche a guia

 

2. Navegue até Configuração > Configurações > Segurança > Sites confiáveis CSP

3. Clique em Novo site confiável

 

4. Defina os campos da seguinte forma:

  • Nome do site confiável: AdobeSign
  • URL do site confiável: https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (por exemplo, https://secure.na1.adobesign.com)
    • Se a sua conta não foi atualizada para o domínio adobesign.com, você pode usar echosign.com
  • Ativo: mantenha selecionado
  • Contexto: sites do Experience Builder
  • Verifique a Diretiva CSP Permitir site para frame-src

5. Clique em Salvar

Definição de Site Confiável do CSP

 

6. Navegue de volta para Configuração > Configurações > Segurança > Sites confiáveis CSP

7. Clique em Novo site confiável

8. Defina os campos da seguinte forma:

  • Nome do site confiável: AdobeSign2
  • URL do site confiável: https://secure.adobesign.com
  • Ativo: mantenha selecionado
  • Contexto: sites do Experience Builder
  • Verifique a Diretiva CSP Permitir site para frame-src

9. Clique em Salvar

Segundo site confiável do CSP

 

Quando concluído, os sites CSP devem ter esta aparência:

Sites confiáveis do CSP


Ativar a permissão Usuário da comunidade do Adobe Sign para todos os usuários da comunidade

Permitir que os usuários da comunidade tenham a permissão Usuário da comunidade do Adobe Sign não é um pré-requisito para criar o portal da comunidade, mas é exigido para que eles possam usar o portal:

  • Acesse: Configuração > Administração > Usuários > Conjuntos de permissões
  • Clique no rótulo da permissão Usuário da comunidade do Adobe Sign
Atribuir conjuntos de permissões

  • A página Conjunto de permissões é aberta:
    • Clique em Gerenciar atribuições
  • A página Usuários com atribuições é aberta
    • Clique em Adicionar atribuição
  • A página Atribuir a usuários é aberta
    • Selecione todos os usuários aos quais você deseja aplicar o conjunto de permissões
    • Clique em Atribuir
Atribuir conjunto de permissões a usuários


Criação do usuário do portal da comunidade

Clonar o perfil de usuário da comunidade

Para configurar os perfis de usuário para usar o portal de autoatendimento do Adobe Sign, será necessário editar o perfil, o que significa que você precisará clonar um dos perfis padrão.

  • Navegue até: Configuração > Administração > Usuários > Perfis
  • Clique no link Clonar ao lado de um dos perfis padrão da Comunidade do cliente
    • Existem quatro perfis de Comunidade do cliente e qualquer um deles pode ser usado
    • Observe o tipo de licença de usuário do perfil que irá clonar
  • Fornecer um nome intuitivo para o perfil clonado e Salvar


Criar uma conta, contato e usuário para a comunidade

Uma conta, contato e usuário precisam ser criados.

Observação:

Um proprietário de conta deve ser associado a uma Função para ativar os usuários do portal. Verifique se o usuário do Salesforce tem uma função associada (qualquer função serve).

Configuração > Administração > Usuários > Usuários > {clique no link Editar à esquerda do seu nome completo}

Para criar a conta:

  • Inicialize o aplicativo de Vendas do Inicializador de aplicativos
  • Clique na seta para baixo na guia Conta e selecione a opção de menu + Nova conta

Quando a sobreposição de Nova conta for exibida, insira um valor de Nome de conta que identifique claramente essa conta como a conta portal do Adobe Sign.

  • Este é o único valor necessário
  • Clique em Salvar ao concluir

Em seguida, um Contato e um Usuário precisam ser criados na conta:

  • Clique no ícone Criar na parte superior direita da janela
  • Selecione Novo contato no menu

Quando a sobreposição de Novo contato aparecer:

  • Digite um valor de Nome significativo
  • Digite um valor de Email para o contato. Dê preferência para o email de um administrador que controla o conteúdo do portal da comunidade
  • Associe o Contato à conta do portal da Comunidade do Adobe Sign que você criou na etapa anterior
  • Clique em Salvar
Configurar o contato da comunidade

  • Abra a nova página Contato que você acabou de criar
  • Clique na engrenagem de Configuração, no canto superior direito da janela
  • Selecione Editar objeto do menu
Edite o Objeto de contato

 

  • Selecione a opção Layout de página do painel à esquerda
  • Edite o Layout de contato

 

  • Selecione Ações para dispositivos móveis e Lightning das opções do objeto
  • Arraste o botão Habilitar usuário do cliente na seção Ações do Salesforce móvel e Lightning Experience
  • Arrastar o botão Fazer logon no Experience como usuário para a seção Salesforce Mobile e ações do Lightning Experience
  • Salvar o layout da página

  • Retorne ao seu representante da comunidade e clique no botão Ativar usuário do cliente
Habilitar usuário do cliente

Uma página de Novo usuário é aberta com as informações de contato importadas.

Configurar o usuário:

  • Defina a Licença de usuário de modo a corresponder com a licença do Perfil que você clonou anteriormente
  • Defina o Perfil para o perfil clonado
  • Clique em Salvar ao concluir

A página Usuário de configuração é atualizada, mostrando os detalhes do usuário.

  • Passe o mouse sobre o link Atribuições do conjunto de permissões
  • Clique no botão Editar atribuições.

A página Atribuição do conjunto de permissões do usuário é aberta.

  • Selecione o Usuário na comunidade do Adobe Sign
  • Clique no botão Adicionar
  • Clique em Salvar


Configuração da página da comunidade SFDC


Iniciar uma nova experiência digital

  • Navegue até: Configuração >  Ferramentas da plataforma > Configurações do recurso > Experiências digitais > Todos os sites
  • Clique no botão Novo
Experiências digitais - Todos os sites

 

  • Selecione a experiência Serviço do cliente
    • A experiência Atendimento ao cliente é necessária para os componentes de autoatendimento

 

  • Quando a página Serviço do cliente carregar, clique em Começar

 

  • Insira um Nome para o site
    • Opcionalmente, você pode adicionar um nome específico do site ao URL, o que é útil se você tem vários sites
  • Clique em Criar quando o Nome estiver configurado

Gráficos atraentes mostram as execuções enquanto a Comunidade é criada. Uma vez concluído, a página da Comunidade é exibida.

►O nome da Comunidade é exibido na parte superior da janela, destacado em amarelo

►A sequência de caracteres específica do site no URL pode ser vista na barra de endereços, destacada em azul-petróleo


Configurar o workspace da experiência para ativar usuários

  • Navegue até: Configuração > Ferramentas da plataforma > Configurações do recurso > Experiências digitais > Todos os sites
  • Clique no link Espaços de trabalho da sua comunidade
Clique em Workspaces

A página Meus espaços de trabalho é carregada:

  • Clique na opção Administração

A página de Administração é aberta para a comunidade.

Com as Configurações selecionadas no painel esquerdo:

  • Clique no botão Ativar à direita do indicador de status
Ativar o site

 

Selecione Membros do painel esquerdo

  • Selecione Tudo no menu suspenso de pesquisa
  • Selecione o Perfil personalizado criado na lista Perfis disponíveis
  • Clique no botão Adicionar, movendo o perfil para a lista Perfis selecionados
  • Clique no botão Salvar

Publicar o portal  

  • Navegue até: Configuração > Ferramentas da plataforma > Configurações de recursos > Experiências digitais > Todos os sites
  • Clique no link Construtor da sua comunidade
Selecionar o construtor

  • Clique no botão Publicar no canto superior direito da janela
Publicar


Defina as configurações de Visibilidade do perfil da configuração Email do usuário da comunidade como Público

O endereço de email na seção Visibilidade do perfil da comunidade deve ser definido como Público:

  • Abra a página Contato do usuário em nome do qual você usará para enviar
  • Selecione Fazer logon no Experience como usuário
Fazer logon na experiência como usuário

A interface do portal é aberta:

  • Clique no nome de usuário na parte superior direita da janela da página da comunidade para abrir a janela suspensa
  • Selecione Minhas configurações

A página Minhas configurações do usuário é aberta:

  • Na seção de Visibilidade do perfil, defina o valor de Email para Público
  • Clique em Salvar


Adicionar o componente Adobe Self Service Sign ao Workspace

  • Navegue até: Configuração > Ferramentas da plataforma > Configurações do recurso > Experiência digital > Todos os sites
  • Clique no link Espaços de trabalho da comunidade
  • Clique na opção Construtor na seção Meus espaços de trabalho da página
  • Clique no ícone Componentes na parte superior esquerda da página, navegue até a parte inferior do menu e clique e arraste a opção Adobe Self Service Sign para o layout de página.
    • Solte o componente em qualquer lugar em que você quiser exibir os contratos do Adobe Sign
Arraste o componente para o espaço de trabalho

 

A página será atualizada para mostrar o componente adicionado no layout de página e exibirá o painel de gerenciamento para o componente no canto superior direito.

14. O objeto Adobe Self Service Sign na página Comunidade

O painel gerenciamento no canto superior direito da janela controla as configurações do Portal. Todos os contratos exibidos no componente têm as configurações aplicadas.

Nenhuma das configurações são obrigatórios e só devem ser utilizadas quando você pretende aplicá-las globalmente.

Os controles individuais são:

► Modelo de contrato — o modelo que controla os contratos listados no portal.

► Escopo do contrato - Essa configuração determina o nível de envolvimento do signatário que é necessário. Duas configurações são possíveis:

○ Usuário — a configuração Usuário disponibiliza o contrato a todos os usuários da conta e cada um precisa assiná-lo. 

○ Conta - A configuração Conta disponibiliza o contrato para todos os usuários da conta, mas exige a assinatura de apenas um deles. Uma vez que assinado, o contrato não fica mais disponível para outros usuários da conta.

► Prazo de assinatura - Um campo estático de data que limita o tempo para o contrato ser assinado. Quando o prazo termina, o botão Assinar ao lado do contrato é removido, impedindo os usuários de preencherem o contrato.

► Dias de renovação - Um valor numérico de forma livre que controla quando o contrato é disponibilizado novamente após a assinatura. Se você tiver um contrato que precisa ser assinado novamente a cada 90 dias, será possível republicá-lo automaticamente 90 dias após a assinatura anterior.

► Título do cabeçalho — o título superior no componente de autoatendimento, à direita da imagem de logon do Adobe Sign.

► Ocultar logotipo do cabeçalho - Oculta o logotipo do Adobe Sign à esquerda do Título do cabeçalho. Marcar a caixa ocultará o logotipo

 

Clique no botão Publicar para disponibilizar o portal.

  • Sempre que você fizer uma alteração no portal ou em qualquer configuração, será necessário republicar o portal


“Permitir envio em nome de terceiros” para ativar os usuários que não têm uma licença do Adobe Sign

Se você tiver usuários do portal que não estão licenciados no Adobe Sign, precisará contornar o licenciamento do usuário, utilizando o recurso “Enviar em nome de” incorporado ao pacote. Isso permite que um usuário da comunidade gere um contrato usando a licença de outro usuário.

Esse processo exige quatro configurações:

  • Ative o recurso Permitir envio em nome de terceiros nas configurações personalizadas
  • Ativar a opção Permitir envio em nome de para o usuário licenciado
  • Configure o Modelo de contrato com a ID do Salesforce de um usuário da comunidade que tenha uma licença do Adobe Sign
  • Defina as configurações de Visibilidade do perfil da configuração Email do usuário da comunidade acima para Público

 

Parte um - ative a configuração:

  1. Navegue até Configuração > Ferramentas da plataforma > Código personalizado > Configurações personalizadas
    • Isso carrega a página Configurações personalizadas
  2. Clique no rótulo Configurações do Adobe Sign
    • A página Configurações do Adobe Sign será carregada

 3. Clique no botão Gerenciar

 4. Clique em Novo (ou Editar, se já tiver configurado)

  • A página Configurações do Adobe Sign será carregada.

5. Pesquise para Permitir envio em nome de terceiros

  • Ative a configuração marcando a caixa de seleção
  • Clique em Salvar

Permita que o Usuário receba contratos em nome de terceiros

Para ativar o Usuário responsável pela funcionalidade Enviar em nome de, adicione o campo Envie como outros usuários ao layout de registro do Usuário da seguinte maneira:

  • Navegue até Configuração > Ferramentas da plataforma > Objetos e campos > Gerenciador de objeto
  • Selecione Usuário no Gerenciador de objetos
  • Selecione Layouts de página do usuário no painel esquerdo da página de objetos do Usuário
  • Clique no link Layout do usuário
  • Com Campos selecionado, clique em Envie como outros usuários no Adobe Sign e arraste-o até a seção “Informações adicionais (Cabeçalho visível somente na edição)” do layout.
  • Clique em Salvar

Com o campo em uso, ative o Usuário específico:

  • Navegue até: Configuração > Administração > Usuários > Usuários
  • Clique na ação Editar do usuário "contato da comunidade"
  • Na página Editar usuário, seção Informações adicionais, ative a opção Permitir envio como outros usuários no Adobe Sign.
  • Clique no botão Salvar


Configurar o modelo de contrato com a userID do administrador

Cada Modelo de contrato pode ter um (e somente um) Usuário para envio de contratos em seu nome. O usuário escolhido deve poder enviar contratos por meio do Adobe Sign, mas nenhuma outra restrição é colocada em prática.

O exemplo a seguir usa o Usuário da comunidade configurado anteriormente.

 

Primeiro, localize e salve a userID do usuário do Salesforce:

  • Navegue até: Configuração > Administração > Usuários > Usuários
  • Clique no link Nome completo do usuário

A página Configurar usuários é aberta.

A UserID pode ser encontrada no URL da página (destacado em amarelo abaixo):

O URL acima exibe (com a ID em negrito):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

Tenha cuidado para não incluir %2F

  • Copiar e salvar a UserID

 

Em seguida, aplique a UserID ao modelo:

  • Navegue até: Inicializador do aplicativo > Adobe Sign > Modelos de contrato
  • Clique no Nome do modelo de contrato que você deseja editar
Navegue até o Modelo de contrato

Clique na guia Recipients e edite o campo Enviar em nome de

  • Colar a UserID do Salesforce no campo (há uma ID preenchida que você pode excluir sem problemas)
  • Clique em Salvar
Editar a opção Enviar em nome de


Adicionar contratos ao portal

Existem dois métodos para fornecer Contratos aos usuários no portal da comunidade:

  • Envio direto — se você envia um contrato para um Contato do Salesforce, esse usuário vê o contrato listado em sua exibição pessoal do portal.
  • Modelo de conta - Quando você precisa obter assinaturas de uma Conta, pode criar um modelo e, em seguida, expor esse modelo aos Usuários. Da perspectiva do usuário, parecerá igual, mas esse método gerará um novo contrato somente no momento em que o usuário clicar no botão Assinar/Aprovar. Confira a seção Modelo de contrato para obter mais detalhes.

 

Ambos os métodos exigem que você:

  • Configurar o portal corretamente
    • Deve estar ativo
    • Deve permitir o Perfil correto, de forma que o usuário possa acessá-lo
    • Deve ter o componente Adobe Sign instalado
  • Configurar os usuários da comunidade
    • Ativados na comunidade
    • Configurados com a licença e o perfil de usuário corretos

Para enviar um contrato diretamente a um usuário:

  • O Destinatário deve ser um Contat 
    •  Se você usar um valor de Email, o contrato não será adicionado ao portal
Contrato configurado

Criação de um modelo em nível de conta

  • Criado com um Modelo de contrato que faz referência apropriadamente a um Tipo de contrato
  • Tem um Tipo de objeto mestre definido para Contato
  • Tem um arquivo anexado
  • Opcionalmente, tem a opção Enviar em nome de configurada


Exibição de usuários da comunidade

Com os Usuários e o Portal corretamente configurados, os Contratos enviados ao Contato são adicionados ao Portal para os Usuários acessarem e assinarem a seu próprio critério.

Os contratos que aguardam a assinatura do usuário são listadas na parte superior. A parte inferior direita do nome do contrato indica se a assinatura ou aprovação é necessária.

  • Sempre que um usuário assina ou aprova um contrato com sucesso, uma mensagem de sucesso é exibida na parte superior do painel do componente

Os contratos assinados anteriormente pelo usuário, mas que estão aguardando outros destinatários concluírem suas ações, são listados ao lado.

Na parte inferior do painel componente estão os contratos concluídos, com o endereço de email do signatário/aprovador e a data de execução listados.

Portal de exemplos

Modelo de contrato

Um Modelo de contrato pode ser inserido no portal da comunidade por meio do painel de gerenciamento do componente para a comunidade.

Painel Gerenciamento

Quando adicionado, o modelo é exibido na seção Aguardando você e é idêntico a qualquer contrato enviado diretamente ao usuário.

A diferença é que o botão Enviar/Aprovar aciona o modelo para gerar um novo contrato no momento do clique e hospeda o contrato no portal. Assim, a lista de Contratos não é preenchida com esses possíveis contratos até o usuário iniciar o processo de assinatura.

Somente um modelo pode ser usado por vez e ele precisa ser controlado pelas outras configurações do painel gerenciamento (descritas abaixo).


Escopo do contrato

O Escopo do contrato limita quem pode disparar o modelo em termos de volume:

  • Quando o Escopo do contrato é definido para Usuário, o modelo fica disponível para todos os usuários com acesso ao portal. Cada usuário pode assinar sua própria cópia do contrato
    • Quando Usuário é selecionado, cada cópia assinada do modelo fica visível no portal na seção Contratos concluídos
  • A opção Conta permite a assinatura de apenas um usuário (o primeiro usuário a clicar no botão e gerar o Contrato). Quando o primeiro signatário conclui o contrato, o link é removido da exibição de todos os outros usuários


Prazo de assinatura

Se um Prazo de assinatura for inserido no painel de gerenciamento do componente, os contratos deverão ser assinados até esta data. O prazo é exibido claramente abaixo do nome do contrato.

Prazo definido

Após a data definida, o botão Assinar é removido e o texto do prazo aparece em uma fonte vermelha.

Contrato expirado


Dias de renovação

O valor de Dias de renovação não está explicitamente visível para o cliente, mas disponibilizará o link do modelo novamente após o número de dias especificado.

por exemplo: se for definido um valor de 360, o link do modelo de contrato será exibido novamente 360 dias após a última vez em que o modelo foi assinado.


Título e logotipo do cabeçalho

O título do cabeçalho é um campo de texto livre e pode ser alterado para qualquer valor desejado.

O logotipo do cabeçalho pode ser ativado/desativado para exibir ou ocultar o logotipo do Adobe Sign.

Logotipo da Adobe

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