Créez et gérez des événements Adobe Connect et les modèles AEM requis. Gérez les participants, les invitations, le suivi de campagne, etc.

Création et modification de modèles et du catalogue d’événements

Les pages d’événement, le catalogue d’événements et les courriers électroniques Adobe Connect sont créés à l’aide de modèles prédéfinis. Pour créer une page d’événement, vous devez d’abord créer un modèle qui répondra à vos besoins. Plusieurs modèles peuvent être conçus à l’avance, stockés et partagés ; ils répondront aux différents besoins d’une organisation.

Création de modèles

Grâce aux modèles, vous bénéficiez d’une plus grande souplesse dans la conception des pages, des catalogues et des courriers électroniques concernant les événements. Avant de créer un événement, vous pouvez créer un modèle regroupant les exigences de cet événement qui peuvent s’appliquer à d’autres événements. Vous pouvez créer et stocker plusieurs modèles au préalable afin de répondre aux différents besoins de votre société. Vous avez également la possibilité d’utiliser des modèles prédéfinis (et de les modifier par la suite si nécessaire) pour les pages et les catalogues d’événements, ainsi que pour les courriers électroniques.

Vous pouvez créer des modèles de page d’événement personnalisée avec une page d’accueil, une page d’informations sur le conférencier, une page d’enregistrement et une page de connexion. Grâce aux deux modèles de page d’événement, les gestionnaires et les administrateurs d’événements peuvent créer autant de modèles personnalisés aux couleurs de la marque que nécessaire. Ils peuvent y ajouter plusieurs composants enrichis : images, contenu Flash, tableaux, graphiques, listes, etc.

Les gestionnaires d’événements peuvent créer des modèles privés, tandis que les administrateurs d’événements peuvent créer des modèles partagés qui répondent aux divers besoins de votre organisation. En règle générale, les modèles partagés garantissent la cohérence et la valorisation de la marque pour les communications de l’ensemble de votre organisation.

  1. Dans l’onglet Evénements, sélectionnez Modèles d’événement ou Modèles de courrier électronique.
  2. Cliquez sur le lien Modifier des modèles situé à côté de l’option Modèle d’événement ou Modèle de courrier électronique.
  3. Dans l’instance AEM lancée, cliquez sur le lien Modèle partagé dans Evénement ou Modèles de courrier électronique Cliquez sur le bouton Créer un nouveau modèle dans l’angle supérieur droit de l’écran pour créer un modèle d’événement ou un modèle de courrier électronique, respectivement.
  4. Indiquez un nom de modèle, sélectionnez le type d’accès, puis sélectionnez un modèle de base.
  5. Cliquez sur Créer.

Recommandations d’Adobe

Recommandations d’Adobe
Modèles d’événement
InteSolv

Recommandations d’Adobe

Recommandations d’Adobe
Créer un modèle d’événement à deux conférenciers dans Adobe Connect
Adobe Systems Inc.

Gestion des modèles

Les administrateurs d’événements peuvent mettre à jour, renommer, supprimer ou copier des modèles existants. Les gestionnaires d’événements peuvent créer uniquement une copie privée des modèles partagés. Les responsables de classe virtuelle et les responsables de webinaire ont également l’autorisation de créer une copie privée des modèles existants. En outre, pour tous les comptes renouvelés qui utilisent les fonctionnalités de séminaires et d’événements, les administrateurs de séminaire ont également l’autorisation de créer une copie privée des modèles existants.

  1. Dans l’onglet Evénements, sélectionnez Modèles d’événement ou Modèles de courrier électronique.
  2. Cliquez sur le lien Modifier des modèles situé à côté de l’option Modèle d’événement ou Modèle de courrier électronique.
  3. Dans l’instance AEM lancée, cliquez sur une option de condition requise dans la marge de gauche. Déplacez le pointeur au-dessus des modèles existants pour afficher les options Modifier le modèle, Créer une copie, Supprimer le modèle et Renommer le modèle.

Composants AEM permettant de définir les modèles Adobe Connect

Adobe Connect utilise la technologie AEM pour concevoir et mettre en forme les modèles de courrier électronique et d’événement, ainsi que le Catalogue d’événements. Les modèles conçus peuvent être partagés et le contrôle d’accès régit leur utilisation. Adobe Connect offre également des composants AEM personnalisés pour les utilisateurs et les administrateurs Adobe Connect. Ces composants AEM peuvent être déposés par glissement dans la zone des modèles et configurés pour une conception et une mise en forme rapides de modèles.

Conteneur

Un conteneur est une zone délimitée dans un modèle d’événement qui sert à stocker tous les composants. Le conteneur vous aide à délimiter une zone de la page ; vous pouvez personnaliser son arrière-plan et restreindre ses dimensions.

Bannière d’événement petite

Présente la petite bannière d’événement qui est téléchargée en tant qu’image dans les informations de l’événement, sur les différentes pages d’événement et dans les courriers électroniques. Vous pouvez personnaliser différentes propriétés de la bannière d’événement : taille, description, alignement et titre. Le contenu du champ Titre est utilisé par les lecteurs d’écran comme texte alternatif. La taille recommandée pour les petites images est de 560 x 230 pixels.

Bannière d’événement large

Présente la grande bannière d’événement qui est téléchargée en tant qu’image dans les informations de l’événement, sur les différentes pages d’événement et dans les courriers électroniques. Vous pouvez personnaliser différentes propriétés de la bannière d’événement : taille, description, alignement et titre. Le contenu du champ Titre est utilisé par les lecteurs d’écran comme texte alternatif. La taille recommandée pour les grandes images est de 740 x 300 pixels.

Affiche dans une liste l’image chargée dans les informations d’événement en tant que grande image de bannière pour les événements proposés.

Durée de l’événement

Affiche la durée d’un événement. La durée est calculée à partir des chronomètres mentionnés dans les détails de l’événement dans Adobe Connect Central.

Informations récapitulatives sur l’événement

Affiche des informations récapitulatives sur un événement, saisies dans les informations d’événement sous la forme d’un champ Informations sur l’événement. Vous pouvez également personnaliser les propriétés de police de l’information.

Informations détaillées sur l’événement

Affiche des informations détaillées sur un événement, saisies sous la forme d’un champ Informations détaillées. Vous pouvez également personnaliser les propriétés de police de l’information.

Liste des événements

Affiche la liste des événements qui permet de créer un catalogue d’événements. Vous pouvez filtrer la liste des événements à l’aide des balises d’événements existantes et n’afficher que les événements sélectionnés. Vous pouvez présenter les événements avec un logo, contrôler leur alignement, afficher les prochains événements, contrôler la disposition du texte sur la page, etc. La liste suivante présente certains des principaux paramètres disponibles dans ce composant :

Evénements par page

L’indication des différentes options numériques dans ce champ permet aux utilisateurs de personnaliser le nombre d’événements affichés par page. Afin de fournir aux utilisateurs plusieurs options, utilisez le lien Ajouter un élément pour ajouter d’autres valeurs.

Position du panneau des balises

Indiquez si le panneau Balises les plus utilisées s’affiche au-dessus des composants, sur le côté droit des composants, ou s’il doit être masqué.

Titre du panneau des balises

Modifie le titre du panneau des balises.

Afficher toutes les balises

L’activation de cette case à cocher affiche les événements à venir sur la page du catalogue d’événements sans filtrage.

Afficher uniquement les balises sélectionnées

Si l’option Afficher toutes les balises n’est pas sélectionnée, vous pouvez sélectionner certaines balises afin de n’afficher que les prochains événements correspondants.

Logo de l’événement

Permet d’afficher/de masquer le logo de l’événement dans la page de catalogue d’événements. Vous pouvez également définir la largeur en pixels du logo. La largeur maximale est de 500 pixels.

Affichage par date

Permet de définir le premier jour de la semaine.

Afficher les prochains événements

Définit le nombre de jours par rapport à la date du jour pour lesquels les prochains événements doivent être affichés sur la page du catalogue.

Balises de filtrage

Vous pouvez activer ou désactiver le filtrage basé sur les balises. Lorsque cette option est activée, vous pouvez sélectionner quelques balises et spécifier l’une des options suivantes :

  • Afficher les événements comportant certaines des balises sélectionnées.

  • Afficher les événements comportant toutes les balises sélectionnées.

  • Afficher les événements ne comportant aucune des balises sélectionnées.

Propriétés de texte

Dans cet onglet, vous pouvez régler les propriétés de texte de différents éléments de la page Catalogue d’événements tels que l’en-tête, le nom de l’événement et la liste des panneaux de balises.

Propriétés de couleur

Dans cet onglet, vous pouvez définir les propriétés de couleur, le style de remplissage, la couleur de bordure, etc., de l’en-tête et de la section des balises les plus utilisées.

Configuration des étiquettes

Dans cet onglet, vous pouvez modifier les valeurs par défaut des différentes étiquettes dans le composant de liste d’événement.

Page de connexion à l’événement

La procédure de connexion est disponible sur la page Connexion à l’événement ; ces informations sont destinées aux participants.

Ajoute un logo de votre événement. Vous disposez de divers paramètres pour personnaliser l’affichage du logo de l’événement : taille, description, alignement et titre. Le contenu du champ Titre est utilisé par les lecteurs d’écran comme texte alternatif. La taille recommandée est de 200 x 120 pixels.

Nom de l’événement

Affiche le nom de l’événement tel qu’il est indiqué dans les informations d’événement. Vous pouvez personnaliser les propriétés de la police. La longueur maximale est fixée à 60 caractères.

Menu de la page d’événement

Insère une barre à onglets contenant des liens vers différentes pages : Page d’informations de l’événement, Page d’informations du conférencier, Page d’inscription aux événements et Page de connexion à l’événement. Vous pouvez concevoir ces quatre pages et organiser leur disposition individuellement. Pour personnaliser une page d’événement particulière, cliquez sur le lien de cette page dans le menu Page d’événement, puis utilisez les composants AEM disponibles pour concevoir la page. Modifiez les options du menu Page dans les paramètres de ce composant, afin d’afficher les pages d’événement et leur nom dans la barre à onglets.

Page d’inscription aux événements

Présente la procédure d’inscription à l’événement à partir du moment où l’utilisateur s’enregistre sur la page d’inscription à l’événement. Le champ de réponse d’inscription comporte au maximum 2048 caractères.

Heure de début de l’événement

Affiche l’heure de début de l’événement telle qu’elle est indiquée dans les informations sur l’événement dans Adobe Connect Central, sur la page de l’événement ou dans les courriers électroniques.

Heure de l’événement

Affiche l’heure de l’événement telle qu’elle est indiquée dans les informations sur l’événement dans Adobe Connect Central, sur la page de l’événement ou dans les courriers électroniques.

Insère un en-tête sur la page d’événement qui affiche le logo transféré dans Adobe Connect Central. Vous pouvez également définir le fuseau horaire des différentes plages horaires affichées sur la page.

Ligne horizontale

Trace une ligne horizontale qui définit différentes sections dans la page de l’événement, à l’aide de ce composant. Vous pouvez contrôler l’espace vierge situé au-dessus de la ligne à l’aide du paramètre de hauteur.

Séparateur horizontal

Crée un séparateur horizontal avec l’espace vierge spécifié afin d’améliorer la lisibilité de la page de l’événement, à l’aide de ce composant. La hauteur de l’espace vierge est définie à l’aide du paramètre de hauteur.

Crée un bouton qui établit des liens vers les détails de l’événement, les pages d’enregistrement, du conférencier et du catalogue, ou de toute autre page Web de votre choix. Vous pouvez personnaliser le style de ce bouton. Les paramètres de ce composant permettent notamment de personnaliser les éléments suivants :

Lien vers

Fournit le lien hypertexte de la destination du bouton de lien. Les options disponibles sont Détails de l’événement, Page d’enregistrement, Page des conférenciers, Page de catalogue et Hyperlien. Si vous sélectionnez l’option Hyperlien, indiquez le lien de destination dans le champ Hyperlien.

Style

Permet de définir le style du bouton et de sélectionner Coins arrondis, Coin arrondi avec flèche, Bouton standard ou Image personnalisée. Si vous sélectionnez Image personnalisée, vous pouvez concevoir votre propre bouton en transférant des images dans les onglets Image à gauche, Centrer l’image et Image de droite.

Hauteur

Définit la hauteur du bouton permettant d’afficher l’intitulé sur les images personnalisées téléchargées.

Intitulé

Permet de personnaliser les diverses propriétés du bouton : intitulé, taille, couleur et famille de police, etc.

Brève présentation du conférencier

Affiche la présentation du conférencier telle qu’elle a été saisie dans les informations sur l’événement, dans Adobe Connect Central et dans vos modèles d’événement. Vous pouvez également spécifier les propriétés de la police.

Présentation détaillée du conférencier

Affiche la présentation détaillée du conférencier telle qu’elle a été saisie dans les informations sur l’événement, dans Adobe Connect Central et dans vos modèles d’événement. Vous pouvez également spécifier les propriétés de la police.

Photo du conférencier

Affiche la photo du conférencier qui a été chargée dans les informations sur l’événement, dans Adobe Connect Central et dans vos modèles d’événement. Vous pouvez également spécifier diverses propriétés pour cette photo : taille, description, alignement et titre. Le contenu du champ Titre est utilisé par les lecteurs d’écran comme texte alternatif. La taille recommandée est de 300 X 400 pixels.

Nom du conférencier

Affiche le nom du conférencier tel qu’il a été indiqué dans les informations sur l’événement, dans Adobe Connect Central et dans vos modèles d’événement. Vous pouvez également spécifier les propriétés de la police.

Texte

Insère du texte à l’aide de l’éditeur WYSIWYG. Vous pouvez également modifier les propriétés de la police du texte.

Le composant de texte disponible dans les modèles de courrier électronique fournit des champs d’exécution supplémentaires. Grâce à ces champs, vous pouvez insérer automatiquement les valeurs des variables suivantes dans vos courriers électroniques.

  • Détails de la conférence audio

  • Nom du créateur d’événement

  • Description de l’événement

  • Durée de l’événement

  • URL de connexion à l’événement

  • Nom de l’événement

  • URL d’enregistrement de l’événement

  • URL du site de l’événement

  • Heure de début de l’événement

  • Résumé des événements

  • Heure de l’événement

  • URL d’événement

  • Prénom

  • Nom

  • Nom d’utilisateur

  • Fuseau horaire

  • Adresse électronique de l’utilisateur

  • Nom du conférencier

  • Présentation du conférencier

  • Présentation détaillée du conférencier

  • URL d’informations sur le conférencier

 

Texte et image

Insère du texte et des images, puis formate leur style en une seule fois, à l’aide de ce composant. Vous pouvez saisir du texte en utilisant un éditeur WYSIWYG, définir les propriétés de la police, télécharger une image et formater les propriétés de l’image : texte de remplacement, description, taille, titre et alignement.

Fuseau horaire

Définit le fuseau horaire de tous les chronomètres affichés sur une page. Tout chronomètre affiché sur la page est converti dans le fuseau horaire spécifié. Vous pouvez ajuster le fuseau horaire vers la gauche, le centre ou la droite.

Affiche le logo de votre société ; il est ajouté dans Adobe Connect Central, sur la page de l’événement ou dans le courrier électronique. Vous pouvez personnaliser ses propriétés : taille, description, alignement et titre.

Titre

Insère un titre à l’aide d’un éditeur WYSIWYG et définit son style d’affichage, à l’aide de ce composant.

Outil d’association d’événement

Le composant Outil d’association d’événements associe une page AEM avec un événement Adobe Connect. Vous pouvez créer un mappage un-un à un événement dans l’instance Adobe Connect associée. Vous pouvez modifier l’association d’événements à tout moment. Vous pouvez spécifier quelle page Evénement est représentée par une page AEM. Pour plus d’informations, voir Intégration des webinaires AEM à Adobe Connect.

Evénement - Invitation de calendrier

Ce composant permet d’insérer un bouton d’invitation Télécharger le calendrier sur la page Confirmation de l’inscription. Vous pouvez personnaliser le texte du message électronique d’invitation à un événement et également modifier l’étiquette du bouton.

Actions de page AEM permettant de gérer un modèle Adobe Connect

Une instance AEM offre différentes actions de page permettant de gérer les modèles que vous concevez.

Créer un nouveau modèle

Vous pouvez également sélectionner l’action de page Créer un nouveau modèle pour commencer la création d’un modèle. Sélectionnez un modèle de base et indiquez si vous souhaitez que le nouveau modèle soit partagé ou privé.

Créer une copie

Crée une copie d’un modèle existant, avec un nom différent. Vous pouvez également indiquer si le nouveau modèle peut être partagé avec d’autres personnes ou rester privé.

Réinitialiser le modèle

Réinitialise la conception et la disposition d’un modèle en fonction d’un autre modèle. Après avoir cliqué sur Réinitialiser le modèle, vous pouvez sélectionner un modèle de base dans une liste.

Supprimer le modèle

Cliquez sur cette option pour supprimer le modèle ouvert. Lorsque vous supprimez un modèle, les événements qui l’utilisent se basent de nouveau sur le modèle par défaut du système.

Titre et arrière-plan de page

Définit le titre de la page et les paramètres d’arrière-plan : image, couleur, etc.

Activer le modèle

Active un modèle que vous avez modifié pour que les modifications s’appliquent à l’instance de publication. Une fois que le modèle modifié est activé, toutes les pages publiées en direct à partir de ce modèle utilisent la version mise à jour. Vous devez activer les nouveaux modèles pour qu’ils puissent être utilisés.

Création d’un événement

Pour créer un événement, utilisez l’assistant de création d’événements. Il vous guide dans la création du nom, du résumé et des informations détaillées sur l’événement. Vous pouvez sélectionner une image à associer à l’événement. Vous pouvez également sélectionner le contenu, déterminer les participants et définir les différentes phases d’envoi de messages électroniques aux participants.

Les événements se composent de contenu, par exemple d’un cours ou d’un curriculum, d’une réunion, d’une salle de cours virtuelle ou d’un séminaire. Le contenu doit être présent dans la bibliothèque appropriée avant la création de l’événement. Vous ne pouvez pas le créer au moment de la création de l’événement. Vous pouvez utiliser tout fichier des bibliothèques de contenus, de réunions, de formations ou de séminaires.

Recommandations d’Adobe

Recommandations d’Adobe
Création d’un événement dans Adobe Connect
Adobe Systems Inc.

Ouverture de l’Assistant de création d’événements

Pour démarrer l’assistant de création d’événements, cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central, accédez au dossier des événements, puis cliquez sur Nouvel événement.

Remarque :

Pour copier rapidement les paramètres d’un événement existant, sélectionnez l’événement, puis cliquez sur le bouton Dupliquer événement. Saisissez ensuite un nom unique, une URL et les dates de début et de fin de l’événement.

Saisie des informations sur l’événement

Dans la première page de l’assistant de création d’événements, sélectionnez le modèle d’événement. Saisissez ensuite des informations sur l’événement : nom, résumé et informations détaillées. Le modèle et le nom de l’événement, le fuseau horaire et la langue sont des informations obligatoires. Les autres champs sont facultatifs.

Les différentes pages d’événement sont créées en utilisant AEM. Le serveur AEM utilisé pour héberger vos pages est différent selon que vous utilisez Adobe Connect hébergé ou votre propre serveur Adobe Connect. Concernant le champ Héberger les URL d’événement sur, choisissez la destination des pages d’événement. Pour héberger les pages d’événement sur votre propre serveur AEM, sélectionnez l’option de serveur AEM externe. Cette option est disponible sur les comptes qui sont déjà liés à un serveur AEM externe.

Afin de simplifier l’inscription aux d’événements, vous pouvez créer des événements qui n’exigent pas de mot de passe. Les participants peuvent se connecter à ces événements en utilisant uniquement leur adresse de messagerie. Pour que les utilisateurs puissent s’inscrire à un événement sans avoir à fournir de mot de passe, sélectionnez l’option S’inscrire sans mot de passe lors de la création d’un événement. Cette option aide les utilisateurs invités, qui ne sont pas enregistrés, à se connecter facilement, en saisissant leur adresse électronique. Les utilisateurs qui sont enregistrés sur le serveur Adobe Connect, doivent se connecter à l’aide de leur nom d’utilisateur et mot de passe pour tous les événements.

Si les administrateurs de compte le permettent, vous pouvez sélectionner l’option S’enregistrer avec des profils de réseau social afin que les utilisateurs puissent s’inscrire à un événement à l’aide de leur compte Facebook ou Google+. L’utilisation des profils sociaux pour l’enregistrement et la connexion n’est disponible que sur l’offre hébergée d’Adobe Connect et non sur les déploiements sur site.

Lors de sa création, un événement peut être classé comme événement en direct ou comme événement à la demande. Dans un événement en direct, le présentateur mène la réunion ou le séminaire, ou anime la classe virtuelle. Dans un événement à la demande, les utilisateurs peuvent accéder à des cours de formation, au curriculum ou au contenu de la bibliothèque de contenus d’Adobe. En général, les événements en direct sont planifiés à l’avance et les participants sont présents pendant une durée indiquée. Les événements à la demande permettent de présenter des contenus préenregistrés : les utilisateurs peuvent se connecter aux événements à la demande au moment où ils le souhaitent. Si vous créez un événement à la demande, vous pouvez présenter le contenu à partir de la bibliothèque d’Adobe Connect, d’un cours ou d’un curriculum. Si vous créez un événement en direct, vous pouvez présenter une réunion, un séminaire ou une classe virtuelle Adobe Connect.

Vous pouvez utiliser des bannières sur les pages et les courriers électroniques d’événements pour rendre le contenu plus attrayant. Vous pouvez fournir des images de grande et de petite taille pour les bannières. Il est recommandé d’utiliser les tailles suivantes : 560 x 230 pixels pour les petites images et 740 x 300 pixels pour les grandes.

Vous pouvez fournir les informations suivantes sur le conférencier. Des informations sur le conférencier sont ajoutées aux courriers électroniques et aux pages d’événements.

  • Le nom du conférencier

  • Une image du conférencier ; il peut s’agir d’une photo du conférencier ou de toute autre image (le logo d’une entreprise, par exemple)

  • Une brève présentation du conférencier

  • Une présentation détaillée du conférencier

 

Les administrateurs d’événements peuvent appliquer la balise Evénements présentés pour afficher un événement dans la section Evénements présentés du catalogue d’événements. Vous pouvez également ajouter un logo, des images de bannière, une image pour le conférencier, ainsi que des informations détaillées sur cet intervenant. Vous pouvez modifier les informations sur l’événement après la création de cet événement.

Remarque :

si vous repoussez le début de l’événement à une date ultérieure, les participants et les présentateurs auront malgré tout accès à la salle de réunion.

Sélection du contenu

Le contenu d’un événement doit exister avant la création de l’événement. Une fois le type de contenu sélectionné, vous ne pouvez plus le modifier. Vous pouvez cependant le remplacer par un contenu du même type. Par exemple, si vous créez un événement à partir d’un séminaire, vous pouvez remplacer le séminaire choisi à la création de l’événement par un autre.

Création d’une inscription

Vous choisissez les questions auxquelles les participants doivent répondre dans le formulaire d’inscription. Ces informations permettent de créer un profil d’invité et de suivre le participant. Quatre questions obligatoires sont présélectionnées dans le formulaire Créer une inscription. Elles concernent les champs Adresse de messagerie, Mot de passe, Confirmer le mot de passe et Nom. Vous pouvez sélectionner les autres questions à votre convenance.

Remarque :

Lorsqu’un événement est créé pour inscription sans mot de passe, les champs Mot de passe et Confirmer le mot de passe sont estompés et non disponibles.

Pour les événements comprenant des invités (des personnes qui ont trouvé la liste des événements sur le site Web public de la société par exemple), vous pouvez obtenir le nom de l’entreprise et l’URL à des fins de vérification. Par exemple, si le candidat travaille pour un concurrent, vous pouvez lui refuser l’accès à l’événement. Sélectionnez l’option Activer le suivi de campagne pour faire état des inscriptions par source de campagne.

Configuration de l’inscription

Pour la conception d’une page d’inscription à un événement, un grand nombre de possibilités s’offrent à vous, y compris des questions personnalisées de type choix multiples, à réponse abrégée ou fermées (oui/non). Vous pouvez également modifier l’ordre des questions et en supprimer à tout moment.

Les administrateurs d’événements peuvent intégrer un bouton de participation au message de confirmation de l’inscription. La personne inscrite voit uniquement le bouton Rejoindre au lieu du long lien personnalisé permettant de rejoindre l’événement.

Sélection des participants à un événement

Dans le cas d’un événement réservé aux invités enregistrés et aux utilisateurs autorisés, sélectionnez les participants et les présentateurs parmi les utilisateurs et les groupes. Ces utilisateurs peuvent se connecter directement à l’événement. Les utilisateurs non conviés qui possèdent l’URL de la salle de réunion de l’événement peuvent tenter de se connecter comme visiteurs. En tant qu’hôte, vous pouvez les accepter individuellement en qualité d’invités.

Options de messagerie

L’avant-dernière étape de l’Assistant de création d’événements consiste à envoyer des invitations électroniques aux participants afin de les informer de la date, de l’heure, de la durée et de l’URL de l’événement. Vous pouvez rendre les courriers électroniques d’événement plus intéressants et attrayant en utilisant le format enrichi HTML. Vous pouvez créer plusieurs modèles pour différents types de courrier électronique. Par exemple, une invitation à un événement peut contenir des informations sur la date, l’heure, la durée et l’URL de l’événement. Vous pouvez envoyer des invitations lorsque vous créez l’événement. Vous pouvez également créer et envoyer les invitations ultérieurement.

Définissez des déclencheurs pour envoyer des notifications aux utilisateurs, par exemple des rappels concernant les événements et des notifications d’approbation d’inscription. Vous pouvez définir une date spécifique ou relative pour ces notifications.

Vous pouvez créer jusqu’à quatre déclencheurs personnalisés. Vous pouvez sélectionner un modèle de déclencheur personnalisé, et définir des groupes de destinataires et des alias de messagerie auxquels les utilisateurs peuvent envoyer des requêtes. Vous pouvez définir pour le déclencheur personnalisé une date précise ou liée à la date de création de l’événement.

Pour vérifier que vous avez configuré correctement les déclencheurs par courrier électronique, envoyez un message de test à votre ID de messagerie avant de publier l’événement.

ID de campagne

Vous pouvez également ajouter un ID de campagne à mentionner avec les options de messagerie électronique pour l’événement afin d’effectuer le suivi des campagnes par courrier électronique. Pour plus d’informations, reportez-vous à Utilisation du suivi de campagne avec un événement.

Aperçu et modification des pages d’inscription et d’événement

Vous pouvez prévisualiser les pages d’inscription et d’événement, les modifier (par exemple, en changeant leurs logos) et les rendre publiques.

Aperçu d’une page d’inscription ou d’événement

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez l’événement et cliquez sur son nom dans la liste.
  3. En regard de Vue des participants, sélectionnez une ou plusieurs des pages suivantes pour générer un aperçu :
    • Page de connexion à l’événement

    • Page d’accueil de l’événement

    • Page d’inscription aux événements

    • Page d’informations sur le conférencier

Rendre publics un dossier et un catalogue

La page de liste d’événements, qui peut être spécialement conçue à l’image de votre société, présente la liste des événements à venir en indiquant les éléments suivants pour chacun d’eux :

  • Logo de l’événement

  • Nom de l’événement

  • Description (contenu des informations sur l’événement)

  • Un bouton Enregistrer, qui dirige l’utilisateur vers un formulaire d’inscription.

  • Un bouton Détails de l’événement, qui dirige l’utilisateur vers la page d’informations sur l’événement ; elle comporte le contenu des informations détaillées.

    Le catalogue d’événements répertorie tous les événements créés dans Adobe Connect. En outre, si vous rendez le dossier public, les événements d’un même dossier s’affichent dans une seule page de liste.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur Rendre ce dossier public.

    Le dossier est désormais public et une URL est indiquée. L’URL peut être disponible et tout le monde peut voir la page répertoriant les événements dans les pages publiques hébergées.

Aperçu de la page de liste d’événements d’un dossier spécifique

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez le dossier contenant les événements dont vous souhaitez consulter la page de liste.
  3. Au besoin, rendez le dossier public. Le bouton situé au-dessus de la liste des dossiers et des événements permet de basculer entre une définition privée et publique. Si le bouton indique Rendre ce dossier public, cliquez sur son entrée.
  4. Cliquez sur l’URL de la liste des événements publics de ce dossier.

    Les informations sur l’événement s’affichent exactement telles qu’elles apparaissent sur la page de liste d’événements.

  5. Pour fermer la fenêtre d’aperçu, cliquez sur le bouton Fermer dans le coin supérieur droit.

    Remarque :

    après avoir prévisualisé la page, n’oubliez pas de rendre ce dossier à nouveau privé si vous voulez qu’il ne soit plus public.

Aperçu de la liste d’événements pour un événement unique

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez l’événement et cliquez sur son nom.
  3. En regard de Vue des participants, cliquez sur la page d’accueil d’aperçu de l’événement, d’inscription à l’événement ou d’informations sur le conférencier.

    Les informations sur l’événement s’affichent exactement telles qu’elles apparaissent sur la page de liste d’événements.

  4. Pour fermer la fenêtre d’aperçu, cliquez sur le bouton Fermer dans le coin supérieur droit.

Aperçu des e-mails d’événement

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez l’événement et cliquez sur son nom.
  3. Cliquez sur l’onglet Options de messagerie.
  4. Cliquez sur Envoyer un courrier électronique de test. Affichez un aperçu des courriers électroniques de test qui sont envoyés à votre ID de courrier électronique en fonction des options de messagerie que vous avez sélectionnées.

Modification du logo associé à l’événement

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez l’événement et cliquez sur son nom.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur le lien Modifier les infos situé au-dessus de la barre de titre.

    • Cliquez sur le lien Modifier dans la barre de titre.

  4. Cliquez sur Parcourir pour trouver un nouveau fichier image pour l’événement.
  5. Sélectionnez le fichier image et cliquez sur Ouvrir.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modification de la petite bannière associée à l’événement

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez l’événement et cliquez sur son nom.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur le lien Modifier les infos situé au-dessus de la barre de titre.

    • Cliquez sur le lien Modifier dans la barre de titre.

  4. Cliquez sur Parcourir pour trouver un nouveau fichier image de petite bannière pour l’événement.
  5. Sélectionnez le fichier image et cliquez sur Ouvrir.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modification de la grande bannière associée à l’événement

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez l’événement et cliquez sur son nom.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur le lien Modifier les infos situé au-dessus de la barre de titre.

    • Cliquez sur le lien Modifier dans la barre de titre.

  4. Cliquez sur Parcourir pour trouver un nouveau fichier image de grande bannière pour l’événement.
  5. Sélectionnez le fichier image et cliquez sur Ouvrir.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Changement de l’image de l’intervenant pour l’événement

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez l’événement et cliquez sur son nom.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur le lien Modifier les infos situé au-dessus de la barre de titre.

    • Cliquez sur le lien Modifier dans la barre de titre.

  4. Cliquez sur Parcourir pour trouver un nouveau fichier image de conférencier pour l’événement.
  5. Sélectionnez le fichier image et cliquez sur Ouvrir.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Publication des événements

La publication d’un événement entraîne les conséquences suivantes :

  • Toutes les options de messagerie électronique sélectionnées deviennent actives. Par exemple, si vous avez sélectionné la première option, Envoyer des invitations par courrier électronique, ces dernières sont envoyées automatiquement et vous n’avez plus la possibilité de les personnaliser. Vous pouvez cependant toujours personnaliser tous les autres messages électroniques sélectionnés. Vous pouvez également modifier le texte de l’invitation et inviter d’autres personnes.

  • Le formulaire d’inscription, ainsi que l’URL qui lui est associée, deviennent disponibles et les éventuels participants peuvent commencer à s’inscrire à votre événement.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Localisez l’événement et cliquez sur son nom dans la liste.

    La page d’informations sur l’événement s’affiche. Le message suivant apparaît à côté de l’état : « Cet événement n’a pas été publié et n’apparaît pas dans votre site. Les e-mails n’ont pas été envoyés. »

  3. Cliquez sur Publier.

    Un message de confirmation s’affiche : « La publication de cet événement va entraîner l’envoi d’un e-mail en fonction de vos options e-mails sélectionnées ».

  4. Cliquez de nouveau sur Publier.

    La page d’informations sur l’événement présente le message d’état suivant : « Cet événement a été publié. Les options e-mails sont actives. » Le bouton Publier disparaît.

Modification d’un événement existant

Avant qu’un événement ait lieu, vous pouvez modifier son heure de début, les autorisations des participants ou apporter d’autres modifications.

Consultez régulièrement la liste Participants actuels afin de vérifier que vous disposez d’un nombre de licences suffisant pour les participants répertoriés. Assurez-vous que ces participants répondent tous aux critères d’approbation.

Vérifiez également les rapports d’enregistrement les plus récents qui vous donnent des informations sur vos participants et vos invités. Si vous avez sélectionné ou personnalisé des questions pour identifier des participants potentiels, vous pouvez également consulter leurs réponses.

Notification d’une modification aux utilisateurs

Si vous modifiez un événement existant, par exemple son heure de début, vous pouvez aisément avertir les utilisateurs par message électronique.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur le nom de l’événement à modifier.
  4. Ouvrez la page Options de messagerie et activez l’option Afficher un rappel lorsqu’une mise à jour doit être envoyée.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Ouvrez la page d’informations sur l’événement et faites-la défiler jusqu’au champ Etat.
  7. Cliquez sur Modifier/Envoyer des notifications, effectuez les modifications nécessaires puis cliquez sur Envoyer.

Modification des informations sur l’événement

Vous pouvez modifier le texte de la page d’informations sur l’événement destinée aux participants. Si vous sélectionnez l’option de messagerie « Informer les utilisateurs de la mise à jour d’un événement », tous les invités précédemment informés de l’événement reçoivent automatiquement les informations mises à jour.

Remarque :

si vous n’avez pas sélectionné l’option de notification lors de la mise à jour d’un événement au moment d’envoyer des invitations, sélectionnez-la avant de modifier les informations du profil. En sélectionnant cette option, vous avez la garantie que les éventuels participants sont informés des changements.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur le nom de l’événement à modifier.
  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur le lien Modifier accolé aux informations relatives à l’événement.

    • Cliquez sur le lien Modifier les infos.

  5. Effectuez l’une des modifications suivantes :
    • Modifiez le nom de l’événement. Le nom s’affiche dans la liste des événements et dans les rapports. Ce champ est obligatoire.

    • Modifiez les informations sur l’événement. Ces informations peuvent compter jusqu’à 254 caractères. Elles apparaissent sur la page Informations sur l’événement et dans les rapports d’événements.

    • Modifiez les informations détaillées relatives à l’événement (4 000 caractères maximum).

    • Activez (ou désactivez) l’enregistrement à l’aide de profils sociaux en sélectionnant (ou désélectionnant) la case à cocher S’enregistrer avec des profils de réseau social.

    • Modifiez l’heure de début ou de fin de l’événement.

    • Modifiez le fuseau horaire de l’événement.

    • Modifiez la limite d’enregistrement des participants en fonction de la licence de votre compte.

    • Modifiez la petite et la grande bannières, l’image du conférencier et le logo de l’événement. Le fichier du logo peut être au format BMP, GIF, JPG ou PNG. La taille la plus appropriée est 100x135 pixels.

    • Modifiez la langue de l’événement. La langue sélectionnée correspond généralement à celle du présentateur ou de la plupart des participants à l’événement.

    • Modifiez la stratégie d’événements utilisateur pour ajouter de nouveaux utilisateurs en tant qu’invités ou utilisateurs Adobe Connect complets. Les administrateurs Adobe Connect configurent la stratégie d’événements utilisateur appropriée pour le système.

    • Modifiez l’option d’approbation des participants après leur inscription à l’événement. (Il est en général préférable de conserver cette option sélectionnée, car elle vous permet de contrôler l’accès des utilisateurs à l’événement.)

    • Modifiez l’option pour que l’événement soit visible dans le catalogue des événements.

    • Modifiez l’option pour autoriser les participants à participer à un événement en direct immédiatement après leur inscription.

    • Modifiez les détails du conférencier et associez des balises à l’événement.

    • Activez (ou désactivez) le suivi d’engagement des participants en sélectionnant (ou désélectionnant) la case à cocher Activer l’exclusion du suivi pour les participants. L’administrateur de compte peut ne pas rendre cette option disponible.

  6. Enregistrez vos modifications de l’une des manières suivantes :
    • Cliquez sur Enregistrer.

    • Cliquez sur Enregistrer et recréer.

Modification des questions d’inscription

Vous pouvez modifier toutes les questions d’inscription, excepté les questions obligatoires (nom, prénom, adresse électronique et mot de passe) que le système utilise pour valider un utilisateur.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Cliquez sur Questions relatives à l’inscription.
  5. Modifiez les questions d’inscription :
    • Pour ajouter une question à la page d’inscription, activez la case à cocher située à sa gauche, puis cliquez sur Enregistrer.

    • Pour retirer une question de la page d’inscription, désactivez la case à cocher située à sa gauche, puis cliquez sur Enregistrer.

  6. Pour modifier, supprimer ou ajouter des questions personnalisées, cliquez sur Personnaliser.
    • Pour modifier l’ordre des questions dans la liste, activez la case à cocher située à gauche de la question, puis cliquez sur Monter ou Descendre.

    • Pour supprimer une question, activez la case à cocher située à sa gauche, puis cliquez sur Supprimer.

    • Pour modifier une question personnalisée, cliquez sur son texte dans la fenêtre Personnaliser.

    • Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton correspondant au type de question personnalisée à ajouter : Nouveau choix multiple, Nouvelle réponse abrégée ou Nouveau Oui/Non.

  7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Retour au menu Inscription.

Ajout d’une question à choix multiples

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Cliquez sur Questions relatives à l’inscription.
  5. Cliquez sur Personnaliser.
  6. Cliquez sur Nouveau choix multiple.
  7. Dans la fenêtre Question, saisissez une question dans la zone de texte.
  8. Indiquez une réponse éventuelle pour Réponse 1. A tout moment, vous pouvez supprimer une réponse en cliquant sur le bouton Supprimer qui lui est accolé.
  9. Cliquez sur les boutons Ajouter au-dessus ou Ajouter en dessous pour ajouter une autre réponse au-dessus ou en dessous de la Réponse 1. Si vous cliquez sur Ajouter au-dessus, la Réponse 1 devient la Réponse 2.
  10. Indiquez une autre réponse possible.
  11. Recommencez la procédure pour 4 réponses au maximum.
  12. Vous pouvez aussi fournir toutes les réponses en une seule étape. Sélectionnez Séparer les réponses par des virgules (format CSV) pour utiliser l’option qui permet de fournir toutes les réponses en une seule fois sous la forme de valeurs séparées par des virgules ou de valeurs séparées par une ligne.
  13. Pour obliger les utilisateurs à répondre, sélectionnez l’option Réponse obligatoire.
  14. Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Personnaliser l’inscription qui s’affiche contient votre nouvelle question.

Ajout d’une question à réponse abrégée

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Cliquez sur Questions relatives à l’inscription.
  5. Cliquez sur Personnaliser.
  6. Cliquez sur Nouvelle réponse abrégée.
  7. Saisissez une question dans la zone de texte.
  8. Choisissez un type de validation pour la question.
  9. Pour obliger les utilisateurs à répondre, sélectionnez l’option Réponse obligatoire.
  10. Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Personnaliser l’inscription qui s’affiche contient votre nouvelle question.

Ajout d’une question Oui/Non

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Cliquez sur Questions relatives à l’inscription.
  5. Cliquez sur Personnaliser.
  6. Cliquez sur Nouveau Oui/Non.
  7. Saisissez une question dans la zone de texte.
  8. Pour obliger les utilisateurs à répondre, sélectionnez l’option Réponse obligatoire.
  9. Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Personnaliser l’inscription qui s’affiche contient votre nouvelle question.

Modification du contenu d’un événement

Vous pouvez uniquement remplacer le contenu d’un événement par un contenu de même type, par exemple remplacer une réunion par une autre réunion. Vous ne pouvez pas ajouter de contenu dans la bibliothèque de contenus depuis cet emplacement. Vous pouvez uniquement sélectionner du contenu existant pour votre événement.

Si vous avez fait l’acquisition d’Adobe Presenter, vous pouvez publier dans la bibliothèque de contenus des présentations PowerPoint pour votre événement. Afin d’utiliser une présentation existante pour un événement, publiez-la de nouveau dans un autre dossier. Sinon, les informations du rapport concernant la présentation d’origine sont fusionnées avec celles du rapport propre à l’événement. En outre, les données de l’événement sont également transférées dans les rapports ultérieurs de la présentation d’origine.

Remarque : pour tout contenu autre que les cours et les curriculums, le système ne recherche que la consultation de l’événement par l’utilisateur. Par exemple, les utilisateurs qui n’ont affiché que la première diapositive d’une présentation sont considérés comme ayant tout de même assisté à l’événement. En revanche, les utilisateurs qui ne consultent que quelques diapositives d’un cours ou d’un curriculum ne sont pas considérés comme ayant assisté à cette intervention. En d’autres termes, les utilisateurs doivent suivre le cours et le renvoyer pour figurer dans le rapport en tant que participants. (Vous pouvez également voir les informations d’heures d’entrée et de sortie en affichant le rapport Par participant.)

Remarque : la durée n’est pas mentionnée dans les rapports d’événements lorsque le contenu d’un enregistrement à la demande est sélectionné comme type de présentation.

 

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Dans la partie supérieure de la page Informations sur l’événement, cliquez sur le lien Sélectionner le contenu.
  5. Si le contenu nécessaire ne figure pas dans la liste, accédez au fichier ou au dossier dans lequel il réside.
    • Cliquez sur le lien approprié dans la partie supérieure de l’onglet (par exemple, Contenu partagé si vous remplacez du contenu).

    • Localisez le dossier ou fichier qui vous intéresse. Sélectionnez la case située à sa gauche ou cliquez sur le dossier ou le fichier. Si vous vous trouvez dans la bibliothèque de contenu, cliquez sur Monter d’un niveau pour passer au répertoire supérieur.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modification des modèles d’événements

Vous pouvez remplacer un modèle existant de votre page d’accueil d’événement par un modèle AEM prédéfini. En outre, vous pouvez modifier un modèle prédéfini dans AEM et utiliser le modèle personnalisé pour la page d’accueil de vos événements.

Pour modifier un modèle d’événement :

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.

  2. Cliquez sur Modèles d’événement.

  3. Sélectionnez le modèle d’événement souhaité.

Pour modifier un modèle, cliquez sur Modifier le modèle et modifiez-le dans le vue de conception à l’aide des composants AEM Sidekick.

Modification des modèles de courrier électronique

Vous pouvez remplacer un modèle existant de notification de courrier électronique par un modèle AEM prédéfini. En outre, vous pouvez modifier un modèle prédéfini dans AEM et utiliser le modèle personnalisé pour les notifications par e-mail.

Pour modifier un modèle de courrier électronique :

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.

  2. Cliquez sur Modèles de courrier électronique.

  3. Sélectionnez le modèle de courrier électronique approprié.

Pour modifier un modèle, cliquez sur Modifier le modèle et modifiez-le dans le vue de conception à l’aide des composants AEM Sidekick.

Modification des options de messagerie d’un événement

Vous pouvez modifier les options de messagerie de toutes les notifications, rappels ou messages de suivi électroniques avant de les envoyer. (Certains messages sont sélectionnés par défaut.)

Vous pouvez personnaliser un message électronique. Plusieurs types de messages vous permettent de joindre une entrée de calendrier Microsoft Outlook (iCal) pour mettre à jour le calendrier Outlook du destinataire. Vous pouvez également demander des réponses aux participants. Sélectionnez la case à cocher Demander une réponse lorsque vous personnalisez le message électronique. L’option est sélectionnée par défaut. Seuls les utilisateurs de Microsoft Outlook sous Windows peuvent renvoyer une réponse aux organisateurs de l’événement.

Si vous personnalisez un formulaire de message électronique, vous pouvez constater que le corps du message contient plusieurs champs entre accolades ({}). Dans la mesure du possible, évitez de modifier ces champs, sauf si vous avez une bonne raison de le faire. Les accolades contiennent des variables que le système remplace par des valeurs réelles, spécifiques à votre événement. Par exemple, le champ event-time affichera l’heure de début que vous aurez indiquée. Vous souhaiterez peut-être avancer l’heure de 15 minutes afin que l’événement commence bien à l’heure. Pour changer l’heure, entrez la nouvelle heure dans le champ correspondant.

Remarque :

Vous pouvez ajouter d’autres champs à insertion automatique au message électronique. {user-email} est l’adresse électronique du gestionnaire d’événements, pas des participants invités. Pour l’ID de connexion du destinataire dans la notification d’événement, utilisez le champ {login}.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement.
  4. Cliquez sur le lien Options e-mail dans la partie supérieure de l’onglet Evénements. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Activez la case à cocher située à gauche des messages à envoyer.

    • Désélectionnez tous les messages électroniques que vous ne souhaitez pas envoyer.

    • Cliquez sur Personnaliser en regard de tous les messages à modifier. Par exemple, vous pouvez remplacer le nom de l’auteur par le nom de l’hôte, ou l’heure par l’heure GMT (méridien de Greenwich).

  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications ou sur Annuler pour fermer le formulaire.

  6. Cliquez sur Envoyer un courrier électronique de test pour afficher un aperçu de l’e-mail avant son envoi aux destinataires.

Modification de la liste de diffusion

Vous pouvez ajouter et supprimer des utilisateurs, des groupes et des invités de la liste de diffusion.

Remarque :

chaque fois que vous créez un événement, le système crée un groupe nommé d’après cet événement et y place les utilisateurs invités. Ce système permet d’inviter très facilement les mêmes personnes à un événement de suivi. Pour inviter les mêmes personnes, sélectionnez le groupe de l’événement précédent dans la liste Utilisateurs et Groupes.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement.
  4. Cliquez sur Gestion des participants.
  5. Modifiez les utilisateurs ou les invités :
    • Cliquez sur Ajouter un invité et saisissez ou collez les adresses de messagerie de tous vos invités ; séparez les différentes adresses par des virgules.

    • Cliquez sur Ajouter un utilisateur/groupe et, dans la liste Utilisateurs et groupes disponibles, sélectionnez les utilisateurs et/ou les groupes que vous souhaitez inviter.

    • Cliquez sur Groupes d’inscription et, dans la liste des Groupes potentiels, sélectionnez les groupes que vous souhaitez inviter. (Pour sélectionner des groupes d’inscription à un événement, vous devez être administrateur du compte).

    • Cliquez sur Importer/Exporter la liste, puis sur Parcourir pour naviguer jusqu’à un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules).

    • Cliquez sur Modifier/Envoyer des invitations pour personnaliser et envoyer l’invitation à l’événement. (Vous pouvez modifier l’invitation, mais ne touchez pas aux éléments placés entre accolades ({}) dans le corps du message.)

    Remarque :

    vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter d’autres champs à insertion automatique au message électronique. {user-email} est l’adresse électronique du gestionnaire d’événements, pas des participants invités. Pour l’ID de connexion du destinataire dans la notification d’événement, utilisez le champ {login}.

Conseils pour la création de listes de diffusion d’un événement

Tenez compte des points suivants lors de la création de listes de diffusion :

  • Un invité est un utilisateur Adobe Connect disposant d’un accès limité. Les invités ne peuvent participer aux événements que s’ils y ont été acceptés. De même, les invités ne peuvent pas se connecter à Adobe Connect Central.

  • Toute personne disposant d’un compte Adobe Connect dans votre organisation est un utilisateur.

Remarque :

Avant d’envoyer des invitations, vérifiez le nombre de licences disponibles auprès de votre administrateur Adobe Connect Central. Si vous ne disposez pas de suffisamment de licences pour le nombre de personnes inscrites à l’événement, certains participants ne pourront pas y accéder lors de leur tentative de connexion.

Pour un nombre d’invités limité, vous pouvez saisir ou copier/coller leur adresses de messagerie à l’aide de la fonction Ajouter un invité. Si ce nombre est élevé, vous pouvez importer un fichier d’utilisateurs au format CSV.

Si vous invitez des utilisateurs Adobe Connect, vous pouvez utiliser la page Sélectionner les participants pour ajouter des utilisateurs à la liste d’invitations de l’événement et leur attribuer des autorisations.

Une fois la liste créée, vous pouvez envoyer les invitations contenant un message par défaut ou bien des invitations personnalisées.

Ajout et gestion des participants à l’événement

L’administrateur ou le présentateur de l’événement peuvent ajouter ou supprimer des participants à l’événement ; ils sont également en mesure de modifier les autorisations des participants ou des présentateurs. Vous pouvez ajouter des participants à un événement à tout moment après sa création. Les participants peuvent être ajoutés comme invités, utilisateurs ou groupes.

Ajout d’invités

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’à l’événement désiré et sélectionnez-le.
  3. Dans la page Informations sur l’événement, cliquez sur Gestion des participants dans la barre de navigation.
  4. Cliquez sur Ajouter un invité.
  5. Dans la zone de texte, entrez ou collez les adresses de messagerie des personnes à inviter. (Séparez les adresses de messagerie par des virgules.)

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Ajout de participants

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’à l’événement désiré et sélectionnez-le.
  3. Dans la page Informations sur l’événement, cliquez sur Gestion des participants dans la barre de navigation.
  4. Cliquez sur Ajouter un utilisateur/groupe.
  5. Dans la liste Utilisateurs et groupes disponibles, sélectionnez un utilisateur ou un groupe et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Rechercher pour rechercher un utilisateur ou un groupe non affiché.

    A mesure que vous ajoutez des utilisateurs et des groupes, la liste Participants actuels située à droite se met à jour et reflète vos modifications.

    Remarque :

    chaque fois que vous créez un événement, le système crée un groupe nommé d’après cet événement et y place les utilisateurs invités. Ce système permet d’inviter très facilement les mêmes personnes à un événement de suivi. Pour inviter les mêmes personnes, sélectionnez le groupe de l’événement précédent dans la liste Utilisateurs et Groupes.

  6. Une fois terminé, cliquez sur OK.

Ajout de participants à un événement à l’aide d’un fichier CSV

Si vous disposez d’un fichier CSV contenant des noms et des adresses de messagerie, vous pouvez l’importer pour ajouter des participants à un événement. Lorsque vous importez un fichier CSV, prenez en compte les exigences suivantes :

  • Les lignes vides dans le fichier ne sont pas autorisées. Si le fichier CSV contient des lignes vides, l’importation échoue.

  • Les noms qui contiennent une virgule doivent être placés entre guillemets. Par exemple, le nom John Doe, Jr., doit apparaître dans le fichier CSV sous la forme «John Doe, Jr.» pour que le fichier soit correctement importé.

  • N’insérez pas de ligne d’en-tête dans le fichier CSV.

  • Le fichier CSV doit contenir, au minimum, des colonnes pour le prénom, le nom et l’adresse électronique. Par exemple :

    Michael

    Betts

    mbetts@masociété.com

    Rachel

    Blatt

    rblatt@masociété.com

    Rebecca

    Bloom

    rbloom@masociété.com

    Charles

    Bond

    cbond@masociété.com

    Paul

    Davis

    pdavis@masociété.com

 

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’à l’événement désiré et sélectionnez-le.
  3. Dans la page Informations sur l’événement, cliquez sur Gestion des participants dans la barre de navigation.
  4. Cliquez sur Importer/Exporter la liste.
  5. Cliquez sur Parcourir pour naviguer vers le dossier CSV désiré.
  6. Cliquez sur Transférer.

Retrait de participants à un événement

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’à l’événement désiré et sélectionnez-le.
  3. Dans la page Informations sur l’événement, cliquez sur Gestion des participants dans la barre de navigation.
  4. Sélectionnez les groupes ou les utilisateurs à supprimer dans la liste des participants.
  5. Cliquez sur Supprimer.

    Remarque :

    Les participants retirés de l’événement ne reçoivent pas d’invitation et ne peuvent pas accéder à l’événement, sauf si l’accès à l’événement est modifié et défini sur l’option Tout le monde.

Modification des autorisations d’accès des participants à l’événement

Les utilisateurs peuvent choisir de ne pas recevoir les invitations par courrier électronique. Dans Gestion des participants, le statut de ces utilisateurs est Désinscription au lieu d’Autorisations. Les hôtes d’événement ou les gestionnaires d’événements ne peuvent pas modifier les autorisations des utilisateurs qui ont choisi de se désinscrire.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’à l’événement désiré et sélectionnez-le.
  3. Dans la page Informations sur l’événement, cliquez sur le lien Gestion des participants dans la barre de navigation.
  4. Dans la liste des Utilisateurs et Groupes, sélectionnez l’utilisateur ou le groupe dont vous souhaitez modifier l’autorisation.
  5. Cliquez sur Définir un rôle utilisateur. Dans le menu déroulant, sélectionnez le nouveau type d’autorisation à affecter. Les types d’autorisations disponibles sont : Refusé, Invité, Autorisation en attente, Participant, Présentateur et Hôte. (Les options Présentateur et Hôte ne sont disponibles que si l’événement est une réunion ou un séminaire.) Si vous êtes administrateur, vous pouvez accorder un accès spécifique à certains utilisateurs ou groupes afin qu’ils puissent effectuer des tâches de configuration des événements. Il peut s’agir de la modification de l’appartenance à un groupe, de la configuration d’analyses d’événements, de la création d’ID de campagne, ainsi que de la gestion des balises d’événement et des alias de messagerie.

Désignation d’un groupe pour les personnes inscrites approuvées

Vous pouvez désigner un groupe auquel les personnes inscrites sont automatiquement affectées lorsqu’elles sont acceptées pour l’événement. Ce système est utile lorsque l’événement fait l’objet d’un suivi, car les participants enregistrés sont réunis en un seul groupe.

Remarque : seuls les administrateurs de compte peuvent sélectionner des groupes d’inscription à l’événement.

 

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’à l’événement désiré et sélectionnez-le.
  3. Dans la barre de navigation, cliquez sur le lien Gestion des participants.
  4. Cliquez sur Groupes d’inscription.
  5. Dans la liste Groupes potentiels, sélectionnez un groupe et cliquez sur Ajouter. Les noms des groupe sélectionnés apparaissent dans la liste Appartenance actuelle aux groupes.

Conversion d’invités en utilisateurs complets

Si vous êtes Administrateur, vous pouvez convertir les invités existants en utilisateurs complets. Cette distinction est importante, car seuls les utilisateurs complets peuvent se connecter au site d’administration d’Adobe Connect Central, et non les invités. Les utilisateurs complets apparaissent également dans les listes d’autorisation et d’inscription.

  1. Cliquez sur l’onglet Administration dans Adobe Connect Central.
  2. Sélectionnez Utilisateurs et groupes.
  3. Cliquez sur Gérer les invités.
  4. Dans la liste Invités actuels, sélectionnez un invité.
  5. Cliquez sur Convertir en utilisateur.

    A l’inverse, si vous souhaitez transformer un utilisateur complet en invité, sélectionnez-le dans la liste Utilisateurs actuels, puis cliquez sur Convertir en invité.

Envoi et gestion d’invitations à un événement

En tant qu’administrateur, hôte d’événements ou utilisateur autorisé à gérer le dossier concerné dans la bibliothèque d’événements, vous pouvez envoyer des invitations à un événement.

Ces invitations sont des messages électroniques transmis aux participants à l’événement pour les informer de la date, de l’heure, de la durée et de l’URL de l’événement. Le type d’événement définit la méthode d’envoi des invitations :

Réservé exclusivement aux invités

Si votre événement est réservé aux utilisateurs enregistrés, il vous suffit de créer un message électronique personnalisé dans Adobe Connect Central. Vous avez le choix entre envoyer un message électronique à tous les participants et présentateurs inscrits ou l’envoyer à une seule de ces catégories : les présentateurs ou les participants. L’objet et le contenu du message sont tous les deux personnalisables. Vous pouvez y joindre un fichier Microsoft Outlook Calendar iCal pour que les participants puissent ajouter l’événement dans leur calendrier Outlook.

Tout le monde

Si l’accès à votre événement est libre pour toutes les personnes recevant l’URL pour s’y rendre, vous pouvez créer un nouveau courrier dans votre client de messagerie par défaut. Ce message comporte un objet prédéfini et un texte déjà rédigé (contenant la date, l’heure, la durée, l’emplacement et le résumé de l’événement) modifiables à votre convenance.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements d’Adobe Connect Central.

  2. Naviguez jusqu’à l’événement désiré et sélectionnez-le.

  3. Dans la page Informations sur l’événement, cliquez sur le lien Gestion des participants dans la barre de navigation.

  4. Dans la barre de navigation, cliquez sur Modifier/Envoyer des invitations.

  5. (Facultatif) Pour envoyer une copie cachée de l’invitation à d’autres personnes, ajoutez leurs adresses de messagerie dans la zone de texte Destinataires Cci. Cela peut se révéler très utile si, par exemple, vous souhaitez que vos collègues sachent que vous avez envoyé l’invitation.

  6. Modifiez l’objet et le contenu du message.

    Si vous modifiez le texte, notez la présence de plusieurs champs avec accolades ({}). Dans la mesure du possible, évitez de modifier ces champs, sauf si vous avez une bonne raison de le faire. Les accolades contiennent des variables que le système remplace par des valeurs réelles, spécifiques à votre événement.

    Remarque :

    Si vous ajoutez des champs à insertion automatique au message électronique, {user-email} est l’adresse électronique du gestionnaire d’événements, pas des participants invités. Pour l’ID de connexion du destinataire dans la notification d’événement, utilisez le champ {login}.

  7. Pour joindre un fichier iCal, activez la case à cocher en regard de l’option Joindre un événement de calendrier Microsoft Outlook (iCal) au message.

  8. Cliquez sur Envoyer.

Désinscription aux invitations à des événements

Les administrateurs d’événements peuvent modifier un modèle d’événement pour fournir une option permettant aux invités de se désinscrire de toutes les invitations aux événements à venir.

Pour fournir cette option, ajoutez à un modèle le champ d’exécution URL de désinscription aux invitations. L’invitation contient un lien permettant de se désinscrire. En cliquant dessus, les utilisateurs reçoivent un message de confirmation comprenant un lien de désinscription.

Les administrateurs d’événements peuvent télécharger le rapport des désinscriptions pour vérifier l’état de chaque participant.

Télécharger le rapport des utilisateurs non inscrits
Télécharger le rapport des utilisateurs non inscrits

Remarque :

En fonction de votre licence et de vos autorisations, certains onglets apparaissant dans la ligne supérieure dans Adobe Connect Central peuvent ne pas être disponibles.

Ajout de l’option de désinscription à un modèle

Pour ajouter l’option permettant aux utilisateurs de se désinscrire des futures invitations aux événements, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Adobe Connect Central et accédez à la page Gestion des événements > Modèles de courrier électronique.

  2. Sélectionnez le modèle d’invitation à un événement approprié et cliquez sur Modifier le modèle.

  3. Insérez un composant Texte à partir de AEM Sidekick et ajoutez le champ à exécution automatique URL de désinscription aux invitations.

Téléchargement du rapport des désinscriptions

Pour télécharger le rapport des désinscriptions, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Adobe Connect Central et accédez à la page Gestion des événements > Administration d’événements > Désinscription aux courriers électroniques.

  2. Cliquez sur Télécharger le rapport des désinscriptions et enregistrez le fichier CSV localement.

Remarque :

les utilisateurs qui s’inscrivent après s’être désinscrits ne sont pas répertoriés dans le rapport CSV.

Faciliter l’inscription

Pour faciliter l’inscription des utilisateurs intéressés, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Adobe Connect Central et accédez à la page Gestion des événements > Administration d’événements > Désinscription aux courriers électroniques.

  2. Copiez le lien d’inscription depuis la section Lien d’inscription aux invitations à des événements pour votre compte.

  3. Partagez le lien avec les utilisateurs qui souhaitent s’inscrire pour recevoir à nouveau les invitations aux événements.

Utilisation du suivi de campagne avec un événement

L’option de suivi de campagne permet d’effectuer le suivi des utilisateurs enregistrés en fonction de la source de campagne. Les rapports sur la participation et les inscriptions aux événements récapitulent les sources de campagne et les noms des utilisateurs. Les campagnes courantes incluent des offres par messages électroniques, ainsi que des campagnes par moteurs de recherche ou par bannières publicitaires.

Par défaut, l’option Activer le suivi de campagne est sélectionnée sur la page ID de campagne lors de la création d’un événement. Vous pouvez sélectionner l’option de suivi de campagne après la publication de l’événement et l’envoi des invitations. Dans ce cas, les invités qui se sont déjà inscrits par l’intermédiaire de l’URL d’inscription figurant dans votre courrier électronique d’invitation d’origine ne sont pas suivis.

Remarque :

pour effectuer le suivi d’une campagne, modifiez l’URL d’inscription à l’événement. Vous ne pouvez modifier cette URL ni pour la page de la liste des événements, ni pour la page Informations sur l’événement. Si vous souhaitez utiliser la page de la liste des événements ou la page Informations sur l’événement, vous ne pouvez pas effectuer le suivi d’une campagne.

Gérer les ID de campagne

Lors de la création ou de la modification des événements, les créateurs d’événement peuvent ajouter des identifiants de campagne. Ils peuvent réutiliser des identifiants de campagne existants, depuis un onglet unique.

Les administrateurs d’événement créent des ID de campagne qui peuvent être utilisés pour tous les événements. Pour créer un identifiant de campagne, procédez comme suit :

  1. Accédez à Evénements > Administration d’événements > ID de campagne.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Entrez l’ID de campagne et un alias. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des commentaires pour décrire l’ID de campagne.

    Remarque :

    Pour utiliser l’espace dans le nom d’un ID, utilisez le codage %20 dans le nom au lieu de l’espace. Si vous utilisez l’espace dans le nom de l’ID, certaines pages Événement peuvent ne pas se charger correctement.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d’un suivi de campagne à un événement existant

  1. Ouvrez Adobe Connect Central et cliquez sur l’onglet Gestion des événements.
  2. Ouvrez un événement. Cliquez sur ID de campagne.
  3. Spécifiez l’ID de campagne dans le champ ID de campagne des courriers électroniques.
  4. Si vous le souhaitez, sélectionnez ID de campagne et cliquez sur Obtenir des URL afin de générer les URL de page d’événement associées aux ID de campagne existants créés par un administrateur d’événement.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

L’ID de campagne s’affiche automatiquement dans les modèles d’e-mail que vous utilisez pour envoyer des notifications pour l’événement.

Ajout d’un ID de campagne aux URL d’événement

Lorsque le suivi de campagne est activé, Adobe Connect effectue le suivi de l’origine des participants en utilisant l’identifiant de la campagne. Adobe Connect ajoute cet ID de campagne au courrier électronique d’invitation généré automatiquement. Si vous partagez l’URL d’événement par l’intermédiaire d’autres canaux, générez et utilisez l’URL contenant les ID de campagne. Suivez les étapes ci-dessous pour créer une URL avec l’identifiant de campagne.

  1. Ouvrez Adobe Connect Central. Cliquez sur Gestion des événements.
  2. Ouvrez l’événement et cliquez sur ID de campagne.
  3. Sélectionnez un ou plusieurs identifiants de campagne, puis cliquez sur Obtenir des URL. Les administrateurs d’événements créent les identifiants de campagne.
  4. Copiez les URL de page d’événement pour une utilisation hors connexion.

Test de l’URL avec l’ID de suivi de campagne

Pour tester la nouvelle URL, désactivez les invitations électroniques, publiez l’événement, enregistrez-vous à l’événement, puis vérifiez le rapport d’inscription.

  1. Ouvrez Adobe Connect Central et cliquez sur l’onglet Gestion des événements.
  2. Sélectionnez l’événement pour afficher la page Informations sur l’événement.
  3. Sélectionnez Options de messagerie.
  4. Désactivez l’option Envoyer des invitations à un événement.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Au bas de la page Informations sur l’événement, le message d’état indique « Cet événement n’a pas été publié et n’apparaît pas dans votre site. Les e-mails n’ont pas été envoyés. » Cliquez sur Publier.
  7. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez de nouveau sur Publier. La page Evénement apparaît et le message d’état indique désormais : « Cet événement a été publié. Les options e-mails sont actives. »
  8. Pour tester l’URL d’inscription modifiée, inscrivez-vous à l’événement. Ouvrez un navigateur Web dans une nouvelle fenêtre.
  9. Dans l’application de traitement de texte, copiez l’URL d’inscription modifiée (le paramètre d’ID de campagne et l’ID de campagne personnalisé ayant été ajoutés). Collez l’URL dans la nouvelle fenêtre du navigateur Web et appuyez sur Entrée.
  10. Dans le formulaire d’inscription, renseignez les champs obligatoires à l’aide de votre nom et de votre adresse de messagerie.

  11. Cliquez sur Envoyer.
  12. Vérifiez l’arrivée d’un message de confirmation de l’événement dans votre programme de messagerie.

  13. Maintenant que vous êtes inscrit(e) à l’événement, votre nom et l’ID de suivi de campagne apparaissent dans les rapports sur les inscriptions. Ouvrez Adobe Connect Central et cliquez sur l’onglet Gestion des événements.
  14. Sélectionnez l’événement pour afficher la page Informations sur l’événement.
  15. Sélectionnez Rapports.
  16. Sélectionnez Rapport d’informations sur l’utilisateur.
  17. Dans le Rapport sur les inscriptions, cliquez sur Télécharger les données. Dans la feuille de calcul Excel qui s’affiche, vérifiez que le bon numéro d’ID apparaisse dans la colonne ID de suivi de la campagne, à côté de votre nom.

Annulation d’événements

Vous pouvez annuler un événement créé précédemment et envoyer aux participants un courrier électronique les informant de cette annulation. Seuls les hôtes d’événement peuvent annuler un événement.

  1. Ouvrez Adobe Connect Central et cliquez sur l’onglet Gestion des événements.
  2. Sélectionnez l’événement à annuler dans la liste des événements, puis cliquez sur Annuler.
  3. Cliquez sur le lien Envoyer un courrier électronique pour envoyer aux participants cet e-mail d’annulation.

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