Découvrez comment utiliser les différents modules Adobe Connect pour une meilleure collaboration lors de vos réunions virtuelles et sessions à distance.

Lors d’une session virtuelle, les participants collaborent et partagent du contenu. Adobe Connect permet de collaborer de multiples façons, par exemple en prenant des notes, en discutant, en organisant des sessions de questions-réponses, en organisant des sondages, en partageant du contenu, etc.

Vous pouvez partager de nombreux types de fichiers pris en charge, des documents et des présentations. Vous pouvez également partager votre écran de bureau, vos tableaux blancs, vos liens web et vos fichiers. Pour plus d’informations, voir Partage de contenu pendant une réunion.

Prise de notes pendant une réunion

Les hôtes et présentateurs utilisent le module Notes pour prendre des notes de réunion visibles par tous les participants. Les notes de réunion restent visibles dans le module tout au long de la réunion ou jusqu’à ce qu’un présentateur les modifie ou affiche des notes différentes. L’hôte peut masquer le module Notes ou basculer vers un autre affichage qui ne contient pas le module Notes.

Lorsque vous saisissez un message dans le module Notes d’un mode d’affichage particulier, le même texte apparaît dans les autres affichages qui contiennent le même module. L’option Ajouter de nouvelles notes vous permet de créer une seule instance d’un module Notes qui apparaît dans un seul mode d’affichage.

Les hôtes et les présentateurs peuvent utiliser le module Notes de plusieurs manières :

  • Créer une note unique et persistante que tous les participants peuvent voir pendant la réunion.

  • Créer plusieurs modules Notes pour afficher différentes notes.

  • Partagez le contenu d’un module Notes par courrier électronique ou exportez-le dans un fichier texte.

Remarque :

les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les modules, le partage et d’autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les salles de réunion et ce qu’il est possible d’y faire. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

Recommandations d’Adobe

Recommandations d’Adobe
Module Note dans Adobe Connect
InteSolv

Création d’un module Notes

L’hôte peut créer et afficher plusieurs modules Notes contenant chacun son propre texte. Il est possible d’utiliser différents modules Notes pour des dispositions et des réunions différentes.

  1. Dans la barre de menus située en haut de la scène, sélectionnez Modules > Note > Ajouter de nouvelles notes, ou choisissez Nouvelle note dans les options du module Notes.
  2. Si nécessaire, renommez, déplacez et redimensionnez le module Notes.

Ajout d’une note dans un module Notes

  1. En tant qu’hôte ou que présentateur, cliquez n’importe où dans le module Notes.
  2. Tapez le texte qui doit apparaître dans le module Notes.

Modification du texte de la note

Un hôte, un présentateur ou un participant disposant de droits supplémentaires peut modifier le texte d’un module Notes. (Voir Affectation de droits de participation supérieurs.) Toutes les modifications sont immédiatement visibles par les participants.

  1. Cliquez sur le module Notes pour sélectionner le texte que vous souhaitez modifier.
  2. Modifiez le texte, sa taille, son style ou sa couleur à l’aide des options situées dans la partie supérieure du module.

Sélectionnez les modules Notes à afficher

L’hôte ou le présentateur peut choisir les notes à afficher.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez Modules > Notes. Sélectionnez le nom de la note à afficher.

    • Cliquez sur l’icône de menu dans un module Notes, cliquez sur Sélectionner des notes, puis sélectionnez le nom de la note à afficher.

Attribution d’un nouveau nom à un module Notes

Si vous êtes l’hôte, vous pouvez renommer un module Notes après sa création.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Double-cliquez sur le nom de la note dans le module et entrez-en un nouveau.

    • Cliquez sur Modules > Gérer les modules, sélectionnez le module Notes, puis cliquez sur le bouton Renommer.

Suppression d’un module Notes

  1. Sélectionnez Modules > Gérer les modules.
  2. Sélectionnez le module Notes, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Exportation de notes dans un fichier texte ou un courrier électronique

Les hôtes peuvent exporter le contenu d’un module Notes.

  1. Cliquez sur l’icône de menu du module dans le coin supérieur droit.
  2. Sélectionnez Exporter la note, puis l’option Enregistrer au format RTF pour exporter le contenu en tant que fichier texte. Vous pouvez également sélectionner Envoyer la note par courrier électronique pour envoyer le contenu aux destinataires par courrier électronique.

Conversation dans des réunions

Utilisez le module Conversation pour communiquer avec les participants pendant une réunion. Si vous avez une question et ne souhaitez pas perturber le rythme de la réunion, vous pouvez envoyer un message par conversation instantanée à un autre participant à la réunion. Par exemple, lorsque vous rejoignez une réunion, présentez-vous en adressant un message de conversation à tous les participants.

En tant que présentateur, vous pouvez utiliser plusieurs modules Conversation simultanément. Les modules Conversation permettent d’afficher le contenu à tout le monde ou uniquement aux présentateurs (dans la zone réservée aux présentateurs).

Le contenu du module Conversation est persistant et reste dans la salle de réunion jusqu’à ce qu’il soit supprimé. Si vous souhaitez conserver le contenu pour une utilisation ultérieure, envoyez le contenu par courrier électronique.

Remarque :

les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les modules, le partage et d’autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les salles de réunion et ce qu’il est possible d’y faire. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

Recommandations d’Adobe

Recommandations d’Adobe
Didacticiel relatif aux modules Notes, Participants et Conversation d’Adobe Connect
IS &T Media Services at Washington University

Envoi de messages de conversation publique ou privée

Utilisez le module Conversation pour rédiger un message de conversation et l’envoyer à un seul participant, à tous les présentateurs de la réunion ou encore à toutes les personnes présentes.

  1. Par défaut, toutes les personnes peuvent consulter les messages de conversation. Pour effectuer une conversation privée avec plusieurs participants, cliquez sur l’icône de menu dans le coin supérieur droit du module Conversation. Cliquez sur Démarrer la conversation avec, puis sélectionnez les hôtes, les présentateurs ou certains invités.

    Au bas du module Conversation, des onglets vous permettent de visualiser différentes conversations.

    Au bas du module Conversation, des onglets vous permettent de visualiser différentes conversations.
    Au bas du module Conversation, des onglets vous permettent de visualiser différentes conversations.

    Dans le client HTML, pour effectuer une conversation privée avec plusieurs participants, cliquez sur l’icône de menu dans le coin supérieur droit du module Conversation. Choisissez des hôtes, des présentateurs ou des participants spécifiques.

    Module Conversation
    En haut du module Conversation, des onglets vous permettent de visualiser différentes conversations.
  2. Cliquez dans la zone de texte du module Conversation et saisissez votre message.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur Envoyer le message  à droite de la zone de texte. Dans le client HTML, cliquez sur Envoyer 

    • Appuyez sur la touche Entrée ou Retour.

      Votre nom, celui du destinataire et votre message apparaissent dans le module Conversation.

Utilisation des alertes sonores pour les nouveaux messages de conversation

Le module Conversation peut générer une alerte sonore pour prévenir l’utilisateur si deux messages sont séparés de plus de cinq secondes. Cette option est disponible individuellement pour chaque module Conversation et est spécifique à une salle de réunion. Le choix défini pour cette option est conservé pour toutes les sessions de réunion d’une salle de réunion.

Activez les alertes sonores dans le module Conversation pour les nouveaux messages.
Activez les alertes sonores dans le module Conversation pour les nouveaux messages.

  1. Pour activer les notifications de conversation, cliquez sur Sons de conversation dans le menu contextuel du module Conversation.
  2. Dans le client HTML, utilisez l’option Son désactivé/activé du menu contextuel.

    Activez les alertes sonores dans le module Conversation du client HTML pour les nouveaux messages.
    Activez les alertes sonores dans le module Conversation du client HTML pour les nouveaux messages.

Effacement des messages d’un module Conversation

Les messages du module Conversation sont persistants et sont disponibles dans les différentes instances de la même salle de réunion. Si le module Conversation d’une réunion doit être vide, l’hôte peut effacer définitivement la totalité des messages adressés aux participants. Les hôtes peuvent également masquer un module Conversation et créer un module. Vous ne pouvez pas récupérer les messages de conversation effacés.

  1. Dans le coin supérieur droit du module Conversation, cliquez sur l’icône de menu .
  2. Choisissez Effacer la conversation.

Désactivation d’une conversation privée entre participants

Par défaut, deux participants peuvent converser en privé. En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez désactiver cette option et empêcher toute conversation privée.

  1. Choisissez Réunion > Préférences.
  2. Sélectionnez le module Conversation dans la liste de gauche.
  3. Désélectionnez l’option Activer les conversations privées pour les participants.

Notifications de conversation pour les présentateurs et les hôtes

En tant qu’hôte ou présentateur, si vous utilisez l’application de bureau Adobe Connect, les notifications de conversation vous permettent de communiquer avec votre public au cours de votre présentation. La fenêtre de la réunion est alors réduite ou agrandie en plein écran, dissimulant ainsi le module Conversation. Si un participant envoie un message pendant votre présentation, une notification apparaît dans l’angle supérieur droit de l’écran. Le nom de d’expéditeur ainsi que les premiers mots du message apparaissent dans la fenêtre de notification. Les notifications de conversation sont activées par défaut. Toutefois, vous pouvez désactiver l’affichage des notifications lors des présentations.

  1. Choisissez Réunion > Préférences.
  2. Sélectionnez le module Conversation dans la liste de gauche.
  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option Désactiver ou choisissez une durée d’affichage pour chaque notification.

Format du texte d’une conversation

  1. Dans le coin supérieur droit du module Conversation, cliquez sur l’icône de menu , puis sélectionnez l’une des options suivantes :

    Taille du texte

    Change de taille dans votre affichage uniquement.

    Couleur de ma conversation

    Change la couleur de votre texte dans la vue de tous les participants, ce qui met en évidence vos remarques.

    Afficher la date et l’heure

    Pour les hôtes uniquement, affiche la date et l’heure des saisies.

  2. Si vous êtes un participant, vous disposez des options de formatage suivantes lorsque vous cliquez sur l’icône de menu  :

    • Taille du texte
    • Couleur de ma conversation

    Si vous participez à une réunion à l’aide du client HTML, ces options sont disponibles dans le menu contextuel.

Envoi par message électronique et enregistrement des messages de conversation

Les hôtes et les présentateurs peuvent envoyer dans un message électronique l’historique des conversations pour référence ultérieure.

  1. Dans le coin supérieur droit du module Conversation, cliquez sur l’icône de menu .

  2. Dans le menu, sélectionnez Envoyer l’historique des conversations par courrier électronique.

Inversion de l’ordre de lecture des messages par un lecteur d’écran

Les utilisateurs qui utilisent JAWS ou un autre outil d’accessibilité peuvent lire les messages dans l’ordre inverse. Il leur suffit de sélectionner Inverser l’ordre des messages. Dans le module Conversation, les messages sont lus du plus récent au plus ancien.

Questions et réponses dans des réunions

Vous pouvez utiliser un module Q & R pour répondre aux questions posées par les participants. Lorsqu’un présentateur répond à une question, la question et la réponse apparaissent associées dans le module Q & R.

Remarque :

Les hôtes peuvent également donner aux participants des droits supplémentaires en leur demandant de répondre à des questions. (Voir Affectation de droits de participation supérieurs.)

Voici quelques exemples illustrant l’utilité du module Q & R :

  • Au cours d’une réunion concernant de nombreux participants, des questions sont ajoutées dans la liste d’attente du module Q & R pendant la présentation. A la fin de la présentation, l’intervenant consulte les messages et peut utiliser un filtre avant de répondre aux questions.

  • Le modérateur de la réunion répond aux questions de logistique et transfère les questions techniques à un présentateur ingénieur.

  • Le modérateur de réunion peut envoyer certaines réponses uniquement à l’expéditeur. Les réponses présentant un intérêt pour tout le monde sont envoyées à toutes les personnes présentes à la réunion.

Affichage du présentateur d’un module Q & R.
Affichage du présentateur d’un module Q & R.

Affichage du participant d’un module Q & R.
Affichage du participant d’un module Q & R.

La vue des participants d’un module Q & R dans le client HTML.
La vue des participants d’un module Q & R dans le client HTML.

Recommandations d’Adobe

Recommandations d’Adobe
Adobe Connect - Didacticiel sur les modules Fichiers, Liens Web, Sondage et Q & R
IS&T Media Services at Washington University

Affichage du module Q & R en tant que participant

Par défaut, les hôtes et les présentateurs voient le module Q & R avec des contrôles supplémentaires, mais vous pouvez afficher rapidement les questions avec réponses comme les participants.

  1. Dans le coin supérieur droit du module Q & R, cliquez sur l’une des options suivantes :

    Affichage du présentateur pour afficher des contrôles de filtrage et d’affectation supplémentaires qui ne sont visibles que par les hôtes et les présentateurs.

    Affichage des participants pour afficher la liste des questions et réponses que voient les participants, ainsi que celles reçues.

Déplacement de la vue Présentateur du module Q & R vers la zone réservée aux présentateurs

  1. Dans le coin supérieur droit du module Q & R, cliquez sur l’icône de menu .
  2. Choisissez la commande Déplacer la vue du présentateur vers la zone réservée aux présentateurs.

Remarque :

pour renvoyer le module Q & R à la zone Partage, dans la zone réservée aux présentateurs, cliquez sur et choisissez Masquer.

Envoi d’une question dans le module Q & R

  1. Dans l’Affichage des participants du module Q & R, tapez votre question dans la zone de texte située en bas.

    Vous pouvez ajouter aux questions des hyperliens sur lesquels les utilisateurs peuvent cliquer.

  2. À droite de la zone de texte, cliquez sur le bouton Envoyer une question ou appuyez sur la touche Entrée. Dans le client HTML, cliquez sur Envoyer  ou appuyez sur Retour.

Réponse aux questions à l’aide du module Q & R

  1. Sélectionnez dans la liste une question entrante.
  2. Tapez la réponse dans le champ situé en bas du module.
  3. Cliquez sur l’un des boutons suivants dans le coin inférieur droit du module Q & R :

    Envoyer à tous

    Envoie la réponse à tous les participants à la réunion.

    Envoyer en privé

    Répond uniquement à la personne qui a posé la question.

Les questions résolues apparaissent en italique avec une coche. Les icônes situées dans la barre supérieure, à côté des noms, indiquent qu’une question vous a été attribuée.
Les questions résolues apparaissent en italique avec une coche. Les icônes situées dans la barre supérieure, à côté des noms, indiquent qu’une question vous a été attribuée.

Lorsque vous répondez aux questions, vous pouvez ajouter aux réponses des hyperliens sur lesquels les utilisateurs peuvent cliquer.

Affectation d’une question à un présentateur spécifique

Vous pouvez attribuer des questions à des présentateurs ayant des connaissances spécifiques, y compris vous-même, ce qui empêche toute autre personne d’y répondre.

  1. Dans l’Affichage du présentateur du module Q & R, sélectionnez la question dans la liste des messages entrants.
  2. Sélectionnez le nom d’un présentateur dans le menu contextuel Attribuer à.

    Remarque :

    Les présentateurs peuvent réaffecter des questions à d’autres présentateurs ou choisir Aucun pour annuler l’affectation.

Indicateurs concernant les questions attribuées.
Indicateurs concernant les questions attribuées.

Affichage des questions avec différents statuts

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez ajouter un filtre à la liste des questions dans un module Q & R pour afficher certaines questions et en masquer d’autres. Vous pouvez également transférer une question à un présentateur plus compétent sur le sujet.

  1. Dans l’Affichage du présentateur du module Q & R, cliquez sur le menu déroulant dans l’angle supérieur gauche.
  2. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    Afficher toutes les questions

    Affiche toutes les questions que vous avez reçues depuis un nouveau module ou depuis la dernière fois que les questions ont été effacées.

    Afficher les questions ouvertes

    Affiche toutes les questions sans réponse qui n’ont été affectées à personne.

    Afficher les questions résolues

    Affiche toutes les questions auxquelles une réponse a été fournie.

    Afficher mes questions

    N’affiche que les questions sans réponse qui vous ont été affectées. Une question ayant déjà reçu une réponse peut être réattribuée à un utilisateur. Elle s’affiche alors dans la liste de cet utilisateur.

Suppression de questions individuelles

Vous pouvez supprimer des questions pour nettoyer l’Affichage du présentateur. (Les questions supprimées et les réponses associées restent dans l’Affichage des participants.)

  1. Dans l’Affichage du présentateur du module Q & R, sélectionnez une question.
  2. Cliquez sur l’icône Supprimer.

Effacement de toutes les questions

Pour supprimer tout le contenu de l’affichage du présentateur et des participants , procédez comme suit :

  1. Dans le coin supérieur droit du module Q & R, cliquez sur l’icône de menu .
  2. Sélectionnez Effacer toutes les questions.

Masquage du nom des participants pour les questions

Par défaut, le nom des participants s’affiche en regard des questions posées et des réponses fournies. Les hôtes et les présentateurs peuvent masquer ces noms dans la vue des participants.

  1. Choisissez Réunion > Préférences.
  2. Dans les préférences du module Q & R, désactivez l’option Afficher le nom de l’interrogateur ou Afficher le nom du présentateur, ou les deux.

Enregistrement ou envoi par message électronique du contenu de Q & R

  1. Dans le module Q & R, cliquez sur l’icône de menu .

  2. Choisissez Exporter le journal Q & R, puis sélectionnez Enregistrer au format RTF ou Envoyer Q & R par courrier électronique.

Envoi d’un message depuis le module Q & R

Dans la vue Présentateur du module Q & R, vous pouvez envoyer un message à certains participants ou groupes. Ce message apparaît dans la vue Participant du module Q & R et n’est visible que pour certains participants ou groupes.

Le message a un format différent qui le distingue des messages Q & R standard qui sont visibles pour tous les participants.

Pour envoyer un message à certains participants ou groupes, sélectionnez Envoyer un message, puis les participants ou groupes auxquels vous envoyez le message.

Participants au sondage

Les hôtes et les présentateurs peuvent utiliser le module Sondage pour créer des questionnaires ou des sondages destinés aux participants, et en consulter les résultats. Seuls les hôtes et les présentateurs peuvent contrôler la gestion des sondages et leur affichage sur l’écran des participants de la réunion. Les hôtes peuvent également voter.

Les sondages constituent un outil précieux en cours de réunion si vous souhaitez obtenir un retour d’informations instantané sur le contenu présenté. Les sondages peuvent également être utilisés en fin de réunion afin de connaître l’opinion des participants quant à la qualité de la réunion, du contenu et des présentateurs.

Remarque :

les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les modules, le partage et d’autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les salles de réunion et ce qu’il est possible d’y faire. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

Recommandations d’Adobe

Recommandations d’Adobe
Utilisation des modules Sondage d’Adobe Connect
lynda.com

Création d’un nouveau sondage

  1. Si le module Sondage n’est pas affiché, cliquez sur le menu Modules et sélectionnez Sondage > Ajouter un nouveau sondage.
  2. Dans la partie supérieure gauche du module, choisissez Choix multiple, Réponses multiples ou Réponse abrégée.
  3. Tapez une question dans le module Sondage. Saisissez ensuite une ou plusieurs réponses si vous avez sélectionné Choix multiple ou Réponses multiples. Si vous avez sélectionné Réponse abrégée, vous n’avez pas besoin de saisir de réponse.
  4. Cliquez sur Ouvrir.

Clôture du délai de réponse à un sondage

  1. Dans le coin supérieur droit du module Sondage, cliquez sur Terminer le sondage. (Les résultats sont envoyés au serveur Adobe Connect.)

  2. Pour redémarrer le sondage, cliquez sur Rouvrir.

Modification d’un sondage

Remarque :

si vous modifiez un sondage ouvert, les résultats actuels sont perdus.

  1. Cliquez sur le bouton Préparer dans le coin supérieur gauche du module Sondage.
  2. Modifiez le texte.
  3. Cliquez sur Ouvrir.

Consultation des résultats du sondage

En tant qu’hôte ou présentateur, vous pouvez consulter les résultats du sondage. Ces résultats sont actualisés en temps réel, au fur et à mesure que les participants continuent à voter ou à modifier leurs votes.

  1. Dans le coin supérieur droit du module Sondage, cliquez sur l’icône de menu .
  2. Sélectionnez Format des résultats et choisissez une option d’affichage : pourcentages, nombres ou les deux. L’ensemble des réponses s’affichent dans le module Sondage. Pour afficher les réponses provenant des différents participants, cliquez sur Afficher les votes.

Affichage des résultats du sondage aux participants

Par défaut, seuls les hôtes et les présentateurs peuvent voir les résultats du sondage, mais vous pouvez les afficher pour tous les participants en procédant comme suit :

  1. Dans le coin supérieur droit du module Sondage, cliquez sur l’icône de menu .
  2. Sélectionnez Diffuser les résultats.

Vous pouvez créer plusieurs sondages et naviguer entre eux rapidement et aisément.

  1. Dans le coin supérieur droit du module Sondage, cliquez sur l’icône de menu .
  2. Cliquez sur Choisir sondage et sélectionnez le nom d’un sondage.

Suppression des réponses au sondage

  1. Dans le coin supérieur droit du module Sondage, cliquez sur l’icône de menu .
  2. Sélectionnez Effacer toutes les réponses.

Suppression des sondages

Les hôtes peuvent masquer un sondage pour une occurrence de réunion ou le supprimer complètement. Les sondages que vous créez dans une salle de réunion sont persistants et sont disponibles dans toutes les instances de la réunion. Pour réutiliser un sondage dans une réunion ultérieure, masquez le module et effacez les résultats avant de le réutiliser.

Suivez les étapes ci-dessous pour supprimer un sondage :

  1. Dans la salle de réunion, cliquez sur Modules > Gestion des modules.

  2. Sélectionnez un ou plusieurs modules Sondage et cliquez sur Supprimer.

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