Démarrage, participation et gestion de réunions et de sessions Adobe Connect

Découvrez comment accéder à une réunion en tant que participant ou hôte, utilisez un module, gérez l’entrée des participants et gérez les notifications et les requêtes d’utilisateur provenant de la réunion.

Démarrage de réunions

Si vous êtes hôte, démarrez une réunion en vous connectant à votre salle de réunion puis invitez les autres participants par courrier électronique ou message instantané. Les réunions peuvent être spontanées ou organisées à l’avance.

Lorsque vous entrez dans une salle de réunion, vous pouvez effectuer des tâches de configuration pour les participants. Vous pouvez par exemple indiquer les informations de conférence, accepter ou refuser les demandes de participation une réunion, réorganiser les modules et saisir des notes.

Entrée dans une salle de réunion

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans la page d’accueil d’Adobe Connect Central, cliquez sur Mes réunions, puis sur le bouton Ouvrir correspondant à la réunion de votre choix.

    • Dans Adobe Connect Central, naviguez jusqu’à la page d’informations de la réunion qui vous intéresse, puis cliquez sur Entrer dans la salle de réunion.

    • Cliquez sur l’URL de la réunion dans le courrier électronique d’invitation que vous avez reçu. Tapez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Adobe Connect, puis cliquez sur Entrez dans la salle.

    • Entrez l’URL de la réunion dans votre navigateur. Tapez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Adobe Connect, puis cliquez sur Entrez dans la salle.
    • Vous pouvez également opter pour une autre réunion en cliquant sur Sélectionner une autre salle/un autre contenuau bas de la page de connexion. Cliquez sur la salle de réunion de votre choix, et vous êtes redirigé vers la section pour saisir les informations d’identification de la réunion sélectionnée. Vous pouvez également gérer votre salle de réunion en l’ajoutant à vos favoris. Pour plus d’informations, voir Gestion des salles de réunion.
    Remarque :

    La première fois que vous vous rendez dans une salle de réunion, marquez-la d’un signet afin d’y accéder plus rapidement les prochaines fois.

Vous pouvez lancer une salle de réunion Adobe Connect dans l’application de bureau Adobe Connect. Si vous ne disposez pas de l’application Adobe Connect requis, Adobe Connect vous invite à la télécharger et à l’installer. Un administrateur peut obliger tout le monde à installer l’application Adobe Connect pour participer à une session Adobe Connect. 

Afin de faciliter la familiarisation des participants avec une salle de réunion Adobe Connect, des conseils animés s’affichent au lancement de la salle. Les recommandations dépendent des rôles : elles diffèrent pour les hôtes, les présentateurs et les participants. Les conseils ou conseils guidés présentent les flux de travaux principaux d’un rôle. Vous pouvez cliquer sur Ne plus afficher ce message pour ignorer les conseils guidés. Vous pouvez relancer l’animation des conseils de réunion depuis Aide > Afficher des conseils sur Adobe Connect dans la salle de réunion.

Conseils guidés pour vous aider à maîtriser quelques tâches courantes de réunion.
Conseils guidés pour vous aider à maîtriser quelques tâches courantes de réunion.

Remarque :

Les conseils guidés ne sont pas visibles dans la vue HTML.

Lorsqu’un utilisateur sélectionne l’option Ne plus afficher, l’utilisateur peut lancer l’animation des astuces depuis Aide > Afficher des conseils sur Adobe Connect dans la salle de réunion.

Gestion des salles de réunion

Toute votre salle de réunion est automatiquement stockée sous le lien Salle/Contenu dans les onglets Récents et Favoris.

Récents

Votre liste Récent répertorie toutes les salles de réunion auxquelles vous avez participé, la plus récente apparaissant en haut de la liste. 

En outre, vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes dans votre onglet Récent :

  • Ajouter la réunion à votre liste Favoris
  • Supprimer les réunions individuellement
  • Effacer toutes les réunions à la fois

Favoris

Vous pouvez ajouter n’importe quelle salle de réunion à votre liste Favoris afin qu’elle soit facilement accessible en cas de besoin. Il vous suffit de cliquer sur une réunion dans votre liste Récent, puis de cliquer sur l'étoile pour l'ajouter à votre liste Favoris.

Pour supprimer une réunion de la liste Favoris, cliquez sur la réunion, puis sélectionnez Supprimer ouEffacer tout.

Invitation de participants et accord ou refus d’accès

Pendant qu’ils sont dans la salle de réunion, les hôtes peuvent inviter des personnes à participer à une réunion. Un hôte peut choisir de bloquer l’accès à une réunion et accepter ou refuser les demandes d’accès à une réunion bloquée.

Invitation de participants en cours de réunion

Les hôtes peuvent inviter des utilisateurs à participer à une réunion depuis la salle de réunion Adobe Connect.

  1. Sélectionnez Gérer l’accès et l’entrée > Inviter des participants dans la liste déroulante en regard de la salle de réunion sur la barre de titre.

  2. Dans la boîte de dialogue Inviter des participans, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur le bouton Rédiger un courrier électronique pour ouvrir votre client de messagerie par défaut ; vous pourrez envoyer aux invités un courrier électronique généré automatiquement et contenant l’URL de la réunion.

    • Copiez le lien figurant dans la boîte de dialogue Inviter des participants et collez-la dans un courrier électronique ou un message instantané, puis envoyez ce dernier aux invités. Revenez dans la salle de réunion et cliquez sur Terminé pour fermer la boîte de dialogue.

Connexion des participants sans nécessité de permission de l’hôte pour chaque entrée

Vous pouvez configurer une salle de réunion de sorte à autoriser automatiquement l’entrée de la salle aux participants, sans intervention des hôtes. Lors de la création d’une réunion, sélectionnez Toute personne disposant de l’adresse URL de la réunion peut y assister dans la section Accès. Pour une réunion existante, accédez à Modifier les infos et sélectionnez la même option.

Attention :

Lorsque vous sélectionnez l’option Toute personne possédant l’URL, votre salle est accessible au public. Tout contenu téléchargé dans votre salle est également accessible au public. Tout utilisateur disposant de l’URL peut accéder au contenu téléchargé à votre insu.

Blocage des participants entrants

  1. Sélectionnez Gérer l’accès et l’entrée > Bloquer l'entrée des participants dans la liste déroulante en regard du nom de la salle de réunion sur la barre de titre.

  2. Pour que les personnes qui arrivent puissent demander l’accès à la réunion, sélectionnez Autoriser les participants à demander à entrer.

  3. (Facultatif) Dans la zone de texte, modifiez le message destiné aux participants qui rejoignent la réunion. Pour enregistrer le message pour une future utilisation, sélectionnez Enregistrer le message.

Blocage des invités qui ne disposent pas de comptes Adobe Connect enregistrés

  1. Sélectionnez Gérer l’accès et l’entrée > Bloquer l'accès des invités dans la liste déroulante en regard du nom de la salle de réunion sur la barre de titre.

Utilisation des modules

Les hôtes peuvent afficher, masquer, ajouter, supprimer et réorganiser les modules. Plusieurs instances d’un module (sauf le module Participants, le module Q & R, le module Vidéo, et le tableau de bord Occupation) peuvent être affichées simultanément dans une réunion.

Remarque :

les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les modules, le partage et d’autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les salles de réunion et ce qu’il est possible d’y faire. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

Affichage ou dissimulation d’un module

  • Pour afficher un module, sélectionnez-le dans le menu  situé en haut de la barre de titre. (Pour les modules qui peuvent avoir plusieurs instances, sélectionnez le nom de l’instance dans le sous-menu.)

    Une coche s’affiche à côté du nom des modules actuellement visibles dans la réunion.

  • Pour masquer un module, désélectionnez-le dans le menu . Ou choisissez Masquer dans le menu des options  dans le coin supérieur droit d'un module.

Ajout d’un module

  1. Dans la barre de menus , sélectionnez Modules, puis le nom d’un module.

  2. Dans le sous-menu du module, sélectionnez Ajouter nouveau [nom du module] Module.

Déplacement et redimensionnement des modules

  1. Dans la barre de menus , sélectionnez Déplacer et redimensionner les modules. Une coche apparaît à côté de l’option lorsqu’elle est activée.

  2. Pour déplacer un module, faites-le glisser par sa barre de titre. Pour redimensionner un module, faites glisser son coin inférieur droit.

Affichage d’un module en taille maximale

Lorsque vous agrandissez un module, il s’agrandit pour remplir la fenêtre du navigateur ouverte.

  1. Dans le coin supérieur droit du module, cliquez sur le menu des options puis sélectionnez Agrandir.

  2. Pour rétablir la taille d’origine du module, cliquez de nouveau sur le menu des options  , puis sélectionnez Restaurer.

Remarque :

Pour agrandir le module Partage au-delà de la fenêtre du navigateur ouverte et jusqu’au bord de l’écran, cliquez sur le bouton Plein écran.

Organisation des modules

  1. Choisissez Modules d'atelier dans le menu  situé en haut de la barre de titre. Une coche apparaît à côté de l’option lorsqu’elle est activée.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour modifier le nom d'un des modules, sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur Modifier ().
    • Pour supprimer les modules, sélectionnez-les dans la liste, puis cliquez sur Supprimer ().
    • Pour localiser tous les modules non utilisés, cliquez sur Sélectionner les éléments inutilisés. Tous les modules inutilisés sont mis en surbrillance dans la liste située à gauche. Cliquez sur Supprimer () si vous souhaitez supprimer les modules inutilisés.
  3. Cliquez sur Terminé pour fermer la boîte de dialogue Gestion des modules.

Participation en tant que nouvel utilisateur Adobe Connect

Lors de leur première connexion, les nouveaux utilisateurs sont guidés dans l’interface utilisateur en fonction de leur rôle dans le système. Les règles qui régissent la destination des nouveaux utilisateurs Adobe Connect, lors de leur première connexion, sont énumérées ci-dessous.

Appartenance à un groupe

Composant affiché lors de la première connexion

Hôtes de réunion uniquement

Nouvelle réunion générée par le système

Hôtes de réunion et autres membres

Nouvelle réunion générée par le système

Gestionnaires de formation uniquement

Onglet Formation

Auteurs uniquement

Onglet Contenu

Administrateurs de séminaires uniquement

Onglet Séminaire

Stagiaires uniquement

Accueil, onglet

Gestionnaires d’événements uniquement

Onglet Evénements

Administrateurs d’événements uniquement

Accueil, onglet

Toute combinaison de plusieurs types d’adhésion, à l’exclusion de l’appartenance au groupe des hôtes de réunion

Accueil, onglet

Administrateurs, Administrateurs limités, ou les deux

Accueil, onglet

Tout rôle associé à un ou plusieurs rôles d’administrateur (administrateurs, administrateurs limités et administrateur d’événement)

Onglet adapté au rôle

Lorsqu’un utilisateur accède à une nouvelle salle de réunion générée par le système, il peut modifier l’adresse URL et le nom de la salle de réunion, et utiliser des noms plus explicites. Il peut également conserver le nom et l’URL générés par le système. En cliquant sur Autres paramètres, dans le volet de gauche, il peut lancer Adobe Connect Central et configurer la salle de réunion. En tant qu’hôte de la réunion, il peut notamment associer un profil audio dans la salle de réunion s’il le souhaite.

Un nouvel utilisateur aboutit à une réunion générée par le système et peut renommer cette réunion.
Un nouvel utilisateur aboutit à une réunion générée par le système et peut renommer cette réunion.

Remarque :

dans un nouveau compte utilisateur, si une réunion est créée dans le dossier Mes réunions, le nouvel utilisateur accède à ce dossier au lieu d’aboutir à une salle de réunion générée par le système.

Participation à une réunion

Les participants peuvent accéder à la réunion en tant qu’invités ou en tant qu’utilisateurs enregistrés, selon les paramètres choisis par l’hôte de la réunion.

Si la connexion au serveur échoue, Adobe Connect affiche un message d’erreur. Il contient un lien vers l’Assistant de test qui permet de tester la connexion en plusieurs étapes.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Si vous avez été invité à une réunion par une personne de votre société, sélectionnez Mes réunions dans l’onglet Accueil d’Adobe Connect. Dans la liste des réunions de gauche, recherchez la réunion à laquelle vous souhaitez participer et cliquez sur Entrer.

    • Cliquez sur l’adresse URL de la réunion (reçue généralement par courrier électronique ou messagerie instantanée).

  2. Connectez-vous à la salle de réunion en tant qu’invité ou en tant qu’utilisateur Adobe Connect :
    • Sélectionnez Entrer en tant qu’invité. Saisissez le nom à utiliser comme identifiant dans la réunion. Saisissez les valeurs appropriées dans les champs d’accès invité. Indiquez par exemple l’identifiant de courrier électronique et le numéro du contact, puis cliquez sur Entrer dans la salle de réunion.

    • Sélectionnez Entrer avec votre nom de connexion et votre mot de passe. Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur Entrez dans la salle.

    Connect ouvre directement la salle dans le client HTML si l’application n’est pas installée. 

    Une fois dans la salle via l'application de navigateur, vous êtes invité à télécharger l’application. Vous pouvez cliquer sur Télécharger l'application pour installer le nouveau programme d’installation CEF. Le programme d’installation CEF est téléchargé et l’utilisateur peut basculer vers la réunion à l’aide de l’application CEF. 

    Télécharger l’application pour installer la nouvelle application CEF
    Télécharger l’application pour installer la nouvelle application CEF

    Si l’utilisateur clique sur Annuler, puis décide, plus tard au cours de la réunion, de passer à l’application CEF, il peut cliquer sur le menu d’options  à droite de l’écran, choisir Passer à l’application de bureau, puis télécharger Adobe Connect.

    Passer à l’application
    Passer à l’application

    Remarque :

    Adobe continuera de prendre en charge tout serveur avant la version 11.0 pour les clients existants. Cela signifie que les clients existants peuvent continuer à ouvrir leurs réunions dans cette application.

    Si vous êtes l’administrateur d’un compte hébergé, Adobe Connect affiche les termes et conditions d’utilisation par défaut. Pour vous connecter à une réunion, vous devez tout d’abord confirmez que vous avez lu et accepter les conditions d’utilisation.

    Si vous êtes un utilisateur, les conditions d’utilisation ne s’affichent pas pour les comptes hébergés. Vous pouvez vous connecter à une réunion avant l’expiration des conditions d’utilisation, même si l’administrateur ne les a pas encore acceptées.

    Pour les comptes de site partagés, les conditions d’utilisation s’affichent lors de votre première connexion à Adobe Connect en tant qu’administrateur ou qu’utilisateur. Pour continuer, vous devez confirmer que vous avez lu et accepté les conditions d’utilisation. Sélectionnez la case à cocher affichée à l’écran afin d’indiquer que vous avez lu et accepté les conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité en ligne Adobe.

    Remarque :

    si l’administrateur de la réunion a activé les certificats côté client, la boîte de dialogue de sélection de certificat apparaît lorsque vous essayez d’entrer dans une réunion. La boîte de dialogue vous invite à sélectionner un certificat permettant de vérifier votre identité. L’administrateur peut avoir activé une note de conformité aux conditions d’utilisation. Vous devez accepter ces conditions pour participer à la réunion. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

Passer à une vue classique

Les utilisateurs qui souhaitent afficher la vue classique lors de la réunion peuvent cliquer sur Passer à une vue classique dans le menu d’options  à droite de l’écran. Pour quitter la vue classique et revenir à l’environnement moderne, cliquez sur Passer à l’application de bureau.

Remarque :

L’option Passer à la vueclassique n’est pas disponible pour le client HTML et l’application CEF.

Suspension ou clôture d’une réunion

Les hôtes peuvent mettre les participants en attente pour restreindre provisoirement l’accès à la salle de réunion aux hôtes et aux présentateurs, en leur laissant le soin de préparer les matériels. Les téléconférences audio sont suspendues.

Les hôtes peuvent mettre fin à la réunion pour supprimer tout le monde, y compris les hôtes, les présentateurs et les participants. Les téléconférences sont déconnectées. Si un compte Adobe Connect est facturé à la minute, vous pouvez éviter des frais inutiles en mettant fin explicitement à une réunion si cette dernière n’est pas en cours.

Mise en attente des participants

  1. Sélectionnez Gérer l’accès et l’entrée > Mettre les participants en attente dans la liste déroulante en regard du nom de la salle de réunion sur la barre de titre.

  2. Au besoin, modifiez le message pour les participants, puis cliquez sur Mettre en attente pour mettre la réunion en attente.

    Illustration de la mise en attente des participants
    Illustration de la mise en attente des participants

Les participants qui se connectent à une réunion en attente y accèdent automatiquement dès qu’elle reprend.

Clôture d’une réunion

  1. Cliquez sur le bouton Mettre fin à la session  en haut à droite de la fenêtre du webinaire. 

  2. Si vous le souhaitez, modifiez le message pour les participants, puis cliquez sur Terminer maintenant pour fermer la session pour tous les participants.

    Si vous cliquez sur Enregistrer le message, la réunion ne prendra PAS fin. Vous retournerez à l’interface de la réunion.

    Illustration de la façon de quitter la session
    Illustration de la façon de quitter la session

  3. Si vous cochez la case Ouvrir une URL pour tous les participants à la fin de la session et entrez une URL en bas de l'écran, cette adresse apparaîtra comme un lien pour les utilisateurs mobiles. Pour les autres utilisateurs, une nouvelle fenêtre de navigateur s’ouvrira sur ce site.

Remarque :

Les participants et les invités ne pourront pas entrer dans la salle tant qu'un hôte n'aura pas ouvert la salle.

Enregistrement d’un message de mise en attente ou d’arrêt de réunion en vue d’une utilisation ultérieure

Vous pouvez rédiger un message de mise en attente ou de fin de réunion sans interrompre la réunion. Cette fonction vous permet de rédiger le message pendant la réunion, puis de l’envoyer au moment opportun.

  1. Sélectionnez Gérer l’accès et l’entrée > Mettre les participants en attente dans la liste déroulante en regard du nom de la salle de réunion sur la barre de titre.

  2. Relisez le message affiché dans la zone de texte.
  3. Cliquez ensuite sur Enregistrer le message afin de le conserver pour une utilisation ultérieure et de reprendre la réunion.

Reprise d’une réunion mise en attente ou arrêtée

  1. Dans le coin supérieur droit de la salle de réunion, cliquez sur Reprendre dans la fenêtre des participants mis en attente. 

    Remarque :

    Si vous avez fermé cette fenêtre, choisissez Gérer l’accès et l’entrée, puis désélectionnez Mettre les participants en attente.

Utilisation des notifications et des demandes

Les demandes en attente et les notifications sont affichées dans la barre de menus. Cette fonction présente une vue unifiée des requêtes et des notifications sur lesquelles vous pouvez intervenir. Les icônes de notification et de demande s’affichent si vous avez des demandes en attente.

Notifications et demandes en cours de réunion.
Notifications et demandes en cours de réunion.

A. Demande de saisie utilisateur B. Demande par main levée C. Enregistrement d’une notification 

Cliquez sur le bouton d’une demande ou d’une notification pour afficher les détails et répondre le cas échéant. Les demandes par main levée et les demandes d’accès sont indiquées séparément. Les autres notifications s’affichent sous l'icône d’alarme

Notifications en cours de réunion disponibles sous l’icône d'alarme
Notifications en cours de réunion disponibles sous l’icône d'alarme

Logo Adobe

Accéder à votre compte