Signature automatique est un composant Acrobat Sign pour Salesforce qui permet aux utilisateurs du portail communautaire de signer des accords en libre-service. Vous pouvez l’ajouter à tout portail Salesforce Experience Cloud, par exemple client, partenaire, employé, etc. pour aider les utilisateurs à lancer et à signer leurs accords directement à partir du portail.
Le document Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide de l’utilisateur pour la signature automatique contient des instructions sur la configuration d’Acrobat Sign pour Salesforce afin de générer des modèles d’accord à signature automatique. Pour permettre aux utilisateurs du portail communautaire de recevoir et de signer des accords sur le portail communautaire, vous devez effectuer les étapes suivantes :
Si vous utilisez Acrobat Sign pour Salesforce, version 22 ou antérieure, vous devez activer Chatter dans votre organisation SFDC. Pour ce faire, procédez comme suit :
Pour activer les expériences digitales :
Vous devez configurer deux sites de confiance CSP (Politique de sécurité des contenus) pour autoriser les URL de base pour votre compte Adobe Acrobat Sign. Pour ce faire, procédez comme suit :
Pour obtenir la valeur de partition de votre compte Acrobat Sign, procédez comme suit :
Découvrez comment identifier l’environnement de compte Adobe Acrobat Sign.
Dans la nouvelle page Définition de site qui s’ouvre, remplissez les champs obligatoires comme suit :
Dans la nouvelle page Définition de site qui s’ouvre, remplissez les champs obligatoires comme suit :
Vous devez activer les utilisateurs de la communauté avec le jeu d’autorisations Utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign pour leur permettre d’utiliser le portail. Pour ce faire, procédez comme suit :
Remarque : vous pouvez créer le portail communautaire sans activer le jeu d’autorisations Utilisateur de la communauté Adobe Acrobat Sign.
Pour configurer vos profils utilisateur afin d’utiliser le portail en libre-service Adobe Acrobat Sign, vous devez cloner et modifier l’un des profils standard. Pour ce faire, procédez comme suit :
Vous devez créer un compte, un contact et un utilisateur pour la communauté.
Le propriétaire du compte doit être associé à un rôle pour activer les utilisateurs du portail. Pour associer un rôle à votre utilisateur Salesforce, accédez à Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs. Ensuite, dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Modifier pour un utilisateur, puis, dans la page qui s’ouvre, ouvrez le menu déroulant Rôle, sélectionnez un rôle, puis Enregistrer.
Pour créer un compte :
Pour créer un contact :
Dans la boîte de dialogue Nouveau contact qui s’affiche :
Dans la page Nouvel utilisateur qui s’ouvre, configurez l’utilisateur comme suit :
La page Configuration des utilisateurs s’actualise et affiche les informations de l’utilisateur.
Dans la page Affectations de jeux d’autorisations qui s’ouvre pour l’utilisateur :
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche :
Un magnifique diaporama composé de graphiques s’exécute après la création de la communauté. Une fois l’opération terminée, la page Communauté s’affiche. Le nom de la communauté est indiqué en haut de la fenêtre (surligné en jaune), et la chaîne propre au site dans l’URL est visible dans la barre d’adresse.
Dans le panneau de gauche, sélectionnez Membres et configurez les champs comme suit :
Dans la page Générateur qui s’ouvre :
Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez l’icône Publier. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez de nouveau Publier pour confirmer.
Un message s’affiche indiquant que les mises à jour du site sont en cours de publication. Une fois les modifications effectuées, vous recevez un e-mail de confirmation.
Dans le panneau de gauche, sélectionnez l’icône Composants, puis procédez comme suit :
La page s’actualise pour afficher le composant supplémentaire sur la mise en page et place le panneau gestion relatif au composant dans le coin supérieur droit.
Vous pouvez contrôler les paramètres du portail via le panneau de gestion dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Les paramètres sont appliqués à tous les accords affichés dans le composant.
Remarque : aucun des paramètres n’est obligatoire. Ils doivent uniquement être utilisés lorsque vous prévoyez d’appliquer ce paramètre dans le monde entier.
Le panneau de gestion comporte les commandes suivantes :
Reportez-vous à la section Affichage des utilisateurs de la communauté.
Vous pouvez activer le paramètre « Autoriser envoi au nom d’autres utilis. » pour les utilisateurs qui ne disposent pas de licence Adobe Acrobat Sign. Ce paramètre permet à un utilisateur de la communauté de générer un accord à l’aide de la licence d’un autre utilisateur.
Pour ce faire, vous devez effectuer les étapes de configuration suivantes :
Chaque modèle d’accord peut avoir un seul utilisateur au nom duquel les accords sont envoyés. L’utilisateur sélectionné doit être en mesure d’envoyer les accords via Adobe Acrobat Sign, mais aucune autre restriction n’est en place.
Vous devez configurer le modèle de l’accord avec l’ID Salesforce d’un utilisateur de la communauté et une licence Adobe Acrobat Sign. Pour ce faire, procédez comme suit :
Sélectionnez le lien Nom complet de l’utilisateur.
La page Configurer les utilisateurs s’affiche. Vous y trouverez l’ID utilisateur dans l’URL de la page (mis en surbrillance en vert).
L’URL ci-dessus indique (avec l’ID en gras) : https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1
Vous devez définir le paramètre E-mail de l’utilisateur de la communauté pour rendre le profil public. Pour ce faire, procédez comme suit :
Vous pouvez utiliser l’une des deux méthodes ci-dessous pour remettre les accords aux utilisateurs dans le portail communautaire :
Un modèle au niveau du compte doit répondre aux exigences suivantes :
Si les utilisateurs et le portail sont correctement configurés, les accords envoyés au contact sont renseignés sur le portail afin que les utilisateurs puissent y accéder et le signer à leur propre discrétion.
Les accords en attente de la signature de l’utilisateur sont répertoriés en premier. Le bouton à droite du nom de l’accord indique si une signature ou une approbation est requise.
Chaque fois qu’un utilisateur signe ou approuve avec succès un accord, un message de réussite s’affiche en haut du panneau des composants.
Les accords déjà signés par l’utilisateur, mais pour lesquels des actions supplémentaires doivent être réalisées par d’autres destinataires, sont répertoriés juste après.
Les accords finalisés se trouvent en bas du panneau des composants et contiennent l’adresse électronique du signataire / de l’approbateur et la date d’exécution.
Un modèle d’accord peut être inséré dans le portail communautaire via le panneau de gestion des composants pour la communauté.
Une fois ajouté, le modèle apparaît dans la section Action requise de votre part et ressemble à un accord envoyé directement à l’utilisateur.
La différence, c’est que le bouton Envoyer/Approuver déclenche le modèle pour générer un nouvel accord à chaque clic, puis héberge l’accord sur le portail. La liste des accords contient donc ces accords potentiels seulement après que l’utilisateur lance le processus de signature.
Un seul modèle peut être utilisé à un moment donné, et ce modèle est contrôlé par les autres paramètres dans le panneau de gestion (décrit ci-dessous).
La portée de l’accord définit les individus qui peuvent déclencher le modèle en termes de volume :
Si une échéance de signature est précisée dans le panneau de gestion des composants, les accords doivent être signés pour cette date. L’échéance est clairement indiquée sous le nom de l’accord.
Lorsque la date définie est dépassée, le bouton Signer est supprimé et un texte sur l’échéance s’affiche dans une police rouge.
La valeur Jours de renouvellement n’est pas explicitement visible du côté client, mais elle permet au lien du modèle d’être de nouveau disponible une fois le nombre de jours écoulé.
Exemple : si la valeur est 360, le lien du modèle de l’accord est affiché de nouveau 360 jours après la dernière signature du modèle.
Le titre de l’en-tête est un champ de texte libre qui peut être remplacé par une valeur quelconque.
Le logo de l’en-tête est une option d’activation/de désactivation qui affiche le logo Adobe Acrobat Sign ou le supprime.
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