Remarque :
L’article ci-dessous fournit des instructions pour la nouvelle mise en page.
Cliquez ici pour consulter le même contenu avec la mise en page classique.


Présentation

Les modèles de bibliothèque permettent aux utilisateurs de créer des documents interactifs réutilisables.  Ces documents peuvent se présenter sous la forme d’un champ de signature unique (comme pour un accord de non-divulgation) ou de formulaires très complexes (tels que les documents d’imposition/d’intégration).

Lorsque vous utilisez le même fichier pour définir un accord, vous pouvez créer un modèle qui accélère la livraison du document au signataire, garantit la cohérence du contrat signé final et garantit passivement que votre équipe utilise toujours la version actuelle du document.

Les modèles peuvent être définis de deux façons : calques de champs de formulaire et documents.

  • Les calques de champ de formulaire correspondent uniquement aux champs qui sont appliqués au fichier téléchargé. Ils sont idéaux pour les entreprises qui élaborent dynamiquement des contrats avec du contenu personnalisé, mais dans un format standardisé. Il vous suffit de charger le fichier et d’appliquer le calque de champ pour placer tous les champs en quelques clics.
  • Les documents incluent le fichier de base en plus des champs. Les documents standard qui n’ont pas de contenu dynamique fonctionnent mieux ici, comme les formulaires fiscaux, les demandes et les accords de non-divulgation.

Remarque :

L’utilisateur qui crée le modèle est le propriétaire de l’objet. Seul le propriétaire peut modifier le modèle ou ajuster le niveau d’autorisation.

La propriété d’un modèle ne peut pas être transférée à un autre utilisateur.

Cet article explique :

  • Comment créer un modèle de bibliothèque dans l’application Adobe Sign
  • Comment renommer un modèle de bibliothèque dans la page Gérer
  • Comment modifier le type de modèle
  • Comment modifier les droits d’accès du modèle 

Créer un modèle de bibliothèque

  1. Pour créer un modèle de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Accueil, puis sélectionnez Créer des modèles de documents.

    Ajout d’un modèle
  2. La page de configuration Créer un modèle de bibliothèque se charge.

    Saisissez le nom de votre modèle dans le champ Nom du modèle.

    Si vous ne nommez pas le modèle de manière explicite, le nom du premier document ajouté s’affiche dans ce champ.

  3. Faites glisser et déposez les fichiers dans la section Fichiers ou cliquez sur le lien Ajouter des fichiers en haut à droite de la section Fichiers pour parcourir votre système.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour créer un modèle plus grand.

  4. Configurez le type de modèle :

    • Document réutilisable : cette option enregistre le document complet, avec son contenu et ses champs de formulaire.
    • Calque de champs de formulaire réutilisable : cette option enregistre uniquement le calque de champs de formulaire à appliquer à un autre document (contenu différent avec la même mise en forme).
    • Les deux : les deux types de modèles sont proposés.

    Remarque :

    Vous pouvez à tout moment changer le type d’un modèle en modifiant ses propriétés.

  5. Configuration de l’option Qui peut utiliser ce modèle

    Ce paramètre rend le modèle accessible en fonction de l’utilisateur qui l’a chargé :

    • Seulement moi : seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut y accéder.
    • N’importe quel utilisateur de mon groupe : si cette option est activée, une association logique est établie entre le modèle et le groupe auquel appartient l’utilisateur qui l’a chargé. Tous les membres du groupe ont accès au modèle.
      • Si l’utilisateur qui a chargé le modèle est transféré dans un autre groupe, cette association modèle-groupe n’est pas rompue.
    • Tous les utilisateurs de mon entreprise : chaque utilisateur du compte aura accès au modèle.

    Remarque :

    Dans tous les cas, seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut le modifier ou le supprimer.

    Les autres utilisateurs pourront manipuler le modèle une fois qu’il aura été appliqué à un accord, en sélectionnant l’option Aperçu et ajout de champs durant le processus d’envoi. Les propriétés du modèle sont alors modifiées pour cet accord particulier, mais le modèle racine reste inchangé.

  6. Cliquez sur Aperçu et ajout de champs pour envoyer le modèle à l’environnement de création.

    create_library_template
  7. L’environnement de création par glisser-déposer s’ouvre. Faites glisser les champs du rail de droite jusqu'aux emplacements de votre choix dans le document.

    Remarque :

    Par défaut, tous les champs importés sont attribués au premier destinataire. Vous pouvez modifier l’attribution des champs en changeant le destinataire sélectionné dans la liste déroulante Destinataires.

    place_fields
  8. Lorsque vous avez terminé d’ajouter les champs, cliquez sur Enregistrer.


Modification du nom d’un modèle de bibliothèque

Modifier le nom d’un modèle est un processus simple réalisé en quelques étapes. Renommez vos anciens modèles pour suivre les révisions ou signaler les modèles obsolètes que vous souhaitez conserver.

Remarque :

L’auteur d’un modèle est le seul autorisé à le modifier ou à le supprimer.

  1. Accédez à votre modèle en sélectionnant l’onglet Gérer.

  2. Sélectionnez le filtre Modèles dans le volet de gauche.

  3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez sélectionner, puis cliquez sur le lien Modifier le modèle dans le volet de droite pour ouvrir le modèle dans l’environnement de création par glisser-déposer.

    Cliquez sur le lien Modifier du modèle
  4. Développez la section Propriétés du modèle :

    • Cliquez dans le champ Nom du modèle
    • Entrez le nom souhaité
    Cliquez sur le lien Modifier du modèle
  5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé


Modification du type d’un modèle de bibliothèque

Le type de modèle définit si votre modèle inclut le document de base, ou s’il est composé uniquement de champs.

  1. Accédez à votre modèle en sélectionnant l’onglet Gérer.

  2. Sélectionnez le filtre Modèles dans le volet de gauche.

  3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez sélectionner, puis cliquez sur le lien Modifier le modèle dans le volet de droite pour ouvrir le modèle dans l’environnement de création par glisser-déposer.

    Cliquez sur le lien Modifier du modèle
  4. Développez la section Propriétés du modèle :

    Dans la section Type de modèle, vous pouvez définir le type de modèle

    • Calque de champ de formulaire réutilisable : contient uniquement les champs (sous forme de calque) qui peuvent être appliqués à un document téléchargé
    • Document réutilisable : contient un document quelconque avec le calque de champ appliqué.
      • Il est acceptable de ne placer aucun champ
    Cliquez sur le lien Modifier du modèle
  5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé


Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque

Le niveau d’autorisation du modèle détermine qui parmi les autres utilisateurs du compte peut accéder au modèle et l’utiliser.

  1. Accédez à votre modèle en sélectionnant l’onglet Gérer.

  2. Sélectionnez le filtre Modèles dans le volet de gauche.

  3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez sélectionner, puis cliquez sur le lien Modifier le modèle dans le volet de droite pour ouvrir le modèle dans l’environnement de création par glisser-déposer.

    Cliquez sur le lien Modifier du modèle.
  4. Configuration de l’option Qui peut utiliser ce modèle

    Ce paramètre rend le modèle accessible en fonction de l’utilisateur qui l’a chargé :

    • Seulement moi : seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut y accéder.
    • N’importe quel utilisateur de mon groupe : si cette option est activée au niveau du groupe, une association logique est établie entre le modèle et le groupe auquel appartient l’utilisateur qui l’a chargé. Tous les membres du groupe ont accès au modèle.
      • Si l’utilisateur qui a chargé le modèle est transféré dans un autre groupe, cette association modèle-groupe n’est pas rompue.
    • Tous les utilisateurs de mon entreprise : chaque utilisateur du compte aura accès au modèle.
    Cliquez sur le lien Modifier du modèle
  5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé

  • Etant donné que le créateur du modèle est le propriétaire et que la propriété ne peut pas être transférée à un autre utilisateur, il est recommandé de désigner un utilisateur comme administrateur du modèle, dans la mesure du possible. Cela vous permettra d’améliorer considérablement votre capacité à gérer efficacement les modèles.
  • Si votre modèle comporte de nombreux champs, enregistrez-le souvent ! Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, vous êtes peut-être redirigé vers la page Gérer, mais c’est mieux que de perdre votre travail !
  • Le fait de nommer les champs de manière réfléchie peut vous aider à long terme. Si vous envisagez d’exporter les données saisies par les signataires, les noms des champs peuvent rendre ces informations beaucoup plus lisibles et permettre de les classer.

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