Gestion, suivi et modification des accords

Gestion des accords et obtention d’informations propres aux transactions

Une fois qu’un accord a été envoyé, vous pouvez en modifier certains aspects ou obtenir des informations relatives à la transaction.

Toutes les actions et options sont disponibles en cliquant une fois sur une transaction dans la page Gérer.

Affichage d’un accord

Pour ouvrir un accord pour en afficher le contenu (dans l’état actuel), cliquez sur l’accord pour le sélectionner, puis sélectionnez Ouvrir l’accord dans les options du rail de droite.

Remplacement d’un document sur un accord

L’expéditeur d’un accord peut remplacer le document et manipuler les champs une fois l’accord envoyé, si le premier destinataire n’a pas encore terminé son action.

Sélectionnez l’accord. Le lien Modifier l’accord s’affiche dans les options du volet de droite si l’accord peut toujours être modifié.

Remplacement du destinataire actuel

Utilisez ce processus si une adresse e-mail incorrecte a été initialement utilisée ou si vous souhaitez modifier la signature.

Une bulle d’informations s’affiche à gauche. 

Selon les paramètres activés, un ou plusieurs paramètres sont affichés dans la bulle :

• Remplacer le destinataire : cette option remplace le destinataire actuel, lui refusant tout accès ultérieur à l’accord.
• Ajouter un autre destinataire : l’ajout d’un autre destinataire inclut le nouveau destinataire, laissant le destinataire d’origine en place et capable de terminer l’accord.

Définition, modification ou annulation des rappels

Les rappels permettent d’envoyer un e-mail au signataire suivant pour lui rappeler que l’accord est en attente de sa signature. Ils peuvent être définis pour une transaction en cours et sont envoyés aux parties indiquées.

Sélectionnez l’accord auquel vous souhaitez ajouter le rappel.

Cliquez sur le lien Rappel dans le volet de gauche.

• Définissez à qui vous souhaitez envoyer un rappel, ainsi que son itération.
  • Ajoutez un message si vous le souhaitez.    
• Cliquez sur Créer.

Sélectionnez l’accord que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le lien Rappeler.

• Sélectionnez le rappel que vous souhaitez annuler.
• Cliquez sur l’icône Annuler le rappel (représenté par une corbeille).

Définition, modification ou annulation d’une date d’expiration

La définition d’une date d’expiration pour un accord annule automatiquement la transaction après le nombre défini de jours. Cette date peut également être modifiée afin d’accorder un délai supplémentaire pour la signature du document.

Définition d’une date d’expiration

Sélectionnez l’accord que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur l’icône en forme de crayon à droite de la Date d’expiration dans le volet de droite.

• Une fenêtre contextuelle s’affiche à gauche. Elle vous permet de définir, de modifier ou d’annuler la date d’expiration.
• Cliquez sur Enregistrer.

Annuler l’accord

L’annulation d’un accord entraîne l’interruption de la transaction dans son état actuel. La transaction ne peut pas être terminée et est déplacée vers la catégorie Annulé de la page Gérer.

• Indiquez le motif d’annulation de l’accord si vous le souhaitez.
• Vous pouvez éventuellement avertir les participants de l’accord. Tous.
• Cliquez sur Annuler l’accord.

Partage de l’accès à un accord

En tant qu’expéditeur d’un accord, vous pouvez le partager avec une autre personne, à condition que celle-ci dispose d’une adresse e-mail. Cette fonctionnalité s’avère utile pour les responsables ou les personnes qui doivent voir les transactions envoyées.

• Saisissez la ou les adresses électroniques avec lesquelles vous souhaitez partager l’accord.
  • Séparez-les par des virgules s’il y en a plusieurs.
• Ajoutez un message si vous le souhaitez.
• Cliquez sur Partager.

Téléchargement d’une copie PDF d’un accord

Téléchargez une copie PDF de la version actuelle de l’accord. Vous pouvez télécharger le PDF complet ou les fichiers individuels (dans l’ordre dans lequel ils ont été chargés).

Consultation de l’activité (historique des événements) de l’accord

Les événements d’une transaction peuvent être consultés dans l’onglet Historique. Il s’agit d’une description de toutes les étapes suivies par l’accord jusqu’à aujourd’hui. Le rapport d’audit est une version de ces informations qui peut être enregistrée au format PDF.

Le volet de droite est remplacé par la liste des événements consignés pour l’accord.

Accès au rapport d’audit de l’accord

Vous pouvez télécharger une copie PDF du rapport d’audit en sélectionnant l’accord, puis en cliquant sur le lien Télécharger le rapport d’audit dans les options du volet de droite.