Mehrere Signaturen gleichzeitig mit Massenversand anfordern

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Zuletzt aktualisiert am 9. August 2022 | Gilt auch für Adobe Acrobat Sign

Mit der Funktion Massenversand können Sie ein Formular hochladen und als Vorlage verwenden, um viele (Hunderte!) Formulare zu erstellen und versenden. individueller Vereinbarungen zu erstellen und zu senden, die jeweils einem externen Unterzeichner zugewiesen sind.

Jede Vereinbarung ist von den anderen getrennt und enthält einen eigenen Audit-Bericht. Keiner der Empfänger sieht, wer die anderen Empfänger sind.

Der*die Absender*in kann über die Registerkarte Dokumente auf die Vereinbarungen zugreifen oder die Vorlage Massenversand dafür nutzen. Diese enthält einen Bericht namens Vereinbarungen, der den Gesamtstatus aller über diese Vorlage erstellten untergeordneten Vereinbarungen nachverfolgt. Darüber hinaus kann der*die Absender*in bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen die Daten auf Feldebene mit der Aktion Formularfelddaten herunterladen im CSV-Format exportieren.

So greifen Sie auf die Funktion Massenversand zu:

Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste den Menüpunkt E-Sign und dann in der Dropdown-Liste der Funktionen die Option Massenversand aus.
Wählen Sie Tools und dann aus dem Tools-Karussell Massenversand aus.

Optionen für das Werkzeug „Massenversand“

Schritte für Massenversand

Wählen Sie wie zuvor erläutert das Tool Massenversand aus. Die Seite zum Hochladen von „Massenversand“-Dateien wird angezeigt.
Datei hinzufügen:

Laden Sie die primäre Datei, die Sie zum Erstellen Ihrer Vereinbarungsvorlage verwenden, hoch (indem Sie sie suchen oder per Drag-and-Drop).

Mit dem Selektor rechts neben der Schaltfläche „Datei auswählen“ können Sie die Quelle auswählen, in der sich die Datei befindet. Die Standardeinstellung ist Ihr lokales System.

Sobald eine Datei ausgewählt ist, wird die Konfigurationsseite geladen.
Teilnehmer hinzufügen:

1. Führen Sie die erforderlichen Teilnehmer auf.
- Die Aktion Unterschreiben ist standardmäßig zugewiesen.
- Mit der Aktion Unterschreiben kann der Teilnehmer Felddaten eingeben und die Vereinbarung unterzeichnen.
- Bis zu 50 Teilnehmer werden unterstützt.
- Jeder aufgeführte Teilnehmer erhält seine eigene Vereinbarung.
2 Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger gefolgt von Kommas ein oder kopieren Sie eine Liste der E-Mail-Adressen und fügen Sie sie in das E-Mail-Feld ein.

3. Konfigurieren Sie die Teilnehmerauthentifizierung, indem Sie auf das Schlüsselsymbol rechts neben dem Teilnehmer klicken.
- E-Mail ist die standardmäßige Authentifizierungsmethode zur Bestätigung der Identität eines Teilnehmers und reicht in den meisten Fällen für eine rechtsgültige Unterschrift aus.
- Die Authentifizierung per Kennwort kann hinzugefügt werden, um die Sicherheit zu erhöhen. Nach der Konfiguration muss der Teilnehmer das Kennwort eingeben, bevor er mit der Vereinbarung interagieren kann.
- Sie müssen den Teilnehmern dieses Kennwort gesondert übermitteln.
3. (Optional) Fügen Sie sich selbst und/oder CC-Parteien hinzu.
- Klicken Sie auf Mich hinzufügen, um sich selbst als Gegenzeichner hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf CC hinzufügen, um Personen hinzuzufügen, die eine Kopie erhalten sollen, wenn die Vereinbarung gesendet und abgeschlossen wird.
(Optional) Fügen Sie bei Bedarf weitere Dateien hinzu.

Die erste Datei, die zum Starten der Vertragsvorlage ausgewählt wurde, ist bereits angehängt.

Laden Sie alle zusätzlichen Dateien hoch, die Sie benötigen.
- Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.
- Alle hochgeladenen Dateien werden für die endgültige Vereinbarung in einer Datei verkettet.
- Die Reihenfolge, in der die Dateien aufgelistet werden, bestimmt, wie die endgültige Vereinbarung aussehen wird.
  
  Sie können auf die Dateien klicken und sie ziehen, um sie zu sortieren.
Vereinbarungsdetails hinzufügen:
- Benennen Sie Ihre Vereinbarung. Alle Vereinbarungen, die aus der Vorlage „Massenversand“ generiert wurden, haben denselben Vereinbarungsnamen.
- Ändern Sie den Standardtext im Feld Nachricht wie gewünscht.
Bearbeiten Sie die Vereinbarungseinstellungen (optional):

Standardmäßig ist für Vereinbarungen kein Kennwort erforderlich, um die abgeschlossene Vereinbarung anzuzeigen, und es sind auch keine Erinnerungen für Teilnehmer festgelegt.
- Wählen Sie Kennwortschutz hinzufügen, damit Empfänger ein Kennwort eingeben müssen, um die signierte PDF-Datei zu öffnen und anzuzeigen.
- Wählen Sie Erinnerung festlegen, um zu definieren, wie häufig eine Erinnerung bis zum Abschluss der Vereinbarung gesendet werden soll.
Klicken Sie oben rechts im Fenster auf Weiter.

Sie können dem Dokument jetzt die Felder hinzufügen, die Unterzeichner ausfüllen oder unterschreiben sollen.

Hinweis:

Wenn Sie mehrere Dokumente hinzugefügt haben, werden die Dokumente in PDF-Dateien konvertiert und in einem einzigen Dokument zusammengeführt. Das zusammengeführte Dokument wird geöffnet, damit Sie die Felder hinzufügen können.
Vereinbarung vorbereiten und Felder hinzufügen:

Sie können der Vereinbarung nun die erforderlichen Felder hinzufügen. Denken Sie daran, dass für jeden Unterzeichner (einschließlich interne Gegenzeichner) ein Signaturfeld eingefügt werden muss.

Es gibt zwei Methoden, um Felder anzuwenden:

1. Einfaches Authoring wird in den meisten Fällen standardmäßig geladen. Einfaches Authoring:
- Ist auf die häufigsten Feldtypen beschränkt:
- Texteingabe (Alle Textfelder sind als erforderlich gekennzeichnet)
- Signatur
- Name des Unterzeichners (in Druckbuchstaben)
- E-Mail des Unterzeichners
- Datum der Unterschrift (schreibgeschützt; wird vom System bereitgestellt)
- Kontrollkästchen
- Platziert Felder an jeder beliebigen Stelle im Dokument, auf die Sie klicken.
- Ermöglicht die Änderung der Größe von Feldern. Klicken Sie dazu in die untere rechte Ecke des Felds (blaues Dreieck) und ziehen Sie das Feld in die gewünschte Größe.
2. Erweitertes Authoring kann aktiviert werden, indem Sie den Umschalter in der oberen rechten Ecke auswählen. Erweitertes Authoring:
- Ermöglicht den Zugriff auf alle Feldtypen (gelb hervorgehoben)
- Unterstützt Formularfelderkennung (grün hervorgehoben)
- Unterstützt Vorfüllfelder (pink hervorgehoben)
- Unterstützt Feldzuweisung (lila und pink hervorgehoben)
- Unterstützt Feldvalidierung
- Unterstützt berechnete Felder
- Unterstützt bedingte Felder
- Ermöglicht die Steuerung der Schriftart/Darstellung des Feldtexts
- Platziert Felder, indem Sie sie aus dem Menü auf der rechten Seite des Dokuments ziehen.
- Ermöglicht die Änderung der Größe von Feldern. Klicken Sie dazu in die untere rechte Ecke des Felds (blaues Dreieck) und ziehen Sie das Feld in die gewünschte Größe.
Hinweis:

Sie können zwischen dem einfachen und dem erweiterten Modus wechseln, indem Sie den Schalter Erweiterte Bearbeitung (ein||aus) in der oberen rechten Ecke auswählen.
Wenn Sie alle Felder platziert haben, wählen Sie Weiter (oben rechts).
Überprüfen und senden

Überprüfen Sie die Vereinbarungsinformationen und senden Sie die Vereinbarung, wenn alles korrekt ist.
Bestätigung

In einer Meldung wird bestätigt, dass die Vereinbarung erfolgreich gesendet wurde.

Auf der Seite nach dem Senden stehen drei Optionen zur Verfügung:
- Vereinbarungen verwalten: Öffnet die Seite Massensendungen mit allen Ihren Vereinbarungen: Status verfolgen, Zugriff auf Audit-Protokolle, Erinnerung senden.
- Weiteres Dokument per Massenversand senden: Bereiten Sie ein weiteres Dokument für den Versand an viele Personen vor.
- Klicken Sie auf Schließen, um zur Acrobat-Online-Startseite zurückzukehren.

Massenversand verwalten

Der Massenversand kann über die Registerkarte Dokumente verwaltet werden.

Navigieren Sie zur Registerkarte Dokumente.
Wählen Sie auf der linken Seite des Fensters aus der Liste Ihre Dokumente den Eintrag Massenversand aus.
Klicken Sie einmal auf den Massenversand, auf den Sie zugreifen möchten, um das Kontextmenü auf der rechten Seite des Fensters zu öffnen. Das Kontextmenü auf der rechten Seite enthält fünf verschiedene Abschnitte:

Metadaten (rotes Quadrat): Am oberen Rand des Menüs werden die Metadaten für die Vorlage für den Massenversand angezeigt:
Bild der ersten Seite des Massenversands
Der Titel des Massenversands
Das Datum, an dem der Massenversand an die Teilnehmer gesendet wurde
Die E-Mail-Adresse der Benutzer-ID, die den Massenversand erstellt hat
Der aktuelle Status des gesamten Massenversands
Die in der ersten E-Mail angegebene Nachricht
Alle CC-Teilnehmer (E-Mail-Adressen)

Aktionsmenü (blaues Quadrat): Dieser Abschnitt enthält alle Aktionen, die Sie im Zusammenhang mit dem Massenversand (übergeordnete Vorlage) durchführen können. Klicken Sie unten rechts im Abschnitt auf den Link Mehr anzeigen, um alle Werte anzuzeigen:
Massenversand öffnen: Öffnet das Vorlagendokument für den Massenversand, das nur zur Ansicht geöffnet werden kann. Es sind keine Felder verfügbar
Erinnerungen: Fügen Sie eine Erinnerung für sich selbst oder alle anderen hinzu, die noch unterschreiben müssen.
Abbrechen: Brechen Sie den Massenversand ab.
PDF herunterladen: Lädt die gesamte (leere) PDF-Datei herunter.
Formularfelddaten herunterladen: Lädt eine CSV-Datei mit Inhalten auf Feldebene für alle untergeordneten Vereinbarungen herunter, die aus diesem übergeordneten Massenversand erstellt wurden und die abgeschlossen sind.
Einzelne Dateien herunterladen: Ermöglicht dem Benutzer, einzelne Dateien herunterzuladen, falls mehrere Dateien zum Erstellen des Massenversands verwendet wurden.
Massenversand ausblenden/einblenden: Dabei wird der Massenversand einfach aus der normalen Ansicht der Seite „Verwalten“ entfernt bzw. der Ansicht wieder hinzugefügt.
Freigeben: Gibt den Massenversand zusammen mit seinem Status für die von Ihnen angegebene Benutzer-E-Mail frei. Freigegebene Webformulare können auf der Seite „Verwalten“ angezeigt, aber nicht bearbeitet werden.
Ein PDF-Exemplar des übergeordneten Dokuments für den Massenversand (ohne hinzugefügte Felder) wird per E-Mail an den Freigabe-Empfänger gesendet.
Aktivitätsbericht anzeigen
Zeigen Sie den aktuellen Status aller untergeordneten Vereinbarungen an, die mit der übergeordneten Vorlage für den Massenversand erstellt wurden.
Notizen hinzufügen: Ermöglicht es dem Benutzer, persönliche Notizen für den Massenversand zu notieren.
Zusammenfassung/Filter für Vereinbarungen (grünes Quadrat): Im Abschnitt Vereinbarungen werden bis zu fünf Werte angezeigt, die die Anzahl der untergeordneten Vereinbarungen in jedem Status widerspiegeln. Wenn keine untergeordneten Vereinbarungen einen bestimmten Status aufweisen, wird der Status nicht angezeigt, sodass Sie möglicherweise weniger als fünf Positionen sehen. Wenn Sie auf einen beliebigen Status klicken, wird eine Filterliste dieser untergeordneten Vereinbarungen angezeigt:
Alle: Zeigt alle (untergeordneten) Vereinbarungen an, die aus dem Massenversand (übergeordnete Vorlage) gestartet wurden.
In Bearbeitung: Gibt an, dass die untergeordnete Vereinbarung auf den Abschluss der Unterzeichnung durch den Teilnehmer wartet.
Abgebrochen: Gibt an, dass der Absender die untergeordnete Vereinbarung explizit storniert hat oder dass der Teilnehmer die Unterzeichnung abgelehnt hat.
Abgeschlossen: Für abgeschlossene Vereinbarungen wurden alle Unterschriften von allen Teilnehmern der Vereinbarung erfolgreich eingeholt.
Warten auf Sie: Zeigt an, dass die Vereinbarung darauf wartet, dass der Absender die Vereinbarung gegenzeichnet.
Aktivität für die übergeordnete Vorlage für den Massenversand (oranges Quadrat): Der Link Aktivität > am unteren Rand des Kontextbereichs führt zu einer chronologischen Liste der Aktivitäten für die (übergeordnete) Vorlage für den Massenversand (z. B. die Ereignisse Erstellen und Aktivieren).