Créez et gérez la classe virtuelle et les cours connexes, les inscrits, les modèles, le contenu et les enregistrements dans Adobe Connect.

A propos des classes virtuelles

Lorsque les fonctions Réunion et Formation sont installées, les utilisateurs peuvent créer des classes virtuelles. Pour ce faire, ils doivent être gestionnaires de formation et hôtes de réunion. Un responsable de classe virtuelle dispose des mêmes droits qu’un hôte de réunion et un responsable de formation, et peut créer une classe virtuelle. Le responsable de classe virtuelle peut utiliser les classes virtuelles Adobe Connect sans avoir le rôle d’hôte de réunion dans le cadre de la licence Classe virtuelle nommée.

Les classes virtuelles permettent de réaliser des sessions de formation. A l’instar d’une réunion, des classes virtuelles peuvent être ajoutées à un curriculum. Mais contrairement aux réunions, il est possible d’ajouter aux classes virtuelles un cours Presenter qui aura un impact sur les conditions d’accomplissement. (Les relevés de note des cours ne sont pas générés pour les étudiants accédant à une classe virtuelle en tant qu’invités.)

Remarque :

les conditions d’accomplissement ne peuvent pas être configurées par l’utilisateur ; l’accomplissement est désormais basé sur la participation. Un stagiaire est marqué comme ayant terminé s’il a participé à tous les cours et se voit affecter l’état inachevé s’il s’est absenté.

Comme pour les réunions, il existe trois niveaux d’accès aux classes virtuelles : les étudiants inscrits uniquement, les étudiants inscrits et les invités acceptés, ainsi que toute personne disposant de l’URL de la classe virtuelle peuvent entrer dans la salle.

Attention :

Lorsque vous sélectionnez l’option Toute personne possédant l’URL, votre salle est accessible au public. Tout contenu téléchargé dans votre salle est également accessible au public. Tout utilisateur disposant de l’URL peut accéder au contenu téléchargé à votre insu.

Création d’une classe virtuelle

La procédure de création d’une classe virtuelle implique les tâches suivantes :

Démarrage de l’Assistant Classe virtuelle

Dans la page d’accueil d’Adobe Connect Central, localisez la barre de menus Créer nouveau, puis cliquez sur Classe virtuelle.

Informations sur les classes virtuelles

La première page de l’Assistant Classe virtuelle permet de saisir des informations générales sur la classe virtuelle, par exemple un nom et un résumé. (Seuls le nom de la classe virtuelle et la langue sont obligatoires ; tous les autres champs sont facultatifs.) Une fois la classe virtuelle créée, ces informations peuvent être modifiées.

Vous pouvez interrompre une classe virtuelle. L’interruption d’une salle de classe virtuelle empêche les utilisateurs d’y accéder jusqu’à ce que l’organisateur lève la suspension après avoir préparé la classe entièrement, en créant le modèle de salle par exemple.

Remarque :

par défaut, l’option Actualiser les informations de tous les éléments liés à cet élément est sélectionnée. Lors de la création d’une classe virtuelle, aucun élément ne doit encore lui être lié, mais ne désactivez pas cet élément si vous pensez lui en associer ultérieurement.

Inscription des stagiaires

Seuls les utilisateurs inscrits peuvent accéder à l’adresse URL de la classe virtuelle et se connecter pour l’afficher. Pour inscrire un très grand nombre d’utilisateurs, il vous suffit de présenter la classe virtuelle en tant qu’événement si vous disposez de l’application Gestion des événements.

Une fois la classe virtuelle créée, vous pouvez, au besoin, ajouter ou supprimer des stagiaires. Vous pouvez également inscrire plusieurs utilisateurs simultanément.

Configuration de notifications

Une notification de classe virtuelle est un message électronique qui explique aux personnes inscrites comment accéder à la classe virtuelle.

Lorsque vous mettez en forme votre notification, vous pouvez utiliser les champs à insertion automatique dans la ligne d’objet et dans le corps du message. Ces champs sont des variables d’informations renseignées automatiquement lors de l’envoi de la notification par courrier électronique.

Une fois la classe virtuelle créée, vous pouvez modifier les notifications la concernant.

Configuration des rappels

Les rappels sont facultatifs. Un rappel de classe virtuelle est un message électronique envoyé à toutes les personnes inscrites à la classe virtuelle, ou à certaines d’entre elles, une fois la classe virtuelle configurée. Vous pouvez utiliser des rappels, par exemple, pour rappeler aux personnes inscrites quand elles doivent accéder à la classe virtuelle ou pour signaler à des utilisateurs spécifiques qu’ils doivent y accéder.

Affichage d’informations sur les classes virtuelles

Vous pouvez afficher des informations sur une classe virtuelle à partir de la page Informations sur les classes virtuelles. Cette page s’affiche lorsque vous cliquez sur le nom de la classe virtuelle dans la liste des dossiers de formation. Elle vous permet d’afficher ou de modifier les informations relatives à une classe virtuelle spécifique, telles que son nom, son résumé, son adresse URL, ses coordonnées d’accès et ses informations téléphoniques.

  1. Cliquez sur l’onglet Formation dans la partie supérieure de la fenêtre Adobe Connect Central.
  2. Localisez le dossier contenant la classe virtuelle.
  3. Sélectionnez le nom de la classe virtuelle.

Modèles de classes virtuelles

Si les fonctions Réunion et Formation sont installées, un dossier Modèles de formation partagée contenant le modèle de classe virtuelle est automatiquement installé. Les hôtes peuvent choisir d’interrompre une salle de classe virtuelle avant sa première utilisation. L’interruption d’une salle de classe virtuelle exclut tous les utilisateurs, y compris l’hôte. L’interruption est utile lorsque les hôtes souhaitent apporter des modifications de dernière minute aux modèles tout en s’assurant de leur application.

Pour plus d’informations sur les modèles, voir Modèles et dispositions de salles de réunion.

Remarque :

les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les modules, le partage et d’autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les classes virtuelles et ce qu’il est possible d’y faire. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

Application d’un modèle à une nouvelle classe virtuelle

  1. Lorsque vous créez une classe virtuelle, choisissez un modèle dans le menu Sélectionner un modèle de la page Informations sur les classes virtuelles. Le modèle de classe virtuelle par défaut est sélectionné par défaut.

    Remarque :

    vous pouvez déplacer une classe virtuelle vers le dossier Modèles de formation partagée et utiliser la classe virtuelle comme modèle lors de la création d’autres classes virtuelles.

Conversion d’une classe virtuelle en modèle

En tant que gestionnaire de formation ou hôte de réunion, vous pouvez créer un modèle de classe virtuelle. Placez la classe virtuelle dans l’un des deux dossiers de modèles : Modèles partagés (dans le dossier Formations partagées) si vous souhaitez que d’autres utilisateurs puissent accéder au modèle ou Mes modèles (dans votre propre dossier de formations) si vous en êtes le seul utilisateur.

Remarque : pour ajouter une classe virtuelle au dossier Modèles partagés, vous devez disposer des autorisations de gestionnaire sur ce dossier. Par défaut, vous disposez des autorisations complètes sur les classes virtuelles et les modèles situés dans votre dossier de formation utilisateur.

  1. Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, sélectionnez le dossier contenant la classe virtuelle à convertir.
  2. Dans la liste Nom, cochez la case en regard de la classe virtuelle.
  3. Cliquez sur Déplacer dans la barre de navigation.

    Celle de gauche indique le nom de la classe virtuelle.

  4. Localisez, puis sélectionnez un dossier. (Sélectionnez Formations partagées > Modèles partagés si vous souhaitez partager le modèle avec d’autres personnes.)
  5. Cliquez sur Déplacer.

    La classe virtuelle se trouve désormais dans le dossier de modèles sélectionné. Le modèle est ajouté à la liste dans le dossier approprié : Modèles partagés ou Mes modèles.

    Lorsque vous créez une classe virtuelle à l’aide de l’Assistant Nouvelle classe virtuelle, vous pouvez sélectionner le nouveau modèle dans le menu contextuel Sélectionner un modèle. Vous pouvez personnaliser cette classe virtuelle de la même manière que les autres en fonction de vos besoins. Une fois la classe virtuelle créée, il est impossible d’y appliquer un nouveau modèle. Pour cela, créez une classe virtuelle à l’aide du nouveau modèle. Si le nouveau modèle utilisé pour créer une nouvelle salle de classe virtuelle contient des cours, la nouvelle salle de classe virtuelle contient les mêmes cours.

Modification de classes virtuelles

Différentes tâches vous permettent de gérer les classes virtuelles que vous avez créées.

Modification des informations de classe virtuelle et de téléphonie

  1. Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, sélectionnez la classe virtuelle que vous souhaitez modifier.
  2. Dans la colonne Nom, cliquez sur une classe virtuelle.
  3. Dans la barre de navigation, cliquez sur Modifier les infos.
  4. Modifiez les informations de classe virtuelle et les paramètres de conférence audio selon vos besoins.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Modification des cours d’une classe virtuelle

  1. Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, sélectionnez la classe virtuelle que vous souhaitez modifier.
  2. Dans la colonne Nom, cliquez sur une classe virtuelle.
  3. Cliquez sur Gérer les cours.

    Remarque :

    si un modèle utilisé pour créer une nouvelle classe virtuelle contient des cours, la nouvelle classe virtuelle contient les mêmes cours. Certains cours sont alors préremplis.

  4. Ajoutez ou supprimez des cours selon vos besoins, y compris les cours créés dans Adobe Captivate.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

    Remarque :

    les classes virtuelles ne prennent pas en charge les cours basés sur du contenu SCORM de tierces parties.

Modification d’une personne inscrite à une classe virtuelle

  1. Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, sélectionnez la classe virtuelle que vous souhaitez modifier.

  2. Dans la colonne Nom, cliquez sur une classe virtuelle.

  3. Pour modifier une inscription à la fois, cliquez sur le lien de gestion des personnes inscrites dans la barre de navigation. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Sélectionnez une ou plusieurs personnes inscrites dans la liste Utilisateurs et groupes disponibles, puis cliquez sur Ajouter. (Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur chacun d’eux en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée. Pour développer un groupe afin de pouvoir sélectionner des membres individuels, double-cliquez sur son nom. Sélectionnez ensuite les utilisateurs individuels.)
    • Sélectionnez une ou plusieurs personnes inscrites dans la liste correspondante, puis cliquez sur Supprimer.
  4. Pour ajouter simultanément plusieurs personnes inscrites, téléchargez les noms dans un fichier au format TXT ou CSV, en procédant comme suit :

    1. Créez un fichier CSV ou TXT contenant la liste des adresses électroniques des utilisateurs qui ont déjà un compte Connect. Définissez le titre de la première colonne contenant les ID de courrier électronique des utilisateurs en tant que nom de connexion. Cliquez sur Importer les inscrits et transférez le fichier CSV ou TXT. A l’issue de l’importation, chaque personne inscrite a le rôle de participant. Modifiez les rôles des différents inscrits via l’interface utilisateur, le cas échéant.
    2. (Facultatif) Cochez la case Envoyer un courrier électronique de notification aux utilisateurs inscrits à l’importation afin d’envoyer des notifications par courrier électronique.

Remarque :

les entrées en double dans le fichier CSV ou TXT sont importés correctement à la première occurrence. Les instances en double sont ignorées et signalées après l’importation.

Modification des notifications et rappels de classe virtuelle

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de notification pour envoyer un message électronique contenant des détails à l’attention des personnes inscrites à la classe virtuelle, y compris un lien vers la classe virtuelle. Le message peut être envoyé à toutes les personnes inscrites ou à un sous-ensemble.

Dans Adobe Connect Central, la fonctionnalité de rappel, semblable à celle de notification, permet d’envoyer des messages électroniques aux personnes inscrites. Cependant, la différence principale entre les notifications et les rappels réside dans le fait que la page Rappels vous permet d’envoyer des messages à des intervalles spécifiés. Le message peut être envoyé à toutes les personnes inscrites ou à un sous-ensemble.

Remarque : les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les modules, le partage et d’autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les classes virtuelles et ce qu’il est possible d’y faire. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

  1. Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, sélectionnez la classe virtuelle que vous souhaitez modifier.
  2. Dans la colonne Nom, cliquez sur une classe virtuelle.
  3. Cliquez sur Notifications.
  4. Cliquez sur une notification ou un rappel dans la liste. (Les notifications apparaissent dans la liste des objets avec l’icône de notification , tandis que les rappels sont indiqués à l’aide de l’icône .)

  5. Cliquez sur Modifier.
  6. Modifiez la notification ou le rappel suivant les besoins. Par exemple :
    • Modifiez l’option de minutage. (Dans le cas des rappels, vous pouvez définir une option de récurrence, de manière à envoyer automatiquement plusieurs rappels.)

    • Modifiez les destinataires. Si vous entrez plusieurs adresses électroniques, séparez-les par des virgules.

    • Modifiez l’objet et le texte du message électronique. Pour effectuer des modifications à l’aide de champs à insertion automatique, copiez le nom du champ à partir de la liste Champs à insertion automatique et collez-le dans l’objet ou le corps du message. Ne modifiez pas le texte du champ à insertion automatique placé entre accolades.

  7. Cliquez sur Envoyer.

Modification du contenu d’une classe virtuelle

  1. Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, sélectionnez la classe virtuelle que vous souhaitez modifier.
  2. Dans la colonne Nom, cliquez sur une classe virtuelle.
  3. Cliquez sur Contenu transféré.
  4. Ajoutez, supprimez et déplacez du contenu suivant les besoins.

Affichage et modification des enregistrements d’une classe virtuelle

Pour déterminer les personnes habilitées à visualiser un enregistrement de classe virtuelle, définissez ce dernier comme étant public ou privé. Pour plus d’informations, consultez la section Lecture d’une réunion enregistrée.

  1. Dans l’onglet Formation d’Adobe Connect Central, sélectionnez la classe virtuelle que vous souhaitez modifier.
  2. Dans la colonne Nom, cliquez sur une classe virtuelle.
  3. Cliquez sur Enregistrements.
  4. Affichez et modifiez les informations suivant les besoins.

Affichage de rapports sur les classes virtuelles

La fonctionnalité Rapports d’Adobe Connect Central vous permet de créer des rapports présentant une classe virtuelle donnée sous différentes perspectives.

  1. Si vous ne vous trouvez pas dans la page des informations sur la classe virtuelle, cliquez sur l’onglet Formation dans Adobe Connect Central et accédez à la salle de classe. Cliquez sur le nom de la salle de cours pour ouvrir la page des informations sur la classe virtuelle.
  2. Cliquez sur le lien Rapports dans la partie supérieure de la fenêtre Adobe Connect Central.
  3. Le rapport de synthèse par défaut présente des informations sur la classe virtuelle et des informations sur l’utilisateur, telles que les instances uniques au cours desquelles un utilisateur donné a rejoint, puis quitté la salle de cours (sessions uniques), la date de la dernière entrée d’un invité dans la salle de cours (session la plus récente), le nombre de personnes invitées, le nombre de participants, ainsi que le nombre maximum de personnes présentes simultanément dans la salle de cours (nombre maximal d’utilisateurs).
  4. Pour obtenir d’autres informations, sélectionnez un autre type de rapport :
    • Le rapport Par participants affiche la liste des noms et adresses électroniques de tous les participants à la classe virtuelle, avec leurs dates et heures d’entrée et de sortie.

    • Le rapport « Par cours » affiche la liste de tous les cours intégrés dans la classe virtuelle. Cliquez sur les différents cours intégrés pour afficher la liste des stagiaires qui les ont suivis. Si des cours ont fait l’objet de mises à jour et que les stagiaires en ont consulté plusieurs versions, les rapports affichent la version consultée par chacun d’eux.

    • Le rapport « Par sessions » affiche la liste des heures de début et de fin de chaque session, le numéro de session et le nombre de participants. Un clic sur le nombre de sessions affiche la liste des participants à cette session, ainsi que leur nom et les heures d’entrée et de sortie.

    • Le rapport « Par Questions » présente chaque sondage par numéro de session, numéro et question. Vous pouvez faire un zoom avant sur deux vues distinctes en cliquant sur le lien approprié sous la colonne Rapport : « Voir la distribution des réponses » affiche un graphique circulaire dans lequel chaque réponse est codée par une couleur. « Voir les réponses des utilisateurs » fournit une clé de réponse énumérant chaque réponse de ce sondage et son numéro correspondant. Ces numéros se retrouvent sur le graphique circulaire. Cette option présente la liste de tous les participants ayant répondu à ce sondage et le numéro de la réponse qu’ils ont sélectionnée (si la question autorisait plusieurs réponses, elles apparaissent toutes pour l’utilisateur).

Définition des options d’auto-inscription

Les options d’auto-inscription sont définies au moyen du catalogue des formations. Si vous souhaitez utiliser la fonction d’auto-inscription, ajoutez des cours, des curriculums et des classes virtuelles au catalogue. Pour plus d’informations, voir Gestion du catalogue des formations.

Remarque :

les administrateurs Adobe Connect peuvent modifier les paramètres d’auto-inscription et de catalogue de formations afin de se conformer aux normes réglementaires. Pour plus d’informations, voir Utilisation des paramètres de contrôle et de conformité.

  1. Si vous ne vous trouvez pas déjà dans la page des informations sur le cours, le curriculum ou la classe virtuelle, cliquez sur l’onglet Formation d’Adobe Connect Central et accédez à l’élément. Cliquez sur le nom du cours, du curriculum ou de la classe virtuelle pour ouvrir la page des informations.
  2. Cliquez sur Paramètres du catalogue des formations.
  3. Sélectionnez Lister dans le catalogue des formations pour l’auto-inscription des stagiaires. Cette sélection permet aux utilisateurs enregistrés de s’ajouter à la liste des autorisations pour le cours, le curriculum ou la classe virtuelle dans le catalogue des formations.
  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Adobe Connect informe les personnes inscrites de leur statut par courrier électronique, lorsqu’elles s’inscrivent elles-mêmes. L’option Activer les notifications de catalogue n’est opérationnelle que si vous sélectionnez l’option d’activation de l’auto-inscription au catalogue.

    • Sélectionnez l’option « L’inscription est ouverte » pour accorder à tous les utilisateurs l’accès au cours, au curriculum ou à la classe virtuelle.

  5. Sélectionnez Afficher dans le catalogue des formations.
  6. Choisissez un ou plusieurs emplacements dans le catalogue des formations et cliquez sur Appliquer la liste ou Appliquer la liste et continuer. (Pour rappel, le contenu doit se trouver dans le catalogue des formations pour qu’il soit possible d’utiliser la fonction d’auto-inscription.)
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Retrait de votre auto-inscription

Les utilisateurs inscrits ou ceux qui ont soumis une demande d’inscription peuvent retirer leur inscription. Cette option s’applique aux classes virtuelles, aux cours et aux curriculums. Elle est disponible jusqu’à une heure avant le début de la formation. L’utilisateur peut cliquer sur le bouton Retirer l’inscription afin de retirer l’inscription ou la demande d’inscription. Dans les deux cas, l’utilisateur est à nouveau identifié comme n’étant pas inscrit.

  1. Si vous ne vous trouvez pas déjà dans la page des informations sur le cours, le curriculum ou la classe virtuelle, cliquez sur l’onglet Formation d’Adobe Connect Central et accédez à l’élément. Cliquez sur le nom du cours, du curriculum ou de la classe virtuelle pour ouvrir la page des informations.
  2. Cliquez sur Paramètres du catalogue des formations.
  3. Sélectionnez Lister dans le catalogue des formations pour l’auto-inscription des stagiaires.
  4. Cliquez sur le bouton Retirer l’inscription pour retirer l’inscription ou la demande d’inscription. Dans les deux cas, l’utilisateur reprend l’état Non inscrit.

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