Adobe Acrobat Sign 搜索功能 - 工作原理

概述

通过 Adobe Acrobat Sign,可以进行复杂搜索以查找用户协议中的内容。位于“管理”页面上的搜索栏将返回与为所选内容源提供的任意字符串相匹配的所有事务。

  • 如果您正在查看“您的协议”,则针对您的内容进行搜索。如果您正在查看共享帐户,则搜索该共享帐户的内容

在创建/更新事务时,将对以下字段中的内容编制索引:

  • 标题 - 协议标题。
  • 注释 - 参与者标注的私人协议注释,其他人不可见。
  • 消息 - 该参与者可见的消息列表(包括公共消息和私人消息)。
  • 原始文件名 - 与协议关联的已上载文件的原始名称。
  • 电子邮件 - 收件人(包括抄送人)或发件人的电子邮件地址。
  • 全名 - 收件人(包括抄送人)或发件人的名字和姓氏。
  • 职务 - 收件人(包括抄送人)或发件人在其公司内部的职务。
  • 公司名称 - 收件人(包括抄送人)或发件人的公司或组织名称。
  • 收件人组名称 - 收件人所在的临时协议组的名称。
  • 文本字段内容 - 表单中由用户提供的文本字段内容。
  • 共享者全名 - 协议共享者的全名。在非共享情况下,这是用户的名称。
  • 共享者的收件人组名称 - 协议共享者的收件人组名称。在非共享情况下,这是用户的收件人组名称。
  • 外部 ID - 发件人为协议分配的任何形式的 ID,但通常采用“<groupID>:<ID>”形式。“外部 ID”在对协议创建 API 的调用中传递。
  • 外部组 ID - 发件人为协议分配的任何形式的组 ID,通常用作外部 ID 的前缀。“外部组 ID”在对协议创建 API 的调用中传递。如果设置“外部组 ID”参数,则需要设置“外部 ID”。

文本搜索的工作方式

如果要搜索字符串:“A simple fish”

  • Acrobat Sign 会使用空格作为分隔符来“标记”此字符串。上述示例字符串分为三个标记:Asimplefish
    • 字符串查询中的字符属于以下三种不同类型之一:字母、数字或分隔符。
    • 被视为分隔符(除空格之外)的字符包括:~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • 如果句点、下划线和撇号前后的字符属于同一类型,则该符号仍然是标记的一部分。
      • 整个查询字符串周围的引号不是分隔符,而是用来指定文本字符串值(短语)
      • 查询字符串内部的引号则是分隔符,并不指定文本字符串值
  • 去除了大小写区分。例如:asimple fish
  • 然后,搜索会尝试将每个标记的全文与索引值匹配
    • “协议标题”的标记处理过程更为复杂(请参阅下文)
  • 使用“包含式”搜索,意味着与至少一个可搜索字段中的至少一个标记匹配的每个协议都包含在返回的数据集中
    • 返回的数据集按相关性得分进行分类,最相关的搜索结果位于顶部。

“协议标题”字段:

如上所述,“协议标题”字段由于添加了主要用来标记上下文分隔符的“自定义”标记器(而不是明确的字符)而具有更复杂的标记。此自定义标记器与标准标记器存在以下不同之处:

  • 将生成前缀标记(最多 10 个字符)- 前缀标记是任何标准标记的递增字符串。例如:如果标准标记是 fish,则递增标记为:ffifisfish
    • 这样就允许搜索部分字符串,前提是以标记的第一个字符开头
    • 将忽略中间字符串匹配。例如:搜索 rent 将不会匹配单词 apparently
  • 在非字母数字字符处拆分标记。例如:字符串 Super_Duper 会生成标记 SuperDuper
    • 在标准标记器中,下划线不是分隔符
  • 在字母大小写转换处拆分标记。例如:字符串 PowerShot 将生成标记 PowerShot
  • 在字母-数字转换处拆分标记。例如:字符串 XL500 将生成标记 XL500
  • 从每个标记中删除前导或尾部分隔符。例如:字符串 XL---42+'Autocoder' 将生成标记 XL42Autocoder
  • 从每个标记的末尾删除英文所有格 ('s)。例如:字符串 Dave's 将生成标记 Dave

请注意,将标准标记器和自定义标记器结合使用,可以搜索完整的标记字符串(归功于标准标记器)和前缀标记(归功于自定义标记器),但不会匹配跨分隔符的前缀标记。

示例 1:如果您有一个名为 My_NDA 的协议

  • 标准标记器将生成一个类似以下内容的标记:my_nda
  • 自定义标记器将生成一系列前缀标记:mmynndnda
  • 尝试搜索 my_nd 不会返回任何结果,原因是:
    • 标准标记器不会创建前缀标记,只创建完整字符串
    • 自定义标记器会在下划线处拆分标记,因此任何前缀标记都不包含下划线

示例 2:如果您有一个名为 XL500 的协议

  • 标准标记器将生成一个类似以下内容的标记:xl500
  • 自定义标记器将生成一系列前缀标记:xxl550500
  • 尝试搜索 xl5 不会返回任何结果,原因是:
    • 标准标记器不会创建前缀标记,只创建完整字符串
    • 自定义标记器会在字母-数字转换处拆分标记,因此无法创建从字母过渡到数字的前缀标记

使用特殊查询语法进行搜索

如上文所述,协议搜索在协议的所有可搜索字段中执行近似匹配。可搜索的字段内容将添加标记,然后在查询时将这些标记与查询字符串匹配。“协议搜索”还为这些标记执行最多 10 个字符的前缀匹配。但是,只能使用特殊语法来匹配整个字段值和来自字段值中的短语。

短语匹配查询:

当需要在所有可搜索字段中搜索短语时,应使用短语匹配查询。

  • 如果字段中出现任何标记(但不一定是全部标记),则“常规近似匹配”查询将进行匹配,且标记顺序无关紧要,因为这些标记不需要一起显示
  • 通过“短语匹配”,我们能够匹配同一字段中多个标记出现的位置,这些标记按引号中指定的顺序显示

短语匹配查询语法格式:

'<phrase_match_query>'

"<phrase_match_query>"

如果查询语法不遵循短语匹配查询语法的规则,则“协议搜索”将在所有可搜索字段中执行常规近似匹配查询。

字段名称前缀查询:

仅搜索用户协议的一个特定字段时,应使用“字段名称前缀”查询。字段名称前缀查询应包含一个字段名称前缀,后跟一个常规近似匹配或短语匹配查询。

字段名称前缀查询语法格式:

<field_name>:<query>

<field_name>:"<phrase_match_query>"

<field_name>:'<phrase_match_query>'

如果未指定 <field_name>,则将查询短语匹配支持的所有字段。否则,仅查询 <field_name> 字段。 

如果查询语法不遵循字段名称前缀查询语法的规则,则“协议搜索”将使用整个查询作为搜索查询(具体采用近似匹配还是短语匹配,取决于语法),并在所有可搜索字段中执行搜索。 

例如,短语匹配查询:

title: "Hello World"

应该只对包含协议标题的字段执行搜索。

以下是字段名称前缀查询支持的前缀列表。

字段名称前缀不区分大小写

字段内容

 字符串查询字段名称前缀

字段内容描述

标题

title*

协议标题。

注释

note

参与者标注的私人协议注释,其他人不可见。

消息

message

该参与者可见的消息列表(包括公共消息和私人消息)。

原始文件名

originalFileName

与协议关联的已上载文件的原始名称。

电子邮件

email**

收件人(包括抄送人)或发件人的电子邮件地址。

全名

fullName***

收件人(包括抄送人)或发件人的名字和姓氏。

职务

jobTitle

收件人(包括抄送人)或发件人在其公司内部的职务。

公司名称

companyName

收件人(包括抄送人)或发件人的公司或组织名称。

收件人组名称

recipientGroupName

收件人所在的临时协议组的名称。

文本字段内容

textFieldContent

表单中由用户提供的文本字段内容。

共享者全名 sharerFullName 协议共享者的全名。在非共享情况下,这是用户的名称。
共享者的收件人组名称 sharerRecipientGroupName 协议共享者的收件人组名称。在非共享情况下,这是用户的收件人组名称。
外部 ID

externalId

发件人为协议分配的任何形式的 ID,但通常采用“<groupID>:<ID>”形式。“外部 ID”在对协议创建 API 的调用中传递。

外部组 ID

externalGroupId

发件人为协议分配的任何形式的组 ID,通常用作外部 ID 的前缀。“外部组 ID”在对协议创建 API 的调用中传递。

如果设置“外部组 ID”参数,则需要设置“外部 ID”。

为了实现向后兼容性,某些字段名称前缀具有别名,这些别名在功能上等同于原始字段名称前缀。以下别名已弃用,最终将被删除:

  * 可使用字段名称前缀“name”代替“title”。

 ** 可使用字段名称前缀“participantEmail”代替“email”。  

*** 可使用字段名称前缀“participantName”代替“fullName”。

过滤返回的数据

搜索内容时可能会返回数量惊人的记录。

这里有四个过滤器,用户可以将其单独使用或组合使用,以帮助将数据集的范围缩小为可管理的记录列表。

按修改日期过滤

修改日期值筛选用户操作更新协议时的最近时间/日期戳。一旦协议达到终止状态(完成/已取消/已过期),修改日期会变为锁定值。

“修改日期”过滤器图标将打开一些选项,可通过选择日期范围进一步缩小数据集的范围:

  • 所有日期
  • 最近 24 小时
  • 最近 7 天
  • 最近 30 天
  • 最近 12 个月
  • 自定义日期范围

按字段值过滤

通过使用搜索输入框(位于过滤器按钮右侧),您可以将过滤器应用于可能包含高度具体或独特数据的各个字段。

可搜索的字段选项包括:

  • 所有字段 - 默认值;此选项将搜索所有字段选项,以查找“搜索”字段中的确切字符串,其返回的记录集最大。
  • 标题 - 将返回的数据集限制为可在对象标题(例如协议名称)中找到搜索字符串的记录。
  • 注释 - 将数据集限制为在搜索用户的个人注释中包含搜索字符串的记录。
  • 消息 - 将数据集限制为在“消息”字段或协议的“私人消息”中包含搜索字符串的记录。
  • 原始文件名称 - 评估原始上载文档的文件名称,并仅返回匹配的记录。
  • 电子邮件 - 匹配收件人的电子邮件地址。
    • 请注意,此过滤器不会捕获使用“电子邮件地址”验证定义的“文本”字段。
  • 全名 - 匹配在应用签名时,收件人提供的“名称”值。如果仅提供了一个名称,则返回与该值匹配的所有记录。
    • 请注意,名称值取决于收件人输入的内容,并且可能与之前的签名值或配置文件名称不匹配(如果收件人具有 Acrobat Sign 用户帐户)。
  • 职称 - 匹配放置在“职称”字段中的值。
  • 公司名称 - 匹配放置在“公司”字段中的值。
  • 收件人组名称- 匹配(发件人输入的)收件人组名称。
  • 文本字段内容 - 匹配任何“文本”输入字段的确切值。这包括默认值和在较大文本块中找到的单个单词。

按组过滤

启用了“位于多个组的用户”的帐户可以访问“组”过滤器,该过滤器会将返回的数据集限制为仅从该组发送的协议。

搜索过滤器

过滤隐藏内容

同时还额外提供了一个搜索隐藏内容选项。

选择“搜索隐藏内容”后,返回的数据集中包含隐藏内容

注意:

选择过滤器后,该过滤器图标旁边会显示一个标记。  在数据集返回后,可以单击任何一个过滤器将其删除。

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