Funkce „Důvod podepsání“ je dostupná v rámci služby na úrovni Enterprise.

Popis funkce

Funkce Důvod podepsání umožňuje autorovi podpisu uvést důvod podepsání smlouvy. Tento druh informace je vyžadován některými pracovními procesy (např. titul 21, oddíl 11 sbírky nařízení CFR), ale je dostupný všem účtům Enterprise, pokud jej chtějí implementovat.

Uvedení důvodu může být povinné nebo volitelné.

Pole Důvod lze použít u polí elektronických i digitálních podpisů. U polí s iniciály jej použít nelze.

Důvody lze vybrat z předdefinovaného seznamu vytvořeného správcem služby Adobe Sign nebo je lze zadávat do textového pole. 

Poznámka:

Funkce Důvod podepsání je dostupná pouze na stránce Nastavení pro biofarmacii, kterou musí povolit podpora nebo váš manažer CSM.


Jak se to používá

Pokud je povolená funkce Důvod podepsání, je autor podpisu bezprostředně po napsání, nakreslení nebo odeslání obrázku svého podpisu požádán o zadání důvodu připojení svého podpisu. Podpis se zobrazí na novém panelu s jednou z následujících možností:

  • Otevřené textové pole, do kterého může autor podpisu uvést svůj vlastní důvod
custom_reason_capture
  • Rozevírací seznam přijatelných důvodů (definovaný ve službě Adobe Sign)
reason_pick-list

Poznámka:

Jsou-li povoleny obě možnosti, bude seznam s položkami pro výběr obsahovat řádek umožňující zadat vlastní důvod (viz výše)

 

Po zadání důvodu klikne autor podpisu na možnost OK a proces vyplnění formuláře nebo podpisu pokračuje normálním způsobem.

Obě možnosti vytvoří blok podpisu zobrazující podpis a vpravo od něho důvod:

custom_reason_signatureblock
signer_signatureblock

 

A obě možnosti uvádějí důvod v souboru CSV sestavy pro danou smlouvu:

custom_signatureexportdatalinkandcontent


Možnosti konfigurace

V souvislosti se zachycením důvodu podepsání existují čtyři možnosti výběru.

První dvě označují, zda má být důvod v rámci procesu podepsání povolen. Elektronické a digitální podpisy jsou povoleny nezávisle:

  • Dovolit autorům podpisů zadat důvod podepsání u pracovních postupů s elektronickým podpisem – použije pole pro důvod u polí elektronického podpisu
  • Dovolit autorům podpisů zadat důvod podepsání u pracovních postupů s cloudovým digitálním podpisem – použije pole pro důvod u polí digitálního podpisu

 

Povolení podpisu nevyžaduje důvod autora podpisu.

Pokud ale povolíte důvod podpisu, musíte buď definovat seznam důvodů, nebo povolit zadání vlastního důvodu.

 

Druhá dvě nastavení slouží k ovládání použitých důvodů:

  • Požadovat po autorech podpisů zadat důvod podepsání – Je-li tato možnost povolená, musí důvod zadat každý autor podpisu (interní a externí autoři podpisů)
  • Dovolit autorům podpisů zadat vlastní důvod podepsání – Umožňuje autorovi podpisu zadat do textového pole svůj vlastní důvod
    • Pokud není vytvořen seznam předdefinovaných důvodů a je povoleno uvádění důvodů podepsání, musí být toto nastavení povoleno
feature_options

 

Pod možnostmi pro výběr se nachází seznam definovaných důvodů.

Pokud nejsou povoleny vlastní důvody, musí tento seznam obsahovat alespoň jednu položku.

 

Chcete-li přidat nový důvod, klikněte na ikonu plus

create_new_reason

 

Zobrazí se překryvný dialog Vytvořit umožňující nakonfigurovat důvod.  Důvod se skládá ze tří elementů:

  • Název důvodu podepsání – Nominální název záznamu důvodu.
    • Slouží k usnadnění řazení důvodů, které mohou zahrnovat různé jazyky
  • Text důvodu podepsání – Samotný text, který se vloží do podpisu a do zprávy auditu.
    • Délka textu důvodu je omezena na maximálně 128 znaků
    • Celý text se zobrazí autorovi podpisu v okně pro výběr
  • Jazyk – Jako možnosti se zobrazí pouze důvody, které mají hodnotu Jazyk odpovídající prostředí autora podpisu.  Pokud odesíláte smlouvy ve francouzském jazykovém prostředí, bude možné vybrat pouze důvody s příznakem francouzštiny
    • Pokud autor podpisu používá jazykové prostředí bez nadefinované odpovídající hodnoty pro důvod, nabídne se zadání vlastního důvodu

 

Po řádném nakonfigurování důvodu klikněte na možnost Uložit.

Důvody budou okamžitě dostupné všem autorům podpisů.

configure_reason

 

Chcete-li důvod upravit nebo odstranit ze seznamu, jedním kliknutím tento důvod vyberte.

Možnosti pro úpravy nebo odstranění se zobrazí v levé horní části:

edit_or_delete_areason


Postup povolení nebo zakázání

Funkci FUNKCE může na úrovni účtu povolit správce účtu Adobe Sign.

Nastavení na úrovni skupiny jsou povolená a přepíší hodnoty na úrovni účtu.

 

Chcete-li získat přístup k těmto možnostem, přejděte do nabídky: Účet > Nastavení účtu > Nastavení pro biofarmacii

navigate_to_reasonsforsigningsettings


Na co pamatovat...

  • Důvody podpisu fungují ve spojení s poli digitálního a elektronického podpisu
    • Každý autor podpisu může mít pouze jedno pole digitálního podpisu a několik polí elektronického podpisu
  • Důvod podpisu nelze použít, pokud se jako podpis použije pouze razítko

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online