Vytváření a správa šablon dokumentů

Hledat

Naposledy aktualizováno 6. 4. 2022

Přehled

Šablony v knihovně uživatelům umožňují vytvářet opakovaně použitelné interaktivní dokumenty. Tyto dokumenty mohou mít podobu jednoduchého podpisového pole (například dohody o mlčenlivosti) nebo vysoce komplexních formulářů (například daňové/náborové dokumenty).

Všude, kde používáte k definování dohody stejný soubor, můžete vytvořit šablonu, která urychluje doručení dokumentu podepisujícímu, zajišťuje konzistenci konečné podepsané smlouvy a pasivně zajišťuje, že váš tým bude vždy používat aktuální verzi dokumentu.

Šablony lze definovat dvěma způsoby: jako vrstvy formulářových polí a dokumenty.

Vrstvy formulářových polí nejsou nic jiného než pole aplikovaná na nahraný soubor. Jsou ideální pro společnosti, které dynamicky vytvářejí smlouvy s uživatelským obsahem, ale ve standardizovaném formátu. Stačí nahrát soubor a několika kliknutími myší použít vrstvu polí a umístit všechna pole.
Dokumenty zahrnují kromě polí také základní soubor. Nejvhodnější jsou často používané dokumenty bez dynamického obsahu, jako jsou daňové formuláře, přihlášky a dohody o mlčenlivosti.

Poznámka:

Vlastníkem objektu je uživatel, který šablonu vytvořil.

Upravovat šablonu nebo měnit úroveň oprávnění může pouze uživatel, který šablonu vytvořil, pokud šablona není sdílena s jeho skupinou nebo organizací.

Je-li šablona sdílena s organizací, pak mají správci na úrovni účtu oprávnění upravovat šablonu v oddíle Sdílené knihovny ve své nabídce správy.
Je-li šablona sdílena se skupinou, pak mají správci pro tuto skupinu oprávnění upravovat šablonu v oddíle Sdílené knihovny ve své nabídce správy.
- Správci na úrovni účtu mají rovněž přístup ke všem dokumentům sdíleným se skupinami.

Vlastnictví šablony nelze převést na jiného uživatele.

Tento článek vysvětluje:

Postup vytvoření šablony knihovny aplikace Adobe Acrobat Sign
Postup přejmenování šablony knihovny na stránce Správa
Postup úpravy typu šablony
Postup změny oprávnění přístupu k šabloně
Postup správců při změnách šablon sdílených s jejich skupinou nebo účtem

Vytvoření šablony knihovny

Chcete-li vytvořit šablonu knihovny, klikněte na kartu Domovská stránka a poté vyberte možnost Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu
Načte se konfigurační stránka Vytvořit šablonu knihovny.

Do pole Název šablony zadejte název šablony.

Pokud výslovně nezadáte název šablony, doplní se do tohoto pole název prvního přidaného dokumentu.
Přetáhněte soubory do části Soubory nebo klikněte v pravém horním rohu pole Soubory na odkaz Přidat soubory a vyhledejte soubory ve svém systému.

V případě potřeby lze přiložit více souborů a vytvořit jednu větší šablonu.
Konfigurace typu šablony:
- Opakovaně použitelný dokument – Tato možnost uloží kompletní dokument, obsah a pole formuláře
- Vrstva opakovaně použitelných formulářových polí – Tato možnost uloží pouze vrstvu polí formuláře, kterou lze použít v jiném dokumentu (jiný obsah se stejným rozvržením)
- Oba – Dostupné budou oba typy šablon
Poznámka:

Úpravou vlastností šablony můžete typ šablony kdykoli změnit.
Konfigurace položky Kdo smí použít tuto šablonu

Toto nastavení udělí přístup k šabloně podle odesílajícího uživatele:
- Pouze já – Tato možnost zpřístupní šablonu pouze odesílajícímu uživateli.
- Všichni uživatelé v mé skupině – Nastavením šablony na úrovni skupiny vytvoříte logické propojení mezi šablonou a skupinou, jejímž členem je odesílající uživatel. K šabloně budou mít přístup všichni členové této skupiny.
  
  Přesunutím uživatele, který šablonu odeslal, do jiné skupiny nedojde k přerušení tohoto propojení mezi šablonou a skupinou.
  
  Šablona je zpřístupněna k úpravám správci na úrovni účtu a správci na úrovni skupiny dané uživatelské skupiny, a to v nabídce Sdílené knihovny.
  
  U účtů, které mají zapnutou funkci Uživatelé ve více skupinách, se zobrazí pole, v němž lze vybrat šablonu k propojení.
- Všichni uživatelé v mé organizaci – Šablonu mohou používat všichni uživatelé účtu.
  
  Šablona je zpřístupněna pro úpravy správci na úrovni účtu v nabídce Sdílené knihovny.
Poznámka:

Uživatel-vlastník šablony může šablonu kdykoli odstranit.

Šablonu může upravit uživatel-vlastník a správci skupiny nebo účtu.

Ostatní uživatelé mohou se šablonou manipulovat po její aplikaci na dohodu výběrem možnosti Náhled a přidání polí podpisu v průběhu procesu odesílání. Dojde k úpravě vlastností šablony pro příslušnou dohodu, ale nedojde ke změně kořenové šablony.
Kliknutím na možnost Náhled a přidání polí odešlete šablonu do prostředí pro vytváření
Otevře se prostředí vytváření přetažením. Přetáhněte pole z pravé lišty na požadovaná místa v dokumentu.

Poznámka:

Všechna umístěná pole se ve výchozím nastavení přiřadí prvnímu příjemci. Zobrazením rozevíracího seznamu Příjemci a změnou vybraného příjemce můžete změnit, komu budou umístěná pole přiřazena.
Po dokončení přidávání polí klikněte na Uložit.

Změna názvu šablony knihovny

Změna názvu šablony je jednoduchá a vyžaduje pouze několik kroků. Přejmenujte staré šablony podle nových revizí nebo označte nefunkční šablony, které chcete uchovat.

Výběrem karty Správa přejděte k šabloně.
V levém panelu vyberte filtr Šablony.
Jedním kliknutím vyberte šablonu a poté kliknutím na odkaz Upravit šablonu na pravém panelu šablonu otevřete v prostředí pro vytváření přetažením.
Rozbalte část Vlastnosti šablony:
- Klikněte na pole Název šablony
- Zadejte požadovaný název
Po dokončení klikněte na možnost Uložit

Změna typu šablony knihovny

Typ šablony určuje, zda šablona zahrnuje základní dokument nebo obsahuje pouze pole.

Výběrem karty Správa přejděte k šabloně.
V levém panelu vyberte filtr Šablony.
Jedním kliknutím vyberte šablonu a poté kliknutím na odkaz Upravit šablonu na pravém panelu šablonu otevřete v prostředí pro vytváření přetažením.
Rozbalte část Vlastnosti šablony:

V části Typ šablony lze definovat typ šablony:
- Opakovaně použitelná vrstva formulářových polí – Obsahuje pouze pole (ve formě vrstvy), která lze použít na nahraný soubor.
- Opakovaně použitelný dokument – Obsahuje určitý druh dokumentu s aplikovanou vrstvou polí.
  
  Je možné neumístit žádná pole.
Po dokončení klikněte na možnost Uložit

Změna úrovně oprávnění šablony knihovny

Úroveň oprávnění šablony určuje, kteří další uživatelé ve vašem účtu mají k této šabloně přístup a mohou ji používat.

Výběrem karty Správa přejděte k šabloně..
V levém panelu vyberte filtr Šablony.
Jedním kliknutím vyberte šablonu a poté kliknutím na odkaz Upravit šablonu na pravém panelu šablonu otevřete v prostředí pro vytváření přetažením.
Konfigurace položky Kdo smí použít tuto šablonu

Toto nastavení udělí přístup k šabloně podle odesílajícího uživatele:
- Pouze já – Tato možnost zpřístupní šablonu pouze odesílajícímu uživateli..
- Všichni uživatelé v mé skupině – Nastavením šablony na úrovni skupiny vytvoříte logické propojení mezi šablonou a skupinou, jejímž členem je odesílající uživatel. K šabloně budou mít přístup všichni členové této skupiny.
  
  Přesunutím uživatele, který šablonu odeslal, do jiné skupiny nedojde k přerušení tohoto propojení mezi šablonou a skupinou.
  
  Šablona je zpřístupněna správci na úrovni účtu a správci na úrovni skupiny dané uživatelské skupiny, a to v nabídce Sdílené knihovny.
  
  Pokud u šablony změníte propojení Skupiny, předchozí skupina k ní ztratí přístup, ale dohody odeslané dříve pomocí této šablony ovlivněny nebudou.
- Všichni uživatelé v mé organizaci – Šablonu mohou používat všichni uživatelé účtu.
  
  Šablona je zpřístupněna pro úpravy správci na úrovni účtu v nabídce Sdílené knihovny.
Po dokončení klikněte na možnost Uložit

Pokud má šablona hodně polí, často ukládejte. Kliknutím na tlačítko Uložit se sice vrátíte na stránku Spravovat, ale je to lepší než přijít o svou rozdělanou práci.
Z dlouhodobého hlediska může pomoct, když pole vhodně pojmenujete. Pokud plánujete exportovat data zadaná podepisujícími, díky pojmenování polí se budou informace snadněji organizovat a budou mnohem lépe čitelné.

Oprávnění správce upravovat sdílené šablony knihovny

Správci mají oprávnění upravovat jakoukoli šablonu knihovny, která byla sdílena (prostřednictvím oprávnění šablony) s jejích příslušnou skupinou nebo účtem.

Týká se to pouze šablon knihovny. Nikoli webových formulářů..
Týká se to pouze šablon knihovny, které jsou sdíleny prostřednictvím oprávnění šablony.
- Sdílení uživatelských účtů (včetně pokročilého sdílení) do tohoto seznamu nepatří..
Správci na úrovni skupiny mohou upravovat všechny šablony knihovny, které byly sdíleny s jejich skupinou členy jejich skupiny.
Správci na úrovni účtu mohou upravovat všechny šablony knihovny, které byly sdíleny s jejich skupinou nebo s jejich organizací.
- Správci na úrovni účtu mohou zobrazit sdílené šablony ze všech skupin.

Správce může získat přístup k seznamu sdílených šablon knihovny přes: Účet > Sdílené knihovny.

Přejděte v nabídce na položku Sdílené knihovny

Stránka nabízí tento obsah:

Název šablony – Formální název šablony knihovny tak, jak jej uvádí stránka pro správu..
Typ – Typ šablony. Buď Dokument knihovny, Šablona vrstvy polí formuláře, nebo Šablona dokumentu i šablona polí formuláře.
Vlastník – Původní tvůrce šablony. je uveden formální název a e-mail uživatele..
Sdíleno s – V této položce se zobrazuje sadu oprávnění šablony. Hodnota je nastavena jako Účet nebo jako Skupina (s doplněným názvem skupiny)..
Naposledy upraveno – Datum, kdy byla šablona naposledy uložena do systému.