Vytváření a správa šablon dokumentů

Hledat

Naposledy aktualizováno 20. 6. 2025

Pomocí šablon dokumentů můžete zefektivnit pracovní postupy, omezit počet chyb a zajistit, že tým bude vždy pracovat s nejnovější verzí každého formuláře.

Šablony v knihovně uživatelům umožňují vytvářet opakovaně použitelné interaktivní dokumenty. Tyto šablony mohou zahrnovat jak jednoduché dohody s jedním podpisovým polem, jako jsou dohody o mlčenlivosti, tak složité formuláře pro daňová přiznání nebo nábor zaměstnanců.

Pokud často používáte stejný soubor k definování dohody, může šablona proces zefektivnit, protože urychlí doručení dokumentu, zajistí konzistenci konečné podepsané dohody a zajistí, že váš tým bude mít k dispozici nejnovější verzi.

Typy šablon

Šablony knihovny lze vytvářet dvěma způsoby:

Šablony vrstev formulářových polí – Tyto šablony obsahují pouze pole použitá na nahraný soubor. Jsou ideální pro organizace, které vytvářejí smlouvy dynamicky s vlastním obsahem, ale dodržují standardizovaný formát. Nahrajte soubor a použijte vrstvu polí, abyste umístili všechna pole.
Šablony dokumentů – Tyto šablony obsahují základní soubor i předdefinovaná pole. Nejlépe se hodí pro statické, standardizované dokumenty, které nevyžadují dynamický obsah, jako jsou daňové formuláře, žádosti a dohody o zachování mlčenlivosti.

Konfigurace

Dostupnost:

Acrobat Standard a Acrobat Pro: Ve výchozím nastavení povoleno. Nelze konfigurovat.
Acrobat Sign Solutions: Podporováno; ve výchozím nastavení povoleno.
Acrobat Sign pro státní správu: Podporováno; ve výchozím nastavení povoleno.

Poznámka:

Uživatel, který vytvoří šablonu, je jejím vlastníkem.

Upravovat šablonu nebo měnit její úroveň oprávnění může pouze vlastník, pokud šablona není sdílena s jeho skupinou nebo organizací:

Správci na úrovni účtu mohou upravit šablonu z části Sdílené knihovny v nabídce správce, pokud je sdílena s organizací.
Správci na úrovni skupiny mohou upravit šablonu z části Sdílené knihovny v nabídce správce, pokud je sdílena se skupinou, ve které mají oprávnění správce.
- Správci na úrovni účtu mají rovněž přístup ke všem dokumentům sdíleným s jakýmikoliv skupinami.

Správci na úrovni účtu nebo správce skupiny dohlížející na původního tvůrce mohou převést vlastnictví šablony jinému uživateli.

Vytvoření šablony knihovny

Chcete-li vytvořit šablonu knihovny, přejděte na kartu Domovská stránka a poté vyberte možnost Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu
Načte se konfigurační stránka Vytvořit šablonu knihovny.

Přetáhněte soubory do části Přidat soubory nebo vyberte tlačítko Vybrat soubory, čímž otevřete panel pro výběr souborů.

V případě potřeby lze přiložit více souborů a vytvořit jednu větší šablonu.
Do pole Název šablony zadejte název šablony.
Konfigurace typu šablony:
- Opakovaně použitelný dokument – Tato možnost uloží kompletní dokument, obsah a pole formuláře.
- Vrstva opakovaně použitelných formulářových polí – Tato možnost uloží pouze vrstvu polí formuláře, kterou lze použít v jiném dokumentu (jiný obsah se stejným rozvržením).
- Oba – Dostupné budou oba typy šablon.
Poznámka:

Úpravou vlastností šablony můžete typ šablony kdykoli změnit.
Konfigurace položky Kdo smí použít tuto šablonu.

Přístup k šabloně určí uživatel, který ji nahraje. Zvolte jednu z následujících možností:
- Pouze já – Šablona je k dispozici pouze pro nahrávajícího uživatele.
- Každý uživatel v mé skupině – Šablona je propojena se skupinou odesílajícího uživatele a poskytuje přístup všem členům skupiny. Pokud má uživatel přístup k více skupinám, zobrazí se další rozevírací nabídka, ve které lze vybrat skupinu, ke které má být šablona připojena.
  
  Pokud se nahrávající přesune do jiné skupiny, šablona zůstane přidružena k původní skupině.
  
  Správci na úrovni skupiny a účtu mohou šablonu upravit v nabídce Sdílené knihovny.
  
  Změna skupiny šablony odebere přístup pro předchozí skupinu, ale neovlivní již odeslané dohody.
  
  U účtů s aktivovanými uživateli ve více skupinách se při odesílání šablony zobrazí rozevírací nabídka pro výběr související skupiny.
- Každý uživatel v mé organizaci – Šablona je k dispozici všem uživatelům v rámci účtu.
  
  Správci na úrovni účtu mohou upravit šablonu v nabídce Sdílené knihovny.
  
  Tato možnost je vždy dostupná, ale pokud uživatel nemá oprávnění sdílet šablony pro celou organizaci, dojde k chybě oprávnění.
Poznámka:
Odstranění šablony – Uživatel, který vlastní šablonu, ji může kdykoli odstranit.

Úprava šablony – Šablonu může upravit uživatel, který vlastní šablonu, stejně jako správci skupin a účtů.

Úprava šablony v dohodě – Ostatní uživatelé mohou pole upravit výběrem možnosti Náhled a přidání polí při odesílání dohody. Tyto změny se vztahují pouze na konkrétní dohodu, kterou odesílatel upravuje, a nezmění původní šablonu.
Výběrem možnosti Náhled a přidání polí zahájíte proces vytváření polí formuláře.
Přidejte účastníky

Obnoví se stránka a zobrazí se panel Přidat účastníky.

Před umístěním polí musí systém vědět, kolik účastníků může být zapojeno do vyplnění formuláře. Tím je zajištěno, že lze pole přiřadit správně.
- Každé pole musí být explicitně přiřazeno účastníkovi, definováno jako pole Předvyplnění pro odesílatele nebo nastaveno pro kohokoli.
- Výběrem ikony plus pod seznamem účastníků přidejte maximální počet příjemců, kteří mohou potřebovat s formulářem pracovat. Přidávejte účastníky, dokud nebudou přidána všechna požadovaná místa pro účastníky. Pokud by například šablona mohla zahrnovat až čtyři příjemce, přidejte čtyři účastníky.
Po dokončení pokračujte výběrem možnosti Náhled a přidání polí.
Poznámka:

Hodnoty Název šablony, Typ šablony a Kdo může šablonu použít lze upravit také v tomto panelu, pokud chcete provést úpravy.
Otevře se prostředí pro vytváření formulářů a zobrazí se všechna pole, která již existují v nahraném dokumentu.

Chcete-li přidat další pole:
- V levém panelu vyberte typ pole a v případě potřeby jej přetáhněte do dokumentu.
  
  Když umístíte pole, automaticky se přiřadí aktuálně vybranému účastníkovi.
- Pomocí tlačítka Automaticky umístit pole v horní části seznamu polí můžete nechat systém automaticky umístit pole.
  
  Systém se pokusí přiřadit příslušný typ pole na základě obsahu dokumentu.
  
  Pokud není detekován žádný specifický typ pole, umístí se pole Text.
  
  Všechna automaticky umístěná pole jsou přiřazena aktuálně vybranému účastníkovi.
Po dokončení vytvořte šablonu.
Vždy se můžete vrátit a upravit ji později.