Konfigurace pravidel správy dat

Přehled pravidel pro správu a uchovávání dat

Ve výchozím nastavení služba Adobe Acrobat Sign bezpečně uchovává všechny uživatelské dokumenty tak dlouho, dokud je účet aktivní.

Údaje o transakcích zůstávají v systému, dokud zákazník výslovně nepožádá o odstranění dohod.

• Služba Acrobat Sign splňuje několik oborových norem pro zabezpečení a dostupnost dat, např. PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II a ISO 27001.

Zákazníkům, kteří raději ukládají své záznamy dohod ve vlastních systémech a chtějí odstranit originální dokumenty ze systémů služby Acrobat Sign, lze definovat „zásady uchovávání“, které stanovují, jak dlouho by služba Acrobat Sign měla uchovat transakci, a automaticky dohodu odstraní (a volitelně i podpůrný audit nebo osobní údaje) ze služby Acrobat Sign po uplynutí daného časového období.

Pravidla uchovávání definuje správce na úrovni účtu v části Správa dat v nabídce správce.

• Správci na úrovni skupiny nemají oprávnění vytvářet nebo deaktivovat pravidla uchovávání.
• Nastavení na úrovni účtu jsou zděděna všemi skupinami v účtu jako jejich výchozí hodnota:
  • Skupiny musí být nakonfigurovány individuálně, pokud se mají lišit od nastavení na úrovni účtu.
  • Nastavení na úrovni skupiny vždy přepisuje nastavení na úrovni účtu.

Konfigurace

Dostupnost:

• Acrobat Standard a Acrobat Pro: Nekonfiguruje se
• Acrobat Sign Solutions: Podporováno
• Acrobat Sign pro státní správu: Podporováno

Rozsah konfigurace:

Správci mohou aktivovat tuto možnost na úrovních účtu a skupiny.

Rozhraní pro tuto funkci je přístupné přes kartu Správa dat v nabídce pro správce.

Jak se používá

Když dohoda dospěje do konečné fáze:

• Acrobat Sign kontroluje pravidla uchovávání na úrovni skupiny uživatele, který vytvořil smlouvu (aktuální skupina, ve které se uživatel nachází, když se smlouva stane konečnou).
  • Pokud není aktuálně aplikováno žádné pravidlo na úrovni skupiny, použije se pravidlo na úrovni účtu.
  • Pokud není definováno ani pravidlo na úrovni účtu, nejsou definována žádná pravidla uchovávání a smlouva nezíská datum smazání.
    • Smlouvy, které nezískají datum smazání, když se stanou konečnými, lze stále smazat pomocí nástrojů GDPR.

Pokud na dohodu platí pravidlo pro uchovávání dat:

• Dohoda nabude termínu odstranění podle parametrů platného pravidla
• S transakcí je spojeno jedinečné RuleID použitého pravidla, aby bylo v termínu odstranění zajištěno, že se aplikuje správné pravidlo

Do termínu odstranění se s dohodou v konečné fázi nic neděje.

• Počet dní do odstranění je vyjádřen doslovně. 
  • Např. Pokud je nastavená lhůta 14 dní, ke spuštění procesu odstranění dojde (na sekundu) přesně 14 dní po tom, co dohoda dospěla do konečné fáze

Jakmile nastane termín odstranění, služba Acrobat Sign provede kontrolu jedinečného RuleID, aby určila, zda je pravidlo Zakázané či ne

• Pokud je pravidlo Zakázané, nic se nestane
• Pokud pravidlo není Zakázané, dojde k odstranění dohody
  • Pokud je možnost odstranění zprávy o auditu a osobních údajů (osobně identifikovatelných informací) povolená, dojde u těchto dokumentů ve stanoveném termínu k obdobnému procesu
    • Účty, u kterých byla využita metoda ověření identity průkazem totožnosti, dojde v rámci odstranění osobních údajů také k odstranění hlášení o identitě podepisujícího (bylo-li uchováno)

Jak nakonfigurovat pravidla uchovávání na úrovni účtu

Pravidla uchovávání (jestli je nastavit chcete) je vhodné nejprve nastavit na úrovni účtu.

Všechny skupiny automaticky zdědí nastavení na úrovni účtu. Jestliže hledáte způsob, jak nastavit pro všechny skupiny jedno pravidlo, stačí postupovat následovně:

• Přejděte do části Nastavení účtu > Správa dat
• Vyberte ikonu se znaménkem plus

Otevře se překryvné okno Vytvořit pravidlo uchovávání:

• Definujte počet dní, po které by měla být smlouva uchovávána poté, co dosáhla konečného stavu.
  • Minimum je 1 den.
  • Maximum je 5475 dní (15 let).
• Volitelně nastavte dobu uchovávání pro auditní stopu smlouvy a související osobní údaje stran zapojených do smlouvy.
  • Audit a osobní údaje musí být uchovávány alespoň tak dlouho jako smlouva, a potenciálně i déle.
  • Pokud tato možnost není povolena, auditní záznam a osobní údaje jsou uchovávány, dokud nejsou smazány nějakou jinou metodou (např.: smazání GDPR).

Aktuálně platí vždy první pravidlo (na vrcholu pořadníku, bez údaje Datum ukončení).  Jedna skupina může mít v jednu chvíli vždy jen jedno aktuálně platné pravidlo. 

Pokud se vytváří nové pravidlo:

• Nové pravidlo se stává aktuálně aplikovaným pravidlem.
  • Nové pravidlo je vloženo na začátek seznamu s Datem zahájení odpovídajícím datu vytvoření pravidla a bez Data ukončení.
• Pokud při vytváření nového pravidla již aktuálně platí jiné pravidlo: 
  • Dříve existující pravidlo přestává být aplikováno na nově konečné smlouvy.
  • Dříve existující pravidlo se posune dolů v seznamu, hned pod nové (aktuální) pravidlo.
  • Dříve existující pravidlo automaticky přijme hodnotu Data ukončení, která se shoduje s Datem zahájení nového (aktuálního) pravidla.

Konfigurace pravidel uchovávání na úrovni skupiny

Nakonfigurováním pravidel uchovávání na úrovni skupiny přepíšete u uživatelů, kteří jsou aktuálně součástí skupiny, děděná pravidla na úrovni účtu.

Pokud se uživatel přesune do jiné skupiny v průběhu procesu podepisování dohody, na jakoukoli dohodu, která dospěje do konečné fáze v období, kdy už byl uživatel součástí nové skupiny, se budou vztahovat pravidla uchovávání nové skupiny.

Ukončené dohody, na něž byla pravidla uchovávání použita před přesunem uživatele do nové skupiny, zachovají termín odstranění použitého pravidla, a to za předpokladu, že před odstraněním nedojde k zakázání tohoto pravidla.

Díky uvedeným informacím víte, že nastavení pravidel uchovávání na úrovni skupiny se liší pouze ve dvou ohledech:

Stav pravidel uchovávání

"Povoleno – Pravidla, která jsou stále platná pro smlouvy, které vstoupily do konečného stavu, když bylo pravidlo aplikováno.

• "Aktuálně aplikované pravidlo je vždy na vrcholu seznamu a neobsahuje žádné Datum ukončení.

Zakázaná – Zakázaná pravidla již neplatí."Pokud smlouva dosáhla konečného stavu podle zakázaného pravidla, nebude v cílový den smazání odstraněna.

• "Zakázaná pravidla jsou zobrazena šedě.
• "Zakázaná pravidla nelze znovu povolit.

"Vypršelo – Vypršelá pravidla nemají žádné konečné smlouvy čekající na smazání.

• "Např.: Pokud máte pravidlo na 14 dní, které má datum ukončení 10. března, pak pravidlo vyprší na konci 24. března, protože všechny smlouvy, na které se pravidlo vztahovalo, již byly smazány.

Starší verze – Zákazníkům, jejichž pravidla uchovávání se řídila nastavením staré verze backendu, poskytujeme obdobné pravidlo, které se nazývá Starší verze pravidla uchovávání. 

• "Smlouvy, které již byly naplánovány ke smazání podle starého pravidla (před zavedením nových pravidel), budou respektovat čas smazání starého pravidla.

Filtrování pravidel podle stavu

"Seznam pravidel uchovávání lze filtrovat kliknutím na ikonu „hamburger" v pravém horním rohu tabulky.

Tato nabídka nabízí filtrování pro:

• Všechna pravidla – výchozí hodnota
• Pouze povolená pravidla
• Pouze zakázaná pravidla
• Pouze pravidla, jejichž platnost vypršela

Můžete si také zvolit, kolik záznamů na stranu se má zobrazovat (15, 30 nebo 50).

Zakázání pravidla

Zakázaní pravidla povede k tomu, že všechny zbývající dohody, na které se pravidlo vztahovalo, přijdou o závazný termín odstranění.

Tyto dohody by šlo odstranit pouze pomocí nástrojů nařízení GDPR.

Jak zakázat pravidlo:

• "Vyberte pravidlo.
• "Vyberte odkaz Zakázat.

Odstraněné skupiny

Uchovávání podléhá nastavení na úrovni skupiny (ať už je výslovně nastavené nebo přejaté z nastavení na úrovni účtu).

Pro účely budoucího auditu pravidel uchovávání je potřeba, aby se uchovala historie dříve platných pravidel.

Z tohoto důvodu nedochází k úplnému odstranění GroupID. Namísto toho jsou potřebná nastavení ponechána tam, kde jsou, a lze je prohlížet nebo upravovat z role správce ke skupině na úrovni účtu.

"Smazané skupiny lze zobrazit na stránce Skupiny kliknutím na ikonu „hamburger" a výběrem možnosti Zobrazit pouze smazané skupiny

"Vyberte skupinu, kterou chcete upravit, a klikněte na odkaz Nastavení skupiny.

• "Pravidla lze vytvářet a zakazovat stejným způsobem jako v době, kdy byla skupina primární.

Co byste měli vědět

• "Pouze jedno pravidlo může být aplikováno, když smlouvy dosáhnou konečného stavu.
  \n
  • "Více pravidel může být Povoleno, protože pravidlo zůstává povolené, dokud existují smlouvy, které mají cílové datum smazání (podle rozsahu pravidla).
• Zakázaná pravidla nelze znovu uvést v platnost. "Zakázání je trvalé.
• "Pravidla uchovávání jsou aplikována, když smlouva vstoupí do konečného stavu, ne když je smlouva vytvořena.
• "Aplikované pravidlo uchovávání je založeno na skupině, ve které se vytvářející uživatel aktuálně nachází v okamžiku, kdy smlouva vstoupí do konečného stavu.
• Po vstupu smlouvy do konečného stavu z hlediska čekací doby již není možné upravovat pravidla uchovávání, která se na ni vztahují.
  • Pravidlo můžete deaktivovat, abyste zabránili smazání smlouvy, ale to by zabránilo smazání všech smluv, které toto pravidlo přijaly a dosud nebyly smazány.
• Které pravidlo se vztahuje na konkrétní smlouvu, můžete zjistit kontrolou protokolu auditu smlouvy a porovnáním data jejího dokončení s časovými rozmezími vašich různých pravidel uchovávání.
• Maximální doba uchovávání, kterou můžete nastavit, je 5475 dnů.