Soulad s nařízením GDPR

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je nový zákon Evropské Unie, který harmonizuje a modernizuje požadavky na ochranu dat. Navzdory tomu, že obsahuje mnoho nových nebo rozšířených požadavků, zůstávají základní principy stejné. Nová pravidla zahrnují širokou definici osobních údajů a mají rozsáhlý dopad na způsob, jakým společnosti shromažďují osobní údaje jednotlivců v EU. Část tohoto nařízení požaduje, aby měli jednotlivci právo být srozuměni s tím, jaké osobní údaje jsou shromažďovány, a aby mohli požádat o odstranění svých údajů.

Pro účely tohoto článku označuje výraz Uživatel člena společnosti, který odesílá dohody k podpisu.  Výraz Podepisující označuje jednotlivce, který dohodu přijme a buď podepíše nebo odmítne.  Správce soukromí je správce účtu služby Acrobat Sign, který má k dispozici speciální ovládací prvky pro odebrání osobních údajů ze služby, a to na základě požadavku odesílatele nebo podepisujícího.

Jedinečnost uživatele je založená na e-mailové adrese použité k identifikaci jednotlivce. Osoba, která má několik e-mailových adres, může mít v systému několik jednotlivých uživatelských ID. Všechny ovládací prvky služby Acrobat Sign, které souvisejí s nařízením GDPR, používají k vyhledání a správě osobních údajů e-mailovou adresu.  Mezi jedinečnými e-mailovými adresami neexistuje žádné spojení a správce může vyhledat pouze data související se zadanou e-mailovou adresou.

Funkce, které podporují nařízení GDPR

Služba Acrobat Sign nabízí funkce, které zákazníkům pomáhají dodržovat nařízení GDPR. Další informace o způsobu, jakým společnost Adobe chrání vaše soukromí, naleznete na stránce www.adobe.com/cz/privacy.

V rámci nařízení GDPR mají jednotlivci rozšířená práva požádat o zpřístupnění, opravu a odstranění svých osobních údajů.

• Přístup – K většině osobních údajů o uživateli nebo podepisujícím lze přistupovat přímo prostřednictvím uživatelského rozhraní služby Acrobat Sign příslušného jednotlivce.  Existuje malé množství informací o aktivitě, ke kterým není v současnosti přímý přístup.  Pokud chce jednotlivý držitel účtu požádat o přístup k těmto informacím, musí se prostřednictvím stránky adobe.com/cz/privacy obrátit na kancelář pro soukromí společnosti Adobe.  Ukázku zprávy naleznete dále v tomto článku.
• Oprava – Všechny osobní údaje, které jsou shromažďovány o uživatelích nebo podepisujících, jsou dostupné prostřednictvím uživatelského rozhraní.  Pokud chce uživatel nebo podepisující provést nějaké změny, může je provést přímo bez nutnosti kontaktování společnosti Adobe nebo správce.
• Odstranění – Existují různé akce, které závisejí na roli v procesu podepisování.  Uživatel, který odesílá dohody, musí odeslat požadavek do společnosti svého zaměstnavatele.  Společnost Adobe se této komunikace nemůže účastnit a nemá žádnou kontrolu nad daty, která zaměstnavatel shromáždil v průběhu firemních akcí.  V průběhu procesu podepisování se o podepisujícím shromažďuje jen minimum údajů.  Tyto údaje zahrnují jméno, e-mailovou adresu, IP adresu a, volitelně, telefonní číslo a kód OTP.  Tyto údaje se uchovávají společně s jím podepsanou dohodou a jsou řízeny společností, která dohodu odeslala.  Pokud podepisující potřebuje informace o osobních údajích shromážděných společně s takovou dohodou, musí se obrátit na odesílatele dohody.  Jako zpracovatel údajů nemůže společnost Adobe poskytnout podepisujícímu žádné informace o dohodě nebo o společnosti, která mu dohodu poslala. Jelikož se všechny uchovávané údaje o podepisujícím uchovávají v dohodě, dojde odstraněním dohody rovněž k odstranění osobních údajů podepisujícího.  Pokud odesílatel souhlasí s odstraněním údajů podepisujícího, může pomocí nabídky soukromí vyhledat a odstranit dohody, kterých byl podepisující účastníkem.

V rámci sady nástrojů služby Acrobat Sign jsou k dispozici tři funkce:

• Protokoly na úrovni uživatele – Protokol různých událostí (které zahrnují osobní údaje) spuštěných v prostředí služby Acrobat Sign
• Odstranění dohody – Oprávnění zobrazovat a odstraňovat všechny dohody vytvořené uživatelem v rámci svého účtu mají Správci soukromí.
• Odstranění uživatele – Zcela odstranit uživatele ve svém účtu jsou oprávněni správci soukromí.

Protokoly na úrovni uživatele

Všichni uživatelé mohou požádat Centrum soukromí společnosti Adobe o poskytnutí protokolu svých aktivit v systému Acrobat Sign, které obsahují osobní údaje.

Tyto informace se vrátí ve formátu souboru CSV, který obsahuje:

• Datum události
• Typ události
• IP adresu, ze které byla událost spuštěna

Odstranění dohody

Vztahuje se pouze na dohody odeslané uživateli spravovanými správcem soukromí.

Když podepisující požádá o odebrání svých údajů ze systému Acrobat Sign, může správce soukromí jeho účtu vyhledat pomocí jeho e-mailové adresy všechny dohody, ve kterých byla jeho adresa použita a které byly vytvořeny v účtu tohoto správce.

Pokud správce soukromí usoudí, že dohoda již není potřebná, může ji ze služby kompletně a nevratně odstranit.

Příjemci, kteří se obrátí na službu Acrobat Sign, budou požádáni o kontrolu svých údajů na stránce Správa a o kontaktování společnosti, která transakci původně vytvořila, za účelem odstranění dohody.

Služba Acrobat Sign, která je zpracovatelem dat zákazníka, nikdy žádnou dohodu na žádost příjemce neodstraní.

Odstranění uživatele

Vztahuje se pouze na uživatele spravované správcem soukromí

Pokud zaměstnanec požádá o odstranění svých údajů z vašich systémů, provede tento nástroj kompletní odstranění všech údajů tohoto uživatele ze serverů služby Acrobat Sign. 

Uživatelé musí tento požadavek předat přímo správci soukromí účtu. Oprávnění k odstranění uživatelů má pouze správce soukromí.

Podpora služby Acrobat Sign nemůže odstranit uživatele z účtu, a pokud o to bude požádána, odkáže uživatele na správce účtu.

Jak mohou uživatelé požádat o odebrání dat ze služby Acrobat Sign

Odstranění osobních údajů ze systému služby Acrobat Sign vyžaduje řádné vyřešení datových položek uživatele.  Tento proces se liší v závislosti na typu příslušného uživatele nebo účtu; ty lze rozdělit do čtyř kategorií:

Odstranění informací o uživateli

Abyste mohli odstranit uživatele ze serveru služby Acrobat Sign, musíte mít nejprve systémové oprávnění pro příslušné ID uživatele. Pokud se uživatel nenachází ve vašem účtu, nemáte oprávnění jej odstranit.

Zjištění, jestli máte oprávnění pro daného uživatele:

Odstranění dohod uživatele

Ověřte správnost e-mailové adresy a také se přesvědčte, že se chystáte odstranit správné ID uživatele. 

Odstranění ID uživatele je nevratné.

Odstranění dohod uživatele

Nařízení GDPR uvádí, že uživatelé (obvykle podepisující) mají právo na odstranění všech záznamů, které obsahují jejich osobní údaje, ze systémů, ve kterých již není důvod k jejich uchovávání z obchodních důvodů.

V kontextu služby Acrobat Sign to znamená, že se uživatel musí obrátit na společnost, se kterou podepsal dokumenty, s žádostí o posouzení dokumentů obsažených v systému a o jejich případné odstranění.

Správci účtů musí pro jednotlivé účty jmenovat správce soukromí, kteří budou mít oprávnění k zobrazení všech dohod a k jejich případnému odstranění.

Postup plnění požadavků nařízení GDPR je jednoznačný a rozhodnutí o odstranění nebo zachování dohod spočívá výhradně na správci soukromí daného účtu.

Kontrola a odstranění obsahu uživatele:

Přidělení oprávnění správce soukromí správci

Přístup na stránku Soukromí je omezen na správce soukromí. 

Přístup bude mít pouze uživatel označený jako Správce soukromí.

Postup povolení správce soukromí:

Centrum soukromí společnosti Adobe

Všechny požadavky, které nejsou podporovány nástroji v uživatelském rozhraní, nebo dotazy týkající se shody s nařízením GDPR, odesílejte do Centra soukromí společnosti Adobe.

Pracovníci podpory a úspěchu nemají přístup k nástrojům, které by mohly odstranit obsah ze serverů.