Soulad s nařízením GDPR

Služba Adobe Acrobat Sign plně podporuje nařízení GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) pro všechny uživatele.

Poznámka:

V souladu s nařízením GDPR jsme před tím, než začneme ukládat data na zařízení uživatele, povinni získat jeho souhlas. Z tohoto důvodu mohou být někteří uživatelé jednou nebo vícekrát vyzváni k povolení souborů cookies:

  • Uživatelé služby Adobe Acrobat Sign z oblastí, kde je účinné nařízení GDPR, jsou povinni povolit soubory cookie hlavní služby
    • Výkonové soubory cookiesoubory cookie pro personalizovanou reklamu lze povolit nebo zakázat kliknutím na tlačítko Přizpůsobit
    • Soubory cookie lze kdykoli spravovat po kliknutí na odkaz Nastavení souborů cookie, který se nachází ve spodní části každé webové stránky služby Acrobat Sign:

  • U účtů, které migrují na doménu adobesign.com (z domény echosign.com), je potřeba soubory cookies nakonfigurovat dvakrát, pro každou doménu zvlášť

PRÁVNÍ OMEZENÍ: Tato příručka obsahuje obecná pravidla a NEPŘEDSTAVUJE právní radu. Rady týkající se plnění požadavků v oblastech vašeho působení vám poskytne právní oddělení vaší společnosti.

Co je to GDPR?

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je nový zákon Evropské Unie, který harmonizuje a modernizuje požadavky na ochranu dat. Navzdory tomu, že obsahuje mnoho nových nebo rozšířených požadavků, zůstávají základní principy stejné. Nová pravidla zahrnují širokou definici osobních údajů a mají rozsáhlý dopad na způsob, jakým společnosti shromažďují osobní údaje jednotlivců v EU. Část tohoto nařízení požaduje, aby měli jednotlivci právo být srozuměni s tím, jaké osobní údaje jsou shromažďovány, a aby mohli požádat o odstranění svých údajů.

Pro účely tohoto článku označuje výraz Uživatel člena společnosti, který odesílá dohody k podpisu.  Výraz Podepisující označuje jednotlivce, který dohodu přijme a buď podepíše nebo odmítne.  Správce soukromí je správce účtu služby Acrobat Sign, který má k dispozici speciální ovládací prvky pro odebrání osobních údajů ze služby, a to na základě požadavku odesílatele nebo podepisujícího.

Jedinečnost uživatele je založená na e-mailové adrese použité k identifikaci jednotlivce. Osoba, která má několik e-mailových adres, může mít v systému několik jednotlivých uživatelských ID. Všechny ovládací prvky služby Acrobat Sign, které souvisejí s nařízením GDPR, používají k vyhledání a správě osobních údajů e-mailovou adresu.  Mezi jedinečnými e-mailovými adresami neexistuje žádné spojení a správce může vyhledat pouze data související se zadanou e-mailovou adresou.


Funkce, které podporují nařízení GDPR

Služba Acrobat Sign nabízí funkce, které zákazníkům pomáhají dodržovat nařízení GDPR. Další informace o způsobu, jakým společnost Adobe chrání vaše soukromí, naleznete na stránce www.adobe.com/cz/privacy.

V rámci nařízení GDPR mají jednotlivci rozšířená práva požádat o zpřístupnění, opravu a odstranění svých osobních údajů.

  • Přístup – K většině osobních údajů o uživateli nebo podepisujícím lze přistupovat přímo prostřednictvím uživatelského rozhraní služby Acrobat Sign příslušného jednotlivce.  Existuje malé množství informací o aktivitě, ke kterým není v současnosti přímý přístup.  Pokud chce jednotlivý držitel účtu požádat o přístup k těmto informacím, musí se prostřednictvím stránky adobe.com/cz/privacy obrátit na kancelář pro soukromí společnosti Adobe.  Ukázku zprávy naleznete dále v tomto článku.
  • Oprava – Všechny osobní údaje, které jsou shromažďovány o uživatelích nebo podepisujících, jsou dostupné prostřednictvím uživatelského rozhraní.  Pokud chce uživatel nebo podepisující provést nějaké změny, může je provést přímo bez nutnosti kontaktování společnosti Adobe nebo správce.
  • Odstranění – Existují různé akce, které závisejí na roli v procesu podepisování.  Uživatel, který odesílá dohody, musí odeslat požadavek do společnosti svého zaměstnavatele.  Společnost Adobe se této komunikace nemůže účastnit a nemá žádnou kontrolu nad daty, která zaměstnavatel shromáždil v průběhu firemních akcí.  V průběhu procesu podepisování se o podepisujícím shromažďuje jen minimum údajů.  Tyto údaje zahrnují jméno, e-mailovou adresu, IP adresu a, volitelně, telefonní číslo a kód OTP.  Tyto údaje se uchovávají společně s jím podepsanou dohodou a jsou řízeny společností, která dohodu odeslala.  Pokud podepisující potřebuje informace o osobních údajích shromážděných společně s takovou dohodou, musí se obrátit na odesílatele dohody.  Jako zpracovatel údajů nemůže společnost Adobe poskytnout podepisujícímu žádné informace o dohodě nebo o společnosti, která mu dohodu poslala. Jelikož se všechny uchovávané údaje o podepisujícím uchovávají v dohodě, dojde odstraněním dohody rovněž k odstranění osobních údajů podepisujícího.  Pokud odesílatel souhlasí s odstraněním údajů podepisujícího, může pomocí nabídky soukromí vyhledat a odstranit dohody, kterých byl podepisující účastníkem.

V rámci sady nástrojů služby Acrobat Sign jsou k dispozici tři funkce:

  • Protokoly na úrovni uživatele – Protokol různých událostí (které zahrnují osobní údaje) spuštěných v prostředí služby Acrobat Sign
  • Odstranění dohody – Oprávnění zobrazovat a odstraňovat všechny dohody vytvořené uživatelem v rámci svého účtu mají Správci soukromí.
  • Odstranění uživatele – Zcela odstranit uživatele ve svém účtu jsou oprávněni správci soukromí.

 


Protokoly na úrovni uživatele

Všichni uživatelé mohou požádat Centrum soukromí společnosti Adobe o poskytnutí protokolu svých aktivit v systému Acrobat Sign, které obsahují osobní údaje.

Tyto informace se vrátí ve formátu souboru CSV, který obsahuje:

  • Datum události
  • Typ události
  • IP adresu, ze které byla událost spuštěna


Odstranění dohody

Vztahuje se pouze na dohody odeslané uživateli spravovanými správcem soukromí.

Když podepisující požádá o odebrání svých údajů ze systému Acrobat Sign, může správce soukromí jeho účtu vyhledat pomocí jeho e-mailové adresy všechny dohody, ve kterých byla jeho adresa použita a které byly vytvořeny v účtu tohoto správce.

Pokud správce soukromí usoudí, že dohoda již není potřebná, může ji ze služby kompletně a nevratně odstranit.

Příjemci, kteří se obrátí na službu Acrobat Sign, budou požádáni o kontrolu svých údajů na stránce Správa a o kontaktování společnosti, která transakci původně vytvořila, za účelem odstranění dohody.

Služba Acrobat Sign, která je zpracovatelem dat zákazníka, nikdy žádnou dohodu na žádost příjemce neodstraní.


Odstranění uživatele

Vztahuje se pouze na uživatele spravované správcem soukromí

Pokud zaměstnanec požádá o odstranění svých údajů z vašich systémů, provede tento nástroj kompletní odstranění všech údajů tohoto uživatele ze serverů služby Acrobat Sign. 

Uživatelé musí tento požadavek předat přímo správci soukromí účtu. Oprávnění k odstranění uživatelů má pouze správce soukromí.

Podpora služby Acrobat Sign nemůže odstranit uživatele z účtu, a pokud o to bude požádána, odkáže uživatele na správce účtu.

Poznámka:

Jednotlivci a bezplatné účty

Uživatelé, kteří jsou jedinou osobou v účtu, nebo kteří mají pouze bezplatný účet, se nemohou sami odstranit. V takovém případě se uživatel musí obrátit na Centrum soukromí společnosti Adobe.

Uživatel musí poskytnout svoji e-mailovou adresu a explicitně požádat o odstranění uživatele přidruženého k této e-mailové adrese ze systémů služby Acrobat Sign. Centrum soukromí společnosti Adobe poté podnikne příslušné kroky a zajistí odstranění uživatele.


Jak mohou uživatelé požádat o odebrání dat ze služby Acrobat Sign

Odstranění osobních údajů ze systému služby Acrobat Sign vyžaduje řádné vyřešení datových položek uživatele.  Tento proces se liší v závislosti na typu příslušného uživatele nebo účtu; ty lze rozdělit do čtyř kategorií:

Tito podepisující jsou jedineční v tom, že všechny jejich dohody vytvořil nějaký jiný uživatel.

Prvním krokem k odstranění svého obsahu ze systému služby Acrobat Sign je zaregistrování své e-mailové adresy a provedení kontroly obsahu, který je přidružen k této e-mailové adrese.

E-mailovou adresu můžete zaregistrovat zde

 

Po zaregistrování e-mailové adresy:

  • Přihlaste se a v horní části okna klikněte na kartu Správa.
  • Kliknutím na jednotlivé filtry na levém panelu (Čeká na vás, Dokončeno, Zrušeno, Platnost vypršela) vyhledejte své dohody

Pokud na této stránce žádný obsah uveden není, obraťte se na Centrum soukromí společnosti Adobe a požádejte o odstranění svého uživatele (e-mailové adresy) ze systému služby Acrobat Sign.

Vyhledejte odesilatele dohody

Chcete-li odstranit obsah své dohody, musíte se obrátit na původního odesílatele této dohody.

Oprávnění ke kontrole a odstranění dohody má pouze účet, ze kterého byla původně odeslána.

Poznámka: Rozhodnutí o tom, kdy může být smlouva odstraněna, musí učinit správce soukromí účtu, ze kterého byla smlouva původně odeslána.

 

Zjištění, kdo je původní odesílatel:

  • Jedním kliknutím na záznam na kartě Správa tento záznam vyberte (dvojitým kliknutím dohodu otevřete)
    • Otevře se pravý panel, kde se zobrazí metadata a akce dohody
  • Zkopírujte e-mailovou adresu v pravém horním rohu okna (vedle položky Odesilatel: – zvýrazněné na obrázku výše)
  • Pomocí e-mailu původního tvůrce dokumentu pošlete tomuto tvůrci e-mailovou zprávu s žádostí o odebrání svých údajů z jeho účtu ve službě Acrobat Sign.
    • Nezapomeňte tento e-mail odeslat ze stejné adresy, ze které byla odeslána původní dohoda, aby věděl, že máte oprávnění tento požadavek vznést

Tento postup zopakujte pro všechny dohody uvedené na stránce Správa v kategoriích DokončenoProbíhá.

  • Kontaktované společnosti, na které se tímto způsobem obrátíte, mají 30 dní na odstranění příslušného obsahu

 

Veškeré dohody v části Čeká na vás by se měly zamítnout:

  • Otevřete dohodu, kterou chcete podepsat.
  • Klikněte na možnosti v levém horním rohu
  • Vyberte možnost Elektronicky nepodepíšu.
  • Uveďte důvod zamítnutí a klikněte na tlačítko Zamítnout.
Odmítn.

Po zamítnutí všech otevřených dohod a kontaktování odesilatelů u dokončených dohod kontaktujte Centrum ochrany soukromí společnosti Adobe a požádejte o odstranění svého uživatele (e-mailové adresy) ze systému služby Acrobat Sign.

Bezplatné a individuální plány služby mají zaregistrovanou e-mailovou adresu a mohou se tedy kdykoliv přihlásit do svého účtu a zkontrolovat jeho obsah.

Pokud máte problémy s přihlášením, klikněte na odkaz Zapomněl(a) jsem heslo, který se nachází pod poli pro přihlášení a obnovte hodnotu hesla.

 

Když se můžete přihlásit do služby:

  • V horní části okna klikněte na kartu Účet
  • V levém panelu klikněte na možnost Soukromí
    • Otevře se stránka, na které můžete pomocí e-mailové adresy vyhledat obsah, který jste pomocí této e-mailové adresy vytvořili
  • Nahoře zadejte svoji e-mailovou adresu a klikněte na možnost Zadat
    • Zobrazí se seznam všech dohod, které jste vytvořili
  • Kliknutím na jednotlivé dohody označené jako Dokončené stáhněte soubory PDF, které zkontrolujte.
  • Kliknutím na ikonu odpadkového koše zcela vpravo odstraňte dohody, které již neplatí
    • Uživatele lze odstranit dokud V účtu nedojde k odstranění všech dohod označených jako Dokončené .

 

V horní části okna klikněte na kartu Správa.

Na této stránce se zobrazí zbývající obsah služby Acrobat Sign, ve kterém byla vaše e-mailová adresa použita.

Stránka Správa     Od

Chcete-li odstranit dohody odeslané jinými uživateli, musíte se obrátit na původního odesílatele této dohody.

Oprávnění ke kontrole a odstranění dohody má pouze účet, ze kterého byla původně odeslána.

Poznámka: Smlouvy, které jsou stále právně závazné, nemusí být podle nařízení GDPR odstraněny. O tom musí rozhodnout správce soukromí účtu, ze kterého byla dohoda původně odeslána.

 

Zjištění, kdo je původní odesílatel:

  • Jedním kliknutím na záznam na kartě Správa tento záznam vyberte (dvojitým kliknutím dohodu otevřete)
    • Zobrazí se pravý panel umožňující přístup k metadatům a akcím dohody
  • Zkopírujte e-mailovou adresu v pravém horním rohu okna (vedle položky Odesilatel: – zvýrazněné na obrázku výše)
  • Zkopírovat e-mailovou adresu
  • Pomocí e-mailu původního tvůrce dokumentu pošlete tomuto tvůrci e-mailovou zprávu s žádostí o odebrání svých údajů z jeho účtu ve službě Acrobat Sign.
    • Nezapomeňte tento e-mail odeslat ze stejné adresy, ze které byla odeslána původní dohoda, aby věděl, že máte oprávnění tento požadavek vznést
  • Zkontaktované společnosti, na které se tímto způsobem obrátíte, mají 30 dní na odstranění příslušného obsahu

Tento postup zopakujte pro všechny dohody uvedené na stránce Správa v kategoriích Dokončeno Probíhá

  • Pokud jste dohodu vytvořili v části Probíhá, zrušte ji.
  • Zamítněte všechny dohody v kategorii Čekající na vás

Po odstranění všech dohod označených jako Podepsáno se obraťte na Centrum soukromí společnosti Adobe a požádejte o odstranění svého uživatele (e-mailové adresy) ze systému služby Acrobat Sign.

 

 

Uživatelé, kteří podléhají pravomoci pouze správce účtu nebo soukromí, se pouze musí obrátit na svého správce a požádat o odstranění ze systému.

Správce soukromí má oprávnění k provedení kontroly vašeho obsahu nebo uživatele a k odstranění veškerého příslušného obsahu.


Odstranění informací o uživateli

Abyste mohli odstranit uživatele ze serveru služby Acrobat Sign, musíte mít nejprve systémové oprávnění pro příslušné ID uživatele. Pokud se uživatel nenachází ve vašem účtu, nemáte oprávnění jej odstranit.

Zjištění, jestli máte oprávnění pro daného uživatele:

  1. Přejděte do uživatelského rozhraní: Účet > Uživatel

  2. Klikněte na ikonu Možnosti (tři čáry zcela vpravo)

  3. Vyberte možnost Zobrazit všechny uživatele

  4. Vyhledejte e-mailovou adresu uživatele

    Pokud nebude e-mailová adresa ve vašem účtu nalezena, zobrazí se na obrazovce zpráva S aktuálním filtrem nejsou dostupní žádní uživatelé.

    Pokud uživatel existuje, zobrazí se pouze jeden záznam (protože e-mailové adresy jsou jedinečné).


Odstranění dohod uživatele

Ověřte správnost e-mailové adresy a také se přesvědčte, že se chystáte odstranit správné ID uživatele. 

Odstranění ID uživatele je nevratné.

  1. Jedním kliknutím záznam uživatele zvýrazněte. Nad záznamem uživatele se zobrazí odkazy na akce

  2. Pokud je stav uživatele jiný než Neaktivní, klikněte na odkaz Deaktivovat uživatele

    • Odstranit lze pouze neaktivní uživatele
  3. Klikněte na odkaz Odstranit informace o uživateli

    Pozor:

    Otevře se varování týkající se odstranění uživatele, ve kterém se dočtete o všech důsledcích tohoto kroku.

    Odstranění uživatele způsobí:

    • Zrušení všech dohod, které momentálně procházejí procesem zahájeným tímto uživatelem
    • Zamítnutí všech dohod, které procházejí procesem a jejichž příjemcem je uživatel
    • Zakázání všech aktivních webových formulářů vytvořených tímto uživatelem
    • Zabránění provádět volání API integracím spojeným s tímto uživatelem
    • Odebrání šablon knihovny vytvořených tímto uživatelem
    • Odstranění všech sdílení v rámci účtu provedených tímto uživatelem nebo s tímto uživatelem
  4. Pod těmito varováními se nacházejí tři možnosti.

    Vyberte možnost odpovídající dané situaci a klikněte na možnost Odstranit informace o uživateli (nebo na možnost Zrušit, pokud si nejste jisti):

    • Zachová dohody zahájené tímto uživatelem, ale odebere informace o uživateli, včetně výše uvedených zdrojů
      • Zvolte, jestli uživatel vytvořil dohody, které mají pro společnost stále hodnotu
        • Dohody se automaticky nasdílí do účtu správce, který uživatele odstranil (viz následující poznámka)
      • Platí pouze pro dokončené dohody
      • Tyto dohody můžete později podle potřeby odstranit
    • Odebere informace o uživateli, včetně výše uvedených zdrojů a všech dohod zahájených tímto uživatelem
      • Vše je možné
    • Informace o uživateli nyní neodstraňovat
      • Výchozí možnost

    Poznámka:

    Pokud je vybraná možnost Zachovat dohody:

    • Veškerý dokončený obsah vytvořený tímto ID uživatele se nasdílí do účtu správce, který uživatele odstranil
    • E-mailová adresa odstraněného ID uživatele se zachová, aby bylo možné na ni odkazovat v historii / zprávě o auditu
    • Jelikož se e-mailová adresa zachová, nelze v systému vytvořit nového uživatele s touto stejnou e-mailovou adresou
    • Pokud je nutné pomocí této zachované e-mailové adresy vytvořit nové ID uživatele, musíte nejprve odstranit veškerý sdílený obsah, protože jinak nebude možné uživatele vytvořit (z důvodu duplicitní e-mailové adresy v systému).
  5. Zobrazí se poslední varování:

    • Pokud si jste jisti, klikněte na možnost Odstranit informace o uživateli
      • Jinak klikněte na možnost Zrušit

    Zobrazí se zpráva informující o úspěšném odstranění ID uživatele z databáze.

    • Žádné výčitky... klikněte na možnost OK


Odstranění dohod uživatele

Nařízení GDPR uvádí, že uživatelé (obvykle podepisující) mají právo na odstranění všech záznamů, které obsahují jejich osobní údaje, ze systémů, ve kterých již není důvod k jejich uchovávání z obchodních důvodů.

V kontextu služby Acrobat Sign to znamená, že se uživatel musí obrátit na společnost, se kterou podepsal dokumenty, s žádostí o posouzení dokumentů obsažených v systému a o jejich případné odstranění.

Správci účtů musí pro jednotlivé účty jmenovat správce soukromí, kteří budou mít oprávnění k zobrazení všech dohod a k jejich případnému odstranění.

Postup plnění požadavků nařízení GDPR je jednoznačný a rozhodnutí o odstranění nebo zachování dohod spočívá výhradně na správci soukromí daného účtu.

 

Kontrola a odstranění obsahu uživatele:

  1. Přihlaste se jako správce soukromí svého účtu

  2. Přejděte do části Účet > Soukromí

  3. Do horního pole zadejte e-mailovou adresu žadatele a stiskněte klávesu Enter

  4. Zobrazí se všechny dohody, které byly vytvořeny uživateli ve vašem účtu, a které zahrnují zadanou e-mailovou adresu

  5. Klikněte postupně na jednotlivé záznamy a poté v horní části seznamu dohod klikněte na příkaz Stáhnout dohodu

    • Otevřete stažený soubor PDF, zkontrolujte jeho obsah a posuďte, jestli smlouva stále platí nebo jestli máte nějaký jiný oprávněný důvod k uchování dohody
    • Pokud nemáte k uchování dokumentu žádný důvod, klikněte vpravo od záznamu dohody na ikonu Odstranit (odpadkový koš)
      • Odstranění dohody je absolutní a nevratné
    Poznámka:

    Nařízení GDPR nevyžaduje odstranění dohod, které jsou stále právně účinné.

  6. Zobrazí se výzva k potvrzení, jestli opravdu chcete dohodu odstranit

    • Pokud si jste zcela jisti, že chcete dohodu odstranit, klikněte na příkaz Odstranit dohodu

    Zobrazí se zpráva Úspěch, která oznamuje, že probíhá odstranění.

    • Nyní je již příliš pozdě.... klikněte na tlačítko OK
    Poznámka:

    Všechny koncové body dohody, které disponují cestou s ID dohody v rozhraní API typu REST verze 6 vrátí kód chyby 404 AGREEMENT_DESTROYED, pokud došlo k odstranění dohody přes nástroje GDPR.


Přidělení oprávnění správce soukromí správci

Přístup na stránku Soukromí je omezen na správce soukromí. 

Přístup bude mít pouze uživatel označený jako Správce soukromí.


Postup povolení správce soukromí:

  1. Přihlaste se jako správce účtu

  2. Přejděte na Účet > Uživatelé

  3. Jednou klikněte na uživatele, kterého chcete aktivovat jako správce soukromí

  4. V nabídce nad seznamem uživatelů vyberte možnost Upravit

  5. Po otevření panelu uživatele:

    • Ve spodní části panelu zaškrtněte políčko Uživatel je správce soukromí
    • Klikněte na možnost Uložit


Centrum soukromí společnosti Adobe

Všechny požadavky, které nejsou podporovány nástroji v uživatelském rozhraní, nebo dotazy týkající se shody s nařízením GDPR, odesílejte do Centra soukromí společnosti Adobe.

Pracovníci podpory a úspěchu nemají přístup k nástrojům, které by mohly odstranit obsah ze serverů.

Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.

[Feedback V2 Badge]