PRÁVNÍ OMEZENÍ: Tato příručka obsahuje obecná pravidla a NEPŘEDSTAVUJE právní radu. Rady týkající se plnění požadavků v oblastech vašeho působení vám poskytne právní oddělení vaší společnosti.
Služba Adobe Acrobat Sign plně podporuje nařízení GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) pro všechny uživatele.
V souladu s nařízením GDPR jsme před tím, než začneme ukládat data na zařízení uživatele, povinni získat jeho souhlas. Z tohoto důvodu mohou být někteří uživatelé jednou nebo vícekrát vyzváni k povolení souborů cookies:
PRÁVNÍ OMEZENÍ: Tato příručka obsahuje obecná pravidla a NEPŘEDSTAVUJE právní radu. Rady týkající se plnění požadavků v oblastech vašeho působení vám poskytne právní oddělení vaší společnosti. |
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je nový zákon Evropské Unie, který harmonizuje a modernizuje požadavky na ochranu dat. Navzdory tomu, že obsahuje mnoho nových nebo rozšířených požadavků, zůstávají základní principy stejné. Nová pravidla zahrnují širokou definici osobních údajů a mají rozsáhlý dopad na způsob, jakým společnosti shromažďují osobní údaje jednotlivců v EU. Část tohoto nařízení požaduje, aby měli jednotlivci právo být srozuměni s tím, jaké osobní údaje jsou shromažďovány, a aby mohli požádat o odstranění svých údajů.
Pro účely tohoto článku označuje výraz Uživatel člena společnosti, který odesílá dohody k podpisu. Výraz Podepisující označuje jednotlivce, který dohodu přijme a buď podepíše nebo odmítne. Správce soukromí je správce účtu služby Acrobat Sign, který má k dispozici speciální ovládací prvky pro odebrání osobních údajů ze služby, a to na základě požadavku odesílatele nebo podepisujícího.
Jedinečnost uživatele je založená na e-mailové adrese použité k identifikaci jednotlivce. Osoba, která má několik e-mailových adres, může mít v systému několik jednotlivých uživatelských ID. Všechny ovládací prvky služby Acrobat Sign, které souvisejí s nařízením GDPR, používají k vyhledání a správě osobních údajů e-mailovou adresu. Mezi jedinečnými e-mailovými adresami neexistuje žádné spojení a správce může vyhledat pouze data související se zadanou e-mailovou adresou.
Služba Acrobat Sign nabízí funkce, které zákazníkům pomáhají dodržovat nařízení GDPR. Další informace o způsobu, jakým společnost Adobe chrání vaše soukromí, naleznete na stránce www.adobe.com/cz/privacy.
V rámci nařízení GDPR mají jednotlivci rozšířená práva požádat o zpřístupnění, opravu a odstranění svých osobních údajů.
V rámci sady nástrojů služby Acrobat Sign jsou k dispozici tři funkce:
Všichni uživatelé mohou požádat Centrum soukromí společnosti Adobe o poskytnutí protokolu svých aktivit v systému Acrobat Sign, které obsahují osobní údaje.
Tyto informace se vrátí ve formátu souboru CSV, který obsahuje:
Vztahuje se pouze na dohody odeslané uživateli spravovanými správcem soukromí.
Když podepisující požádá o odebrání svých údajů ze systému Acrobat Sign, může správce soukromí jeho účtu vyhledat pomocí jeho e-mailové adresy všechny dohody, ve kterých byla jeho adresa použita a které byly vytvořeny v účtu tohoto správce.
Pokud správce soukromí usoudí, že dohoda již není potřebná, může ji ze služby kompletně a nevratně odstranit.
Příjemci, kteří se obrátí na službu Acrobat Sign, budou požádáni o kontrolu svých údajů na stránce Správa a o kontaktování společnosti, která transakci původně vytvořila, za účelem odstranění dohody.
Služba Acrobat Sign, která je zpracovatelem dat zákazníka, nikdy žádnou dohodu na žádost příjemce neodstraní.
Vztahuje se pouze na uživatele spravované správcem soukromí
Pokud zaměstnanec požádá o odstranění svých údajů z vašich systémů, provede tento nástroj kompletní odstranění všech údajů tohoto uživatele ze serverů služby Acrobat Sign.
Uživatelé musí tento požadavek předat přímo správci soukromí účtu. Oprávnění k odstranění uživatelů má pouze správce soukromí.
Podpora služby Acrobat Sign nemůže odstranit uživatele z účtu, a pokud o to bude požádána, odkáže uživatele na správce účtu.
Jednotlivci a bezplatné účty
Uživatelé, kteří jsou jedinou osobou v účtu, nebo kteří mají pouze bezplatný účet, se nemohou sami odstranit. V takovém případě se uživatel musí obrátit na Centrum soukromí společnosti Adobe.
Uživatel musí poskytnout svoji e-mailovou adresu a explicitně požádat o odstranění uživatele přidruženého k této e-mailové adrese ze systémů služby Acrobat Sign. Centrum soukromí společnosti Adobe poté podnikne příslušné kroky a zajistí odstranění uživatele.
Odstranění osobních údajů ze systému služby Acrobat Sign vyžaduje řádné vyřešení datových položek uživatele. Tento proces se liší v závislosti na typu příslušného uživatele nebo účtu; ty lze rozdělit do čtyř kategorií:
Tito podepisující jsou jedineční v tom, že všechny jejich dohody vytvořil nějaký jiný uživatel.
Prvním krokem k odstranění svého obsahu ze systému služby Acrobat Sign je zaregistrování své e-mailové adresy a provedení kontroly obsahu, který je přidružen k této e-mailové adrese.
E-mailovou adresu můžete zaregistrovat zde
Po zaregistrování e-mailové adresy:
Pokud na této stránce žádný obsah uveden není, obraťte se na Centrum soukromí společnosti Adobe a požádejte o odstranění svého uživatele (e-mailové adresy) ze systému služby Acrobat Sign.
Chcete-li odstranit obsah své dohody, musíte se obrátit na původního odesílatele této dohody.
Oprávnění ke kontrole a odstranění dohody má pouze účet, ze kterého byla původně odeslána.
Poznámka: Rozhodnutí o tom, kdy může být smlouva odstraněna, musí učinit správce soukromí účtu, ze kterého byla smlouva původně odeslána.
Zjištění, kdo je původní odesílatel:
Tento postup zopakujte pro všechny dohody uvedené na stránce Správa v kategoriích Dokončeno a Probíhá.
Veškeré dohody v části Čeká na vás by se měly zamítnout:
Po zamítnutí všech otevřených dohod a kontaktování odesilatelů u dokončených dohod kontaktujte Centrum ochrany soukromí společnosti Adobe a požádejte o odstranění svého uživatele (e-mailové adresy) ze systému služby Acrobat Sign.
Bezplatné a individuální plány služby mají zaregistrovanou e-mailovou adresu a mohou se tedy kdykoliv přihlásit do svého účtu a zkontrolovat jeho obsah.
Pokud máte problémy s přihlášením, klikněte na odkaz Zapomněl(a) jsem heslo, který se nachází pod poli pro přihlášení a obnovte hodnotu hesla.
Když se můžete přihlásit do služby:
V horní části okna klikněte na kartu Správa.
Na této stránce se zobrazí zbývající obsah služby Acrobat Sign, ve kterém byla vaše e-mailová adresa použita.
Chcete-li odstranit dohody odeslané jinými uživateli, musíte se obrátit na původního odesílatele této dohody.
Oprávnění ke kontrole a odstranění dohody má pouze účet, ze kterého byla původně odeslána.
Poznámka: Smlouvy, které jsou stále právně závazné, nemusí být podle nařízení GDPR odstraněny. O tom musí rozhodnout správce soukromí účtu, ze kterého byla dohoda původně odeslána.
Zjištění, kdo je původní odesílatel:
Tento postup zopakujte pro všechny dohody uvedené na stránce Správa v kategoriích Dokončeno a Probíhá
Po odstranění všech dohod označených jako Podepsáno se obraťte na Centrum soukromí společnosti Adobe a požádejte o odstranění svého uživatele (e-mailové adresy) ze systému služby Acrobat Sign.
Uživatelé, kteří podléhají pravomoci pouze správce účtu nebo soukromí, se pouze musí obrátit na svého správce a požádat o odstranění ze systému.
Správce soukromí má oprávnění k provedení kontroly vašeho obsahu nebo uživatele a k odstranění veškerého příslušného obsahu.
Abyste mohli odstranit uživatele ze serveru služby Acrobat Sign, musíte mít nejprve systémové oprávnění pro příslušné ID uživatele. Pokud se uživatel nenachází ve vašem účtu, nemáte oprávnění jej odstranit.
Zjištění, jestli máte oprávnění pro daného uživatele:
Přejděte do uživatelského rozhraní: Účet > Uživatel
Klikněte na ikonu Možnosti (tři čáry zcela vpravo)
Vyberte možnost Zobrazit všechny uživatele
Vyhledejte e-mailovou adresu uživatele
Pokud nebude e-mailová adresa ve vašem účtu nalezena, zobrazí se na obrazovce zpráva S aktuálním filtrem nejsou dostupní žádní uživatelé.
Pokud uživatel existuje, zobrazí se pouze jeden záznam (protože e-mailové adresy jsou jedinečné).
Ověřte správnost e-mailové adresy a také se přesvědčte, že se chystáte odstranit správné ID uživatele.
Odstranění ID uživatele je nevratné.
Jedním kliknutím záznam uživatele zvýrazněte. Nad záznamem uživatele se zobrazí odkazy na akce
Pokud je stav uživatele jiný než Neaktivní, klikněte na odkaz Deaktivovat uživatele
Klikněte na odkaz Odstranit informace o uživateli
Otevře se varování týkající se odstranění uživatele, ve kterém se dočtete o všech důsledcích tohoto kroku.
Odstranění uživatele způsobí:
Pod těmito varováními se nacházejí tři možnosti.
Vyberte možnost odpovídající dané situaci a klikněte na možnost Odstranit informace o uživateli (nebo na možnost Zrušit, pokud si nejste jisti):
Pokud je vybraná možnost Zachovat dohody:
Zobrazí se poslední varování:
Zobrazí se zpráva informující o úspěšném odstranění ID uživatele z databáze.
Nařízení GDPR uvádí, že uživatelé (obvykle podepisující) mají právo na odstranění všech záznamů, které obsahují jejich osobní údaje, ze systémů, ve kterých již není důvod k jejich uchovávání z obchodních důvodů.
V kontextu služby Acrobat Sign to znamená, že se uživatel musí obrátit na společnost, se kterou podepsal dokumenty, s žádostí o posouzení dokumentů obsažených v systému a o jejich případné odstranění.
Správci účtů musí pro jednotlivé účty jmenovat správce soukromí, kteří budou mít oprávnění k zobrazení všech dohod a k jejich případnému odstranění.
Postup plnění požadavků nařízení GDPR je jednoznačný a rozhodnutí o odstranění nebo zachování dohod spočívá výhradně na správci soukromí daného účtu.
Kontrola a odstranění obsahu uživatele:
Přihlaste se jako správce soukromí svého účtu
Přejděte do části Účet > Soukromí
Do horního pole zadejte e-mailovou adresu žadatele a stiskněte klávesu Enter
Zobrazí se všechny dohody, které byly vytvořeny uživateli ve vašem účtu, a které zahrnují zadanou e-mailovou adresu
Klikněte postupně na jednotlivé záznamy a poté v horní části seznamu dohod klikněte na příkaz Stáhnout dohodu
Nařízení GDPR nevyžaduje odstranění dohod, které jsou stále právně účinné.
Zobrazí se výzva k potvrzení, jestli opravdu chcete dohodu odstranit
Zobrazí se zpráva Úspěch, která oznamuje, že probíhá odstranění.
Všechny koncové body dohody, které disponují cestou s ID dohody v rozhraní API typu REST verze 6 vrátí kód chyby 404 AGREEMENT_DESTROYED, pokud došlo k odstranění dohody přes nástroje GDPR.
Přístup na stránku Soukromí je omezen na správce soukromí.
Přístup bude mít pouze uživatel označený jako Správce soukromí.
Postup povolení správce soukromí:
Přihlaste se jako správce účtu
Přejděte na Účet > Uživatelé
Jednou klikněte na uživatele, kterého chcete aktivovat jako správce soukromí
V nabídce nad seznamem uživatelů vyberte možnost Upravit
Po otevření panelu uživatele:
Všechny požadavky, které nejsou podporovány nástroji v uživatelském rozhraní, nebo dotazy týkající se shody s nařízením GDPR, odesílejte do Centra soukromí společnosti Adobe.
Pracovníci podpory a úspěchu nemají přístup k nástrojům, které by mohly odstranit obsah ze serverů.
Přihlaste se ke svému účtu.