Arbeiten mit verwalteten Dateien

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Zuletzt aktualisiert am 24. Mai 2023

Öffnen von freigegebenem Inhalt

Nur InCopy-Benutzer können Aufgabendateien (.inca) öffnen. Wenn ein InCopy-Benutzer eine InDesign-Datei öffnet, die Aufgaben enthält, hat der Benutzer Zugriff auf alle verwalteten Inhalte unabhängig von den Aufgaben.

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch.
- Klicken Sie in InCopy auf „Datei“ > „Öffnen“, wählen Sie eine Aufgabendatei (*.icma oder *.inca) aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
- Wählen Sie in InDesign oder InCopy den Befehl „Datei“ > „Öffnen“, wählen Sie eine InDesign-Datei (.indd) aus, die zugewiesene Inhalte enthält, und klicken Sie auf „Öffnen“.
- Öffnen Sie ein Aufgabenpaket. Siehe Empfangen von Paketen (InCopy).

Die Aufgabennamen und entsprechenden Inhalte werden im Aufgabenbedienfeld angezeigt.

Auschecken von Inhalt

Wenn Sie ein Objekt auschecken, wird eine verborgene Sperrdatei (.idlk) im Dateisystem platziert. Nachdem der Inhalt ausgecheckt ist, haben Sie alleinige Kontrolle darüber und andere Benutzer können keine Änderungen am Inhalt vornehmen. Sie können nur InCopy-Inhalte auschecken. Das Auschecken von InDesign-Dokumenten mit Layoutinformationen ist nicht möglich.

Wenn Sie versuchen, ein InDesign-Dokument zu schließen, aus dem Sie eine oder mehrere InCopy-Inhaltsdateien ausgecheckt haben, wird eine Warnmeldung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, alle Inhalte einzuchecken. Wenn Sie das Dokument schließen, ohne die Inhaltsdateien einzuchecken, sind sie immer noch an Sie ausgecheckt, wenn Sie das InDesign-Dokument das nächste Mal öffnen. Wenn Sie das InDesign-Dokument speichern, werden automatisch auch alle bearbeitbaren InCopy-Inhaltsdateien gespeichert.

Auschecken von Inhalt (InDesign)

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Wählen Sie den zu bearbeitenden Text- oder Grafikrahmen im Layout aus und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“ > „InCopy“ > „Auschecken“.
- Wählen Sie die Dateien im Aufgabenbedienfeld aus und klicken Sie anschließend im Bedienfeldmenü auf die Option „Auschecken“.

Wenn Sie verfügbare Inhalte in InDesign auschecken, wird das Bearbeitungssymbol auf dem InDesign-Rahmen angezeigt. In InCopy wird im InCopy-Rahmen und im Aufgabenbedienfeld das Symbol „Wird verwendet“ angezeigt, wenn die Aufgabendateien auf einem lokalen Server gespeichert werden.

Auschecken von Inhalt (InCopy)

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Wenn die gewünschten Inhalte Teil einer Aufgabe sind, wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“ und dann die Aufgabendatei (*.icma oder *.inca) aus.
- Wenn die gewünschten Inhalte als einzelne Dateien exportiert wurden, wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“ und wählen Sie dann die InCopy-Datei (*.icml oder *.incx) aus. Wenn Sie das Layout sehen möchten, um Text einzupassen, wählen Sie außerdem das InDesign-Dokument aus.
Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Wählen Sie „Datei“ > „Auschecken“, um eine einzelne InCopy-Inhaltsdatei auszuchecken.
- Wenn der gesamte Inhalt einer Aufgabe ausgecheckt werden soll, wählen Sie die Aufgabe im Aufgabenbedienfeld aus und klicken Sie im Bedienfeldmenü auf die Option „Auschecken“.
- Wenn einzelne Elemente in einer Aufgabe ausgecheckt werden sollen, öffnen Sie die Aufgabenliste im Aufgabenbedienfeld, wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus und klicken Sie im Bedienfeldmenü auf die Option „Auschecken“.
Das Bearbeitungssymbol wird neben dem Objekt im Aufgabenbedienfeld angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass der Inhalt ausgecheckt ist und ausschließlich von Ihnen bearbeitet werden kann.
Wenn Sie aufgefordert werden, den Inhalt zu aktualisieren, klicken Sie auf „OK“.

Wenn Sie verfügbare Inhalte in InCopy auschecken, wird das Bearbeitungssymbol auf dem InCopy-Rahmen und im Aufgabenbedienfeld angezeigt. In InDesign wird auf dem InDesign-Textrahmen das Symbol „Wird verwendet“ angezeigt.

Öffnen verwalteter Dateien (InCopy)

Wenn Sie rasche Bearbeitungen oder Änderungen an einer verwalteten Inhaltsdatei (*.icml oder *.incx) durchführen müssen, können Sie sie direkt in InCopy öffnen und in der Textabschnittsansicht anzeigen. Sie können eine einzelne verwaltete Datei bearbeiten, ohne sie auszuchecken, da InCopy sie automatisch auscheckt. Wenn Sie die Datei speichern und schließen, checkt InCopy den Inhalt automatisch wieder ein. Wenn Sie einzelne Dateien öffnen, werden unterschiedliche Speicherbefehle angezeigt.

Aktualisieren von Aufgabendateien (InDesign)

Sie können die an Aufgaben vorgenommenen Änderungen manuell oder beim Schließen des derzeitigen Dokuments speichern. Nur durch Aktualisieren einer Aufgabendatei können Sie Layoutänderungen für andere InCopy-Benutzer verfügbar machen.

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Um ausgewählte Aufgaben zu aktualisieren, wählen Sie diese im Aufgabenbedienfeld aus und klicken dann im Menü des Aufgabenbedienfelds auf „Ausgewählte Aufgaben aktualisieren“.
- Um alle veralteten Aufgaben im aktuellen Dokument zu aktualisieren, wählen Sie im Menü des Aufgabenbedienfelds „Veraltete Aufgaben aktualisieren“. Nur veraltete Aufgaben werden aktualisiert.
- Um alle Aufgaben im aktuellen Dokument zu aktualisieren, wählen Sie im Menü des Aufgabenbedienfelds „Alle Aufgaben aktualisieren“.

Hinweis:

Wenn ein InCopy-Benutzer eine Aufgabe geöffnet hat, während Sie die Aufgabe aktualisieren, wird neben der Aufgabe im Aufgabenbedienfeld von InCopy das Symbol „Veraltet“ angezeigt.

Aktualisieren von Inhalt

Um sicherzustellen, dass Sie immer mit dem aktuellsten Inhalt arbeiten, sollten Sie das Symbol „Veraltet“ im Aufgabenbedienfeld beachten und den Inhalt entsprechend aktualisieren. Beim Aktualisieren einer InCopy-Aufgabendatei und ihrem Inhalt bzw. beim Aktualisieren einzelner Inhaltsdateien werden Daten aus der aktuellsten Dateisystemversion kopiert, sodass die auf Ihrem Computer angezeigte Version mit der Version im Dateisystem übereinstimmt. Sie müssen zur Aktualisierung keine Dateien ein- oder auschecken und Sie sind nicht zu Bearbeitungsvorgängen berechtigt. Allerdings können beim Aktualisieren Probleme auftreten, wenn ein anderer Benutzer Ihre Sperre gelöscht hat.

Hinweis:

Beim Aktualisieren von Inhalt wird der Inhalt im Aufgabenpaket, der noch nicht zurückgegeben wurde, nicht aktualisiert.

Der Workflow für die Aktualisierung sieht normalerweise so aus:

Der InCopy-Benutzer öffnet eine Aufgabendatei oder checkt eine einzelne Inhaltsdatei aus und bearbeitet den Inhalt.
Anschließend speichert der InCopy-Benutzer den Inhalt. Dies bewirkt, dass die Kopie im Dateisystem aktualisiert wird. Er setzt dann seine Bearbeitung fort.
Der InDesign-Benutzer sieht das Symbol „Veraltet“ im Aufgabenbedienfeld und im Verknüpfungenbedienfeld neben der Auswahl sowie die Symbole „Wird verwendet“ und „Textinhalt ist veraltet“ bzw. „Grafikinhalt ist veraltet“ auf dem entsprechenden Rahmen.

Aufgabenbedienfeld mit den Symbolen „Wird verwendet“ und „Veraltet“ (links) und Layout mit dem Symbol „Veraltet“ (rechts)
Der InDesign-Benutzer aktualisiert den Inhalt.

Aktualisieren von Inhalt beim Öffnen eines verwalteten Dokuments (InDesign)

Wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“, wählen Sie die zu öffnende Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
Klicken Sie auf „Ja“, wenn Sie aufgefordert werden, das Dokument mit dem bearbeiteten Inhalt aus dem Dateisystem zu aktualisieren.
Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Wenn InDesign die Verknüpfungen automatisch aktualisieren soll, klicken Sie auf „Verknüpfungen automatisch reparieren“.
- Um die Verknüpfung manuell zu reparieren, klicken Sie auf „Nicht reparieren“ und wählen Sie im Verknüpfungenbedienfeld die zu aktualisierende Datei aus. Wählen Sie dann aus dem Bedienfeldmenü die Option „Verknüpfung aktualisieren“.

Aktualisieren von Inhalt während der Arbeit (InDesign)

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Wählen Sie die Text- oder Grafikrahmen im Layout aus und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“ > „InCopy“ > „Inhalt aktualisieren“.
- Wählen Sie die Text- oder Grafikrahmen im Verknüpfungenbedienfeld aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Verknüpfung aktualisieren“ oder wählen Sie aus dem Menü des Aufgabenbedienfelds die Option „Verknüpfung aktualisieren“.

Aktualisieren von Inhalt während der Arbeit (InCopy)

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Setzen Sie die Einfügemarke durch Klicken in einen Textrahmen, um diesen auszuwählen, und wählen Sie „Datei“ > „Inhalt aktualisieren“.
- Wählen Sie den Inhalt im Aufgabenbedienfeld aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Inhalt aktualisieren“ oder wählen Sie aus dem Menü des Aufgabenbedienfelds die Option „Inhalt aktualisieren“.

Sie können den Inhalt auch über das Verknüpfungenbedienfeld aktualisieren.

Versehentliches Aktualisieren der Arbeit

In den meisten Fällen sind die Aktualisierungsbefehle für die von Ihnen ausgecheckten Inhalte deaktiviert, weil diese Inhalte immer bereits auf dem neuesten Stand sind. Wenn ein anderer Benutzer jedoch die Sperre für den ausgecheckten Inhalt löscht, indem er die Sperrdatei (.idlk) in den Papierkorb verschiebt, und der Benutzer dann den Inhalt verändert, können Probleme auftreten. In diesem Fall können die Aktualisierungsbefehle aktiviert werden, auch wenn der Inhalt an Sie ausgecheckt ist, sodass im Grunde zwei Personen den Inhalt gleichzeitig bearbeiten können. Bei einer Aktualisierung gehen zuvor durchgeführte Änderungen verloren. Es empfiehlt sich, die Sperrdatei nicht zu löschen.

Aktualisieren des InDesign-Layouts

InDesign-Benutzer können das Layout modifizieren (beispielsweise die Größe oder Position des Textrahmens eines Textabschnitts ändern) und die Änderungen speichern, während InCopy-Benutzer den Text in diesen Textrahmen bearbeiten. Wie InCopy-Benutzer in einem Workflow mit gemeinsam genutztem Server über Layoutänderungen informiert werden, hängt davon ab, ob sie eine Aufgabendatei geöffnet oder einzelne Inhaltsdateien ausgecheckt und auch die verknüpfte InDesign-Datei geöffnet haben.

Beachten Sie Folgendes:

Wenn ein InDesign-Benutzer das Layout von Rahmen in einer Aufgabe ändert, muss der Benutzer die Aufgabe aktualisieren, um die Designänderungen den InCopy-Benutzern verfügbar zu machen. InDesign aktualisiert Aufgabendateien nicht automatisch beim Speichern des Dokuments.
Wenn der InDesign-Benutzer die auf einem gemeinsam verwendeten Server gespeicherte Aufgabe aktualisiert, wird im Aufgabenbedienfeld von InCopy neben der Aufgabe das Symbol „Veraltet“ angezeigt. Der InCopy-Benutzer muss das Design aktualisieren, um das aktuelle Layout zu sehen.
Wenn ein InDesign-Benutzer das Layout eines exportierten Inhalts ändert, der nicht Teil einer Aufgabe ist, wird das Symbol „Veraltet“ im Aufgabenbedienfeld angezeigt, und in der Titelleiste des Dokuments wird angegeben, dass das Layout veraltet ist. Benutzer von InCopy können per Aktualisierung die neuesten Änderungen am Layout und Format in das derzeit aktive InDesign-Dokument übernehmen.

Die Aktualisierung des Layouts in InCopy ist insbesondere bei Texteinpassungsaufgaben hilfreich, weil das neueste Aussehen und der neueste Zeilenumbruch in der Layout- und Druckfahnenansicht sichtbar werden.

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Wenn Sie eine Aufgabendatei geöffnet haben und im Aufgabenbedienfeld das Symbol „Veraltet“ neben dem Aufgabennamen angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche „Design aktualisieren“ oder wählen Sie „Datei“ > „Design aktualisieren“ aus. Dieser Befehl kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Wenn Sie nicht mit Aufgabendateien arbeiten und mehrere InDesign-Dokumente geöffnet haben, wählen Sie das zu aktivierende Dokument aus und klicken Sie dann auf „Datei“ > „Design aktualisieren“.

Einchecken von Inhalt

Wenn Sie eine verwaltete Inhaltsdatei einchecken, wird diese in einem freigegebenen Verzeichnis im Dateisystem gespeichert und kann dann von anderen Benutzern zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Wenn Sie einen Text- oder Grafikrahmen von InDesign exportieren, wird er automatisch gleichzeitig eingecheckt.

Obwohl eine eingecheckte Datei zur Bearbeitung bereitsteht, kann sie erst bearbeitet werden, nachdem sie ausgecheckt wurde (es sei denn, Sie bearbeiten den Inhalt in InCopy im eigenständigen Modus). Wenn Sie Inhalt einchecken, geben Sie nur die redaktionelle Kontrolle über den Inhalt auf; die Datei wird dadurch nicht geschlossen. Der Inhalt wird weiterhin in schreibgeschützter Form auf dem Bildschirm angezeigt.

Mit den LiveEdit Workflow-Zusatzmodulen werden nicht mehrere Dateiversionen erstellt. Stattdessen werden Dateien beim Aktualisieren in InCopy oder InDesign überschrieben.

Wenn Sie mit einem Aufgabenpaket arbeiten, geben Sie das Aufgabenpaket nach dem Einchecken zurück oder leiten Sie es weiter.

Einchecken von verwaltetem Inhalt (InDesign)

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Wählen Sie den Inhalt im Layout aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“ > „InCopy“ > „Einchecken“.
- Wählen Sie den Inhalt im Aufgabenbedienfeld aus und klicken Sie anschließend im Bedienfeldmenü auf „Einchecken“.

Einchecken von verwaltetem Inhalt (InCopy)

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Wählen Sie den Inhalt in der Layoutansicht aus und klicken Sie auf „Datei“ > „Einchecken“.
- Wählen Sie den Inhalt im Aufgabenbedienfeld aus und klicken Sie anschließend im Bedienfeldmenü auf „Einchecken“.
Hinweis:

Sie können die letzten Änderungen rückgängig machen, bevor Sie den Inhalt einchecken.

Hinweis:

Wenn Sie eine Datei einchecken, wird das Symbol „Verfügbar“ auf dem Text- oder Grafikrahmen im InDesign-Layout, in der InCopy-Layoutansicht, im Aufgabenbedienfeld und in der Textabschnittliste (InCopy) angezeigt.

Speichern von Änderungen (InDesign)

Während der Arbeit an einem ausgecheckten Inhalt können Sie Ihre Änderungen speichern und die Kopie im Dateisystem aktualisieren.

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Um den ausgewählten Inhalt zu speichern, ohne die Änderungen im InDesign-Dokument oder die verknüpften Dateien zu speichern, wählen Sie den Inhalt im Layout aus und klicken auf „Bearbeiten“ > „InCopy“ > „Inhalt speichern“.
- Um alle an Sie ausgecheckten Inhaltsdateien zu speichern, wählen Sie „Datei“ > „Speichern“. Bei diesem Speichervorgang werden Aufgabendateien oder ausgecheckte Inhaltsdateien in InCopy nicht automatisch aktualisiert. In den ausgecheckten Dateien in InCopy wird jedoch das Symbol „Veraltet“ im Aufgabenbedienfeld angezeigt.
- Um das InDesign-Dokument unter einem neuen Namen und mit Verknüpfungen zu evtl. vorhandenen InCopy-Dateien zu speichern, wählen Sie „Datei“ > „Speichern unter“. Diese Aktion bewirkt, dass die Aufgaben in der InDesign-Datei als fehlend angezeigt werden, bis sie aktualisiert werden.
- Um eine Kopie des derzeit aktiven Dokuments zu speichern, wählen Sie „Datei“ > „Kopie speichern“. Sie können der Kopie einen neuen Namen und Speicherort mit Verknüpfungen zu vorhandenen InCopy-Dateien geben.

Speichern von Änderungen (InCopy)

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Um die InCopy-Datei unter demselben Namen und am gleichen Ort im Dateisystem zu speichern, wählen Sie „Datei“ > „Inhalt speichern“. Die Datei bleibt an Sie ausgecheckt.
- Um die InCopy-Inhaltsdatei unter einem neuen Namen zu speichern, wählen Sie „Datei“ > „Inhalt speichern unter“. Die neu erstellte Inhaltsdatei wird nicht im Workflow verwaltet. Der Befehl „Inhalt speichern unter“ ist nur verfügbar, wenn Sie die InCopy-Inhaltsdatei (*.icml oder *.incx) direkt geöffnet haben.
- Um eine Kopie der derzeit aktiven InCopy-Inhaltsdatei zu speichern, wählen Sie „Datei“ > „Inhaltskopie speichern“. Sie können der Kopie auch einen neuen Namen und Speicherort zuweisen. Die gespeicherte Kopie wird nicht im Workflow verwaltet. Der Befehl „Inhaltskopie speichern“ ist nur verfügbar, wenn Sie die InCopy-Inhaltsdatei (*.icml oder *.incx) direkt geöffnet haben.
- Um alle derzeit geöffneten und ausgecheckten InCopy-Inhaltsdateien zu speichern, wählen Sie „Datei“ > „Alle Inhalte speichern“. Hierbei werden alle Dateien am derzeitigen Speicherort gespeichert. Der Befehl „Alle Inhalte speichern“ ist nur verfügbar, wenn Sie eine Aufgabe oder eine InDesign-Datei geöffnet haben.

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