Workday-Installationshandbuch für Testkonto in Adobe Sign

Überblick

Dieses Dokument erläutert Workday-Kunden die erforderlichen Schritte zum Aktivieren eines Testkontos für Adobe Sign und zur darauf folgenden Integration in einen Workday-Mandanten. Bei dem Dokument handelt es sich um ein Installationshandbuch. Es ist nicht als umfassendes Schulungshandbuch für Workday gedacht.

Wenn Sie über ein Adobe Sign-Konto verfügen, müssen Sie keinen Test starten. Wenden Sie sich an Ihren Client Success Manager und bitten Sie um Integration in Workday.

Wenn Sie Adobe Sign innerhalb von Workday verwenden möchten, müssen Sie über Kenntnisse über folgende Workday-Elemente verfügen oder sich diese aneignen: Geschäftsprozess-Framework, Einrichtung und Konfiguration eines Mandanten, Reporting und Workday Studio-Integration.

Die Schritte auf oberster Ebene zur Integration sind folgende:

  • Aktiveren des Testkontos für Adobe Sign
  • Erstellen eines Integrationsschlüssels in Adobe Sign
  • Installieren des Integrationsschlüssels im Workday-Mandanten

Aktivieren des Adobe Sign-Testkontos

Wenn Sie einen 30-Tage-Test von Adobe Sign anfordern möchten, füllen Sie das nachstehende Formular aus:

https://land.echosign.com/esign-trial-workday-registration.html

 

Hinweis:

HINWEIS: Es wird dringend empfohlen, dass die E-Mail-Adresse, mit der Sie das Testkonto erstellen, keine persönliche, sondern eine Funktions-E-Mail-Adresse ist (z. B. HRAdmin@MyDomain.dom). Sie müssen zur Bestätigung des Kontos auf dieses E-Mail-Postfach zugreifen können. Daher muss die Adresse gültig sein.

Das Anforderungsformular für den Test

Ein Einarbeitungsspezialist für Adobe Sign stellt Ihr Konto (in Adobe Sign) für Workday innerhalb eines Arbeitstags bereit. Sobald dies abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail:

Die Begrüßungs-E-Mail von Adobe Sign

Wenn Sie die Anweisungen in der E-Mail befolgen, wird Ihr Konto initialisiert und Sie gelangen zu Ihrem Adobe Sign-Dashboard.

Das Adobe Sign-Team

Erstellen eines Integrationsschlüssels

Bei neuen Installationen ist es erforderlich, dass in Adobe Sign ein Integrationsschlüssel generiert und dann in Workday eingegeben wird. Dieser Schlüssel authentifiziert die Adobe Sign- und Workday-Umgebungen, sodass diese einander vertrauen und Daten austauschen können. 

So erstellen Sie in Adobe Sign einen Integrationsschlüssel:

  • Melden Sie sich in Adobe Sign mit Ihrem Administratorkonto an.
  • Navigieren Sie zu Konto > Persönliche Voreinstellungen > Zugriffstoken.
  • Klicken Sie auf das eingekreiste Pluszeichen auf der rechten Seite des Fensters.
Bild der Navigation zur Zugriffstoken-Seite

Die Benutzeroberfläche Integrationsschlüssel erstellen wird geladen:

  • Geben Sie einen passenden Namen für den Schlüssel ein (z. B. Workday).

Für den Integrationsschlüssel müssen folgende Elemente aktiviert sein:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Das Feld „Integrationsschlüssel erstellen“
  • Klicken Sie auf Speichern.

 

 

Die Seite Zugriffstoken mit den in Ihrem Konto erstellten Schlüsseln wird angezeigt.

  • Klicken Sie auf die für Workday erstellten Schlüsseldefinitionen.
    • Der Link Integrationsschlüssel wird am oberen Rand der Definition angezeigt.
  • Klicken Sie auf den Link Integrationsschlüssel.
Der Link „Integrationsschlüssel“

Der Integrationsschlüssel wird angezeigt.

  • Kopieren Sie diesen Schlüssel und speichern Sie ihn für den nächsten Schritt an einem sicheren Ort.
  • Klicken Sie auf OK.
Das Feld „Integrationsschlüssel“

Konfigurieren des Workday-Mandanten

Installieren des Integrationsschlüssels

Durch das Installieren des Integrationsschlüssels im Workday-Mandanten wird ein Vertrauensverhältnis mit Adobe Sign aufgebaut. Sobald diese Beziehung in Kraft ist, kann für jeden Geschäftsvorgang der Schritt Dokument prüfen eingefügt werden, der den Signaturvorgang ermöglicht.

 

Hinweis: Adobe Sign wird innerhalb der Workday-Umgebung als „Adobe Document Cloud“ bezeichnet.

 

So installieren Sie den Integrationsschlüssel:

  • Melden Sie sich bei Workday als Konto-Administrator an.
  • Suchen Sie nach Einrichtung der Mandanten bearbeiten – Geschäftsvorgänge.

 

Die Seite Einrichtung von Mandanten bearbeiten – Geschäftsvorgänge wird geladen. 

Vier Felder davon gehören zur Integration von Adobe Sign:

Adobe Document Cloud – Bestätigung – Ein feststehender Bestätigungstext für die Integration

Adobe Document Cloud – API-Schlüssel – Die Stelle, an der der Integrationsschlüssel installiert ist

Adobe Document Cloud – Absender-E-Mail-Adresse – Die E-Mail-Adresse des Gruppenebenen-Administrators in Adobe Sign

Dokumente entfernen, die auf eSignature warten, wenn das Dokument storniert wird – eine optionale Konfiguration, bei der Dokumente aus dem Signaturzyklus entfernt werden, wenn ein Dokument in Workday storniert wird

Die Felder für den Adobe Sign-Integrationsschlüssel

Schließen Sie die Installation ab:

  • Fügen Sie Ihren Integrationsschlüssel in das Feld Adobe Sign-API-Integrationsschlüssel ein.
  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Adobe Sign-Administrators in das Feld Adobe Document Cloud – Absender-E-Mail-Adresse ein.
  • Klicken Sie auf OK.
Die Felder für den Integrationsschlüssel und das Feld für die E-Mail-Adresse des Schlüsselbesitzers

Die Adobe Sign-Funktionalität kann nun für jeden Geschäftsvorgang hinzugefügt werden, indem ein Schritt Dokument prüfen hinzugefügt und „eSign by Adobe“ als eSignature-Typ konfiguriert wird.

Den Schritt „Dokument prüfen“ konfigurieren

Das Dokument für den Schritt „Dokument prüfen“ kann ein statisches Dokument, ein über den Schritt „Dokument generieren“ innerhalb desselben Geschäftsvorgangs generiertes Dokument oder ein vom Workday Report Designer erstellter formatierter Bericht sein. Alle diese Dokumente können mit Adobe-Text-Tags versehen werden, um das Aussehen und die Position der spezifischen Komponenten von Adobe Sign zu steuern. Die Quelle des Dokuments muss innerhalb der Definition des Geschäftsvorgangs angegeben werden. Es ist nicht möglich, während der Durchführung des Geschäftsvorgangs ein Ad-hoc-Dokument hochzuladen.

Einzigartig bei der Verwendung von Adobe Sign mit einem Schritt „Dokument prüfen“ sind aufeinander folgende Unterzeichnergruppen. Auf diese Weise können Sie rollenbasierte Gruppen angeben, die nacheinander signieren. Parallel signierende Gruppen werden nicht unterstützt.

Hilfe zum Schritt „Dokument prüfen“ finden Sie in der folgenden Kurzanleitung:
https://helpx.adobe.com/de/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Support

Workday-Support

Workday ist der Integrationsverantwortliche, der Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen zum Umfang der Integration, bei Funktionsanfragen oder Problemen bei der täglichen Arbeit mit der Integration sein sollte.

Die Workday-Community verfügt über einige gute Artikel zur Fehlersuche bei der Integration und beim Erstellen von Dokumenten:

Fehlersuche bei der eSignature-Integration

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Dokumentüberprüfungsschritt
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamische Generierung von Dokumenten

https://community.workday.com/node/176443

Konfigurationstipps für die Generierung von Angebotsunterlagen

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign-Support

Adobe Sign ist der Integrationspartner und sollte nur dann kontaktiert werden, wenn über die Integration keine Signaturen geliefert werden oder wenn die Benachrichtigung über ausstehende Signaturen fehlschlägt.

Adobe Sign-Kunden wenden sich bezüglich Support bitte an ihren Customer Success Manager (CSM). Alternativ kann der technische Support von Adobe telefonisch erreicht werden: 1-866-318-4100, auf die Produktliste warten und dann 4 und 2 eintippen (nach Aufforderung).

Hinzufügen von Adobe-Text-Tags zu Dokumenten
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Konfiguration und Beispiele für „Dokument prüfen“
https://helpx.adobe.com/de/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Dieses Werk unterliegt den Bedingungen der Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Twitter™- und Facebook-Beiträge fallen nicht unter die Bedingungen der Creative Commons-Lizenz.

Rechtliche Hinweise   |   Online-Datenschutzrichtlinie