Adobe Acrobat Sign für Salesforce (Classic-Profil): Benutzerhandbuch

Überblick

Die Anwendung Adobe Acrobat Sign für Salesforce bietet grundlegende Signatur-Workflows, die von Einzelpersonen und Unternehmen leicht übernommen und implementiert werden können. Die Anwendung ermöglicht Folgendes:

  • Einholen rechtsgültiger Adobe e-Signaturen oder Genehmigungen für jedes Dokument direkt von Salesforce aus
  • Zugriff auf den Echtzeit-Vertragsverlauf und Anzeige gespeicherter Verträge von jedem beliebigen Objekt aus
  • Nachverfolgung von Verträgen in Echtzeit im gesamten Unternehmen
  • Aktualisierungen mit Chatter, wenn Vereinbarungen angezeigt, signiert, abgebrochen oder abgelehnt werden
  • E-Signaturen in über 20 Sprachen und Unterstützung des Rückfax-Dienstes in über 50 Gebietsschemas weltweit.
  • Automatische Zusammenführung von Salesforce-Daten in Dokumenten, bevor diese zum Signieren gesendet werden
  • Automatische Generierung von Dokumenten mithilfe von Salesforce-Daten und Senden der Dokumente als Vereinbarungsanhang mithilfe von Document Builder
  • Zuordnung von Daten der Unterzeichnenden zurück zu Salesforce-Objekten
  • Erstellung wiederverwendbarer Vereinbarungsvorlagen für Sendeoptionen und Aktivieren von Ein-Klick-Schaltflächen vom Typ „Zum Signieren senden“, um selbstdefinierte Vereinbarungen über jedes beliebige Salesforce-Objekt zu senden
  • Zugriff auf native Integrationen von Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris und mehr.
Hinweis:

Sie verwenden das Salesforce Lightning-Profil? Siehe Adobe Acrobat Sign für Salesforce (Lightning-Profil): Benutzerhandbuch.

Informationen zum Anpassen der Prozesse für die weitere Automatisierung der Anwendung finden Sie im Acrobat Sign für Salesforce: Anpassungshandbuch. Unterstützung erhalten Sie bei der für die Salesforce-Administration zuständigen Person.

Informationen zum automatischen Generieren von Dokumenten mithilfe von Salesforce-Daten finden Sie im Acrobat Sign Document Builder für Salesforce: Benutzerhandbuch.

Unterstützte Browser

Browser

Unterstützt

Einschränkungen

Microsoft® Edge

Ja

Ja

Google Chrome™

Ja

Nein

Mozilla® Firefox®

Ja

Nein

Apple Safari®

Ja

Nein

Bekannte Probleme bei Microsoft® Edge:

  • Wenn die Seite „Vereinbarung“ geladen wird, wird möglicherweise ein Fehler dieser Art angezeigt: „Diese Seite ist fehlerhaft. Sie müssen sie möglicherweise aktualisieren. Aktion fehlgeschlagen.“
  • Nachdem Sie eine Vereinbarung gesendet und die Registerkarte mit der Meldung über den erfolgreichen Vorgang nach dem Senden geschlossen haben, wird die Seite „Vereinbarung“ nicht automatisch so aktualisiert, dass der Vereinbarungsstatus berücksichtigt wird. Dieser Fehler kann angezeigt werden: „Kein neues Fenster erkannt. Bitte überprüfen Sie die Popup-Blocker-Einstellungen in Ihrem Browser, bevor Sie eine andere Aktion versuchen. Diese Seite kann jetzt neu geladen werden.“
    Sie können über die Vereinbarungsliste auf die Vereinbarungsseite zugreifen.
  • Wenn Sie die Aktionen Erinnern oder Aktualisieren in Vereinbarungen auswählen, die gerade übertragen werden, wird die Vereinbarungsseite nicht automatisch aktualisiert. Zudem wird u. U. dieser Fehler in der Fußzeile angezeigt: „Diese Seite ist fehlerhaft. Sie müssen Sie möglicherweise einfach aktualisieren.“
    Sie können über die Vereinbarungsliste auf die Vereinbarungsseite zugreifen.

Bekannte Probleme mit der Anwendung Acrobat Sign für Salesforce:

Wenn Sie die Kontofreigabe für Ihr Acrobat Sign-Konto aktiviert haben, können die nicht in der Vereinbarung enthaltenen Benutzenden die Vereinbarung nicht in der Salesforce-Umgebung anzeigen, es sei denn:

  • Die Vereinbarung wurde aus einer in der Adobe Acrobat Sign-Bibliothek freigegebenen Bibliotheksvorlage erstellt.
  • Die Bibliotheksvorlage wird auf eine Weise freigegeben, die die betrachtende Person folgendermaßen einschließt: (a) „Für alle Benutzenden im Konto freigegeben“ oder (b) „Auf Gruppenebene freigegeben“, wenn die sendende und die nutzende Person sich in derselben Gruppe befinden.

Hinweis: Sie können die Vereinbarung mit Adobe Acrobat Sign anzeigen.

Vereinbarungen mit Acrobat Sign für Salesforce senden

Bei „Vereinbarungen“ handelt es sich um die Objekte, die Acrobat Sign in Salesforce installiert. Diese dienen zum Übermitteln Ihres Dokuments an Ihre Empfangenden. 

„Empfangende“ ist der allgemeine Begriff, der für Unterzeichnende, Genehmigende oder Delegierende einer Vereinbarung (im Prinzip alle, denen Sie das Dokument zusenden, damit sie etwas damit tun) verwendet wird.

Vereinbarungen können auf eine der folgenden Weisen erstellt werden. Dies hängt davon ab, wie die für die Administration zuständige Person das Paket bereitgestellt hat.

  • Über die Registerkarte Vereinbarungen
  • Salesforce-Objekte (Kontakt, Lead, Opportunity, Account und mehr)
  • Chatter 

So erstellen Sie über die Registerkarte „Vereinbarungen“ eine Vereinbarung:

  1. Öffnen Sie in der rechten oberen Ecke der Salesforce Classic-Seite das Dropdown-Menü „Inhalt“ und wählen Sie Adobe Acrobat Sign aus.

    classic-Acrobat-Sign-öffnen

  2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste Vereinbarungen > Neu aus.
    Die Vereinbarung wird im Entwurfsmodus geöffnet.

    classic-Vereinbarung-erstellen

So erstellen Sie anhand eines allgemeinen Salesforce-Objekts eine Vereinbarung:

  1. Öffnen Sie das Salesforce-Objekt, von dem Sie die Vereinbarung senden möchten. Im folgenden Beispiel wird die Vereinbarung vom Objekt Kontakte gesendet.

    classic-aus-Objekt-erstellen

  2. Wählen Sie im Abschnitt „Vereinbarungen“ die Option Neue Vereinbarung aus.

Hinweis:

Vorherige Vereinbarungen, die anhand eines Salesforce-Objekts (beispielsweise dieser Kontakt) erstellt wurden, werden in der Liste „Vereinbarungen“ aufgeführt. Eine gute Methode, eine Vereinbarung zu finden, besteht darin, sich das Salesforce-Objekt („Kontakt“, „Account“ usw.) anzusehen, dem die Vereinbarung zugeordnet ist.

Vereinbarungen über Salesforce Chatter erstellen

Damit Sie Vereinbarungen über Salesforce Chatter erstellen können, muss ein Admin die Option Adobe Acrobat Sign Chatter-Einstellungen aktivieren. Nach Abschluss dieses Vorgangs kann das Adobe Acrobat Sign-Objekt auf der Startseite und in anderen wichtigen Salesforce-Objekten eingebettet werden.

So senden Sie in Chatter Vereinbarungen:

  1. Öffnen Sie Salesforce Chatter und erweitern Sie den Feed.
  2. Wählen Sie oben im Chatter-Menü die Option Adobe Acrobat Sign aus.
  3. Geben Sie im daraufhin geöffneten Abschnitt die Vereinbarungsdetails an.
  4. Wenn Sie die Vereinbarung ohne Vorschau senden möchten, wählen Sie Senden aus.
aus-Chatter-erstellen

Hinweis:

Wenn Sie Chatter zum Senden von Objekten wie „Kontakt“ verwenden, wird dieser Kontakt als erste empfangende Person eingefügt.

Vereinbarungen konfigurieren

Sobald Sie die Vereinbarung im Entwurfsmodus geöffnet haben, müssen Sie sie konfigurieren, um die Empfangenden, die Art der Vereinbarung, die Dokumente, die zur Signatur gesandt werden sollen, und bei Bedarf zusätzliche Einstellungen zu definieren.  

Vereinbarungsdetails

A. Signierreihenfolge der empfangenden Partei B. Rolle der empfangenden Partei C. Typ der empfangenden Partei D. Suchfeld für empfangende Partei E. Tool für private Nachrichten 

  1. Konfigurieren Sie unter Empfangende die folgenden Felder:

    • A kennzeichnet die Signierreihenfolge der empfangenden Person. Sobald Sie alle Empfangenden hinzugefügt haben, können Sie eine Zeile nach oben oder unten ziehen, um die Signierreihenfolge zu ändern. 
    • B gibt die Rolle der Empfangenden an. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Rolle für die empfangende Person aus: 
      • Unterzeichner*in (Standardauswahl) – Empfangende, die mindestens eine gültige Signatur abgeben müssen.
      • Genehmiger*in – Empfangende, die das Dokument prüfen, es aber nicht rechtskräftig signieren müssen.
      • Annehmer*in – Empfangende, die die Vereinbarung bestätigen müssen, ohne sie förmlich zu signieren.
      • Formularausfüller*in – Empfangende, die während des Signaturprozesses Formularinhalte einfügen müssen.
      • Zertifizierte empfangende Person – Empfangende, die keine Signatur abgeben oder Formularfelder ausfüllen müssen, aber aufgefordert werden können, die Vereinbarung entweder zu delegieren, abzulehnen oder zu bestätigen.
      • Delegierende – Empfangende, die ihre Rolle an eine andere Partei delegieren müssen. Es gibt für jede der zuvor genannten Rollen eine Delegierungsoption (wenn sie vom SFDC-Administrator aktiviert wurde).
    • C gibt den Typ der empfangenden Person an. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie eine der Optionen aus: 
      • Kontakt: Beliebiger Kontakt in Salesforce.
      • Lead: Beliebiger Lead in Salesforce.
      • Benutzer: Ein Salesforce-Benutzer in Ihrer Salesforce-Organisation.
      • Gruppe: Eine Gruppe von Benutzenden in einer Salesforce-Rolle, die signieren oder genehmigen müssen. Admins müssen Ihre verfügbaren Gruppen definieren. 
      • E-Mail: Empfangende, die derzeit nicht in Salesforce als einer der anderen Objekttypen aufgeführt sind.
    • D gibt das Suchfeld für empfangende Personen an. Sobald Sie einen Empfangendentyp ausgewählt haben, geben Sie den entsprechenden Namen oder Bezeichner ein, um nach der empfangenden Person zu suchen, oder Sie geben die Details ein.
    • E kennzeichnet das Tool für eine private Nachricht für die empfangende Person. Wählen Sie für eine beliebige empfangende Person aus, schreiben Sie eine Nachricht in das daraufhin angezeigte Dialogfeld und wählen Sie Speichern aus. 
      Es wird eine private Nachricht nur an den markierten Empfänger gesendet. Wenn nichts hinzugefügt wird, erhält die empfangende Person die standardmäßige Vereinbarungsnachricht.
    • Wenn Sie den Eintrag einer empfangenden Person löschen möchten, wählen Sie X für die empfangende Person aus, die Sie entfernen möchten.
    • Wenn Sie weitere Empfangende hinzufügen möchten, wählen Sie Empfänger*in hinzufügen aus und geben Sie die erforderlichen Details in die angezeigte Zeile ein.
    • Um sich selbst als Empfänger*in hinzuzufügen, wählen Sie Mich hinzufügen aus. Es wird eine Zeile mit Ihren Details hinzugefügt.
    • Wenn Sie eine Kopie der Vereinbarung an andere Personen senden möchten, wählen Sie CC hinzufügen aus und geben Sie die gewünschten E-Mail-Adressen in das angezeigte CC-Feld ein. 
  2. Wählen Sie das Dropdown-Menü Identitätsbestätigung aus und wählen Sie einen der folgenden Überprüfungstypen aus, den Sie für alle Empfangenden einbeziehen möchten: 

    • E-Mail (Standardauswahl): Die Authentifizierung hängt vom Zugriff auf das Postfach ab.
    • Kennwort: Ein von der sendenden Person generiertes alphanumerisches Kennwort, das gesondert an die empfangende Person übermittelt werden muss.
    • Online-Identität: Authentifizieren Sie sich über ein soziales Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn.
    • KBA (nur USA): Die wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge-Based Authentication) erfordert von der empfangenden Person die Eingabe der Sozialversicherungsnummer, woraufhin verschiedene nicht triviale Fragen basierend auf öffentlichen Datenbanken gestellt werden.
    • Telefon: Die sendende Person muss die Telefonnummer der empfangenden Person angeben, damit dieser ein Code per SMS gesendet werden kann, sobald ihre Signatur erforderlich ist.
    • Personalausweis: Die empfangende Person muss ein Bild aus einem Pass, Personalausweis oder Führerschein zur Verfügung stellen. Beim Bereitstellen eines Personalausweises oder Führerscheins wird die nutzenden Person außerdem dazu aufgefordert, ein „Selfie“ zur Verfügung zu stellen, das mit dem Bild auf dem Ausweis abgeglichen wird.
    Hinweis:

    Sie können Adobe Acrobat Sign so konfigurieren, dass für jede empfangende Person eine eindeutige Verifizierungsmethode aktiviert wird. Sobald diese Option aktiviert ist, wird die Verifizierungsoption für jede empfangende Person angezeigt (siehe unten).

  3. Wenn Sie den Namen der Vereinbarung ändern möchten, wählen Sie das Feld unter Details aus und geben Sie einen alternativen Namen an.

    Vereinbarungsname

  4. Geben Sie in das Feld „Nachricht“ eine Nachricht ein, die Sie an alle Empfangenden senden möchten.

  5. Wenn Sie die Vereinbarung explizit einem Konto, einer Opportunity oder einem Vertrag zuordnen möchten, suchen Sie wie unten dargestellt in den entsprechenden Feldern nach dem Kontakt.

    zusätzliche-Verhältnissuchen

  6. Konfigurieren Sie die folgenden Felder unter Optionen, um weitere Workflow-Optionen einzubeziehen:

    • Signiertes Dokument mit einem Kennwort schützen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie in die daraufhin angezeigten Felder ein Kennwort ein. Das angegebene Kennwort ist erforderlich, um die endgültige PDF anzuzeigen.
    • Ausfülltermin: Wählen Sie das Kalendersymbol aus und legen Sie ein Datum fest, an dem das Dokument ablaufen soll (automatischer Abbruch). 
    • Erinnerungen erstellen: Wählen Sie im Dropdown-Menü eine Erinnerungshäufigkeit aus, um E-Mail-Erinnerungen an die Empfänger zu senden. Eine Erinnerungs-E-Mail wird nur an die aktuellen Empfangenden gesendet.
    • Empfangendensprache: Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie für die Vereinbarung eine Sprache für die E-Mail-Vorlage und die Anleitungen auf dem Bildschirm aus.
    • Signaturtyp: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
      • Elektronische Signatur, um elektronische Signaturen zu erhalten.
      • Handschriftliche Signatur, um die Vereinbarung mit einem Deckblatt und Anleitungen zu erstellen, wie die Vereinbarung gedruckt, signiert und wieder in Adobe Acrobat Sign hochgeladen werden kann.
    Vereinbarungsoptionen

  7. So fügen Sie eine oder mehrere Dateien hinzu, die signiert werden sollen:

    1. Wählen Sie Dateien hochladen aus. Alternativ können Sie die Datei per Drag & Drop in das Feld unter „Dateien“ ziehen.
    2. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld Dateien hinzufügen eine Datei aus, die signiert werden soll. Aus den folgenden Quellverzeichnissen können Sie eine oder mehrere Dateien anhängen:
      • Salesforce-CRM und -Dateien
      • Salesforce-Dokumente
      • Acrobat Sign-Bibliothek (muss vom SFDC-Admin aktiviert werden)
      • Über Ihren Computer (Salesforce begrenzt die Größe der hochgeladenen Datei auf ~ 700 KB)
    3. Wählen Sie Dateien hinzufügen aus.

    Hinweis: Sie können einer Vereinbarung mehrere Dokumente hinzufügen. Bei Vereinbarungen mit mehreren Dokumenten werden die Dokumente den Empfangenden in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie sie auflisten.  Wenn Sie den Stapel neu anordnen möchten, ziehen Sie die Auswahl nach oben oder unten.

  8. Um eine Vorschau der Vereinbarung anzuzeigen und Signaturfelder hinzuzufügen, wählen Sie Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen aus.

    Dadurch wird die Schaltfläche Senden in Weiter geändert.

  9. Wählen Sie Weiter aus. 

  10. Im dem daraufhin geöffnet Vorschaufenster für die Vereinbarung:

    1. Wählen Sie unter „Empfänger*in“ den Namen einer empfangenden Person aus und ziehen Sie dann das erforderliche Signaturfeld in die Vereinbarung und legen Sie es dort ab.
    2. Fügen Sie entsprechend Signaturfelder für jede empfangende Person hinzu.
    3. Optional können Sie nach Bedarf Informationsfelder für Unterzeichnende, Datenfelder oder andere Felder hinzufügen.
    4. Überprüfen Sie die Details der Vereinbarung.
    5. Sobald dies erledigt ist, wählen Sie Senden aus, um die Vereinbarung an die Empfangenden zu senden. 
    Vereinbarungsvorschau

Vereinbarungen suchen und verwalten

Die Integration von Acrobat Sign für Salesforce verknüpft Ihre Vereinbarungen sinnvoll mit einem Salesforce-Objekt. Wenn Sie zum Beispiel einem Kontakt eine Verschwiegenheitserklärung senden, wird die Vereinbarung auf der Seite des betreffenden Kontakts aufgeführt.  Wenn Sie eine Vereinbarung von einem Opportunity-Objekt an eine empfangende Person senden, wird die Vereinbarung in den Listen sowohl der empfangenden Person als auch des Opportunity-Objekts angezeigt.

Wenn eine Vereinbarung im System verwaist ist, wird sie unter der Registerkarte Vereinbarungen aufgeführt. In der Liste unter „Vereinbarungen“ werden die Vereinbarungen angezeigt, zu deren Anzeige Sie autorisiert sind. 

So verwalten Sie eine Vereinbarung über die Registerkarte Vereinbarungen:

  1. Wählen Sie im oberen Menü die Registerkarte Vereinbarungen aus. 
    Auf der Registerkarte „Vereinbarungen“ wird die Liste der zuletzt angezeigten Vereinbarungen angezeigt. Wählen Sie im Dropdown-Menü Zuletzt angezeigt und dann Los aus, um alle Vereinbarungen anzuzeigen.

    classic-Vereinbarungsregisterkarte

  2. Wählen Sie in der Liste der Vereinbarungen die Vereinbarung aus, die Sie verwalten möchten, und führen Sie über die obere Aktionsleiste und das Dropdown-Menü eine der unten aufgeführten Aktionen aus:

    classic-Vereinbarungen-verwalten

    • Wenn Sie eine Erinnerung an die Empfangenden senden möchten, wählen Sie Erinnern aus.
      Dadurch wird automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an die Empfangenden gesendet.
    • Wählen Sie Anzeigen aus, um die Vereinbarungsdetails anzuzeigen.
    • Wählen Sie Aktualisieren aus, um die Vereinbarung zu aktualisieren.
    • Wenn Sie die Vereinbarung abbrechen möchten, wählen Sie Vereinbarung abbrechen aus. In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie einen Grund für den Abbruch der Vereinbarung angeben und die Unterzeichnenden benachrichtigen. Wählen Sie als Nächstes OK aus.
      Dadurch wird die Vereinbarung beendet und der Status wird auf Abgebrochen festgelegt.

    • Wenn Sie die Vereinbarung löschen möchten, wählen Sie Vereinbarung löschen aus. 
      In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie einen Grund für das Löschen der Vereinbarung angeben und die Unterzeichnenden benachrichtigen. Wählen Sie als Nächstes OK aus.
      Dadurch wird der Vereinbarungsdatensatz aus Salesforce gelöscht.
  3. So ersetzen Sie die Unterzeichnenden der Vereinbarung:

    1. Vereinbarung öffnen.
    2. Wählen Sie für die unterzeichnende Person, die Sie ersetzen möchten, wie unten dargestellt das Symbol „Unterzeichner*in ersetzen“ aus.

    3. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld eine andere unterzeichnende Person aus und schreiben Sie eine Nachricht.
    4. Wählen Sie Unterzeichner*in ersetzen aus.
    Dialog-Unterzeichnende-ersetzen

So verwalten Sie auf der Registerkarte Vereinbarungen verwalten Vereinbarungen:

Wählen Sie die Registerkarte Vereinbarungen verwalten aus, um wie unten dargestellt das Vereinbarungsportal in Ihrem Acrobat Sign-Konto zu öffnen. Hier werden alle Vereinbarungen angezeigt, die sich auf Ihre Benutzer-ID (E-Mail-Adresse) beziehen.

Salesforce macht Vereinbarungen manchmal durch Kontext und Benutzende durchsuchbar. Die meisten Admins unterdrücken diese Registerkarte jedoch, damit alle Aktivitäten in Salesforce bleiben.

classic-Registerkarte-Vereinbarungen-verwalten

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