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Adobe Acrobat Sign für Salesforce (Lightning-Profil): Benutzerhandbuch

Überblick

Die Anwendung Adobe Acrobat Sign für Salesforce bietet einfache Signatur-Workflows, die für Einzelanwendende oder Unternehmen einfach zu implementieren sind. Die Anwendung ermöglicht Folgendes:

  • Einholen rechtsgültiger Adobe e-Signaturen oder Genehmigungen für jedes Dokument direkt von Salesforce aus
  • Zugriff auf den Echtzeit-Vertragsverlauf und Anzeige gespeicherter Verträge von jedem beliebigen Objekt aus
  • Nachverfolgung von Verträgen in Echtzeit im gesamten Unternehmen
  • Aktualisierungen, wenn Vereinbarungen angezeigt, signiert, abgebrochen oder abgelehnt werden
  • E-Signaturen in über 20 Sprachen und Unterstützung des Rückfax-Dienstes in über 50 Gebietsschemas weltweit.
  • Automatische Zusammenführung von Salesforce-Daten in Dokumenten, bevor diese zum Signieren gesendet werden
  • Automatische Generierung von Dokumenten mithilfe von Salesforce-Daten und Senden der Dokumente als Vereinbarungsanhang mithilfe von Document Builder
  • Zuordnung von Daten der Unterzeichnenden zurück zu Salesforce-Objekten
  • Erstellung wiederverwendbarer Vereinbarungsvorlagen für Sendeoptionen und Aktivieren von Ein-Klick-Schaltflächen vom Typ „Zum Signieren senden“, um selbstdefinierte Vereinbarungen über jedes beliebige Salesforce-Objekt zu senden
  • Zugriff auf native Integrationen von Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris und mehr.
Hinweis:

Verwenden Sie das Salesforce Classic-Profil? Siehe Adobe Acrobat Sign für Salesforce (Classic-Profil): Benutzerhandbuch.

Informationen zum Anpassen der Prozesse für die weitere Automatisierung der Anwendung finden Sie unter Acrobat Sign für Salesforce: Anpassungshandbuch. Unterstützung erhalten Sie bei der für die Salesforce-Administration zuständigen Person.

Informationen zum automatischen Generieren von Dokumenten mithilfe von Salesforce-Daten finden Sie unter Acrobat Sign Document Builder für Salesforce: Benutzerhandbuch.

Unterstützte Browser

Browser

Unterstützt

Einschränkungen

Microsoft® Edge

Ja

Ja

Google Chrome™

Ja

Nein

Mozilla® Firefox®

Ja

Nein

Apple Safari®

Ja

Nein

Bekannte Probleme bei Microsoft® Edge:

  • Wenn die Seite „Vereinbarung“ geladen wird, wird möglicherweise ein Fehler dieser Art angezeigt: „Diese Seite ist fehlerhaft. Sie müssen sie möglicherweise aktualisieren. Aktion fehlgeschlagen.“
  • Nach dem Senden und Schließen der Registerkarte „Erfolgreich“ wird die Vereinbarungsseite nicht automatisch aktualisiert, um den Vereinbarungsstatus widerzuspiegeln. Folgender Fehler kann auftreten: „Kein neues Fenster erkannt. Überprüfen Sie die Popup-Blocker-Einstellungen in Ihrem Browser, bevor Sie eine andere Aktion versuchen. Diese Seite kann jetzt neu geladen werden.“
    Sie können über die Vereinbarungsliste auf die Vereinbarungsseite zugreifen.
  • Wenn Sie die Aktionen Erinnern oder Aktualisieren bei Vereinbarungen auswählen, die gerade übertragen werden, wird die Vereinbarungsseite nicht automatisch aktualisiert. Es wird folgender Fehler angezeigt: „Diese Seite ist fehlerhaft. Sie müssen sie möglicherweise aktualisieren."
    Sie können über die Vereinbarungsliste auf die Vereinbarungsseite zugreifen.

Bekannte Probleme mit der Anwendung Acrobat Sign für Salesforce:

Wenn Sie die Kontofreigabe für Ihr Acrobat Sign-Konto aktiviert haben, können die nicht in der Vereinbarung enthaltenen Benutzenden die Vereinbarung nicht in der Salesforce-Umgebung anzeigen, es sei denn:

  • Die Vereinbarung wurde aus einer in der Adobe Acrobat Sign-Bibliothek freigegebenen Bibliotheksvorlage erstellt.
  • Die Bibliotheksvorlage wird auf eine Weise freigegeben, die die betrachtende Person folgendermaßen einschließt: (a) „Für alle Benutzenden im Konto freigegeben“ oder (b) „Auf Gruppenebene freigegeben“, wenn die sendende und die nutzende Person sich in derselben Gruppe befinden.

Hinweis: Sie können die Vereinbarung mit Adobe Acrobat Sign anzeigen.

Vereinbarungen erstellen 

Bei „Vereinbarungen“ handelt es sich um die Objekte, die Acrobat Sign in Salesforce installiert. Diese dienen zum Übermitteln Ihres Dokuments an Ihre Empfangenden. 

„Empfangende“ ist der allgemeine Begriff, der für Unterzeichnende, Genehmigende oder Delegierende einer Vereinbarung verwendet wird. Alle Personen, an die Sie das Dokument für eine Aktion senden, sind empfangende Parteien.

Vereinbarungen können auf verschiedene Weise erstellt werden. Dies hängt davon ab, wie Ihr Administrator das Paket bereitgestellt hat. Gängige Optionen:

  • Über die Registerkarte Vereinbarungen
  • Salesforce-Objekte (Kontakt, Lead, Opportunity, Account und mehr)

So erstellen Sie über die Registerkarte „Vereinbarungen“ eine Vereinbarung:

  1. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke der Salesforce-Lightning-Seite das Symbol „App Launcher“ aus.

    app-launcher

  2. Wählen Sie Adobe Acrobat Sign für Salesforce aus.

  3. Wählen Sie in der oberen Menüleiste Vereinbarungen aus.

    Auf der Registerkarte Vereinbarungen sind alle Ihre Vereinbarungen aufgeführt.

    neue-Vereinbarung-erstellen

  4. Wählen Sie Neu aus.

So erstellen Sie anhand eines Salesforce-Objekts eine Vereinbarung:

  1. Öffnen Sie das Salesforce-Objekt, von dem Sie die Vereinbarung senden möchten. Im folgenden Beispiel wird die Vereinbarung vom Objekt Kontakte gesendet.

    add-agreement-related-list-to-contact-4.png

    Hinweis:

    Wenn die zugehörige Liste „Vereinbarungen“ nicht angezeigt wird, müssen Sie sie wie folgt hinzufügen:

    1. Navigieren Sie zu Setup > Objekt-Manager; suchen Sie dann die Bezeichnung Kontakt und wählen Sie sie aus.
    2. Wählen Sie im linken Bedienfeld auf der daraufhin geöffneten Seite „Kontakt“ Seitenlayouts aus.
    3. Wählen Sie in der Liste „Seitenlayouts“ Kontaktlayout aus.
    4. Unter dem Abschnitt Kontaktlayout (Vertrieb) wählen Sie Themenlisten aus dem linken Menü und ziehen Sie dann Vereinbarungen per Drag & Drop in den Abschnitt „Themenlisten“.
    5. Nachdem der Bereich „Vereinbarungen“ hinzugefügt wurde, wählen Sie Speichern.

    Sie können zur Kontaktseite des Salesforce-Objekts zurückkehren und die Seite aktualisieren. Es wird jetzt die Liste „Vereinbarungsbezogen“ angezeigt.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte „Zugehörig“ im Abschnitt „Vereinbarungen“ Neu aus.

Vereinbarungsvorlagen für bestimmte Benutzergruppen erstellen 

Admins von Acrobat Sign für Salesforce können Vereinbarungsvorlagen für bestimmte Benutzergruppen in ihrem Unternehmen erstellen. So können sie vereinbarungsbezogene Eigenschaften wie verfügbare Dokumente, Workflows, Branding, Empfängerrollen, Authentifizierungsmethoden, PDF-Sicherheit und mehr für bestimmte Benutzergruppen definieren und festzulegen. Eine Vereinbarungsvorlage, die mit einer Benutzergruppe verknüpft ist, kann nur von den Mitgliedern dieser Gruppe verwendet werden.

Mitglieder von Benutzergruppen können Vereinbarungen auch im Namen jeder ihrer Gruppen oder als einzelne Absendende erstellen und senden.

Vereinbarungen konfigurieren und senden

Sobald Sie die Vereinbarung im Entwurfsmodus geöffnet haben, müssen Sie sie konfigurieren, um die Absendergruppe zu spezifizieren und die Empfangenden, die Art der Vereinbarung, die zum Signieren zu sendenden Dokumente und bei Bedarf zusätzliche Einstellungen zu definieren.  

Vereinbarungsdetails

A. Signierreihenfolge der empfangenden Partei B. Rolle der empfangenden Partei C. Typ der empfangenden Partei D. Suchfeld für empfangende Partei E. Tool für private Nachrichten 

Vereinbarungen suchen und verwalten

Die Integration von Acrobat Sign für Salesforce verknüpft Ihre Vereinbarungen sinnvoll mit einem Salesforce-Objekt. Wenn Sie einem Kontakt eine Verschwiegenheitserklärung senden, wird die Vereinbarung auf der Seite dieses Kontakts aufgeführt.  Wenn Sie eine Vereinbarung von einem Opportunity-Objekt an eine empfangende Person senden, wird die Vereinbarung in den Listen sowohl der empfangenden Person als auch des Opportunity-Objekts angezeigt.

Wenn eine Vereinbarung im System verwaist ist, wird sie unter der Registerkarte Vereinbarungen aufgeführt. In der Liste unter „Vereinbarungen“ werden die Vereinbarungen angezeigt, zu deren Anzeige Sie autorisiert sind. 

Mit Acrobat Sign für Salesforce können Sie Vereinbarungen auch über das Vereinbarungsbedienfeld und die Vereinbarungsliste senden und verwalten. Sie können einem beliebigen Salesforce-Objekt Komponenten vom Typ AgreementPanel (oder AgreementPanel-wide) und AgreementList hinzufügen und diese zum Senden und Verwalten von Vereinbarungen für beliebige Datensätze innerhalb des Objekts verwenden.

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