Adobe Acrobat Sign für ServiceNow: Installations- und Konfigurationshandbuch (Version 2.2)

Übersicht

Die Anwendung Adobe Acrobat Sign für ServiceNow ermöglicht dir das Versenden von Dokumenten zur Signatur mithilfe der nativen Funktionen der ServiceNow-Plattform. Die Integration von Acrobat Sign mit ServiceNow bietet dir Zugang zu den folgenden Funktionalitäten:

  • Dokumente zur Signatur an mehrere Empfänger senden. 
  • Den Signiervorgang über den Lebenszyklus verfolgen und in jeder Phase die erwarteten Unterzeichnenden identifizieren.
  • Das signierte Dokument mit einem eingebetteten oder separaten Audit-Protokoll-Dokument abrufen.
  • Die Formulardaten abrufen, die vor oder während des Signiervorgangs in das Dokument eingegeben wurden.
  • Entwürfe für Signiervorgänge für eine erste Überprüfung und anschließende Übermittlung erstellen. Alle Änderungen, die vor der Übermittlung an Unterzeichnenden vorgenommen wurden, werden mit ServiceNow synchronisiert.
  • E-Mail-Benachrichtigungen an Einzelpersonen während des Signiervorgangs generieren und senden.
  • Dokumente zur Signatur aus den lokalen Dateien in ServiceNow oder aus einer externen Quelle abrufen.
  • Dokumentvorlagen mit Feldern verwenden, die vor der Übermittlung mit Daten aus ServiceNow-Datensätzen ausgefüllt werden können. Du kannst eine einzelne Vorlage verwenden, um benutzerspezifische Dokumente auf der Grundlage eines ausgewählten Betreffdatensatzes zu generieren, z. B. einen Vorfall oder eine Serviceanforderung.
  • Verwende die Bibliotheksvorlagen deines Acrobat Sign-Kontos, die mit ServiceNow synchronisiert werden und während des Übermittlungsvorgangs zur Auswahl stehen.

Das Adobe Acrobat Sign für ServiceNow: Installations- und Konfigurationshandbuch enthält Anleitungen zu folgenden Themen:

Nachdem du Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung installiert und konfiguriert hast, kannst du damit Vereinbarungen senden, signieren, verfolgen und verwalten. Siehe Adobe Acrobat Sign für ServiceNow: Benutzerhandbuch.

Installieren von Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung

Nur Adobe Acrobat Sign-Administrierende und ServiceNow-Systemadministrierende (Admins) können die Anwendung in ServiceNow installieren.  

  1. Wechsle zur Seite ServiceNow Store und suche nach Adobe Acrobat Sign.

    ServiceNow-Store-Suche

  2. Wähle aus den Suchergebnissen Adobe Acrobat Sign aus und wähle dann Abrufen.

    Hinweis:

    Deaktiviere alle Popup-Blocker während der Installation der Anwendung.

    Sign-Anwendung-abrufen

  3. Wenn du dazu aufgefordert wirst, melde dich mit deinen ServiceNow-Admin-Anmeldedaten an und führe die Installationsschritte aus.

  4. Um die Installation zu überprüfen, wähle im oberen Menü der ServiceNow-Instanz Alle > Systemanwendungen > Meine Unternehmensanwendungen und wähle dann die Registerkarte Installiert aus. Hier wird die Liste mit den aktuellen Versionen von Adobe Acrobat Sign angezeigt.

    Installierte-Anwendungen

    Hinweis:

    Das Adobe Acrobat Sign für ServiceNow-Plug-in ist für die Verwendung mit den folgenden Domänen konfiguriert:

    • service-now.com
    • servicenowservices.com

    servicenowservices.com ist für Government Cloud-Kundinnen und -Kunden gedacht und erfordert die Einstellung einer zusätzlichen Systemeigenschaft. Wenn sich deine Domäne auf der Domäne servicenowservices.com befindet, musst du die Systemeigenschaft x_adosy_as.oauth_redirect_host mit der vollständigen Subdomäne deiner Instanz (z. B. mydomain.servicenowservices.com) erstellen/festlegen.

    Im Menü „Self-Service“ wird die neue Option Adobe Acrobat Sign mit den folgenden beiden Modulen angezeigt:

    • Meine signierten Dokumente: Enthält eine Liste von Vereinbarungen mit dem Status „Abgeschlossen“, bei denen die angemeldeten Nutzenden entweder Anfordernde oder Unterzeichnende sind.
    • Zur Signatur: Enthält eine Liste der Vereinbarungen, die auf eine Signatur durch die angemeldete Benutzerin oder den angemeldeten Benutzer warten. Die Vereinbarungen haben den Status „Zur Signatur versandt“ oder „Zur Genehmigung versandt“.

    Hinweis: Die Self-Service-Menüs sind nur für Nutzende mit der Rolle „Unterzeichnerin/Unterzeichner“ (x_adosy_as.adobe_sign_signer) sichtbar. 

    Menü-Acrobat-Sign

    Das Menü für alle Anwendungen enthält die Option „Adobe Acrobat Sign“ mit den folgenden Modulen:

    • Zur Signatur senden: Öffnet einen Datensatzersteller, über den eine Vereinbarung erstellt und gesendet werden kann.
    • Meine Vereinbarungen: Eine Liste aller Vereinbarungen, bei denen der angemeldete Benutzer entweder ein Anforderer oder ein Unterzeichner ist.
    • Meine Signaturen: Details zu Datensätzen, bei denen der angemeldete Benutzer ein Teilnehmer (Unterzeichner) einer Vereinbarung ist.

    Aktuell

    • Vereinbarungen: Backend-Details des Signiervorgangs.  Schließt JSON sowie alle Adobe Acrobat Sign-Ereignisse ein, die empfangen werden und Handlungen auslösen.
    • Quelldokumente: Dokumente, die einer Vereinbarung hinzugefügt werden können. Können lokale oder Bibliotheksdokumente sein.
    • Teilnehmer: Unterzeichner und Details zum Signiervorgang,
    • Ereignisse: Backend-Details zu gesendeten und empfangenen Inhalten bei jedem Adobe Acrobat Sign-Ereignis.
    • Formulardaten: Die Tabelle mit den zurückgegebenen Formulardaten nach der Unterzeichnung einer Vereinbarung. Sie kann für Berichte zu Dokumenten und ihren Felddaten verwendet werden.

    Administration

    • Mit Acrobat Sign verbinden: Verbindungsbildschirm, auf dem ein gültiges Adobe Acrobat Sign-Konto mit ServiceNow verknüpft werden kann.
    • Acrobat Sign-Gruppen: Enthält die Liste der Namen und IDs der Acrobat Sign-Gruppen.
    • Acrobat Sign-Nutzende: Enthält die Details zu den Acrobat Sign-Nutzenden.
    • Elektronische Siegel
    • Dokumentvorlagen: Vorlagendokumente, die einer Vereinbarung hinzugefügt werden können. Können lokale oder Bibliotheksdokumente sein.
    • Dokumentfelder: Details zu den Formularfeldern, die in das Vorlagendokument eingebettet sind.
    • Zusammenführungsregeln: Ordnet eine Dokumentvorlage einem bestimmten Betreffdatensatztyp in ServiceNow zu.
    • Zusammenführungsfelder: Datensätze, die ein Feld aus dem Betreffdatensatz mit einem Feld in der entsprechenden Dokumentvorlage verknüpfen.
    • Eigenschaften: Adobe Acrobat Sign-Standardeinstellungen für die URI-Umleitung nach der Signatur, Benachrichtigungen und das Audit-Protokoll.

    Hilfe und Support: Links zur Adobe Acrobat Sign-Hilfe.

    Hinweis:
    • Die Module „Zur Signatur senden“, „Meine Vereinbarungen“ und „Meine Signaturen“ sind für Benutzer mit der Rolle „Absender“ (x_adosy_as.adobe_sign_sender) sichtbar. 
    • Die Menüs Aktuell und 'Verwaltung sind nur für Benutzer mit der Rolle „Admin“ (x_adosy_as.adobe_sign_admin) oder „Manager“ (x_adosy_as.adobe_sign_manager) sichtbar.

    Serviceportal-Widgets

    Wenn du Adobe Acrobat Sign zu deinem Serviceportal hinzufügen möchtest, kannst du eine Demo unter der URL /adobe_sign anzeigen.

    Dieses Portal ist auf die Rollen „x_adosy_as.adobe_sign_sender“ und „x_adosy_as.adobe_sign_signer“ beschränkt.

    Um diese Funktionalität deinem eigenen Portal hinzuzufügen, dupliziere die Widgets und ändere die Rollen entsprechend.

    • Adobe Acrobat-Dashboard-Elementliste: Die Elementliste, die vom Kopfzeilen-Widget „Vereinbarungsliste“ verwendet wird.
    • Adobe Acrobat Sign – Zur Signatur senden: Ein Widget zum Erstellen einer neuen Vereinbarung aus einer Vorlage oder Datei.
    • Adobe Acrobat Sign-Vereinbarungsliste: Ein Widget zum Anzeigen der Liste der Vereinbarungen.

    Serviceportal-Seiten

    • Adobe Acrobat Sign: Enthält das Widget „Adobe Acrobat Sign-Popup“ und kann verwendet werden, um aus Datensätzen in ServiceNow schnell neue Vereinbarungen zu generieren.
    • Adobe Acrobat Sign-Homepage: Das ist die Homepage für das Demo-Serviceportal, das in der Anwendung enthalten ist.

    Die Anwendung umfasst vier Rollen:

    • Unterzeichner (x_adosy_as.adobe_sign_signer)
      • ServiceNow-Nutzende mit der Rolle „x_adosy_as.adobe_sign_signer“ erhalten Zugriff auf die Adobe Acrobat Sign-Self-Service-Module.
      • Außerdem erhalten sie Zugriff auf das Benutzer-Widget „Serviceportal“.
      • Diese Rolle muss allen Benutzern/Gruppen hinzugefügt werden, die Dokumente/Vereinbarungen unterzeichnen müssen.
    • Absender (x_adosy_as.adobe_sign_sender)
      • ServiceNow-Nutzende mit der Rolle „x_adosy_as.adobe_sign_sender“ erhalten Zugriff auf die Funktionen der Anwendung.
      • Diese Rolle muss allen Benutzern/Gruppen hinzugefügt werden, die Dokumente/Vereinbarungen verfolgen müssen, die sie angefordert haben oder die unterzeichnet werden müssen.
    • Manager (x_adosy_as.adobe_sign_manager)
      • ServiceNow-Nutzende mit der Rolle „x_adosy_as.adobe_sign_manager“ haben Zugriff auf die Funktionen von Acrobat Sign auf Managementebene.
      • Der Manager kann die von allen Absendern erstellten Vereinbarungen verwalten.
      • Diese Rolle erteilt die Berechtigung zum Stornieren von Vereinbarungen, die von anderen Benutzern erstellt wurden.
    • Admin (x_adosy_as.adobe_sign_admin)
      • ServiceNow-Benutzer mit der Rolle „x_adosy_as.adobe_sign_admin“ haben vollen Zugriff auf alle Funktionen.

    Standardmäßig verfügt die Anwendung über eine Rolle, die Nutzenden zugewiesen werden sollte, die die Dokumente signieren können. Um allen Nutzenden Zugriff auf das Signieren von Dokumenten zu gewähren, musst du die Einstellungen aktualisieren.

    Vorsicht:

    Änderungen, die du an Anwendungsdateien vornimmst, verhindern die Anwendung zukünftiger Aktualisierungen.

    Erfasse alle Änderungen, die an einem Aktualisierungssatz vorgenommen wurden, damit diese Änderungen nach einer Aktualisierung auf die Anwendung erneut angewendet werden können.

    Teste alle Anpassungen in einer dedizierten Testumgebung, bevor du sie auf Produktionsebene anwendest.

Verbinden mit Acrobat Sign

Die Anwendung Adobe Acrobat Sign für ServiceNow wurde sowohl für gewerbliche als auch für behördliche Konten (FedRAMP) entwickelt. Wenn du dir nicht sicher bist, welches Konto du hast, befolge die Anweisungen für Commercial Cloud-Kundinnen und -Kunden.

Für Commercial Cloud-Kundinnen und -Kunden:

Sobald die Adobe Acrobat Sign-Anwendung in ServiceNow installiert wurde, müssen die Gruppen- oder Kontoadministrierenden von Adobe Acrobat Sign mit den folgenden Schritten ServiceNow mit der Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud verbinden:

  1. Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Administration > Mit Adobe Acrobat Sign verbinden.

  2. Wähle im angezeigten Dialogfeld Verbinden aus.

    Sign-verbinden-1

  3. Melde dich mit deinen Admin-Anmeldedaten bei deinem Acrobat Sign-Konto an. 

    Sign-verbinden-2

  4. Wähle im angezeigten Berechtigungen-Dialogfeld Zugriff erlauben, um die Berechtigungen zu erteilen und die Verbindung herzustellen. 

    Sign-verbinden-3

    Hinweis:

    Die Authentifizierung erfolgt in einem Popup-Fenster.  Wenn das Authentifizierungsbedienfeld nicht angezeigt wird, überprüfe, ob der Popup-Blocker deaktiviert ist.

    Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird eine Bestätigungsmeldung mit dem verbundenen Acrobat Sign-Konto und dem damit verknüpften ServiceNow-Konto angezeigt.

    Verbindung zwischen Acrobat Sign und Commercial Cloud hergestellt

Für Government Cloud-Kundinnen und -Kunden:

Sobald die Adobe Acrobat Sign-Anwendung in ServiceNow installiert wurde, können Gruppen- oder Kontoadministrierende von Adobe Acrobat Sign Government Cloud ServiceNow mit Adobe Acrobat Sign Government Cloud verbinden.

  1. Wähle im linken Bedienfeld Adobe Acrobat Sign > Administration > Eigenschaften aus.

    Aktiviere FedRAMP in Sign für ServiceNow.

  2. Führe auf der Seite „Anwendungseigenschaften“, die geöffnet wird, die folgenden Schritte aus:

    1. Aktiviere den Umschalter Adobe Acrobat Sign Government Cloud verwenden.
    2. Suche die Eigenschaft mit dem Namen Anmeldehinweis für Verbindung und lege den Wert auf die E-Mail-Adresse fest, mit der du dich bei Adobe Acrobat Sign Government Cloud anmeldest.
    3. Wähle Speichern aus.
  3. Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Administration > Mit Acrobat Sign verbinden.

  4. Wähle auf der angezeigten Seite Verbinden aus.

    FedRAMP-2

  5. Melde dich bei Aufforderung bei deinem Adobe Acrobat Sign Government Cloud-Konto an.

    Sobald die Verbindung hergestellt ist, leitet dich die Anwendung wieder zurück nach ServiceNow und der Verbindungsstatus wird automatisch aktualisiert.

    FedRAMP-3

Konfigurieren von Acrobat Sign für die ServiceNow-Anwendung

Festlegen von Anwendungseigenschaften

Um auf die Anwendungseigenschaften zuzugreifen und sie festzulegen, navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Administration > Eigenschaften.

Die folgenden Standardeinstellungen werden angezeigt:

  • Hostname [x_adosy_as.redirect_host]Wenn du über eine URL für eine benutzerdefinierte Instanz verfügst, gib den vollständig angegebenen Host an, der im Umleitungs-URI für OAuth- und API-Rückrufe (z. B. Webhooks) verwendet werden soll.
    Standardmäßig ist dieser Wert leer und der Host ist der Wert, der in der Systemeigenschaft „glide.servlet.uri“ enthalten ist.
    Dies gilt nur für die ServiceNow-Instanzumleitung. Wenn du Unterzeichnende nach der Signatur auf einen anderen Host umleiten möchtest, gib diesen Host in der Eigenschaft Unterzeichnenden-Umleitungs-URI (post_sign_uri) an.
  • Standard-URL nach Signatur [x_adosy_as.post_sign_uri]Der Standardort, an den Nutzende umgeleitet werden, nachdem sie ein Dokument in Acrobat Sign signiert haben. Wird verwendet, wenn der URI nach der Signatur bei der Vereinbarungserstellung nicht angegeben wurde. Dieser URI ist relativ zum angegebenen Instanznamen, allerdings kann er durch Hinzufügen eines Protokolls (z. B. https://www.adobe.com/) überschrieben werden, was die Umleitung nach der Signatur an einen anderen Ort als zu dieser ServiceNow-Instanz ermöglicht. Die „sys_id“ der erstellten Vereinbarung kann mithilfe von „{sys_id}“ in der URL eingefügt werden. Der Standardwert ist „/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on“, wodurch Nutzende zu einer Liste abgeschlossener Vereinbarungen gelangen.
  • Verzögerung der Unterzeichnendenumleitung [x_adosy_as.post_sign_delay]Die Verzögerung (in Sekunden), bevor Nutzende nach der Signatur eines Dokuments in Acrobat Sign umgeleitet werden. Der Standardwert ist „3“.
  • Clickjacking-Abwehr [x_adosy_as.clickjacking_domains]Stellt eine durch Kommas getrennte Liste von URLs der übergeordneten Domäne bereit, in die zur Signatur gesendete Dokumente in einem iframe aufgenommen werden können, z. B. service-now.com.
    Dies ist für Kundinnen und Kunden von Government Cloud erforderlich. Wenn du dieses Feld leer lässt, werden möglicherweise leere Seiten aus Acrobat Sign angezeigt, wenn diese in einem Frame angezeigt werden.
  • E-Mails von Acrobat Sign zulassen [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]Steuert, ob während des Signiervorgangs Benachrichtigungs-E-Mails von Acrobat Sign gesendet werden. Der Standardwert ist „false“.
  • Popout-Vereinbarungsentwürfe [x_adosy_as.popout_draft]Wenn du in einer Vereinbarung auf die Schaltfläche „Details überprüfen“ klickst, wird der Entwurf in Acrobat Sign standardmäßig in demselben Browserfenster geöffnet.
    Setze diese Option auf „true“, um stattdessen ein neues Fenster zu öffnen. Der Standardwert ist „false“.
  • Audit einschließen [x_adosy_as.include_audit]Steuert das Audit-Protokoll, das in signierten Dokumenten enthalten ist. Der Standardwert ist „true“.
  • Adobe Acrobat Sign Government Cloud verwenden [x_adosy_as.fedramp]Kundinnen und Kunden von Adobe Government Cloud müssen diese Eigenschaft aktivieren, damit Acrobat Sign für ServiceNow die Acrobat Sign Government Cloud-Services verwendet. Der Standardwert ist „false“.
  • Anmeldehinweis für Verbindung [x_adosy_as.login_hint]Der Wert „login_hint“, der beim ersten Herstellen einer Verbindung mit Adobe Acrobat Sign Government Cloud verwendet wird. Dadurch wird die Seite „Mit Acrobat Sign verbinden“ automatisch ausgefüllt. In der Regel handelt es sich um die E-Mail-Adresse der Kontoadministratorin oder des Kontoadministrators. Der Standardwert ist ein leeres Feld.
  • Felder für Aktivitätsformat der Vereinbarung [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]Legt fest, welche Felder im Aktivitätsformat angezeigt werden sollen, das im Vereinbarungsdatensatz angezeigt wird.
    Der Standardwert ist „name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag“.
  • Abfrage „Meine Vereinbarungen“ [x_adosy_as.my_agreements_query]Die Abfrage, die verwendet werden soll, wenn die eigenen Vereinbarungen an Orten wie dem Portal angezeigt werden. Der Standardwert ist „requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe“. Dieser Wert gibt Vereinbarungen zurück, bei denen die Nutzenden die Anfordernden oder Unterzeichnenden sind.
  • Mehrteilige Dateierweiterung [x_adosy_as.multipart_extension]Die Dateinamenerweiterung für die temporären mehrteiligen Dateianhänge. Der (empfohlene) Standardwert ist „mpfd“.
  • Anwendungsprotokollierung [x_adosy_as.logging.verbosity]Steuert die Systemprotokollierung. Der Standardwert ist ein Informationsfeld.
  • Verbindung debuggen [x_adosy_as.connect_debug]Zeigt bei der Verbindung mit Acrobat Sign Diagnosewarnungen an. Der Standardwert ist „false“.

Die Standardeigenschaft „Umleitungs-URL“ gilt für alle Vereinbarungen, bei denen der Wert im Feld „URI nach der Signatur“ nicht festgelegt wurde.

Hinweis:

Nicht codierte Sonderzeichen oder Leerzeichen werden in den Umleitungs-URLs nicht unterstützt. Wenn die „Standard-URL nach Signatur“ in der Anwendungseigenschaft ein Caret-Symbol (^) enthält, musst du es als %5E codieren.

Beispiel: /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^state=Complete^ORDERBYDESCsys_created_on muss geändert werden in:

 /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on 

Die übrigen Eigenschaften legen fest, ob Benachrichtigungen von Acrobat Sign während des Signiervorgangs gesendet werden (Standard = Nein) und ob das Audit-Protokoll in die signierten Dokumente aufgenommen wird (Standard = Ja).

Konfigurieren von benutzerdefinierten Komponenten

Die Adobe Acrobat Sign-Anwendung enthält benutzerdefinierte Komponenten, die gemäß deinen Anforderungen konfiguriert werden können. Informationen zum Ändern der einzelnen Komponenten findest du in der Komponentenliste unten.

Die Schaltfläche „Mit Adobe Acrobat signieren“ ist eine UI-Aktion in der Aufgabentabelle [task]. Sie ist nur für Benutzer mit der Rolle „Absenderin/Absender“ (x_adosy_as.adobe_sign_sender) zugänglich. Mit dieser Rolle können sendende Parteien Dokumente und Unterzeichnende zu einer Vereinbarung hinzufügen und das angehängte Dokument zur Signatur an Adobe Acrobat Sign senden.

UI-Aktion-1

Systemadministrierende können die Aktion „Mit Adobe Acrobat signieren“ mit den folgenden Schritten zu anderen Tabellen hinzufügen:

  1. Öffne die bestehende Aktion „Mit Adobe Acrobat signieren“ mit einer der folgenden zwei Methoden: 
    • Klicke in einem beliebigen Formular, das über die Aufgabentabelle erweitert wurde (z. B. Vorfall), mit der rechten Maustaste und wähle UI-Aktionen konfigurieren aus.
    • Navigiere zu Systemdefinition > UI-Aktionen und suche dann nach Mit Adobe Acrobat signieren
  2. Ändere den Tabellennamen nach Bedarf.
  3. Klicke mit der rechten Maustaste in die obere Aufgabenleiste und wähle Einfügen und halten aus, um eine Kopie des vorhandenen Datensatzes mit der neuen Tabelle zu erstellen.

In der zugehörigen Liste Adobe Acrobat Sign werden die Vereinbarungen angezeigt, die sich auf den Datensatz beziehen, für den die Liste konfiguriert wurde. Nur Nutzende mit der Rolle „Benutzerin/Benutzer“ (x_adosy_as.adobe_sign_user), also Anforderende oder Unterzeichnende der Vereinbarung, können die Vereinbarungen in der zugehörigen Liste sehen.

Systemadministrierende oder Nutzende mit der Rolle „personalize_form“ können das Formular und das Layout der zugehörigen Liste konfigurieren.

So fügst du die zugehörige Liste Formularen hinzu:

  1. Klicke im entsprechenden Formular mit der rechten Maustaste und navigiere zu Konfigurieren > Zugehörige Listen.
  2. Wähle Adobe Acrobat Sign aus der Liste Verfügbar
  3. Wähle den Rechtspfeil aus, um ihn zur Liste Ausgewählt hinzuzufügen.
  4. Wähle Speichern aus.

Du kehrst zu dem Formular zurück, das du konfigurierst, und die zugehörige Liste „Adobe Acrobat Sign“ wird unten im Formular angezeigt.

Zugehörige-Liste-3

Konfigurieren von Serviceportalkomponenten

Die Acrobat Sign für ServiceNow-Anwendung enthält die folgenden Serviceportalelemente, die du mit deinen eigenen Serviceportalen verwenden oder kopieren kannst.

Das in der Anwendung enthaltene Adobe Acrobat Sign-Serviceportal ist nicht für die Verwendung oder Erweiterung vorgesehen. Es unterstützt nur die Oberfläche „Zur Signatur senden“.

Auf das Portal kann unter at /adobe_sign zugegriffen werden.

In der Anwendung sind zwei Serviceportal-Seiten enthalten:

  • Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send)
  • Adobe Acrobat Sign-Homepage (x_adosy_as_home)

Die Seite Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send) wird ausschließlich für die Oberfläche Zur Signatur senden verwendet und sollte nicht geändert werden.

Die Seite Adobe Acrobat Sign Homepage (x_adosy_as_home) wird als Startseite des Serviceportals angegeben und dient als Beispielanzeige für die enthaltenen Widgets.

Du kannst die in der Anwendung enthaltenen Widgets gemäß deinen Anforderungen verwenden. Um Widget-Änderungen zu verfolgen und Aktualisierungen von deiner Anwendung zu erhalten, darfst du Änderungen nur in einem Klon des Widgets vornehmen.

  • Adobe Acrobat Sign – Zur Signatur senden: Wird zum Erstellen einer Vereinbarung aus Vorlagen und/oder hochgeladenen Dateien verwendet. Der Zugriff erfolgt über die Menüoption Zur Signatur senden und die UI-Aktion Mit Adobe Acrobat signieren und ist für Nutzende mit der Rolle Absenderin/Absender verfügbar.

Widget-Optionen: Das Widget ist so konzipiert, dass es nach Bedarf über die Widgetinstanzoptionen oder URL-Parameter angepasst werden kann. Formulardaten werden mithilfe von Dokumentvorlagen und Zusammenführungsregeln automatisch ausgefüllt. Du kannst die booleschen Optionen auf „true“ oder „1“ setzen, wenn du URL-Parameter verwendest.

Name

Typ

Beschreibung

subject_table

Zeichenfolge

Der Name der Tabelle, zu der die Vereinbarung gehört.

subject_id

Zeichenfolge

Die „sys_id“ des Datensatzes, zu dem die Vereinbarung gehört.

agreement_name

Zeichenfolge

Der Name der neuen Vereinbarung.

attachments

Zeichenfolge

Eine Liste der in der Vereinbarung zu verwendenden „sys_ids“ von Anhängen.

templates

Zeichenfolge

Eine Liste der in der Vereinbarung zu verwendenden „sys_ids“ von Dokumentvorlagen.

signers

Zeichenfolge

Eine Liste von Nutzenden oder E-Mail-Adressen, die als Unterzeichnende hinzugefügt werden sollen.

ccs

Zeichenfolge

Eine Liste von Nutzenden oder E-Mail-Adressen, die als CC-Einträge hinzugefügt werden sollen.

password_protect

Boolescher Wert

Nutzende müssen ein Kennwort festlegen, um die Vereinbarung zu schützen. Nutzende müssen ein Kennwort festlegen, selbst wenn „hide_options“ oder „lock_options“ auf „true“ gesetzt ist.

send_emails

Boolescher Wert

Lasse Adobe während des Signiervorgangs E-Mail-Benachrichtigungen verschicken.

submit_as_draft

Boolescher Wert

Erstelle einen Vereinbarungsentwurf, anstatt eine Vereinbarung sofort zur Signatur zu übermitteln.

copy_to_subject

Boolescher Wert

Kopiere die signierte Vereinbarungsdatei in den Betreffdatensatz. Es müssen eine gültige „subject_table“ und „subject_id“ angegeben werden.

post_sign_uri

Zeichenfolge

Stelle für die Unterzeichnenden eine benutzerdefinierte Umleitung zur Verfügung, nachdem sie den Signiervorgang abgeschlossen haben. Die Standardumleitung sendet die Nutzenden an den Vereinbarungsdatensatz.

hide_options

Zeichenfolge

Eine durch Kommas getrennte Liste von Optionen, die ausgeblendet werden sollen (password_protect, send_emails, submit_as_draft, copy_to_subject). Lege „true“ fest, um alle Optionen für Nutzende auszublenden.

lock_options

Zeichenfolge

Eine durch Kommas getrennte Liste von Optionen, die schreibgeschützt sein sollen (password_protect, send_emails, submit_as_draft, copy_to_subject). Lege den Wert „true“ fest, damit keine Option von Nutzenden geändert werden kann.

hide_subject

Boolescher Wert

Verhindere, dass Anhänge zum Betreff ausgewählt werden können.

skip_documents

Boolescher Wert

Überspringe das erste Dokument-Bedienfeld. Dies gilt nur, wenn Anhänge oder Vorlagen vorab ausgewählt wurden.

  • Adobe Acrobat-Dashboard-Elementliste: Damit kannst du eine Liste der aktuellen Vereinbarungen, die signiert werden müssen, dem Mitarbeitenden- oder Kundendienstportal hinzufügen. Diese Liste wird in der Aufgabenfunktion der Adobe Sign-Homepage verwendet.
    Um auf die in dieser Liste angezeigten Datensätze zuzugreifen, navigiere zu Self Service > Adobe Acrobat Sign > Zur Signatur.
  • Adobe Acrobat Sign-Kopfzeile: Wird auf der Adobe Sign-Homepage verwendet, um die Aufgabenfunktion zu präsentieren.
Widget

Erstellen von Dokumentvorlagen

Eine Dokumentvorlage definiert eine Vorlage, die zur Aufnahme in eine Vereinbarung ausgewählt werden kann.  Mit einer Vorlage bietest du ein Standarddokument an, das für viele einzelne Vereinbarungen wiederverwendet werden kann. Der Datensatz „Quelldokument“ verweist auf eine Vorlage, um die Funktionen dieser Vorlage der zugehörigen Vereinbarung zur Verfügung zu stellen.

Die Vorlage kann lokal in der ServiceNow-Instanz vorhanden sein oder es kann sich um eine Bibliotheksvorlage handeln, deren Details mit dem verbundenen Adobe Acrobat Sign-Konto synchronisiert werden.

Synchronisieren von Bibliotheksvorlagen

Nachdem die Anwendung installiert und konfiguriert wurde, können Administrierende die Bibliotheksvorlagen synchronisieren. Eine Adobe Acrobat Sign-Bibliotheksvorlage wird im Acrobat Sign-Konto definiert und die zugehörigen Details werden mit ServiceNow synchronisiert.  Das definierende Dokument einer Bibliotheksvorlage wird auch im verbundenen Acrobat Sign-Konto gespeichert, sodass kein Upload für die Übermittlung erforderlich ist.

So synchronisierst du die Bibliotheksvorlagen mit ServiceNow:

  1. Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Administration > Dokumentenvorlagen.
  2. Wähle Bibliothek aktualisieren aus.

Dadurch wird die Listenansicht mit Bibliotheksvorlagen aus dem verbundenen Acrobat Sign-Konto aktualisiert.

Bibliothek-aktualisieren

Erstellen lokaler Vorlagen

Das definierende Dokument einer lokalen Vorlage wird als Anhangsdatensatz in ServiceNow gespeichert und muss im Rahmen des Übermittlungsprozesses in Acrobat Sign hochgeladen werden.

Ein Vorlagendokument kann Formularfelder enthalten, die mit Daten aus dem Betreffdatensatz einer Vereinbarung vorausgefüllt werden müssen. Wenn ein Dokument solche Formularfelder enthält, musst du eine Vorlage verwenden.

  1. Navigiere zu Acrobat Sign > Administration > Dokumentvorlagen.
  2. Wähle Neu aus.
  3. Führe auf der Seite „Dokumentvorlage – Neuer Datensatz“ die folgenden Schritte aus:
    1. Gib einen Namen für die Vorlage ein.
    2. Setze den Typ auf „Lokal“.
    3. Klicke mit der rechten Maustaste und wähle dann Speichern aus.
  4. Um ein Dokument mit der Vorlage zu verknüpfen, wähle die Datei aus und ziehe sie in den Vorlagendatensatz oder wähle das Büroklammer-Symbol in der Kopfzeile und dann die Datei aus. Nachdem die Datei hinzugefügt wurde, wähle das X-Symbol, um das Dialogfeld zu schließen.

Dadurch wird das Dokument an die Dokumentvorlage angehängt und im Feld „Dokument“ referenziert.

Vorlage-ohne-Felder-erstellen-1

Vorlage-ohne-Felder-erstellen-2

Vorlage-ohne-Felder-erstellen-3

Du musst die gleichen Schritte wie unter „So erstellst du Vorlagen ohne Felder“ beschrieben ausführen. Nachdem das Dokument verknüpft wurde, musst du jedoch nach Bedarf die folgenden zusätzlichen Konfigurationsschritte ausführen: 

  • Vergewissere dich, dass das Feld „Ausfüllbar“ auf „true“ gesetzt ist. 

Es wird automatisch überprüft, ob ein Dokument, das ausfüllbare Felder enthält, mit der Vorlage verknüpft ist.

  • Erstelle Dokumentfelddatensätze.

Du musst Dokumentfelddatensätze für eine übergeordnete Dokumentvorlage erstellen und die Details der Formularfelder definieren, die in das Dokument der Vorlage eingebettet sind.

Speichere dazu den Dokumentvorlagendatensatz und wähle dann Felder aktualisieren aus.

Dadurch wird die zugehörige Liste „Dokumentfelder“ mit Datensätzen ausgefüllt, die den ausfüllbaren Formularfeldern im angehängten Dokument entsprechen.

Vorlage-mit-Feldern-erstellen

  • Konfiguriere Zusammenführungsregeln

Eine Zusammenführungsregel verknüpft eine Dokumentvorlage mit einem bestimmten Betreffdatensatztyp in ServiceNow.

Mit einer einzelnen Dokumentvorlage können mehrere Zusammenführungsregeln verknüpft sein (eine für jeden Betreffdatensatztyp, der zum Vorausfüllen der Vorlagenfelder verwendet wurde).

Beispielsweise kann eine Vorlage mit Daten aus einem Datensatz für einen Vorfall, eine Serviceanforderung oder Änderungsanforderung gefüllt werden (in diesem Fall würde die Vorlage drei Zusammenführungsregeln enthalten, eine für jede Betrefftabelle).

So konfigurierst du die Zusammenführungsregel:

  1. Navigiere zur zugehörigen Liste „Zusammenführungsregel“.
  2. Wähle Neu aus.
  3. Wähle eine Tabelle aus, z. B. Vorfall.
  4. Klicke mit der rechten Maustaste und wähle Speichern aus.
Zusammenführungsregel

  • Konfiguriere Zusammenführungsfelder

Ein Zusammenführungsfeld-Datensatz verknüpft ein Feld aus dem Betreffdatensatz mit einem Feld in der entsprechenden Dokumentvorlage.  Zusammenführungsfelder müssen bei der Konfiguration der Zusammenführungsregel manuell erstellt werden.

So erstellst du Zusammenführungsfeld-Datensätze:

  1. Navigiere zu „Adobe Acrobat Sign“ > „Administration“  > „Zusammenführungsregeln“.
  2. Wähle im Zusammenführungsregel-Datensatz die Option „Felder aktualisieren“ aus.
    Dadurch wird die eingebettete Liste „Zusammenführungsfelder“ mit den Dokumentfeldern aufgefüllt.
  3. Um die relevanten Dokumentfelder mit den entsprechenden Datensatzfeldern zu verknüpfen, wähle die Verknüpfung mit dem entsprechenden Datensatzfeld des Dokumentfelds, das du zuordnen möchtest (z. B. Name).
  4. Wähle das entsprechende Datensatzfeld (z. B. Anrufer) aus dem Dropdown-Menü aus. 
  5. Wähle Aktualisieren aus.

Dadurch wirst du zurück zum Zusammenführungsregel-Datensatz geleitet. Die zugehörige Liste Zusammenführungsfelder enthält jetzt den Wert des im vorherigen Schritt ausgewählten Datensatzfelds.

Lösche (und bestätige) ordnungshalber die restlichen Zusammenführungsfelder, die nicht zugeordnet werden, damit die eingebettete Liste der Zusammenführungsfelder nur die Werte enthält, die tatsächlich zugeordnet werden.

Zusammenführungsfelder-1

Erstellen eines Servicekatalogelements

Mit Acrobat Sign für ServiceNow kannst du neue Vereinbarungen erstellen, auf die Nutzende über den Servicekatalog zugreifen können, indem du einen Datensatzersteller erstellst. Du kannst den Datensatzersteller so konfigurieren, dass alle Daten erfasst werden, die du mit dem Dokument zusammenführen möchtest, und dass die Vereinbarung automatisch erstellt und an die Nutzenden gesendet wird. 

Nutzende mit catalog_admin oder admin können ein Katalogelement erstellen. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie du ein Katalogelement mit dem Namen Datensatzersteller erstellst. Du kannst die Schritte zum Erstellen anderer Katalogelemente wiederholen.

Hinweis: Stelle sicher, dass die Adobe Acrobat Sign-Anwendung beim Konfigurieren der Instanz nicht ausgewählt ist.

Der Vorgang zur Erstellung der einzelnen Datensatzersteller kann je nach den spezifischen Anforderungen für Dokumentfelder, Vorlagen und Variablen unterschiedlich sein. Es gelten jedoch dieselben Prinzipien.  Das Beispiel in dieser Anleitung zeigt, wie eine Vereinbarung für eine Parkerlaubnis erstellt wird. 

So erstellst du einen Datensatzersteller:

  1. Navigiere zu Servicekatalog > Katalogdefinition > Datensatzersteller und wähle dann Neu aus.

  2. Führe auf der neuen Datensatzersteller-Seite, die geöffnet wird, folgende Schritte aus:

    1. Gib einen Namen für den Datensatz ein.
    2. Setze den Tabellennamen auf „Vereinbarung [x_adosy_as_agreement]“.
    3. Gib eine kurze Beschreibung ein.
    4. Setze das Feld Umleiten zu auf Generierter Aufgabendatensatz.
    Aufgabendatensatz erstellen

  3. Wähle die Registerkarte Barrierefreiheit und lege die Einstellungen für die Felder Kataloge, Kategorie und Verfügbarkeit nach Bedarf fest. Klicke dann mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile und wähle Speichern aus.

    Du kannst die Einstellungen für diese Felder mithilfe der zugehörigen Listen „Kategorien“ und „Kataloge“ festlegen. 

    Registerkarte „Barrierefreiheit“

  4. Füge mithilfe der zugehörigen Liste „Variablen“ nach Bedarf Variablen hinzu, die den Dokumentfeldern entsprechen.

    In diesem Beispiel fügen wir die Felder für Name, Mitarbeiter und Manager hinzu.

    Registerkarte „Variablen“

    Hinweis:

    Der Standardwert für die Fragenvariable „Erlaubnisname“ lautet: „javascript:'Parkerlaubnis für ' + gs.getUserDisplayName()“

  5. Konfiguriere das Datensatzersteller-Skript, das die Variablen übernimmt, und erstelle die Vereinbarung, die zur Signatur gesendet werden soll. Im Feld „Skript“:

    1. Kopiere das folgende Skript, das die Katalogelementvariablen liest, und füge es ein.
    2. Aktualisiere die Variablendefinitionen, um Informationen vom Ersteller zu erfassen.
    3. Aktualisiere die verwendete Dokumentvorlage „sys_id“.
    4. Aktualisiere den „post_sign_uri“, wenn der Benutzer nach dem Signieren zu einem anderen Ort wechseln soll.

     

    // Beispiel: Adobe Acrobat Sign-Datensatzersteller für eine Parkerlaubnis-Vorlage

    (function() {

      // Benötigte Informationen aus den von den Nutzenden ausgefüllten Variablen erfassen

      var employee_id    = producer.employee + '';

      var employee_name  = producer.employee.getDisplayValue() + '';

      var manager_id     = producer.manager + '';

      var manager_name   = producer.manager.getDisplayValue() + '';

      var agreement_name = "Parking permit for " + employee_name;

      // Hardkodierte sys_id der verwendeten Dokumentvorlage

      var document_template = '5a2e0131db4c7c10c39151fcd39619af'; // Parkerlaubnis

      // Festlegen, welche Daten mit der obigen Dokumentvorlage zusammengeführt werden sollen.

      // Jede Eigenschaft ist der Name eines Dokumentfelds, das zugeordnet werden soll.

      var merge_data = {

        name         : agreement_name,

        employeename : employee_name,

        managername  : manager_name,

      };

      // Neue Vereinbarung festlegen

      var agreement = new x_adosy_as.Agreement(current);

     

      // Die zu signierenden Dokumente hinzufügen

      agreement.addDocument(document_template, merge_data);

      // Unterzeichnende hinzufügen

      agreement.addSigner(employee_id);

      agreement.addSigner(manager_id);

      // Vereinbarungsname festlegen

      current.name = agreement_name;

      // URL festlegen, zu der Unterzeichnende nach dem Signieren umgeleitet werden

      current.post_sign_uri = '/x_adosy_as_agreement.do?sys_id=' + current.sys_id;

      // Zum sofortigen Senden zur Signatur den Status auf „Bereit“ setzen

      current.state = 'Ready';

    })();

Erstellen einer Vereinbarung aus einer Workflow-Aktivität

Um vorhandenen Katalogelementen Dokumente zur Signatur hinzuzufügen, kannst du deinem Workflow eine Aufgabe hinzufügen, die die Vereinbarung generiert, sowie eine Katalogaufgabe, die die Vereinbarung einer Benutzerin oder einem Benutzer zur Signatur zuweist.

Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie du die Acrobat Sign-Anwendung verwenden kannst. Die spezifischen Details der Konfigurationsschritte können jedoch je nach den Anforderungen deines Vorgangs abweichen.

Um eine Vereinbarung aus einer Workflow-Aktivität zu erstellen, musst du die folgenden Komponenten konfigurieren:

  • Katalogaufgabe: Erstellt die Vereinbarung, sendet sie zur Signatur und weist der Unterzeichnerin oder dem Unterzeichner eine Aufgabe zu.
  • Skriptaktion: Reagiert auf das Ereignis, das ausgelöst wurde, wenn die Vereinbarung signiert wird, und schließt dann die Aufgabe, wobei die Feedbackschleife bereitgestellt wird und der Workflow fortgesetzt werden kann.

So erstellst du eine Katalogaufgabe:

  1. Wähle im Workflow-Editor die Registerkarte Kern.
  2. Navigiere zu Kernaktivitäten > Aufgaben und ziehe dann die Aktivität Katalogaufgabe an die entsprechende Stelle in deinem Workflow.
  3. Gib einen Namen für die Aufgabe ein und lege ihre Priorität fest.
  4. Aktiviere die Option Auf Abschluss warten.
  5. Aktiviere im Abschnitt „Skript“ das Kennzeichen Erweitert und schreibe dann im Dialogfeld Erweitertes Skript den Code. Einen Beispielcode findest du weiter unten.
  6. Wähle Aktualisieren aus.
Vereinbarung aus einer Workflow-Aktivität erstellen.

// Beispiel für die Erstellung einer Aufgabe für eine Workflow-Aktivität

(function () {

  // Die Benutzerin oder der Benutzer, die/der die Vereinbarung signieren muss

  var signer_id = current.request.requested_for + '';

  var signer_name = current.request.requested_for.getDisplayValue() + '';

  // Der Name der Vereinbarung

  var agreement_name = current.short_description + ' for ' + signer_name;

  // Hardkodierte sys_id der Adobe Sign-Dokumentvorlage für diese Aktion

  // Dies sollte für eine echte Datensteuerung eine Workflow-Variable sein.

  var document_template = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc'; // Meine Vorlage

  // GUID ohne Aufruf von newRecord() festlegen – erforderlich für den Vereinbarungsbetreff

  task.setNewGuid(gs.generateGUID(task.getTableName()));

  // Aufgabe festlegen

  task.short_description = current.short_description;

  task.assigned_to = signer_id;

  task.description = 'Agreement: ' + '\'' + agreement_name + '\'' +

    ' wurde zur Signatur an dich gesendet.\n' +

    'Zum Signieren führe einen der beiden Schritte aus:\n' +

    '- Navigiere zu: \'Self-Service > Adobe Sign > Zur Signatur\', oder\n' +

    '- Klicke auf den Link zur Vereinbarung in der zugehörigen Liste \'Adobe Acrobat Sign\' '+

    '(unten)'.;

  // Vereinbarungsoptionen (Felder im Vereinbarungsdatensatz)

  var options = {

    submit_as_draft: true // Vereinbarung in Adobe vor dem Senden überprüfen

  };

  // Ein Objekt erstellen, das dich beim Signiervorgang unterstützen soll

  var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

  // Vereinbarung erstellen und Aufgabendatensatz als Betreff angeben

  adobe.createAgreement(agreement_name, task, options);

  // Dokumentvorlage hinzufügen.

  adobe.addDocument(document_template);

  // Unterzeichnende hinzufügen. Dies können sys_ids oder E-Mail-Adressen von Nutzenden sein.

  adobe.addSigner(signer_id);

  // Vereinbarung an Adobe senden.

  adobe.submitAgreement();

})();

Du kannst jetzt eine Skriptaktion einrichten, um die Katalogaufgabe automatisch auf den Status „Geschlossen, abgeschlossen“ zu setzen, wenn die Vereinbarung abgeschlossen wurde. Du musst die Skriptaktion so konfigurieren, dass sie durch das Ereignis „x_adosy_as.agreement.complete“ in der Vereinbarungstabelle ausgelöst wird.

So erstellst du eine neue Skriptaktion:

  1. Navigiere zu Systemrichtlinie > Ereignisse > Skriptaktionen und klicke auf Neu.
  2. Führe auf der Seite für die neue Skriptaktion folgende Schritte aus:
    1. Gib einen Namen für die Skriptaktion an.
    2. Setze den Ereignisnamen auf x_adosy_as.agreement.complete.
    3. Aktiviere das Kontrollkästchen Aktiv.
    4. Kopiere das Skript aus Skriptaktion: Beispielcode unten und füge es im Feld „Skript“ ein.
  3. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile und wähle Speichern aus.
Workflow-Aktivität-Skriptaktion

Skriptaktion: Beispielcode

// Skriptaktion zum Festlegen des Katalogaufgabenstatus auf Geschlossen, abgeschlossen

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Geschlossen, abgeschlossen

  catalog_task.update();

})();

Verwenden von Acrobat Sign mit Contract Management

Du kannst Acrobat Sign mit anderen als aufgabenbasierten Datensätzen verwenden, wie oben unter Konfigurieren von benutzerdefinierten Komponenten beschrieben. Die folgenden Anweisungen veranschaulichen die Verwendung von Acrobat Sign für Contract Management. Die spezifischen Details der Konfigurationsschritte können je nach den Anforderungen deines Vorgangs abweichen.

Um Acrobat Sign für Contract Management zu verwenden, musst du die folgenden beiden Komponenten konfigurieren:

  • UI-Aktion: Erstellt die Vereinbarung und sendet sie zur Signatur.  Sobald die Vereinbarung unterzeichnet wurde, wird ein Ereignis ausgelöst.
  • Skriptaktion: Reagiert auf das Ereignis und bietet eine Feedbackschleife, die den Prozess weiterleitet und den Vertrag aktualisiert.

Hinweis: Nur Nutzende mit den Rollen „ui_action_admin“ oder „admin“ können UI-Aktionen definieren. Nutzende mit der Rolle „admin“ können nur eine Skriptaktion definieren.

UI-Aktion erstellen

So erstellst du eine UI-Aktion im Formular „Contract [ast_Contract]“:

  1. Navigiere zu Systemdefinition > UI-Aktionen und wähle dann Neu aus.

    Alternativ kannst du im Formular „Contract [ast_Contract]“ mit der rechten Maustaste klicken und dann Konfigurieren > UI-Aktionen > Neu auswählen.

  2. Gib auf der Seite „UI-Aktion – Neuer Datensatz“ die folgenden Details ein:

    1. Stelle sicher, dass für die Tabelle „Contract [ast_Contract]“ eingestellt ist. 
    2. Gib im Feld „Name“ einen Namen für den Datensatz ein.
    3. Wähle im Dropdown-Menü „Tabelle“ eine Tabelle aus.
    4. Gib eine Reihenfolge ein.
    5. Aktiviere das Kontrollkästchen Aktiv.
    6. Aktiviere das Kontrollkästchen Einfügen anzeigen.
    7. Aktiviere das Kontrollkästchen Aktualisieren anzeigen.
    8. Aktiviere das Kontrollkästchen Formularschaltfläche.
    9. Klicke anschließend mit der rechten Maustaste in die obere Leiste und wähle Speichern aus. 

    Das Formular wird gespeichert und neu geladen.

    UI-Aktion-Neuer-Datensatz

  3. Gib im Feld Bedingung die Bedingung für die Anzeige der UI-Aktion ein.

    Im aktuellen Beispiel lautet die Bedingung wie folgt: ‘current.state == 'draft' andand current.substate == 'under_review' andand !current.approver.nil()’.  

    Bedingung

  4. Gib im Feld Skript einen Code ein (siehe den Beispielcode unten), um einen Vereinbarungsdatensatz zu erstellen, bestimmte Feldwerte festzulegen und die Vereinbarung an Adobe Acrobat Sign zu senden.

    Der von dir angegebene Code kann je nach deinen spezifischen Anforderungen variieren, aber das allgemeine Prinzip gilt.

    Hinweis:

    Die hartkodierte „sys_id“ der Dokumentvorlage bezieht sich auf die Vorlage, die wir in unserem Beispiel verwenden.

    Du arbeitest mit der Vorlage, die du erstellst (weitere Informationen zum Erstellen einer Vorlage findest du unter Lokale Vorlagen erstellen).

    // Beispiel für eine UI-Aktion zum Erstellen einer neuen Adobe Acrobat Sign-Vereinbarung

    (function() {

      // Der Name der Vereinbarung

      var agreement_name = 'Vertrag: ' + current.short_description;

      // Hardkodierte sys_id der Dokumentvorlage für diese Aktion

      var document_template = '6d0cdc26db708c50257e73278c9619c4'; // Vertrag

      // Ein Objekt erstellen, das dich beim Signiervorgang unterstützen soll

      var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

      // Vereinbarung erstellen und aktuellen Datensatz als Betreff angeben

      adobe.createAgreement(agreement_name, current);

      // Dokumentvorlage hinzufügen. Dies kann auch die sys_id eines Anhangs sein.

      adobe.addDocument(document_template);

      // Unterzeichnende hinzufügen. Dies können sys_ids oder E-Mail-Adressen von Nutzenden sein.

      adobe.addSigner(current.approver);

      // Vereinbarung an Adobe senden.

      adobe.submitAgreement();

      // Benutzerin oder Benutzer zu diesem Datensatz zurückleiten.

      action.setRedirectURL(current);

    })();

Skriptaktion erstellen

Skriptaktionen können nur durch Ereignisse ausgelöst werden. Die Skriptaktion ist so konfiguriert, dass sie von einem der Ereignisse in der Vereinbarungstabelle ausgelöst wird, die mit Adobe Acrobat Sign geliefert wurde: x_adosy_as.agreement.complete

So erstellst du eine neue Skriptaktion:

  1. Navigiere zu Systemrichtlinie > Ereignisse > Skriptaktionen.

  2. Wähle Neu aus.

  3. Führe auf der Seite „Skriptaktion – Neuer Datensatz“ folgende Schritte aus:

    1. Gib einen Namen für das Skript ein.
    2. Wähle den Ereignisnamen, der die Skriptaktion auslöst.
    3. Aktiviere das Kontrollkästchen Aktiv.
    4. Schreibe deinen Code. Siehe Beispielcode unten.
    Skriptaktion einen Namen geben

    (function () { 
       
      var contract = current.subject_id.getRefRecord(); 
      
      if (!contract.isValidRecord() || contract.getTableName() != 'ast_contract') { 
        return; 
      } 
      
      contract.state = 'Aktiv'; 
      contract.update(); 
    })();

    In diesem Code wird der Vertrag aus dem Feld „subject_id“ der aktuellen Vereinbarung abgerufen und es wird geprüft, ob es sich um einen gültigen Datensatz in der Vereinbarungstabelle handelt. In diesem Fall ändern wir den Status in Aktiv und aktualisieren ihn.

  4. Wähle Senden aus.

Verwenden von Scripting-APIs

Über die internen APIs kannst du die Adobe Acrobat Sign-Anwendung einfach erweitern, sodass sie mit jedem deiner Prozesse arbeiten kann. Auf die API kann über den x_adosy_as-Namespace zugegriffen werden.

AdobeSign()

Erstellt eine AdobeSign-Instanz.

Beispiel:

// Eine neue Instanz von AdobeSign erstellen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

 #addCcUser(String user_id)

Fügt der aktuellen Vereinbarung einen CC-Eintrag für die Freigabe für nicht teilnehmende Nutzende hinzu. Nutzende, die nicht als ServiceNow-Nutzende registriert sind, können durch Angabe einer E-Mail-Adresse hinzugefügt werden.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

user_id

Zeichenfolge

Erforderlich

Die „sys_id“ eines Benutzers oder einer E-Mail-Adresse.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

leer

Methode gibt keinen Wert zurück

Beispiel:

// Der Vereinbarung eine CC-Benutzerin oder einen CC-Benutzer hinzufügen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addCcUser(current.requested_by);

adobe.addCcUser('abel.tuter@example.com');

#addDocument(Zeichenfolge doc_selector, Objekt merge_data)

Fügt der aktuellen Vereinbarung ein Dokument oder eine Vorlage hinzu.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

doc_selector

Zeichenfolge

Erforderlich

Der Name einer Vorlage oder die „sys_id“ einer Vorlage oder eines Anhangs.

merge_data

Objekt

Optional

Ein Schlüsselwertobjekt von Dokumentfeldnamen zu Dokumentfeldwerten.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Zeichenfolge

Wenn erfolgreich, wird die „sys_id“ des erstellten Quelldokumentdatensatzes angezeigt.

Beispiel:

// Eine Vereinbarung mit einer Vorlage erstellen

var template_id = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc';

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');
adobe.addDocument(template_id);

#addElectronicSeal(Zeichenfolge seal_id)

Fügt der aktuellen Vereinbarung ein elektronisches Siegel hinzu.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

seal_id

Zeichenfolge

Erforderlich

Die „sys_id“, der Name oder die Siegel-ID eines hinzuzufügenden elektronischen Siegels.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Zeichenfolge|Boolescher Wert

Die „sys_id“ des neuen Teilnehmerdatensatzes oder „false“, wenn das Siegel nicht gefunden wurde.

Beispiel:

// Der Vereinbarung ein elektronisches Siegel hinzufügen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addElectronicSeal('<SEAL>');

 #addParticipant(Zeichenfolge user_id, Zeichenfolge participant_role)

Eine alternative Methode zu addSigner(). Ermöglicht das Hinzufügen von Teilnehmenden zu einer Vereinbarung mit einer angegebenen Rolle. Teilnehmende, die nicht als ServiceNow-Nutzende registriert sind, können durch Angabe einer E-Mail-Adresse hinzugefügt werden.

Hinweis: Diese Methode sollte nur mit vorhandenen Vereinbarungsdatensätzen verwendet werden, die in der Datenbank gespeichert sind.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

user_id

Zeichenfolge

Erforderlich

Die „sys_id“ eines Benutzers oder einer E-Mail-Adresse.

Rolle

Zeichenfolge

Optional

Die Rolle der Teilnehmerin oder des Teilnehmers in der Vereinbarung. Der Standardwert ist SIGNER. Andere Werte sind APPROVER, ACCEPTOR, CERTIFIED_RECIPIENT, FORM_FILLER.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Zeichenfolge|Boolescher Wert

Die „sys_id“ des neuen Teilnehmerdatensatzes oder „false“, wenn der Benutzerdatensatz nicht gefunden wurde oder keine E-Mail-Adresse hatte.

Beispiel:

// Der Vereinbarung eine Teilnehmerin oder einen Teilnehmer hinzufügen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addParticipant('abel.tuter@example.com', 'APPROVER');

#addSigner(Zeichenfolge user_id)

Fügt der aktuellen Vereinbarung eine Unterzeichnerin oder einen Unterzeichner hinzu. Unterzeichnende, die nicht als ServiceNow-Benutzer registriert sind, können durch Angabe einer E-Mail-Adresse hinzugefügt werden.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

user_id

Zeichenfolge

Erforderlich

Die „sys_id“ eines Benutzers oder einer E-Mail-Adresse.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

leer

Die Methode gibt keinen Wert zurück.

Beispiel:

// Der Vereinbarung eine Teilnehmerin oder einen Teilnehmer hinzufügen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

#copySignedDocumentToRecord(GlideRecord-Datensatz)

Kopiert das signierte Dokument einer Vereinbarung in einen anderen Datensatz.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

Datensatz

GlideRecord

Erforderlich

Der Zieldatensatz, in den das signierte Dokument kopiert werden soll.

Rückgabe: 

Typ

Beschreibung

Zeichenfolge|Boolescher Wert

Die „sys_id“ des neuen Anhangs oder „false“, wenn der Vorgang fehlgeschlagen ist.

Beispiel:

// Zieldatensatz abrufen

var target = new GlideRecord('...');

// Das signierte Dokument aus der Vereinbarung in das Ziel kopieren
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToRecord(target);

#copySignedDocumentToSubject()

Kopiert das signierte Dokument einer Vereinbarung in den zugehörigen Betreffdatensatz.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Zeichenfolge|Boolescher Wert

Die „sys_id“ des neuen Anhangs oder „false“, wenn der Vorgang fehlgeschlagen ist.

Beispiel:

// Das signierte Dokument aus der Vereinbarung in den Betreffdatensatz kopieren
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToSubject();

#createAgreement(Zeichenfolge name, GlideRecord subject, Object option

Erstellt eine Vereinbarung. Kann von Skripten verwendet werden, die eine neue Vereinbarung einrichten müssen.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

Name

Zeichenfolge

Erforderlich

Den Namen der Vereinbarung.

Betreff

GlideRecord

Optional

Der Betreffdatensatz, z. B. ein Vertrag oder eine Anforderung

Optionen

Objekt

Optional

Ein Schlüsselwertobjekt von Vereinbarungsdatensatzfeldnamen zu Werten.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Zeichenfolge|Null

Die „sys_id“ der neuen Vereinbarung oder Null.

Beispiel:

// Neuen Vereinbarungsentwurf erstellen

var options = {

  submit_as_draft: true

};

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);

#getAgreement()

Ruft die Vereinbarungsinstanz ab, die sich derzeit im Geltungsbereich befindet.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Vereinbarung|null

Die Vereinbarungsinstanz oder Null.

Beispiel:

// Vereinbarungsinstanz abrufen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);
var agreement = adobe.getAgreement();

#getAgreementRecord()

Gibt den aktuellen Vereinbarungsdatensatz zurück.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

GlideRecord|null

Der aktuelle Vereinbarungsdatensatz oder Null.

Beispiel:

// Vereinbarungsdatensatz abrufen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
adobe.createAgreement("My Agreement", current, options);
var agreement = adobe.getAgreementRecord();

#saveAgreement(Zeichenfolge state)

Speichert den aktuellen Vereinbarungsdatensatz. Der Vereinbarungsstatus kann optional übergeben werden. Dies löst keine Übermittlung an Adobe Acrobat Sign aus, es sei denn, der Statusparameter ist auf „Bereit“ gesetzt.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

state

Zeichenfolge

Optional

Der Status der Vereinbarung.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Zeichenfolge

Die „sys_id“ des gespeicherten Vereinbarungsdatensatzes oder Null.

Beispiel:

// Vereinbarung erstellen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('My Agreement');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

adobe.saveAgreement();

#setAgreementRecord(String|GlideRecord agreement)

Legt den Vereinbarungskontext auf den angegebenen Datensatz fest.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

Vereinbarungsablauf

GlideRecord|Zeichenfolge

Erforderlich

Der Vereinbarungsdatensatz.

Rückgabe: 

Typ

Beschreibung

leer

Die Methode gibt keinen Wert zurück.

Beispiel:

// An einer Vereinbarung arbeiten

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

#setSubject(GlideRecord subject)

Legt den Betreffdatensatz der Vereinbarung fest.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

Betreff

GlideRecord

Erforderlich

Der Betreffdatensatz.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

leer

Die Methode gibt keinen Wert zurück.

Beispiel:

// Betreffdatensatz abrufen
var subject = new GlideRecord('...')

// Betreff einer Vereinbarung aktualisieren

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
adobe.setSubject(subject);
adobe.saveAgreement();

#submitAgreement()

Speichert die aktuelle Vereinbarung und sendet sie an Adobe Acrobat Sign, indem der Status auf „Bereit“ gesetzt wird.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Zeichenfolge

Die „sys_id“ des gespeicherten Vereinbarungsdatensatzes oder Null.

Beispiel:

// Eine Vereinbarung senden

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
adobe.submitAgreement();

.canSend()

Legt fest, ob die aktuelle Benutzerin oder der aktuelle Benutzer die UI-Aktion „Mit Adobe Acrobat signieren“ verwenden kann. Das Senden ist zulässig, wenn die Instanz nicht FedRAMP ist oder wenn die aktuelle Benutzerin oder der aktuelle Benutzer die Rolle „Absenderin/Absender“ hat.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Boolescher Wert

Wahr, wenn Nutzende senden können.

Beispiel:

// Überprüfen, ob die aktuelle Benutzerin oder der aktuelle Benutzer die Vereinbarung zur Signatur senden kann

if(AdobeSign.canSend()) {

  gs.addInfoMessage('Diese Benutzerin oder dieser Benutzer kann den Signiervorgang verwenden.');

} else {

  gs.addErrorMessage('Diese Benutzerin oder dieser Benutzer verfügt nicht über die Berechtigung, den Signiervorgang zu verwenden.');

}

.getAgreements(Zeichenfolge subject_table, Zeichenfolge subject_id)

Ruft eine GlideRecord-Instanz von Vereinbarungen ab, die sich auf den Betreff beziehen.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

subject_table

Zeichenfolge|GlideRecord

Erforderlich

Der Name der Betrefftabelle oder der Betreffdatensatz selbst.

subject_id

Zeichenfolge

Optional

Die „sys_id“ des Betreffs, wenn auch der Tabellenname übergeben wird.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

GlideRecord

Eine GlideRecord-Instanz von Vereinbarungen, die sich auf den Betreff beziehen.

Beispiel:

// Vereinbarungen mit dem Tabellennamen und der „sys_id“ abrufen

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements('sc_req_item', '<sys_id>');

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

// Vereinbarungen mit einem GlideRecord abrufen

var req_item = new GlideRecord('sc_req_item');

req_item.get('<sys_id>');

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements(req_item);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.getMyAgreements(Zeichenfolge query)

Ruft eine GlideRecord-Instanz von Vereinbarungen ab, die der Benutzerin oder dem Benutzer gehören. Diese Methode basiert auf der Eigenschaft „x_adosy_as.my_agreements_query“ für die erste Abfrage. Mit dem Abfrageparameter können zusätzliche Abfragefilter hinzugefügt werden.

Parameter:

Name

Typ

Status

Beschreibung

query

Zeichenfolge

Optional

Optionale kodierte Abfrage zur weiteren Einschränkung der Vereinbarungsliste.

         

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

GlideRecord

Vereinbarungen, die der Benutzerin oder dem Benutzer gehören.

Beispiel:

// Vereinbarungen abrufen, die für die aktuelle Benutzerin oder den aktuellen Benutzer abgeschlossen sind
var query = 'state=Complete^ORDERBYsys_created_on';

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getMyAgreements(query);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.isFedRamp()

Legt fest, ob das System mit Adobe FedRAMP (Government Cloud) verbunden ist.

Rückgabe:

Typ

Beschreibung

Boolescher Wert

Wahr, wenn die Eigenschaft „x_adosy_as.fedramp“ auf „true“ festgelegt ist.

Beispiel:

// Überprüfen, ob eine FedRAMP-Verbindung verwendet wird

if(x_adosy_as.AdobeSign.isFedRamp()) {

  gs.addInfoMessage('Acrobat Sign verwendet eine Government Cloud-Verbindung.');

} else {

  gs.addErrorMessage('Acrobat Sign verwendet keine Government Cloud-Verbindung.');

}

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