Adobe Acrobat Sign für ServiceNow: Benutzerhandbuch

Erweitere das Adobe Acrobat Sign-Menü und wähle Zur Signatur senden.

Wähle auf der Seite Zur Signatur senden eine Acrobat Sign-Vorlage aus oder füge eine Datei hinzu.

Du kannst eine Vereinbarung mit mehreren Dokumenten auf eine der folgenden zwei Arten erstellen:

• Erstelle eine Vorlage mit mehreren Dokumenten und wähle sie im Feld „Vorlagen“ aus.
• Lade mehrere Dateien hoch. Adobe fasst mehrere Dokumente zum Signieren in einem PDF-Dokument zusammen.

Wähle auf der nächsten Seite einen oder mehrere Unterzeichnende aus, bearbeite gegebenenfalls den Betreff und wähle dann Senden aus.

Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, in der du die Vereinbarung anzeigen kannst.

Wähle im Vorfallsformular die Option Mit Adobe Acrobat signieren aus.

Wähle in dem daraufhin angezeigten Abschnitt eine Vorlage aus oder lade eine eigene Datei hoch und wähle dann Weiter.

Wenn du dazu aufgefordert wirst, überprüfe die Felder im Dokument und wähle dann Weiter.

Im Beispiel ist eine Zusammenführungsregel für die Vorlage „Lokale Haustierrichtlinie“ im Vorfallsdatensatz mit folgenden Zuordnungen vorhanden:

• „TodaysDate“ aus „opened_at“
• „EmployeeName“ aus „Caller_id“

Führe im angezeigten Dialogfeld folgende Schritte aus:

1. Füge Unterzeichnende hinzu. Du kannst ServiceNow-Nutzende auswählen oder E-Mail-Adressen eingeben.
2. Gib einen Betreff ein. Der Wert für den Betreff ist bereits mit Neue Vereinbarung ausgefüllt, dieser Wert kann jedoch bearbeitet werden.
3. Um ein Kennwort für den Zugriff auf die Vereinbarung festzulegen, wähle Kennwortschutz aus.
4. Wähle optional E-Mails von Adobe senden aus.
5. Um eine Vereinbarung im Entwurfsstatus zu erstellen, wähle Als Entwurf senden aus. Dadurch wird die Vereinbarung in Adobe Acrobat Sign hochgeladen, allerdings müssen Nutzende die Details überprüfen (im Vereinbarungsdatensatz verfügbar), damit die Vereinbarung zur Signatur gesendet werden kann.
6. Wähle Senden aus.

Führe in der angezeigten Bestätigungsmeldung folgende Schritte aus:

• Wähle Vereinbarung in ServiceNow anzeigen , um eine Endbenutzeransicht der Vereinbarung anzuzeigen.
• Wähle X aus, um im Vorfallsformular zu bleiben. Lade das Formular neu oder aktualisiere die zugehörige Liste Adobe Acrobat Sign, um das Formular mit den Details der Vereinbarung zu aktualisieren.

Auf der Vereinbarungsseite kannst du Vereinbarung abbrechen auswählen, um die Vereinbarung zu stornieren. 

Die Option Vereinbarung abbrechen ist nur für Absendende oder Nutzende mit der Managerrolle (x_adosy_as.adobe_sign_manager) verfügbar.

Sobald alle Unterzeichnenden die Vereinbarung signiert haben, zeigt die zugehörige Liste im Vorfallsformular den aktualisierten Status an.

Navigiere zu Adobe Acrobat Sign > Aktuell > Vereinbarungen und wähle dann den Vereinbarungsentwurf aus, den du überprüfen und senden möchtest. 

Wähle auf der Vereinbarungsseite Details überprüfen aus. 
Du wirst zur Web-Bedienoberfläche von Adobe Acrobat Sign weitergeleitet. 

Hinweis: Die Schaltfläche Details überprüfen ist nur für Nutzende mit der Rolle Admin (x_adosy_as.adobe_sign_admin) verfügbar.

Wenn du dazu aufgefordert wirst, gib die Anmeldedaten ein, um dich bei deinem Adobe Acrobat Sign-Konto anzumelden.

Ändere auf der Seite „Sendedetails", die geöffnet wird, die Details nach Bedarf:

1. Um die Unterzeichnenden neu zu ordnen, ziehe die Empfangsparteien nach oben oder unten.
2. Aktualisiere die Vereinbarungsnachricht, wenn gewünscht.
3. Aktiviere oder deaktiviere die Vereinbarungsoptionen.
4. Sobald du damit fertig bist, klicke auf Senden.

Die Empfangsparteien werden neu angeordnet und die aktualisierte Vereinbarung wird an die Empfangsparteien gesendet. Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, wie in der Abbildung unten dargestellt.

Wenn die Bestätigungsmeldung angezeigt wird, navigiere zurück zur Vereinbarung in ServiceNow. 

Der Vereinbarungsstatus wird jetzt zu „Zur Signatur versandt“ aktualisiert, die Teilnehmenden werden neu angeordnet und der Status lautet jetzt „Zur Signatur versandt". 

Möglicherweise musst du die zugehörige Liste aktualisieren, um die Änderungen anzuzeigen.

Um auf die Dokumente zuzugreifen, die auf deine Signatur warten, navigiere zu Self-Service > Adobe Acrobat Sign und wähle dann Zur Signatur aus.

Doppelklicke in der Liste auf den Datensatz, den du signieren möchtest, um ihn zu öffnen, und wähle dann Überprüfen und signieren. 

Fülle die Felder nach Bedarf aus und wähle dann das Signaturfeld aus.

Gib deinen Namen ein und wähle Anwenden aus.

Wenn du dazu aufgefordert wirst, stimme den Nutzungsbedingungen und dem Hinweis für Kunden zu und wähle dann Hier signieren.

Sobald die Signaturen angebracht wurden, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt (siehe unten). Du wirst zur Vereinbarung weitergeleitet, für die Folgendes gilt:

• Der Status lautet Abgeschlossen.
• Der Status lautet Signiert.
• Das Feld Signiertes Dokument ist mit dem Namen des signierten Dokuments ausgefüllt.
• Die eingebettete Teilnehmerliste ist aktualisiert. 
• Das Dokument selbst ist angehängt.

Möglicherweise musst du mit der rechten Maustaste klicken und Formular neu laden auswählen, um die Änderungen an den Feldern und dem Anhang anzuzeigen.