Adobe Sign-Suche – Funktionsweise

Überblick

Adobe Sign ermöglicht eine komplexe Suche nach Inhalten in den Vereinbarungen des Benutzers. Die Suchleiste gibt alle auf der Seite Verwalten gefundenen Transaktionen zurück, die mit der für die ausgewählte Inhaltsquelle angegebenen Zeichenfolge übereinstimmen.

  • Unter „Ihre Vereinbarungen“ suchen Sie nach Ihren Inhalten. In einem freigegebenen Konto suchen Sie nach dem Inhalt dieses freigegebenen Kontos.

Der Inhalt in den folgenden Feldern wird indiziert, wenn eine Transaktion erstellt/aktualisiert wird:

  • Titel: Vereinbarungstitel.
  • Anmerkung: Eine private Anmerkung zur Vereinbarung des Teilnehmers, die für andere nicht sichtbar ist.
  • Nachricht: Eine Liste der Nachrichten, die für diesen Teilnehmer sichtbar sind (sowohl öffentliche als auch private Nachrichten).
  • Ursprünglicher Dateiname: Ursprünglicher Name einer hochgeladenen Datei, der mit der Vereinbarung verknüpft ist.
  • E-Mail: Empfänger (einschließlich CCs) oder E-Mail-Adresse des Absenders.
  • Vollständiger Name: Vor- und Nachname des Empfängers (einschließlich CCs) oder Absenders.
  • Stellenbezeichnung: Stellenbezeichnung des Empfängers (einschließlich CCs) oder Absenders innerhalb des Unternehmens.
  • Firmenname: Firmenname des Empfängers (einschließlich CCs) oder Absenders.
  • Name der Empfängergruppe: Name der Ad-hoc-Vereinbarungsgruppe, zu der Empfänger gehören können.
  • Inhalt des Textfeldes: Von einem Benutzer bereitgestellter Inhalt des Textfeldes im Formular.
  • Vollständiger Name des freigebenden Benutzers: Vollständiger Name des freigebenden Benutzers der Vereinbarung. Bei Nicht-Freigabe ist dies der Name des Benutzers.
  • Name der Empfängergruppe des freigebenden Benutzers: Name der Empfängergruppe des freigebenden Benutzers der Vereinbarung. Bei Nicht-Freigabe ist dies der Name der Empfängergruppe des Benutzers.
  • Externe ID: Der Absender hat der Vereinbarung eine ID zugewiesen, die in beliebiger Form vorliegen kann, in der Regel jedoch als „<groupID>:<ID>“. Externe ID wird im Aufruf an die API zur Vereinbarungserstellung übergeben.
  • Externe Gruppen-ID: Absender weist der Vereinbarung eine Gruppen-ID zu, die in einer beliebigen Form vorliegen kann und normalerweise als Präfix für die externe ID verwendet wird. Die Externe Gruppen-ID wird im Aufruf an die API zur Vereinbarungserstellung übergeben. Sie müssen die externe ID angeben, wenn Sie den Parameter „Externe Gruppen-ID“ festlegen.

Funktionsweise der Textsuche

Wenn Sie zum Beispiel nach der Zeichenfolge: „Ein einfacher Fisch“ suchen,

  • tokenisiert Adobe Sign die Zeichenfolge, wobei Leerzeichen als Trennzeichen verwendet werden. Die obige Beispielzeichenfolge wird in drei Token unterteilt: Eineinfacher und Fisch
    • Zeichen in der Abfragezeichenfolge gehören zu einer von drei verschiedenen Arten: Buchstabe, Zahl oder Trennzeichen.
    • Zeichen, die als Trennzeichen behandelt werden (außer Leerzeichen), sind: ~ ' ! @ # $ % ^ & * ( ) - = { } [ ] | \. ,: ; " " < >? /
      • Punkte, Unterstriche und Apostrophe bleiben als Teil eines Tokens erhalten, wenn die Zeichen vor und nach diesem Symbol zur gleichen Art gehören.
      • Anführungszeichen, die die gesamte Abfragezeichenfolge umschließen, sind keine Trennzeichen und geben einen literalen Zeichenfolgenwert (Ausdruck) an
      • Anführungszeichen innerhalb einer Abfragezeichenfolge sind Trennzeichen und geben keinen literalen Zeichenfolgenwert an.
  • Die Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung wird aufgehoben. Beispiel: ein, einfacher und fisch
  • Die Suche versucht dann, den gesamten Text jedes Tokens einem indexierten Wert zuzuordnen
    • Eine komplexere Tokenisierung erfolgt für den Vereinbarungstitel (siehe unten).
  • Es wird eine umfassende Suche verwendet, d. h., jede Vereinbarung, die mindestens einem Token aus mindestens einem durchsuchbaren Feld entspricht, wird in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen
    • Der zurückgegebene Datensatz wird nach einem Relevanzwert  sortiert. Die wichtigsten Suchergebnisse, werden zuerst zurückgegeben.

Das Feld Vereinbarungstitel:

Wie bereits erwähnt, weist das Feld Vereinbarungstitel aufgrund eines zusätzlichen „angepassten“ Tokenizers, der in erster Linie Kontext-Trennzeichen (im Vergleich zu expliziten Zeichen) tokenisiert, eine ausgefeiltere Tokenisierung auf. Dieser benutzerdefinierte Tokenizer unterscheidet sich von dem Standard wie folgt:

  • Präfixtoken (bis zu 10 Zeichen) werden generiert. Ein Präfixtoken ist die inkrementelle Zeichenfolge eines beliebigen Standardtokens. Beispiel: Wenn das Standardtoken fish ist, lauten die inkrementellen Token: f, fi, fis und fish
    • Dies ermöglicht die Suche nach Teilzeichenfolgen, wenn Sie mit dem ersten Zeichen des Tokens beginnen.
    • Übereinstimmungen in der Mitte der Zeichenfolge werden ignoriert. Beispiel: Bei der Suche nach sicht gibt es beim Wort offensichtlich keine Übereinstimmung
  • Token bei nicht alphanumerischen Zeichen teilen. Beispiel: Die Zeichenfolge Super_Duper ergibt die Token Super und Duper
    • Unterstriche sind keine Trennzeichen im Standard-Tokenizer
  • Token bei Übergängen zwischen Klein- und Großbuchstaben teilen. Beispiel: Die Zeichenfolge PowerShot ergibt die Token Power und Shot
  • Token bei Übergängen zwischen Buchstaben und Zahlen teilen. Beispiel: Die Zeichenfolge XL500 ergibt die Token XL und 500
  • Führende oder nachfolgende Trennzeichen aus jedem Token entfernen. Beispiel: Die Zeichenfolge XL---42+'Autocoder‘ ergibt die Token XL42 und Autocoder.
  • Die englische Possessivendung ('s) vom Ende jedes Tokens entfernen. Beispiel: Die Zeichenfolge Dave's ergibt das Token Dave

Beachten Sie, dass Sie mit der Kombination aus Standard- und benutzerdefinierten Tokenizern nach der vollständigen Zeichenfolge des Tokens (dank des Standard-Tokenizers) und den Präfixtoken (dank des benutzerdefinierten Tokenizers) suchen können, aber es wird kein Präfixtoken als Übereinstimmung angezeigt, das ein Trennzeichen umfasst.

Beispiel 1: Sie haben eine Vereinbarung mit dem Namen My_NDA

  • Der Standard-Tokenizer würde ein Token erzeugen, das wie folgt aussieht: my_nda
  • Der benutzerdefinierte Tokenizer würde eine Reihe von Präfixtoken erzeugen: m, my, n, nd und nda
  • Der Versuch, nach my_nd zu suchen, würde aus folgendem Grund keine Ergebnisse zurückgeben: 
    • Der Standard-Tokenizer erstellt keine Präfixtoken, sondern nur vollständige Zeichenfolgen.
    • Der benutzerdefinierte Tokenizer trennt den Unterstrich, sodass Präfixtoken ihn nicht enthalten würden.

Beispiel 2: Sie haben eine Vereinbarung mit dem Namen XL500

  • Der Standard-Tokenizer würde ein Token erzeugen, das wie folgt aussieht: XL500
  • Der benutzerdefinierte Tokenizer würde eine Reihe von Präfixtoken erzeugen: xxl550 und 500.
  • Der Versuch, nach xl5 zu suchen, würde aus folgendem Grund keine Ergebnisse zurückgeben: 
    • Der Standard-Tokenizer erstellt keine Präfixtoken, sondern nur vollständige Zeichenfolgen.
    • Der benutzerdefinierte Tokenizer trennt den Übergang zwischen Buchstaben und Zahlen, sodass kein Präfixtoken erstellt werden kann, das von einem Buchstaben zu einer Zahl übergeht.

Suche mit spezieller Abfragesyntax

Wie im obigen Abschnitt beschrieben, führt die Vereinbarungssuche eine ungefähren Abgleich aller durchsuchbaren Felder einer Vereinbarung durch. Der Inhalt von durchsuchbaren Feldern wird mit einem Token versehen und diese Token werden dann bei der Abfrage mit der Abfragezeichenfolge verglichen. Die Vereinbarungssuche führt auch einen Präfixabgleich mit bis zu 10 Zeichen für diese Token durch. Übereinstimmungen eines gesamten Feldwerts und Übereinstimmungen eines Ausdrucks aus einem Feldwert können jedoch nur mit einer speziellen Syntax erzielt werden.

AUSDRUCKSÜBEREINSTIMMUNGSABFRAGE:

Wenn eine Ausdruckssuche in allen durchsuchbaren Feldern erforderlich ist, sollte eine Abfrage zur Ausdrucksübereinstimmung verwendet werden.

  • Eine reguläre Abfrage für eine ungefähre Übereinstimmung stimmt überein, wenn EINES der Token in einem Feld angezeigt wird (aber nicht unbedingt alle). Die Tokenreihenfolge ist dabei irrelevant, da Token nicht zusammen angezeigt werden müssen.
  • Mit einer Ausdrucksübereinstimmung kann abgeglichen werden, wo mehrere Token im selben Feld angezeigt werden. Diese Token werden innerhalb der Anführungszeichen in der angegebenen Reihenfolge angezeigt.

Syntaxformat der Ausdrucksübereinstimmungsabfrage:

'<Ausdrucksübereinstimmungsabfrage>'

oder

"<Ausdrucksübereinstimmungsabfrage>"

Wenn die Abfragesyntax nicht den Regeln für die Syntax einer Ausdrucksübereinstimmungsabfrage entspricht, führt die Vereinbarungssuche eine normale Abfrage für eine ungefähre Übereinstimmung unter allen durchsuchbaren Feldern durch.

FELDNAMENPRÄFIXABFRAGE:

Eine Feldnamenpräfixabfrage sollte verwendet werden, wenn nur nach einem bestimmten Feld der Benutzervereinbarungen gesucht wird. Die Feldnamenpräfixabfrage muss ein Feldnamenpräfix enthalten, gefolgt von einer regulären ungefähren Übereinstimmung oder einer Ausdrucksübereinstimmungsabfrage.

Syntaxformat der Feldnamenpräfixabfrage:

<Feldname>:<Abfrage>

oder

<Feldname>:"<Ausdrucksübereinstimmungsabfrage>"

oder

<Feldname>:'<Ausdrucksübereinstimmungsabfrage>'

Wenn <Feldname> nicht angegeben ist, werden alle Felder abgefragt, die für die Ausdrucksübereinstimmung unterstützt werden. Andernfalls wird nur das Feld <Feldname> abgefragt. 

Wenn die Abfragesyntax nicht den Regeln für die Syntax einer Feldnamenpräfix-Abfrage entspricht, verwendet die Vereinbarungssuche die gesamte Abfrage als Suchabfrage (ungefähre Übereinstimmung oder Ausdrucksübereinstimmung, je nach Syntax) und führt eine Suche unter allen durchsuchbaren Feldern durch. 

Beispiel: Ausdrucksübereinstimmungsabfrage:

Titel: „Hallo Welt“

Führt eine Suche nur in dem Feld durch, das den Titel der Vereinbarung enthält.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der Präfixe, die für die Feldnamenpräfixabfrage unterstützt werden.

Feldnamenpräfixe sind groß-/kleinschreibungsunabhängig.

FELDINHALT

 ABFRAGEZEICHENFOLGE DES FELDNAMENPRÄFIX

BESCHREIBUNG DES FELDINHALTS

Titel

Titel*

Vereinbarungstitel.

Anmerkung

Anmerkung

Eine private Vereinbarungsnotiz des Teilnehmers, die für niemanden sichtbar ist.

Nachricht

Nachricht

Eine Liste der Nachrichten, die für diesen Teilnehmer sichtbar sind (sowohl öffentliche als auch private Nachrichten).

Ursprünglicher Dateiname

ursprünglicherDateiname

Ursprünglicher Name einer hochgeladenen Datei, die mit der Vereinbarung verknüpft ist.

E-Mail

E-Mail**

E-Mail-Adresse des Empfängers (einschließlich CCs) oder Absenders.

Vollständiger Name

vollständigerName***

Vor- und Nachname des Empfängers (einschließlich CCs) oder Absenders.

Stellenbezeichnung

Stellenbezeichnung

Stellenbezeichnung des Empfängers (einschließlich CCs) oder Absenders innerhalb des Unternehmens.

Firmenname

Firmenname

Firmenname des Empfängers (einschließlich CCs) oder Absenders.

Name der Empfängergruppe

EmpfängergruppeName

Name der Ad-hoc-Vereinbarungsgruppe, zu der die Empfänger gehören können.

Inhalt des Textfelds

TextfeldInhalt

Vom Benutzer bereitgestellter Textfeldinhalt im Formular.

Vollständiger Name des freigebenden Benutzers FreigebenderBenutzerName Vollständiger Name des freigebenden Benutzers der Vereinbarung. Bei Nicht-Freigabe ist dies der Name des Benutzers.
Name der Empfängergruppe des freigebenden Benutzers EmpfängergruppeFreigebenderBenutzer Empfängergruppenname des freigebenden Benutzers der Vereinbarung. Bei Nicht-Freigabe ist dies der Name der Empfängergruppe des Benutzers.
Externe ID

externeId

Der Absender hat der Vereinbarung eine ID zugewiesen, die in beliebiger Form vorliegen kann, in der Regel jedoch als „<groupID>:<ID>“. Externe ID wird im Aufruf an die API zur Vereinbarungserstellung übergeben.

Externe Gruppen-ID

externeGruppenID

Absender hat der Vereinbarung eine Gruppen-ID zugewiesen, die in einer beliebigen Form vorliegen kann und normalerweise als Präfix für die externe ID verwendet wird. Die Externe Gruppen-ID wird im Aufruf an die API zur Vereinbarungserstellung übergeben.

Sie müssen die externe ID angeben, wenn Sie den Parameter „Externe Gruppen-ID“ festlegen.

Zur Abwärtskompatibilität verfügen einige Feldnamenpräfixe über Aliase, die in der Funktionalität den ursprünglichen Feldnamenpräfixen entsprechen. Diese Aliase sind veraltet und werden am Ende entfernt:

  *  Das Feldnamenpräfix „name“ kann anstelle von „title“ verwendet werden.

 ** Das Feldnamenpräfix „participantEmail“ kann anstelle von „email“ verwendet werden.  

*** Das Feldnamenpräfix „participantName“ kann anstelle von „fullName“ verwendet werden.

Filtern der zurückgegebenen Daten

Bei der Suche nach Inhalten kann eine enorme Anzahl von Einträgen zurückgegeben werden.

Es stehen vier Filter zur Verfügung, die einzeln oder in Kombination verwendet werden können, um den Datensatz auf eine überschaubare Liste von Einträgen zu begrenzen.

Filtern nach Änderungsdatum

Das Symbol zum Filtern nach dem Änderungsdatum öffnet die Optionen zur weiteren Eingrenzung des Datensatzes durch Auswahl eines Datumsbereichs:

  • Alle Daten
  • Letzte 24 Stunden
  • Letzte sieben Tage
  • Letzte 30 Tage
  • Die letzten 12 Monate
  • Benutzerdefinierter Datumsbereich

Filtern nach Feldwerten

Mit dem Eingabefeld Suchen (rechts neben der Schaltfläche Filter) können Sie einen Filter auf einzelne Felder anwenden, die hochspezifische oder eindeutige Daten enthalten können.

Die Optionen für durchsuchbare Felder sind:

  • Alle Felder: Dies ist der Standardwert. Diese Option durchsucht alle Feldoptionen nach der exakten Zeichenfolge im Feld Suchen und gibt die meisten Einträge zurück.
  • Titel: Beschränkt den zurückgegebenen Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge im Titel des Objekts (z. B. Vereinbarungsname).
  • Anmerkung: Beschränkt den Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge in den persönlichen Anmerkungen des suchenden Benutzers.
  • Nachricht: Beschränkt den Datensatz auf Einträge mit der gesuchten Zeichenfolge in den Feldern Nachricht oder Private Nachricht der Vereinbarung.
  • Originaldateinamen: Wertet den Dateinamen des ursprünglich hochgeladenen Dokuments aus und gibt nur übereinstimmende Einträge zurück.
  • E-Mail: Entspricht der E-Mail-Adresse eines Empfängers.
    • Beachten Sie, dass Textfelder, die mit einer Validierung der E-Mail-Adresse definiert sind, von diesem Filter nicht erfasst werden. 
  • Vollständiger Name: Entspricht dem von einem Empfänger beim Anwenden einer Signatur bereitgestellten Wert für den Namen. Wenn nur ein Name angegeben wird, werden alle Einträge zurückgegeben, die diesem einen Wert entsprechen.
    • Beachten Sie Folgendes: Die Werte für Namen hängen davon ab, was der Empfänger eingibt und stimmen möglicherweise nicht mit vorherigen Signatur- oder Profilnamen überein (wenn der Empfänger über ein Adobe Sign-Benutzerkonto verfügt).
  • Stellenbezeichnung: Entspricht den Werten im Feld Titel.
  • Firmenname: Entspricht den Werten im Feld Firma.
  • Name der Empfängergruppe: Entspricht dem (vom Absender eingegebenen) Namen der Empfängergruppe.
  • Textfeldinhalt: Entspricht dem genauen Wert eines Texteingabefelds. Dazu gehören Standardwerte und einzelne Wörter, die in größeren Textblöcken gefunden werden.

Filtern nach Gruppe

Konten, für die Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert sind, haben Zugriff auf einen Gruppenfilter, der den zurückgegebenen Datensatz auf Vereinbarungen beschränkt, die von dieser Gruppe gesendet werden.

Suchfilter

Filtern nach ausgeblendeten Inhalten

Wenn Sie ausgeblendete Inhalte durchsuchen möchten, steht eine weitere Option zur Verfügung.

Wenn die Option Ausgeblendete Inhalte durchsuchen ausgewählt ist, werden nur ausgeblendete Inhalte in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen

Hinweis:

Wenn ein Filter ausgewählt ist, wird neben dem Filtersymbol ein Tag angezeigt.  Nachdem der Datensatz zurückgegeben wurde, können Sie auf einen beliebigen Filter klicken, um das Tag zu entfernen.

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