Oversigt

Adobe Sign til ServiceNow gør, at anmodninger om dokumentsignatur kan sendes via ServiceNow-platformen ved hjælp af den oprindelig funktion. Signaturanmodninger sendes via arbejdsforløb til Adobe Sign-tjenesten.

Programafhængigheder

Nedenfor vises programafhængigheder for Adobe Sign til ServiceNow.

  • Krævede plugins

○ Orchestration

  • Krævede systemtabeltilladelser

○ Mailnotifikation (sys_event_email_action)

○ Mailskabeloner (sys_email_client_template)

○ Maillayouts (sys_email_layout)

Konfigurationsinstruktioner

Installér programmet Adobe Sign til ServiceNow

Når du har tilmeldt dig og/eller købt forbindelseskomponenten, bør den vises i menuen "Systemprogrammer" i din ServiceNow-forekomst.

app menu

Når installationen er færdig, har du to nye programmenuer i dit venstre navigationspanel – "Adobe Sign" og "Adobe Sign-administration".

Den venstre menu er brugerens menu/visning, og den højre er administratorens visning.

user menu
Admin Menu


Opdater automatisk planlagt job

Der er oprettet et planlagt job med navnet Adobe Sign – opdater automatisk dokumenter, som opdaterer dokumenterne i tabellen Adobe Sign-dokumenter. Opdateringen er som standard indstillet til at køre kl. 1 om natten. Du kan selv vælge, hvordan opdateringen skal køres.


Mid-server og Jar-fil

For at lette underskrivelsen af vedhæftede dokumenter kræves der en Mid-server sammen med to brugerdefinerede Jar-filer (medfølger nedenfor). Hvis du ikke allerede har en Mid-server, skal du følge installationsinstruktionerne fra ServiceNow her.

Når Mid-serveren er installeret, skal du sørge for, at den er indstillet som standardserveren for Orchestration. I Orchestration-menuen skal du gå til Egenskaber for Mid-server og skrive navnet på din Mid-server i feltet Mid-standardserver, der skal bruges til Orchestration-aktiviteter.

Mid Server

Der er to brugerdefinerede Jar-filer, der skal installeres på din MID-server:

  • JSON Simple
  • MultiPartFileUpload

Download

De kan installeres ved at følge denne procedure.

Sørg for, at Mid-serveren genstarter (dette bør ske automatisk).

Bemærk:

Begge wiki-referencer ovenfor er til Istanbul-versionen. Din installation kan variere lidt baseret på den ServiceNow-version, du kører.


Brugere/roller

Der medfølger to roller i programmet – "x_desci_adobesign_admin" og "x_desci_adobesign_user". Enhver bruger med rollen "x_desci_adobesign_admin" har fuld adgang til alle funktioner samt både bruger- og administratormenuer.  

Brugere med "x_desci_adobesign_user" har kun adgang til "Adobe Sign"-brugermenuen og eksempelkatalogelementer.


Succes-/fejlbetingelser for arbejdsforløbsaktivitet

Alle brugerdefinerede arbejdsforløbsaktiviteter blev bygget med et "resultat"-output. Dette output er som standard indstillet til aktivitetsresultatværdien:

  • Hvis der ikke er nogen fejl (activityOutput.result==null), fortsætter aktiviteterne som lykkedes. 
  • En fejltilstand (activityOutput.result!=null) resulterer i, at den specifikke fejl logges, og at arbejdsforløbet indstilles som lukket ufærdigt. 

Det kan konfigureres, hvordan fejltilstanden skal håndteres, så der kan sendes notifikationer, en opgave kan tilføjes, som en teknisk ressource skal gennemgå osv.


Brugerdefinerede opgavefelter

Tre brugerdefinerede felter er føjet til opgavetabellen og kan føjes til en brugerdefineret Adobe Sign-listevisning for at vise dokumentstatus og -oplysninger til slutbrugeren på en mere overskuelig måde. Felterne er:

  • Dokumentstatus (x_desci_adobesign_document_status) – status på dokumentet baseret på statussen i Adobe Sign. De samme værdier er i feltet "Dokumentstatus" og svarer også til de tilstande, der bruges i Adobe Sign.
  • Dokument-URL (x_desci_adobesign_document_url) – Adobe Sign URL for dokumentaftalen
  • Aftale-id (x_desci_adobesign_agreement_id) – entydigt id for aftalen

Få flere oplysninger om oprettelse af en brugerdefineret listevisning ved at klikke her

Der kan også oprettes en visningsregel, som tvinger brugerne til at se den brugerdefinerede visning. Få flere oplysninger ved at klikke her.

Forsigtig:

Alle feltnavne bruges i hele programmet for at lette funktionen. Hvis navnene ændres, erstattes osv., virker visse ting muligvis ikke som forventet.

Få flere oplysninger om oprettelse af en brugerdefineret listevisning ved at klikke her.

Der kan også oprettes en visningsregel, som tvinger brugerne til at se den brugerdefinerede visning. Få flere oplysninger ved at klikke her.

Et skærmbillede af en eksempelvisning vises nedenfor:

Task Fields

Eksterne systemforbindelser

Programmet Adobe Sign til ServiceNow kræver en Adobe Sign-konto for at lette kommunikationen mellem forbindelseskomponenten og ServiceNow.


Oprettelse af forbindelse mellem din Adobe Sign-konto og ServiceNow

Du skal have en Adobe Sign-konto for at tillade ServiceNow at kommunikere med e-signaturtjenesten. Hvis du ikke har en konto, kan du få en her – Adobe Sign

Når du så har en konto, skal du oprette forbindelsen mellem ServiceNow og Adobe Sign ved at klikke på linket Opret forbindelse til Adobe i Adobe Sign-administrationsmenuen.

Connect1

Dette omdirigerer dig til forbindelsessiden:

7Connect2-rebranded

 

  • Klik på knappen Opret forbindelse for at etablere en pålidelig relation til Adobe Sign.
    • Dette omdirigerer dig til Adobe Sign-loginsiden, hvor du skal logge på og give vedvarende adgang
8login-rebrand
  • Blev godkendt til Adobe Sign med din Adobe Sign-administratorkonto
    • Panelet opdateres for at bekræfte, at du ønsker at etablere en pålidelig relation
9Trust-rebrand
  • Bekræft adgang ved at klikke på knappen Tillad adgang

Når du har gjort det, bør du se beskeden Adobe Sign-forbindelse fuldført (vist nedenfor), når du bruger linket Opret forbindelse til Adobe Sign.

 

10Connect 4-rebrand

Du har nu oprettet forbindelse mellem Adobe Sign og ServiceNow. 


Test af konfigurationen

Test kan udføres ved at følge vejledningen i sektionen ovenfor. Hvis du er forbundet, og den bruger, der er logget på, har den korrekte rolle, bør din konfiguration være korrekt.

Demokatalogelementer/workflows

Demokatalogelementer og arbejdsforløb, der illustrerer brugen af de brugerdefinerede arbejdsforløbsaktiviteter, er blevet oprettet. Disse giver eksempler på, hvordan elementer og arbejdsforløb skal konfigureres for at udnytte programmet Adobe Sign til ServiceNow, fra start til slut.


Katalogelementer

To demokatalogelementer er blevet oprettet til programmet. Mellem de to elementer demonstreres alle understøttede scenarier for at indhente en signatur.

Bemærk:

Mailadresser skal adskilles med et komma (email1@email.com, email2@email.com osv.), og signaturanmodninger sendes i den rækkefølge, de angives i.

  • Adobe Sign – anmod om en signatur – giver anmoderen mulighed for at vælge et eksisterende dokument – enten på deres lokale harddisk eller et eksisterende biblioteksdokument i Adobe Sign – og sende til en eller flere personer til underskrivelse. Processen kan konfigureres til at sende dokument-AS-IS/øjeblikkelig eller til først at vise dokumentet ved brug af Adobe Sign Send
  • Adobe Sign – anmod om W9-signatur – sender et specifikt dokument til underskrivelse (i tilfælde af en W9-formular), så brugeren aldrig behøver at angive. Dette eksempel viser, hvordan du udnytter forbindelseskomponenten til at sende et specifikt dokument, uden at brugeren behøver at søge efter det eller vedhæfte det til anmodningen. Dokumentspecifikationerne føjes til den brugerdefinerede arbejdsforløbsaktivitet i workflowet


Arbejdsforløb

To demoarbejdsforløb er blevet installeret med programmet. Disse arbejdsforløb har også brugerdefinerede stadieværdier, der svarer til dokumentstatussen i Adobe Sign. På dette tidspunkt bruges kun et par af disse værdier, men andre kan bruges i fremtidige versioner af programmet. 

Adobe Sign – anmoder om en signatur – knyttet til katalogelementet "Adobe Sign – anmod om en signatur" og illustrerer fire forskellige scenarier for, hvordan forbindelseskomponenten kan bruges til at sende et dokument til underskrivelse:

  • Brug et eksisterende dokument med visning – sender det dokument, der er valgt på rullelisten, efter anmoderen har set det. Ved indsendelse modtager anmoderen en mail med et link til den oprettede aftale (se Mailnotifikationer). Når brugeren har bekræftet dokumentet, sendes det sekventielt (i den rækkefølge, modtagerne står i) til alle de mailadresser, der skal modtage og underskrive dokumentet. Når aftalen er underskrevet, vedhæftes det til det fuldførte anmodede element.
  • Brug et eksisterende dokument uden visning – ved indsendelse sender det dokument, der er valgt på rullelisten, til alle angivne mailadresser i den rækkefølge, adresserne er angivet i. Der er ingen visning af dokumentet. Når aftalen er underskrevet, vedhæftes det til det fuldførte anmodede element.
  • Vedhæft dokument med visning – sender det vedhæftede dokument, efter anmoderen har vist det. Ved indsendelse modtager anmoderen en mail med et link til den oprettede aftale (se Mailnotifikationer). Når brugeren har bekræftet dokumentet, sendes det sekventielt (i den rækkefølge, modtagerne står i) til alle de mailadresser, der skal modtage og underskrive dokumentet. Når aftalen er underskrevet, vedhæftes det til det fuldførte anmodede element.
  • Vedhæft dokument uden visning – ved indsendelse sender det dokument, der er valgt på rullelisten, til alle angivne mailadresser i den rækkefølge, adresserne er angivet i. Der er ingen visning af dokumentet. Når aftalen er underskrevet, vedhæftes det til det fuldførte anmodede element.

 

Adobe Sign – anmod om specifik dokumentsignatur – knyttet til katalogelementet "Adobe Sign – anmod om W9-signatur" og illustrerer, hvordan forbindelseskomponenten kan bruges til at indstille dokumentet til at blive sendt via arbejdsforløbet, og viser anmoderen et specifikt dokument at anmode om. Følgende to scenarier illustreres i dette arbejdsforløb:

  • Send arbejdsforløb-angivet dokument med visning – sender det dokument, der er angivet i arbejdsforløbet, efter anmoderen har vist det. Ved indsendelse modtager anmoderen en mail med et link til den oprettede aftale. Når brugeren har bekræftet dokumentet, sendes det sekventielt (i den rækkefølge, modtagerne står i) til alle de mailadresser, der skal modtage og underskrive dokumentet. Når aftalen er underskrevet, vedhæftes det til det fuldførte anmodede element.
  • Send arbejdsforløb-angivet dokument uden visning – ved afsendelse sender det dokument, der er angivet i arbejdsforløbet, til alle angivne mailadresser. Der er ingen visning af dokumentet. Når aftalen er underskrevet, vedhæftes det til det fuldførte anmodede element.


Brugerdefinerede arbejdsforløbsaktiviteter

De brugerdefinerede arbejdsforløbsaktiviteter blev oprettet for at lette signaturprocessen. Baseret på den valgte handling (vedhæft et dokument, brug et eksisterende, vis eller ikke vis osv.) skal aktivitetens handling ændres for at behandle anmodningen. Hver brugerdefineret aktivitet er vist nedenfor og bruges mindst én gang i de to viste eksempel-workflows.

Bemærk:

Hvis du ikke ser de brugerdefinerede aktiviteter angivet nedenfor, kan du se, hvordan problemet løses korrekt, i sektionen Fejlfinding.

  • Adobe Sign – send markering, visning – bruges, når "adobe_preview"-variablen = ja og "adobe_attach_or_existing"-variablen = nej. Sender det valgte dokument ("adobe_lib_doc") til mailadresserne i "adobe_email_address" til underskrivelse, efter anmoderen har vist og sendt til underskrivelse.
  • Adobe Sign – send markering, ingen visning – bruges, når "adobe_preview"-variablen = nej og "adobe_attach_or_existing"-variablen = nej. Sender det valgte dokument ("adobe_lib_doc") til mailadresserne i "adobe_email_address" til underskrivelse efter indsendelse af anmodningen og venter ikke på en visning.
  • Adobe Sign – send vedhæftet fil, visning – bruges, når "adobe_preview"-variablen = ja og "adobe_attach_or_existing"-variablen = ja. Sender det vedhæftede dokument til mailadresserne i "adobe_email_address" til underskrivelse, efter anmoderen har vist og sendt til underskrivelse.
  • Adobe Sign – send vedhæftet fil, ingen visning – bruges, når "adobe_preview"-variablen = nej og "adobe_attach_or_existing"-variablen = ja. Sender det valgte dokument ("adobe_lib_doc") til mailadresserne i "adobe_email_address" til underskrivelse efter indsendelse af anmodningen og venter ikke på en visning.
  • Adobe Sign – hent vedhæftede fildata – bruges, når "adobe_attach_or_existing"-variablen = ja. Indsamler aftaledata og udnytter den brugerdefinerede Jar-fil og Mid-server til at konvertere til multipart-/formularformat.
  • Adobe Sign – send dokument X, ingen visning – bruges, når dokumentet er blevet prædefineret, og "adobe_preview"-variablen = nej. Inputparameteren "adobe_lib_doc" holder navnet på den aftale, der er sendt. Navneværdien kan findes i tabellen "Adobe Sign-dokumenter". I vores arbejdsforløb sender vi W9-dokumentet, og vi indstiller også "adobe_agreement_name" til "Anmodning om W9-formularsignatur" til standard.
  • Adobe Sign – send dokument X, visning – bruges, når dokumentet er blevet prædefineret, og "adobe_preview"-variablen = ja. Inputparameteren "adobe_lib_doc" holder navnet på den aftale, der er sendt. Navneværdien kan findes i tabellen "Adobe Sign-dokumenter". I vores eksempelelement/-arbejdsforløb sender vi W9-dokumentet, og vi indstiller også "adobe_agreement_name" til "Anmodning om W9-formularsignatur" til standard
  • Adobe Sign – underskrevet aftale – denne aktivitet returnerer det underskrevne dokument fra Adobe Sign og vedhæfter det til den aktuelle post. Denne aktivitet bør bruges, når et dokument er blevet valgt eller vedhæftet af anmoderen, og IKKE, når et specifikt dokument er blevet hårdkodet. Brug "Adobe Sign – vedhæft aftale X" for de situationer. 
  • Adobe Sign – underskrevet aftale – denne aktivitet returnerer det underskrevne dokument fra Adobe Sign og vedhæfter det til den aktuelle post. Denne aktivitet bør bruges, når et dokument er blevet valgt eller vedhæftet af anmoderen, og IKKE, når et specifikt dokument er blevet hårdkodet.
  • Adobe Sign – vedhæft underskrevet aftale X – denne aktivitet returnerer det underskrevne dokument fra Adobe Sign og vedhæfter det til den aktuelle post, hvis der er tale om et prædefineret dokument.


Mailnotifikationer

Tre brugerdefinerede mailnotifikationer er blevet bygget til at illustrere de brugerdefinerede skabeloner og layouts samt til at give et eksempel på visnings-/kontrol-URL-adressen.

  • Adobe Sign – anmodning åbnet – udløses, når der er anmodet om en visning ("adobe_preview"-variablen er indstillet til ja), og elementet er et af demoelementerne. Den har et link til den aftale, der afventer kontrol.

BEMÆRK – hvis der oprettes andre notifikationer, vil du skulle inkludere URL-adressen til dokumentet, så anmoderen kan kontrollere. Dette link er også på RITM-formularen og kan føjes til andre ved at føje feltet "dokument-URL" til formularvisningen.

  • Adobe Sign – anmodning annulleret – udløses, når elementet er én af de 2 demokatalogelementer, tilstanden er "Lukket ufærdig", og stadiet er "Afbrudt".
  • Adobe Sign – anmodning lukket – udløses, når elementet er én af de 2 demokatalogelementer, tilstanden er "Lukket færdig", og stadiet er "Underskrevet".

Ved at navigere til nogle af disse poster kan du se eksempelskabelonerne samt eksempellayoutet.

Konfigurer det planlagte job for automatisk opdateret

Det planlagte job, der automatisk opdaterer tabellen Adobe Sign-dokumenter, prækonfigureres til at blive udført kl. 1 om natten. Dette job kan rekonfigureres til at køre på ethvert tidspunkt og kan køres dagligt, ugentligt eller kontinuerligt.

For at redigere jobbet skal du gå til menuen Adobe Sign-administration > udvide elementet Konfiguration af > klikke på Automatisk opdatering af dokumentjob

Konfigurer panelet som ønsket, og klik på Opdater for at gemme ændringer.

Klik på Kør nu for at køre jobbet med det samme én gang.

AutoRefresh panel

Support og fejlfinding

Kontaktoplysninger til support

Hjælpedokumentation og links er inkluderet i både brugerens og administratorens menu. Webstedet nedenfor har også kontaktoplysninger til support


Fejlfinding

Nedenfor er et par almindelige problemer, der kan opstå ved installation og brug af Adobe Sign til ServiceNow.

Variabelnavne til katalogelementer – variabelnavnene, der bruges i de to eksempelkatalogelementer, er meget vigtige for funktionaliteten af forbindelseskomponenten. De bruges i stort omfang i de brugerdefinerede arbejdsforløbsaktiviteter, og enhver ændring af dem vil skabe problemer i workflowet. Hvis du ænder nogen af variabelnavnene, skal du foretage en tilsvarende ændring i enhver Adobe Sign-aktivitet, der bruges i arbejdsforløbet.

Forbindelsesfejl, når du bruger linket "Opret forbindelse til Adobe Sign" (kun administratorer) – hvis du ser en skærm med forbindelsesfejl (vist nedenfor), skal du genoprette forbindelse ved at følge procedurerne i afsnittet Oprettelse af forbindelse mellem din Adobe Sign-konto og ServiceNow .  Bekræft også, at Adobe Sign-kontooplysningerne er korrekte.

Error Gump-rebrand

 

Aktiviteter for vedhæftede filer fungerer ikke korrekt – aktiviteterne for vedhæftede filer afhænger af Mid-serverens forbindelse for at kunne fungere korrekt. Sørg for, at Mid-serveren kører, som den skal, og at Jar-filen er installeret korrekt. Hvis de stadig mislykkes, skal du sørge for, at alle variabelnavne er korrekte som vist ovenfor.

Aftale-id-fejl ved afsendelse af en anmodning – aftale-id-fejl kan skyldes dokumenter, der er vist i tabellen "Adobe Sign-dokument"/menupunktet Mine dokumenter, der hører til en anden Adobe Sign-konto. Selvom navnene på demodokumenterne fra Adobe kan matche, har de forskellige aftale-id'er på kontoen. Hvis den vedhæftede Adobe-konto ændres, skal du sørge for at opdatere dokumentet ved at bruge "Opdater dokumentliste" i Adobe Sign-menuen.

Menuindstillingerne er/er ikke synlige for brugere – sørg for, at alle brugere, der kræver adgang til programmet, har de korrekte roller tildelt til sig. Hvis du bruger grupper, skal du sørge for, at de nødvendige roller er tilknyttet til dem.

Ingen fejl, men mailmodtagere modtager ikke signaturanmodninger - sørg for, at de angivne mailadresser er adskilt med komma. Det korrekte format er email1@email.com, email2@email.com, email3@email.com osv.

Brugerdefinerede arbejdsforløbsaktiviteter vises ikke, som de skal i arbejdsforløbseditoren – i øjeblikket er der en fejl, der påvirker synligheden af de brugerdefinerede arbejdsforløbsaktiviteter. Dette problem opstår typisk efter en opgradering eller opdatering af Adobe Sign til ServiceNow-programmet. Hvis aktiviteterne ikke vises, skal du følge nedenstående trin for at løse det.

  • Gå til tabellen “wf_element_activity” ved at skrive wf_element_activity.list i søgefeltet i venstre side
1_navigate_to_wfelement

Du ser alle arbejdsforløbsaktiviteterne vist, inkl. de globale

  • Filtrer listen til kun at vise Adobe Sign-aktiviteterne ved at bruge filteret program = AdobeSign
2_filter_using_adobesign

Når listen er filtreret til kun at vise Adobe Sign-aktiviteter, vil du se hver version af aktiviteten vist. Medmindre du har tilføjet dine egne brugerdefinerede aktiviteter, bør antallet være ca. 320 som vist på skærmbilledet

  • Klik på enhver aktivitetspost for at åbne den specifikke aktivitet, klik på "hamburgeren" på postoverskriften, og vælg Versioner
3_select_versions

 

Dette fører dig til en versionsliste:

4_versions_list

 

  • Sortér listen efter versionen, og åbn den seneste versionspost. I dette eksempel er vores seneste version 10, så vi vil skulle redigere lige netop den post

Bemærk, at selvom du ser version 10, er den indstillet til Published = false. Dette er roden af problemet, som vi prøver at undgå. Selvom aktiviteterne er der, er den seneste version ikke indstillet til Published = true, så de vises ikke i arbejdsforløbeditoren som tilgængelig for dig.

5_version_10
  • Indstil den seneste version til sand ved at dobbeltklikke på det udgivne felt og ændre det fra falsk til sand
  • Gentag denne proces for hver brugerdefineret aktivitet
    • Det kan være en hjælp at filtrere den aktivitet, du lige har rettet, ud fra hovedlisten, mens du gennemgår dem.

Bemærk:

Den relaterede liste er ikke synlig med det samme. Hvis du ikke ser den, skal du føje den til postvisningen ved at følge nedenstående trin.

Tilføjelse af den relaterede liste til din visning

Sådan føjer du de relaterede lister til din visning:

  • Klik på hamburgeren (som du gjorde herover for at hente versionsmuligheden), og vælg Konfigurer > Relaterede lister.  
1_choose_relatedlist
  • Flyt listen Version > Elementdefinition til feltet Valgt box
  • Klik på Gem
2_add_version_-_elementdefinition

Denne handling føjer de relaterede lister til formularen – skal kun udføres én gang for alle poster.

Du bør nu kunne dobbeltklikke på det aktive felt og sætte det til sand.

3_related_list_exposed


Referencer


Downloadbar version

Download

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online