Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: installations- og konfigurationsvejledning (v2.2)

Programmet Adobe Acrobat Sign for ServiceNow gør det muligt at sende dokumenter til underskrivelse ved hjælp af den indbyggede funktion i ServiceNow-platformen. Acrobat Sign-integration med ServiceNow giver dig adgang til følgende funktioner:

• Send dokumenter til underskrivelse til flere modtagere.
• Spor underskrivelsesprocessen gennem dens livscyklus, og identificer de forventede underskrivere på hvert trin.
• Hent det underskrevne dokument med et integreret eller separat revisionsspordokument.
• Formulardata, der angives i dokumentet før eller under underskrivelsesprocessen, hentes også.
• Opret udkast til signaturproces til en indledende gennemgang og efterfølgende indsendelse. Ændringer foretaget af underskrivere før indsendelse synkroniseres i ServiceNow.
• Generér og send mailnotifikationer til enkeltpersoner under underskrivelsesprocessen.
• Find dokumenterne til underskrivelse fra de lokale filer i ServiceNow eller fra en ekstern kilde.
• Et skabelondokument kan indeholde felter, som kan udfyldes med data fra ServiceNow-poster før indsendelse. Dette tillader, at en enkelt skabelon kan bruges til at generere brugerspecifikke dokumenter baseret på en valgt emnepost såsom en hændelse eller tjenesteanmodning.
• Brug din Acrobat Sign-kontos biblioteksskabeloner, der er synkroniseret med ServiceNow og kan vælges under indsendelsesprocessen.

Vejledningen Adobe Acrobat Sign til ServiceNow: installation og tilpasning indeholder instruktioner i, hvordan du gør følgende:

• Installér Acrobat Sign til ServiceNow-programmet
• Log på Acrobat Sign
  • Kommercielle cloud-kunder
  • Offentlige cloud-kunder
• Konfigurer Acrobat Sign til ServiceNow-programmet
  • Angiv programegenskaber
  • Konfigurer brugerdefinerede komponenter
  • Konfigurer tjenesteportalkomponenter
  • Opret dokumentskabeloner
  • Synkroniser biblioteksskabeloner
  • Opret lokale skabeloner
  • Opret et servicekatalogelement
  • Opret aftale fra arbejdsforløbaktivitet
• Brug Acrobat Sign med kontraktadministration
• Brug script-API'er

Når du har installeret og konfigureret Acrobat Sign til ServiceNow-programmet, kan du bruge det til at sende, underskrive, spore og administrere aftaler. Se Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: brugervejledning.

Installér Acrobat Sign for ServiceNow-programmet

Du skal være Adobe Acrobat Sign-administrator og ServiceNow-systemadministrator (administrator) for at kunne installere programmet på ServiceNow.  

Du kan anmode om en gratis prøvekonto til Adobe Acrobat Sign til ServiceNow.

Log på Acrobat Sign

ProgrammetAdobe Acrobat Sign for ServiceNow er designet til at fungere med både kommercielle og offentlige konti (FedRAMP). Hvis du er usikker på, hvilken konto du har, skal du følge instruktionerne for kommercielle cloud-kunder.

For kunder med kommerciel cloud:

Når Adobe Acrobat Sign-programmet er installeret i ServiceNow, skal gruppe- eller -kontoadministratorer fra Adobe Acrobat Sign forbinde ServiceNow med Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud ved hjælp af nedenstående trin:

For kunder med Government Cloud:

Når Adobe Acrobat Sign-programmet er installeret i ServiceNow, kan en gruppe- eller kontoadministratorbruger fra Adobe Acrobat Sign Government Cloud forbinde ServiceNow med Adobe Acrobat Sign Government Cloud.

Konfigurer Acrobat Sign til ServiceNow-programmet

Se, hvordan du konfigurerer Acrobat Sign til ServiceNow-programmet, i følgende konfigurationsindstillinger:

• Angiv programegenskaber
• Konfigurer brugerdefinerede komponenter
• Konfigurer tjenesteportalkomponenter
• Opret dokumentskabeloner
• Synkroniser biblioteksskabeloner
• Opret lokale skabeloner
• Opret et servicekatalogelement
• Opret aftale fra arbejdsforløbaktivitet

Angiv programegenskaber

Du kan få adgang til og indstille programegenskaber ved at gå til Adobe Acrobat Sign > Administration > Egenskaber.

Den viser følgende standardindstillinger:

• Værtsnavn [x_adosy_as.redirect_host]: Hvis du har en brugerdefineret forekomst-URL, skal du angive den fuldt kvalificerede vært, der skal bruges i omdirigerings-URI'en for OAuth- og API-tilbagekald (f.eks. webhooks).
  Som standard er denne værdi tom, og værten er den værdi, som systemegenskaben "glide.servlet.uri" indeholder.
  Den gælder kun for omdirigering af ServiceNow-forekomsten. Hvis du vil omdirigere underskriveren efter underskrivelsen til en anden vært, skal du angive værten i egenskaben Underskriveromdirigering-URI (post_sign_uri).
• Standardwebadresse efter underskrivelse [x_adosy_as.post_sign_uri]: Standardstedet, hvor en bruger omdirigeres, efter de har underskrevet et dokument i Acrobat Sign. Den bruges, når webadressen efter underskrivelse ikke er angivet under oprettelsen af aftalen. Denne webadresse er i forhold til det angivne forekomstnavn, men dette kan tilsidesættes ved at inkludere en protokol (f.eks. https://www.adobe.com/), som tillader omdirigering efter underskrivelse et andet sted end denne ServiceNow-forekomst. Sys_id'et for den oprettede aftale kan injiceres ved hjælp af "{sys_id}" i URL'en. Standardværdien er "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on", som fører brugeren til en liste over fuldførte aftaler.
• Forsinkelse af omdirigering af underskriver [x_adosy_as.post_sign_delay]: Forsinkelsen (i sekunder), før en bruger omdirigeres, efter de har underskrevet et dokument i Acrobat Sign. Standardværdien er 3.
• Clickjacking-forsvar [x_adosy_as.clickjacking_domains]: Angiv en kommasepareret liste over overordnede domæne-URL'er, hvor dokumenter, der sendes til underskrivelse, kan inkluderes i en iframe, f.eks. service-now.com.
  Dette er nødvendigt for kunder i Government Cloud. Hvis dette felt efterlades tomt, kan det resultere i tomme sider fra Acrobat Sign, når de vises i en ramme.
• Tillad mails fra Acrobat Sign [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Kontrollér, om der sendes notifikationsmails af Acrobat Sign under underskrivelsesprocessen. Standardværdien er falsk.
• Popout-kladdeaftaler [x_adosy_as.popout_draft]: Ved at klikke på knappen Se detaljer på en aftale åbnes kladden som standard i Acrobat Sign i det samme browservindue.
  Sæt denne indstilling til sand for at åbne et nyt vindue i stedet. Standardværdien er falsk.
• Medtag revision [x_adosy_as.include_audit]: Kontrollér revisionssporet, der inkluderes i underskrevne dokumenter. Standardværdien er sand.
• Brug Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp]: Adobe Government Cloud-kunder skal aktivere denne egenskab for at få Acrobat Sign til ServiceNow til at bruge Acrobat Sign Government Cloud-tjenester. Standardværdien er falsk.
• Tip til forbindelseslogin [x_adosy_as.login_hint]: Værdien login_hint, der bruges, første gang der oprettes forbindelse til Adobe Acrobat Sign Government Cloud. Dette udfylder automatisk siden "Opret forbindelse til Acrobat Sign", som normalt er kontoadministratorens brugermail. Standardværdien er tom.
• Felter til aftaleaktivitet [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Angiv, hvilke felter der skal vises i det aktivitetsformat, der vises på aftaleposten.
  Standardværdien er "name, state, status, agreement_id, compose_url, post_sign_uri,etag".
• Forespørgsel om "Mine aftaler" [x_adosy_as.my_agreements_query]: Den forespørgsel, der skal bruges, når mine aftaler vises på steder som portalen. Standardværdien er "requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe", som returnerer aftaler, hvor brugeren er anmoderen eller en underskriver.
• Flerdelt filudvidelse [x_adosy_as.multipart_extension]: Filnavnudvidelsen, der skal bruges til de midlertidige vedhæftede filer med flere dele. Standardværdien (anbefales) er "mpfd".
• Programlogføring [x_adosy_as.logging.verbosity]: Kontrolsystemlogføring. Standardværdien er "info".
• Debug Connect [x_adosy_as.connect_debug]: Vis diagnosticeringsadvarsler, når der oprettes forbindelse til Acrobat Sign. Standardværdien er falsk.

Standardegenskaben for omdirigerings-URL'en gælder for alle aftaler, hvor værdien i feltet "URL efter underskrivelse" ikke er blevet indstillet.

De resterende egenskaber styrer, om der sendes notifikationer fra Acrobat Sign under underskrivelsesprocessen (standard = Nej), og om revisionssporet er inkluderes i de underskrevne dokumenter (standard = Ja).

Konfigurer brugerdefinerede komponenter

Adobe Acrobat Sign-programmet indeholder brugerdefinerede komponenter, der kan konfigureres efter behov. Se nedenstående liste med komponenter for at se, hvordan de skal ændres.

Konfigurer tjenesteportalkomponenter

Programmet Acrobat Sign for ServiceNow leveres med følgende tjenesteportalelementer, der kan bruges eller kopieres med dine egne tjenesteportaler.

Opret dokumentskabeloner

En dokumentskabelon definerer en skabelon, der kan vælges til inklusion i en aftale.  En skabelon kan bruges til at tilbyde et standarddokument, der kan genbruges for mange individuelle aftaler. Posten "Kildedokument" henviser til en skabelon for at gøre funktionerne i den skabelon tilgængelige for den tilknyttede aftale.

Skabelonen kan være lokal for ServiceNow-forekomsten, eller den kan være en biblioteksskabelon, hvis detaljer er blevet synkroniseret fra den forbundne Adobe Acrobat Sign-konto.

Synkroniser biblioteksskabeloner

Når programmet er installeret og konfigureret, kan administratorer synkronisere biblioteksskabelonerne.  En Adobe Acrobat Sign-biblioteksskabelon er defineret i Acrobat Sign-kontoen, og dens detaljer synkroniseret i ServiceNow.  Det definerende dokument i en biblioteksskabelon gemmes også i den forbundne Acrobat Sign-konto, og derfor kræves der ikke upload ved indsendelse.

Sådan synkroniserer du biblioteksskabeloner med ServiceNow:

1. Gå til Adobe Acrobat Sign > Administration > Dokumentskabeloner.
2. Vælg Opdater bibliotek.

Dette opdaterer listevisningen med biblioteksskabeloner fra den forbundne Acrobat Sign-konto.

Opret lokale skabeloner

Det definerende dokument i en lokal skabelon holdes som en vedhæftningspost i ServiceNow og vil skulle uploades til Acrobat Sign som del af indsendelsesprocessen.

En skabelons dokument kan indeholde formularfelter, der skal forudfyldes med data fra en aftales emnepost. Du skal bruge en skabelon, hvis et dokument indeholder sådanne formularfelter.

Opret et servicekatalogelement

Acrobat Sign til ServiceNow giver dig mulighed for at oprette nye aftaler, som brugere kan få adgang til gennem tjenestekataloget ved at oprette en postfremstiller. Du kan konfigurere Postfremstiller til at indsamle alle data, du vil flette ind i dokumentet, og automatisk oprette og sende aftalen til brugeren.

Brugere med catalog_admin eller administrator kan oprette et katalogelement. Trinene nedenfor forklarer, hvordan du opretter et katalogelement, der kaldes Postfremstiller. Du kan replikere trinene til oprettelse af andre katalogelementer.

Bemærk: Sørg for, at Adobe Acrobat Sign-programmet ikke er valgt, når du konfigurerer din forekomst.

Processen med at oprette hver postfremstiller kan variere baseret på de specifikke krav til dokumentfelterne, skabelonen, variablen med mere. De samme principper gælder dog.  Eksemplet i denne vejledning demonstrerer oprettelse af en parkeringstilladelsesaftale. 

Sådan opretter du en postfremstiller:

Opret en aftale fra en arbejdsforløbaktivitet

Hvis du vil føje dokumenter til underskrivelse til eksisterende katalogelementer, kan du føje en opgave til dit arbejdsforløb, der genererer aftalen, og en katalogopgave, der tildeler den til en bruger til dennes underskrivelse.

Det følgende eksempel viser, hvordan du kan bruge Acrobat Sign-programmet, men de specifikke detaljer for konfigurationstrinene kan variere afhængigt af kravene i din proces.

For at oprette en aftale fra en arbejdsforløbaktivitet skal du konfigurere følgende komponenter: 

• Katalogopgave: Den opretter aftalen, sender den til underskrivelse og tildeler en opgave til underskriveren.
• Script-handling: Den reagerer på den hændelse, der udløses, når aftalen underskrives, og lukker derefter opgaven, hvilket giver feedback-løkken og lader arbejdsforløbet fortsætte. 

Sådan oprettes en katalogopgave:

1. I Editor til arbejdsforløb, skal du vælge fanen Kerne.
2. Gå til Kerneaktiviteter > Opgaver, og træk derefter aktiviteten Katalogopgave til det rette sted i dit arbejdsforløb.
3. Giv opgaven et Navn, og angiv dens prioritet.
4. Indstil Vent på fuldførelse til sand.
5. I sektionen Script skal du indstille flaget Avanceret til sand, og i feltet Avanceret script skal du derefter skrive din kode. En eksempelkode er angivet nedenfor.
6. Vælg Opdater.

Du kan nu konfigurere en scripthandling til automatisk at indstille katalogopgaven til tilstanden Lukket fuldført, når aftalen er fuldført. Du skal konfigurere din scripthandling til at blive udløst af hændelsen x_adosy_as.agreement.complete på tabellen Aftale.

Sådan opretter du en ny scripthandling:

1. Gå til Systempolitik > Hændelser > Scripthandlinger, og klik på Ny.
2. På siden Ny scripthandling:
   1. Giv scripthandlingen et navn.
   2. Indstil Hændelsesnavn til x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Markér afkrydsningsfeltet Aktiv. 
   4. I feltet Script skal du kopiere og indsætte scriptet fra Scripthandling: eksempelkode nedenunder.
3. Højreklik på overskriftslinjen, og vælg Gem.

Scripthandling: eksempelkode

// Scripthandling til at indstille katalogopgavetilstanden til Luk fuldført

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName()!= 'sc_task') {

    tilbagesendelse;

  }

  catalog_task.state = 3; // Lukket udført

  catalog_task.update();

})();

Brug Acrobat Sign med kontraktadministration

Du kan bruge Acrobat Sign med andre poster end de opgavebaserede poster som beskrevet ovenfor i Brugerdefinerede komponenter. Instruktionerne nedenfor viser, hvordan du bruger Acrobat Sign til kontraktadministration. De specifikke detaljer om konfigurationstrinene kan variere iht. dine proceskrav.

For at bruge Acrobat Sign til kontraktadministration skal du konfigurere følgende to komponenter:

• Grænsefladehandlingen:Den opretter aftalen og sender den til underskrivelse.  Når aftalen er blevet underskrevet, udløses der en hændelse. 
• Scripthandlingen: Den svarer på en hændelse og giver en feedbackløkke, så processen rykkes, og kontrakten opdateres. 

Bemærkning: Kun brugere med rollen ‘ui_action_admin’ eller ‘admin’ kan definere grænsefladehandlinger. Brugere med Rollen "admin" kan kun definere en scripthandling.

Brug script-API'er

Du kan nemt udvide Adobe Acrobat Sign-programmet til at fungere med alle dine processer ved hjælp af de interne API'er. API'en er tilgængelig via navneområdet x_adosy_as.