Adobe Sign til Salesforce CPQ Connector: Installationsvejledning

Søg

Sidst opdateret den 3. jan. 2023 | Gælder også for Adobe Acrobat Sign

Oversigt

Adobe Sign til Salesforce CPQ Connector indsætter en knap i din Salesforce CPQ-app, der gør det muligt for dig at generere en aftale med et automatisk vedhæftet tilbud og sende dokumenter til e-underskrivelse direkte fra din Salesforce-app.

Adobe Sign til Salesforce CPQ Connector: Installationsvejledning giver instruktioner i, hvordan du:

Installerer Adobe Sign til Salesforce CPQ Connector
Konfigurerer tilbudsobjekter til afsendelse af aftaler
Konfigurerer CPQ for at vise handlingen "Generer Adobe Sign"
Opretter standardskabeloner
Genererer og sender en aftale med et automatisk vedhæftet tilbud
Konfigurerer andre skabeloner

Forudsætninger

Du skal have:

Adobe Sign til Salesforce V 24.0 eller højere installeret.
Salesforce CPQ Summer '22 V 238.3 eller højere installeret.

Bemærk: Salesforce CPQ v 234.4.1 og nyere indeholder en opgradering, der understøtter avancerede aftalegenereringsfunktioner, der bruger runtime-variabler.

Installerer Adobe Sign til Salesforce CPQ Connector

Gå til komponentpakken Adobe Sign til Salesforce CPQ Connector på Salesforce AppExchange.
Vælg Hent det nu.
Log på din Salesforce-konto via én af følgende loginmuligheder:
- Hvis du allerede har en Salesforce-konto, skal du vælge Log på og indtaste dine loginoplysninger, når du bliver bedt om det.
- Hvis du ikke har en konto, skal du vælge Fortsæt som gæst. Den beder dig om at oprette en Salesforce-konto og derefter logge på med de nye loginoplysninger.
I den dialogboks, der beder dig om at vælge installationsmiljøet, skal du vælge én af følgende muligheder:
- Installér i produktion
- Installer i sandkasse
I den viste dialogboks Bekræft installationsdetaljer:
- Gennemgå installationsoplysningerne.
- Vælg afkrydsningsfeltet Vilkår og betingelser for at bekræfte, at du har læst og accepterer betingelserne.
- Vælg Bekræft og installér.
Når du bliver bedt om at logge på din Salesforce-organisation, skal du indtaste dine loginoplysninger og derefter vælge Log på.
På den viste side skal du vælge Installér for alle brugere og derefter vælge Installér.

Når du ser en besked om, at appen tager tid at installere, skal du vælge OK for at fortsætte. Du modtager en bekræftelsesmail, når installationen er fuldført.

Konfigurerer tilbudsobjekter til afsendelse af aftaler

Det kan være nyttigt at relatere tilbuddet til eventuelle aftaler, der er sendt ved hjælp af tilbuddet, for at holde dig opdateret med dine tilbud under behandling samt historikken for tilbuddene på en konto.

Konfigurerer CPQ for at vise handlingen "Generer Adobe Sign"

Når du har installeret Adobe Sign til Salesforce CPQ version 1.4 eller nyere, skal du tilføje knappen 'Generer Adobe Sign', så du kan generere et tilbud og automatisk vedhæfte det til en aftale. Sådan gør du:

Gå til Konfiguration > Objekter og felter > Objektstyring.
Vælg Tilbud i den venstre kolonne.
Vælg Sidelayouts i panelet til venstre.
Fra Sidelayoutnavne skal du vælge Tilbudslayout.
Vælg Knapper i boksen Objekttype øverst.
Træk og slip objektet Generér Adobe Sign til afsnittet Tilbudsoplysninger.
Vælg Gem.

Det konfigurerer plugin.

Når installationen er færdig, skal du gå til Konfiguration > platformsværktøj > programmer > Installerede pakker.
Til pakken Salesforce CPQ vælges Konfigurer.
Vælg fanen Plugins.
I feltet Elektronisk signaturplugin skal du skrive værdien: ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin
Vælg Gem.

Opretter standardskabeloner

For automatisk at vedhæfte et tilbud til en aftale, der er klar til at blive sendt, skal du oprette en standardskabelon for aftalen og tilbuddet.

Følg trinnene nedenfor for at oprette en basisskabelon til at vedhæfte et tilbud: Nedenstående konfigurationstrin giver instruktioner i, hvordan du opretter en basisaftaleskabelon, hvor du kan vedhæfte et tilbud.

Få mere at vide om aftaleskabeloner i sektionen Skabelon.

Bemærk:

Når du bruger indstillingen Generér med Adobe Sign, skal aftaleskabelonen kun konfigureres med aftaleskabelonvariablen.

Opsætning af en aftaleskabelon ved hjælp af kørselsvariabler giver mere effektivitet i oprettelsen af aftaler. Når du opretter aftaler, vedhæfter den automatisk det genererede tilbudsdokument PDF til aftalen. Det giver også brugerne mulighed for at bruge Adobe Sign-biblioteksdokumenter i deres aftaleskabeloner ud over tilbudsdokumentet.

Gå til App Launcher, og åbn Adobe Acrobat Sign til Salesforce.
Åbn fanen Aftaleskabeloner, og vælg Ny.
Giv skabelonen et navn, og vælg Gem.
På aftaleskabelonens detaljeside, der åbnes:
1. Angiv et standard Aftalenavn.
2. Definer Salesforce-objektet som tilbudsdokumentet.
3. Vælg Knyt data til aftalefelter. I den viste dialogboks:
  
  I feltet Kildetype skal du vælge Tilbudsmulighed (reference) fra mulighederne.
  
  I feltet Målaftale skal du vælge Salgsmulighed (reference) fra mulighederne.
  
  Vælg Gem.
Siden Skabelondetaljer afspejler de tilknyttede datafelter som vist nedenfor.
Under fanen Vedhæftet fil:
1. For at tilføje et standardtekstdokument til hvert tilbud skal du vælge Upload filer eller trække og slippe filen i feltet Upload.
2. Vælg Vælg dokumentkilde for at vedhæfte tilbuddet.
3. I dialogboksen Vælg dokumentkilde, der åbnes:
  
  Vælg Runtime-variabel.
  
  I feltet Tilføj et runtime-variabelnavn skal du tildele variabelnavnet som QuoteDocument.
  
  Vælg Tilføj, når du er færdig.
Det vedhæftede tilbud vises som vist nedenfor:
På fanen Modtagere skal du vælge X fra højre hjørne for at slette standardmodtagerposten. Vælg derefter Tilføj modtager fra objekt eller run-time-variabel.
I dialogboksen Tilføj modtager, der åbnes:
1. Vælg objekt- eller runtime-variabel: Opslag baseret på masterobjektfelt.
2. Vælg Modtagertype som Kontakt.
3. Under feltet Masterobjekt til kildefeltformular skal du vælge Primært kontakt-id.
4. Vælg Gem.
Den resulterende modtager vises som vist nedenfor:
Vælg fanen Regler, og vælg derefter muligheden Angiv som standardskabelon for alle aftaler.

Du kan sikkert konfigurere andre elementer i skabelonen efter behov, f.eks. aftalebesked, påmindelser eller kontraunderskrivere.
Sørg for, at skabelonen er sat til Aktiv, og vælg derefter Gem.

Fra App Launcher skal du vælge Salesforce CPQ for at åbne appen.
Fra topmenuen skal du vælge Tilbudsskabeloner > Ny.
På siden Ny tilbudsskabelon, der åbnes:
- Angiv et Skabelonnavn.
- Vælg afkrydsningsfeltet Standard.
- Vælg Distributionsstatus som Distribueret.
- Under Aftaleskabelon skal du vælge den Aftaleskabelon, der er oprettet ovenfor.
Vælg Gem.

Genererer og sender en aftale med et automatisk vedhæftet tilbud

Når installationen er færdig, og alle konfigurationer er på plads, tilknyttes det genererede Tilbud automatisk til en aftale, og modtageren af aftalen er faktureringskontakten på CPQ-tilbuddet.

Du kan udforske og udnytte fordelene ved Adobe Acrobat Sign og CPQ-integration ved at se Adobe Sign-skabeloner.

Følg nedenstående trin for at generere en aftale med en automatisk vedhæftet tilbud:

Gå til App Launcher på Salesforce Lightning-siden, og åbn Salesforce CPQ.
Fra topmenuen skal du vælge Tilbud > + Nyt tilbud.

Angiv følgende detaljer på siden Nyt tilbud, der åbnes:
- Definer forholdet mellem tilbuddet og Salesforce-kontoen eller Salgsmulighed.
- Angiv øvrige oplysninger: betalingsbetingelser, leveringsmetode, rabat og fakturerings-/forsendelsesoplysninger.
- Vælg Gem.
Vælg rullemenuen Flere handlinger (▼) > Rediger linjer i øverste højre hjørne.

Det åbner siden Rediger tilbud uden linjeenheder.
Vælg Tilføj produkter for at starte produktlisten.
Fra listen skal du vælge de produkter, du vil medtage i tilbuddet, og derefter klikke på Vælg.

Siden Rediger tilbud indlæses igen og viser denne gang de linjeelementer, du har valgt.

Denne side lader dig redigere hvert linjeelement for at ændre antallet eller felterne med yderligere rabat.
Når du har bekræftet linjeposterne, skal du vælge Gem.
I øverste højre hjørne skal du vælge ▼ rullemenu > Inkluder dokument.
På siden Tilføj yderligere dokument, der åbnes, skal du vælge Vælg fil og vælge et dokument, som du vil inkludere. Når du er færdig, skal du vælge Gem.
I øverste højre hjørne skal du vælge ▼ rullemenu > Generer dokument.
På siden Generer dokument, der åbnes, skal du vælge filen under Tilgængeligt indhold og derefter vælge pilen Tilføj for at flytte filen til sektionen Inkluderet indhold.

Filen vises under sektionen Inkluderet indhold.
Fra topmenuen skal du vælge Send til Adobe Sign.

Det åbner detaljesiden for Tilbudsdokument.
På siden Tilbudsdokument, der åbnes, skal du gå til fanen Relateret > Aftale. Vælg aftalenavnet, og bekræft følgende:
- Aftalen er i kladdetilstand.
- Modtagere (med primær kontakt), konto og salgsmulighed tilføjes.
- Aftalenavnet er det angivne skabelonnavn.
- Sektionen Filer viser tilbudsdokumentet sammen med det inkluderede dokument.
Når du har bekræftet alle detaljer, skal du vælge Vis og tilføj signaturfelter og derefter vælge Næste.
I visningstilstanden skal du tilføje signaturfelter efter behov for alle underskriverne og bekræfte detaljerne. Når du er færdig, skal du vælge Send.

Når aftalen er sendt, kan du se en meddelelse som vist nedenfor. Vælg OK for at lukke skærmen.

På Salesforce CPQ-siden ændres aftalestatus til Sendt til underskrivelse som vist nedenfor.

Start CPQ fra App Launcher.
Hvis du vil oprette en ny tilbudsskabelon, skal du vælge fanen Tilbudsskabeloner.

Tilbudsskabelonen dikterer tilbudssidens generelle layout og stil (sidestørrelse, margener, skriftstørrelse, familie og farve osv.)
Vælg fanen Tilbud, og opret et nyt tilbud med følgende oplysninger:
- Definer forholdet mellem tilbuddet og Salesforce-kontoen eller Salgsmulighed.
- Angiv øvrige oplysninger: betalingsbetingelser, leveringsmetode, rabat og fakturerings-/forsendelsesoplysninger.
- Vælg Gem.
Vælg rullemenuen Flere handlinger (▼) > Rediger linjer i øverste højre hjørne.

Det åbner siden Rediger tilbud uden linjeenheder.
Vælg Tilføj produkter for at starte produktlisten.
Vælg de produkter, som du vil medtage i tilbuddet fra listen, og klik derefter på Vælg.

Siden Rediger tilbud indlæses igen og viser denne gang de linjeelementer, du har valgt.

Denne side lader dig redigere hvert linjeelement for at ændre antallet eller felterne med yderligere rabat.
Vælg Gem.
Sådan føjer du et eller flere yderligere dokumenter til tilbuddet:
1. Vælg rullemenuen Flere handlinger (▼) > Inkluder dokument i øverste højre hjørne.
2. Klik på knappen Vælg fil, og gennemse dit lokale system for den fil, du vil inkludere.
3. Når du har vedhæftet filen, skal du vælge Gem.
I øverste højre hjørne skal du vælge Flere handlinger (▼) rullemenu > Generer dokument.
Tilbuddet genererer som et dokument, og siden viser tilbuddet og andre inkluderede dokumenter. Du kan nu tilføje de tilgængelige filer og omorganisere dem. Vælg Send til Adobe Sign, når du er færdig.

Det vedhæfter automatisk tilbuddet og inkluderet indholds-filer til aftalen. Faktureringskontakten på CPQ-tilbudsposten importeres som Modtager på aftalen.

Når aftalen er blevet oprettet, kan du se den tilknyttet til den Salesforce-kunde og -salgsmulighed, den er relateret til (via tilbudskonfigurationen), i en udkaststatus (hvor det antages, at du har føjet aftaleobjektet til sidelayouterne for Kunde og Salgsmulighed.)

Bemærk:

Hvis du bruger opslaget Aftaleskabelon, kan du konfigurere skabelonen til Automatisk afsendelse, så bliver tilbuddet sendt, når det er genereret.
Sådan ændres og sendes aftalen:
1. Vælg linket Aftale for at åbne det.
2. Gennemse modtagerlisten og vedhæftede filer, og rediger efter behov.
3. Vælg Send.
Når aftalen er sendt, vises en meddelelse om succes, som vist nedenfor.

Adobe Acrobat Sign-skabeloner

Acrobat Sign-skabeloner har omfattende mulighed for at automatisere konfigurationen af aftaleprocesserne samt dataudfyldningen til og fra aftaleformularer.

Få mere at vide under Vejledning i felttilknytning og skabeloner.

Nedenfor er et eksempel konfiguration med et par muligheder, der fungerer specifikt godt med Salesforce CPQ.

Forudfyld aftalefelter med tilbudsfeltværdier

Du kan tilpasse en aftale ved at tilføje værdier fra tilbudsdokumentet. Sådan gør du:

Fra App Launcher skal du åbne Adobe Acrobat Sign til Salesforce.
Fra topmenuen skal du vælge Aftaleskabeloner > Ny.
Angiv Masterobjekttype til SBQQ__QuoteDocument__c
Det gør det muligt at knytte feltværdier fra tilbudsdokumentet til aftalen. Det tilknytter f.eks. tilbudsdokumentnavnet til aftalenavnet.
Vælg Gem.
På fanen Relateret skal du for sektionen Knyt data til aftalefelter vælge Ny.
Den åbner siden Tilføj ny felttilknytning.
På listen Tilknytningsmetode skal du vælge Masterobjektfelt.
Vælg Næste.
For at angive feltværdi og målfeltet:
1. På valglisten Vælg kildefelt fra masterobjekt kan du vælge en mulighed for at bruge kilden til den feltværdi, du vil importere til aftalefeltet. Vælg i dette eksempel Dokumentnavn (streng).
2. Feltet Målaftalefelt er det felt, som du skal indsætte værdien i. I dette eksempel skal du bruge Aftalenavn (streng).
3. Vælg Gem.
Når du tilføjer tilknytninger til skabelonen, opbygger de en liste i skabelonens fane Relateret.
Hvis du vil slette eller redigere en post, kan du åbne rullemenuen og vælge Slet eller Rediger.

Tilføj vedhæftede filer

Du kan føje et tilbudsdokument til aftaler ved at følge en proces svarende til at føje en vedhæftet fil til en aftale. Når du opretter en aftale og tilføjer en vedhæftet fil, vedhæfter den automatisk den genererede QuoteDocument-PDF til aftalen.

Følg trinnene nedenfor for at tilføje et tilbudsdokument til en aftale:

Åbn aftaleskabelonen, og vælg fanen Relateret.
Vælg Tilføj vedhæftede filer.
Vælg Ny.
I den dialogboks, der vises, skal du vælge Kørselsvariabler i feltet Filvedhæftningstype og derefter vælge Næste.

Bemærk: Du kan også vedhæfte filer fra Adobe Sign (EchoSign)-biblioteket, fra Salesforce-indholdet, fra biblioteket eller hovedobjektet.
I den dialogboks, der åbnes, skal du udfylde Variabelnavnefelt med navnet som Tilbudsdokument og derefter vælge Gem.

Bemærk: Der skal angives et variabelnavn, fordi der er valgt en kørselstidsvariabel for vedhæftningstypen. Hvis du vælger et bibliotek som Vedhæftningstype, vises en liste over tilgængelige dokumenter i biblioteket.

I lighed med Felttilknytningerne bygger en liste over vedhæftede filer for skabelonen på skabelonens faneblad Relaterede.

Tilføj modtagere

Du kan føje modtagere til Aftaleskabelonen for at definere et signaturflow baseret på din interne praksis. Du kan blot sende en aftale til kunden/underskriveren eller inkludere interne godkendelsestrin og modsignaturer. Når en Tilbudsdokument-PDF er knyttet til en aftale, trækker den automatisk den primære kontakt, for hvem tilbudsdokumentet blev genereret.

Følg trinnene nedenfor for at tilføje den primære kontakt på tilbuddet som underskriver ved hjælp af en kørselsvariabel:

Åbn aftaleskabelonen, og vælg fanen Relateret.
Vælg Tilføj modtagere.
Vælg Ny.
Angiv følgende oplysninger i den dialogboks, der åbnes:
- I feltet Kilde til Modtagerfelt, skal du vælge Kørselsvariable.
- Sørg for, at modtagertypen er Kontakt.
- Modtagerrolle angiver, om kontakten vil tilføje en signatur. Vælg Godkend eller Deleger.
- Bekræftelse af underskriver angiver, om modtageren skal bruge en tofaktorgodkendelse.
  
  Mail – ingen anden faktor, mail er den eneste validering af modtagerens identitet.
  
  Adgangskode – det anvender en adgangskode til at underskrive dokumentet, hvilket tvinger adgangskoden til at blive indtastet, før dokumentet kan ses.
  
  KBA — videnbaseret godkendelse kan kun anvendes i USA, og bruger modtagerens personnummer til at stille flere spørgsmål, som skal besvares, før dokumentet kan ses.
  
  Social — social autentificering kræver, at underskriveren autentificerer til en anden social applikation (LinkedIn, Facebook osv.), før dokumentet præsenteres.
  
  Telefon — der sendes en sms til modtagerens telefon, og de skal derefter indtaste det givne sekscifrede nummer for at se dokumentet.
- Modtagerbesked sender en privat besked til modtageren på det tidspunkt, hvor de åbner dokumentet til underskrivelse.
- Indeks er underskriftsordren for modtageren.
- Når du er færdig, skal du vælge Næste.
I den dialogboks, der åbnes, skal du i feltet Variabelnavn indtaste den PrimaryContact og derefter vælge Gem.

Modtagerlisten vises på fanen Relateret i aftaleskabelonen, som vist nedenfor.

Knyt din tilbudsskabelon til din aftaleskabelon

Du kan knytte din Aftaleskabelon til din Tilbudsskabelon for at automatisere aftalen, når du genererer dit tilbud.

Bemærk: Når du bruger indstillingen Generér med Adobe Sign, skal aftaleskabelonen kun konfigureres med aftaleskabelonvariablen.

Sådan tilknytter du objekterne:

Sørg for, at feltet Aftaleskabelon er tilføjet til Tilbudsskabelon-sidelayoutet. Se, hvordan du tilføjer aftaleskabelonen til tilbudsskabelonen under sektionen Konfigurer tilbudsobjekter til afsendelse af aftaler.
Åbn Salesforce CPQ fra App Launcher.
Vælg fanen Tilbudsskabeloner.
Rediger tilbudsskabelonen, som du vil knytte til aftaleskabelonen.
I feltet Aftaleskabelon i skal du vælge den konkrete aftaleskabelon.
Vælg Gem.