En vejledning i konfigurationer af funktionen Skabelon og data-/flettetilknytning i Adobe Sign

Oversigt

Adobe Sign giver dig mulighed for at bruge interaktive formularer til at indsamle data fra dine underskrivere, placere signatur- og initialfelter i dine dokumenter, indsamle topartsoplysninger fra både afsender og underskriver og meget mere.

Du kan oprette dit eget Adobe Sign-skabelonbibliotek ved at gemme Adobe Sign-formularer og -skabeloner på din Salesforce Dokumenter-fane.

Adobe Sign-teksttags giver følgende fordele:

  • Indstil specifikke placeringer, hvor kunder kan underskrive og sætte deres initialer på dokumenter
  • Indsaml data fra underskrivere, der senere kan skubbes tilbage til din Salesforce-konto. (Se Datatilknytninger)
  • Flet data fra Salesforce med dine dokumentfelter, før de sendes til underskrivelse. (Se Flettetilknytninger)

Du kan oprette Adobe Sign-formularer ved at tilføje særlige teksttags i ethvert dokument, du sender via Adobe Sign (Word, PDF, tekst osv.). Få flere detaljer i vores Dokumentation til teksttags.

Bemærk:

Der er to valgfrie indstillinger for data- og flettetilknytning. Begge dele kan konfigureres efter dine behov ved at gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger:

1. Ønsker du at få en mail, når en data- eller flettetilknytning mislykkes?

  • Aktivér notifikation om tilknytningsfejl (aktiveret som standard) – aktivér denne indstilling for at sende mailnotifikationer til datatilknytningens eller flettetilknytningens ejer i tilfælde af fejl ved kørsel af tilknytningerne.

2. Ønsker du, at API-navnene vises, når du vælger faner i data-/flettetilknytning?

  • Vis felters API-navne (deaktiveret som standard) – aktivér denne indstilling for at vise API-navn for hvert felt og hver relation i Salesforce-objekterne ved indstilling af datatilknytning og flettetilknytning.

Gennemgå for mig

Walk me thru

Du vil på nogle sider bemærke knappen "Gennemgå for mig".

Denne knap flytter dig gennem de højniveautrin, som siden er designet til. Det er ikke et tjek af de værdier, du indsætter, men det er nyttigt for at gå gennem processen i den rigtige rækkefølge og ikke overse krævede elementer.


Bemærk:

Navne til flette-/datatilknytningsfelter for SFDC-objektfelter kan fremmes ved at "uploade" feltnavnene i Salesforce. På den måde kan du vælge feltnavn på en liste i stedet for at skrive det manuelt i et tekstfelt. Sådan gør du:

  1. Opret din formular med alle felter defineret
  2. Send formularen til underskrivelse gennem Salesforce med et åbenlyst aftalenavn som f.eks. W4 Feltskabelon
    • Dette hjælper dig med at finde den rette skabelon, når du tilknytter dine felter
  3. Angiv indhold i hvert felt, du vil tilknytte, og underskriv aftalen, så den registeres som fuldført i Salesforce.
    • Fuldførelsesprocessen giver Salesforce en kilde at hente feltnavnene fra
  4. Du bør nu se skabelonen, når du bruger importfunktionen til data-/flettetilknytning

En hurtig bemærkning om formularer/teksttags

En vellykket tilknytning kræver, at du har præoprettede formularer med definerede feltnavne, så du på logisk vis kan relatere SFDC-objektfeltet til Adobe Sign-formularfeltet. 

En simpel formular vises nedenfor.Felterne defineres af den krøllede parentes på hver side (definition af feltets bredde) og feltnavnet (strengen af tegn mellem de krøllede parenteser). 

Eksempler på teksttags

Teksttags kan inkludere flere argumenter ud over navneværdien, inkl. valideringer, beregninger og regulære udtryk. Der findes en grundig forklaring af formularoprettelse her, som i høj grad kan forbedre kvaliteten af data, du indhenter under signaturprocessen.

Bemærk:

Funktionen Forkortelse af teksttags kan være nyttig i formulardesign og felttilknytning ved at etablere en konvention for feltnavnene, der gentages på hvert dokument (og sparer tid ved ikke at skulle genoprette det formelle tag). Dette forbedrer udtrykkeligt datatilknytning på tværs af flere formularer og bygger et anker til fremtidige formularer.

Flettetilknytninger – opret dokument med Salesforce-data

Flettetilknytninger i Adobe Sign giver dig mulighed for at flette feltdata fra Salesforce med dine dokumentfelter, før de sendes til underskrivelse.

Du kan f.eks. autoudfylde et kundeemnes adresse og telefonnummer fra en Salesforce-post i aftalen, før den sendes til kundeemnet til underskrivelse. Du kan også ændre status for en Salgsmulighed, når aftalen er fuldt underskrevet og fuldført. Felter med flettede data kan valgfrit opdateres af underskrivere, hvis du vælger at tilknytte underskriveropdateringerne tilbage til Salesforce.

Du kan også bruge flettetilknytninger til automatisk at tilføje de produktlister, der er knyttet til en salgsmulighed. Du kan indstille, hvilke produktattributter (som antal og pris) der medtages i dine aftale, samt angive, hvordan produkterne skal sorteres og filtreres. 

Om flettetilknytninger

En datakildetype for en flettetilknytning kan være en specifik konstant værdi eller en værdi fra et Salesforce-objektfelt, der kan henvises fra Adobe Sign-aftalen. Målet for hvert flettetilknytningselement er et felt på en Adobe Sign-aftale.

Tilknytningen nedenfor opdaterer eksempelvis Adobe Sign-dokumentfelterne for "Fornavn" og "Efternavn" med modtagerens (kontaktens) Salesforce-feltdata. Den udfylder også firmafeltet i dokumentet med kontoens navn.

Eksempel på flettefelter

Bemærk:

Når du vil et objekt at tilknytte, starter du ved Aftale-objektet og får til et overordnet objekt/opslagsobjekt. Forholdet mellem objekterne skal allerede være på plads ved kørslen.

Oprettelse af en flettetilknytning

Sådan opretter du en ny flettetilknytning:

    1. Vælg Adobe Sign fra App Launcher øverst til venstre på skærmen.

    2. Klik på fanen Flettetilknytninger

    3. På startsiden for Flettetilknytning skal du klikke på Ny.

Knappen Ny på siden Flettetilknytning

Siden Ny flettetilknytning vises.

Siden Ny flettetilknytning

    4. I sektionen Tilknytningsoplysninger skal du skrive et navn til fletningen og vælge, om det skal være standardtilknytningen. Hvis du markerer "Std. flettetilknytning", udføres tilknytningen som standard, når en aftale sendes til underskrivelse.

Navngiv tilknytningen

    5. Hvis du vil importere og tilknytte formularfeltnavne fra et eksisterende dokument, kan du vælge en aftale, der blev sendt til underskrivelse og underskrevet. Du kan importere felter fra flere aftaler for at tilføje ekstra felter. Felter med duplikerede navne importeres ikke to gange. Sådan importerer du formularfelter:

        a. Klik på Vis for at vise sektionen Importér dokumentformularfelter.

Importér dokumentformularfelter

        b. Klik på søgeikonet efter feltet, hvor du ser Importér felter fra

        c. Vælg den aftale, du vil importere felter fra

        d. Klik på knappen Importér formularfelter.

Antallet af importerede felter vises.

Antallet af importerede felter vises.

    6. I sektionen Tilknyt Salesforce-objektfelter til dokumentfelter kan du oprette en tilknytning fra feltet, der kan henvises fra Adobe Sign-aftaleobjektet (inkl. brugerdefinerede felter). Du kan også tilføje tilknytningsregler for at flette data med Adobe Sign-dokumenter.

Sektionen Tilknyt Salesforce-objektfelter til dokumentfelter

Sådan opretter du en række til tilknytning af flettefelter:

    1. Klik på Tilføj felttilknytning for at tilføje en ny tom række.

Tilføj felttilknytning

    2. Definer tilknytningerne og tilknytningsreglerne gennem følgende valg:

  • Måldokumentfelt – hvis du har importerede formularfelter, kan du vælge disse felter. Eller du kan skrive et specifikt feltnavn.
    • Klik på ikonet til venstre for Måldokumentfelt for at skifte mellem et tekstinputfelt og en valgbar rulleliste med tilgængelige og importerede formularfeltværdier.
  • Kildetype – vælg enten Salesforce-objektfelt eller Konstant.
  • Kildeværdi – afhængigt af den valgte kildetype skal du angive følgende:
    • Hvis kildeværdien er Salesforce-objektfelt, skal du vælge en værdi. Det gør du ved at klikke på linket Valgt objekt for at åbne dialogboksen Objektvalg, hvor du kan vælge Salesforce-objektets kildefelt.
Objektvalg

        Hvis kildeværdien er konstant, skal du skrive en værdi i feltet Kildeværdi.

  • Deaktiver – hvis markeret udføres denne tilknytningsrække ikke
  • Handlinger – klik på dette ikon for at slette rækken
Skriv en konstant, hvis værdien er Konstant

    3. Gentag trin 1-2 for at tilføje flere tilknytningsrækker.

 

I sektionen Tilknyt Salesforce-felter med produktlinjeelementer til Adobe-dokumentfelter kan du tilføje produktlister, der er knyttet til en salgsmulighed.

Sådan opretter du en række til tilknytning af flettefelter:

  1. Klik på Tilføj felttilknytning for at tilføje en ny tom række.
Map SFDC product line fields

    2. Klik på Valgt objekt for at åbne dialogboksen Objektvalg.

Objektvalg

    3. I dialogboksen Objektvalg skal du vælge et Salesforce-kildefelt, vælge Salgsmulighed, Salgsmulighed: produkt og derefter tilføje produktattributter som antal, pris og linjebeskrivelse, som er inkluderet i dine aftaler. Du kan også angive sorteringsfeltet og sorteringsrækkefølge.

Object Selector Expanded

    4. Klik på Udfør.

    5. Gentag trin 1-4 for at tilføje flere tilknytningsrækker.

Når du har fuldført din skabelon til flettetilknytning, skal du klikke på Gem

 

Brug af standard og flere flettetilknytninger

Du kan oprette så mange flettetilknytninger, som det er nødvendigt, hvoraf én kan defineres som den standardtilknytning, der udføres, hver gang en aftale sendes til underskrivelse. Kun én tilknytning kan være standardtilknytningen.

Du kan også eksplicit angive, hvilken flettetilknytning du vil bruge til en aftale, ved at henvise til den i aftalefeltet "Flettetilknytning" (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Du kan bruge et Salesforce-arbejdsforløb eller -udløser til at køre enhver brugerdefineret virksomhedslogik for at bestemme, hvilken skabelon der skal bruges. Bemærk, at du ikke behøver at indstille feltet til at pege på standardtilknytningen – standardtilknytningen udføres, hvis feltet efterlades tomt.

Bemærk:

Det anbefales, at skalerbare eller komplekse installationer kun anvender standardtilknytning ved den første prøveversion/konceptafprøvning. Skabeloner bør relateres eksplicit.


Vedhæftede filer

Der er indstillinger for flettetilknytning, der definerer, hvordan vedhæftede filer håndteres. Det originale vedhæftede dokument (f.eks. en skabelon til en fortrolighedserklæring) fjernes, og det flettede dokument vedhæftes aftaleposten, så snart aftalen sendes.

  • Vedhæft flettet dokument – når en flettetilknytning bruges til en aftale, vedhæftes dokumentet, hvis denne valgmulighed markeres, og de flettede data føres ind i aftaleposten, når aftalen er sendt.
  • Fjern originalt dokument – når der bruges en flettetilknytning for en aftale, fjerner denne valgmulighed det originale skabelondokument fra aftaleposten, når aftalen er sendt.

Bemærk:

Disse indstillinger er globale og påvirker alle flettetilknytningsskabeloner.

Sådan ændrer du disse indstillinger:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger
  2. Klik på etiketten for Indstillinger for flettetilknytning i Adobe Sign
  3. Klik på knappen Administrer
  4. Klik på knappen Ny
  5. Rediger indstillinger som ønsket, og klik på Gem

 

Fejlfinding af flettetilknytninger

Salesforce-felter har valideringsregler, der kan give en tilknytningsfejl. Hvis du f.eks. tilknytter Salesforce-mailfeltet til et Adobe Sign-tekstfelt, kan det fejle, hvis feltets indhold ikke er en gyldig mailadresse.

Hvis en tilknytning mislykkes af den ene eller anden årsag, logges fejlmeddelelsen i feltet "Fejl med flettetilknytning" (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) på Adobe Sign-aftaleobjekter, og der sendes en mail til ejeren af flettetilknytningen vedrørende fejlen.   

Bemærk:

Det er også muligt at oprette en rapport eller liste for at vise mislykkede tilknytningsfelter

Mailnotifikationen er som standard aktiveret, men kan deaktiveres ved at justere indstillingen:

1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger

2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger 

Brugerdefinerede Adobe Sign-indstillinger

    2. Klik på knappen Administrer på siden Definition af brugerdefineret indstilling

    3. Klik på Ny eller Rediger på siden Brugerdefineret indstilling

    4. Find Aktivér notifikation om tilknytningsfejl, og rediger som ønsket

Aktivér notifikation om tilknytningsfejl

Datatilknytninger – skub underskriverdata og -filer til Salesforce-poster

Med tilknytninger af formularfeltdata i Adobe Sign kan du definere, hvordan Adobe Sign opdaterer Salesforce.com-objekter med data, den henter fra underskrivere. Du kan f.eks. opdatere en underskrivers kontaktpost i Salesforce.com med den adresse og det telefonnummer, de angav, da de fuldførte og underskrev dit dokument. Du kan også skubbe den underskrevne Adobe Sign-aftale, revisionssporet og uploadede supplerende dokumenter tilbage fra modtagere til Salesforce-objekter ved at konfigurere filtilknytninger. 

Om tilknytninger af formularfeltdata

Adobe Signs datatilknytninger opdaterer Salesforce-objekter, når en Adobe Sign-aftale underskrives eller på et bestemt stadie i aftalens arbejdsforløb. Hver datatilknytning konfigureres på forhånd og inkluderer datatilknytningsregler. Hver datatilknytningsregel definerer den datakilde og det Salesforce-målfelt, som den skal opdatere.

En datakilde til en tilknytning kan være et Adobe Sign-formularfelt, en specifik konstant værdi eller en værdi fra et Adobe Sign-aftalefelt. Målet for hvert datatilknytningselement kan være ethvert felt i et Salesforce-objekt, der kan henvises fra Adobe Sign-aftalen.

Tilknytningen nedenfor opdaterer f.eks. underskriverens for- og efternavn (som underskriveren har angivet dem) i Kontakt-objektet. Den opdaterer også Salgsmulighedsstadie og føjer den underskrevne aftale og revisionssporet til Salgsmulighed, når aftalen underskrives. 

Eksempel på felttilknytninger

Andre eksempler på brug af datatilknytninger til at opdatere Salesforce omfatter:

  • Opdatering af modtagerens kontaktoplysninger
  • Tilføjelse af et købsordrenummer til salgsmuligheden
  • Opdatering af betalingsoplysninger til kunden
  • Ændring af salgsmulighedens fase, når kontrakten er underskrevet
  • Tilføjelse af den underskrevne PDF og revisionssporet til kontakten. 

 

Oprettelse af en tilknytning af formularfeltdata

Sådan opretter du en ny Adobe Sign-datatilknytning:

  1. Vælg Adobe Sign fra App Launcher øverst til venstre på skærmen.
  2. Klik på fanen Datatilknytninger
  3. På startsiden for Datatilknytninger skal du klikke på knappen Ny
  4. På siden Ny datatilknytning skal du skrive et intuitivt navn til tilknytningen og vælge, om det skal være standardtilknytningen. Hvis du markerer "Std. flettetilknytning?", udføres tilknytningen som standard, når dine aftaler er underskrevet. Du behøver ikke at indstille en datatilknytning som en standard. Du kan tildele den til en Aftaleskabelon, der bruges, når en aftale oprettes
Siden Ny datatilknytning

    5. Brug sektionen Felttilknytning til at definere datatilknytninger til Salesforce-felter. Du kan tilføje tilknytningsregler for at opdatere felter til ethvert relateret Salesforce-objekt. Du kan oprette en tilknytning til ethvert felt (inkl. brugerdefinerede felter). Der er to måder at oprette tilknytningsrækker og angive, hvilke aftalefelter dataene kommer fra. Du kan importere felter fra et eksisterende dokument med Importér felter fra en eksisterende aftale. Eller du kan definere hver tilknytningsrække individuelt med Tilføj tilknytning.

Bemærk:

Hvis du ikke har nogen brugerdefinerede Adobe Sign-feltet i det dokument, du importerer fra, vil du ikke kunne importere de Adobe Sign-standardfelter, der kommer med hver underskrevet aftale. (f.eks. underskrevet (dato), mail, fornavn, efternavn, titel og firma).

Du kan bruge Importér felter fra en eksisterende aftale til at importere en liste over formularfeltnavne, hvorfra du kan oprette tilknytninger ved at vælge en eksisterende aftale, der blev sendt til underskrivelse og underskrevet. Du kan importere felter fra flere aftaler for at tilføje ekstra felter. Sådan importerer du felter fra en aftale:

  1. Vælg den aftale, du vil importere felter fra.
Vælg den skabelon, du vil importere

    2. Klik på knappen Importér formularfelter. Antallet af importerede felter vises.

Klik på knappen Importér formularfelter.

Du kan bruge Tilføj tilknytning til at tilføje tilknytningsrækker individuelt som vist nedenfor:

Tilføj tilknytningslink

For hver felttilknytningsrække skal du angive følgende:

    1a. Hvilket Salesforce-objekt, der skal opdateres? – vælg det ønskede Salesforce-objekt, hvor dataene kopieres.

    1b. Hvilket Salesforce-felt, der skal opdateres? – vælg det ønskede Salesforce-felt, hvor dataene kopieres.

    2a. Hvor datene kommer fra? – vælg Type – vælg en af følgende muligheder: EchoSign-formularfelt, Konstant eller Aftalefelt.

    2b. Hvad er dataværdien? – afhængigt af den valgte mulighed Data kommer fra skal du angive følgende:

  • Data kommer fra "EchoSign-formularfelt" – vælg et EchoSign-formularfelt, eller skriv manuelt feltnavn. Klik på ikonet til venstre for feltet for at skifte mellem et tekstinputfelt og en valgbar rulleliste med tilgængelige og importerede formularfeltværdier.
  • Data kommer fra "Konstant" – skriv en specifik værdi. Du kan f.eks. vælge en feltværdi, som du vil ændre for en Salesforce-valgliste. Eller skrive et tal eller en tekst, som du vil opdatere til et Salesforce-felt.
  • Data kommer fra "Aftalefelt" – vælg et aftalefelt på rullelisten.

    3. Hvornår skal tilknytningen køres? – Vælg aftalestatus – datatilknytningen kører, når aftalens status skifter til den angivne status.

  • Underskrevet/godkendt/Accepteret/Formular udfyldt/Leveret
  • Venter på modsignatur/godkendelse/accept/formularudfyldning/levering
  • Sendt til underskrivelse/godkendelse/accept/formularudfyldning/levering
  • Annulleret/afvist
  • Udløbet
Eksempel på datatilknytningsposter

Du kan valgfrit redigere indstillingerne for enhver tilknytningsrække.

  1. Under Handlinger skal du klikke på Indstillinger (tandhjul)
  2. I dialogboksen Indstillinger for felttilknytningsværdi kan du angive følgende:
    • Overskriv ikke eksisterende – hvis markeret overskrives værdien ikke ved hjælp af denne tilknytningsregel, hvis der allerede findes en værdi i Salesforce-målfeltet.
    • Skriv ikke tom – hvis markeret skal du ikke skrive den tomme værdi ind i Salesforce-målfeltet ved hjælp af denne tilknytningsregel, hvis kildeværdien fra Adobe Sign-aftalen er tom.

Du kan også deaktivere en tilknytningsrække, så den ikke udføres, ved at markere Deaktiver

 

Oprettelse af en filtilknytning

Du kan tilknytte den underskrevne Adobe Sign-aftale eller revisionssporet til det valgte Salesforce-målobjekt ved at gøre følgende:

    1. Klik på Tilføj tilknytning i tabellen Filtilknytning. 

Filtilknytning – tilføj tilknytningslink

    2. For hver filtilknytningsrække skal du vælge:

1. Hvilket Salesforce skal opdateres? – vælg det ønskede Salesforce-objekt, hvor dataene kopieres

2a. Hvordan vil du tilføje filen? – mulighederne er, som følger:

• Tilføj et referencelink til filen – indeholder URL-adressen til den underskrevne aftale-PDF.

• Vedhæft filen direkte til objektet – vedhæft PDF-dokumentet direkte til det objekt, du tilknytter til, hvis objektet har en tilgængelig vedhæftningsliste.

Bemærk:

Ikke alle objekter (f.eks. Brugere) understøtter vedhæftede filer, så tilknyt ikke filer til disse objekter.

 

2b. Hvilket felt skal bruges til at tilføje filens URL? – Kræves kun, hvis du vælger Tilføj et referencelink til filen. Du skal vælge det målfelt, som URL-adressen kopieres til.

Bemærk:

Tilføjelse af et referencelink til revisionssporet, supplerende dokument eller opdelte underskrevne PDF'er understøttes ikke. Du kan vedhæfte disse PDF-filer til Salesforce-objektposten.

Referencelinket kan kun tilknyttes et tekstbaseret felt (f.eks. streng, valgliste)

 

3. Hvilken fil skal tilføjes? – Mulighederne er som følger:

• Underskrevet aftale – flettet PDF – vælg denne mulighed: Hvis du sender flere dokumenter til underskrivelse i en enkelt transaktion, vil denne valgmulighed skubbe de underskrevne dokumenter tilbage til Salesforce-objektposten som en enkelt flettet PDF.

• Underskrevet aftale – separate PDF'er – vælg denne mulighed: Hvis du sender flere dokumenter til underskrivelse i en enkelt transaktion, vil denne valgmulighed sende de underskrevne dokumenter tilbage til Salesforce-objektposten som separate PDF'er.

• Revisionsspor – vælg denne valgmulighed for at skubbe revisionssporet i PDF-format tilbage til Salesforce-objektposten.

• Supplerende dokumenter – vælg denne valgmulighed for at skubbe supplerende dokumenter, der er uploadet af underskriverne, tilbage til Salesforce-objektposten.

Bemærk:

Hvis du har en brugerdefineret URL-adresse i Adobe Sign med et brugerdefineret underdomæne (f.eks.: https://companyxyz.echosign.com), skal du udføre et ekstra trin for at få den underskrevne aftale-PDF tilbage til Salesforce. 

 

  1. Gå til Konfiguration > Sikkerhedsindstillinger > Indstillinger for fjernwebsted
  2. Klik på knappen Nyt fjernwebsted
  3. Tilføj din Adobe Sign URL-adresse som en ny Fjernwebsteds-URL. Dette er kun nødvendigt ved tilknytning af den underskrevne aftale.
Siden til redigering af fjernwebsted

4. Hvornår skal tilknytning køres? – Vælg aftalestatus – datatilknytningen kører, når aftalens status skifter til en angiven status. Mulighederne er, som følger:

• Underskrevet/godkendt/Accepteret/Formular udfyldt/Leveret

• Venter på modsignatur/godkendelse/accept/formularudfyldning/levering

• Sendt til underskrivelse/godkendelse/accept/formularudfyldning/levering

• Annulleret/afvist

• Udløbet

Når din datatilknytning er færdig, skal du klikke på knappen Gem

 

Brug af standardtilknytning og flere datatilknytninger

Du kan oprette så mange datatilknytninger, som det er nødvendigt, hvoraf én kan defineres som den standardtilknytning, der udføres, hver gang en aftales status skifter. Kun én tilknytning kan være en standardtilknytning.

Du kan eksplicit angive, hvilken tilknytning du vil bruge til en aftale, ved at henvise til den i aftalefeltet "Datatilknytning" (echosign_dev1__Process_Template__c). Du kan bruge et Salesforce-arbejdsforløb eller -udløser til at køre brugerdefineret virksomhedslogik for at bestemme, hvilken datatilknytning der skal bruges. Bemærk, at du ikke behøver at indstille feltet til at pege på standardtilknytningen – standardtilknytningen ville blive udført, hvis dette felt blev efterladt tomt.

Du kan også udføre en tilknytning, før og efter aftalens status skifter til "Underskrevet" (f.eks. udføre tilknytningen, efter den første underskriver har underskrevet den), ved at markere afkrydsningsfeltet "Udløs datatilknytning" (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Du kan bruge et Salesforce-arbejdsforløb eller -udløser til at køre enhver brugerdefineret virksomhedslogik for at bestemme, hvornår en datatilknytning skal udføres.

Du kan også relatere en datatilknytning til en aftaleskabelon. Få flere oplysninger under Aftaleskabeloner.

Fejlfinding af datatilknytninger

Salesforce-felter har valideringsregler, der kan give en tilknytningsfejl. Hvis du f.eks. tilknytter et Adobe Sign-tekstfelt til et Salesforce-mailfelt, kan validering mislykkes, hvis feltets indhold ikke er en gyldig mailadresse.

Sørg for at bruge Adobe Sign-valideringsregler til formularfelter, hvor det er muligt, for at sikre, at data, der er angivet af underskrivere, kan skubbes til Salesforce. Adobe Sign-valideringsregler til standard PDF-formularfelter fra PDF-dokumenter giver dig mulighed for at oprette valideringsregler, når du bruger Adobe Sign-teksttags. Få flere oplysninger under Dokumentation til teksttags.

Hvis en tilknytning mislykkes af den ene eller anden årsag, logges fejlmeddelelsen i feltet "Datatilknytningsfejl" (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c ) på Adobe Sign-aftaleobjektet, og der sendes en mail til ejeren af datatilknytningen vedrørende fejlen.   

Bemærk:

Det er også muligt at oprette en rapport eller liste for at vise mislykkede tilknytningsfelter

Mailnotifikationen er som standard aktiveret, men kan deaktiveres ved at justere indstillingen:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger
  2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger
  3. Klik på Administrer
  4. Klik på Ny (eller Rediger)
  5. Find (ctrl/cmd +f) indstillingen Aktivér notifikation om tilknytningsfejl
  6. Rediger indstillingen som ønsket
  7. Klik på Gem.

Aftaleskabeloner og knappen Send til underskrivelse

Ved at bruge Adobe Sign-aftaleskabeloner er det nemmere at konfigurere mange standardværdier og -indstillinger for dine aftale på forhånd. Du kan også linke en aftaleskabelon til en "Send til underskrivelse"-knap

Om aftaleskabeloner

Dette omfatter at prædefinere aftalefelter, inkl. navn, besked, sprog, signaturtype, udløbsdatoer og sikkerhedsindstillinger. Du kan også relatere en bestemt datatilknytning, flettetilknytning og objekt (f.eks. Salgsmulighed, Kunde, Kontakt, Kundeemne, Salgsmulighed, Kontrakt) til aftaleskabelonen. Du kan desuden forudindstille modtagerdefinitionerne, tilknytte felter til aftalefelter og prædefinere vedhæftede fil.

Du kan også konfigurere knappen "Send til underskrivelse", der vises på den relaterede objektpost (f.eks. Salgsmulighed), så den som standard linker til en aftaleskabelon. Ved at klikke på knappen bør en aftale blive oprettet ved hjælp af en aftaleskabelon.

Oprettelse af en aftaleskabelon

Sådan opretter du en ny aftaleskabelon:

  1. Vælg Adobe Sign fra App Launcher øverst til venstre på skærmen.
  2. Klik på fanen Aftaleskabeloner
  3. På startsiden for Aftaleskabeloner skal du klikke på knappen Ny
Gå til Nye aftaleskabeloner

Siden Ny aftaleskabelon vises:

Siden Aftaleskabelon

4. I sektionen Oplysninger skal du skrive eller aktivere følgende:

Sektionen Oplysninger

• Navn på aftaleskabelon – giv aftaleskabelonen et navn.

• Masterobjekttype – skriv API-navnet (ikke etiketten) til det Salesforce-objekt, som du vil bruge som masterreference til nogle af de valgfrie definitioner i aftaleskabelonen. Du kan f.eks. definere Modtagere, Felttilknytninger eller Vedhæftede filer for aftalen for at slå felter og tilknytning op i Masterobjekt eller data fra opslagsobjekter. Eksempler på et Masterobjekt omfatter Salgsmulighed, Kunde, Kontakt, Kundeemne, Salgsmulighed eller Kontrakt. Hvis du har et Masterobjekt defineret i aftaleskabelonen, bør du starte aftalen fra en "Send til underskrivelse"-knap på Masterobjekt. Se Aktivering af knappen Send til underskrivelse for at få mere at vide om, hvordan du aktiverer en knap eller opretter nye "Send til underskrivelse"-knapper.

Aftaletype – ved at definere aftaletyper kan du rapportere om kategorier af aftaler

• Aktiv – aktivér denne indstilling for at gøre skabelonen klar til brug. Hvis denne indstilling fravælges, fjernes skabelonen fra brug.

• Standard – aktivér denne indstilling, hvis du ønsker at indstille denne som standardaftaleskabelonen for dine nye aftaler. Du kan også definere en specifik aftaleskabelon, som tilknyttes andre aftaler, hvilket kan tilsidesætte standardaftaleskabelonen. Du kan oprette en brugerdefineret "Send til underskrivelse"-knap for det Kunde-objekt, der er tilknyttet en specifik aftaleskabelon. Se Aktivering af knappen Send til underskrivelse for at få mere at vide om brugerdefinerede knapper.

• Send automatisk – aktivér denne indstilling, hvis du har automatisk arbejdsforløb, som du vil bruge til at udløse afsendelsen af aftaler, eller hvis du ønsker automatisk at sende en aftale, efter en bruger klikker på knappen "Send til underskrivelse" fra en Salesforce-post. Hvis "Send automatisk" skal kunne virke, skal du have mindst én modtager og én vedhæftet fil defineret i aftaleskabelonen.

• Tilgængelig for udgiverhandlinger – hvis du har aktiveret Chatter-udgiverhandlinger på dit Org, kan du markere dette felt for at aktivere denne aftaleskabelon. Chatter-udgiverhandlingen giver brugere mulighed for at sende aftaler fra Chatter. Markér dette felt for at aktivere denne aftaleskabelon for Chatter-handlingen for enhver af følgende masterobjekter: Kontakt, Kunde eller Salgsmulighed. Hvis Masterobjekt f.eks. er Salgsmulighed, vil en markering af dette felt gøre det muligt for brugere at sende med denne aftaleskabelon fra ethvert Salgsmulighed Chatter-feed. Hvis du efterlader masterobjektet tomt, kan du aktivere aftaleskabelonen på startsiden for Chatter-feed. Få mere at vide om Adobe Sign Chatter-udgiverhandling.

 

5. I sektionen Aftaleoplysninger skal du angive eller vælge følgende:

Tilføj aftalenavnet

• Aftalenavn – skriv et brugerdefineret navn, eller acceptér standardnavnet.

• Besked (valgfrit) – skriv en besked.

• Signaturtype – vælg en signaturtype og modtagersprog. Mulighederne er følgende: Ingen, e-Signatur eller Håndskreven signatur.

• Sprog – vælg sproget for den sendte mail. 

Bemærk:

I tekstfelterne som f.eks. Aftalenavn og Besked i en aftaleskabelon kan du valgfrit bruge Salesforce-variabler som del af definitionen til dynamisk at generere disse data for aftalen. Dette er eksempelvis fordelagtigt, hvis du ønsker at tilpasse aftalens navn og besked efter brugerne, hver gang aftalen genereres. Se eksemplerne nedenfor.   

Eksempel 1:

Masterobjekt: Salgsmulighed

Aftalenavn: Acme Corp Agreement - {!Name}

Besked:

Her er et estimat for:

Kunde: {!Account.Name}

Antal: {!Amount}

Underskriv den vedhæftede aftale.

Tak, {!Owner.Name}

 

Følgende er resultater, når aftalen genereres fra en specifik Salgsmulighed:

Aftalen genereres fra en specifik Salgsmulighed

Eksempel 2: Brugerdefineret objekt som Masterobjekt

Brugerdefineret opslagsfelt på Salgsmulighed: Student__c

Definition af aftaleskabelon: AftaleSkabelonProces

Masterobjekt: Student__c

Aftalenavn: Studentaftale – {!Name}

Besked:

Hej {!Student__r.Student_Name__c}

Underskriv den vedhæftede ansøgning.

Tak, {!Account.Owner.Name}

 

    6. I sektionen Aftaleindstillinger skal du angive, vælge eller aktivere følgende:

Panelet Aftaleindstillinger

Bemærk:

I tekstfelter kan du valgfrit bruge Salesforce-variabler som f.eks. {!Id} eller {!Account.Name}, der henviser det Masterobjekt, der er defineret i aftaleskabelonen. Du kan f.eks. skrive {!Owner.Email} for feltet Send kopi til eller {!OwnerId} for feltet Send på vegne af. Hvis Masterobjekt var "Salgsmulighed", repræsenterer {!OwnerId} ejeren af salgsmuligheden, og variablen {!Owner.Email} repræsenterer mailadressen på salgsmulighedens ejer. 

• Send kopi til – skriv mailadresserne (adskilt med komma) på dem, der skal modtage aftalen.

• Automatiske påmindelser – vælg en valgmulighed for automatiske påmindelser. Mulighederne er Aldrig, Hver dag, indtil underskrevet eller Hver uge, indtil underskrevet.

• Signaturforløb – vælg en mulighed for underskrivelsesrækkefølgen. Mulighederne er Ingen, Modtagere underskriver i rækkefølge eller Modtagere underskriver i enhver rækkefølge.

• Signaturrækkefølge for afsender – vælg, hvornår afsenderen skal underskrive. Mulighederne er Ingen; Modtagere underskriver først; eller Afsender underskriver først, derefter modtagere.

• Send på vegne af – aftalen sendes på vegne af det brugerpost-id, der er angivet af dette felt.

Bemærk! Hvis du bruger funktionen "Send på vegne af", skal du sørge for at aktivere den først ved at følge disse instruktioner.

• URL-omdirigering efter underskrivelse – for automatisk at omdirigere underskriverne af en aftale til en bestemt URL-adresse, efter de underskriver, skal du skrive en URL-adresse. Indstillingen Aktivér indstillinger efter underskrivelse skal være aktiveret, for at denne mulighed kan bruges.

• Aktivér hostet underskrivelse – aktivér for at fremme hostet, personlig underskrivelse, hvis underskriveren er tilgængelig.

• Kun afsender underskriver – aktivér denne indstilling for at føje funktionen "Kun jeg underskriver" til skabelonen. Indstillingen Aktivér Kun afsender underskriver skal være aktiveret, for at denne mulighed kan bruges. Afhængigt af dine krav kan denne mulighed indstilles til skrivebeskyttet med indstillingen Skrivebeskyttet Kun afsender underskriver.

• Aktivér visning og placering af felter – aktivér denne indstilling, hvis du vil kunne se aftalen og trække og slippe formularfelter over på den, før du sender den til underskrivelse.

• Brug faxnummer – aktivér for at sende en aftale til faxnummeret på en kontakt, et kundeemne eller en bruger, hvis en håndskreven signatur foretrækkes.

• Dage indtil udløb – skriv antallet af dage, indtil aftalen udløbes.

Bemærk! Antallet af angivne dage føjes til den aktuelle dato, når aftaleposten genereres fra aftaleskabelonen, for at beregne udløbsdatoen dynamisk.

• Forsink. af omdirig. efter underskr. (sekunder) – hvis indstillingen Aktivér indstillinger efter underskrivelse er aktiveret, og der er angivet en URL-omdirigering efter underskrivelse (se nedenfor), skal du skrive antallet af sekunder, der skal gå, før omdirigeringen udføres.

 

    7. I sektionen Sikkerhedsindstillinger for aftale skal du angive, vælge eller aktivere følgende:

Panelet Sikkerhedsindstillinger for aftale

• Kontrolmetode for eksterne og interne underskrivere – vælg en kontrolmetode for interne underskrivere (alle mailadresse på din Adobe Sign-konto) og eksterne underskrivere (alle mailadresser, der ikke er på din Adobe Sign-konto). Mulighederne er Ingen, Adgangskode til at underskrive aftale, Vidensbaseret godkendelse eller Webbaseret identitetsgodkendelse.

Bemærk! Hvis du vil tildele en kontrolmetode for underskriverens identitet til en individuel modtager, skal du angive dette i sektionen Modtagere som forklaret nedenfor.

• Beskyt det underskrevne dokument med adgangskode (valgfrit) – aktivér denne indstilling for at kryptere den underskrevne PDF, der sendes til underskrivere.

• Ekstern adgangskode for underskrivelse – indstil adgangskoden for at underskrive aftalen for eksterne modtagere, når Kontrolmetode for ekstern underskriver er indstillet til Adgangskode

• Intern adgangskode for underskrivelse – indstil adgangskoden for at underskrive aftalen for interne modtagere, når Kontrolmetode for interne underskrivere er indstillet til Adgangskode

• Vis og bekræft – skriv den adgangskode, der kræves for at åbne PDF'en af den underskrevne aftale.

 

    8. I sektionen Tilknytningsindstillinger kan du valgfrit angive, hvilken datatilknytning eller flettetilknytning eller begge der skal køre automatisk, når der sendes aftaler med denne aftaleskabelon.

Sektionen Tilknytningsindstillinger

• Datatilknytning – vælg en datatilknytning, der skal bruges til at tilknytte input fra en underskrevet aftale tilbage i Salesforce.

• Flettetilknytning – vælg en datatilknytning, der skal flette Salesforce-felter med en aftale, før den sendes.

 

    9. I sektionen Henviste objekter kan du tilknytte en Kunde, Salgsmulighed eller Kontrakt til denne aftaleskabelon ved at skrive det specifikke id eller angive en Salesforce-variabel som {!Id}. På den måde kan dine aftaleliste i det henviste objekt indeholde aftaler, der er sendt med denne aftaleskabelon.

Henviste objekter

    10. Klik på Gem for at gemme skabelonen og åbne siden Aftaleskabelon.

 

Tilføjelse af modtagere, vedhæftede filer og formularfeltskabeloner til aftaleskabeloner

På en side med Aftaleskabelon kan du tilpasse din aftaleskabelon yderligere ved at angive modtagere, vedhæftede filer og formularfeltskabeloner.  Åbn en eksisterende skabelon, og klik på fanen Relateret øverst for at vise indstillingerne.

Siden Aftaleskabelon

Tilføjelse af modtagere

Sådan føjer du modtagere til en aftaleskabelon:

1. Klik på skabelonens navn for at åbne den til redigering

2. Klik på fanen Relateret for at vise indstillingerne

3. I sektionen Tilføj modtager skal du klikke på knappen Ny

Siden Tilføj en ny modtager vises.

Siden Tilføj en ny modtager

4. I "Trin 1: Vælg modtagertype og -rolle" skal du vælge følgende:

• Kilde af modtager – i rullelisten skal du vælge en af følgende muligheder for at angive modtageren:

○ Definer modtager på forhånd

○ Opslag baseret på feltet Masterobjekt

○ Kørselsvariabel

Hvis det valgte Masterobjekt er Kunde eller Salgsmulighed, kan du også vælge følgende:

○ <Kunde eller Salgsmulighed> Primær kontaktrolle

○ <Kunde eller Salgsmulighed> Kontaktrolle

○ Alle <Kunde eller Salgsmulighed> Kontaktroller

Bemærk! Hvis du vælger Primær kontaktrolle for salgsmulighed eller Primær kontaktrolle for kunde, slås modtageren op på det tidspunkt, hvor aftalen genereres, baseret på det masterobjekt, du har konfigureret i denne aftaleskabelon. (Se Oprettelse af en aftaleskabelon for at få flere oplysninger.) "Trin 2: Angiv modtageren" (se nedenfor) er ikke nødvendig, hvis Primær kontaktrolle er markeret.

• Modtagertype – på rullelisten skal du vælge en af følgende muligheder: Kontakt, Kundeemne, Bruger eller Mail

• Modtagerrolle – på rullelisten kan du vælge en af følgende muligheder: Underskriver, Godkender, Acceptor, Formularudfylder eller Certificeret modtager

• Kontrolmetode for underskriver – på rullelisten skal du vælge en af følgende muligheder: Ingen, Mail, Adgangskode, Social, KBA eller Telefon

Bemærk! Sørg for, at din Adobe Sign-konto er aktiveret for disse kontrolmetoder, for at du kan bruge dem i Salesforce.

• Besked til modtager – skriv evt. en privat besked til modtageren

• Indeks – dette antal indikerer signaturpositionen for modtageren.  Indekset er vigtigt i forhold til formularer, der har flere underskrivere, eller parallelle/hybride arbejdsforløb og særligt designerede felter

Opret ikke tom modtagerrække – markér dette, hvis du ikke ønsker, at der tilføjes en tom modtagerpladsholder, når det valgte kriterie ikke finder en matchende post

5. Klik på Næste for at fortsætte til næste trin

6. I "Trin 2: Angiv modtagere" skal du gøre følgende:

• Hvis du valgte Prædefiner modtageren i trin 4, skal du vælge en modtager i feltet Modtager – <Modtagertype>.

Tilføj en ny modtager – Kontakt

• Hvis du valgte Slå op baseret på feltet Masterobjekt (trin 4 ovenfor), slås modtageren op på det tidspunkt, hvor aftalen genereres baseret på det masterobjekt, du konfigurerede i denne aftaleskabelon. Masterobjektet kan f.eks. være "Salgsmulighed". På dette skærmbillede skal du vælge det kildefelt fra Masterobjekt (f.eks. Salgsmulighed), der skal bruges til at slå modtageren op. Du kan f.eks. udfylde feltet Modtager med den bruger, der oprettede salgsmuligheden, eller som senest opdaterede den.

Angiv modtageren

• Hvis du valgte Kontaktrolle for salgsmulighed eller Kontaktrolle for kunde, slås modtageren op på det tidspunkt, hvor aftalen genereres, baseret på det masterobjekt, du har konfigureret i denne aftaleskabelon. I dette tilfælde bør "Salgsmulighed" og "Kunde" angives som masterobjekt. På dette skærmbillede skal du vælge den kontaktrolle for salgsmulighed/kunde, som skal bruges til at vælge kontakten som modtageren i aftalen. Du kan f.eks. udfylde feltet Modtager med den Kontakt, der har rollen Beslutningstager for salgsmuligheden eller kunden.

 

• Hvis du valgte Kørselsvariabel i trin 4, kan du angive et Modtager-id i SFDC URL, når du angiver en modtager for aftaleskabelonen. For at gøre dette skal du angive variablen her (f.eks. minModtager).

Angiv Modtager – Variabel

I den brugerdefinerede knap "Send til underskrivelse" skal du derefter tilføje parametrene for kørselsvariablen på denne måde:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Id'et for modtageren er Kontakt, Kundeemne eller Brugerpost.

For en mailmodtager, der ikke er en post i Salesforce, ville variablen have den faktiske mailadresse, f.eks.:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

Læs mere i næste afsnit om oprettelse af "Send til underskrivelse"-knapper.

Du kan også konfigurere pladsholdermodtagere, der har en Modtagertype, men ikke er specifikt defineret, indtil afsenderen definerer den specifikke modtager, når aftalen genereres. Det gør du ved at efterlade Variabelnavn tom.

7. Klik på Gem for at gemme dine modtagere, og gentag derefter ovenstående trin for at tilføje yderligere modtagere.

Det følgende viser tre prædefinerede modtagere (en Kontakt, en Bruger og et Kundeemne), der er føjet til aftaleskabelonen.

Liste over modtagere

Tilføjelse af vedhæftede filer

Sådan føjer du vedhæftede filer til aftaleskabelonen:

1. Klik på skabelonens navn for at åbne den til redigering, og klik på fanen Relateret

2. Klik på knappen Ny tilføj vedhæftet fil.

• Siden Tilføj en ny vedhæftet fil vises

3. I "Trin 1: Vælg type af vedhæftet fil" skal du vælge filtypen på rullelisten.

Vælg en filtype på rullelisten

Mulighederne er, som følger:

• Dokument fra indhold

• Dokument fra EchoSign-bibliotek

• Dokument fra Bibliotek (Salesforce-bibliotek)

• Dokument fra Masterobjekt

• Kørselsvariabel

Hvis det valgte masterobjekt i trin 3 er Salgsmulighed eller Tilbud, kan du også vælge følgende:

• Tilbudsdokument fra Salgsmulighedstilbud eller Tilbudsdokument fra Mastertilbud (hvis Masterobjekt er Tilbud)

 

4. Klik på Næste for at fortsætte til "Trin 2: Angiv den vedhæftede fil".

• Hvis du valgte Dokument fra EchoSign Cloud-bibliotek i trin 3, skal du blot vælge fra Adobe Sign-dokumentskabelonerne i næste trin.

Vælg fra Adobe Sign-dokumentskabeloner

• Hvis du valgte Dokument fra bibliotek i trin 3, skal du vælge fra Salesforce-dokumenterne i næste trin. 

Vælg fra Salesforce-dokumenter

• Hvis du valgte Dokument fra indhold i trin 3, skal du vælge fra Salesforce-indholdet eller -fildokumenterne i næste trin. 

Vælg fra Salesforce-indhold eller -fildokumenter

• Hvis du valgte Dokument fra Masterobjekt i trin 3 ovenfor slås dokumentet op på det tidspunkt, hvor aftalen genereres baseret på det masterobjekt, du konfigurerede i denne aftaleskabelon.

Dokumentopslag fra Masterobjekt

Du skal angive de kriterier, der skal bruges til at bestemme, hvilken vedhæftet fil der bruges

○ Filvalg fra Masterobjekt (f.eks. Salgsmulighed)

► Seneste dokument

► Ældste dokument

► Alle dokumenter

○ Valg bestemt af

► Dato for seneste ændring

► Oprettelsesdato

• Hvis du valgte Tilbudsdokument fra masterobjekt eller Tilbudsdokument fra salgsmulighed slås dokumentet op på det tidspunkt, hvor aftalen genereres baseret på det masterobjekt, du konfigurerede i denne aftaleskabelon. I dette tilfælde er "Tilbud" det masterobjekt, som du skal angive for denne aftaleskabelon. Når du gør dette, bruges den eller de tilbuds-PDF'er, der blev genereret fra Salgsmulighed, som den eller de vedhæftede filer. På det næste skærmbillede skal du vælge de kriterier, som din vedhæftede fil skal bestemmes efter:

○ Filvalg fra Masterobjekt (f.eks. Salgsmulighed eller Tilbud)

► Seneste dokument

► Ældste dokument

► Alle dokumenter

○ Valg bestemt af:

► Dato for seneste ændring

► Oprettelsesdato

• Hvis du valgte Kørselsvariabel i trin 3, kan du angive et Vedhæftet fil-id på Masterobjekt og Modtager-id i SFDC URL, når du angiver en vedhæftet fil for aftaleskabelonen. Du vil skulle angive variablen her (f.eks. myRecipient eller myAttachment).

Angiv variabelnavnet

I den brugerdefinerede knap "Send til underskrivelse" skal du derefter tilføje parametrene for kørselsvariablen på denne måde:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

For Vedhæftet fil-id er det et id på en vedhæftet fil på masterobjektet.

Læs mere i næste afsnit om oprettelse af "Send til underskrivelse"-knapper.

Når du har et masterobjekt som "Tilbud", vil du skulle konfigurere en brugerdefineret "Send til underskrivelse"-knap på tilbudsobjektet, så de aftaleskabelondokumenter, du har angivet, vedhæftes korrekt.

5. Klik på Gem for at gemme din vedhæftede fil, og gentag derefter ovenstående trin for at tilføje yderligere modtagere.

Tilføjelse af formularfeltskabeloner

Bemærk:

Formularfeltskabeloner kan oprettes i Adobe Sign for at angive feltplaceringer og feltattributter. Fra Salesforce kan du angive formularfeltskabeloner, der skal bruges i din aftaleskabelon. De kan genbruges ubegrænset på almindelige forretningsdokumenter for at angive felterne. 

Sådan føjer du en formularfeltskabelon til din aftaleskabelon:

1. Klik på skabelonens navn for at åbne den til redigering, og vælg fanen Relateret

2. Klik på knappen Tilføj ny formularfeltskabelon.

• Siden Tilføj en ny vedhæftet fil vises.

Siden Tilføj en ny vedhæftet fil

• På siden Tilføj en ny feltskabelon skal du vælge den skabelon, der skal bruges.

Bemærk! Der kan i øjeblikket kun vælges én formularfeltskabelon per transaktion, men den kan bruges på mere end ét dokument i transaktionen. Hvis din formularfeltskabelon f.eks. er 10 sider, kan du anvende den på 2 dokumenter, der samlet udgør mindst 10 sider i længden.

• Klik på Gem for at gemme dit valg af formularfeltskabelon


Tilknytning af data i aftalefelter

Sådan tilknytter du aftalefelter i aftaleskabelonen:

1. Klik på skabelonens navn for at åbne den til redigering, og vælg fanen Relateret

2. Klik på knappen Ny datatilknytning i aftalefelter.

• Siden Tilføj en ny felttilknytning vises.

Siden Tilføj en ny felttilknytning

3. I "Trin 1: Vælg felttilknytningsmetoden" på siden Tilføj en ny felttilknytning skal du vælge en af følgende tilknytningsmetoder:

• Angiv bestemt værdi

• Vælg Masterobjekt-felt

4. Klik på Næste for at fortsætte.

5. I "Trin 2: Angiv feltværdien og målfeltet for Tilføj en ny felttilknytning", skal du gøre et af følgende: 

• Hvis du valgte Indtast specifik værdi som tilknytningsmetoden i trin 3, skal du angive en Målfeltværdi og vælge et Målaftalefelt, som data tilknyttes i, når aftalen genereres.

Tilknytning ved hjælp af feltværdi

• Hvis du valgte Vælg masterobjekt som tilknytningsmetoden i trin 3, slås feltværdien op på det tidspunkt, hvor aftalen genereres baseret på det masterobjekt, du konfigurerede i denne aftaleskabelon. Masterobjektet kan være en "salgsmulighed". På det næste skærmbillede skal du vælge kildefeltet fra dit masterobjekt (f.eks. Salgsmulighed) og også vælge målfeltet med aftaleobjektet, hvor dataene tilknyttes.

Felttilknytning fra masterobjekt

6. Klik på Gem for at gemme din felttilknytning.


Aktivering af knappen "Send til underskrivelse"

Knappen "Send til underskrivelse" tilknyttes standardaftaleskabelonen eller enhver specifik aftaleskabelon, som du konfigurerer. Adobe Sign til Salesforce-integration inkluderer som standard en "Send til underskrivelse"-knap, som du kan føje til dine sidelayouts for Salgsmulighed, Kunde, Kontakt, Kundeemne eller Kontrakt. Du kan også oprette flere brugerdefinerede "Send til underskrivelse"-knapper, der kan føjes til andre objekter og tilknyttes forskellige aftaleskabeloner.

Her er et eksempel på, hvordan du aktiverer knappen "Send til underskrivelse" for Salgsmulighed-objektet:

    1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Objekter og felter > Objektstyring

    2. Vælg det objekt, du vil redigere (Salgsmulighed i dette eksempel) på listen over objekter i venstre side

    3. Klik på Sidelayout i det venstre spor

    4. Vælg det sidelayout, du vil redigere

    5. Når sidelayoutet åbnes, skal du vælge Knapper på listen til venstre

    6. Træk knappen Send til underskrivelse fra toppen til feltet "Brugerdefinerede knapper" i sektionen Salgsmulighedsdetalje.

Træk knappen "Send til underskrivelse" fra toppen til feltet "Brugerdefinerede knapper"

Oprettelse af "Send til underskrivelse"-knapper

Du kan oprette brugerdefinerede "Send til underskrivelse"-knapper for andre objekter. Du kan navngive knappen, som du ønsker.

Her er et eksempel på, hvordan du opretter en brugerdefineret "Send til underskrivelse"-knap for Salgsmulighed-objektet:

    1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Objekter og felter > Objektstyring

    2. Vælg det objekt, du vil redigere (Salgsmulighed i dette eksempel) på listen over objekter i venstre side

    3. Når objektsiden indlæses, skal du vælge sektionen Knapper, links og handlinger i det venstre spor

    4. Klik på knappen Ny knap eller link øverst til højre

• Siden Redigering af brugerdefineret knap eller link vises

Siden Redigering af brugerdefineret knap eller link

5. Du kan kopiere, hvad der blev konfigureret for Salgsmulighed-standardknappen (se skærmbilledet nedenfor), men du vil skulle erstatte slutningen af stien med den objekt-id-variabel, som du vil tilføje: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Valgfrit) Tilknyt en specifik aftaleskabelon til knappen:

Hvis du vil tilknytte en specifik aftaleskabelon for en specifik "Send til underskrivelse"-knap, skal knapstien være:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

Hvor templateId skal indstilles til det specifikke id for den aftaleskabelon, der skal bruges. Hvis denne værdi ikke er indstillet, anvendes standardaftaleskabelonen. Du kan hente templateId fra aftaleskabelonsidens URL-adresse:

Aftaleskabelon-id i URL-adressen

• (Valgfrit) Når der klikkes på knappen, og aftalen genereres, skal du sendes brugere til en anden side en aftalesiden ved hjælp af retURL-parameteren.

Eksempel: Du kan definere en "Send til underskrivelse"-knap, som sender brugeren til en angiven URL-adresse eller tilbage til posten i stedet for aftalesiden. Brug denne streng til at definere denne knap:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Valgfrit) Når der klikkes på knappen, udløses en onLoadAction for "Send"

Eksempel: Du kan definere en "Send til underskrivelse"-knap, der sender brugeren til aftalesiden, og når siden er indlæst, "sendes" aftalen uden yderligere brugerintervention. Brug denne streng til at definere denne knap:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Få mere at vide om onLoadActions under onLoadActions. Alternativt kan du tilknytte "Send"-værdien til feltet "Handling ved indlæsning (valgliste)" på aftaleposten. Se Knyt data til aftalefelter for at få oplysninger om, hvordan du definerer denne tilknytning.

3. Klik på knappen Gem.

Når den brugerdefinerede knap er oprettet, skal du gå til sidelayout for det objekt og føje den til siden på samme måde som med Salgsmulighed-eksemplet ovenfor. (Se Aktivering af knappen "Send til underskrivelse" for at få flere oplysninger.)

Aktivér indstillinger efter underskrivelse

Aktivér denne mulighed for at sende dine underskrivere til en landingsside, som du vælger. Dette gør mulighederne "URL-omdirigering efter underskrivelse" og "Forsink. af omdirig. efter underskr." tilgængelige på siden Send aftale. Underskrivere af en aftale omdirigeres til den angivne URL-adresse, efter de underskriver. Du kan f.eks. omdirigere dem til din virksomheds websted eller en undersøgelsesside. Denne mulighed kan gøres skrivebeskyttet for afsendere ved hjælp af indstillingen Skrivebeskyttet Indstillinger efter underskrivelse.

Sådan aktiverer du indstillinger efter underskrivelse:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger
  2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger
  3. Klik på Administrer
  4. Klik på Ny (eller Rediger)
  5. Find indstillingen Aktivér indstilling efter underskrivelse
    1. (Valgfrit) Find indstillingen for Skrivebeskyttet Indstillinger efter underskrivelse
  6. Rediger som ønsket, og klik på Gem

Aktivér funktionen "Send på vegne af..."

Bemærk:

Muligheden for at sende på vegne af en anden bruger virker kun på Adobe Sign til Salesforce v11.7 eller senere.

Du kan f.eks. aktivere funktionen "Send på vegne af", hvis der er tilfælde, hvor nogen i din Salesforce-organisation skal sende aftaler på en anden persons vegne. Denne funktion virker for enhver aftaleafsendelse, inkl. baggrundsafsendelse, som udløses via en opdatering af aftalefeltet "Baggrundshandlinger" eller via muligheden "Send automatisk" i Aftaleskabeloner. Du kan også indstille et opslag til en bruger i en aftaleskabelon til at "sende på vegne af", så den udfyldes automatisk, når aftalen genereres.  

Sådan aktiverer du funktionen "Send på vegne af":

1. Aktivér indstillingen "Tillad afsendelse på vegne af andre" ved at gøre følgende:

a. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger

b. Klik på etiketten Adobe Sign Indstillinger.

c. Klik på knappen Administrer.

d. Klik på knappen Ny (eller Rediger).

e. Find (ctrl/cmd +f) indstillingen Tillad afsendelse på vegne af andre, og rediger den som ønsket

Indstillingen Tillad afsendelse på vegne af andre

f. Klik på knappen Gem

 

2. Føj "DC – Tillad afsendelse som andre brugere" til brugerpostlayoutet ved at gøre følgende:

a. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Objekter og felter > Objektstyring

b. Vælg Bruger fra Objektstyring

c. Vælg Brugersidelayouts fra det venstre spor på objektsiden Bruger

d. Klik på linket Brugerlayout

e. Med Felter markeret skal du klikke på Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere og trække den til "Flere oplysninger (overskrift er kun synlig ved redigering)" i layoutet.

skal du klikke på Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere og trække den til sektionen "Flere oplysninger"

f. Klik på knappen Gem

 

3. For den specifikke bruger, som du vil sende på vegne af, skal du aktivere indstillingen "Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere" på følgende måde:

a. Gå til Konfiguration > Administration > Brugere > Brugere

b. Klik på handlingen Rediger for den specifikke bruger.

c. På siden Brugerredigering, sektionen Flere oplysninger, skal du aktivere indstillingen Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere.

d. Klik på knappen Gem

Aktivér indstillingen Adobe Sign Tillad afsendelse som andre brugere

4. Føj feltet "Send på vegne af andre" til aftalesidelayoutet ved at gøre følgende:

a. Gå til Konfiguration > Opbyg > Opret > Objekter.

b. Klik på linket Aftale.

Linket Aftaleobjekt

c. Klik på linket Feltsæt øverst på siden for at gå til den sektion.

Linket Feltsæt

d. Klik på knappen Rediger.

Knappen Rediger feltsæt

e. Med Aftale markeret skal du finde feltet Send på vegne af og klikker og trækker det til sektionen I feltsættet.

Træk objektet Send på vegne af til sidelayoutet

f. Når aftalen konfigureres til at blive sendt, skal feltet "Send på vegne af" udfyldes med den bruger, der har tilladt andre brugere at sende på sine vegne. 

 

Aktivér Kun afsender underskriver

Aktivér denne indstilling for at vise og aktivere muligheden "Kun afsender underskriver" i sektionen Modtagere på siden Send aftale. Når "Kun afsender underskriver" bruges, vises aftalen eller dokumentet til afsenderen, som skal underskrive. Denne funktion minder om "Udfyld og underskriv" i Adobe-tjenester. Denne mulighed kan indstilles til skrivebeskyttet med indstillingen Skrivebeskyttet Kun afsender underskriver.

Sådan aktiverer du funktionen Kun afsender underskriver:

  1. Gå til Konfiguration > Platformsværktøjer > Brugerdefineret kode > Brugerdefinerede indstillinger
  2. Klik på etiketten Adobe Sign-indstillinger
  3. Klik på Administrer
  4. Klik på Ny (eller Rediger)
  5. Find indstillingen Aktivér Kun afsender underskriver
    1. (Valgfrit) Find indstillingen for Skrivebeskyttet Kun afsender underskriver
  6. Rediger som ønsket, og klik på Gem

onLoadActions

Salesforce kan automatisk udløse handlinger via URL-parameteren onLoadAction, der understøttes af Adobe Sign til Aftale-knaphandlingerne: Send, Påmind, Slet, Annuller, Opdater og Vis. URL-parameteren respekterer værktøjslinjens indstillinger (se Vejledning til avanceret tilpasning), der er indstillet af administratoren, så kun dem, der er aktiveret, vil være tilgængelige.

Eksempel på URL-adresser med onLoadAction:

  • Send: Sørg for, at du har en aftale med statussen Klasse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Påmind: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Slet: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Annuller: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Opdater: Sørg for, at du har en aftale med statussen Sendt til underskrivelse på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Vis: Sørg for, at du har en aftale med statussen Kladde, Sendt til underskrivelse, Underskrevet eller Annulleret på din konto.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Aftale-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Download

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online