Deltager
Sidst opdateret den
28. feb. 2024
Oversigt
Indstillingerne for Begrænset dokumentsynlighed (LDV) tillader, at en aftale kan indeholde flere filer, der er selektivt synlige for modtagerne, afhængigt af hvilke indstillinger der er aktiveret, og hvordan aftalen er konfigureret.
Brugseksempler omfatter:
- Salgsaftaler, der kræver internt tilsyn/godkendelse, før de kan sendes til kunden.
- Ny ansættelsesdokumentation, der skal leveres, efter tilbudsbrevet er accepteret.
- HR-dokumenter, der kræver intern behandling uden for den oprindelige underskrivers omfang.
Her er en hurtig video, der registrerer brugen på højt niveau:
Tilgængelighed:
Begrænset synlighed af dokumenter er kun tilgængelig for Enterprise-licensplanen.
Konfigurationsomfang:
Funktionen kan aktiveres på både konto- og gruppeniveau.
Begrænset synlighed af dokumenter omfatter flere særlige begreber:
Bruger vs. bruger-id
- Bruger er et generisk begreb for enhver, der tilgår Adobe Acrobat Sign via direkte login, programmeret godkendelse eller integration. En bruger kan have flere mailadresser, som denne bruger til at godkende på Acrobat Sign (derfor kan en bruger have flere bruger-id'er).
- Bruger-ID er et specifikt, godkendt objekt i Adobe Acrobat Sign. Det faktiske id er et systemtildelt tal, der sikrer identifikation af et unikt (bruger) objekt. Bruger-id'er svarer ofte til mailadressen, da begge er unikke værdier i systemet, men en bruger kan ændre sin mailadresse, men ikke sit bruger-id. Alle aktiver er logisk knyttede til det bruger-id, der har oprettet dem.
Interne vs. eksterne parter
- Interne parter er bruger-id'er, der er indeholdt af den samme Acrobat Sign-konto som det afsendende bruger-id.
- Det er værd at bemærke, at brugere i samme virksomhed kan være i forskellige Acrobat Sign-konti. Acrobat Sign gør ingen antagelser baseret på maildomæner eller virksomhedsnavne. Den eneste relevante relation er, om bruger-id'erne findes i det samme konto-id.
- Eksterne parter identificerer ethvert bruger-id, der ikke er del af det afsendende bruger-id's konto.
- Hvis deltagerens mail ikke er angivet på kontoens Bruger-liste, er deltageren per definition ekstern.
Sådan fungerer dokumentsynlighed
LDV-regler kan aktiveres på konto- og gruppeniveau.
LDV-regler viser kun det filindhold, der er eksplicit tildelt til en given modtager.
Filindholdet tildeles til en modtager ved at tilføje mindst ét felt, der er tildelt den modtager.
- BDS er filbaseret, ikke sidebaseret. Hvis en fil har 40 sider, og modtageren har ét felt tildelt sig på én side, kan modtageren se alle 40 sider af filen.
- Hvis filen ikke indeholder nogen felter for modtageren, er hele filen ekskluderet fra den modtagers visning.
- Hvis der er fire filer, og modtageren skal kunne se alle fire, skal mindst ét felt anvendes på én af hver fils sider.
- Hvis der kræves kontrol på sideniveau, skal filen opdeles i individuelle filer, der hver indeholder én side.
I eksemplet til højre er der to underskrivere og to dokumenter i en aftale.
Underskriver 1 ser begge dokumenter, da der er et felt tildelt på begge dokumenter (Felt 1 og Felt 2)
Underskriver 2 vil kun se Dok 2, fordi de ikke har et tildelt felt på Dok 1.
- Dok 2 er synligt, fordi Felt 3 er tildelt Underskriver 2.
Bemærk:
BDS-regler forventer to forudsætninger:
- Der skal være mere end én modtager
- Modtagere inkluderer enhver bruger, der er føjet til signatur-/godkendelsesprocessen
- Cc-parter er ikke modtagere.
- Der skal være mere end én fil føjet til aftalen
- Filer er enhver vedhæftet fil, der bruges til at bygge aftalen (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.)
Hvis nogen af ovenstående krav ikke er sande, suspenderes LDV-regler for den aftale.
Underskrivere vil kun se filer, der indeholder signatur, initialer eller datainputfelter tildelt til dem er rodindstillingen, der muliggør LDV-oplevelsen og sættet af kontroller. Hvis dette kontrolelement er deaktiveret, er LDV som en helhed deaktiveret i modtageroplevelsen.
Alle modtagere og cc-parter ser alle filer hele tiden.
|
|
Under underskrivelsesprocessen |
Når aftalen er fuldført |
|---|---|---|
|
Afsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern modtager |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern modtager |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern cc |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern cc |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern arkivmodtager |
NA |
Alle dokumenter |
Efter aktivering af LDV-rodkontrollen er der tre yderligere konfigurationer til at styre synligheden afhængigt af din foretrukne oplevelse:
Kun når Underskrivere vil kun se filer, der indeholder en underskrift, initialer eller indtastningsfelter, som er blevet tildelt til dem er aktiveret:
- Afsenderen kan se alt filindhold hele tiden
- Modtagere kan kun se de filer, de er eksplicit inkluderet i ved underskrivelse, og efter aftalen er fuldført
- Cc-parter ser ikke noget filindhold.
|
Deltager |
Ved underskrivelse |
Fuldført aftale |
|---|---|---|
|
Afsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern modtager |
Tildelte dokumenter |
Tildelte dokumenter |
|
Ekstern modtager |
Tildelte dokumenter |
Tildelte dokumenter |
|
Intern cc |
Ingen |
Ingen |
|
Ekstern cc |
Ingen |
Ingen |
|
Ekstern arkivmodtager |
NA |
Alle dokumenter |
Når Underskrivere og CC-modtagere i min konto vil se alle filer er aktiveret:
- Alle interne bruger-id'er (relative til den afsendende bruger) kan se alt filindhold.
- Eksterne modtagere ser kun det filindhold, der er tildelt dem, ved underskrivelser, og efter aftalen er fuldført.
- Eksterne cc-parter ser intet filindhold.
|
Deltager |
Ved underskrivelse |
Fuldført aftale |
|---|---|---|
|
Afsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern modtager |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern modtager |
Tildelte dokumenter |
Tildelte dokumenter |
|
Intern cc |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern cc |
Ingen |
Ingen |
|
Ekstern arkivmodtager |
NA |
Alle dokumenter |
Når Underskrivere og CC-modtagere ser alle filer, når de modtager den underskrevne aftale er aktiveret:
- Modtagere ser kun deres tildelte filindhold under signaturprocessen
- Cc-parter ser ikke noget filindhold under signaturprocessen
Når aftalen er fuldført, kan alle modtagere og cc-parter se alt filindhold.
|
Deltager |
Ved underskrivelse |
Fuldført aftale |
|---|---|---|
|
Afsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern modtager |
Tildelte dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern modtager |
Tildelte dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern cc |
Ingen |
Alle dokumenter |
|
Ekstern cc |
Ingen |
Alle dokumenter |
|
Ekstern arkivmodtager |
NA |
Alle dokumenter |
Denne konfiguration aktiverer BDS-regler og lader alle interne bruger-id'er (relative til afsenderen) se alt filindhold under underskrivelsescyklussen.
Når aftalen er fuldført, kan alle brugere se alt filindhold
|
Deltager |
Ved underskrivelse |
Fuldført aftale |
|---|---|---|
|
Afsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern modtager |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern modtager |
Tildelte dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern cc |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern cc |
Ingen |
Alle dokumenter |
|
Ekstern arkivmodtager |
NA |
Alle dokumenter |
Hvis du har planer om at aktivere håndskrevne signaturer, bør du aktivere denne indstilling, men vær opmærksom på, at BDS-regler ikke gælder, når en håndskreven signatur er involveret.
I alle tilfælde suspenderes BDS-regler for den aftalen, når en håndskreven signatur er involveret.
|
Deltager |
Ved underskrivelse |
Fuldført aftale |
|---|---|---|
|
Afsender |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern modtager |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern modtager |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Intern cc |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern cc |
Alle dokumenter |
Alle dokumenter |
|
Ekstern arkivmodtager |
NA |
Alle dokumenter |
Brug af BDS med REST API v6
Afsenderen kan bruge REST API v6 til eksplicit at give synlighed til dokumenter.
REST API v6-kald ignorerer alle indstillinger for dokumentsynlighed i grænsefladen, da API-kaldet tilsidesætter indstillinger på konto-/gruppeniveau.
Den eneste adfærd, der overføres, er, at afsenderen skal specificere et dokumentnavn, hvis denne specificerer et formularfelt for en bestemt modtager.
POST /aftaler REST API v6-slutpunkt har tre parametre, der kan bruges til at styre adfærden for dokumentsynlighed.
Aftaleinfo
|
Parameternavn |
Type |
Obligatorisk |
Beskrivelse |
|---|---|---|---|
|
dokumentsynlighedAktiveret |
Boolsk |
Nej |
Valgfri parameter for dokumentsynlighed for aftalen. Denne parameter skal specificeres og indstilles til sand for at aktivere dokumentsynlighed. |
ParticipantSetInfo
|
Parameternavn |
Type |
Obligatorisk |
Beskrivelse |
|---|---|---|---|
|
synligeSider |
Streng[] |
Nej |
En liste over FileInfo.label, der bør gøres synlig for deltagere i dette deltagersæt. |
CcInfo
|
Parameternavn |
Type |
Obligatorisk |
Beskrivelse |
|---|---|---|---|
|
synligeSider |
Streng[] |
Nej |
En liste over FileInfo.label, der bør gøres synlig for deltagere i denne cc. |
HTTP-statuskode
|
HTTP-statuskode |
Årsag |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Ét eller flere synlige sidenavne i deltagersættet er ugyldige. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Ét eller flere synlige sidenavne i CC er ugyldige. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
Dokumentsynlighed aktiveret er indstillet til falsk, og derfor kan filinfoindeks ikke specificeres for noget deltagersæt eller cc. |
GET /agreements/{agreementId} REST API v6-slutpunkt kan bruges til at hente relationen mellem deltagere og dokumenter
Aftaleinfo
|
Parameternavn |
Type |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
dokumentsynlighedAktiveret |
Boolsk |
Hvis sand, var dokumentsynlighed aktiveret for denne aftale. |
ParticipantSetInfo
|
Parameternavn |
REST-objekt |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
synligeSider |
Streng[] |
En liste over FileInfo.label, der bør gøres synlig for deltagere i dette deltagersæt. |
CcInfo
|
Parameternavn |
REST-objekt |
Beskrivelse |
|---|---|---|
|
synligeSider |
Streng[] |
En liste over FileInfo.label, der bør gøres synlig for deltagere i denne cc. |
Hvis GET /agreements/{agreementId} rapporterer ANNULLERET status, kan det skyldes én eller flere ugyldige parameterværdier for dokumentsynlighed.
Brug GET /agreements/{agreementId}/events for at hente fejlårsagen.
|
Fejlbesked |
Betingelse |
|---|---|
|
fileInfoIndex <FileInfo index> mangler i ét af participantSets, der indeholder <participant email> |
<label> skal specificeres som visiblePages for deltager <participant email> |
Ovenstående fejl logges med værdien Event.type for AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM og Event.comment.
Begrænset dokumentsynlighed og digitale signaturcertifikater er inkompatible.
Når BDS er aktiveret, fjernes det digitale signaturobjekt fra appens oprettelsesmiljø.
Hvis en aftale med et digitalt signaturfelt sendes med BDS-regler aktiveret, udløses der en fejl:
Digitalt signaturfelt <field name> understøttes ikke pga. begrænset dokumentsynlighed.
Hvis bruger-id'et kan se den fil, der indeholder feltet med vedhæftede filter, har de også tilladelse til at se indholdet i den vedhæftede fil.
Udskiftning af en modtager virker på normal vis med én undtagelse.
- Afsenderen af aftalen kan ikke udskifte sig selv, når denne er en vist modtager med en ikke-underskrivende rolle, og Underskrivere og CC-modtagere i min konto vil se alle filer er deaktiveret.
Hvis Underskrivere og CC-modtagere i min konto vil se alle filer er aktiveret:
- Interne modtagere kan kun delegere til en anden intern bruger
- Eksterne modtagere kan muligvis ikke til en intern bruger
- Forsøg på at gøre dette giver fejlen: "Din kontoadministrator tillader ikke delegering til denne person."
Filerne og felterne kan redigeres (med funktionen Rediger aftale), så længe den første modtager ikke er blevet set som en deltager.
BDS er rolleagnostisk.
Hvis du har en ikke-underskrivende modtager, skal den modtager have mindst ét felt placeret på hver fil, som du vil give dem adgang til.
Hvis en modtager ikke har synlige felter (fordi der ikke er placeret nogen felter), udløses der en fejl:
Deltageren <email> (<participant role>) har ikke noget synligt dokument
Send i massevis fungerer på samme måde som andre aftaler.
Når en aftale sendes, skal der være mindst ét obligatorisk (ikke valgfrit eller betinget) signaturfelt for hver modtager med en underskrivelsesrolle.
Hvis én eller flere underskrivere ikke har et obligatorisk signaturfelt, føjes der en ekstra side til slutningen af aftalen, og der tilføjes en signaturblok for hver underskriver (der giver alle underskrivere en visning af den sidste side).
