Funktionsbeskrivelse

Indstillingerne for Begrænset dokumentsynlighed tillader, at en aftale kan indeholde flere filer, der er selektivt synlige for modtagerne, afhængigt af, hvilke indstillinger der er aktiveret, og hvordan aftalen er konfigureret.

Brugseksempler omfatter:

  • Salgsaftaler, der kræver intern tilsyn/godkendelse, før de kan sendes til kunden
  • Ny ansættelsesdokumentation, der skal leveres, efter tilbudsbrevet er accepteret
  • Webformularer, der registrerer programdata og returnerer det underskrevne program med yderligere dokumentation

Her er en hurtig video, der registrer brugen på højt niveau:


Begrænset dokumentsynlighed involverer et antal meget specifikke begreber:

Bruger vs. bruger-id

  • Bruger er et generisk begreb for enhver, der tilgår Adobe Sign via direkte login, samlet godkendelse eller integration. En bruger kan have flere mailadresser, som de bruger til at godkende på Adobe Sign (en bruger kan derfor have flere bruger-id'er)  
  • Bruger-id er et specifikt, godkendt objekt i Adobe Sign. Det faktiske id er et systemtildelt tal, der sikrer identifikation af et unikt (bruger) objekt. Bruger-id'er svarer ofte til mailadressen, da begge er unikke værdier i systemet, men en bruger kan ændre sin mailadresse, men ikke sit bruger-id.  Alle aktiver er logisk knyttede til det bruger-id, der har oprettet dem.

Interne vs. eksterne parter

  • Interne parter er bruger-id'er, der er del af den samme Adobe Sign-konto som det afsendende bruger-id
    • Det er værd at bemærke, at brugere i den samme virksomhed kan være i forskellige Adobe Sign-konti. Adobe Sign foretager ingen antagelser baseret på maildomæner eller virksomhedsnavne. Den eneste relevante relation er, om bruger-id'erne findes i det samme konto-id
  • Eksterne parter identificerer ethvert bruger-id, der ikke er del af det afsendende bruger-id's konto. 
    • Hvis brugerens mail ikke er angivet på kontoens brugerliste, er de per definition eksterne.


Sådan bruges det

Regler for Begrænset dokumentsynlighed (BDS) er aktiveret på konto- eller gruppeniveauet (gruppeindstillinger tilsidesætter kontoindstillingerne)

BDS-regler viser kun det filindhold, der er eksplicit tildelt til en given modtager.

Filindholdet tildeles til en modtager ved at tilføje mindst ét felt, der er tildelt den modtager.

  • BDS er filbaseret, ikke sidebaseret. Hvis en fil har 40 sider, og modtageren har ét felt tildelt sig på én side, kan modtageren se alle 40 sider af filen
  • Hvis filen ikke indeholder nogen felter for modtageren, er hele filen ekskluderet fra den modtagers visning
  • Hvis der er fire filer, og modtageren skal kunne se alle fire, skal mindst ét felt anvendes på én af hver fils sider.
  • Hvis der kræves kontrol på sideniveau, skal filen opdeles i individuelle filer, der hver indeholder én side

I eksemplet til højre er der to underskrivere og to dokumenter i en aftale.

Underskriver 1 ser begge dokumenter, da der er et felt tildelt på begge dokumenter (Felt 1 og Felt 2)

Underskriver 2 vil kun se Dok 2, fordi de ikke har et tildelt felt på Dok 1. 

  • Dok 2 er synligt, fordi Felt 3 er tildelt Underskriver 2.
BDS-eksempel

Bemærk:

BDS-regler forventer to forudsætninger:

  • Der skal være mere end én modtager
    • Modtagere inkluderer enhver bruger, der er føjet til signatur-/godkendelsesprocessen
    • Cc-parter er ikke modtagere.    
  • Der skal være mere end én fil føjet til aftalen
    • Filer er enhver vedhæftet fil, der bruges til at bygge aftalen (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.)

Hvis nogen af ovenstående krav ikke er sande, suspenderes BDS-regler for den aftale.

Konfigurer indstillinger

Når BDS er aktiveret, har det tre indstillinger, der ændrer adfærden af aftalen, og hvordan den vises:

Underskrivere og CC-modtagere i min konto vil se alle filer – når det er aktiveret, alle bruger-id'er i din konto, der får adgang til aftalen (som en modtager eller som en cc-part)

BDS-indstillinger i grænsefladen

Dokumentsynlighed baseret på indstillinger:

Når "Underskrivere vil kun se filer, der indeholder en underskrift, initialer eller indtastningsfelter, som er blevet tildelt til dem" er deaktiveret, er BDS som en helhed deaktiveret i grænsefladen.

Alle modtagere og cc-parter ser alle filer hele tiden.

BDS er deaktiveret
Deltager Ved underskrivelse Fuldført aftale
Afsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern modtager Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern modtager Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern cc Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern cc Alle dokumenter Alle dokumenter

Kun når Underskrivere vil kun se filer, der indeholder en underskrift, initialer eller indtastningsfelter, som er blevet tildelt til dem er aktiveret:

  • Afsenderen kan se alt filindhold hele tiden
  • Modtagere kan kun se de filer, de er eksplicit inkluderet i ved underskrivelse, og efter aftalen er fuldført
  • Cc-parter ser ikke noget filindhold.
BDS er aktiveret
Deltager Ved underskrivelse Fuldført aftale
Afsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern modtager Tildelte dokumenter Tildelte dokumenter
Ekstern modtager Tildelte dokumenter Tildelte dokumenter
Intern cc Ingen Ingen
Ekstern cc Ingen Ingen

Når Underskrivere og CC-modtagere i min konto vil se alle filer er aktiveret:

  • Alle interne bruger-id'er (relative til den afsendende bruger) kan se alt filindhold.
  • Eksterne modtagere ser kun det filindhold, der er tildelt dem, ved underskrivelser, og efter aftalen er fuldført.
  • Eksterne cc-parter ser intet filindhold.
BDS tillader interne agenter at se alle filer
Deltager Ved underskrivelse Fuldført aftale
Afsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern modtager Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern modtager Tildelte dokumenter Tildelte dokumenter
Intern cc Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern cc Ingen Ingen

Når Underskrivere og CC-modtagere ser alle filer, når de modtager den underskrevne aftale er aktiveret:

  • Modtagere ser kun deres tildelte filindhold under signaturprocessen
  • Cc-parter ser ikke noget filindhold under signaturprocessen

Når aftalen er fuldført, kan alle modtagere og cc-parter se alt filindhold.

BDS viser alle filer, når de er fuldført
Deltager Ved underskrivelse Fuldført aftale
Afsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern modtager Tildelte dokumenter Alle dokumenter
Ekstern modtager Tildelte dokumenter Alle dokumenter
Intern cc Ingen Alle dokumenter
Ekstern cc Ingen Alle dokumenter

Denne konfiguration aktiverer BDS-regler og lader alle interne bruger-id'er (relative til afsenderen) se alt filindhold under underskrivelsescyklussen.

Når aftalen er fuldført, kan alle brugere se alt filindhold

BDS tillader interne agenter at se alle filer
Deltager Ved underskrivelse Fuldført aftale
Afsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern modtager Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern modtager Tildelte dokumenter Alle dokumenter
Intern cc Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern cc Ingen Alle dokumenter

Hvis du har planer om at aktivere håndskrevne signaturer, bør du aktivere denne indstilling, men vær opmærksom på, at BDS-regler ikke gælder, når en håndskreven signatur er involveret.

I alle tilfælde suspenderes BDS-regler for den aftalen, når en håndskreven signatur er involveret.

BDS for håndskreven signatur
Deltager Ved underskrivelse Fuldført aftale
Afsender Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern modtager Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern modtager Alle dokumenter Alle dokumenter
Intern cc Alle dokumenter Alle dokumenter
Ekstern cc Alle dokumenter Alle dokumenter

Brug af LDV med REST API v6

REST API v6 kan bruges af afsenderen for eksplicit at give synlighed til dokumenter.

REST API v6-kald ignorerer alle indstillinger for dokumentsynlighed i grænsefladen, da API-kaldet tilsidesætter indstillinger på konto-/gruppeniveau.

Den eneste adfærd, der overføres, er, at afsenderen skal specificere et dokumentnavn, hvis det specificerer et formularfelt for en bestemt modtager. 

POST /aftaler REST API v6-slutpunkt har tre parametre, der kan bruges til at styre adfærden for dokumentsynlighed.

Aftaleinfo

Parameternavn Type Obligatorisk Beskrivelse
dokumentsynlighedAktiveret Boolsk Nej Valgfri parameter for dokumentsynlighed for aftalen. Denne parameter skal specificeres og indstilles til sand for at aktivere dokumentsynlighed.


DeltagersætInfo

Parameternavn Type Obligatorisk Beskrivelse
synligeSider Streng[] Nej

En liste over FileInfo.label, der bør gøres synlig for deltagere i dette deltagersæt.


CcInfo

Parameternavn Type Obligatorisk Beskrivelse
synligeSider Streng[] Nej En liste over FileInfo.label, der bør gøres synlig for deltagere i denne cc.


HTTP-statuskode

HTTP-statuskode Årsag Beskrivelse
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Ét eller flere synlige sidenavne i deltagersættet er ugyldige.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Ét eller flere synlige sidenavne i CC er ugyldige.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED Dokumentsynlighed aktiveret er indstillet til falsk, og derfor kan filinfoindeks ikke specificeres for noget deltagersæt eller cc.

GET /agreements/{agreementId} REST API v6-slutpunkt kan bruges til at hente relationen mellem deltagere og dokumenter

Aftaleinfo

Parameternavn Type Beskrivelse
dokumentsynlighedAktiveret Boolsk Hvis sand, var dokumentsynlighed aktiveret for denne aftale.


DeltagersætInfo

Parameternavn REST-objekt Beskrivelse
synligeSider Streng[] En liste over FileInfo.label, der bør gøres synlig for deltagere i dette deltagersæt.


CcInfo

Parameternavn REST-objekt Beskrivelse
synligeSider Streng[]
En liste over FileInfo.label, der bør gøres synlig for deltagere i denne cc.

Hvis GET /agreements/{agreementId} rapporterer ANNULLERET status, kan det skyldes én eller flere ugyldige parameterværdier for dokumentsynlighed.

Brug GET /agreements/{agreementId}/events for at hente fejlårsagen.

Fejlbesked Betingelse
filInfoIndeks <FileInfo index> mangler i ét af deltagersættene, der indeholder <participant email> <label> skal specificeres som synligeSider for deltager <participant email>

Ovenstående fejl logges med værdien Event.type for AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM og Event.comment.


Bemærk følgende ...

Begrænset dokumentsynlighed og digitale signaturcertifikater er inkompatible.

Når BDS er aktiveret, fjernes det digitale signaturobjekt fra appens oprettelsesmiljø.

Hvis en aftale med et digitalt signaturfelt sendes med BDS-regler aktiveret, udløses der en fejl:

Digitalt signaturfelt <field name> understøttes ikke pga. begrænset dokumentsynlighed.

Hvis bruger-id'et kan se den fil, der indeholder feltet med vedhæftede filter, har de også tilladelse til at se indholdet i den vedhæftede fil.

Udskiftning af en modtager virker på normal vis med én undtagelse.

  • Afsenderen af aftalen kan muligvis ikke udskifte sig selv, når de er en vist modtager med en ikke-underskrivende rolle, og Underskrivere og CC-modtagere i min konto vil se alle filer er deaktiveret

Hvis Underskrivere og CC-modtagere i min konto vil se alle filer er aktiveret:

  • Interne modtagere kan kun delegere til en anden intern bruger
  • Eksterne modtagere kan muligvis ikke til en intern bruger
    • Forsøg på at gøre dette giver fejlen: "Din kontoadministrator tillader ikke delegering til denne person."

Filerne og felterne kan redigeres (med funktionen Rediger aftale), så længe den første modtager ikke er blevet set som en deltager

BDS er rolleagnostisk.

Hvis du har en ikke-underskrivende modtager, skal den modtager have mindst ét felt placeret på hver fil, som du vil give dem adgang til.

Hvis en modtager ikke har synlige felter (fordi der ikke er placeret nogen felter), udløses der en fejl:

Deltageren <email> (<participant role>) har ikke noget synligt dokument

Mega Sign virker på samme måde som andre aftaler.

Aktivering af webformularer til at virke med BDS kræver, at en back end-indstilling justeres.

Kontakt din Success Manager for at få denne funktion aktiveret.

Når den er aktiveret, virker webformularer på samme måde som andre aftaler.

Når en aftale sendes, skal der være mindst ét obligatorisk (ikke valgfrit eller betinget) signaturfelt for hver modtager med en underskrivelsesrolle.

Hvis én eller flere underskrivere ikke har et obligatorisk signaturfelt, føjes der en ekstra side til slutningen af aftalen, og der tilføjes en signaturblok for hver underskriver (der giver alle underskrivere en visning af den sidste side).