Begræns dokumentsynlighed

Oversigt

Indstillingerne for Begrænset dokumentsynlighed (LDV) tillader, at en aftale kan indeholde flere filer, der er selektivt synlige for modtagerne, afhængigt af hvilke indstillinger der er aktiveret, og hvordan aftalen er konfigureret.

Brugseksempler omfatter:

  • Salgsaftaler, der kræver internt tilsyn/godkendelse, før de kan sendes til kunden.
  • Ny ansættelsesdokumentation, der skal leveres, efter tilbudsbrevet er accepteret.
  • HR-dokumenter, der kræver intern behandling uden for den oprindelige underskrivers omfang.

Her er en hurtig video, der registrerer brugen på højt niveau:

Tilgængelighed:

Begrænset synlighed af dokumenter er kun tilgængelig for Enterprise-licensplanen.

Konfigurationsomfang:

Funktionen kan aktiveres på både konto- og gruppeniveau.

Sådan fungerer dokumentsynlighed

LDV-regler kan aktiveres på konto- og gruppeniveau.

LDV-regler viser kun det filindhold, der er eksplicit tildelt til en given modtager.

Filindholdet tildeles til en modtager ved at tilføje mindst ét felt, der er tildelt den modtager.

  • BDS er filbaseret, ikke sidebaseret. Hvis en fil har 40 sider, og modtageren har ét felt tildelt sig på én side, kan modtageren se alle 40 sider af filen.
  • Hvis filen ikke indeholder nogen felter for modtageren, er hele filen ekskluderet fra den modtagers visning.
  • Hvis der er fire filer, og modtageren skal kunne se alle fire, skal mindst ét felt anvendes på én af hver fils sider.
  • Hvis der kræves kontrol på sideniveau, skal filen opdeles i individuelle filer, der hver indeholder én side.
LDV-eksempel

I eksemplet til højre er der to underskrivere og to dokumenter i en aftale.

Underskriver 1 ser begge dokumenter, da der er et felt tildelt på begge dokumenter (Felt 1 og Felt 2)

Underskriver 2 vil kun se Dok 2, fordi de ikke har et tildelt felt på Dok 1. 

  • Dok 2 er synligt, fordi Felt 3 er tildelt Underskriver 2.
Bemærk:

BDS-regler forventer to forudsætninger:

  • Der skal være mere end én modtager
    • Modtagere inkluderer enhver bruger, der er føjet til signatur-/godkendelsesprocessen
    • Cc-parter er ikke modtagere.    
  • Der skal være mere end én fil føjet til aftalen
    • Filer er enhver vedhæftet fil, der bruges til at bygge aftalen (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.)

Hvis nogen af ovenstående krav ikke er sande, suspenderes LDV-regler for den aftale.

Konfiguration

Kontrolelementerne for denne funktion kan vurderes ved at gå til Globale indstillinger > Begrænset dokumentsynlighed

Fanen Globale indstillinger, der fremhæver LDV-kontrolelementerne.

Underskrivere vil kun se filer, der indeholder signatur, initialer eller datainputfelter tildelt til dem er rodindstillingen, der muliggør LDV-oplevelsen og sættet af kontroller. Hvis dette kontrolelement er deaktiveret, er LDV som en helhed deaktiveret i modtageroplevelsen.

Alle modtagere og cc-parter ser alle filer hele tiden.

BDS er deaktiveret

Deltager

Under underskrivelsesprocessen

Når aftalen er fuldført

Afsender

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern modtager

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern modtager

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern cc

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern cc

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern arkivmodtager

NA

Alle dokumenter

Efter aktivering af LDV-rodkontrollen er der tre yderligere konfigurationer til at styre synligheden afhængigt af din foretrukne oplevelse:

Brug af BDS med REST API v6

Afsenderen kan bruge REST API v6 til eksplicit at give synlighed til dokumenter.

REST API v6-kald ignorerer alle indstillinger for dokumentsynlighed i grænsefladen, da API-kaldet tilsidesætter indstillinger på konto-/gruppeniveau.

Den eneste adfærd, der overføres, er, at afsenderen skal specificere et dokumentnavn, hvis denne specificerer et formularfelt for en bestemt modtager. 

Bemærk følgende

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?