Adobe Sign til Salesforce – brugervejledning til mailkomponent

Søg

Sidst opdateret den 5. maj 2021

Mailkomponenten Adobe Sign til Salesforce er kompatibel med Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook til Mac 2016 samt Gmail for Business-konti, der bruger Chrome-browseren.

Oversigt

En Salesforce-administrator skal først konfigurere komponenten på Salesforce-siden. Når det er gjort, behøver slutbrugere kun at aktivere mailudvidelsen, blive godkendt til Salesforce og klikke på en mail.

Udvidelsen Adobe Sign til Salesforce giver brugere mulighed for at klikke på en mail i deres mailklient og få vist en liste over relaterede aftaler baseret på de mailadresser, der er involveret i den valgte mail.

Brugere vil også kunne sende nye aftaler, sende påmindelser eller sågar annullere en aftale direkte fra deres mailklient.

Aktivering af mailklienten til Outlook

1. Log på din 365 Outlook-konto, og vælg valgmuligheden Mail

2. Klik på tandhjulet øverst til højre på skærmen.

3. Vælg valgmuligheden Administrer integrationer for at indlæse siden Tilføjelsesprogrammer til Outlook

4. I feltet øverst til venstre skal du skrive Salesforce og klikke på søgeikonet

5. Til højre for valgmuligheden Salesforce Lightning til Outlook skal du klikke på knappen for at slå integrationen Til

Når det er gjort, bør du se Tilføjet under integrationen

6. Luk siden Udvidelser

7. Klik på en mail, og der vises et lille Salesforce-ikon øverst i mailens brødtekst

8. Klik på Salesforce-ikonet for at åbne udvidelsespanelet, der viser knappen Log på Salesforce

9. Klik på knappen Log på Salesforce

Et godkendelsesvindue vises, der anmoder om dine Salesforce-loginoplysninger

10. Angiv dine Salesforce-loginoplysninger, og klik på Log på

11. Vinduet opdateres til et bekræftelsesvindue. Klik på Bekræft for at fuldføre integrationen.

Når den er konfigureret, kan du åbne Salesforce-panelet ved at klikke på Salesforce-ikonet øverst i mailens brødtekst.

1. Åbn Outlook-programmet

2. Klik på ikonet Store for at åbne siden Udvidelser til Outlook

3. I feltet øverst til venstre skal du skrive Salesforce og klikke på søgeikonet

4. Til højre for valgmuligheden Salesforce Lightning til Outlook skal du klikke på knappen for at slå integrationen Til

Når det er gjort, bør du se Tilføjet under integrationen
Et nyt Vis-ikon føjes til dit bånd for Salesforce-udvidelsen

5. Luk siden Udvidelser

6. Klik på Salesforce-ikonet Vis på Outlook-båndet

7. Klik på knappen Log på Salesforce.

Der vises et pop op-vindue for dine Salesforce-loginoplysninger

8. Godkendelse til Salesforce

Vinduet opdateres og anmoder om en bekræftelse

9. Klik på Bekræft for at fuldføre integrationen

Når den er konfigureret, kan du åbne Salesforce-panelet ved at klikke på ikonet Vis på båndet Outlook.

Administration af aftaler i Outlook-udvidelsesvinduet

Med udvidelsen aktiveret kan du klikke på en mail og gennemgå de aftale, der er relateret til deltagerne i mailtråden.

Bemærk:

Udvidelsen inkluderer aftaler for alle identificerede mailadresser i mailen. Dette omfatter alle parter, som mailen er sendt til eller cc'et til.

Klik på Salesforce-ikonet (enten øverst i mailens brødtekst eller på Outlook-båndet) for at åbne udvidelsespanelet og vise aftalerne.

Øverst i panelet vises antallet af fundne aftaler. f.eks. Aftaler (6)

Der vises som standard op til 5 aftaler, og hvis der er flere tilgængelige, vises der et Vis alle-link nederst på listen. Hvis du klikker på linket Vis alle, åbnes et rullevindue, hvor du kan gennemgå den fulde liste over aftaler.

Aftalelisten er sorteret efter aftalestatus. Sorteringsrækkefølgen er:

Før afsendelse / Kladde
Sendt til underskrivelse / Sendt til godkendelse / Venter på medunderskriver / Godkendelse
Godkendt / Underskrevet
Annulleret / Afvist / Udløbet

Inden for sektionen sorteres aftaler efter Dato sendt med den nyeste øverst.

Klik på aftalens navn for at åbne en ny fane i Salesforce, og få vist den fulde aftale.

Tilgængelige handlinger

Udvidelsespanelet gør mere end bare at vise aftalerne. Ved at bruge den menubaserede grænseflade kan du oprette nye aftaler og starte de mest almindelige opgaver.

Knappen Send ny aftale er påfaldende nok, men lige til højre for aftalenavnet er der en pil, der åbner menulisten med flere handlinger.

Kun mulige menupunkter er tilgængelige på menulisten. En aftale med statussen Klasse har f.eks. kun Rediger og Slet som muligheder.

Forsigtig:

Der er ingen bekræftende spørgsmål som "Er du sikker?". Handlinger, der er valgt fra menulisten, udføres med det samme.

Send ny aftale

Som du muligvis forventer, åbner knappen Send ny aftale Salesforce i en ny fane og starter en ny aftale. Afsenderens mailadresse importeres automatisk til aftaleskabelonen.

Konfigurer aftalen på normal vis.

Menupunkt: Rediger

Ved at klikke på Rediger på menulisten åbnes en ny fane med aftalen i Salesforce.

Menupunkt: Slet

Dette valgmulighed udfører to handlinger:

Annullerer aftalen i Adobe Sign
Sletter aftaleposten fra Salesforce

Menupunkt: Underskriv

Valgmuligheden Underskriv er kun tilgængelig, når det er din tur til at underskrive aftalen.

Hvis du klikker på Underskriv, åbner aftalen, så du kan gennemgå den og sætte din signatur.

Menupunkt: Påmind

Hvis du klikker på Påmind på menuliste, sendes der med det samme en påmindelse til den aktuelle underskriver.

Menupunkt: Annuller

Valgmuligheden Annuller på menulisten annullerer transaktionen i Adobe Sign og Salesforce.

I modsætning til Slet forbliver Salesforce-posten i Salesforce-aftalelisten med statussen "Annulleret"

Menupunkt: Vis

Valgmuligheden Vis åbner et nyt vindue, hvor du kan se aftalens aktuelle tilstand.

Bemærk:

Alle menupunkter, som du ikke flytter til et Salesforce-vindue, rapporterer om en vellykket handling, der er udført i toppen af aftalelisten

Aktivering af mailklienten til Gmail

Salesforce-udvidelsen kan kun føjes til Chrome-browseren, så funktionaliteten afhænger af brugen af Chrome.

Åbn din Chrome-browser, og gå til: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha
- Dette åbner udvidelsessiden
Klik på knappen FØJ TIL CHROME øverst til højre i vinduet
- Der vises et pop op-vindue for at bekræfte udvidelsen
Klik på Tilføj udvidelse
- Vinduet opdateres til en bekræftelse om, at udvidelsen er blevet installeret
I Chrome-browseren skal du åbne din Gmail-brugerkonto.
- På den højre side kan du se programpanelet. Øverst er der en pil, som du kan bruge til at skjule eller vise programpanelet
Klik på knappen Log på Salesforce
- Der vises et pop op-vindue, der beder dig om at blive godkendt til Salesforce.
Log på Salesforce med dine loginoplysninger.

Godkendelsesvinduet opdateres for at bekræfte, at du vil give tilladelse til Gmail til Salesforce.
Klik på Fortsæt

Panelet opdateres og beder dig om at vælge en Gmail-bruger, som Salesforce skal knyttes til.
Vælg en bruger (den viste bruger er som regel korrekt)

Hvis du vælger Brug en anden konto, bliver du bedt om at blive godkendt til den nye Gmail-konto, før du kan fortsætte

Den Gmail-bruger, du bruger, relateres logisk til den Salesforce-bruger, du tidligere godkendte som.

Pop op-vinduet opdateres til et andet bekræftelsesvindue, der illustrerer den adgang, du giver til Salesforce.
Klik på Tillad

Panelet opdateres til et bekræftelsespanel for at sikre, at du ønsker at knytte Gmail-kontoen til Salesforce-kontoen.
Klik på Tilknyt konto

Pop op-vinduet opdateres for at indikere, at kontiene er blevet tilknyttet.
Klik på Gå til Salesforce, og pop op-vinduet forsvinder, så du føres tilbage til Gmail.

Salesforce-panelet til venstre viser nu knappen Send ny aftale og en liste over aftaler, der er relateret til enhver mail, du vælger.

Administration af aftaler i Chrome-vinduet

Med udvidelsen aktiveret kan du klikke på en mail og gennemgå de aftale, der er relateret til deltagerne i mailtråden.

Bemærk:

Adobe Sign-komponenten inkluderer aftaler for alle identificerede mailadresser i mailen. Dette omfatter alle parter, som mailen er sendt til eller cc'et til.

Ved at klikke på pilen øverst til højre i vinduet åbnes udvidelsespanelet og viser aftalerne

Øverst i panelet indikeres antallet af fundne aftaler (i forhold til de mailadresser, der er vedhæftet mailen). f.eks. Aftaler (7)

Der vises som standard op til 5 aftaler, og hvis der er flere tilgængelige, vises der et Vis alle-link nederst på listen. Hvis du klikker på linket Vis alle, åbnes et rullevindue, hvor du kan gennemgå den fulde liste over aftaler.

Aftalelisten er sorteret efter aftalestatus. Sorteringsrækkefølgen er:

Før afsendelse / Kladde
Sendt til underskrivelse / Sendt til godkendelse / Venter på medunderskriver / Godkendelse
Godkendt / Underskrevet
Annulleret / Afvist / Udløbet

Inden for sektionen sorteres aftaler efter Dato sendt med den nyeste øverst.

Klik på aftalens navn for at åbne en ny fane i Salesforce, og få vist den fulde aftale.

Tilgængelige handlinger

Udvidelsespanelet gør mere end bare at vise aftalerne. Ved at bruge den menubaserede grænseflade kan du oprette nye aftaler og starte de mest almindelige opgaver.

Knappen Send ny aftale er påfaldende nok, men lige til højre for aftalenavnet er der en pil, der åbner menulisten med flere handlinger.

Forsigtig:

Der er ingen bekræftende spørgsmål som "Er du sikker?". Handlinger, der er valgt fra menulisten, udføres med det samme.

Kun mulige menupunkter er tilgængelige på menulisten. En aftale med statussen Kladde har f.eks. kun Rediger og Slet som muligheder.