Konfigurer underskrivelsesrækkefølge for modtagere

Underskriverne modtager og underskriver dokumentet i den rækkefølge, deres mailadresser blev angivet i feltet Til:. Når den sidste underskriver fuldfører underskrivelsesprocessen, modtager alle parter en mail om, at dokumentet er underskrevet og arkiveret, og med de underskrevne PDF-filer vedhæftet.

Parallelt arbejdsforløb for underskrivelse

Klik på Udfyld i enhver rækkefølge for at starte et parallelt workflow.

Alle modtagerne modtager dokumentet samtidig og kan underskrive i en hvilken som helst rækkefølge. Når den sidste underskriver har fuldført underskrivelsesprocessen, modtager alle parter en mail om, at dokumentet er underskrevet og arkiveret, og med de underskrevne PDF-filer vedhæftet.

Hybrid workflow

Se videoen

Et "hybrid" arbejdsforløb er en forekomst af den sekventielle deltagelsesrækkefølge, hvor en eller flere af trinnene involverer to eller flere modtagere, der får adgang til dokumentet på samme tid. Alle underskrivere/godkendere af det "parallelle" trin vil skulle fuldføre deres part, før den sekventielle proces skifter til det næste trin.

I ovenstående billede har vi f.eks. en signaturcyklus med tre trin:

• Trin 1 er fclarke@gmail.com. Når aftalen sendes til underskrivelse, får kun fclarke besked. Når fclarke underskriver dokumentet, fortsætter vi til næste trin.
• Trin 2 er det hybride trin. Du kan se, at alle tre modtagere får samme nummer (2), og dette betyder, at Adobe Acrobat Sign giver disse modtagere besked samtidigt. De kan sætte deres signaturer i enhver rækkefølge, men de skal alle fuldføre deres del, før signaturcyklussen går videre til det næste trin.
• Trin 3 er en anden individuel modtager, men denne gang er de defineret som en godkender (flueben vs. blyantspids). Når "Trin 3"-modtageren sætter sin godkendelse, fuldføres og udføres aftalen, og alle parter får besked med en PDF-kopi af aftalen.

For at oprette en hybrid gruppe skal du angive hver parts mailadresse, som var de individuelle modtagere, og derefter klikke og trække modtagerfeltet over til en anden i hybridgruppen. Du vil se en besked på skærmen om, at du er ved at oprette en parallel gruppe. Manuel ændring af indekstallene til den samme værdi vil også oprette den hybride gruppe.

Modtagergrupper

Modtagergrupper er nyttige, når du skal "sign off" fra et team eller en organisation, men ikke fra en specifik person i den gruppe. Ethvert medlem i gruppen har tilladelse til at underskrive eller godkende på vegne af hele gruppen. 

I ovenstående billede kan du f.eks. se en signaturcyklus med tre trin:

• Trin 1 (JohnDoe) er en underskriver og får besked om, at deres signatur kræves, så snart aftalen sendes. Når JohnDoe sætter sin signatur, overgår aftalen til trin 2.
• Trin 2 er en modtagergruppe (godkender), der gives navnet "HR-gruppe". Fire underskrivere føjes til gruppen, og hver af dem er blevet tildelt en anden bekræftelsesproces (kun som et eksempel). Når nogen af de identificerede modtagere godkender, går aftalen videre til tredje trin.
• Trin 3 er en individuel underskriver. Når denne endelige signatur er fuldført, udføres aftalen til fulde, og alle parter får besked og modtager en PDF-kopi af aftalen i PDF-format.

For at oprette en modtagergruppe skal du klikke på linket Tilføj modtagergruppe øverst til højre i modtagerfeltet. Dette opretter beholderen, hvor du bliver bedt om at angive gruppenavnet og de mulige modtagere

Alle medlemmer i modtagergruppen modtager den endelige PDF-kopi af den underskrevne aftale, også selvom de ikke specifikt deltager.

Konfigurer indstillingerne for underskrivelsesrækkefølge

En kontoadministrator kan indstille standardrækkefølgen for underskrivelse eller fjerne denne indstilling for afsenderen.

Gå til Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Rækkefølge for underskrivelse eller Modtagergrupper