For at oprette en biblioteksskabelon skal du klikke på fanen Hjem og derefter vælge Opret en genanvendelig skabelon
Sidst opdateret den
Oversigt
Biblioteksskabeloner lader brugere oprette genanvendelige, interaktive dokumenter. Disse dokumenter kan helt enkelt være ét signaturfelt (som en NDA) eller særdeles komplekse formularer (f.eks. skatte-/ansættelsesdokumenter).
Der, hvor du bruger den samme fil til at definere en aftale, kan du oprette en skabelon, der fremskynder levering af dokumentet til underskriveren, hvilket sikrer ensartethed i den endelige, underskrevne kontrakt og passivt sikrer, at dit team altid bruger den aktuelle dokumentversion.
Skabeloner kan defineres på to måder: formularfeltlag og dokumenter.
- Formularfeltlag er blot de felter, der anvendes på den uploadede fil. Ideel for virksomheder, der dynamisk opretter kontrakter med brugerdefineret indhold, men i et standardiseret format. Upload blot filen, og anvend feltlaget for at placere alle felter med få klik.
- Dokumenter omfatter basisfilen ud over felterne. Standarddokumenter, der ikke har dynamisk indhold, fungerer bedst her, såsom skatteformularer, ansøgninger og fortrolighedsaftaler.
Bemærk:
Den bruger, der opretter formularen, er objektets ejer.
Kun ejeren kan redigere skabelonen eller justere tilladelsesniveauet, medmindre skabelonen deles med deres gruppe eller organisation.
- Hvis skabelonen deles med organisationen, har kontoadministratorer tilladelse til at redigere skabelonen i deres sektion med Delte biblioteker i deres administratormenu.
- Hvis skabelonen deles med gruppen, har administratorer for den gruppe tilladelse til at redigere skabelonen i sektionen Delte biblioteker i administratormenuen.
- Administratorer på kontoniveau har også adgang til alle dokumenter, der deles med grupper.
Ejerskab af en skabelon kan overføres til en anden bruger af kontoadministratorer eller gruppeadministratoren over den oprindelige opretter.
Opret en biblioteksskabelon
-
-
Konfigurationssiden Opret biblioteksskabelon indlæses.
Angiv navnet på din skabelon i feltet Skabelonnavn.
Hvis du ikke eksplicit angiver et navn til skabelonen, tager feltet navnet på det første dokument, der blev tilføjet.
-
Træk og slip dine filer over til sektionen Filer, eller klik på linket Tilføj filer øverst til højre i feltet Filer for at gennemse dit system.
Flere filer kan vedhæftes for at bygge en større skabelon, hvis dette ønskes.
-
Konfigurer Skabelontype:
- Genanvendeligt dokument – denne indstilling gemmer hele dokumenter, indholdet og formularfelterne
- Genanvendeligt formularfeltlag – denne indstilling gemmer kun det formularfeltlag, der skal anvendes på et andet dokument (andet indhold med det samme layout)
- Begge – begge skabelontyper vil være tilgængelige
Bemærk:Du kan altid ændre skabelontypen ved at redigere skabelonegenskaberne.
-
Konfigurer Hvem kan bruge denne skabelon
Denne indstilling giver adgang til skabelonen baseret på den bruger, der uploader:
- Kun mig – denne indstilling gør, at skabelonen kun gøres tilgængelig for den bruger, der uploader.
- Alle brugere i min gruppe – ved at indstille skabelonen på gruppeniveau oprettes der en logisk tilknytning mellem skabelonen og den gruppe, som den bruger, der uploader, i øjeblikket er en del af. Alle gruppens medlemmer vil have adgang til skabelonen.
- Hvis brugeren, der uploader skabelonen, flyttes til en anden gruppe, brydes denne tilknytning mellem skabelon/gruppe ikke.
- Skabelonen er gjort tilgængelig til redigering for kontoadministratoren og gruppeadministratoren af den brugers gruppe i menuen Delte biblioteker.
- Konti, der har Brugere i flere grupper aktiveret, har en rullemenu til at vælge den gruppe, skabelonen skal relateres til.
- Alle brugere i min organisation – enhver bruger på kontoen vil kunne bruge skabelonen.
- Skabelonen er gjort tilgængelig til redigering for kontoadministratoren i menuen Delte biblioteker
Bemærk:Den ejende bruger af en skabelon kan altid slette skabelonen.
Kun den ejende bruger og gruppe-/kontoadministratorer kan redigere skabelonen.
Andre brugere kan manipulere skabelonen, efter den er anvendt på din aftale, ved at vælge Vis og tilføj signaturfelter under afsendelsesprocessen. Dette redigerer skabelonens egenskaber for den separate aftale og ændrer altså ikke rodskabelonen.
-
Klik på Vis og tilføj felter for at sende skabelonen til oprettelsesmiljøet
-
Oprettelsesmiljøet med træk og slip åbnes. Træk felter fra det højre spor over på dit dokument på de ønskede placeringer.
Bemærk:Alle de placerede felter tildeles som standard til den første modtager. Du kan ændre, hvem de placerede felter tildeles til, ved at bruge rullelisten Modtagere og redigere den valgte modtager.
-
Klik på Gem, når du er færdig med at tilføje felter.
Log ind på din konto