Startvejledning til Workday

Dette dokument giver Workday-administratorer de trin, der kræves til tilpasningen af Workday Business Processes for at inkludere Adobe Sign, når det er påkrævet at hente en signatur. Dette er en konfigurationsvejledning og er ikke tiltænkt som en omfattende instruktionsvejledning til Workday.

For at bruge Adobe Sign i Workday skal du have eller udvikle en forståelse for, hvordan du opretter og redigerer Workday-elementer som f.eks.: Business Process Framework, installation og konfiguration af lejer, rapportering og Workday Studio-integration. 

Adgang til Adobe Sign i Workday

Den elektroniske signaturfunktion i Adobe Sign vises som handlingen 'Review Document step' (Gennemgå dokument-trin) i Business Process Framework (BPF) (Framework for erhvervsprocesser) og som en Distribute Documents (Distribuer dokumenter)-opgave.

Trinnet Review Document (Gennemgå dokument)

Adobe Sign til Workday vises via trinnet Review Document (Gennemgå dokument), der kan føjes til over 400 forretningsprocesser i Workday. Disse omfatter bl.a. "Offer" (Tilbud), "Distribute Documents and Tasks" (Distribuer dokumenter og opgaver) og "Propose Compensation" (Foreslå kompensation).

Gennemgå den omfattende dokumentation til Workday-community om trinnet Review Document (Gennemgå dokument) her: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Definer et fungerende Review Document (Gennemgå dokument)-trin:

1. Indsæt et Review Document (Gennemgå dokument)-trin
2. Angiv de grupper (roller), der kan reagere på Review Document (Gennemgå dokument)-trinnet.
   
   

Konfigurer trinnet Document Review (Dokumentgennemgang):

1. Angiv eSignature Integration type (eSignature-integrationstype) som eSign by Adobe (e-underskriv af Adobe)
2. Føj rækker til signaturgitteret
   • Signaturgitteret angiver den rækkefølge, som dokumentet er sendt til underskrivelse i. Hver række kan indeholde en eller flere roller, og hver række repræsenterer et trin i underskrivelsesprocessen
   • Alle rollens medlemmer i et bestemt trin får besked om, at der er en afventende underskrivelseshændelse
   • Når en person fra rollen underskriver, er rækketrinnet fuldført, og dokumentet går videre til næste rækketrin
   • Når alle rækker er blevet underskrevet, er trinnet Review Document (Gennemgå dokument) fuldført
3. Angiv det dokument, der skal underskrives. Hvis dette er et tilbuds-BP, kan du bruge dokumentet fra et Generate Document (Generer dokument)-trin. Ellers vælg et eksisterende dokument eller rapport.
   • Gentag trin 3 for så mange dokumenter, der kræves

4. (valgfri) Tilføj en "redirect user" (omdiriger bruger) for at registrere "decline to sign" (afvis at underskrive)-handlinger. Når brugere afviser, sender Workday dokumenterne ad en anden vej til en konfigureret sikkerhedsgruppe til gennemgang. 

Gå til den relaterede handlingsmenu i trinnet Review Document (Gennemgå dokument), og vælg Business Process > Maintain Redirect (Forretningsproces > Bevar omdirigering). Vælg derefter:

• Send Back (Send tilbage): Giver medlemmer af sikkerhedsgruppen mulighed for at sende et trin tilbage til et tidligere trin i forretningsprocessen. Forretningsprocessen starter igen fra det trin.
• Move to Next Step (Flyt til det næste trin): Giver medlemmer af sikkerhedsgruppen mulighed for at videresende et trin til det næste trin i forretningsprocessen.
• Security Groups (Sikkerhedsgrupper): Vælg sikkerhedsgrupper for at omdirigere trin i forretningsprocesflowet. Sikkerhedsgrupper, der vises ved denne prompt, vælges i forretningssikkerhedspolitikken i sektionen Redirect (Omdiriger).

Noter til trin for forretningsprocesser

Business Process Framework (Framework for forretningsprocesser) er ganske effektiv og vil kræve en forklaring, der er for omfattende til at blive medtaget her. Der er dog et par ting at være opmærksom på:

• Alle forretningsprocesser skal have et fuldførelsestrin
  • Ideelt til sidst i forretningsprocessen
• Indstilling af et fuldførelsestrin er uden for søgeikonets relaterede handlingsmenu
  • Dette er kun muligt, når BP "vises" og ikke "redigeres"
• Alle trin i forretningsprocessen udføres i rækkefølge
  • Du kan ændre et trins rækkefølge ved at ændre rækkefølgeværdien
  • Hvis du vil indsætte et trin mellem elementerne "c" og "d", skal du angive et nyt element som "ca".

Eksempel: Tilbud

Offer (Tilbuds)-BP'et er en underproces i Job Application Dynamic (Jobprogrammets dynamiske) BP, der skal konfigureres for at kunne køre tilbuds-BP'et. Det udløses, når jobprogrammets tilstand skiftes til "Offer" (Tilbud) eller "Make Offer" (Afgiv tilbud).

I dette eksempel bruger trinnet Review Document (Gennemgå dokument) et Dynamic Document (Dynamisk dokumenttrin) for både Nordamerika og Japan.

Dette BP gør følgende:

• BP'ets igangsætter bliver bedt om at foreslå kompensation for kandidaten (trin b).
• Brug en trinbetingelse til at teste, om det aktuelle land IKKE er Japan
  • Hvis sandt, skal du udføre trin "ba", der anvender et dokument på engelsk
  • Hvis falsk, skal du udføre trin "bb", der anvender et dokument på japansk
• Trin "bc" er Document Review (Gennemgå dokument)-trinnet
  • Det er her, at signaturprocessen defineres
• Trin "d" er beslutningspunktet, hvor der afgives et tilbud
  • Dette er fuldførelsestrinnet og er påkrævet

Det dynamiske dokument, der genereres i trin "ba", kaldes Offer Letter (Tilbudsbrev) og indeholder en enkelt tekstblok kaldet Rapid Offer (Hurtigt tilbud). Du kan tilføje flere tekstblokke som f.eks. overskrift, hilsen, kompensation, beholdning, afslutning, vilkår osv. efter behov.

Det dynamiske tilbudsbrev nedenfor blev oprettet i Workdays editor.

Elementer fremhævet i gråt er Workday-objekter, der henviser til kontekstuelle data.

Elementer i {{kantede parenteser}} er Adobe-tekstkoder.

I trinnet Review Document (Gennemgå dokument) henvises der til det dynamiske dokument fra det forrige trin, og det definerer signaturprocessen i rækkefølge via to underskrivelsesgrupper.

Den adfærd, der er illustreret nedenfor, videresender først det dynamisk genererede dokument til den ansættelsesansvarlige og derefter til kandidaten.

Eksempel: Distribuer dokumenter

Opgaven Mass Distribute Documents or Tasks (Massedistribuer dokumenter eller opgaver), der blev introduceret i Workday 30, kan bruges til at sende et enkelt dokument til en stor gruppe af (< 20.000) individuelle underskrivere. Den er begrænset til én signatur pr. dokument. En distribution oprettes ved at gå til handlingen "Create Distribute Documents or Tasks" (Opret Distribuer dokumenter eller opgaver) på søgelinjen.

Eksempel: Send en medarbejderformular om valg af aktier til alle chefer ved hjælp af Global Modern Services. Den kan også sendes til individuelle chefer, hvis det ønskes.

Du kan også gå til rapporten View Distribute Documents or Tasks (Vis Distribuer dokumenter eller opgaver) for at spore statussen på distributionen.

Eksempel: Rapportering

Workday har en effektiv infrastruktur til rapportering. Du kan se detaljerne for Adobe Sign-processen ved at kigge efter elementerne i Review Document Event (Gennemgå dokumenthændelse).

Nedenfor er der en enkel, brugerdefineret rapport, der kan køres på alle BP'er, der leder efter Adobe Sign-transaktioner og deres status.

Følgende rapport blev genereret ved at se efter BP'erne Offer (Tilbud), Onboarding og Propose Compensation (Foreslå kompensation) i en implementeringslejer.

Du kan se:

• Dokumenter, der er sendt til underskrivelse
• Det tilknyttede BP-trin
• Den næste person, der venter på at underskrive

Underskrevne dokumenter

Workday-signaturcyklussen skjuler alle mailbeskeder fra Adobe Sign. Brugerne får besked om afventende handlinger i deres Workday-indbakke.

Når et dokument er underskrevet af alle signaturgrupper, sendes der en kopi af det underskrevne dokument via mail til alle medlemmer af signaturgruppen.

Denne adfærd kan deaktiveres (kontakt din Adobe Sign Success Manager eller Adobe Signs supportteam).

I Workday er der adgang til underskrevne dokumenter på den fulde behandlingspost.

• Arbejderdokumenter kan findes på arbejderprofilen
• Kandidatdokumenter (tilbudsbreve) kan findes på kandidatprofilen

Nedenfor vises der et underskrevet tilbudsbrev for kandidaten Chris Foxx. 

Support

Workday Support

Workday er integrationsejeren og bør være det første sted, du henvender dig med spørgsmål om integrationens omfang, funktionsanmodninger eller problemer med integrationens daglige funktion.

Workday-communityet har flere gode artikler om fejlfinding af integrationen og dokumentgeneration:

Fejlfind eSignatur-integrationer

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Review Documents (Gennemgå dokumenter)-trin
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisk dokumentgenerering

https://community.workday.com/node/176443

Indeholder tips til konfiguration af dokumentgeneration

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign Support

Adobe Sign er integrationspartneren og bør kontaktes, hvis integrationen ikke kan hente signaturer, eller hvis meddelelsen om afventende signaturer mislykkes.

Adobe Sign-kunder bør kontakte deres Customer Success Manager (CSM) for at få support. Alternativt kan Adobes tekniske support kontaktes på telefon 1-866-318-4100 – vent på produktlisten, og skriv derefter: 4 og så 2 (som du bliver bedt om det).

Tilføjelse af Adobe-tekstkoder til dokumenter

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf