En startvejledning til kunder, der vil bruge Adobe Sign i deres Workday-miljøer.
Dette dokument giver Workday-administratorer de trin, der kræves til tilpasningen af Workday Business Processes for at inkludere Adobe Sign, når det er påkrævet at hente en signatur. Dette er en konfigurationsvejledning og er ikke tiltænkt som en omfattende instruktionsvejledning til Workday.
For at bruge Adobe Sign i Workday skal du have eller udvikle en forståelse for, hvordan du opretter og redigerer Workday-elementer som f.eks.: Business Process Framework, installation og konfiguration af lejer, rapportering og Workday Studio-integration.
Den elektroniske signaturfunktion i Adobe Sign vises som handlingen 'Review Document step' (Gennemgå dokument-trin) i Business Process Framework (BPF) (Framework for erhvervsprocesser) og som en Distribute Documents (Distribuer dokumenter)-opgave.
Adobe Sign til Workday vises via trinnet Review Document (Gennemgå dokument), der kan føjes til over 400 forretningsprocesser i Workday. Disse omfatter bl.a. "Offer" (Tilbud), "Distribute Documents and Tasks" (Distribuer dokumenter og opgaver) og "Propose Compensation" (Foreslå kompensation).
Gennemgå den omfattende dokumentation til Workday-community om trinnet Review Document (Gennemgå dokument) her: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Definer et fungerende Review Document (Gennemgå dokument)-trin:
Konfigurer trinnet Document Review (Dokumentgennemgang):
4. (valgfri) Tilføj en "redirect user" (omdiriger bruger) for at registrere "decline to sign" (afvis at underskrive)-handlinger. Når brugere afviser, sender Workday dokumenterne ad en anden vej til en konfigureret sikkerhedsgruppe til gennemgang.
Gå til den relaterede handlingsmenu i trinnet Review Document (Gennemgå dokument), og vælg Business Process > Maintain Redirect (Forretningsproces > Bevar omdirigering). Vælg derefter:
Business Process Framework (Framework for forretningsprocesser) er ganske effektiv og vil kræve en forklaring, der er for omfattende til at blive medtaget her. Der er dog et par ting at være opmærksom på:
Offer (Tilbuds)-BP'et er en underproces i Job Application Dynamic (Jobprogrammets dynamiske) BP, der skal konfigureres for at kunne køre tilbuds-BP'et. Det udløses, når jobprogrammets tilstand skiftes til "Offer" (Tilbud) eller "Make Offer" (Afgiv tilbud).
I dette eksempel bruger trinnet Review Document (Gennemgå dokument) et Dynamic Document (Dynamisk dokumenttrin) for både Nordamerika og Japan.
Dette BP gør følgende:
Det dynamiske dokument, der genereres i trin "ba", kaldes Offer Letter (Tilbudsbrev) og indeholder en enkelt tekstblok kaldet Rapid Offer (Hurtigt tilbud). Du kan tilføje flere tekstblokke som f.eks. overskrift, hilsen, kompensation, beholdning, afslutning, vilkår osv. efter behov.
Det dynamiske tilbudsbrev nedenfor blev oprettet i Workdays editor.
Elementer fremhævet i gråt er Workday-objekter, der henviser til kontekstuelle data.
Elementer i {{kantede parenteser}} er Adobe-tekstkoder.
I trinnet Review Document (Gennemgå dokument) henvises der til det dynamiske dokument fra det forrige trin, og det definerer signaturprocessen i rækkefølge via to underskrivelsesgrupper.
Den adfærd, der er illustreret nedenfor, videresender først det dynamisk genererede dokument til den ansættelsesansvarlige og derefter til kandidaten.
Opgaven Mass Distribute Documents or Tasks (Massedistribuer dokumenter eller opgaver), der blev introduceret i Workday 30, kan bruges til at sende et enkelt dokument til en stor gruppe af (< 20.000) individuelle underskrivere. Den er begrænset til én signatur pr. dokument. En distribution oprettes ved at gå til handlingen "Create Distribute Documents or Tasks" (Opret Distribuer dokumenter eller opgaver) på søgelinjen.
Eksempel: Send en medarbejderformular om valg af aktier til alle chefer ved hjælp af Global Modern Services. Den kan også sendes til individuelle chefer, hvis det ønskes.
Du kan også gå til rapporten View Distribute Documents or Tasks (Vis Distribuer dokumenter eller opgaver) for at spore statussen på distributionen.
Workday har en effektiv infrastruktur til rapportering. Du kan se detaljerne for Adobe Sign-processen ved at kigge efter elementerne i Review Document Event (Gennemgå dokumenthændelse).
Nedenfor er der en enkel, brugerdefineret rapport, der kan køres på alle BP'er, der leder efter Adobe Sign-transaktioner og deres status.
Følgende rapport blev genereret ved at se efter BP'erne Offer (Tilbud), Onboarding og Propose Compensation (Foreslå kompensation) i en implementeringslejer.
Du kan se:
Workday-signaturcyklussen skjuler alle mailbeskeder fra Adobe Sign. Brugerne får besked om afventende handlinger i deres Workday-indbakke.
Når et dokument er underskrevet af alle signaturgrupper, sendes der en kopi af det underskrevne dokument via mail til alle medlemmer af signaturgruppen.
Denne adfærd kan deaktiveres (kontakt din Adobe Sign Success Manager eller Adobe Signs supportteam).
I Workday er der adgang til underskrevne dokumenter på den fulde behandlingspost.
Nedenfor vises der et underskrevet tilbudsbrev for kandidaten Chris Foxx.
Workday er integrationsejeren og bør være det første sted, du henvender dig med spørgsmål om integrationens omfang, funktionsanmodninger eller problemer med integrationens daglige funktion.
Workday-communityet har flere gode artikler om fejlfinding af integrationen og dokumentgeneration:
Fejlfind eSignatur-integrationer
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g
Review Documents (Gennemgå dokumenter)-trin
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Dynamisk dokumentgenerering
https://community.workday.com/node/176443
Indeholder tips til konfiguration af dokumentgeneration
Adobe Sign er integrationspartneren og bør kontaktes, hvis integrationen ikke kan hente signaturer, eller hvis meddelelsen om afventende signaturer mislykkes.
Adobe Sign-kunder bør kontakte deres Customer Success Manager (CSM) for at få support. Alternativt kan Adobes tekniske support kontaktes på telefon 1-866-318-4100 – vent på produktlisten, og skriv derefter: 4 og så 2 (som du bliver bedt om det).
Tilføjelse af Adobe-tekstkoder til dokumenter
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf
Download
Log ind på din konto