Acerca de Adobe Connect Events

Un evento es una reunión, un seminario, una presentación, un curso, un programa, una clase virtual o una grabación asociado a características de gestión anteriores y posteriores al evento. Las características de gestión de eventos incluyen registro, recordatorios y encuestas e informes de seguimiento del evento.

Considere crear un evento en una de las situaciones siguientes:

• Quiere que los participantes se registren. También desea tener la opción de poder filtrar a los participantes en función de la información que figure en el registro.

• Desea crear páginas de eventos con distintivos, como, por ejemplo, páginas con listados y descripciones que hagan publicidad del evento, así como páginas de registro e inicio de sesión con estos distintivos.

• Desea personalizar los datos recopilados de los participantes para sus informes. Estos datos se basan en la información que aparece en el registro, por lo que sirven de complemento para los informes asociados al contenido de los eventos como, por ejemplo, las respuestas a las preguntas de una prueba que se realiza en un curso o las preguntas de una votación en una reunión.

• Desea que participen personas de fuera de su empresa. En muchas ocasiones, los eventos se incluyen en sitios Web públicos, de forma que numerosos participantes pueden encontrar el evento y registrarse desde el sitio.

• Desea enviar mensajes de correo electrónico generados automáticamente, como invitaciones, recordatorios, confirmaciones de registro y notas de agradecimiento.

• Desea llevar un seguimiento de campañas individuales, por ejemplo ofertas de correo electrónico, campañas de motores de búsqueda o campañas de pancartas publicitarias.

  Un evento consta de tres fases:

• Entre las tareas previas al evento se incluyen determinar el número de licencias disponibles, crear contenidos, establecer los permisos, realizar invitaciones, los registros y los recordatorios a los participantes en el evento.

• Las actividades durante el evento requieren la asistencia de los participantes. Se requiere la asistencia de los presentadores para los eventos a petición o que incluyen una reunión o un seminario.

• Las tareas posteriores al evento incluyen redirigir el explorador del participante a una URL concreta, contestar a preguntas relevantes de los participantes y dirigir diversas actividades de seguimiento de los eventos mediante encuestas e informes.

Tareas previas al evento

Una planificación previa del evento y una tarea de mantenimiento meticulosas pueden garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y que las actividades posteriores se finalicen con rapidez.

Determinación de la cantidad de licencias que se poseen

Antes de definir un evento, averigüe el número de licencias de las que dispone. En función de la licencia de su cuenta, puede establecer el límite de registro de un evento determinado durante la creación del evento. Consulte con el administrador de Adobe Connect Central los problemas relacionados con las licencias.

Especificación de contenido para el evento

Antes de crear un evento, su contenido debe existir en Adobe Connect Central. (Cuando configure un evento con el Asistente para eventos, deberá especificar el contenido, la reunión, el curso, el programa, la clase virtual o el seminario en el que se basa el evento). En la siguiente lista se muestran algunos ejemplos:

• Para crear un evento de formación con un curso o un programa, éstos deben existir en la biblioteca de formación.

• Para presentar contenido como un evento, almacene el contenido en la biblioteca de contenido.

• Para utilizar una reunión o un seminario como un evento, éstos deben existir en la biblioteca de reuniones o seminarios.

• Para utilizar una clase virtual como un evento, la clase virtual deben existir en la Biblioteca de formación.

Establecimiento de permisos para eventos

Los permisos son importantes porque determinan quién puede participar en los eventos, verlos y administrarlos. Los permisos de Asistencia determinan las tareas y las funciones de los asistentes. Un responsable de eventos asigna las funciones de los asistentes cuando configura el evento en la ficha Gestión de participantes.

Los asistentes pueden tener las funciones y permisos siguientes:

Personas a las que se les envía una invitación para el evento y se les invita a registrarse en el evento.

Una persona que se ha registrado, pero a la que el anfitrión no concede acceso al evento.

Una persona cuyo registro el responsable del evento aún no ha aprobado.

Una persona que puede asistir al evento como invitado o como usuario registrado de la organización. Tienen permisos limitados.

Una persona que muestra contenido a los asistentes. Los presentadores tienen permisos de Presentador.

La persona que tiene control absoluto sobre una sala de reuniones o seminarios utilizada para la celebración de un evento. El anfitrión cuenta con permisos plenos de Presentador y Administración, y puede asignar permisos a otros.

Los permisos de la biblioteca de eventos definen quién puede crear eventos o modificarlos y realizar tareas asociadas con los archivos y carpetas de la biblioteca de eventos, como, por ejemplo, agregar o eliminar archivos. Los permisos de administración de archivos son de Administración y de Rechazado.

Registro y aprobación de los asistentes

Para los eventos es obligatorio registrarse, pero no siempre se necesita aprobación. De forma predeterminada, un evento no requiere aprobación, pero este ajuste se puede cambiar cuando se crea el evento. Si no se necesita aprobación, todas las personas que se registren serán admitidas automáticamente. En este caso, todos los usuarios registrados pueden asistir al evento, siempre que usted tenga una licencia suficiente. (Como anfitrión del evento, siempre puede denegar la aprobación a cualquier persona antes de la celebración del evento). Si solicita la aprobación, podrá controlar quién asiste al evento. También puede permitir que una persona acceda directamente a una reunión en directo justo después de registrarse para la reunión.

Tareas durante el evento

Gran parte del trabajo que conlleva la creación de un evento tiene lugar durante la creación de los contenidos y en las etapas previas al evento. Si cuenta con los contenidos apropiados y ha completado las tareas previas al evento, este transcurre sin problemas. No obstante, es posible que necesite realizar algunas tareas durante el evento, sobre todo si es en directo.

Eventos que no se celebran en tiempo real. Los participantes hacen clic para ver una presentación o para seguir un curso o programa de estudios a su propio ritmo. Puede notificar a los participantes potenciales acerca del evento a través de una invitación por correo electrónico o si publica el evento en la página del sitio web de la empresa donde figuran los eventos públicos. La invitación por correo electrónico y la lista en el sitio web contienen un vínculo que abre un formulario de registro para el evento. En general, no se producen tareas durante el evento en los eventos en diferido.

Eventos programados en tiempo real. Durante el evento, es posible que sea necesario coordinar a múltiples presentadores o aprobar a los asistentes.

Tareas posteriores al evento

Después de un evento, existen diversas tareas y actividades administrativas que se deben realizar.

Envíe un correo electrónico de agradecimiento a los asistentes. Considere también enviar un mensaje de correo electrónico a las personas que no pudieron asistir.

Vea los informes de los eventos para obtener datos estadísticos e información sobre los participantes. Los informes le permiten evaluar el éxito del evento y realizar los ajustes necesarios en eventos posteriores.

Consulte el Panel del evento para ver una representación gráfica de los datos estadísticos de los diez últimos eventos más activos. Los datos del panel reflejan los diez últimos eventos más activos de los seis meses anteriores, en la carpeta Mis eventos.

Organice los archivos de eventos en la biblioteca.

Prácticas recomendadas para los eventos

A continuación se proporcionan algunos consejos y trucos para las tareas que lleva a cabo para los eventos en directo y durante las reuniones y seminarios relacionados con los eventos:

• Crear un punto de encuentro. El punto de encuentro podría ser un pod de chat donde los participantes podrían reunirse y saludarse antes de que comience el evento.

• Utilizar animaciones de PowerPoint. Si utiliza apropiadamente las animaciones de PowerPoint podrá dar vida al evento con movimiento y sonido. No obstante, no utilice demasiadas animaciones, ya que podría distraer a los asistentes.

• Incorporar sondeos en el evento. Las encuestas le ofrecen comentarios inmediatos, de manera que sabrá si está comunicando el mensaje correctamente. Además, constituyen un sencillo método para que la audiencia participe activamente en el evento.

• Aprovechar los recursos de vídeo. Si dispone de los archivos de vídeo adecuados, agréguelos a los eventos.

• Coordinar meticulosamente a los copresentadores. Elija Reunión > Activar el área exclusiva del presentador para incluir elementos como un programa con notas y el pod de preguntas y respuestas moderado. Considere otorgar a los presentadores derechos de participantes mejorados frente a derechos de presentador.

• Una vez que haya cargado todo el contenido, haga una prueba antes de celebrar el evento, a la misma hora del día que el evento real (el tráfico en la red varía según el momento del día). Utilice el mismo hardware y conexiones de red que va a utilizar durante el evento real.