Crear y editar eventos de Adobe Connect

Las páginas de eventos, el Catálogo de eventos y los correos electrónicos de Adobe Connect se crean mediante plantillas predefinidas. Antes de crear una página del evento, cree una plantilla que satisfaga sus requisitos. Es posible diseñar, almacenar y compartir varias plantillas con antelación para abordar las diversas necesidades de una organización.

Creación de plantillas

Utilice plantillas para disfrutar de una mayor flexibilidad al diseñar páginas, catálogos y correos electrónicos para eventos. Antes de crear un evento, puede crear una plantilla para recoger los requisitos del evento que sean genéricos y aplicables a otros eventos. Puede diseñar y guardar varias plantillas con antelación para cubrir las distintas necesidades de su organización. Puede utilizar plantillas predefinidas (y modificarlas si es preciso) para crear páginas de evento, catálogos de eventos y correos electrónicos.

Puede crear plantillas de página de evento personalizadas que incluyan una página inicial, una página de información del ponente, una página de registro y una página de inicio de sesión. Se incluyen dos plantillas de página de evento; sin embargo, los responsables y los administradores de eventos pueden crear infinitas plantillas de marca personalizada con diferentes componentes enriquecidos como imágenes, tablas, gráficas, carruseles y mucho más.

Los responsables de eventos pueden crear plantillas privadas, y los administradores de eventos pueden crear plantillas compartidas para tratar las diversas necesidades de la organización. Normalmente, se crean plantillas compartidas para garantizar la coherencia y la personalización de las comunicaciones de toda la organización.

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Administración de plantillas

Los administradores de eventos pueden actualizar, cambiar el nombre, eliminar o copiar las plantillas existentes. Los responsables de eventos solo pueden crear una copia privada de las plantillas compartidas. Los responsables de clase virtual y los responsables de seminario web también tienen permiso para crear una copia privada de las plantillas existentes. Asimismo, en las cuentas renovadas que usan las funciones de seminarios y eventos, los administradores de seminario también tienen permiso para crear una copia privada de las plantillas existentes.

Componentes de AEM para diseñar plantillas de Adobe Connect

Adobe Connect utiliza la tecnología de AEM para el diseño de las plantillas de correo electrónico y eventos y del Catálogo de eventos. Las plantillas diseñadas se pueden compartir y el control de acceso rige su uso. Adobe Connect también ofrece componentes de AEM personalizados para usuarios y administradores de Adobe Connect. Estos componentes de AEM se pueden arrastrar al área de plantilla y configurar para diseñar plantillas rápidamente.

Contenedor

Un contenedor ofrece un área señalizada, en una plantilla de evento, para acoger todos los componentes que ponga en ella. El contenedor ayuda a delimitar un área de la página, ya que permite personalizar el fondo y limitar sus dimensiones.

Pancarta del evento pequeña

Muestre la pancarta pequeña del evento, cargada como Imagen de pancarta pequeña en la información del evento, en las distintas páginas de eventos y en el correo electrónico. Puede personalizar diversas propiedades de la pancarta del evento, como el tamaño, la descripción, la alineación y el título. El contenido del campo Título lo utilizan los lectores de pantalla como texto alternativo. El tamaño recomendado para imágenes pequeñas es de 560 x 230 píxeles.

Pancarta del evento grande

Muestre la pancarta grande del evento, cargada como Imagen de pancarta grande en la información del evento, en las distintas páginas de eventos y en el correo electrónico. Puede personalizar diversas propiedades de la pancarta del evento, como el tamaño, la descripción, la alineación y el título. El contenido del campo Título lo utilizan los lectores de pantalla como texto alternativo. El tamaño recomendado para imágenes grandes es de 740 x 300 píxeles.

Carrusel de eventos

Muestre una vista de carrusel de la imagen cargada como Imagen de pancarta grande en la información del evento para los eventos destacados.

Duración del evento

Muestre la duración de un evento. La duración se calcula a partir de los tiempos indicados en los detalles del evento en Adobe Connect Central.

Información breve del evento

Muestre información acerca de un evento, introducida como Información del evento, en Información del evento. También puede personalizar las propiedades de la fuente de la información.

Información detallada del evento

Muestre la información detallada acerca de un evento (indicada en el campo Información detallada). También puede personalizar las propiedades de la fuente de la información.

Lista de eventos

Muestre una lista de eventos para crear un catálogo de eventos. La lista de eventos se puede filtrar con las etiquetas de evento existentes para que muestre únicamente los eventos seleccionados. Puede visualizar los eventos que tengan un logotipo, controlar la alineación, visualizar los eventos futuros, controlar el formato de texto de la página, etc. A continuación, se describen algunos ajustes importantes de la configuración de este componente:

Eventos por página

Si se especifican distintas opciones numéricas en este campo, los usuarios podrán personalizar el número de eventos que se muestran por página. Si desea proporcionar varias opciones a los usuarios, utilice el vínculo Agregar elemento para añadir más valores.

Posición del panel de etiquetas

Especifique si el panel Etiquetas populares se mostrará en la parte superior de los componentes, en la parte derecha de los componentes o se ocultará.

Título del panel de etiquetas

Edite el título del panel de etiquetas.

Mostrar todas las etiquetas

Al activar esta casilla se muestran los próximos eventos en la página Catálogo de eventos, sin ningún tipo de filtro.

Mostrar solo etiquetas seleccionadas

Si no está seleccionada la opción Mostrar todas las etiquetas, puede seleccionar algunas de estas etiquetas para ver solo los próximos eventos correspondientes.

Logotipo del evento

Elija si desea mostrar el logotipo del evento en la página Catálogo de eventos o no. También puede definir la anchura del logotipo del evento en píxeles. El valor máximo de anchura es 500 píxeles.

Vista por fecha

Establezca el primer día de la semana.

Mostrar eventos futuros

Establezca el número de días de antelación con respecto a la fecha actual para mostrar los próximos eventos en la página del catálogo.

Filtrar por etiquetas

Puede activar o desactivar el filtrado basado en etiquetas. Si lo activa, puede seleccionar algunas etiquetas y especificar una de estas opciones:

• Mostrar eventos que tengan cualquiera de las etiquetas seleccionadas.

• Mostrar eventos que tengan todas las etiquetas seleccionadas.

• Mostrar eventos que no tengan ninguna de las etiquetas seleccionadas.

Propiedades del texto

En esta ficha se pueden ajustar las propiedades de texto para los diferentes elementos de la página Catálogo de eventos, como el encabezado, el nombre de evento o la lista del panel de etiquetas.

Propiedades de color

En esta ficha, puede establecer las propiedades de color, estilo de relleno y color del borde, entre otras, del encabezado y la sección de etiquetas populares.

Configuraciones de etiquetas

En esta ficha, puede cambiar los valores predeterminados de etiquetas diferentes en el componente Lista de eventos.

Inicio de sesión para el evento

Indique el proceso de inicio de sesión a los asistentes del evento en la página Inicio de sesión para el evento.

Logotipo del evento

Añada un logotipo para el evento. Puede utilizar varios parámetros para personalizar la visualización del logotipo del evento, como el tamaño, la descripción, la alineación y el título. El contenido del campo Título lo utilizan los lectores de pantalla como texto alternativo. El tamaño recomendado es de 200 x 120 píxeles.

Nombre del evento

Muestre el nombre del evento, especificado como Nombre en Información del evento. Puede personalizar las propiedades de la fuente. La longitud máxima es de 60 caracteres.

Menú de la página del evento

Inserte una barra con fichas que contenga vínculos a las distintas páginas de eventos: Información del evento, Información sobre el ponente, Registro para el evento y Página de inicio de sesión del evento. Puede crear el diseño de estas cuatro páginas por separado. Para personalizar la página de un evento determinado, haga clic en el vínculo de dicha página en el menú de la página del evento y utilice los componentes de AEM disponibles para diseñar la página. Modifique Opciones de menú de la página en la configuración de este componente para ver las páginas de evento y su nombre en la barra con fichas.

Registro para el evento

Indique el proceso de registro para el evento desde donde el usuario se registra para un evento determinado en la página Registro para el evento. El campo de respuesta del registro permite un máximo de 2048 caracteres.

Hora de inicio del evento

Muestre la hora de inicio del evento, tal como se indica en la información del evento en Adobe Connect Central, en la página del evento o en el correo electrónico.

Hora del evento

Muestre la hora del evento, tal como se indica en la información del evento en Adobe Connect Central, en la página del evento o en el correo electrónico.

Encabezado

Inserte un encabezado en la página de evento que muestre el logotipo cargado en Adobe Connect Central. También puede configurar la zona horaria de los diferentes horarios mostrados en la página.

Línea horizontal

Utilice este componente para dibujar una línea horizontal que delimite diversas secciones de la página del evento. Puede controlar el espacio en blanco situado sobre la línea usando el parámetro de altura.

Separador horizontal

Utilice este componente para crear un separador horizontal con el espacio en blanco especificado con el fin de mejorar la legibilidad de la página del evento. El parámetro de altura controla la altura del espacio en blanco.

Botón de vínculo

Cree un botón que vincule las páginas de detalles del evento, de registro, del ponente, del catálogo y cualquier otra página web de su elección. Puede personalizar el estilo del botón. Las personalizaciones importantes proporcionadas a través de la configuración de este componente son las siguientes:

Vincular a

Proporcione el hipervínculo del destino del botón Vincular. Las opciones disponibles son Detalles del evento, Página de registro, Página del ponente, Página del catálogo e Hipervínculo. Si selecciona la opción Hipervínculo, proporcione el vínculo de destino en el campo Hipervínculo.

Estilo

Defina el estilo del botón con las opciones Vértices redondeados, Vértice redondeado con flecha, Botón normal o Imagen personalizada. Si selecciona Imagen personalizada, puede construir su propio botón cargando imágenes en las fichas Imagen izquierda, Imagen central e Imagen derecha.

Alto

Establezca la altura del botón para mostrar la etiqueta del botón según sus preferencias en las imágenes personalizadas que cargue.

Etiqueta

Personalice las diversas propiedades del botón, como la etiqueta, el tamaño de fuente, el color de fuente o la familia de la fuente.

Breve descripción del ponente

Muestre la descripción general del ponente, introducida en la información del evento en Adobe Connect Central, en las plantillas de evento. También puede especificar las propiedades de la fuente.

Descripción detallada del ponente

Muestre la descripción detallada del ponente, introducida en la información del evento en Adobe Connect Central, en las plantillas de evento. También puede especificar las propiedades de la fuente.

Imagen del ponente

Muestre la imagen del ponente, cargada en la información del evento en Adobe Connect Central, en las plantillas de evento. También puede especificar las distintas propiedades de la imagen, por ejemplo, el tamaño, la descripción, la alineación y el título. El contenido del campo Título lo utilizan los lectores de pantalla como texto alternativo. El tamaño recomendado es de 300 x 400 píxeles.

Nombre del ponente

Muestre el nombre del ponente, tal como se indica en la información del evento en Adobe Connect Central, en las plantillas de evento. También puede especificar las propiedades de la fuente.

Texto

Inserte texto con un editor WYSIWYG. También puede ajustar las propiedades de la fuente del texto.

El componente de texto disponible en las plantillas de correo electrónico proporciona otros campos de tiempo de ejecución. Mediante estos campos, puede insertar automáticamente los valores de las variables siguientes en sus correos electrónicos.

• Detalles de la conferencia de audio

• Nombre del creador del evento

• Descripción del evento

• Duración del evento

• URL de inicio de sesión del evento

• Nombre del evento

• URL de registro de evento

• URL del sitio del evento

• Hora de inicio del evento

• Resumen del evento

• Hora del evento

• URL del evento

• Nombre

• Apellido

• Inicio de sesión

• Zona horaria

• Correo electrónico del usuario

• Nombre del ponente

• Descripción general del ponente

• Descripción detallada del ponente

• URL de información del ponente

Texto e imagen

Utilice este componente para insertar texto e imágenes, y modificar su estilo con una sola operación. Puede introducir texto mediante un editor WYSIWYG, establecer las propiedades de la fuente, cargar una imagen y modificar las propiedades de la imagen como, por ejemplo, el texto alternativo, la descripción, el tamaño, el título y la alineación.

Zona horaria

Configure la zona horaria de todos los horarios que se muestran en una página. Todos los horarios mostrados en la página se convierten a la zona horaria especificada. Puede alinear la zona horaria a la izquierda, el centro o la derecha.

Logotipo de la cuenta

Añada el logotipo de su organización en Adobe Connect Central para mostrarlo en la página de eventos o en el correo electrónico. Puede personalizar sus propiedades como, por ejemplo, el tamaño, la descripción, la alineación y el título.

Título

Utilice este componente para insertar un título mediante un editor WYSIWYG y establecer su estilo de visualización.

Asociador de evento

El componente Asociador de evento asocia una página de AEM a un evento de Adobe Connect. Puede crear una asignación unívoca a un evento en la instancia asociada de Adobe Connect. Puede modificar la asociación del evento en cualquier momento. Puede especificar qué página de evento representa una página de AEM. Para obtener más información, consulte Integración de seminarios Web de Adobe Experience Manager con Adobe Connect.

Invitación a evento de calendario

Este componente inserta un botón de descarga de invitación a evento de calendario en la página de confirmación de registro. Puede cambiar el texto del mensaje de correo electrónico de invitación al evento y la etiqueta del botón.

Acciones de la página de AEM para gestionar plantillas de Adobe Connect

La instancia de AEM proporciona diversas acciones de página para gestionar las plantillas diseñadas.

Creación de una plantilla nueva

También se puede seleccionar la acción de página —Crear nueva plantilla— para iniciar la creación de una plantilla nueva. Seleccione una plantilla base y especifique si desea que la nueva plantilla sea compartida o privada.

Crear una copia

Cree una copia de una plantilla existente, con un nombre diferente. También puede especificar si la nueva plantilla se puede compartir con otros usuarios o es privada.

Restaurar plantilla

Restaure el diseño de una plantilla en otra plantilla. Después de hacer clic en Restaurar plantilla, podrá seleccionar una plantilla base en una lista.

Eliminar plantilla

Haga clic para eliminar la plantilla que esté abierta. Cuando se elimina una plantilla, los eventos que utilizan la plantilla vuelven a utilizar la plantilla predeterminada del sistema.

Título de la página y fondo

Defina el título de la página y los ajustes de configuración del fondo, como la imagen o el color.

Activar plantilla

Active una plantilla, después de editarla, para que los cambios surtan efecto en la instancia de publicación. Todas las páginas publicadas en directo con una plantilla empiezan a utilizar la versión actualizada de la plantilla cuando se activa la plantilla modificada. Active las plantillas recién creadas para que se puedan utilizar.

Creación de un evento

Utilice el Asistente para eventos para crear un evento. Este le guiará durante los procesos de creación de un nombre y de adición de un resumen e información detallada sobre el evento. Puede seleccionar una imagen para asociarla al evento. También puede seleccionar el contenido, elegir los participantes y definir diversas fases en las que se envían mensajes de correo electrónico a los participantes.

Los eventos se crean entorno a un contenido como, por ejemplo, un curso, un programa de estudios, una clase virtual o un seminario. El contenido debe existir en la biblioteca adecuada antes de crear el evento. No se puede crear el contenido en el momento de crear el evento. Puede utilizar un solo archivo que haya guardado en las bibliotecas de contenido, reuniones, formación o seminarios.

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Inicio del Asistente para eventos

Para iniciar el Asistente para eventos, haga clic en la ficha Gestión de eventos de Adobe Connect Central, vaya a la carpeta del evento y, a continuación, haga clic en Nuevo evento.

Introducción de información acerca del evento

En la primera página del Asistente para eventos, seleccione la plantilla de evento. A continuación, introduzca la información básica del evento, como el nombre, el resumen y los detalles. Los campos de plantilla de evento, nombre del evento, zona horaria e idioma son obligatorios. Los demás campos son opcionales.

Las distintas páginas de eventos se crean mediante AEM. El servidor de AEM utilizado para alojar sus páginas dependerá de si está utilizando Adobe Connect alojado o su propio servidor de Adobe Connect. En el campo Alojar direcciones URL del evento en, seleccione el destino de las páginas de eventos. Para alojar las páginas de evento en su propio servidor de AEM, seleccione la opción de Servidor AEM externo. Esta opción está disponible en las cuentas que ya están vinculadas con un servidor AEM externo.

Puede crear eventos que no requieran una contraseña para así simplificar el registro. Los participantes pueden iniciar sesión en estos eventos utilizando únicamente su dirección de correo electrónico. Para permitir que los usuarios se registren en un evento sin introducir una contraseña, seleccione la opción Registrar sin contraseña cuando cree el evento. Facilita el inicio de sesión a usuarios invitados no registrados, mediante la introducción de la dirección de correo electrónico. Los usuarios registrados en el servidor de Adobe Connect deben iniciar sesión con su nombre de usuario y contraseña para todos los eventos.

Si los administradores de cuentas lo permiten, puede seleccionar el registro con perfiles de redes sociales para permitir que los usuarios puedan registrarse para el evento mediante sus cuentas de Facebook o Google+. La opción de utilizar perfiles sociales para registrarse e iniciar sesión solo está disponible en la versión hospedada de Adobe Connect, y no en las implementaciones in situ.

Cuando cree un evento, puede clasificarlo como evento en directo o evento a petición. En los eventos en directo, un presentador dirige una reunión, un seminario o una clase virtual. En los eventos a petición, los usuarios pueden acceder a cursos de formación, programas o contenido de la biblioteca de contenido de Adobe. Normalmente, los eventos en directo se programan con antelación y los participantes se unen a la hora estipulada. Los eventos a petición sirven para presentar contenido grabado; los usuarios pueden iniciar sesión en eventos a petición en el momento que deseen. Si crea un evento a petición, puede presentar contenido tanto de la biblioteca de Adobe Connect como de un programa o curso de formación. Si crea un evento en directo, puede presentar una reunión, un seminario o una clase virtual de Adobe Connect.

Puede utilizar pancartas en las páginas de evento y los mensajes de correo electrónico del evento para que el contenido resulte más atractivo. Puede crear pancartas con imágenes pequeñas y grandes. El tamaño recomendado para las imágenes pequeñas es de 560x230 píxeles y para las imágenes grandes, de 740x300 píxeles.

Puede proporcionar la siguiente información sobre el ponente. La información del ponente se añade a los mensajes de correo electrónico y las páginas de evento.

• Nombre del ponente

• Imagen del ponente: puede ser una fotografía o cualquier otra imagen, como un logotipo de empresa

• Breve descripción del ponente

• Descripción detallada del ponente

Los administradores de un evento pueden aplicar la etiqueta de eventos destacados para que un evento aparezca en la sección de eventos destacados del Catálogo de eventos. También puede añadir un logotipo, imágenes de pancarta, una imagen del ponente e información sobre el ponente. La información del evento se puede editar después de crear el evento.

Selección de los contenidos

Es necesario que los contenidos de un evento existan antes de la creación del evento. Una vez haya seleccionado un tipo de contenido, no podrá cambiarlo. Sin embargo, podrá sustituir contenidos diferentes del mismo tipo. Por ejemplo, si crea un evento basado en un seminario, podrá sustituir el seminario que utilizó inicialmente para crear el evento por otro diferente.

Creación de registros

Puede determinar las preguntas que los participantes deberán contestar en el formulario de registro. Con esta información se crea un perfil de invitado para realizar un seguimiento del participante. El formulario Crear registro tiene cuatro campos obligatorios preseleccionados: Dirección de correo electrónico, Contraseña, Volver a escribir la contraseña y Nombre. Puede seleccionar cualquiera de las preguntas restantes.

Para los eventos que incluyen invitados (por ejemplo, personas que han encontrado la lista de eventos en el sitio Web público de la organización), puede obtener el nombre y la dirección URL de la empresa para filtrar la información. Por ejemplo, si el invitado trabaja para una empresa de la competencia, considere denegarle el acceso. Seleccione la opción Activar seguimiento de campaña para obtener información sobre los registros por tipo de campaña.

Personalización de los registros

Las opciones de diseño de una página de registros para un evento son muy flexibles; incluyen preguntas de elección múltiple, de respuesta corta y de sí/no. También puede modificar el orden de las preguntas y eliminarlas en cualquier momento.

Los administradores de eventos pueden introducir un botón de unión en el correo electrónico de confirmación de registro. En lugar del vínculo largo y personalizado para participar en un evento, el registrado solamente ve el botón de unión.

Selección de los participantes en el evento

En los eventos que se limitan a invitados registrados y a usuarios admitidos, puede seleccionar usuarios y grupos para que sean participantes o presentadores en el evento. Estos usuarios pueden iniciar sesión en el evento directamente. Los usuarios que no hayan sido invitados y que tengan la URL que les dirige a la sala de reuniones pueden intentar iniciar sesión como invitados. Como anfitrión, puede admitir invitados a título individual.

Opciones de correo electrónico.

El penúltimo paso del Asistente para eventos es enviar a los participantes invitaciones por correo electrónico donde aparezca la fecha, la hora, la duración y la dirección URL del evento. Utilice HTML enriquecido para que sus mensajes de correo electrónico del evento resulten más atractivos y llamativos. Puede diseñar varias plantillas para distintos tipos de mensajes de correo electrónico. Por ejemplo, una invitación al evento puede contener datos como la fecha, hora, duración y URL del evento. Las invitaciones se pueden enviar cuando se crea el evento. También puede crear y enviar las invitaciones más tarde.

Defina los desencadenantes para enviar varias notificaciones a los usuarios, como recordatorios de eventos y notificaciones de autorización de registro. Puede definir una fecha concreta para estas notificaciones o establecer una fecha relativa.

Es posible crear hasta cuatro desencadenantes personalizados. Puede seleccionar una plantilla para un desencadenante personalizado y configurar grupos de destinatarios y alias de correo electrónico a los que los usuarios pueden enviar consultas. Puede definir una fecha concreta para el desencadenante personalizado o una fecha relacionada con la fecha de creación del evento.

Para asegurarse de que ha configurado los desencadenantes de correo electrónico correctamente, envíe un correo electrónico de prueba a su id. de correo electrónico antes de publicar el evento.

Id de campañas

Puede añadir un ID de campaña para utilizarlo con las opciones de correo electrónico del evento con el fin de realizar un seguimiento de las campañas por correo electrónico. Para obtener más información, consulte Utilización del seguimiento de campaña con un evento.

Previsualización y modificación de las páginas de registros y de eventos

Puede previsualizar las páginas de registro y eventos, modificarlas (por ejemplo, cambiando sus logotipos) y hacerlas públicas.

Previsualización de una página de registros o de eventos

Publicación de una carpeta y un catálogo

En la página con la lista de los eventos, que se puede personalizar para su empresa, se muestra una lista de todos los eventos futuros y los elementos siguientes para cada uno de ellos:

• Logotipo del evento

• Nombre del evento

• Descripción (texto informativo sobre el evento)

• Un botón Registrar, que envía al usuario un formulario de registro

• Un botón Detalles del evento, que envía al usuario a la página de información sobre el evento; incluye un texto con información detallada

  El catálogo de eventos incluye una lista de todos los eventos creados en Adobe Connect. Además, los eventos de una carpeta individual aparecen en la misma página, si se hace pública la carpeta.

Previsualización de una página con listas de eventos para una carpeta específica

Previsualización del listado de eventos para un evento único

Vista previa de los mensajes de correo electrónico del evento

Cambiar el logotipo asociado al evento

Cambio de la pancarta pequeña asociada al evento

Cambio de la pancarta grande asociada al evento

Cambio de la imagen del ponente para el evento

Publicación de eventos

Cuando se publica un evento, ocurre lo siguiente:

• Todas las opciones de mensajes de correo electrónico se activan. Por ejemplo, si selecciona la primera opción, enviar invitaciones por correo electrónico, las invitaciones se envían automáticamente y no podrá personalizarlas. Sin embargo, podrá seguir personalizando otros mensajes de correo electrónicos seleccionados. También puede editar el texto de la invitación e invitar a más personas (se utilizará el texto nuevo).

• El formulario de registro con su URL pasará a estar disponible y los posibles asistentes podrán comenzar a registrarse en el evento.

Cambio de un evento que ya existe

Antes de que se celebre un evento, puede cambiar su hora de inicio o los permisos de los participantes, o realizar otras modificaciones.

Compruebe periódicamente la lista de participantes actuales para asegurarse de que cuenta con las licencias suficientes para el número de asistentes. Asegúrese también de que todos los asistentes cumplen los criterios de aprobación.

Compruebe también los informes de registro más actuales, que muestran información acerca de los asistentes e invitados. Si ha seleccionado o personalizado preguntas para ayudarle a identificar a los participantes potenciales, también puede ver las respuestas a estas preguntas.

Notificación de un cambio a los usuarios

Si modifica un evento existente, por ejemplo, si define una hora de inicio nueva, podrá notificarlo con facilidad a los usuarios a través del correo electrónico.

Cambio de la información del evento

Puede editar texto en la página Información del evento para los participantes en el evento. Si selecciona la opción de correo electrónico “Notificar a los usuarios cuando se actualice un evento”, cualquier invitado al que hubiera informado previamente sobre el evento recibe automáticamente la información actualizada.

Cambio de las preguntas en el registro

Puede cambiar cualquier pregunta en el registro, a excepción de las preguntas obligatorias (nombre, apellidos, correo electrónico y contraseña), que son las que utiliza el sistema para validar a un usuario.

Adición de una pregunta de respuestas múltiples

Adición de una pregunta de respuesta corta

Adición de una pregunta sí/no

Cambio de los contenidos del evento

El contenido de un evento únicamente se puede reemplazar por un contenido del mismo tipo; por ejemplo, puede sustituir una reunión por otra. No puede agregar contenido nuevo a la biblioteca de contenido desde aquí. El evento solo admite la selección de contenido que ya exista.

Si adquiere Adobe Presenter, podrá publicar presentaciones de PowerPoint en la Biblioteca de contenido del evento. Para utilizar una presentación existente para un evento, vuelva a publicarla en una carpeta diferente. Si no lo hace, la información del informe de la presentación inicial se fusionará con los datos del informe específico del evento. Además, los datos específicos del evento se transfieren a futuros informes de la presentación inicial.

Nota: Para los contenidos que no sean cursos y programas de educación, el sistema solo llevará el seguimiento de si el usuario ha visto el evento o no. Por ejemplo, a los usuarios que hayan visto sólo una diapositiva en una presentación se les identificará como si hubiesen asistido al evento. Por el contrario, los usuarios que solo vean algunas diapositivas de un curso o programa no se identificarán como asistentes. En otras palabras, los usuarios deben completar y devolver el curso para constar como asistentes en el informe. (Asimismo, puede ver información sobre la entrada y la salida si consulta el informe individual de cada asistente al evento).

Nota: La duración no se muestra en los Informes de eventos cuando el contenido grabado a petición se selecciona como el tipo de la presentación.

Cambio de las plantillas de evento

Puede reemplazar una plantilla existente para la página de inicio del evento con una plantilla predefinida de AEM. También puede editar una plantilla predefinida en AEM y utilizar la plantilla personalizada para la página de inicio del evento.

Para cambiar una plantilla de evento:

Para editar una plantilla, haga clic en Editar plantilla y edite la plantilla en la vista de diseño con componentes de AEM Sidekick.

Cambiar plantillas de correo electrónico

Puede reemplazar una plantilla existente para las notificaciones de correo electrónico con una plantilla predefinida de AEM. También puede editar una plantilla predefinida en AEM y utilizar la plantilla personalizada para las notificaciones por correo electrónico.

Para cambiar una plantilla de correo electrónico:

Para editar una plantilla, haga clic en Editar plantilla y edite la plantilla en la vista de diseño con componentes de AEM Sidekick.

Cambio de las opciones de correo electrónico del evento

Puede cambiar las opciones de correo electrónico para cualquiera de las notificaciones de correo electrónico, recordatorios o mensajes de seguimiento antes de que se envíen. (Algunos mensajes se seleccionan de forma predeterminada).

Puede personalizar un mensaje de correo electrónico. En varios tipos de mensaje, puede adjuntar una entrada de calendario de Microsoft Outlook (iCal) que agregue el evento al calendario de Outlook de los destinatarios. También puede solicitar respuestas de los participantes. Seleccione la casilla de Respuestas a solicitudes al personalizar el mensaje de correo electrónico. Esta opción aparece seleccionada de forma predeterminada. Solo los usuarios de Microsoft Outlook en Windows pueden enviar una respuesta a los organizadores del evento.

Al personalizar un formulario de correo electrónico, aparecen varios campos entre llaves ({}) en el área del texto del mensaje. En principio, no modifique ninguno de esos campos a no ser que tenga un motivo específico. Las llaves contienen variables que el sistema sustituye por valores específicos para el evento. Por ejemplo, el campo de hora del evento muestra la hora de inicio que ha especificado. Es posible que desee cambiar la hora a 15 minutos antes para garantizar que el evento comience con puntualidad. Para cambiar la hora, escriba la hora nueva en el campo de hora del evento.

Editar la lista de distribución

Puede agregar usuarios, grupos e invitados a la lista de envío o eliminarlos.

Consejos para crear listas de distribución de eventos

Cuando cree listas de correo, tenga en cuenta las siguientes pautas:

• Un invitado es un usuario de Adobe Connect con acceso limitado. Los invitados solamente pueden asistir a los eventos para los que disponen de aprobación. Asimismo, los invitados no pueden iniciar sesión en Adobe Connect Central.

• Cualquier persona que tenga una cuenta de Adobe Connect en su organización es un usuario.

Si el número de invitados que tiene previsto invitar es limitado, puede escribir o copiar y pegar sus direcciones de correo electrónico con la función Agregar invitado. Si este número es elevado, puede importar un archivo de valores separados por comas (CSV) con los usuarios.

Si va a invitar a usuarios de Adobe Connect, puede utilizar la página Seleccionar participantes para agregar usuarios a la lista de invitados al evento y asignarles permisos.

Una vez que haya creado la lista, puede enviar invitaciones utilizando texto predeterminado o una invitación personalizada.

Adición y gestión de los participantes en el evento

Si es un administrador o un presentador, puede agregar o quitar participantes para un evento, y cambiar los permisos de los participantes o los presentadores. Puede agregar participantes a un evento en cualquier momento tras haberlo creado. Se pueden agregar participantes como invitados, usuarios o grupos.

Adición de invitados

Adición de participantes

Adición de participantes mediante un archivo CSV

Si tiene un archivo de valores separados por comas () que contenga nombres y direcciones de correo electrónico, puede importar el archivo CSV para agregar participantes a un evento. Recuerde estos requisitos cuando importe un archivo CSV:

• No se admiten líneas vacías en el archivo. Si en el archivo hay líneas en blanco, se produce un error en la operación de importación.

• Los nombres que contengan una coma deben entrecomillarse. Por ejemplo, el nombre John Doe, Jr. se tiene que escribir en el archivo CSV así: “John Doe, Jr.” para que el archivo se importe correctamente.

• No incluya una fila de cabecera en el archivo CSV.

• El archivo CSV debe contener, como mínimo, columnas para el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico. Por ejemplo:

  Michael	Betts	mbetts@miempresa.com
  Rachel	Blatt	rblatt@miempresa.com
  Rebecca	Bloom	rbloom@miempresa.com
  Charles	Bond	cbond@miempresa.com
  Paul	Davis	pdavis@miempresa.com

Eliminar participantes de un evento

Cambio de los permisos de los participantes de un evento

Los usuarios pueden desactivar la recepción de correos electrónicos de invitación a eventos. En Gestión de participantes, no verá permisos, sino que el estado indicará que estos usuarios han optado por no recibir mensajes. Los anfitriones o responsables de eventos no pueden cambiar los permisos de los usuarios que hayan desactivado el envío de mensajes.

Designación de un grupo para los participantes registrados a un evento con aprobación

Puede designar a un grupo al que se asignen automáticamente las personas registradas en el evento una vez hayan recibido la aprobación para asistir al mismo. Esta disposición es útil cuando se realiza un seguimiento del evento, porque los asistentes registrados están organizados en un grupo.

Nota: Solo los administradores de cuentas pueden seleccionar los grupos de registro de eventos.

Conversión de invitados a usuarios con todos los derechos

Si es un Administrador, puede convertir a los invitados existentes en usuarios con todos los derechos. Esta distinción puede ser importante, ya que únicamente los usuarios con todos los derechos, y no los invitados, pueden iniciar sesión en el sitio de administración de Adobe Connect Central. Los usuarios con todos los derechos también aparecen en las listas de matriculación y permisos.

Envío y gestión de invitaciones a eventos

Si es un administrador, un anfitrión o un usuario con permisos para gestionar una carpeta de biblioteca de eventos específica, puede enviar invitaciones para eventos.

Una invitación para un evento es un mensaje de correo que se envía a los asistentes al evento y en el que se les informa acerca de la fecha, hora, duración y URL del evento. La forma en la que se envían las invitaciones depende del tipo de evento:

Si el evento es únicamente para los usuarios registrados, puede crear un mensaje de correo electrónico personalizado en Adobe Connect Central. Puede enviar el correo electrónico a todos los participantes y presentadores registrados, solo a los presentadores o solo a los participantes. Puede personalizar el asunto y texto del mensaje. También puede adjuntar un calendario de Microsoft Outlook (iCal) de forma que los participantes puedan agregar el evento a su calendario de Outlook.

Si el evento está abierto a todas las personas que reciban la dirección URL del evento, puede crear un mensaje de correo electrónico nuevo en el programa de correo electrónico predeterminado. Este mensaje contiene un asunto y mensaje rellenados previamente (fecha del evento, hora, duración, ubicación y resumen); no obstante, se puede editar el texto.

Desactivar invitaciones a eventos

Los administradores de eventos pueden editar una plantilla de evento para permitir a los invitados desactivar todas las invitaciones a eventos en el futuro.

Para proporcionar esta opción, añada a una plantilla la URL para la desactivación de invitaciones del campo de tiempo de ejecución. La invitación contiene un vínculo para la desactivación. Al hacer clic, los usuarios obtienen un mensaje de correo electrónico de confirmación con un vínculo para la desactivación.

Los administradores de eventos pueden descargar el informe de notificaciones desactivadas para comprobar el estado de cada participante.

Agregar la opción de desactivación a una plantilla

Para agregar la opción para que los usuarios desactiven las futuras invitaciones a eventos, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Adobe Connect Central y acceda a Gestión de eventos > página Plantillas de correo electrónico.

2. Seleccione la plantilla de invitación a evento relevante y haga clic en Editar plantilla.

3. Inserte un componente de texto de AEM Sidekick y añada el campo de tiempo de ejecución con la URL para desactivar invitaciones.

Descargar informe de notificaciones desactivadas

Para descargar el informe de notificaciones desactivadas, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Adobe Connect Central y acceda a Gestión de eventos > Administración de eventos > página Desactivar notificaciones por correo electrónico.

2. Haga clic en Descargar informe de notificaciones desactivadas y guarde localmente el archivo CSV.

Facilitar la activación

Para facilitar la activación a los usuarios interesados, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Adobe Connect Central y acceda a Gestión de eventos > Administración de eventos > página Desactivar notificaciones por correo electrónico.

2. Copie el vínculo de activación de la sección Vínculo para activar notificaciones de invitaciones a eventos en su cuenta.

3. Comparta el vínculo con los usuarios que deseen optar por volver a recibir invitaciones a eventos.

Utilización del seguimiento de campaña con un evento

Utilice la opción de seguimiento de campaña para realizar un seguimiento de los usuarios registrados por origen de campaña. Los informes sobre los registros y asistencia a los eventos enumeran los orígenes de campaña junto con los nombres de usuario. Las campañas normales incluyen ofertas a través del correo electrónico, campañas con motor de búsqueda y campañas con publicidad en pancartas.

De forma predeterminada, cuando se crea un evento, la opción Activar seguimiento de campaña está seleccionada en la página Id de campaña. Puede seleccionar la opción de seguimiento de campaña después de publicar el evento y enviar invitaciones. En este caso, no se controlan los invitados que se registraron con la dirección URL de registro disponible en la invitación por correo electrónico original.

Administrar Id de campañas

Los creadores de eventos pueden agregar ID de campaña a los eventos, al crear o editar sus eventos. Puede reutilizar ID de campaña existentes, desde una ficha exclusiva.

Los administradores de eventos crean ID de campañas que se pueden utilizar en todos los eventos. Para crear un id. de campaña, siga estos pasos:

Adición de seguimiento de campaña a un evento existente

El id. de campaña aparece automáticamente en las plantillas de correo electrónico que utiliza para enviar notificaciones por correo electrónico para el evento.

Agregar un id. de campaña a las direcciones URL del evento

Una vez activado el seguimiento de campaña, Adobe Connect rastrea el origen de los participantes mediante el id. de campaña. Adobe Connect agrega el id. de campaña especificado al correo electrónico de invitación que se genera automáticamente. Si comparte la dirección URL del evento por otros medios, genere y utilice la dirección URL que contiene el ID de campañas. Siga los pasos que se indican a continuación para crear una dirección URL con la id. de campaña.

Comprobación de la URL con el id. de seguimiento de campaña

Para probar la URL nueva, deshabilite las invitaciones por correo electrónico, publique el evento, regístrese en el evento y, a continuación, compruebe el informe sobre registros.

Cancelación de eventos

Puede cancelar un evento que haya creado anteriormente y enviar a los participantes un mensaje de correo electrónico para informarles de la cancelación. Solo los anfitriones del evento pueden cancelar un evento.