Bibliotecas Creative Cloud en el almacenamiento comercial

Use Bibliotecas Creative Cloud para capturar, organizar y compartir elementos creativos con sus equipos. Bibliotecas Creative Cloud permite agilizar el trabajo al reducir las tareas del proceso creativo, lo que facilita a los diseñadores el uso de los activos adecuados y permite a las organizaciones controlar el uso de estos.

Nota:

Bibliotecas Creative Cloud para empresas solo está disponible si su organización utiliza Almacenamiento de Adobe para empresas, un servicio que se está implementando en todo el mundo de manera gradual.

Las bibliotecas en el almacenamiento comercial le permiten compartir de manera sencilla y rápida colecciones de elementos con su organización o colaboradores. Las bibliotecas en el almacenamiento comercial solo están disponibles con abonos de Creative Cloud para equipos y Creative Cloud para empresas. Obtenga más información sobre Bibliotecas Creative Cloud.

Las organizaciones empresariales pueden permitir a los usuarios crear y administrar bibliotecas de dos maneras diferentes; las bibliotecas se puede guardar en el almacenamiento personal de los usuarios o en una carpeta en el almacenamiento comercial. Al guardar en el almacenamiento personal, el creador es el propietario de la biblioteca y tiene control total sobre el uso compartido y la administración de la biblioteca. Cuando un usuario crea una biblioteca en una carpeta en el almacenamiento comercial, no hay un propietario individual; la organización la comparte y puede heredar permisos de usuario de la carpeta. Las bibliotecas en el almacenamiento comercial ayudan a garantizar la continuidad si un usuario cambia de función, abandona un proyecto o deja la empresa.  

Introducción a Bibliotecas en el almacenamiento comercial

Para permitir que los usuarios creen bibliotecas en el almacenamiento comercial, un administrador del sistema o del almacenamiento debe crear primero una carpeta en Adobe Admin Console. Los administradores también pueden optar por asignar usuarios o grupos de usuarios a esa carpeta. Una vez que existan una o más carpetas, los usuarios verán las ubicaciones de almacenamiento compartido en el panel de creación de bibliotecas. 

  1. Vaya a Almacenamiento > Bibliotecas en Admin Console como administrador del sistema o del almacenamiento.

  2. Seleccione Crear carpeta para crear una carpeta en el almacenamiento comercial que los usuarios pueden usar para guardar bibliotecas.

  3. Asigne usuarios o grupos de usuarios a una carpeta que permitirá a los usuarios acceder automáticamente a cualquier cosa guardada en esa carpeta.

    Una vez que se crea la carpeta, los usuarios pueden crear bibliotecas y guardarlas en el almacenamiento personal o en las carpetas disponibles en el almacenamiento comercial. Los usuarios asignados a la carpeta de almacenamiento comercial heredarán permisos para todas las bibliotecas almacenadas en esa carpeta. Los usuarios también pueden invitar a particulares a una biblioteca. 

    Al igual que una biblioteca en el almacenamiento personal, el creador de una biblioteca puede establecer permisos para ver y usar o editar según el escenario.

    Una captura de la pantalla de invitar a los usuarios a su carpeta
    Invite a usuarios a su carpeta.

Administre sus bibliotecas a través de la aplicación de escritorio de Creative Cloud, en el panel Bibliotecas en las aplicaciones de Adobe o en Creative Cloud en la web. Encontrará sus Bibliotecas en el almacenamiento comercial si busca el icono empresarial ii que hay junto a ellas.

Determinar la estructura de carpetas para el almacenamiento comercial

Como administrador, configurar su estructura de carpetas en función de cómo funciona su empresa puede ayudar a sus usuarios a organizar la información y encontrar lo que necesitan de manera rápida y eficiente. Una carpeta es una ubicación de almacenamiento compartida para bibliotecas con usuarios asignados e nivel de carpeta. Los usuarios agregados a una carpeta heredarán automáticamente los permisos para las bibliotecas dentro de esa carpeta. El uso de carpetas en el almacenamiento comercial agiliza el uso compartido de bibliotecas.

Pueden asignarse usuarios a una o más carpetas, por lo que hay flexibilidad en la configuración de su estructura. Le recomendamos que considere la posibilidad de limitar las carpetas a los grupos de trabajo que necesitan acceso a los activos de diseño compartidos. Comience observando su organización y cómo trabajan juntos los diferentes grupos de personas. Luego cree carpetas en el almacenamiento comercial para alinearse con esas necesidades.

A continuación se muestran algunos ejemplos:

Guía de estilo corporativo

Ejemplo de guía de estilo corporativo
Cree una guía de estilo corporativo para garantizar la uniformidad de la marca.

Cree una carpeta para toda la organización para escenarios como una guía de estilo corporativo. Almacene colores corporativos, estilos de tipografías, logotipos y otros activos de marca en una biblioteca con solo permisos de visualización para tenerlo todo bajo control, respetar la imagen de marca y garantizar que los diseñadores siempre tengan los activos con las últimas modificaciones. Más información.

Bibliotecas específicas de departamentos/proyectos

Ejemplo de biblioteca específica de proyectos
Cree bibliotecas específicas de proyectos para facilitar el acceso entre los colaboradores.

Cree carpetas que se asignen a varios departamentos o grupos de trabajo para brindar acceso rápido a una colección de bibliotecas a los colaboradores correspondientes. Los colaboradores pueden cargar elementos, colores, estilos de texto, fotos de Adobe Stock, pinceles, vídeos y mucho más a su departamento o proyecto. Estos elementos y modificaciones se sincronizan automáticamente para todos los usuarios.

Carpeta de todos

Su organización puede tener una carpeta existente llamada "Todos", con toda su empresa asignada e nivel de carpeta. Esta puede ser una carpeta adecuada si tiene bibliotecas que deben compartirse entre todos los usuarios, como una guía de estilo corporativo. Dependiendo del tamaño de su empresa, recomendamos evaluar la necesidad de una distribución tan amplia de bibliotecas y considerar la posibilidad de crear carpetas con un ámbito más limitado.

Trasladar bibliotecas al almacenamiento comercial

Los usuarios de Creative Cloud pueden trasladar bibliotecas del almacenamiento personal a una carpeta en el almacenamiento comercial. Esto les permite compartir rápidamente la biblioteca con los usuarios que puedan necesitar acceso a ella y al mismo tiempo aprovechar las ventajas de la propiedad compartida.

  1. Abra el panel Bibliotecas en una aplicación de escritorio de Creative Cloud.

  2. Seleccione el icono Más Opciones   de una biblioteca y elija Mover.

    Captura de pantalla de las opciones que se muestran al seleccionar el icono de puntos suspensivos
    Mueva su biblioteca a otra ubicación.

  3. Elija la ubicación de almacenamiento y determine el nivel de acceso.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo de mover al almacenamiento comercial
    Seleccione una ubicación de almacenamiento para mover su biblioteca.

  4. Seleccione Guardar.

Administrar las bibliotecas

Acceso heredado para carpetas en el almacenamiento comercial

Para aprovechar al máximo el almacenamiento comercial, los administradores pueden utilizar la configuración de nivel de carpeta para brindar acceso a todas las bibliotecas dentro de esa carpeta.  Por ejemplo, si tiene una biblioteca específica de Growth Marketing, los administradores pueden crear una carpeta en el almacenamiento comercial para el departamento y asignar usuarios una vez en el nivel de carpeta. Luego, por cada nueva biblioteca creada dentro de esa carpeta, los derechos de acceso se otorgarán automáticamente a todos los usuarios ya asignados a la carpeta. 

Permisos

Cuando crea una biblioteca en el almacenamiento comercial, se comparte automáticamente con los colaboradores asignados en el nivel de carpeta. Ajuste los niveles de acceso para sus colaboradores.

  • Edite el acceso para usar y editar elementos.

  • Consulte y use el acceso para usar elementos.

Captura de pantalla del cuadro de diálogo de crear una biblioteca
Establezca el acceso de visualización o edición para sus colaboradores.

Invitaciones de nivel de biblioteca

Para cada biblioteca, además de heredar los usuarios de la carpeta en el almacenamiento comercial, puede invitar a usuarios o grupos de usuarios adicionales. No hay ningún límite en el número de colaboradores que puede tener en una biblioteca.  

  • Particulares: son usuarios únicos que pueden formar parte de la organización o ser ajenos a ella (según la directiva de uso compartido de activos). 

  • Grupos: grupos sincronizados con Azure Active Directory creados por el administrador en el directorio Azure Active Directory de la organización y que se han sincronizado a través de la Admin Console en la libreta de direcciones de la organización. 

Captura de pantalla de las opciones que aparecen al seleccionar el menú del panel de la biblioteca
Invite a colaboradores adicionales a su biblioteca.

Preguntas frecuentes

Las bibliotecas en el almacenamiento comercial solo están disponibles para Creative Cloud para equipos y Creative Cloud para empresas mediante  Almacenamiento de Adobe para empresas.

Actualmente, los usuarios finales no pueden crear ni administrar carpetas. Deben confiar en los administradores del almacenamiento o del sistema.

No hay límite en el número de bibliotecas que puede crear. Este límite solo lo determinará la cantidad de espacio de almacenamiento de Creative Cloud que tenga.

Si bien las bibliotecas pueden contener un máximo de 10 000 elementos, recomendamos que se usen grupos para organizar los activos de manera más eficaz. Buscar y examinar grandes bibliotecas puede ser una labor muy tediosa.

El tamaño máximo de archivo de cualquier activo es 1 GB. Los activos de la biblioteca deben sincronizarse con la nube y los archivos de gran tamaño tardan en cargarse. Recuerde que es posible que haya otros creativos que usen la misma biblioteca. El espacio que ocupan archivos de elementos como muestras de color, texto y estilos de párrafo y carácter es insignificante, mientras que los activos como los contenidos de Photoshop de alta resolución y varias capas pesan más.

En una biblioteca no hay límite en el número de colaboradores.

La opción de invitar a personas permite a varios usuarios trabajar de forma conjunta y segura y solo con otros que hayan sido invitados. La opción de obtener vínculo permite crear un vínculo público con el que cualquiera con acceso a él puede descargar una copia de los activos de su biblioteca. La copia es independiente y no está vinculada a la biblioteca original.

Las bibliotecas personales computarán en la cuota del usuario en 2021. Las bibliotecas en el almacenamiento comercial cuentan para la cuota del equipo. No afectan a la cuota del almacenamiento del usuario. Si una biblioteca se comparte con 10 usuarios, el cómputo solo afectará a la cuota del equipo, no a la de los usuarios de manera individual.

Adobe Bridge es una aplicación de escritorio que facilita y agiliza la localización y visualización de grandes cantidades de ficheros en diferentes formatos de archivos de gráficos almacenados en un disco duro local o servidor de archivos. Algunos usuarios crean “bibliotecas” de activos con carpetas almacenadas en su disco duro y utilizan Adobe Bridge para acceder rápidamente a esas carpetas y usar los activos. Este procedimiento es similar al de Bibliotecas Creative Cloud en algunos aspectos, pero los activos de una Biblioteca Creative Cloud se almacenan en la nube, aparecen en un panel de las aplicaciones de escritorio y están mejor integrados con el entorno y funciones de las aplicaciones de Creative Cloud. Además, Bibliotecas Creative Cloud funciona de manera integrada con las aplicaciones móviles de Creative Cloud y otras aplicaciones de terceros de un modo que Adobe Bridge no lo hace.

MS Word y PowerPoint

El complemento de Creative Cloud para Microsoft Word y PowerPoint le permite acceder a las bibliotecas en Word y PowerPoint. Incorpore sus recursos de diseño en sus presentaciones, informes, folletos y otros materiales adicionales. Para obtener más detalles, consulte Complemento de Adobe Creative Cloud para Word y PowerPoint.

Zapier

Cree flujos de trabajo automáticos, denominados zaps, conectando sus Bibliotecas Creative Cloud con Hojas de cálculo de Google, Slack o cualquiera de las otras 1.500 aplicaciones disponibles en Zapier. Para obtener más detalles, consulte Bibliotecas Creative Cloud para Zapier

Gmail

Adobe Creative Cloud for Gmail le permite compartir vínculos a contenido almacenado en Creative Cloud Files, Bibliotecas y Creaciones móviles de Creative Cloud directamente en sus mensajes de Gmail.

Bibliotecas Creative Cloud no sustituye a ningún sistema DAM (administración de activos digitales). Un sistema DAM está destinado principalmente a conservar una gran cantidad de activos de imagen aprobados. Bibliotecas Creative Cloud es una solución más adecuada para elementos de diseño que permite acelerar las tareas dentro de las aplicaciones, como la de crear y aplicar colores, estilos de párrafo, elementos de página y activos. Las Bibliotecas Creative Cloud se sincronizan en el equipo de cada usuario. Un sistema DAM, por el contrario, se ejecuta exclusivamente en un servidor o en la nube.

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