Información general

Adobe Acrobat Sign permite realizar búsquedas complejas para encontrar contenido en los acuerdos del usuario. La barra de búsqueda, que se encuentra en la página Administrar, devuelve todas las transacciones que coinciden con cualquier cadena proporcionada para el origen de contenido seleccionado.

• Si está buscando “Sus acuerdos”, se realiza una búsqueda respecto a su contenido. Si está en una cuenta compartida, buscará el contenido de las cuentas compartidas

El contenido de los campos siguientes se indexa al crear o actualizar una transacción:

• Título: título del acuerdo.
• Nota: una nota de acuerdo privado tomada por el participante que no es visible para nadie más.
• Mensaje: una lista de mensajes visibles para este participante (incluye tanto mensajes públicos como privados).
• Nombre de archivo original: nombre original de un archivo cargado asociado al acuerdo.
• Correo electrónico: dirección de correo electrónico del destinatario (incluidos los CC) o del remitente.
• Nombre completo: nombre y apellidos del destinatario (incluidos los CC) o del remitente.
• Cargo: el cargo del destinatario (incluidos los CC) o del remitente dentro de su compañía.
• Nombre de la compañía: nombre de la compañía o de la organización del destinatario (incluidos los CC) o del remitente.
• Nombre del grupo de destinatarios: nombre del nombre del grupo de acuerdos ad hoc al que pueden pertenecer los destinatarios.
• Contenido de campo de texto: contenido de campo de texto proporcionado por el usuario en el formulario.
• Nombre completo del usuario que comparte: nombre completo del usuario que comparte el acuerdo. En caso de no compartir, este es el nombre del usuario.
• Nombre del grupo de destinatarios del usuario que comparte: nombre del grupo de destinatarios del usuario que comparte el acuerdo. En caso de no compartir, este es el nombre del grupo de destinatarios del usuario.
• ID externo: el ID asignado al acuerdo por el remitente que puede ser de cualquier forma, pero normalmente en forma de "<groupID>:<ID>". El ID externo se transfiere en la llamada a la API de creación del acuerdo.
• ID de grupo externo: el ID de grupo asignado al acuerdo por el remitente que puede ser de cualquier forma, normalmente se utiliza como prefijo para el ID externo. El ID de grupo externo se transfiere en la llamada a la API de creación del acuerdo. Es necesario establecer un ID externo si se establece el parámetro ID de grupo externo.

Cómo funciona la búsqueda de texto

Si busca la cadena: “A simple fish”

• Acrobat Sign transforma la cadena en tokens utilizando los espacios como delimitadores. La cadena de ejemplo se divide en tres tokens: A, simple y fish
  • Los caracteres de una consulta de cadena pertenecen a uno de los tres tipos diferentes: letra, número o delimitador.
  • Los caracteres que se tratan como delimitadores (aparte del espacio) son: ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
    • Los puntos, guiones bajos y apóstrofos permanecen como parte de un token si los caracteres anteriores y posteriores a ese token son del mismo tipo.
    • Las comillas que rodean toda la cadena de consulta no son delimitadores y especifican un valor de cadena literal (frase)
    • Las comillas dentro de una cadena de consulta son delimitadores y no especifican un valor de cadena literal
• Se elimina la distinción entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo: a, simple, y fish
• A continuación, la búsqueda intenta hacer coincidir el texto completo de cada token con un valor indexado
  • Se produce una tokenización más compleja para el título del acuerdo (véase más adelante)
• Se utiliza una búsqueda inclusiva, lo que significa que todos los acuerdos que coincidan con al menos un token de, como mínimo, un campo en el que se puedan realizar búsquedas se incluyen en el conjunto de datos devuelto
  • El conjunto de datos devuelto se ordena por puntuación de relevancia con el resultado de búsqueda más relevante en la parte superior.

Campo Título del acuerdo:

Como se ha indicado anteriormente, el campo Título del acuerdo se somete a una tokenización más sofisticada mediante a un proceso “personalizado” adicional que, principalmente, analiza los delimitadores en contexto (en lugar de como caracteres explícitos). Este tokenizado personalizado es diferente del estándar por lo siguiente:

• Se generan tokens de prefijo (hasta 10 caracteres): un token de prefijo es la cadena incremental de cualquier token estándar. P. ej.: Si el token estándar es fish, los tokens incrementales son: f, fi, fis y fish
  • De este modo, se pueden buscar cadenas parciales si se comienza con el primer carácter del token
  • Las coincidencias en la mitad de una cadena se ignoran. Por ejemplo: Si se busca rent, no se muestra como coincidencia la palabra apparently
• División de tokens en caracteres no alfanuméricos. Por ejemplo: La cadena Super_Duper produce los tokens Super y Duper
  • Los guiones bajos no son delimitadores en el tokenizador estándar
• División de tokens en transiciones entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo: La cadena PowerShot produce los tokens Power y Shot
• División de tokens en transiciones entre números y letras. Por ejemplo: La cadena XL500 produce tokens XL y 500
• Elimina los delimitadores al comienzo y al final de cada token. P. ej.: La cadena: XL---42+'Autocoder' produce los tokens:  XL, 42 y Autocoder
• Elimina los caracteres del posesivo en inglés ('s) al final de cada token. Por ejemplo, la cadena Dave's produce el token Dave

Tenga en cuenta que la combinación de los tokenizadores estándar y personalizado le permite buscar la cadena completa del token (gracias al tokenizador estándar) y los tokens de prefijo (gracias al tokenizador personalizado), pero no coincidirá con un token de prefijo que abarca un delimitador. 

Ejemplo 1: Si tiene un acuerdo llamado My_NDA

• El tokenizador estándar produciría un token similar a my_nda
• El tokenizador personalizado produciría una serie de tokens de prefijo m, my, n, nd y nda
• Al intentar buscar my_nd, no se obtendrían resultados porque 
  • El tokenizador estándar no crea tokens de prefijo, solo cadenas completas
  • El tokenizador personalizado delimita el guion bajo, por lo que los símbolos de prefijo no lo incluirían

Ejemplo 2: Si tiene un acuerdo denominado XL500

• El tokenizador estándar produciría un token similar a xl500
• El tokenizador personalizado produciría una serie de tokens de prefijo: x, xl, 5, 50 y 500
• Al intentar buscar xl5, no se obtendrían resultados porque 
  • El tokenizador estándar no crea tokens de prefijo, solo cadenas completas
  • El tokenizador personalizado delimita la transición entre letras y números, por lo que no se puede crear ningún símbolo de prefijo que pase de una letra a un número

Búsqueda con sintaxis de consulta especial

Como se describe en la sección anterior, la búsqueda de acuerdos realiza una coincidencia aproximada entre todos los campos en los que se puede buscar un acuerdo. El contenido del campo que se puede buscar se convierte a tokens y, a continuación, esos tokens se asignan a la cadena de consulta en el momento de la consulta. La búsqueda de acuerdos también enlaza los prefijos hasta 10 caracteres para esos tokens. Sin embargo, las coincidencias de todo un valor de campo y las coincidencias de una frase de un valor de campo solo se pueden conseguir con una sintaxis especial.

CONSULTA DE COINCIDENCIA DE FRASE:

Se debe utilizar una consulta de coincidencia de frase cuando se requiera una búsqueda de frase entre todos los campos en los que se puede buscar.

• Una consulta de coincidencia aproximada regular coincidirá si CUALQUIERA de los tokens aparece en un campo (pero no necesariamente todos). El orden de los tokens es irrelevante, ya que no necesitan aparecer juntos
• Una coincidencia de frase nos permite hacer concordar dónde aparecen varios tokens en el mismo campo, y estos aparecen en el orden especificado entre comillas

Formato de sintaxis de consulta de coincidencia de frase:

o

Si la sintaxis de la consulta no sigue las reglas de una sintaxis de consulta de coincidencia de frase, la búsqueda de acuerdos realizará una consulta de coincidencia aproximada regular entre todos los campos en los que se puede buscar.

CONSULTA DE PREFIJO DE NOMBRE DE CAMPO:

Se debe utilizar una consulta de prefijo de nombre de campo al buscar un solo campo concreto de los acuerdos del usuario. La consulta de prefijo de nombre de campo debe contener un prefijo de nombre de campo seguido de una consulta de coincidencia aproximada regular o de coincidencia de frase.

Formato de sintaxis de consulta de prefijo de nombre de campo:

o

o

Si no se especifica <field_name>, se consultarán todos los campos compatibles con la coincidencia de frase. De lo contrario, solo se consulta el campo <field_name>. 

Si la sintaxis de la consulta no sigue las reglas de la sintaxis de la consulta de prefijo de nombre de campo, la búsqueda de acuerdos utilizará toda la consulta como una consulta de búsqueda (coincidencia aproximada o coincidencia de frase, dependiendo de la sintaxis) y realizará una búsqueda entre todos los campos en los que se puede buscar. 

Por ejemplo, consulta de coincidencia de frase:

título: “Hello World”

debe realizar una búsqueda solo en el campo que contiene el título del acuerdo.

A continuación, se muestra una lista de prefijos admitidos para la consulta de prefijo del nombre del campo.

Los prefijos de nombre de campo no tienen distinción de mayúsculas y minúsculas.

Filtrado de los datos devueltos

La búsqueda en el contenido puede devolver un número impresionante de registros.

Hay cuatro filtros, que se pueden utilizar individualmente o en combinación, para ayudar a reducir el conjunto de datos a una lista de registros que se pueda administrar.

Filtrado por fecha de modificación

El valor Fecha de modificación filtra la marca de fecha y hora más reciente cuando una acción del usuario actualiza el acuerdo. La Fecha de modificación se convierte en un valor bloqueado una vez que el acuerdo alcanza un estado de finalización (completado/cancelado/caducado).

El icono de filtro Fecha de modificación abre las opciones para reducir aún más el conjunto de datos al seleccionar un intervalo de fecha:

• Todas las fechas
• Últimas 24 horas
• Últimos siete días
• Últimos 30 días
• Últimos 12 meses
• Intervalo de fecha personalizado

Filtrado por valores de campo

Con el cuadro de entrada Buscar (a la derecha del botón Filtros), puede aplicar un filtro a campos individuales que contengan datos muy específicos o únicos.

Las opciones de campo en los que se puede realizar la búsqueda son:

• Todos los campos: el valor predeterminado; esta opción busca en todas las opciones de campo la cadena exacta en el campo Buscar, que devuelve el mayor conjunto de registros.
  
• Título: limita el conjunto de datos devuelto a los registros con la cadena buscada que se encuentra en el título del objeto (por ejemplo, el nombre del acuerdo).
  
• Nota: limita el conjunto de datos a los registros que contienen la cadena buscada en las notas personales del usuario que busca.
  
• Mensaje: limita el conjunto de datos a los registros que contienen la cadena buscada en el campo Mensaje o Mensaje privado del acuerdo.
• Nombres de archivos originales: evalúa el nombre de archivo del documento cargado original y devuelve solo los registros que coinciden.
  
• Correo electrónico: coincide con la dirección de correo electrónico de un destinatario.
  • Tenga en cuenta que este filtro no atrapa Campos de texto definidos con una validación de Dirección de correo electrónico.  
• Nombre completo: coincide con el valor Nombre proporcionado por un destinatario al aplicar una firma. Si solo se proporciona un nombre, se devuelven todos los registros que coinciden con ese valor.
  • Tenga en cuenta que los valores de Nombre dependen de lo que introduzca el destinatario y pueden no coincidir con los valores de firma o los nombres de perfil anteriores (si el destinatario tiene una cuenta de usuario de Acrobat Sign).
• Título del trabajo: coincide con los valores colocados en el campo Título.
  
• Nombre de la compañía: coincide con los valores colocados en el campo Compañía.
  
• Nombre del grupo de destinatarios: coincide con el nombre del (remitente introducido) Grupo de destinatarios.
  
• Contenido del campo de texto: coincide con el valor exacto de cualquier Campo de entrada de texto. Esto incluye valores predeterminados y palabras individuales que se encuentran en bloques de texto más grandes.

Filtrado por grupo

Las cuentas que tienen activado Usuarios en varios grupos tienen acceso al un filtro de Grupo que limitará el conjunto de datos devuelto a solo los acuerdos enviados desde ese grupo.

Filtrado de contenido oculto

Hay una opción adicional para Buscar contenido oculto.

Cuando Buscar contenido oculto está seleccionado, solo el contenido oculto se incluye en el conjunto de datos devuelto