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Limitación de la visibilidad de los documentos a los destinatarios
La configuración Visibilidad limitada de documentos (LDV) permite que un acuerdo contenga varios archivos visibles de forma selectiva para los destinatarios según los ajustes y configuración del acuerdo.
Los casos de uso de ejemplo incluyen los siguientes:
- Acuerdos de ventas que requieren la revisión o aprobación interna antes de enviarse a los clientes.
- Documentación contractual que se debe entregar después de aceptar la carta de oferta.
- Documentos de RR. HH. que requieren un procesamiento interno fuera del ámbito del firmante inicial.
Este es un vídeo rápido que recoge el uso a alto nivel:
La Visibilidad limitada de documentos implica varios términos particulares:
Usuarios e ID de usuario
- Usuario es el término genérico para cualquier persona que tenga acceso a Adobe Acrobat Sign mediante un inicio de sesión directo, autenticación federada o integración. Un usuario puede tener varias direcciones de correo electrónico que utiliza para autenticarse en Acrobat Sign (de este modo, un usuario puede tener varios ID de usuario).
- El ID de usuario es un objeto concreto y autenticado en Adobe Acrobat Sign. El ID real es un número asignado por el sistema que garantiza la identificación de un único objeto (o usuario). Los ID de usuario se suelen comparar con la dirección de correo electrónico, ya que ambos son valores únicos del sistema. Sin embargo, un usuario podría cambiar su dirección de correo electrónico, pero no su ID de usuario. Todos los recursos están conectados lógicamente al ID de usuario creado.
Partes internas y externas
- Las partes internas son los ID de usuario que forman parte de la misma cuenta de Acrobat Sign que el ID de usuario del envío.
- Es importante saber que los usuarios de la misma empresa compañía estar asociados a cuentas de Acrobat Sign diferentes. Acrobat Sign no hace ninguna suposición basada en dominios de correo electrónico o nombres de compañías. La única asociación relevante es si los ID de usuario están relacionados con el mismo ID de cuenta.
- Las partes externas identifican cualquier ID de usuario que no sea miembro de la cuenta de ID de usuario del envío.
- Si el correo electrónico del participante no aparece en la lista de usuarios de la cuenta, es externo por definición.
Cómo funciona la visibilidad del documento
Las reglas de la LDV se habilitan en el nivel de cuenta o grupo.
Las reglas de LDV solo muestran el contenido del archivo asignado específicamente para cada destinatario.
El contenido del archivo se asigna a un destinatario agregando al menos un campo asignado a este destinatario.
- La LDV está basada en archivos, no en páginas. Si un archivo tiene 40 páginas y el destinatario tiene un campo asignado a ellas en una página, el destinatario puede ver las 40 páginas del archivo.
- Si el archivo no contiene campos para el destinatario, se excluye por completo de la vista del destinatario.
- Si hay cuatro archivos y el destinatario debe ver los cuatro, se tiene que aplicar al menos un campo a una de las páginas de cada archivo.
- Si se requiere un control de nivel de página, el archivo se debe separar en archivos individuales, cada uno con una página.
En el ejemplo de la derecha, hay dos firmantes y dos documentos en un acuerdo.
El firmante 1 ve ambos documentos, ya que hay un campo asignado en ambos documentos (campo 1 y campo 2)
El firmante 2 solo ve el documento 2 porque no tiene un campo asignado en el documento 1.
- Puede ver el documento 2 porque el Campo 3 está asignado al firmante 2.
Nota:
Las reglas de la LDV tiene dos requisitos previos:
- Debe haber más de un destinatario
- Los destinatarios incluyen a cualquier usuario añadido al proceso de aprobación firma o firma del documento
- Los usuarios en copia no se consideran destinatarios.
- Debe haber más de un archivo añadido al acuerdo
- Los archivos son los archivos adjuntos utilizados para crear el acuerdo (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.)
Si alguno de los anteriores requisitos no se cumplen, las reglas de la LDV se suspenden para dicho acuerdo.
Configurar opciones
Cuando está activada, la LDV tiene tres ajustes que modifican el comportamiento del acuerdo y cómo se ve:
Los firmantes solo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado es la configuración raíz que habilita la experiencia y el conjunto de controles de la LDV. Si se deshabilita la opción
Los firmantes solo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado, se desactiva por completo la LDV en la experiencia del destinatario.
Todos los destinatarios y usuarios en CC verán todos los archivos en todo momento.
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Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
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Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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Destinatario interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario externo |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Visibilidad de los documentos basada en la configuración habilitada:
Cuando la opción Los firmantes sólo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado está habilitada:
- El remitente puede ver el contenido del archivo todo el tiempo
- Los destinatarios pueden ver solo los archivos que están incluidos de forma explícita durante la firma y después de que el acuerdo se haya completado
- Los usuarios en CC no pueden ver ningún contenido del archivo.
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
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Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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Destinatario interno |
Documentos asignados |
Documentos asignados |
|
Destinatario externo |
Documentos asignados |
Documentos asignados |
|
CC interno |
Ninguno |
Ninguno |
|
CC externo |
Ninguno |
Ninguno |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Cuando la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está habilitada:
- Todos los ID de usuario internos (asociados al usuario remitente) pueden ver el contenido del archivo.
- Los destinatarios externos solo pueden ver el contenido de los archivos asignado a ellos, durante la firma y una vez que se haya completado el acuerdo.
- Los usuarios en CC externos no ven el contenido de los archivos.
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
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Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario externo |
Documentos asignados |
Documentos asignados |
|
CC interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Ninguno |
Ninguno |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Cuando la opción Los firmantes y CC verán todos los archivos cuando reciban el acuerdo firmado está habilitada:
- Los destinatarios ven solo el contenido del archivo asignado durante el proceso de firma
- Los usuarios en CC no pueden ver ningún contenido del archivo durante el proceso de firma
Una vez completado el acuerdo, todos los destinatarios y usuarios en CC pueden ver el contenido del archivo.
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
|
Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario interno |
Documentos asignados |
Todos los documentos |
|
Destinatario externo |
Documentos asignados |
Todos los documentos |
|
CC interno |
Ninguno |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Ninguno |
Todos los documentos |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Esta configuración habilita las reglas de la LDV y permite que todos los ID de usuario internos (asignado al remitente) vean todo el contenido del archivo durante el ciclo de firma.
Cuando el acuerdo se ha completado, todos los usuarios pueden ver todo el contenido del archivo
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
|
Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario externo |
Documentos asignados |
Todos los documentos |
|
CC interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Ninguno |
Todos los documentos |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Si aceptará firmas físicas, debe activar esta opción, pero tenga en cuenta que las reglas de la LDV no se aplican se usa una firma física.
En todos los casos, cuando se usa una firma física, las reglas de la LDV se suspenden para el acuerdo.
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
|
Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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Destinatario interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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Destinatario externo |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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CC interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Uso de la LDV con la API de REST versión 6
El remitente puede utilizar la API REST v6 para otorgar visibilidad de forma explícita a los documentos.
Las llamadas a la API REST versión 6 ignoran toda la configuración de visibilidad del documento de la IU, ya que la llamada de la API sobrescribe la configuración de nivel de cuenta y grupo.
El único comportamiento obligatorio es que el remitente debe especificar una etiqueta del documento si indica un campo de formulario para un destinatario en particular.
La API de REST v6 POST /agreements tiene 3 parámetros que se pueden usar para controlar los comportamientos de visibilidad del documento.
AgreementInfo
|
Nombre del parámetro |
Tipo |
Obligatoria |
Descripción |
|---|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Booleano |
No |
Parámetro opcional de la visibilidad del documento del acuerdo. Este parámetro se debe especificar y establecer como True para habilitar la visibilidad del documento. |
ParticipantSetInfo
|
Nombre del parámetro |
Tipo |
Obligatoria |
Descripción |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Cadena[] |
No |
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes de este conjunto de participantes. |
CcInfo
|
Nombre del parámetro |
Tipo |
Obligatoria |
Descripción |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Cadena[] |
No |
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes en CC. |
Código de estado HTTP
|
Código de estado HTTP |
Motivo |
Descripción |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Una o más etiquetas de página visibles en un conjunto de participantes no son válidas. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Una o varias etiquetas de página visibles en CC no son válidas. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
La visibilidad del documento habilitado se establece como False y el índice de la información de archivo no se puede especificar si no se configuró ningún participante o CC. |
La API de REST v6 GET /agreements/{agreementId} se puede usar para recuperar la relación entre participantes y documentos
AgreementInfo
|
Nombre del parámetro |
Tipo |
Descripción |
|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Booleano |
Si el valor es True, la visibilidad del documento ha sido activada para este acuerdo. |
ParticipantSetInfo
|
Nombre del parámetro |
Objeto de REST |
Descripción |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Cadena[] |
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes de este conjunto de participantes. |
CcInfo
|
Nombre del parámetro |
Objeto de REST |
Descripción |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Cadena[] |
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes en CC. |
Si GET /agreements/{agreementId} tiene el estado CANCELLED, es posible que uno o más valores de parámetro de visibilidad de documentos no sean válidos.
Use GET /agreements/{agreementId}/events para obtener los motivos del error.
|
Mensaje de error |
Condición |
|---|---|
|
fileInfoIndex <FileInfo index> no se encuentra en uno de los participantSets que contienen <participant email> |
<label> se debe especificar como visiblePages para el participante <participant email> |
El error anterior se registra con el valor Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM y Event.comment.
Cosas que hay que saber...
La visibilidad limitada de documentos y los certificados de firma digital no son compatibles.
Cuando se habilita la LDV, el objeto de firma digital se elimina de la aplicación del entorno de creación.
Si un acuerdo con un campo de firma digital se envía con las reglas de LDV activadas, se desencadena un error:
El campo de firma digital <field name> no es compatible con la visibilidad del documento limitada.
Si el ID de usuario puede ver el archivo que contiene el campo adjunto, también podrán ver el contenido del archivo adjunto.
La sustitución de un destinatario funciona de la manera habitual, con una excepción:
- El Remitente del acuerdo no puede sustituirse a sí mismo cuando esté incluido como destinatario con una función sin firma y la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está deshabilitada.
Si la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está habilitada:
- Los destinatarios internos pueden delegar solo en otro usuario interno
- Los destinatarios externos no pueden delegar en un usuario interno
- Si se intenta, aparecerá el siguiente error: “El administrador de su cuenta no admite la delegación en este usuario”.
Los archivos y los campos se pueden editar (usando la función Modificar acuerdo) siempre que ningún participante haya visto el acuerdo.
La LDV no diferencia entre funciones.
Si tiene un destinatario que no sea de firma, el destinatario debe tener al menos un campo en cada archivo al que desee que tengan acceso.
Si un destinatario no tiene archivos visibles (porque no se ha configurado ningún campo), aparecerá el siguiente error:
El correo electrónico del participante <email> (<participant role>) no tiene ningún documento visible
Enviar en masa funciona igual que otros acuerdos.
Cuando se envía un acuerdo, debe haber al menos un campo obligatorio (ni opcional ni condicional) en el campo de firma para cada destinatario con la función de firma.
Si uno o más firmantes no tienen un campo obligatorio de firma, se creará una página adicional al final del acuerdo y un cuadro de firma para cada firmante (de esta forma, todos los firmantes pueden ver esa última página).
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