Descripción de la función

La configuración Visibilidad limitada de documentos, permite que un acuerdo contenga varios archivos visibles de forma selectiva para los destinatarios según los ajustes y configuración del acuerdo.

Los casos de uso de ejemplo incluyen:

  • Acuerdos de ventas que requieren la revisión o aprobación interna antes de enviarlos a los clientes
  • Documentación contractual que se debe entregar después de aceptar la carta de oferta
  • Formularios web que recopilan los datos de la solicitud y devuelven la solicitud firmada con documentación adicional

A continuación, puede ver un vídeo para ver su funcionamiento:


La visibilidad limitada de documentos implica varios términos muy específicos:

Usuarios e ID de usuario

  • Usuario es el término genérico para cualquier persona que tenga acceso a Adobe Sign mediante un inicio de sesión directo, autenticación federada o integración. Un usuario puede tener varias direcciones de correo electrónico que utiliza para iniciar sesión en Adobe Sign (de este modo, un usuario puede tener varios ID de usuario)  
  • El ID de usuario es un objeto concreto y autenticado en Adobe Sign. El ID real es un número asignado por el sistema que garantiza la identificación de un único objeto (o usuario). Los ID de usuario se suelen comparar con la dirección de correo ya que ambos son valores únicos del sistema. Sin embargo, un usuario podría cambiar su dirección de correo electrónico pero no su ID de usuario.  Todos los recursos están conectados lógicamente al ID de usuario creado.

Partes internas y externas

  • Las partes internas son los ID de usuario que forman parte de la misma cuenta de Adobe Sign que el ID de usuario del envío
    • Es importante saber que los usuarios de la misma empresa podrían estar asociados a cuentas de Adobe Sign diferentes. Adobe Sign no identifica los dominios de correo electrónico ni los nombres de empresas. La única relación relevante se da si los ID de usuario se encuentran en el mismo ID de cuenta
  • Las partes externas representan cualquier ID de usuario que no forme parte de la cuenta de ID de usuario del envío. 
    • Si el correo electrónico del usuario no aparece en la lista de usuarios de la cuenta, se trata de una parte externa.


Utilización

Las reglas de la visibilidad limitada de documentos (LDV) están activadas a nivel de cuenta o grupo (la configuración del grupo sobrescribe la configuración individual de la cuenta)

Las reglas de LDV solo muestran el contenido del archivo asignado específicamente para cada destinatario.

El contenido del archivo se asigna a un destinatario agregando al menos un campo asignado a este destinatario.

  • La LDV se basa en archivos, no en páginas. Si un archivo tiene 40 páginas y el destinatario tiene un campo asignado a ellas en una página, el destinatario puede ver las 40 páginas del archivo
  • Si el archivo no contiene campos para el destinatario, se excluye por completo de la vista del destinatario
  • Si hay cuatro archivos y el destinatario debe ver los cuatro, se tiene que aplicar al menos un campo a una de las páginas de cada archivo.
  • Si se requiere el control de nivel de la página, el archivo se debe separar en archivos individuales, cada uno de los cuales contiene una página

En el ejemplo de la derecha, hay dos firmantes y dos documentos en un acuerdo.

El firmante 1 ve ambos documentos, ya que hay un campo asignado en ambos documentos (campo 1 y campo 2)

El firmante 2 solo ve el documento 2 porque no tiene un campo asignado en el documento 1. 

  • Puede ver el documento 2 porque el Campo 3 está asignado al firmante 2.
Ejemplo de LDV

Nota:

Las reglas de la LDV tiene dos requisitos previos:

  • Debe haber más de un destinatario
    • Los destinatarios incluyen a cualquier usuario añadido al proceso de aprobación firma o firma del documento
    • Los usuarios en copia no se consideran destinatarios.    
  • Debe haber más de un archivo añadido al acuerdo
    • Los archivos son los archivos adjuntos utilizados para crear el acuerdo (.doc, .xls, .pdf, .png, etc.)

Si alguno de los anteriores requisitos no se cumplen, las reglas de la LDV se suspenden para dicho acuerdo.

Configurar opciones

Cuando está activada, la LDV tiene tres ajustes que modifican el comportamiento del acuerdo y cómo se ve:

Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos: Cuando se activa esta opción, todos los identificadores de usuario de la cuenta pueden acceder al acuerdo (como destinatario o como un usuario en copia o CC)

Configuración de la LDV en la interfaz de usuario

Visibilidad de los documentos basada en la configuración:

Cuando se deshabilita la opción Los firmantes sólo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado, se deshabilita por completo la LDV en la interfaz de usuario.

Todos los destinatarios y usuarios en CC verán todos los archivos en todo momento.

La LDV está deshabilitada
Participante Durante la firma Acuerdo completado
Remitente Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario interno Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario externo Todos los documentos Todos los documentos
CC interno Todos los documentos Todos los documentos
CC externo Todos los documentos Todos los documentos

Cuando la opción Los firmantes sólo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado está habilitada:

  • El remitente puede ver el contenido del archivo todo el tiempo
  • Los destinatarios pueden ver solo los archivos que están incluidos de forma explícita durante la firma y después de que el acuerdo se haya completado
  • Los usuarios en CC no pueden ver ningún contenido del archivo.
La LDV está habilitada
Participante Durante la firma Acuerdo completado
Remitente Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario interno Documentos asignados Documentos asignados
Destinatario externo Documentos asignados Documentos asignados
CC interno Ninguno Ninguno
CC externo Ninguno Ninguno

Cuando la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está habilitada:

  • Todos los ID de usuario internos (asociados al usuario remitente) pueden ver el contenido del archivo.
  • Los destinatarios externos solo pueden ver el contenido de los archivos asignado a ellos, durante la firma y una vez que se haya completado el acuerdo.
  • Los usuarios en CC externos no ven el contenido de los archivos.
La LDV permite a los agentes internos ver todos los archivos
Participante Durante la firma Acuerdo completado
Remitente Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario interno Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario externo Documentos asignados Documentos asignados
CC interno Todos los documentos Todos los documentos
CC externo Ninguno Ninguno

Cuando la opción Los firmantes y CC verán todos los archivos cuando reciban el acuerdo firmado está habilitada:

  • Los destinatarios ven solo el contenido del archivo asignado durante el proceso de firma
  • Los usuarios en CC no pueden ver ningún contenido del archivo durante el proceso de firma

Una vez completado el acuerdo, todos los destinatarios y usuarios en CC pueden ver el contenido del archivo.

La LDV expone todos los archivos cuando se completan
Participante Durante la firma Acuerdo completado
Remitente Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario interno Documentos asignados Todos los documentos
Destinatario externo Documentos asignados Todos los documentos
CC interno Ninguno Todos los documentos
CC externo Ninguno Todos los documentos

Esta configuración habilita las reglas de la LDV y permite que todos los ID de usuario internos (asignado al remitente) vean todo el contenido del archivo durante el ciclo de firma.

Cuando el acuerdo se ha completado, todos los usuarios pueden ver todo el contenido del archivo

La LDV permite a los agentes internos ver todos los archivos
Participante Durante la firma Acuerdo completado
Remitente Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario interno Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario externo Documentos asignados Todos los documentos
CC interno Todos los documentos Todos los documentos
CC externo Ninguno Todos los documentos

Si aceptará firmas físicas, debe activar esta opción, pero tenga en cuenta que las reglas de la LDV no se aplican se usa una firma física.

En todos los casos, cuando se usa una firma física, las reglas de la LDV se suspenden para el acuerdo.

LDV para firmas físicas
Participante Durante la firma Acuerdo completado
Remitente Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario interno Todos los documentos Todos los documentos
Destinatario externo Todos los documentos Todos los documentos
CC interno Todos los documentos Todos los documentos
CC externo Todos los documentos Todos los documentos

Uso de la LDV con la API de REST v6

El remitente puede usar la API de REST v6 para establecer explícitamente la visibilidad de los documentos.

Las llamadas a la API de REST v6 ignoran toda la configuración de visibilidad del documento de la interfaz de usuario, ya que la llamada de la API sobrescribe la configuración a nivel de cuenta y grupo.

El único comportamiento obligatorio es que el remitente debe especificar una etiqueta del documento si indica un campo de formulario para un destinatario en particular. 

La API de REST v6 POST /agreements tiene 3 parámetros que se pueden usar para controlar los comportamientos de visibilidad del documento.

AgreementInfo

Nombre del parámetro Tipo Obligatoria Descripción
documentVisibilityEnabled Booleano No Parámetro opcional de la visibilidad del documento del acuerdo. Este parámetro se debe especificar y establecer como True para habilitar la visibilidad del documento.


ParticipantSetInfo

Nombre del parámetro Tipo Obligatoria Descripción
visiblePages Cadena[] No

Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes de este conjunto de participantes.


CcInfo

Nombre del parámetro Tipo Obligatoria Descripción
visiblePages Cadena[] No Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes en esta línea de CC.


Código de estado HTTP

Código de estado HTTP Motivo Descripción
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Una o más etiquetas de página visibles en un conjunto de participantes no son válidas.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Una o varias etiquetas de página visibles en CC no son válidas.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED La visibilidad del documento habilitado se establece como False y el índice de la información de archivo no se puede especificar si no se configuró ningún participante o CC.

La API de REST v6 GET /agreements/{agreementId} se puede usar para recuperar la relación entre participantes y documentos

AgreementInfo

Nombre del parámetro Tipo Descripción
documentVisibilityEnabled Booleano Si el valor es True, la visibilidad del documento ha sido activada para este acuerdo.


ParticipantSetInfo

Nombre del parámetro Objeto de REST Descripción
visiblePages Cadena[] Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes de este conjunto de participantes.


CcInfo

Nombre del parámetro Objeto de REST Descripción
visiblePages Cadena[]
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes en esta línea de CC.

Si GET /agreements/{agreementId} tiene el estado CANCELLED, es posible que uno o más valores de parámetro de visibilidad de documentos no sean válidos.

Use GET /agreements/{agreementId}/events para obtener los motivos del error.

Mensaje de error Condición
fileInfoIndex <FileInfo index> no se encuentra en uno de los participantSets que contienen <participant email> <label> se debe especificar como visiblePages para el participante <participant email>

El error anterior se registra con el valor Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM y Event.comment.


Cosas que hay que saber....

La visibilidad limitada de documentos y los certificados de firma digital no son compatibles.

Cuando se habilita la LDV, el objeto de firma digital se elimina de la aplicación del entorno de creación.

Si un acuerdo con un campo de firma digital se envía con las reglas de LDV activadas, se desencadena un error:

El campo de firma digital <field name> no es compatible con la visibilidad del documento limitada.

Si el ID de usuario puede ver el archivo que contiene el campo adjunto, también podrán ver el contenido del archivo adjunto.

La sustitución de un destinatario funciona de la manera habitual, con una excepción:

  • El Remitente del acuerdo no puede sustituirse a sí mismo cuando esté incluido como destinatario sin la función de firma y la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está deshabilitada

Si la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está habilitada:

  • Los destinatarios internos pueden delegar solo en otro usuario interno
  • Los destinatarios externos no pueden delegar en un usuario interno
    • Si se intenta, aparecerá el siguiente error: “El administrador de su cuenta no admite la delegación en este usuario”.

Los archivos y los campos se pueden editar (usando la función Modificar acuerdo) siempre que ningún participante haya visto el acuerdo

La LDV no diferencia entre funciones

Si tiene un destinatario que no sea de firma, el destinatario debe tener al menos un campo en cada archivo al que desee que tengan acceso.

Si un destinatario no tiene archivos visibles (porque no se ha configurado ningún campo), aparecerá el siguiente error: 

El correo electrónico del participante <email> (<participant role>) no tiene ningún documento visible

Los acuerdos de Mega Sign funcionan igual que otros acuerdos. 

Permitir que los formularios web funcionen con LDV requiere que se ajuste el back-end. 

Póngase en contacto con el administrador de éxito si quiere habilitar esta función.

Cuando se activa, los formularios web funcionan igual que cualquier otro tipo de acuerdo.

Cuando se envía un acuerdo, debe haber al menos un campo obligatorio (ni opcional ni condicional) en el campo de firma para cada destinatario con la función de firma.

Si uno o más firmantes no tienen un campo obligatorio de firma, se creará una página adicional al final del acuerdo y un cuadro de firma para cada firmante (de esta forma todos los firmantes pueden ver, al menos, esa última página).