On ehdottoman tärkeää, että sisältö on mahdollisimman laajan yleisön käytettävissä ja että se noudattaa saavutettavuusstandardeja ja -määräyksiä, kuten WCAG 2.0 ja Yhdysvaltain kuntoutuslain kohtaa 508. ”Saavutettavissa oleva” sähköinen asiakirja on optimoitu näytönlukijoille ja muille toimintarajoitteisten henkilöiden käyttämille apuvälineille. Saavutettavissa olevan sisällön tuottamisella on myös merkittävä rooli PDF-asiakirjojen optimoinnissa, jotta Internet-hakukoneet pystyvät indeksoimaan sisältöä onnistuneesti.
Tällaisen saavutettavuuden tavoittaminen edellyttää kaikkien julkaisujen sisällön merkitsemistä hierarkkisen rakenteensa (otsikot, kappaleet, luettelot, taulukot ja niin edelleen) perusteella ja sisällön järjestämistä lineaariseen polkuun alusta loppuun. Lisävaatimus helppokäyttöisille julkaisuille on muun kuin tekstimuotoisen sisällön tunnistaminen asiayhteydessään ja näytettävän sisällön kuvailu. Tällaiseen sisältöön kuuluvat esimerkiksi grafiikka ja kuvat.
InDesign tarjoaa suoran ja yksinkertaisen työnkulun, joka vähentää huomattavasti aikaa ja vaivaa, jota tarvitaan helppokäyttöisten PDF-asiakirjojen tuottamiseen InDesign-asettelusta. Suurin osa tehtävistä suoritetaan InDesign-ohjelmassa, ja Adobe Acrobat -ohjelmassa tarvitsee suorittaa vain muutama viimeinen vaihe. Tämän ominaisuuden avulla hierarkkiset ja rakenteelliset tiedot voivat sijaita InDesign-tiedostossa, mikä tekee päivityksistä nopeampia ja helpompia, kun joudut luomaan tarkistetun helppokäyttöisen PDF-julkaisun.
Edellytykset
Saavutettavan PDF-tiedoston luominen edellyttää seuraavia toimia:
- InDesign asiakirjan valmistelemiseen saavutettavan PDF-tiedoston viemistä varten tässä artikkelissa kuvatulla tavalla
- Acrobat saavutettavuusprosessin viimeistelyyn. Näitä vaiheita ei voi suorittaa maksuttomalla Adobe Reader -sovelluksella.
Helppokäyttöisten PDF-tiedostojen luomisen työnkulku
Saavutettavien PDF-tiedostojen luominen sisältää muutamia perusvaiheita:
- Vientinimiöintiohjeiden lisääminen kappaletyyleihin
- Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen objektin vientiasetusten avulla
- Kuvien ankkurointi tekstijuoksutukseen
- Lukujärjestyksen määrittäminen Artikkelit-paneelin avulla
- Kirjanmerkkien, ristiviitteiden ja hyperlinkkien lisääminen navigointia varten
- Vuorovaikutteisten elementtien lisääminen
- Tiedoston metatietojen lisääminen InDesign-julkaisuun
- Vienti helppokäyttöisyyttä varten
- Vietyyn PDF-tiedostoon tutustuminen Acrobatissa
- Julkaisun kielen määrittäminen Acrobatissa
- Sarkainjärjestyksen määrittäminen
- Acrobatin helppokäyttöisyystarkistuksen suorittaminen