Yleiskatsaus

Tässä dokumentissa annetaan Workday-järjestelmänvalvojille ohjeet Adobe Signin lisäämiseen Workday-liiketoimintaprosesseihin, kun ne edellyttävät allekirjoitusta.. Tämä dokumentti on määritysopas, eikä sitä ole tarkoitettu kattavaksi Workday-ohjemateriaaliksi.

Jotta voisit käyttää Adobe Signia Workdayssa, sinulla pitää olla käsitys siitä, miten Workday-kohteita, kuten liiketoimintakehyksiä, vuokraajan määrityksiä, raportteja ja Workday Studio -integraatioita, luodaan ja muokataan. 

Review Document -vaihe

Workdayssa Adobe Signia voidaan käyttää Review Document (Tarkista asiakirja)-vaiheen avulla. Tämä vaihe voidaan lisätä mihin tahansa Workdayn yli 400 liiketoimintaprosessiin. Näitä prosesseja ovat esimerkiksi Offer (Työtarjous), Distribute Documents and Tasks (Jaa asiakirjat ja tehtävät) ja Propose Compensation (Ehdota palkkaa).

Tutustu Workday-yhteisön Review Document -vaiheen kattavaan dokumentaatioon täällä: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Määritä liiketoimintaprosessiin Review Document -vaihe seuraavasti:

  1. Lisää Review Document -vaihe.
  2. Määritä ryhmät (roolit), jotka voivat osallistua Review Document -vaiheeseen.

Liiketoimintaprosessin vaiheet

Määritä Review Document -vaihe seuraavasti:

  1. Määritä asetuksen eSignature Integration type (Sähköisen allekirjoituksen integroinnin tyyppi) arvoksi eSign by Adobe.
  2. Lisää rivejä allekirjoitusruudukkoon
    • Allekirjoitusruudukko määrittää järjestyksen, jonka mukaan asiakirja reititetään allekirjoitettavaksi. Kullakin rivillä voi olla yksi tai useampia rooleja ja jokainen rivi edustaa yhtä vaihetta allekirjoitusprosessissa.
    • Yksittäisen vaiheen roolin kaikille jäsenille ilmoitetaan, että allekirjoitus odottaa.
    • Kun roolin yksi jäsen allekirjoittaa asiakirjan, rivin vaihe on suoritettu ja asiakirja siirretään seuraavan rivin vaiheeseen.
    • Kun kaikkien rivien allekirjoitukset on saatu, Review Document -vaihe on valmis.
  3. Määritä allekirjoitettava asiakirja. Jos tämä on Offer (Työtarjous) -liiketoimintaprosessi, voit käyttää asiakirjan luontivaiheen asiakirjaa. Muussa tapauksessa valitse aiemmin luotu asiakirja tai raportti.
    • Toista vaihe 3 kaikille tarvittaville asiakirjoille.
Review Document -vaiheen määritys

Huomioita liiketoimintaprosessin vaiheista

Liiketoimintaprosessikehys on hyvin monipuolinen, eikä sitä käsitellä tässä kattavasti. Muutamia asioita kannattaa kuitenkin ottaa huomioon:

  • Jokaisessa liiketoimintaprosessissa pitää olla viimeistelyvaihe.
    • Parhaassa tapauksessa se on liiketoimintaprosessin lopussa.
  • Viimeistelyvaiheen määritys ei ole käytössä hakukuvakkeen liittyvien toimintojen valikossa.
    • Määritys on mahdollista vain tarkasteltaessa, ei muokattaessa, liiketoimintaprosessia.
  • Liiketoimintaprosessin vaiheet suoritetaan peräkkäin.
    • Voit vaihtaa vaiheen järjestystä muuttamalla järjestysmerkinnän arvoa.
    • Voit lisätä vaiheen vaiheiden c ja d väliin määrittämällä uuden vaiheen arvoksi ca.

Esimerkki: Offer (Työtarjous)

Offer-liiketoimintaprosessi on aliprosessi Job Application Dynamic -liiketoimintaprosessissa, joka pitää olla määritetty, jotta Offer-prosessin voi suorittaa. Se käynnistyy, kun Job Application (Työhakemus) -kohteen tilaksi tulee Offer tai Make Offer.

Tässä esimerkissä Review Document -vaihe käyttää Dynamic Document -vaihetta sekä Pohjois-Amerikalle että Japanille.

Esimerkki Workday-liiketoimintaprosessista

Tämä liiketoimintaprosessi toimii seuraavasti:

  • Liiketoimintaprosessin käynnistäjää pyydetään ehdottamaan palkkaa ehdokkaalle (vaihe b).
  • Vaiheen ehdon avulla testataan, onko maa jokin muu kuin Japani.
    • Jos ehto on tosi, suoritetaan vaihe ba, joka käyttää englanninkielistä asiakirjaa.
    • Jos ehto on epätosi, suoritetaan vaihe bb, joka käyttää japaninkielistä asiakirjaa.
  • Vaihe bc on Review Document -vaihe.
    • Tässä määritetään allekirjoitusprosessi.
  • Vaiheessa d tehdään päätös tarjouksen lähettämisestä.
    • Tämä on viimeistelyvaihe ja se on pakollinen.

Vaiheessa ba luotavan dynaamisen asiakirjan nimi on Offer Letter (Työtarjouskirje) ja se sisältää yhden tekstiosion, jonka nimi on Rapid Offer (Pikatarjous). Voit lisätä useita tekstiosioita, esimerkiksi otsikon, tervehdyksen, palkan, voimassaoloajan, ja ehdot, tarpeen mukaan.

Workdayn View Document (Näytä asiakirja) -sivu

Alla oleva dynaaminen tarjouskirje on luotu Workdayn tekstieditorissa.

Harmaalla korostetut kohteet ovat Workdayn tuottamia kohteita, jotka käyttävät liittyviä tietoja.

{{Kaarisulkeissa}} olevat kohteet ovat Adobe -tekstitunnisteita.

Esimerkki dynaamisesta asiakirjasta

Review Document -vaiheessa dynaamiseen asiakirjaan viitataan edellisestä vaiheesta ja se määrittää peräkkäisen allekirjoitusprosessin kahden allekirjoitusryhmän läpi.

Alla kuvattu prosessi reitittää dynaamisesti luodun asiakirjan ensin rekrytoivalle päällikölle ja sitten ehdokkaalle.

 

Workday-allekirjoitusryhmien määritys

Esimerkki: asiakirjojen jakaminen

Distribute Documents or Tasks (Jaa asiakirjat tai tehtävät) -liiketoimintaprosessi sisältää pakollisen Action of Review Distribution of Documents (Asiakirjojen jaon tarkistus -toiminto) -vaiheen. Tehtävä Distribute Documents or Tasks käynnistää tämän liiketoimintaprosessin.

Voit lisätä Review Document -vaiheen tähän liiketoimintaprosessiin lähettääksesi asiakirjan useille henkilöille erikseen allekirjoitettavaksi, mutta et voi poistaa Action of Review Distribution of Documents -vaihetta.

Voit estää liiketoimintaprosessin tämän toiminnon lisäämällä vaiheen ehdon, joka aina antaa epätoden arvon vaiheelle Review Distribution of Documents.

Asiakirja, joka jaetaan useiden ihmisten allekirjoitettavaksi, on Review Document -vaiheessa määritetty asiakirja tai raportti.

Huomautus:

Määrität lähetettävän asiakirjan tehtävää käynnistäessäsi. Tämä asiakirja reititetään vain Review Distribution of Documents -vaiheeseen, ei Review Distribution -vaiheeseen.

Workdayn Review Distribution of Documents -liiketoimintaprosessi

Esimerkki: raportointi

Workdayssa on monipuoliset raportointiominaisuudet. Näet Adobe Sign -prosessin tiedot tarkastelemalla tapahtumaa Review Document Event (Tarkista asiakirja -tapahtuma).

Alla on yksinkertainen mukautettu raportti, joka näyttää kaikkien liiketoimintaprosessien Adobe Sign -tapahtumat ja niiden tilat.

 

Esimerkki mukautetusta Workday-raportista

Seuraava raportti on luotu tarkastelemalla Offer-, Onboarding- ja Propose Compensation -liiketoimintaprosesseja toteutuksen vuokraajassa.

Näet seuraavat tiedot:

  • allekirjoitusta odottavat asiakirjat
  • liittyvä liiketoimintaprosessin vaihe
  • allekirjoitusta seuraavaksi odottava henkilö.
Esimerkki Workday-raportista, joka käyttää kolmea objektia

Allekirjoitetut asiakirjat

Workdayn allekirjoitusprosessi estää kaikki Adobe Signin sähköposti-ilmoitukset. Käyttäjille ilmoitetaan odottavista toimista heidän Workday-postilaatikoissaan.

Kun kaikki allekirjoitusryhmät ovat allekirjoittaneet asiakirjan, kopio allekirjoitetusta asiakirjasta jaetaan kaikille alekirjoitusryhmän jäsenille sähköpostitse.

Tämä ominaisuus voidaan tarvittaessa estää (ota yhteyttä Adobe Sign -asiakaspäällikköösi tai Adobe Sign -tukitiimiin).

Workdayssa allekirjoitetut asiakirjat ovat saatavissa prosessin tietueesta.

  • Työntekijän asiakirjat löytyvät työntekijän profiilista.
  • Ehdokkaan asiakirjat (työtarjouskirjeet) löytyvät ehdokasprofiilista.

Alla näkyy ehdokkaan Chris Foxx allekirjoitettu työtarjouskirje. 

Esimerkki Workday -työtarjouskirjeestä

Tuki

Workday-tuki

Workday on integroinnin omistaja, joten sen tukeen tulisi olla ensisijaisesti yhteydessä, jos sinulla on kysymyksiä integroinnin laajuudesta, ominaisuuksista tai ongelmista integroinnin toiminnassa.

Workday-yhteisössä on useita hyviä artikkeleita integroinnin vianetsinnästä ja asiakirjojen luonnista:

eSignature-integrointien vianetsintä

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Review Document -vaihe
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynaaminen asiakirjojen luonti

https://community.workday.com/node/176443

Työtarjousasiakirjojen luonnin määritysvinkkejä

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign -tuki

Adobe Sign on integrointikumppani, ja sen tukeen tulee olla yhteydessä, jos integrointi ei saa hankittua allekirjoituksia tai jos odottavien allekirjoitusten ilmoitukset eivät toimi.

Adobe Sign -asiakkaiden tulisi osoittaa tukipyynnöt Adobe-asiakaspäällikölleen. Vaihtoehtoisesti Adoben tekniseen tukeen voi ottaa yhteyttä numeroon 1-866-318-4100 odota tuotelistausta ja valitse ensin 4 ja sitten 2 (pyydettäessä).

Adobe-tekstitunnisteiden lisääminen asiakirjoihin

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Lataa

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö