Yleiskatsaus

Kirjastomallit sallivat käyttäjien luoda uudelleenkäytettäviä, vuorovaikutteisia asiakirjoja.  Nämä asiakirjat voivat sisältää vain yhden allekirjoituskentän (esim. salassapitosopimus) tai erittäin monimutkaisia lomakkeita (esim. vero- tai lentoasiakirjat).

Kaikkialla, missä käytät samaa tiedostoa sopimuksen määrittämiseen, voit luoda mallipohjan, joka nopeuttaa asiakirjan toimittamista allekirjoittajalle, takaa yhtenäisyyden lopullisessa allekirjoitettavassa sopimuksessa ja passiivisesti takaa, että työryhmäsi käyttää aina asiakirjan viimeisintä versiota.

Mallipohjat voidaan määrittää kahdella tavalla: lomakekenttäkerrokset ja asiakirjat.

  • Lomakekenttäkerrokset ovat kenttiä, joita käytetään ladatussa tiedostossa. Soveltuu yrityksille, jotka dynaamisesti rakentavat sopimuksia, joissa on mukautettua sisältöä, mutta standardoitu muoto. Lataa tiedosto ja käytä kenttäkerrosta kaikkien kenttien asettamiseen muutamalla napsautuksella.
  • Asiakirjat sisältävät pohjatiedoston kenttien lisäksi. Vakiotekstiset asiakirjat, joissa ei ole dynaamista sisältöä, soveltuvat näihin parhaiten, kuten esimerkiksi verolomakkeet, hakemukset ja salassapitosopimukset.

Huomautus:

Mallipohjan luova käyttäjä on objektin omistaja.

Vain omistaja voi muokata mallipohjaa tai muuttaa Lupa-tasoa, paitsi jos malli jaetaan ryhmän tai organisaation tasolla.

  • Jos malli jaetaan organisaation kanssa, tilitason hallinnoijat voivat muokata mallia hallintavalikkonsa Jaetut kirjastot -osassa.
  • Jos malli jaetaan ryhmän kanssa, kyseisen ryhmän hallinnoijat voivat muokata mallia hallintavalikkonsa Jaetut kirjastot -osassa.
    • Tilitason hallinnoijilla on oikeudet myös kaikkien ryhmien kanssa jaettujen dokumenttien käyttöön.

Mallipohjan omistajuutta ei voi siirtää toiselle käyttäjälle.

Kirjastomallin luonti

  1. Voit luoda kirjastomallin napsauttamalla Koti-välilehteä ja valitsemalla sitten Luo uudelleenkäytettävä dokumenttimalli.

    Lisää malli Koti-sivulta
  2. Kirjastomallin luominen -määrityssivu latautuu.

    Kirjoita mallipohjan nimi Mallipohjan nimi kenttään.

    Jos et anna mallille nimeä, kenttään lisätään ensimmäiseksi lisätyn dokumentin nimi.

  3. Vedä ja pudota tiedostot Tiedostot-osaan. Jos haluat selata järjestelmääsi, napsauta Tiedostot-kentän oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää tiedostot -linkkiä.

    Useita tiedostoja voidaan liittää yhden suuremman mallipohjan luomista varten tarvittaessa.

  4. Määritä Mallityyppi: -asetus.

    • Uudelleenkäytettävä asiakirja – Tätä toimintoa käytettäessä asiakirja, sisällöt ja lomakekentät tallennetaan kokonaisuudessaan.
    • Uudelleenkäytettävä lomakekenttäkerros – Tätä toimintoa käytettäessä tallennetaan vain lomakekenttäkerros, jota voidaan käyttää toisessa asiakirjassa (sama asettelu eri sisällön kanssa).
    • Molemmat – Molemmat mallityypit ovat käytettävissä.

    Huomautus:

    Voit vaihtaa mallityyppiä milloin tahansa muokkaamalla mallin ominaisuuksia.

  5. Määritä Kuka voi käyttää tätä mallia -asetus.

    Tämä asetus myöntää oikeudet mallin käyttöön sen lähettävän käyttäjän perusteella:

    • Vain minä – Tätä asetusta käytettäessä malli on vain sen lähettäneen käyttäjän käytettävissä.
    • Kuka tahansa ryhmäni käyttäjä – Jos malli siirretään ryhmän tasolle, mallin ja mallin lähettäneen käyttäjän ryhmän välille luodaan looginen kytkös. Mallia voivat käyttää kaikki ryhmän jäsenet.
      • Mallin ja ryhmän välinen kytkös ei katkea, jos mallin lähettänyt käyttäjä siirretään toiseen ryhmään.
      • Malli on muokattavissa käyttäjän ryhmän tilitason hallinnoijan ja ryhmätason hallinnoijan Jaetut kirjastot -valikossa.
    • Jokainen käyttäjä omassa organisaatiossani – Mallia voivat käyttää kaikki tilillä olevat käyttäjät.

    Huomautus:

    Vain mallin omistava käyttäjä ja ryhmän/tilin hallinnoijat voivat muokata mallia tai poistaa sen.

    Muut käyttäjät voivat tehdä muutoksia malliin sen jälkeen, kun se on otettu sopimuksessa käyttöön, valitsemalla lähetysprosessin aikana Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät.  Tämä muuttaa mallin ominaisuuksia erillistä sopimusta varten, mutta itse päämalli ei muutu.

  6. Lähetä malli luontiympäristöön valitsemalla Esikatsele ja lisää kentät

    create_library_template
  7. Vetämiseen ja pudottamiseen perustuva luontiympäristö avautuu. Vedä kentät oikeasta sivuvalikosta dokumentissa haluttuun paikkaan.

    Huomautus:

    Kaikki lisätyt kentät määritetään oletusarvoisesti ensimmäiselle vastaanottajalle. Voit muuttaa, kenelle lisätyt kentät määritetään, siirtymällä avattavaan Vastaanottajat-luetteloon ja muuttamalla valittua vastaanottajaa.

    place_fields
  8. Kun olet lopettanut kenttien lisäämisen, valitse Tallenna.


Kirjastomallin nimen muuttaminen

Mallin nimen muuttaminen käy helposti. Siihen tarvitaan vain pari toimenpidettä. Voit nimetä uudelleen vanhoja mallejasi, joiden versiohistoriaa haluat seurata, tai merkitä entisiä malleja, joita haluat ehkä käyttää vielä uudelleen.

  1. Siirry malliin valitsemalla Hallinta-välilehti.

  2. Valitse Mallit-suodatin vasemmasta sivuvalikosta.

  3. Napsauta kerran mallia, jonka haluat valita, ja avaa se sitten vetämiseen ja pudottamiseen perustuvassa sisällönluontiympäristössä napsauttamalla oikeassa sivuvalikossa olevaa Muokkaa mallia -linkkiä.

    Napsauta mallipohjan Muokkaa-linkkiä.
  4. Laajenna Mallipohjan ominaisuudet -osiota:

    • Napsauta Mallipohjan nimi -kenttää
    • Syötä haluamasi nimi
    Napsauta mallipohjan Muokkaa-linkkiä.
  5. Valitse Tallenna kun olet valmis.


Kirjastomallin mallipohjan tyypin muuttaminen

Mallipohjan tyyppi määrittää, sisältääkö mallisi pohja-asiakirjan vai koostuuko se vain kentistä.

  1. Siirry malliin valitsemalla Hallinta-välilehti.

  2. Valitse Mallit-suodatin vasemmasta sivuvalikosta.

  3. Napsauta kerran mallia, jonka haluat valita, ja avaa se sitten vetämiseen ja pudottamiseen perustuvassa sisällönluontiympäristössä napsauttamalla oikeassa sivuvalikossa olevaa Muokkaa mallia -linkkiä.

    Napsauta mallipohjan Muokkaa-linkkiä.
  4. Laajenna Mallipohjan ominaisuudet -osiota:

    Mallipohjan tyyppi -osiossa voit valita mallipohjan tyypin

    • Uudelleenkäytettävä lomakekenttäkerros - Sisältää vain kentät (kerroksena), joita voidaan käyttää ladattavassa asiakirjassa
    • Uudelleenkäytettävä asiakirja - Sisältää jonkinlaisen asiakirjan, jossa on käytetty kenttäkerrosta.
      • On hyväksyttävää olla käyttämättä kenttiä
    Napsauta mallipohjan Muokkaa-linkkiä.
  5. Valitse Tallenna kun olet valmis.


Kirjastomallin oikeustason muuttaminen

Mallin oikeustaso määrittää, mitkä muut tilin käyttäjät voivat käyttää kyseistä mallia.

  1. Siirry malliin valitsemalla Hallinta-välilehti.

  2. Valitse Mallit-suodatin vasemmasta sivuvalikosta.

  3. Napsauta kerran mallia, jonka haluat valita, ja avaa se sitten vetämiseen ja pudottamiseen perustuvassa sisällönluontiympäristössä napsauttamalla oikeassa sivuvalikossa olevaa Muokkaa mallia -linkkiä.

    Napsauta mallipohjan Muokkaa-linkkiä.
  4. Määritä Kuka voi käyttää tätä mallia -asetus.

    Tämä asetus myöntää oikeudet mallin käyttöön sen lähettävän käyttäjän perusteella:

    • Vain minä – Tätä asetusta käytettäessä malli on vain sen lähettäneen käyttäjän käytettävissä.
    • Kuka tahansa ryhmäni käyttäjä – Jos malli siirretään ryhmän tasolle, mallin ja mallin lähettäneen käyttäjän ryhmän välille luodaan looginen kytkös. Mallia voivat käyttää kaikki ryhmän jäsenet.
      • Mallin ja ryhmän välinen kytkös ei katkea, jos mallin lähettänyt käyttäjä siirretään toiseen ryhmään.
      • Malli on muokattavissa käyttäjän ryhmän tilitason hallinnoijan ja ryhmätason hallinnoijan Jaetut kirjastot -valikossa.
    • Jokainen käyttäjä omassa organisaatiossani – Mallia voivat käyttää kaikki tilillä olevat käyttäjät.
    Napsauta mallipohjan Muokkaa-linkkiä.
  5. Valitse Tallenna kun olet valmis.

  • Jos mallissa on useita kenttiä, tallenna se usein. Tallenna-painiketta napsautettaessa palaat Hallinnoi-sivulle, mutta tämä on kuitenkin parempi vaihtoehto kuin menettää työsi.
  • Kenttien johdonmukaisesta nimeämisestä voi olla pidemmällä aikavälillä hyötyä. Jos aiot viedä allekirjoittajien syöttämät tiedot, kenttien nimeämisellä voit pitää nämä tiedot järjestyksessä ja parantaa niiden luettavuutta.


Hallinnoijan oikeudet jaettujen kirjastomallien muokkaukseen

Hallinnoijilla on oikeudet muokata kaikkia kirjastomalleja, jotka on jaettu (mallin käyttöoikeuksilla) heidän ryhmänsä tai tilinsä kanssa.

  • Oikeudet koskevat vain kirjastomalleja,mutta ei verkkolomakkeita.
  • Oikeudet koskevat vain sellaisia kirjastomalleja, jotka on jaettu mallien oikeuksilla.  
  • Ryhmätason hallinnoijat voivat muokata kaikkia kirjastomalleja, jotka heidän ryhmänsä jäsenet ovat jakaneet ryhmän kanssa.
  • Tilitason hallinnoijat voivat muokata kaikkia kirjastomalleja, jotka on jaettu heidän ryhmänsä tai organisaationsa kanssa.
    • Tilitason hallinnoijat näkevät kaikkien ryhmien jaetut mallit.

Hallinnoija voi käyttää jaettujen kirjastojen luetteloa valitsemalla Tili > Jaetut kirjastot.

Siirtyminen Jaetut kirjastot -valikkokohteeseen

Sivun sisältö on seuraava:

  • Mallin nimi – Kirjastomallin virallinen nimi Hallinta-sivulla näkyvässä muodossa.
  • Tyyppi – Mallin tyyppi. Voi olla Kirjastodokumentti, Lomakekenttätasomalli tai Sekä dokumentti- että lomakekenttämalli.
  • Omistaja – Mallin alkuperäinen tekijä. Sisältää käyttäjän virallisen nimen ja sähköpostiosoitteen.
  • Jaettu – Tämä osoittaa mallin käyttöoikeusasetuksen. Arvo on joko Tili tai Ryhmä (perään on lisätty ryhmän nimi).
  • Muutettu viimeksi – Päivä, jolloin malli viimeksi tallennettiin järjestelmään.

 

Voit muokata mallia seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta mallia.
    • Voit myös napsauttaa kerran ja valita Muokkaa-toiminnon.
Mallin muokkaaminen

 

Adobe Sign -sisällönluontiympäristö avautuu, ja voit muokata mallin ominaisuuksia, tyyppiä, nimeä sekä kentän paikkaa ja määrityksiä.

  • Tee haluamasi muutokset ja valitse Tallenna, kun olet valmis.
Sisällönluonti

Varoitus:

Hallinnoijat voivat muuttaa mallin käyttöoikeuksia.

Mallin käyttöoikeuksia muutettaessa malli voidaan poistaa Jaetut kirjastot -luettelosta ja siten myös hallinnoijan oikeuksien piiristä.