Allekirjoitusjaksot – Klassinen käyttöliittymä

Allekirjoittajat vastaanottavat ja allekirjoittavat dokumentin siinä järjestyksessä, jossa heidän sähköpostiosoitteensa on annettu Vastaanottaja: -kenttään. Kun viimeinen allekirjoittaja viimeistelee allekirjoitusprosessin, kaikki osapuolet saavat allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestin, johon liitetty allekirjoitetut PDF-tiedostot.

Rinnakkaisen allekirjoituksen työnkulku

Aloita rinnakkainen työnkulku valitsemalla Suorita missä tahansa järjestyksessä.

Kaikki vastaanottajat saavat dokumentin yhtä aikaa ja voivat allekirjoittaa missä järjestyksessä tahansa. Kun viimeinen allekirjoittaja viimeistelee allekirjoitusprosessin, kaikki osapuolet saavat allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestin, johon liitetty allekirjoitetut PDF-tiedostot.

Hybridi-työnkulku

Katso video

Hybridityönkululla tarkoitetaan vaiheittaista osallistumisjärjestystä, jossa kaksi tai useampia vastaanottajia saa samanaikaisesti käyttöoikeuden asiakirjaan yhden tai useamman vaiheen aikana. Kaikkien tämän ns. rinnakkaisvaiheen allekirjoittajien/hyväksyjien tulee suorittaa oma osansa, ennen kuin vaiheittainen prosessi siirtyy seuraavaan vaiheeseen.

Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa on kolmivaiheinen allekirjoitussykli:

• Vaihe 1 on Poh@jupiter.dom. Kun sopimus lähetetään allekirjoitettavaksi, vain fclarke saa siitä ilmoituksen. Kun fclarke allekirjoittaa sopimuksen, siirrymme seuraavaan vaiheeseen.
• Vaihe 2 on hybridivaihe. Kuten näet, kaikki kolme vastaanottajaa saavat saman numeron (2), mikä tarkoittaa, että Adobe Acrobat Sign lähettää kaikille vastaanottajille ilmoituksen samanaikaisesti.  He voivat antaa allekirjoituksensa missä tahansa järjestyksessä, mutta kaikkien on tehtävä osansa ennen kuin allekirjoitussykli siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
• Vaihe 3 on toinen yksittäinen vastaanottaja. Kun vaiheen 3 vastaanottaja on antanut hyväksyntänsä, sopimus on hoidettu loppuun, se on pantu kokonaan täytäntöön, ja kaikki sopimuspuolet saavat kopion sopimuksesta PDF-tiedostona.

Hybridiryhmän luomiseksi sinun tulee antaa kaikkien sopimuspuolten sähköpostiosoitteet aivan kuin kyse olisi yksittäisistä vastaanottajista ja napsauttaa ja raahata vastaanottajakenttä toisen päälle hybridiryhmässä. Näet näytössä ilmoituksen siitä, että olet luomassa rinnakkaisryhmän. Hybridiryhmä luodaan myös silloin, jos indeksinumerot muutetaan manuaalisesti samaksi arvoksi.

Vastaanottajaryhmät

Vastaanottajaryhmät ovat avuksi silloin, kun tarvitset allekirjoituksen ryhmältä tai organisaatiolta, muttet välttämättä juuri tietyltä ryhmän jäseneltä. Kaikki ryhmän jäsenet on valtuutettu allekirjoittamaan tai hyväksymään koko ryhmän puolesta. 

Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa näet kolmivaiheisen allekirjoitussyklin:

• Vaihe 1 (dave@nope.dom) on allekirjoittaja. Hän saa tiedon, että hänen allekirjoitustaan tarvitaan heti, kun sopimus on lähetetty. Kun Dave on allekirjoittanut, sopimus siirtyy vaiheeseen 2.
• Vaihe 2 on hyväksyjän vastaanottajaryhmä nimeltä ”Juridiset varmennusallekirjoittajat”. Ryhmään kuuluu neljä henkilöä. Kun kuka tahansa todennetuista vastaanottajista on antanut hyväksyntänsä, sopimus siirtyy kolmanteen vaiheeseen.
• Vaihe 3 on yksittäinen allekirjoittaja. Kun tämä viimeinen allekirjoitus on saatu ja sopimus on hoidettu loppuun sekä pantu kokonaan täytäntöön, kaikki osapuolet saavat kopion sopimuksesta PDF-tiedostona.

Kun haluat luoda vastaanottajaryhmän, napsauta Lisää vastaanottajaryhmä -linkkiä vastaanottajakentän oikeassa yläkulmassa. Tämä luo säiliön, jossa sinua pyydetään nimeämään ryhmä ja lisäämään mahdolliset vastaanottajat. Käytettäviä vastaanottajaryhmiä on kahta tyyppiä:

• Kertaluonteiset vastaanottajaryhmät ovat lähettäjän käsin syöttämiä, ja niitä käytetään vain siinä sopimuksessa, jossa ne on määritetty. Kertaluonteiset vastaanottajaryhmät:
  • Hallinnoijan on otettava toiminto käyttöön ennen kuin ne ovat käyttäjän käytettävissä.
  • Lähettäjä voi määrittää ryhmään niin monta vastaanottajaa kuin on tarpeen
  • Lähettäjä voi nimetä ryhmän.
  • Sitä ei voi tallentaa uudelleenkäyttöä varten.
• Uudelleenkäytettävät vastaanottajaryhmät ovat käyttäjien luomia, ja ne voidaan tallentaa henkilökohtaisiksi ryhmiksi tai jakaa ryhmän tai tilin kanssa. Uudelleenkäytettävät vastaanottajaryhmät:
  • Käytössä kaikille käyttäjille käyttäjäprofiilissa olevan osoitekirjan kautta.
  • Määritettävä ennen kuin niitä voidaan käyttää.
  • Oltava asianmukainen käyttöalue, jotta käyttäjä voi käyttää niitä.
  • Niiden nimiä tai sähköpostiosoitteita ei voi muokata.

Kaikki vastaanottajaryhmän jäsenet saavat lopullisen PDF-kopion allekirjoitetusta sopimuksesta mukaan lukien ne, jotka eivät itse osallistuneet prosessiin.