Peräkkäisen allekirjoituksen työnkulku
Allekirjoittajat vastaanottavat ja allekirjoittavat dokumentin siinä järjestyksessä, jossa heidän sähköpostiosoitteensa on annettu Vastaanottaja: -kenttään. Kun viimeinen allekirjoittaja viimeistelee allekirjoitusprosessin, kaikki osapuolet saavat allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestin, johon liitetty allekirjoitetut PDF-tiedostot.
Rinnakkaisen allekirjoituksen työnkulku
Aloita rinnakkainen työnkulku valitsemalla Suorita missä tahansa järjestyksessä.
Kaikki vastaanottajat saavat dokumentin yhtä aikaa ja voivat allekirjoittaa missä järjestyksessä tahansa. Kun viimeinen allekirjoittaja viimeistelee allekirjoitusprosessin, kaikki osapuolet saavat allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestin, johon liitetty allekirjoitetut PDF-tiedostot.
Hybridi-työnkulku
Hybridityönkululla tarkoitetaan vaiheittaista osallistumisjärjestystä, jossa kaksi tai useampia vastaanottajia saa samanaikaisesti käyttöoikeuden asiakirjaan yhden tai useamman vaiheen aikana. Kaikkien tämän ns. rinnakkaisvaiheen allekirjoittajien/hyväksyjien tulee suorittaa oma osansa, ennen kuin vaiheittainen prosessi siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa näemme kolmivaiheisen allekirjoitussyklin:
- Vaihe 1 on fclarke@gmail.com. Kun sopimus lähetetään allekirjoitettavaksi, vain fclarke saa siitä ilmoituksen. Kun fclarke allekirjoittaa sopimuksen, siirrymme seuraavaan vaiheeseen.
- Vaihe 2 on hybridivaihe. Kuten näet, kaikki kolme vastaanottajaa saavat saman numeron (2), mikä tarkoittaa, että Adobe Acrobat Sign lähettää kaikille vastaanottajille ilmoituksen samanaikaisesti. He voivat antaa allekirjoituksensa missä tahansa järjestyksessä, mutta kaikkien on tehtävä osansa ennen kuin allekirjoitussykli siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
- Vaihe 3 on toinen yksittäinen vastaanottaja, mutta tällä kertaa asianomainen on määritelty hyväksyjäksi (tarkistuskuvake, vrt. kynän kärki). Kun vaiheen 3 vastaanottaja on antanut hyväksyntänsä, sopimus on hoidettu loppuun, se on pantu kokonaan täytäntöön, ja kaikki sopimuspuolet saavat kopion sopimuksesta PDF-muodossa.
Hybridiryhmän luomiseksi sinun tulee antaa kaikkien sopimuspuolten sähköpostiosoitteet aivan kuin kysymys olisi yksittäisistä vastaanottajista ja napsauttaa ja raahata vastaanottajakenttä toisen päälle hybridiryhmässä. Näet näytössä ilmoituksen siitä, että olet luomassa rinnakkaisryhmän. Hybridiryhmä luodaan myös silloin, jos indeksinumerot muutetaan manuaalisesti samaksi arvoksi.
Hybridireititysvaihtoehto on saatavana vain yritystason tileillä.
Vastaanottajaryhmät
Vastaanottajaryhmät ovat avuksi silloin, kun tarvitset allekirjoituksen ryhmältä tai organisaatiolta, muttet välttämättä juuri tietyltä ryhmän jäseneltä. Kaikki ryhmän jäsenet on valtuutettu allekirjoittamaan tai hyväksymään koko ryhmän puolesta.
Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa voit nähdä kolmivaiheisen allekirjoitussyklin:
- Vaihe 1 (JohnDoe) on allekirjoittaja, joka saa tiedon, että hänen allekirjoitustaan tarvitaan heti kun sopimus on lähetetty. Kun JohnDoe on antanut allekirjoituksensa, sopimus siirtyy vaiheeseen 2.
- Vaihe 2 on hyväksyjävastaanottajien ryhmä, tässä vain HR-ryhmä. Ryhmään on sisällytetty neljä henkilöä, ja jokaiselle on määritetty eri todennusmenetelmä (vain havainnollistamistarkoituksessa). Kun kuka tahansa todennetuista vastaanottajista on antanut hyväksyntänsä, sopimus siirtyy kolmanteen vaiheeseen.
- Vaihe 3 on yksittäinen allekirjoittaja. Kun tämä viimeinen allekirjoitus on saatu ja sopimus on hoidettu loppuun sekä pantu kokonaan täytäntöön, kaikki osapuolet saavat kopion sopimuksesta PDF-muodossa.
Kun haluat luoda vastaanottajaryhmän, napsauta Lisää vastaanottajaryhmä -linkkiä vastaanottajakentän oikeassa yläkulmassa. Näin syntyy säiliö, jossa sinua pyydetään antamaan ryhmän nimi ja mahdolliset vastaanottajat.
Kaikki vastaanottajaryhmän jäsenet saavat lopullisen PDF-kopion allekirjoitetusta sopimuksesta, myös ne, jotka eivät itse osallistuneet prosessiin.
Vastaanottajaryhmävaihtoehto on saatavana vain yritystason tileillä.
Allekirjoitusten järjestysasetusten määrittäminen
Tilin ylläpitäjä voi määrittää oletusarvoisen allekirjoitusjärjestyksen tai poistaa tämän asetuksen lähettäjältä.
Valitse Tili > Tilin asetukset > Lähetysasetukset > Allekirjoitusjärjestys tai Vastaanottajaryhmät.
Kaikki vastaanottajaryhmän jäsenet saavat lopullisen PDF-kopion allekirjoitetusta sopimuksesta mukaan lukie ne, jotka eivät itse osallistuneet prosessiin.
