Création et diffusion de formulaires PDF

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Dernière mise à jour le 19 déc. 2023 | S’applique également à Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017

Convertissez facilement en formulaire PDF dynamique un formulaire papier numérisé ou un formulaire simple composé dans Microsoft Word, Excel ou dans une autre application.

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Création d’un formulaire à partir de zéro

Commencez avec un fichier PDF vierge, ajoutez-y les étiquettes et le texte requis, puis les champs de formulaire pour terminer. Pour plus d’informations, voir Création d’un formulaire à partir de zéro.

Création d’un formulaire à partir d’un document existant

Lorsque vous convertissez un document existant en formulaire PDF, Acrobat ajoute automatiquement des champs interactifs au formulaire. Vous pouvez ensuite modifier le formulaire pour ajouter des champs spécialisés comme une liste déroulante, une zone de liste ou des boutons.

Création d’un formulaire dans Acrobat — Types de champs de formulaire pouvant être ajoutés à un fichier PDF

A. Champ de signature basé sur un certificat B. Zone de liste déroulante C. Champs de texte D. Barre de message automatique E. Cases à cocher F. Boutons radio G. Zone de liste H. Boutons

Sélectionnez Outils > Préparer un formulaire.
Sélectionnez l’une des options suivantes :

Un seul fichier

Convertit un document électronique existant (Word, Excel ou PDF, par exemple) en formulaire PDF interactif.

Scanner

Numérise un formulaire papier et le convertit en formulaire PDF interactif.

Nouveau

Commencez à créer un formulaire à partir de zéro avec une page vierge. Pour plus d’informations, voir Création d’un formulaire à partir de zéro.
Pour que d’autres personnes signent ce formulaire, cochez la case Ce document nécessite des signatures.

Remarque :

La détection automatique de champs de formulaire est activée par défaut. Pour modifier ce paramètre, cliquez sur le lien Modifier et sélectionnez les paramètres appropriés. Pour plus d’informations, voir Préférences des formulaires.
Cliquez sur Démarrer.

Acrobat crée le formulaire et l’ouvre en mode Modification de formulaire. Le panneau de droite présente les options de modification du formulaire. La barre d’outils contient des outils de champ de formulaire permettant l’ajout de champs supplémentaires.
Passez en revue les champs de formulaire créés par Acrobat. Ajoutez des champs à l’aide des outils de champ de formulaire de la barre d’outils. Supprimez, redimensionnez ou organisez les champs selon vos besoins. Vous pouvez ajouter l’un des types de champs de formulaire suivants :

Ajouter un champ de texte

Ajoutez du texte au document PDF.

Codes à barres

Codez les données de champs sélectionnés et affichez-les sous forme de motif visuel pouvant être interprété par un logiciel ou un matériel de décodage (disponible séparément).

Boutons

Permettent d’apporter des modifications depuis l’ordinateur de l’utilisateur : ouverture d’un fichier, lecture d’un fichier son ou envoi de données à un serveur web. Peuvent être personnalisés avec des images, du texte et des modifications visuelles déclenchées par des actions de souris.

Cases à cocher

Permettent de sélectionner ou de désélectionner des éléments individuels. Si le formulaire contient plusieurs cases à cocher, l’utilisateur peut en général en sélectionner autant qu’il le souhaite.

Champ de date

Permet à l’utilisateur d’entrer une date dans le document PDF.

Champ de signature numérique

Permet d’apposer une signature électronique numérique sur un document PDF.

Liste déroulante

Permet à l’utilisateur de choisir un élément dans un menu déroulant ou de saisir une valeur. Vous pouvez définir une propriété de champ de formulaire permettant à l’utilisateur de saisir une valeur personnalisée.

Champ Image

Ajoute un champ d’image. Permet à l’utilisateur de parcourir et de sélectionner l’image à ajouter au document PDF.

Zones de liste

Affiche une liste d’options que l’utilisateur peut sélectionner. Vous pouvez définir une propriété de champ de formulaire permettant à l’utilisateur de sélectionner plusieurs éléments dans la liste en maintenant la touche Maj enfoncée.

Boutons radio

Présentent un groupe de choix parmi lesquels l’utilisateur peut sélectionner un seul élément. Tous les boutons radio portant le même nom fonctionnent comme un groupe.

Champs de texte

Permettent de saisir du texte (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.).

Pour plus d’informations, voir Ajout de champs de formulaire et définition de leurs valeurs.
Pour modifier du texte ou des images existants, cliquez sur Modifier dans la barre d’outils. Tous les champs de texte et d’image peuvent être modifiés.

Remarque :

Si vous ne voyez pas l’option Modifier dans la barre d’outils, mettez à jour Acrobat. Pour effectuer automatiquement la mise à jour à partir d’Acrobat, sélectionnez Aide > Rechercher les mises à jour. Suivez ensuite les instructions s’affichant dans la fenêtre Utilitaire de Mise à jour pour exécuter le processus de mise à jour.
Pour tester le formulaire, cliquez sur le bouton Aperçu dans la barre d’outils. La prévisualisation du formulaire permet non seulement de vérifier le formulaire, mais aussi de savoir exactement comment il se présente aux yeux de ses destinataires. En mode d’aperçu, cliquez sur le bouton Modifier pour revenir au mode d’édition.
Une fois le formulaire terminé, enregistrez-le, puis cliquez sur le bouton Fermer vers l’extrémité droite de la barre d’outils pour fermer l’édition du formulaire.

Pour distribuer le formulaire et recueillir les réponses, voir Diffusion de formulaires web ou PDF.

Création de formulaires pour Adobe Acrobat Sign

Vous pouvez convertir un formulaire existant en formulaire Adobe Acrobat Sign ou effectuer facilement un glisser-déplacer de champs Acrobat Sign vers un formulaire PDF. Vous pouvez envoyer le formulaire pour qu’il soit rempli et signé à l’aide d’Acrobat Sign. Tous les champs ne peuvent pas être convertis en champs Acrobat Sign (notamment les champs Zone de liste, Liste déroulante ou Bouton). Vous pouvez ajouter d’autres champs Acrobat Sign à partir de la barre d’outils.

Ouvrez le fichier PDF à convertir en formulaire Acrobat Sign.
Sélectionnez Outils > Préparer un formulaire.
Cliquez sur Démarrer.

Acrobat crée le formulaire et l’ouvre en mode Modification de formulaire. Le panneau de droite présente les options de modification du formulaire. La barre d’outils contient des outils de champ de formulaire permettant l’ajout de champs supplémentaires.
Dans le volet droit, cliquez sur Plus, puis sélectionnez Convertir en formulaire Acrobat Sign.
Lorsque vous êtes averti qu’Acrobat supprime les champs de formulaire non pris en charge par Acrobat Sign, cliquez sur Suivant, puis, dans l’alerte suivante, cliquez sur OK.
Pour ajouter un champ au formulaire, sélectionnez son icône dans la barre d’outils. Placez le pointeur à l’endroit où vous voulez insérer le champ, puis cliquez pour l’insérer.

Lors de la création ou de la modification de formulaires Acrobat Sign, la barre d’outils propose des champs de formulaire spécifiques à cette application.
Attribuez un nom au champ et indiquez qui doit le renseigner ou le signer. Pour définir ses propriétés, comme la couleur de la bordure, le remplissage, la police et la taille des caractères, cliquez deux fois sur le champ.

Lorsque vous commencez à placer un champ Acrobat Sign, vous pouvez lui attribuer un nom et spécifier qui doit le signer ou le renseigner.
Pour prévisualiser les modifications apportées, cliquez sur Aperçu dans le coin supérieur droit. Cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit pour revenir au mode d’édition.
Enregistrez le formulaire.

Pour distribuer le formulaire et recueillir les réponses, voir Distribution de formulaires Adobe Acrobat Sign.

Autorisation d’enregistrer les données de formulaire pour les utilisateurs de Reader

En règle générale, les utilisateurs d’Acrobat Reader et des versions antérieures ne peuvent pas enregistrer les copies des formulaires remplis. Vous pouvez toutefois étendre les droits d’un fichier PDF pour permettre à ces utilisateurs d’enregistrer les données de formulaire. Si vous disposez d’Acrobat Pro, vous pouvez inclure des fonctions supplémentaires pour les utilisateurs d’Acrobat Reader, comme l’ajout de texte à des formulaires non interactifs.

Remarque :

contrairement aux versions antérieures de Reader, Reader XI et les versions supérieures de Reader comprennent l’outil Ajouter du texte et la possibilité d’enregistrer les données d’un formulaire. Dans Acrobat, les utilisateurs peuvent saisir des données dans des formulaires non remplissables, ajouter des commentaires et signer numériquement un fichier PDF sans avoir de droits spéciaux.

Ouvrez un document PDF simple ou prévisualisez un composant PDF d’un porte-documents PDF.
Si vous modifiez le formulaire, cliquez sur l’icône en forme de croix en regard du bouton Aperçu dans le coin supérieur droit.
Choisissez Fichier > Enregistrer sous un autre > Fichier PDF étendu Reader, puis sélectionnez l’une des options suivantes :

Activer les fonctions de commentaires et de mesure

(Acrobat Pro) Permet aux utilisateurs d’ajouter des commentaires ou d’accéder aux outils Données d’objet, Mesure et Géomatique.

Activer les fonctions supplémentaires (comprend le remplissage et l’enregistrement des formulaires)

Permet aux utilisateurs d’enregistrer les données qu’ils ont saisies dans des formulaires interactifs ou à remplir.

Remarques relatives à l’enregistrement local de formulaires remplis

Acrobat Standard et Acrobat Pro permettent aux utilisateurs d’Adobe Reader 8 ou de versions ultérieures de remplir et d’enregistrer des formulaires PDF localement. Tenez compte des deux points suivants sur l’utilisation de la fonctionnalité des extensions Reader pour l’enregistrement local de formulaires PDF (appelés documents étendus) :

Nombre de documents étendus déployés

Un utilisateur d’Acrobat Standard ou d’Acrobat Pro peut envoyer un document étendu à remplir à un nombre illimité de destinataires. Par exemple, un utilisateur d’Acrobat peut publier un modèle de formulaire vide sur une page Web qui autorise les utilisateurs à remplir et à enregistrer des formulaires PDF localement. Un nombre restreint de personnes peut accéder au modèle. En outre, le client Acrobat peut collecter un nombre illimité de réponses à partir du formulaire rempli.

Nombre de destinataires du document étendu

Un client Acrobat Standard ou Acrobat Pro peut envoyer un document étendu à un nombre illimité de destinataires. Le client Acrobat peut envoyer un nombre illimité de copies du document étendu à un nombre illimité de destinataires et collecter un nombre illimité de réponses à partir du formulaire rempli.

Ajout de scripts JavaScript à des formulaires

Le langage JavaScript permet de créer des pages web interactives. Adobe a amélioré les fonctionnalités JavaScript de sorte que vous puissiez intégrer plus facilement des fonctions interactives dans les formulaires PDF. Parmi les utilisations répandues des scripts JavaScript dans les formulaires Acrobat, citons le formatage, le calcul et la validation de données, ainsi que l’attribution d’une action. Vous pouvez également configurer des formulaires Adobe PDF de sorte qu’ils se connectent directement à des bases de données via ODBC (sous Windows uniquement).

Remarque :

lors de la création de formulaires dynamiques, gardez à l’esprit qu’Acrobat Reader ne prend pas en charge certains scripts JavaScript personnalisés. Le formulaire peut ne pas fonctionner correctement lors de l’affichage dans Acrobat Reader, à moins que certains droits d’utilisation supplémentaires soient ajoutés au fichier PDF.

Ressources supplémentaires

Pour plus d’informations sur Adobe JavaScript, reportez-vous aux ressources suivantes :

JavaScript for Acrobat API Reference (JavaScript™ pour Acrobat® – Guide de référence de l’API) pour ajouter de l’interactivité à des formulaires PDF : www.adobe.com/go/learn_acr_javascript_fr (PDF, en anglais uniquement)
Acrobat Software Development Kit (SDK) to customize Acrobat (Kit de développement logiciel pour personnaliser Acrobat) : www.adobe.com/go/learn_acr_devcenter_fr (en anglais uniquement)
Chemins d’accès dans Acrobat JavaScript : www.acrobatusers.com/tutorials/file-paths-acrobat-javascript (en anglais uniquement)

Diffusion (envoi) de formulaires à des destinataires

Diffusion de formulaires Web ou de fichiers PDF

Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez choisir comment l’envoyer aux destinataires.

Cliquez sur Distribuer dans le coin inférieur droit du volet droit.
Une série de messages peut s’afficher, en fonction des conditions détectées dans le formulaire par Acrobat. Suivez les instructions affichées à l’écran et enregistrez le formulaire.
Choisissez une méthode de recueil et de diffusion :

Adresse de messagerie

Recueillez les réponses dans votre boîte de réception de messagerie électronique.

Serveur interne

Distribuez et recueillez les réponses sur un serveur interne tel qu’un dossier SharePoint ou réseau. Pour plus d’informations, voir Désignation d’un serveur.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Choix d’une option de diffusion pour les révisions et formulaires.
Cliquez sur Continuer et suivez les instructions à l’écran pour distribuer le formulaire.
Si vous choisissez de recueillir les réponses dans votre boîte de réception de messagerie électronique, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Saisissez les adresses électroniques en les séparant par un point-virgule ou cliquez sur le bouton A pour sélectionner des adresses électroniques dans votre carnet d’adresses.
- Modifiez le message par défaut.
- Activez l’option Recueillir le nom et l’adresse électronique des destinataires pour assurer un suivi optimal. Le système invite les destinataires à indiquer leur nom et leur adresse électronique lorsqu’ils renvoient le formulaire. Cela garantit que le suivi des révisions vous indique les personnes qui ont répondu ou non et la date des réponses.
- Désactivez l’option si vous souhaitez recevoir des réponses anonymes ou si ce niveau de suivi ne vous intéresse pas.
Remarque :

si vous ne connaissez pas l’adresse électronique des destinataires, saisissez la vôtre. Le système vous envoie un lien menant au formulaire, lien que vous pouvez transmettre aux destinataires voulus.

Pour effectuer un suivi sur l’état du formulaire diffusé, cliquez sur Suivi dans le coin inférieur droit du volet droit. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique À propos du suivi des formulaires.

Distribution de formulaires Adobe Acrobat Sign

Une fois un formulaire Acrobat Sign créé, utilisez le service Acrobat Sign pour l’envoyer à des destinataires en vue de son remplissage et de sa signature.

Cliquez sur Envoyer pour signature dans l’angle inférieur droit du volet droit.
Cliquez sur Prêt à envoyer. Le document est téléchargé dans Adobe Document Cloud.
Saisissez les adresses électroniques des personnes qui doivent signer votre document. Ajoutez un message si vous le souhaitez.
Cliquez sur Envoyer.

Vous recevez un courrier électronique d’Acrobat Sign indiquant que les documents sont envoyés au premier utilisateur pour être signés. Le premier utilisateur reçoit également un courrier électronique pour signer le document. Lorsque l’utilisateur ajoute sa signature dans le champ de signature, puis clique sur le bouton Cliquer pour signer, le document est envoyé au signataire suivant et ainsi de suite.

Chaque signataire obtient un exemplaire du document signé et le fichier est stocké de manière sécurisée dans Adobe Document Cloud.

Pour effectuer un suivi de l’état du formulaire Acrobat Sign, voir Suivi des accords envoyés pour signature.

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