Meilleures pratiques pour les hôtes et les présentateurs avec Adobe Connect

Les meilleures pratiques évoluent généralement au fur et à mesure de l’utilisation d’un produit, selon un processus d’essais et d’erreurs. Pour gagner un temps précieux et mettre toutes les chances de votre côté avec Adobe Connect, appliquez ces meilleures pratiques.

• Connexion à votre session
• Conseils de présentation
• Nombre maximal de microphones et de caméras
• Conseils pour le partage d’écran
• Optimisation de la bande passante de la salle
• Conseils concernant le son du téléphone
• Conseils pour susciter l’intérêt de votre audience

• Connectez-vous directement à la connexion Internet la plus rapide disponible.
• N’utilisez pas de réseau sans fil (aucune exception possible).
• Fermez les programmes de messagerie et de messagerie instantanée non utilisés pendant la présentation.
• Fermez toutes les connexions VPN et connectez-vous directement à Internet.

Conseils de présentation

• N’utilisez pas de photo comme arrière-plan de salle Connect.
  
• Les arrière-plans qui fonctionnent le mieux sont les arrière-plans blancs unis et les logos d’entreprise simples.

Nombre maximal de microphones et de caméras

Pour garantir les meilleures expériences possibles avec Adobe Connect 12, de nouvelles limites sont introduites dans les salles où l’expérience audio/vidéo améliorée est activée concernant les microphones et caméras allumés simultanément.

Une fois la limite atteinte, Adobe Connect empêche toute nouvelle connexion de microphone et de caméra. Pour permettre la connexion de nouvelles caméras ou de nouveaux microphones, vous devez déconnecter une ou plusieurs des connexions existantes.

Le nombre de participants dans une salle et la limite du nombre de caméras et de microphones allumés simultanément sont répertoriés ci-dessous :

• Pour les salles où 100 participants sont présents, jusqu’à 100 connexions simultanées de micro/caméra sont autorisées.
• Pour les salles où 200 participants sont présents, jusqu’à 110 connexions simultanées de micro/caméra sont autorisées.
• Pour les salles où 500 participants sont présents, jusqu’à 44 connexions simultanées de micro/caméra sont autorisées.
• Pour les salles où 1000 participants sont présents, jusqu’à 22 connexions simultanées de micro/caméra sont autorisées.
• Pour les salles où 1500 participants sont présents, jusqu’à 15 connexions simultanées de micro/caméra sont autorisées.

Hôte

Lorsque le nombre de connexions approche des limites prescrites, un message d’avertissement orange est présenté aux hôtes.

Lorsque le nombre de connexions atteint sa limite, un message d’avertissement rouge est présenté aux hôtes. L’hôte n’a alors d’autre choix que de déconnecter une ou plusieurs caméras ou un ou plusieurs microphones actifs pour permettre de nouvelles connexions.

Présentateur

Si vous êtes le présentateur d’une session sur laquelle le nombre de connexions de caméras ou de microphones actifs a atteint sa limite, un avertissement s’affiche sur le bouton du microphone dans la barre d’outils.

Rien ne se passe si vous cliquez sur le bouton de la caméra. Vous devez contacter l’hôte pour activer l’accès.

Participant

En tant que participant, vous ne pouvez pas vous connecter au microphone ni à la caméra après qu’Adobe Connect a atteint la limite prescrite. Le microphone ou la caméra est désactivé jusqu’à ce que l’hôte réactive l’accès.

Conseils pour le partage d’écran

• Supprimez tous les arrière-plans photos sur le bureau de votre ordinateur.
• Fermez Outlook et les autres programmes non utilisés. Évitez les fenêtres contextuelles et les boîtes de dialogue gênantes.
• N’encombrez pas la vue. Veillez à ce qu’une seule application soit ouverte à la fois.
  
• Ne faites pas attendre les participants. Ouvrez et préparez les applications avant la démonstration.
• Désactivez la fonction « veille » de votre ordinateur, en particulier si elle vous impose de vous reconnecter.
• Pensez à agrandir votre écran (cliquez sur Plein écran) dans les démonstrations Web.
• Adoptez les deux points de vue. Vous pouvez utiliser deux ordinateurs : l’un pour exécuter l’événement en tant qu’hôte, l’autre pour partager l’écran et afficher le point de vue des participants.
  

Optimisation de la bande passante de la salle

Choisissez les paramètres de bande passante Moyenne ou Standard, quelles que soient vos capacités réseau, pour prendre en charge les participants disposant d’une bande passante inférieure.

Conseils concernant le son du téléphone

• Évitez d’utiliser le téléphone pour le son. Servez-vous plutôt d’un casque de bonne qualité.
• N’utilisez pas de haut-parleurs. Ils provoquent des fluctuations de la voix et des bruits de fond gênants.
• N’utilisez pas de microphones sans fil.

Conseils pour susciter l’intérêt de votre audience

1re règle : Organisez toujours une ou plusieurs répétitions avec les présentateurs.

• Veillez à ce qu’ils utilisent le même équipement audio que le jour de l’événement en direct.
• Prévoyez suffisamment de temps pour dépanner l’équipement et former les présentateurs.
• Désignez un chronométreur et définissez les rôles et les responsabilités.
• Programmez votre répétition au moins 48 heures avant l’événement en direct.

2e règle : Faites connaissance avec votre audience grâce aux questions de sondage.

• Analysez la répartition démographique de votre audience.
• Pour déterminer sur quoi concentrer le contenu, prenez le pouls de la salle.
• Insérez une « interrogation surprise » amusante à mi-présentation.
• Le sondage constitue un excellent moyen d’amener les participants à interagir avec le présentateur.
  

3e règle : Créez une mise en page de type « hall d’entrée ».

• Ouvrez votre salle de réunion en ligne 10 à 15 minutes avant l’heure de début. Les participants aiment savoir qu’ils ont réussi à accéder à la session Connect.
• Partagez les meilleures pratiques de connexion à votre réunion en ligne dans un diaporama PowerPoint qui défile en boucle.
• Vous pouvez ajouter des questions simples avec des réponses chronométrées pour maintenir leur intérêt éveillé.
• Téléchargez de la musique libre de droits dans un module Partage. La sélection doit être suffisamment longue pour couvrir toute la durée d’affichage de votre hall d’entrée.
• Lisez un fichier de musique à partir d’un module Partage, ou le « publireportage » audio de votre entreprise.
• Envoyez un message aux participants dans le module Conversation pour leur dire que vous diffusez de la musique afin qu’ils puissent vérifier leur niveau audio VoIP.

4e règle : Amusez-vous !

• Rappelez à vos présentateurs qu’ils parlent à une audience en direct. S’ils s’amusent, leur audience aussi !