Le composant de message électronique d’Adobe Sign pour Salesforce est conçu pour fonctionner avec les comptes Gmail for Business dans le navigateur Chrome.

Présentation

Un administrateur Salesforce doit d’abord configurer le composant côté Salesforce. Lorsque cela est fait, il suffit aux utilisateurs finaux d’activer l’extension de navigateur, de s’authentifier auprès de Salesforce, puis de cliquer sur un courrier électronique.

Le composant Adobe Sign pour Salesforce permet aux utilisateurs de cliquer sur n’importe quel courrier électronique dans leur client de messagerie et de générer une liste des accords connexes basée sur les adresses électroniques associées au courrier électronique sélectionné.

Les utilisateurs ont également la possibilité d’envoyer de nouveaux accords, d’envoyer des rappels, voire d’annuler un accord directement à partir de leur client de messagerie.


Activation de l’extension pour le navigateur Chrome

L’extension Salesforce peut uniquement être ajoutée au navigateur Chrome. Par conséquent, son fonctionnement implique l’utilisation de Chrome.

 

1. Ouvrez le navigateur Chrome, puis accédez à : https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

  • La page de l’extension s’ouvre alors.

 

2. Cliquez sur le bouton AJOUTER À CHROME en haut à droite de la fenêtre.

  • Une fenêtre contextuelle s’affiche pour confirmer l’ajout.
Click add to Chrome

 

3. Cliquez sur Ajouter l’extension.

  • La fenêtre contextuelle est actualisée afin de confirmer que l’extension a été installée.
Add Extension
Extension verification

4. Dans le navigateur Chrome, ouvrez votre compte utilisateur Gmail.

  • Sur le côté droit, vous pouvez voir le panneau de l’application. En haut de l’écran se trouve une flèche qui vous permet de réduire ou d’exposer le panneau de l’application.

 

5. Cliquez sur le bouton Se connecter à Salesforce.

  • Une fenêtre contextuelle s’affiche, vous demandant de vous authentifier auprès de Salesforce. 
Installed app

 

6.  Connectez-vous à l’aide de vos informations d’identification Salesforce.

  • La fenêtre d’authentification est actualisée afin de vérifier que vous souhaitez autoriser Salesforce à accéder à Gmail.
Authentication

 

7.  Cliquez sur Continuer.

  • Le panneau est actualisé et vous invite à sélectionner un utilisateur Gmail auquel lier Salesforce.
Give Access
8. Sélectionnez un utilisateur (la plupart du temps, l’utilisateur indiqué est correct).
  • Si vous choisissez Utiliser un autre compte, vous êtes invité à vous authentifier auprès du nouveau compte Gmail avant de pouvoir continuer.
  • L’utilisateur Gmail que vous sélectionnez est associé logiquement à l’utilisateur Salesforce avec lequel vous vous êtes authentifié précédemment.
  • La fenêtre contextuelle est actualisée en une autre fenêtre de vérification qui présente le type d’accès que vous accordez à Salesforce.  
Pick a user

 

9. Cliquez sur Autoriser.

  • Le panneau est actualisé en panneau de vérification afin de vérifier que vous souhaitez lier le compte Gmail au compte Salesforce.  
Grant access to Salesforce

10. Cliquez sur Lier le compte.

  • La fenêtre est actualisée afin de confirmer la liaison des comptes.
Link Account

 

11. Cliquez sur Accéder à Salesforce. La fenêtre disparaît et vous revenez dans Gmail.

Verification of linked account

Le panneau Salesforce à droite affiche maintenant le bouton Envoyer un nouvel accord ainsi que la liste des accords associés chaque courrier électronique que vous sélectionnez. 


Gestion des accords dans la fenêtre de l’application

Une fois le complément activé, vous pouvez cliquer sur n’importe quel message et examiner les accords associés aux participants du fil de courrier électronique.

Remarque :

Le composant Adobe Sign inclut les accords associés à toutes les adresses électroniques identifiées dans le courrier électronique, c’est-à-dire tous les destinataires auxquels le courrier électronique a été envoyé ou qui ont été mis en copie.

Cliquez sur la flèche située en haut à droite de la fenêtre pour ouvrir le panneau du complément et exposer les accords.

Enabled App-rebranded

 

Le nombre d’accords trouvés (en fonction des adresses électroniques jointes au courrier électronique) s’affiche en haut du panneau. Par ex. Accords (7)

Jusqu’à cinq accords s’affichent par défaut. Si d’autres sont disponibles, un lien Afficher tout apparaît au bas de la liste.  Cliquez sur le lien Afficher tout pour afficher une fenêtre de défilement permettant d’examiner la liste complète des accords.

Listed pair-rebranded

La liste des accords est triée en fonction de l’état des accords. L’ordre de tri est le suivant :

  • Envoi préalable / Version préliminaire
  • Emis pour signature / Emis pour approbation / En attente d’un contre-signataire / Approbation
  • Approuvé / Signé
  • Annulé / Refusé / Expiré

Dans les différentes sections, les accords sont triés en fonction de la Date d’envoi, le plus récent apparaissant en premier.

Cliquez sur le nom de l’accord pour ouvrir un nouvel onglet dans Salesforce et afficher l’accord complet.


Actions disponibles

Le panneau du complément ne sert pas uniquement à afficher la liste des accords. L’interface à menus vous permet de créer de nouveaux accords et d’initier les tâches les plus courantes.

Le bouton Envoyer un nouvel accord est parfaitement visible mais juste à droite du nom de l’accord se trouve une flèche qui ouvre la liste de menus pour d’autres actions.

Full Menu List-rebranded

Attention :

Il n’y a pas de demande de confirmation (« Voulez-vous vraiment ? »). Les actions sélectionnées dans la liste de menus sont exécutées immédiatement.

Seuls les éléments de menu accessibles sont disponibles dans la liste de menus. Par exemple, un accord à l’état Version préliminaire propose uniquement les options Modifier et Supprimer.

Limited menu options-rebranded

Envoyer un nouvel accord

Comme vous pouviez vous y attendre, le bouton Envoyer un nouvel accord ouvre Salesforce dans un nouvel onglet et initie un nouvel accord.  L’adresse de l’expéditeur du courrier électronique est importée automatiquement dans le modèle d’accord.

Configurez et envoyez l’accord comme vous le faites habituellement.

Option de menu : Modifier

L’option Modifier de la liste de menus lance un nouvel onglet et ouvre l’accord dans Salesforce.

Option de menu : Supprimer

L’option Supprimer de la liste de menus effectue deux tâches :

  • Elle annule l’accord dans Adobe Sign.
  • Elle supprime l’enregistrement de l’accord de Salesforce.

Option de menu : Signer

L’option Signer est uniquement disponible lorsque c’est à votre tour de signer l’accord.

Cliquez sur Signer pour ouvrir l’accord afin de l’examiner et d’apposer votre signature.

Option de menu : Rappeler

L’option Rappeler de la liste de menus envoie immédiatement un rappel au signataire actif.

Option de menu : Annuler

L’option Annuler de la liste de menus annule la transaction dans Adobe Sign et Salesforce.

Contrairement à l’option Supprimer, cette option conserve l’enregistrement Salesforce dans la liste d’accords Salesforce avec un état « Annulé ».

Option de menu : Afficher

L’option Afficher ouvre une nouvelle fenêtre pour afficher l’état actuel de l’accord.

 

Toutes les options de menu qui ne vous redirigent pas vers une fenêtre Salesforce indiquent la réussite de l’action effectuée en haut de la liste d’accords.

Menu Success message-rebranded

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