Guide de prise en main d’Adobe Acrobat Sign

Définissez les destinataires et l’ordre dans lequel ils peuvent interagir avec le document.

• La configuration d’accords avec plusieurs signataires suit le même processus que la configuration pour un seul signataire, à ceci près que le nombre de destinataires est plus important. Ajoutez-les et configurez-les selon vos besoins.
• Il est permis d’ajouter plusieurs fois une même adresse e-mail dans l’accord (par exemple, si une personne effectue des actions à différentes étapes du processus).
  

Le bouton bascule situé en haut de la section Destinataires vous permet de sélectionner l’ordre de signature de base :

• Si l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessus), le processus de signature d’une étape de signature à la suivante est séquentiel ; les destinataires sont numérotés pour indiquer l’ordre exact de participation.
  • Les flux de signature hybrides commencent comme flux de travail séquentiel (Remplir dans l’ordre).
• Si l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle et les destinataires ne sont pas numérotés, ce qui signifie qu’il n’existe aucun ordre de participation spécifique.

Deux liens figurent à droite du bouton bascule de l’ordre de signature :

• M’ajouter : cliquez sur ce lien pour vous ajouter en tant que prochain destinataire dans l’ordre de participation.
• Ajouter un groupe de destinataires : cliquez sur ce lien pour créer un groupe de destinataires dans lequel une personne doit participer au nom de l’ensemble du groupe. Par exemple, créez un groupe pour l’équipe des RH, dans lequel une seule personne de l’équipe doit signer l’accord.

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

A. Ordre de participation : si l’option Remplir dans l’ordre est activée, l’ordre de participation indique clairement à quel moment chaque destinataire doit interagir avec l’accord.

B. Rôle : comment le destinataire est-il le mieux caractérisé ?

C. Adresse électronique : adresse électronique d’identification du destinataire utilisée pour la communication électronique avec ce dernier, y compris pour lui demander une signature.

D. Méthodes d’authentification : comment le destinataire doit-il être authentifié ? Voulez-vous utiliser l’authentification en deux étapes ?

E. Message privé (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord.

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour ajouter les adresses électroniques des personnes qui doivent consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans qu’elles ne disposent des droits nécessaires pour le signer ou l’approuver. 

Un flux de travail « hybride » est une instance de l’ordre de participation séquentiel dans laquelle, pour une ou plusieurs étapes, deux destinataires ou plus ont accès au document simultanément. Tous les signataires/approbateurs de l’étape « parallèle » doivent remplir leur partie avant que le processus séquentiel ne puisse passer à l’étape suivante.

Les groupes de destinataires sont utiles lorsque vous nécessitez la validation d’une équipe ou d’une organisation, mais pas d’un individu spécifique au sein de ce groupe. Tous les membres du groupe sont autorisés à signer ou à approuver l’accord au nom de l’ensemble du groupe. 

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. Cette chaîne renseignera la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et servira également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permettra à vos destinataires d’identifier plus facilement votre courrier électronique et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part.

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans le courrier électronique Veuillez signer envoyé à tous les destinataires (contrairement au message privé, qui ne s’affiche que pour le destinataire pour lequel il est configuré).

Modèles de message

Les clients de niveau Grands comptes ont accès aux modèles de messages configurés par votre administrateur. Ces modèles de messages sont directement liés à la fonctionnalité Langue du destinataire de la section Options. Par conséquent, si vous sélectionnez « Espagnol » dans le menu déroulant des langues, tous vos modèles en espagnol s’affichent.  

La section Options vous permet de mieux contrôler l’accord après son envoi :

• Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé. Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Acrobat Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !
• Échéance : spécifiez le nombre de jours après lequel l’accord sera arrivé à expiration et ne pourra plus être rempli.
• Définir un rappel : définissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire) des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.
• Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.
  • Ce paramètre permet également de définir les modèles de messages visibles si votre compte est configuré pour les utiliser.

Dans la section Fichiers, vous pouvez joindre les documents à la transaction.

Pour le processus de signature, Acrobat Sign combine tous les documents en un seul accord au format PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Vous pouvez joindre des fichiers en les sélectionnant dans la bibliothèque Acrobat Sign ou dans Google Docs, Box.net, Dropbox ou OneDrive, en les chargeant depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou par glisser-déposer dans la zone Fichiers.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers. Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin. 

Vous devriez au moins placer les champs de signature, mais vous pouvez aussi utiliser de nombreux autres champs pour créer des formulaires complexes.

L’envoi d’un document à un seul destinataire est l’un des flux de travail les plus courants. Il s’agit également d’une excellente manière de découvrir le processus de base. Voici ce dont vous avez besoin :

• L’adresse électronique du destinataire
  • Elle doit être différente de celle que vous utilisez pour vous connecter (vous ne pouvez pas vous envoyer l’accord).
• Un document ou un fichier que vous souhaitez faire signer

Envoi à plusieurs destinataires

Les mêmes étapes s’appliquent à l’envoi d’un accord à plusieurs destinataires, à deux différences près :

• Vous devez ajouter chaque destinataire sur sa propre ligne dans la section Destinataires, dans l’ordre de signature souhaité.
• Lorsque vous placez un champ, vous devez indiquer quel destinataire doit y avoir accès en double-cliquant sur le champ et en définissant la valeur Destinataire.

1. Le destinataire reçoit un courrier électronique dans sa boîte de réception.

○ La ligne d’objet commence par Signature requise sur {nom du document}.

2. L’accord s’ouvre en cliquant sur le bouton Vérifier et signer.

3. L’accord s’ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur.

Les autres options ci-après sont disponibles sur la page :

A. Options : cette liste comprend les options disponibles pour le destinataire en fonction de son rôle.

○ Lire l’accord : ouvre l’accord en lecture seule.

○ Déléguer la signature à un autre : cette option permet au destinataire de déléguer son autorité à une autre personne, tel un collègue ou un responsable.

○ Refuser de signer : cette action met fin à l’accord.

○ Imprimer, signer et télécharger : permet au signataire de convertir le workflow d’une signature électronique en signature physique. Le signataire télécharge ensuite le document signé.

○ Effacer les données du document : cette option efface le contenu des champs.

○ Affichage de l’historique : ouvre le rapport d’audit actuel pour consultation. 

○ Télécharger le PDF : télécharge la version actuelle de l’accord au format PDF.

B. Message : l’icône en forme de bulle permet d’afficher à nouveau les messages.

C. Compteur de champs requis : ce compteur indique le nombre de champs obligatoires sur le document qui n’ont pas encore été remplis. S’il clique sur ce champ, le signataire a accès aux champs obligatoires (non facultatifs) qu’il doit remplir.

D. Passage au champ suivant : cette flèche jaune permet de trouver les champs suivants si vous passez en revue un document volumineux. Tous les champs sont pris en compte, et pas seulement les champs obligatoires.

Ce document comprend un seul champ de signature, qui est obligatoire (comme indiqué par l’astérisque rouge). Cette option permet de parcourir les documents comportant plusieurs champs remplissables.

4. Pour apposer une signature, double-cliquez sur le champ pour ouvrir le panneau des signatures.

5. Entrez votre nom dans le champ situé en haut du panneau des signatures.

Vous pouvez apposer votre signature de quatre manières :

○ Entrer la signature dans la police définie (par défaut) : Acrobat Sign applique une police manuscrite au nom saisi.

○ Tracé à la main : à l’aide d’une souris, d’un stylet ou de tout autre dispositif de pointage, tracez votre signature à la main. Sur une tablette, l’utilisation de votre doigt permet d’obtenir d’excellents résultats.

○ Image : si vous possédez une image de votre signature, vous pouvez la charger.

○ Mobile  : l’option Mobile vous permet d’afficher le panneau de signature de votre ordinateur de bureau sur un appareil mobile pour y apposer plus simplement votre signature physiquement.

6. Cliquez sur Appliquer pour apposer votre signature dans le champ de signature et revenir au document.

7. Une fois tous les champs obligatoires remplis, cliquez sur le bouton Cliquer pour signer en évidence en bas de la fenêtre.

Pour créer un rapport, accédez à la page Rapports en cliquant sur l’onglet Rapports, puis cliquez sur le lien Créer un rapport.

La page Créer un rapport s’affiche :

Paramètres des rapports

Lorsque vous configurez un rapport, plusieurs paramètres peuvent être définis pour personnaliser les résultats. Tous les paramètres décrits ci-dessous sont disponibles. 

Date de création

La date de création est l’intervalle de temps que doit couvrir le rapport. Vous pouvez sélectionner l’un des quatre intervalles de temps prédéfinis (cette semaine, la semaine dernière, ce mois-ci, le mois dernier) ou saisir une plage de dates personnalisée.

Utilisateurs et groupes

Ce paramètre vous permet d’exécuter le rapport pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs ou groupes, ou exécuter le rapport pour tous les utilisateurs du compte.

Documents et flux de travail

Cette option permet de sélectionner des documents spécifiques à inclure dans le rapport. Les documents répertoriés dans ce champ sont les documents de bibliothèque utilisés dans l’ensemble du compte. Les documents individuels et ponctuels ne sont pas répertoriés dans ce champ. 

Nom du document

Ce paramètre permet d’inclure ou d’exclure des documents qui contiennent ou ne contiennent pas une variable donnée. Vous pouvez choisir d’inclure ou non la chaîne saisie.

Envoyer en masse

Activez ce paramètre pour inclure les accords Envoyer en masse dans le rapport généré.

Objectifs de performance

Définissez des seuils de performance dans la vue Objectifs de performance. Les jauges qui reflètent les performances figurent dans le rapport généré.

Tester

Par défaut, ce paramètre est désactivé pour les rapports. Cliquez sur le lien des paramètres du rapport pour l’activer.

Les tests permettent de suivre l’évolution de la progression et des taux de signature des accords. 

Diagramme des accords par

Chaque option activée (par Date, Expéditeur, Groupe, Formulaire, Flux de travail et Type de signature) offre un type de graphique différent sur le rapport.

Etc.

Les paramètres de cette section permettent de modifier les graphiques du rapport généré. Modifiez ici les paramètres par défaut pour accélérer éventuellement le processus de création des rapports.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Exécuter le rapport, le rapport est généré en fonction des paramètres définis. Vous pouvez traiter ce rapport de différentes façons.

Mettre à jour le rapport avec les données actuelles

Cliquez sur ce lien pour actualiser la page. Le nouveau rapport comprend les transactions et les activités récentes.

Enregistrer le rapport

Enregistrez le rapport pour pouvoir l’exécuter à nouveau ultérieurement.

Partager le rapport

Le partage vous permet d’envoyer les résultats du rapport à une autre personne. Il vous suffit de saisir l’adresse électronique de la personne de votre choix, ainsi qu’un message.

Planifier le rapport

Établissez un planning pour ce rapport afin de l’exécuter avec les mêmes paramètres à la fréquence de votre choix.

Exporter les données de rapport

Si vous cliquez sur ce lien, il vous sera demandé d’ouvrir ou d’enregistrer un fichier CSV. Les fichiers CSV peuvent être ouverts dans Excel. Les informations sur les transactions des accords inclus dans le rapport seront classées dans plusieurs colonnes.

Rapport imprimable

Cliquez sur ce lien pour ouvrir une version imprimable du rapport.

Procédez comme suit pour accéder à l’environnement de création :

• Envoyez un nouveau document et activez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature sur la page Envoyer.

• Modifiez le brouillon d’un document sur la page Gérer.

• Création d’un nouveau modèle ou formulaire web à partir de la Page d’accueil

• Modification d’un document de bibliothèque ou d’un formulaire web existant à partir de la page Gérer

○ Vous pouvez modifier uniquement les modèles que vous avez chargés. Sur l’image ci-dessous, vous pouvez constater que le second modèle a été partagé par un autre utilisateur et n’est donc pas modifiable.

Une fois l’environnement de création lancé, prenez quelques instants pour identifier les cinq zones principales :

A. Modèle de champs de formulaire : cette option s’affiche seulement si vous avez créé au moins un modèle de bibliothèque de champs de formulaire.

B. Disposition et alignement des champs : cette zone contient la barre des outils de taille et d’alignement des champs de formulaire.

C. Sélection d’un destinataire (rôle) : ce menu déroulant répertorie les destinataires de l’accord.

D. Onglets de champs de formulaire : sélectionnez dans ces onglets des champs à ajouter à votre document.

E. Précédent/Réinitialiser/Enregistrer le modèle/Progression de l’enregistrement :

►Précédent : le bouton Précédent permet à l’utilisateur de revenir à la page Envoyer pour modifier le nom et le message de l’accord, les adresses électroniques des destinataires et les fichiers joints à l’accord.

►Réinitialiser : supprime toutes les modifications apportées au modèle depuis son chargement ou son dernier enregistrement.

►Enregistrer comme modèle : lorsque cette case est cochée, le modèle est enregistré en tant qu’objet de bibliothèque distinct une fois l’accord envoyé.  Lorsque vous cliquez sur Envoyer, l’utilisateur est invité à indiquer un nom pour le nouveau modèle.

►Progression de l’enregistrement : cliquez sur ce lien pour enregistrer l’état actuel du modèle
.

Modèle de champs de formulaire

Si vous avez créé un modèle de champs de formulaire pour votre document, vous pouvez le sélectionner et l’appliquer à l’aide de cet ensemble d’outils.

La liste déroulante répertorie les modèles de champs de formulaire disponibles. Vous pouvez également choisir la page à laquelle commencer à appliquer le modèle. Il est possible d’appliquer plusieurs modèles.

Disposition et alignement des champs

Cette option de menu affiche les outils permettant d’aligner et de redimensionner les champs liés les uns aux autres. Pour ajuster plusieurs champs en tant que groupe, cliquez dessus en maintenant la touche Ctrl enfoncée ou sélectionnez une zone à l’aide de la souris en maintenant la touche Maj enfoncée.

Les six icônes situées à gauche permettent d’aligner les champs en haut, sur la ligne médiane horizontale, en bas, à gauche, sur la ligne médiane verticale et à droite (comme illustré de gauche à droite). 

Les trois icônes suivantes permettent de définir la même largeur, hauteur ou les deux pour tous les champs. 

L’alignement et le dimensionnement dépendent du premier champ sélectionné.

Sélection d’un destinataire (rôle)

L’élément le plus important de la création de formulaires est sans doute l’association des destinataires aux champs qu’ils doivent renseigner. Si vous commencez par sélectionner un destinataire dans la liste Destinataires, tout champ que vous placez ensuite sur le formulaire lui sera automatiquement associé. Si vous modifiez le destinataire, tout nouveau champ placé sera alors associé à ce dernier.

Une fois qu’un champ est placé sur un document, vous pouvez modifier le destinataire auquel il est associé en double-cliquant sur le champ pour ouvrir le menu correspondant, puis en sélectionnant une nouvelle option dans le menu déroulant Destinataire.

Menus des champs de formulaire

Tous les champs disponibles dans Acrobat Sign apparaissent dans les menus situés dans le rail de droite de la fenêtre. Ces champs sont classés par utilisation et par type ; la plupart peuvent être ajustés à la hauteur et à la largeur exigées par votre formulaire.

Enregistrer comme modèle

Une fois les nouveaux champs de formulaire ajoutés à votre accord, vous pouvez enregistrer une copie de l’accord dans votre bibliothèque avant de l’envoyer pour signature.

Cliquez sur la case à cocher Enregistrer comme modèle située en bas à droite de la fenêtre de création avant de cliquer sur le bouton Envoyer pour ajouter l’accord modifié à votre bibliothèque.

Le document sera d’abord enregistré dans votre bibliothèque.

Il sera ensuite envoyé pour signature.

Zoom, réinitialisation et enregistrement/envoi

Les options restantes vous permettent d’effectuer un zoom avant et arrière sur votre document, de réinitialiser ou de supprimer tous les champs que vous avez placés ou d’enregistrer/envoyer le document dans son état actuel.

L’option Enregistrer comme modèle enregistre le formulaire en tant que nouveau modèle de bibliothèque une fois l’accord envoyé. Une fois que l’expéditeur sélectionne le bouton Envoyer, l’option permettant de nommer le modèle lui est proposée.

Il est recommandé d’enregistrer régulièrement la progression. Cependant, si vous naviguez en dehors de l’environnement de création, le document est enregistré automatiquement. Vous pouvez y accéder ultérieurement à partir de la page Gérer de la section Brouillon.

1. Cliquez sur l’onglet Accueil. Cliquez ensuite sur Créer un modèle réutilisable.

La page Créer un modèle de bibliothèque s’affiche.

2. Dans le champ Nom du modèle, nommez votre modèle. Ce nom peut être modifié ultérieurement si nécessaire.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au fichier sur votre système local à utiliser pour créer votre modèle réutilisable. Si vous créez un document réutilisable, ce fichier et son contenu sont utilisés. Si vous créez un calque de champs de formulaire réutilisable, le contenu du fichier n’est pas inclus dans le modèle.

4. Sélectionnez l’option de modèle appropriée, à savoir Créer comme document réutilisable, Créer comme calque de champs de formulaire réutilisable ou les deux.

5. Sélectionnez l’option d’autorisations appropriée pour le partage du modèle.

6. Cliquez sur le bouton Prévisualiser ou ajouter des champs. L’environnement de création s’affiche. 

7. Placez les champs obligatoires destinés aux participants en les faisant glisser à partir des onglets de champs de formulaire vers le document.

8. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le modèle s’affiche désormais sous la section Modèles de la page Gérer. Si vous avez partagé le modèle avec des utilisateurs dans votre groupe ou dans votre organisation en leur accordant l’autorisation nécessaire, il apparaît également dans la section Modèles de leur page Gérer, ils peuvent alors l’utiliser aussi souvent qu’ils le souhaitent. 

En fonction des exigences de votre entreprise, il est possible que plusieurs destinataires doivent intervenir sur un accord. Par exemple, deux personnes doivent signer un accord, tandis qu’une autre doit l’approuver ou le déléguer à un signataire supplémentaire. Lors de l’envoi d’un accord à plusieurs destinataires, vous disposez d’options supplémentaires en ce qui concerne la manière dont l’accord doit être acheminé : dans l’ordre spécifié, en parallèle ou dans un ordre d’acheminement hybride. 

Ce processus porte bien son nom. Il est utilisé dans les situations où vous êtes la seule personne à signer un document et à l’envoyer à une ou à plusieurs personnes. Par exemple, il se peut que vous deviez envoyer un formulaire fiscal signé ou un accord de non-divulgation, ou les deux, à une ou à plusieurs personnes. Vous pouvez vous envoyer le document signé, à condition de ne pas utiliser la même adresse électronique que celle dont vous vous servez pour vous connecter, puisqu’une copie du document signé est enregistrée, à laquelle vous pouvez accéder par le biais de l’onglet Gérer. Notez que la fonction « Remplir et signer » est disponible uniquement sur la Page d’accueil.

1. Cliquez sur Remplir et signer un document  sur la page Accueil.

3. Saisissez le Nom de l’accord.

4. Faites glissez et déposez le fichier que vous souhaitez signer ou cliquez sur le lien Ajouter des fichiers, puis recherchez et joignez le document à partir de votre système local ou lecteur réseau.

5. Cliquez sur Suivant.

6. La page Remplir et signer se charge.

                Placez le contenu (texte, vérifications, signatures) nécessaire.

7. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Terminé.

8. La page de post-signature s’affiche avec les options permettant d’envoyer le document, de télécharger une copie, d’afficher le document sur la page Gérer ou de signer un autre document.

Ce processus Envoyer en masse permet d’envoyer un document à des centaines de personnes simultanément. Chaque signataire signe sa propre copie du document, puis ces accords individuels vous sont renvoyés. Ce processus peut être utilisé pour collecter des accords de non-divulgation, des documents de RH ou des autorisations de sortie. Le lien permettant d’accéder à Envoyer en masse est disponible sur la page Accueil.

Les destinataires de l’opération Envoyer en masse peuvent être saisis en ajoutant les adresses e-mail au champ « À : » ou en chargeant un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) contenant les informations sur les destinataires. Le processus CSV vous permet de pré-remplir les données pour chaque signataire, ce qui vous donne l’opportunité de personnaliser les informations de champs pour chaque personne. Par exemple, vous pouvez personnaliser le message dans les courriers électroniques « Veuillez signer… » envoyés à chaque signataire.

Les formulaires web sont des documents hébergés qui peuvent être signés par toute personne y ayant accès. Ils conviennent particulièrement aux feuilles d’inscription, aux dérogations ou à tout autre document que de nombreuses personnes doivent consulter et signer en ligne.

Ils peuvent être générés sous deux formes : code JavaScript ou URL. L’option JavaScript fournit le code nécessaire pour intégrer le formulaire web dans votre site web. L’option URL fournit une adresse web hébergée par Acrobat Sign que les expéditeurs peuvent utiliser pour faire signer le document. Le lien permettant d’accéder à Créer des formulaires web est disponible sur la page Accueil.

Bien que l’expérience de signature de formulaire web soit la même qu’une transaction régulière via Acrobat Sign, les formulaires web ne peuvent être signés que par un signataire et contre-signés par la ou les personnes que vous désignez. 

Utilisez le tableau de bord intuitif dans le Gestionnaire Acrobat Sign pour accéder à vos documents sur votre appareil mobile pour l’envoi et la signature d’accords. Le nouveau tableau de bord fonctionne bien avec iOS 9 et l’iPad Pro. Le processus Envoyer amélioré simplifie l’envoi de documents pour signature. 

Cliquez ici pour télécharger l’application.

Le Gestionnaire Acrobat Sign pour Android est traduit en 19 langues, tout comme Acrobat Mobile.

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