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Guide de prise en main d’Adobe Acrobat Sign

 

Guide Adobe Acrobat Sign

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Administration

Envoi, signature et gestion des accords

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

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Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Bienvenue dans Adobe Acrobat Sign.

Avant de commencer à utiliser Adobe Acrobat Sign, passez en revue les bases abordées dans ce document. L’objectif de ce guide est de vous familiariser avec Acrobat Sign et les fonctionnalités à votre disposition en tant qu’utilisateur.

Ce guide traite de tous les processus importants d’Acrobat Sign et présente son interface utilisateur. Si nécessaire,
vous trouverez dans l’Aide d’Acrobat Sign des informations plus détaillées. Si vous êtes connecté à Internet, cliquez sur les liens situés dans les encadrés gris qui commencent par le texte « Obtenez des informations supplémentaires… » afin d’accéder aux rubriques d’aide correspondantes. 

Remarque :

Le cas échéant, les caractéristiques et fonctions spécifiques aux niveaux de service de l’entreprise sont indiquées. Ce guide présente les caractéristiques et fonctions disponibles pour le plus haut niveau de contrat de licence, à savoir Acrobat Sign pour Grands comptes. Pour déterminer votre type de licence, rendez-vous sur la page Mon profil. Si vous avez des questions sur les fonctionnalités auxquelles vous donne droit votre licence, contactez votre responsable du succès client ou l’assistance Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign est une application hautement personnalisable offrant un large éventail de fonctionnalités, qui peuvent s’appliquer ou non à vos pratiques commerciales. L’administrateur de votre compte ou de votre groupe peut avoir désactivé certaines des options présentées. Si vous avez besoin d’une fonctionnalité à laquelle vous n’avez pas accès, contactez l’administrateur de votre groupe ou de votre compte. Notre service prend en charge différentes configurations pour différents groupes. Ainsi, même s’il convient de désactiver une fonctionnalité pour un groupe, il est possible de l’activer pour un autre.

 

D’ici la fin de ce guide, tous les workflows d’envoi standard d’Acrobat Sign vous seront familiers. Vous saurez également comment gérer vos accords et générer des rapports afin de rester informé des accords terminés et de ceux toujours en cours.

Personnalisation de votre compte

Lors de votre première connexion à Acrobat Sign, prenez quelques instants pour passer en revue vos informations personnelles. Celles-ci sont utilisées dans plusieurs modèles. Il est donc primordial qu’elles soient exactes.

  • Pour ouvrir le menu, placez le curseur de la souris dans l’angle supérieur droit de l’écran, puis cliquez sur Mon profil.

La page de profil contient les valeurs spécifiques utilisées par Acrobat Sign lors de la personnalisation de vos transactions. Voici les plus importantes :

  • Votre nom complet : utilisé dans les communications électroniques et dans votre signature par défaut.
  • Votre fonction : le cas échéant, renseigne automatiquement le champ Fonction.
  • Nom de votre entreprise : utilisé dans les communications électroniques, il doit s’agir de la dénomination sociale complète de votre entreprise.
  • Fuseau horaire – Heure/Date : pour plus de clarté lors de l’exécution de rapports, des tampons seront diffusés dans votre fuseau horaire.

Pour modifier ces valeurs, cliquez sur le bouton Modifier le profil, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.

Modification de Mon profil

Après avoir configuré vos informations personnelles, jetez un œil aux autres préférences personnelles répertoriées à gauche de l’écran.   Ces options, qui vous sont propres en tant qu’utilisateur, peuvent s’avérer une automatisation utile :

  • Mon profil : vos informations d’identification personnelles.
  • Jetons d’accès : si vous êtes développeur, vos jetons d’API sont définis et répertoriés à cet endroit.
  • Intégration Twitter : envoyez un tweet quand un accord est terminé.
  • Mon texte de fin d’e-mail : ajoutez un pied de page personnalisé (texte brut) en bas de vos modèles de courrier électronique lors de l’envoi de nouveaux accords.
  • Délégation automatique : déléguez automatiquement à la partie désignée les accords Acrobat Sign qui vous sont envoyés pour signature. Similaire à un processus de transfert « Absence du bureau » pour les accords Acrobat Sign.
  • Mes notifications : configurez les types d’événements/alertes pour lesquels vous souhaitez être notifié par Acrobat Sign, ainsi que la manière dont vous souhaitez être averti. Vous pouvez recevoir un e-mail en temps réel ou consigner l’événement et configurer des rapports tous les jours ou toutes les semaines. (Les événements se déclenchent lorsque quelque chose se produit. Les alertes se déclenchent lorsque rien ne se produit pendant le délai échu.)
  • Notifications partagées : si le compte d’un autre utilisateur est partagé avec vous, vous pouvez personnaliser les événements et alertes pour lesquels vous souhaitez être informé.
  • Ma signature : chargez une image de votre signature et de votre paraphe. Les fichiers PNG permettent d’obtenir de meilleurs résultats.
  • Préférences de langue : deux paramètres sont disponibles sous cet en-tête :
    • Ma préférence de langue : ce paramètre définit la langue que vous allez utiliser dans l’application web
      Acrobat Sign. 
    • Langue de signature : ce paramètre définit la langue utilisée par défaut pour les notifications par courrier électronique et le processus de signature guidé du destinataire.
  • Afficher les autres comptes : si vous avez besoin de consulter les accords dans le compte d’un autre utilisateur, vous pouvez en faire la demande à cet endroit. Une liste répertorie alors tous les comptes consultés. Ce paramètre est en lecture seule.
  • Partager mon compte : si vous avez besoin de partager votre compte avec une autre personne, désignez qui peut consulter vos accords à cet endroit. Ces utilisateurs pourront uniquement consulter vos accords. Ils ne peuvent pas les signer, les annuler ni les déléguer.

Aperçu page par page

Envoi d’accords

Acrobat Sign permet l’envoi de documents et la collecte de signatures et d’approbations. Chaque client a ses propres exigences en ce qui concerne les personnes qui doivent interagir avec le document et l’ordre dans lequel elles doivent le faire. Découvrez les nombreuses fonctionnalités de flux de travail disponibles dans la page Envoyer. 

Page Envoyer

Environnement de signature

Exercez-vous au processus de signature afin de comprendre le résultat final des configurations effectuées par l’expéditeur.

Gestion des accords

La gestion des accords est un aspect important de l’utilisation d’Acrobat Sign. Utilisez la page Gérer pour suivre, traiter et personnaliser vos accords. Qu’il s’agisse d’annuler un accord ou de remplacer un signataire, ces processus vous permettent d’influencer la progression de la transaction dans le système.

Rapports (niveaux de service Entreprises et Grands comptes uniquement)

La fonctionnalité Rapports permet de vérifier de quelle façon votre compte utilise Acrobat Sign. Créez vos propres rapports et obtenez une visibilité complète sur le processus de signature de vos documents, tout en vérifiant les actions de groupes ou d’utilisateurs individuels.

Aperçu et expérience de création

L’environnement de création fournit la fonctionnalité de création de formulaires pour Acrobat Sign. En plus de placer des champs de formulaire, vous pouvez inclure des champs dont le contenu est renseigné automatiquement, par exemple les valeurs de date ou de signature du signataire (si elles sont connues) ou des champs de texte qui procèdent à la validation de leur contenu et/ou à des calculs complexes. D’autres types de champs courants sont disponibles, notamment des zones déroulantes, des cases d’option et des cases à cocher.

Modèles de bibliothèque

Un modèle de bibliothèque est un objet réutilisable. Acrobat Sign prend en charge deux types de modèles de bibliothèque : les modèles de document et les modèles de champ de formulaire.

  • Modèles de document : un modèle de document est un document réutilisable. Les modèles de document peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs dans votre compte, ce qui permet à plusieurs utilisateurs d’envoyer le même document sans avoir à le modifier.
  • Modèles de champs de formulaire : un modèle de champs de formulaire est un calque de champs réutilisable qui peut être appliqué à n’importe quel document. Les modèles de champs de formulaire peuvent également être partagés avec d’autres utilisateurs dans votre compte. Ils conviennent particulièrement aux situations suivantes :
    • Vous possédez une disposition de champs qui fonctionne pour plusieurs documents.
    • Vous possédez un document qui peut être envoyé de plusieurs manières différentes.
    • Vous devez passer en revue le contenu d’un document, mais les champs restent au même endroit.

Plutôt que de créer un nouveau document de bibliothèque à chaque fois qu’un document est mis à jour, il est possible d’appliquer le même calque de champs de formulaire. Vous pouvez modifier les modèles de champs de formulaire afin de faciliter les changements de disposition ou des propriétés de champs. Rappelons que tous les outils de l’environnement de création sont disponibles lors de la création d’un modèle de champs de formulaire.

 

Il est recommandé qu’un seul utilisateur (administrateur des documents) soit responsable de la création et de la gestion des modèles. Créez un compte utilisateur pour l’administrateur des documents afin d’éliminer la confusion liée aux modèles à utiliser et de contrôler les versions de vos documents réutilisables.

Nous recommandons pour ce faire d’utiliser une liste de distribution ou une adresse électronique fonctionnelle. Vous pouvez ainsi contrôler l’accès à ce compte, tout en ayant la possibilité de partager la responsabilité.

Pour en savoir plus sur l’utilisation des outils de création de modèles, cliquez ici.

Autres workflows pour les signatures

De nombreux flux de travail peuvent être utilisés pour envoyer des documents pour signature, collecter des signatures et envoyer un document signé, notamment :

  • Envoi à l’aide de « Remplir et signer »
  • Envoi à l’aide de l’option Envoyer en masse
  • Utilisation de formulaires web pour collecter les signatures 

Les sections suivantes abordent chacun de ces processus en détail.

Pour en savoir plus sur l’envoi des accords, cliquez ici.

Appareils mobiles

La signature est l’une des principales fonctions d’Acrobat Sign. N’importe qui peut signer un document en ouvrant un lien figurant dans un e-mail à l’aide d’un navigateur web sur son ordinateur ou appareil mobile. Si vous possédez un compte Acrobat Sign, vous pouvez également vous connecter à l’aide de l’application native « Gestionnaire Acrobat Sign » pour iOS ou Android. Vous pouvez également lancer un processus de signature à partir de la page Gérer. La signature est aussi intégrée au processus « Remplir et signer ».

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité de l’application mobile, cliquez ici.

Acrobat Sign prend en charge les navigateurs web les plus récents sur les smartphones et les tablettes qui exécutent les systèmes d’exploitation iOS ou Android.

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