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Dernière mise à jour le
30 nov. 2023
Présentation
Les Groupes de destinataires réutilisables permettent aux utilisateurs de créer des groupes de destinataires permanents qui peuvent être utilisés lors de la création d’un accord sur la page Envoyer ou lors de la conception d’un workflow d’envoi personnalisé dans le Concepteur de workflows personnalisés.
Ces groupes de destinataires peuvent être créés en utilisant jusqu’à 100 adresses e-mail de destinataires et stockés en tant que groupes de destinataires privés. Ils peuvent également être créés pour être gérés (possédés) au niveau du groupe ou du compte (en fonction du niveau d’autorité du créateur).
Remarque :
les Groupes de destinataires doivent être activés pour que l’option permettant de les utiliser soit affichée sur la page Envoyer.
Utilisation
Les groupes de destinataires réutilisables peuvent être créés et partagés en fonction du niveau d’autorité de l’utilisateur dans l’environnement Acrobat Sign :
- Les utilisateurs autres que des administrateurs peuvent uniquement créer des groupes de destinataires privés (gérés par l’utilisateur) qu’ils sont les seuls à pouvoir utiliser.
- Les administrateurs de groupe peuvent créer des groupes de destinataires privés ou non qui peuvent être gérés par des groupes individuels relevant de leur autorité.
- Les administrateurs de compte peuvent créer des groupes de destinataires privés, des groupes de destinataires gérés par des groupes individuels et des groupes de destinataires gérés par un compte, afin qu’ils soient disponibles pour tous les groupes.
Remarque :
Les groupes de destinataires gérés par un groupe ne peuvent être associés qu’à un seul groupe. La relation est strictement de type un à un.
Les groupes de destinataires gérés par un compte incluent toujours tous les groupes. Il n’existe aucune méthode permettant d’exclure un ou plusieurs groupes.
Une fois qu’un groupe de destinataires est créé et enregistré, il peut être utilisé lors de la création d’un accord et lors de la conception (ou de la modification) d’un workflow d’envoi personnalisé.
En raison de conflits de droits de propriété entre le groupe de destinataires et le modèle de workflow, il convient de se rappeler certaines limitations :
- Un workflow personnalisé accessible à un compte entier ne peut utiliser que des groupes de destinataires gérés par le compte.
- Un workflow personnalisé accessible à un groupe entier peut utiliser des groupes de destinataires gérés par le groupe et un compte.
- Un workflow personnalisé accessible à un utilisateur individuel peut utiliser des groupes de destinataires gérés par l’utilisateur, un groupe et un compte.
Ajout de groupes de destinataires réutilisables à vos accords :
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Sélectionnez le lien Ajouter un groupe de destinataires dans le coin supérieur droit de la liste des destinataires.
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Dans le champ Saisissez un nom de groupe du groupe de destinataires, commencez à saisir le nom du groupe que vous souhaitez inclure.
Le carnet d’adresses présente tous les groupes existants qui correspondent à votre saisie. Gardez à l’esprit que les groupes de destinataires réutilisables ont des portées d’autorisation qui accordent l’accès à un utilisateur (ou le lui refusent). Si vous ne voyez pas le groupe souhaité, vérifiez que l’utilisateur est inclus dans la portée du groupe de destinataires.
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Sélectionnez le groupe dans la liste du carnet d’adresses.
S’il n’y a aucun groupe de destinataires réutilisable approprié, vous pouvez utiliser un nom de groupe unique et y ajouter manuellement des destinataires membres.
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Une fois qu’un groupe de destinataires réutilisable est sélectionné, la liste des destinataires membres est insérée, permettant une configuration individuelle de la méthode d’authentification.
Remarque :Les noms ou adresses e-mail des destinataires membres d’un groupe de destinataires réutilisable ne peuvent pas être modifiés lorsqu’ils sont insérés en tant que destinataires. Seule la méthode d’authentification peut être modifiée.
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Ouvrez le workflow.
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Accédez à la section Destinataires.
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Sélectionnez le destinataire pour ouvrir la configuration associée.
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Sélectionnez le bouton Ajouter un groupe de destinataires ainsi que le groupe de destinataires à appliquer.
Remarque :Si le groupe de destinataires que vous souhaitez utiliser n’est pas disponible, cochez la case Qui peut utiliser ce workflow dans la section Informations sur le workflow du modèle de workflow.
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Sélectionnez le bouton Ajouter pour insérer le groupe de destinataires.
Une fois le groupe de destinataires ajouté, le panneau de configuration des destinataires est mis à jour pour afficher le nom du groupe de destinataires installé.
Pour supprimer le groupe de destinataires installé, sélectionnez l’icône Supprimer à droite de son nom.
Configuration
Disponibilité :
Les groupes de destinataires réutilisables sont disponibles uniquement pour la formule de licence Acrobat Sign Solutions.
Portée de la configuration :
Cette fonctionnalité est activée par défaut pour tous les utilisateurs des comptes sous licence Acrobat Sign Solutions.
Pour accéder à cette fonctionnalité, sélectionnez l’icône de votre avatar dans le coin supérieur droit de la fenêtre, choisissez l’option Paramètres du profil dans le menu, puis l’onglet Carnet d’adresses dans le volet gauche des options.
Création d’un groupe de destinataires réutilisable
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Accédez à l’option Carnet d’adresses de la section Profil.
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Sélectionnez le bouton Ajouter un groupe de destinataires.
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Configurez le groupe de destinataires avec les éléments suivants :
- Nom du groupe de destinataires : nom affiché et pouvant faire l’objet de recherches lors de la sélection d’un groupe de destinataires dans le Concepteur de workflows personnalisés.
- Propriétaire de ce groupe : objet qui possède le groupe de destinataires après son enregistrement. Les options disponibles dépendent du niveau d’autorité de l’utilisateur qui crée le groupe.
- Les utilisateurs autres que des administrateurs ne voient que l’option Vous uniquement.
- Les administrateurs de groupe voient l’option Vous uniquement et une liste des groupes pour lesquels ils disposent de l’autorité d’administration.
- Les administrateurs de compte voient l’option Vous uniquement, l’option Toute l’organisation et une liste de tous les groupes du compte.
Remarque :Le propriétaire du groupe ne peut pas être modifié une fois le groupe enregistré.
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Une fois le groupe de destinataires enregistré, la page d’appartenance au groupe s’affiche, indiquant qu’il ne comporte pas encore de membres.
Pour ajouter des membres au groupe, sélectionnez le bouton Ajouter un membre, puis saisissez les adresses e-mail qui doivent être incluses dans le groupe de destinataires.
Remarque :les membres ajoutés au groupe de destinataires ne doivent pas nécessairement être des utilisateurs de votre compte ni des destinataires de votre carnet d’adresses. Toute adresse e-mail est valide.
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Lorsque tous les destinataires sont ajoutés, la page Groupe de destinataires affiche :
- le nom du groupe de destinataires ;
- le propriétaire du groupe de destinataires ;
- la date de la dernière modification ;
- la liste des membres du groupe.
Les utilisateurs individuels peuvent être supprimés en sélectionnant les points de suspension à droite du nom du destinataire.
Recherche de groupes de destinataires réutilisables
La fonctionnalité de recherche de destinataires permet de rechercher le nom d’un groupe de destinataires ou l’adresse e-mail d’un destinataire membre.
Une fois qu’une valeur est saisie dans la barre de recherche, les résultats sont renvoyés. Par défaut, tous les résultats sont renvoyés, mais vous pouvez les filtrer par nom de groupe ou par adresse e-mail de l’utilisateur, selon ce que vous recherchez.
Remarque :
la chaîne de recherche ne correspond qu’au premier caractère. Les correspondances trouvées au milieu de la chaîne ne sont pas renvoyées. Par exemple, vous ne pouvez pas rechercher le domaine de messagerie (caseyjones.dom) et obtenir des résultats.
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Accédez à Carnet d’adresses > Groupes de destinataires.
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Dans le champ de recherche, saisissez la première partie du nom du groupe que vous recherchez et sélectionnez Entrée.
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La liste des groupes de destinataires correspondant à la valeur Nom du groupe saisie est renvoyée :
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Sélectionnez le bouton Nom du groupe.
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Sélectionnez le groupe. Il s’ouvre automatiquement pour permettre la modification du groupe et des membres.
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Accédez à Carnet d’adresses > Groupes de destinataires.
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Dans le champ de recherche, saisissez l’adresse e-mail complète du membre que vous recherchez et sélectionnez Entrée.
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Sélectionnez le bouton Membre individuel.
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La liste des groupes de destinataires contenant un ou plusieurs Membres individuels correspondant à la chaîne de recherche est renvoyée :
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Sélectionnez le groupe. Il s’ouvre automatiquement pour permettre la modification du groupe et des membres.
Pour modifier le nom du groupe de destinataires, sélectionnez les points de suspension en regard du bouton Ajouter un membre, puis l’option Modifier les paramètres.
Modifiez le nom et sélectionnez Enregistrer.
Pour supprimer le groupe de destinataires, sélectionnez les points de suspension en regard du bouton Ajouter un membre, puis l’option Supprimer le groupe de destinataires.
Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Supprimer.
