La fonctionnalité de chargement de fichiers OneDrive est disponible pour les niveaux de service Entreprises et Grands comptes. Les options Expéditeur et Signataire permettent l’activation et la désactivation de l’option par l’administrateur d’Acrobat Sign de compte ou de groupe.
Présentation
OneDrive est la solution de partage de fichiers cloud de Microsoft, ce qui en fait une excellente source pour les documents personnels ou partagés utilisés dans les accords Acrobat Sign.
Acrobat Sign permet l’accès à OneDrive à deux moments :
- Lorsque vous souhaitez ajouter une pièce jointe à un document avant de l’envoyer
- Lorsqu’un signataire souhaite accéder à une image au moment de signer un document
Utilisation
Une fois l’intégration OneDrive affichée et activée dans le compte, les options de cette fonction sont automatiquement insérées dans l’interface utilisateur. Les utilisateurs individuels dans un compte n’ont rien à faire pour pouvoir y accéder.
En termes d’utilisation, il y a deux moments lors desquels l’intégration entre en jeu :
- Durant le processus de création d’un accord sur la page d’envoi
- Durant le processus de signature lorsqu’un signataire télécharge un fichier image
OneDrive lors de l’envoi d’un document
Lors de l’envoi d’un accord, l’option OneDrive se trouve dans le menu de sélection des fichiers :
Lors de leur première connexion, les utilisateurs doivent s’authentifier auprès de Microsoft pour pouvoir accéder aux fichiers dans OneDrive :
- Connectez-vous à votre compte OneDrive
- Cliquez sur Oui lorsque vous êtes invité à autoriser cette application à accéder à vos informations
Après vous être authentifié et avoir accepté la requête d’accès lors de votre première utilisation, vous n’aurez plus à le faire de nouveau.
Après le processus d’authentification, votre structure de fichiers OneDrive apparaît et vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers.
Tous les fichiers sélectionnés sont automatiquement chargés vers l’accord Acrobat Sign.
OneDrive lors de la signature d’un document
Lorsqu’un signataire doit télécharger un fichier image, il a la possibilité de le télécharger à partir de OneDrive.
Au moment de cliquer sur le champ Image, les options depuis lesquelles il est possible de télécharger le fichier source apparaissent :
Le signataire doit se connecter à son compte Microsoft et autoriser l’accès au contenu du fichier.
Une fois authentifié, la structure de fichiers apparaît et le signataire peut sélectionner n’importe quel fichier image.
L’image est importée dans le formulaire :
Options de configuration
L’option d’utilisation de OneDrive peut être activée ou désactivée. Il n’y a pas d’autres options de configuration disponibles dans Acrobat Sign au-delà de l’accès au service OneDrive.
Activation et désactivation
Les clients Entreprises et Grands comptes peuvent contacter leur responsable du succès client pour que les options OneDrive s’affichent dans l’interface d’administration.
Une fois affichée, la fonctionnalité OneDrive peut être activée au niveau du compte par l’administrateur du compte Acrobat Sign.
Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplacent les valeurs au niveau du compte.
Les commandes permettant l’activation ou la désactivation du service se trouvent dans : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi
Les paramètres de l’expéditeur se trouvent près du haut de la page dans la section Mise en pièce jointe de documents :
Les options de chargement du signataire se trouvent au bas de la page dans la section Options de téléchargement sur la page de signature électronique :
Points à prendre en compte...
OneDrive est un service distinct d’Acrobat Sign, fourni et pris en charge par Microsoft.
La licence Acrobat Sign n’inclut pas la licence OneDrive.
